Cách điều hành 1 cuộc họp

• Phân phát ch ng trình và các thông tin liên quan 7.

TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C

D ÁN PT T H

1 i u hành cu c h p

Tháng 11, 2003

D a theo tài li u c a tr ng Harvard Business

I U HÀNH CU C H P

T ch c thành công cu c h p là công vi c mà b t c ng i lãnh đ o

có n ng l c nào c ng c n ph i có kh n ng th c hi n ây là m t

vi c không d dàng gì Các cu c h p nên đ c t ch c nh th nào? làm th nào đ bi t ch c ch n ng i tham d s đ n đúng gi ? Truy n đ t cho m i ng i nh th nào? T ch c th c hi n công vi c sau cu c h p ra sao?

Trong tài li u này, b n s h c cách xây d ng m c tiêu cho cu c h p, hình thành n i dung sát v i th c t , ti p xúc v i nh ng ng i khác trong cu c h p, và l p k ho ch đ bi n nh ng quy t đ nh thành hành

đ ng

1 Lo i hình và m c đích cu c h p

Có th t ch c m t cu c h p v i nhi u m c đích Lo i hình trong cu c h p có th phân chia thành ba l nh v c nh sau:

• Cu c h p đ gi i quy t v n đ

• Cu c h p đ đ a ra quy t đ nh

• Các lo i hình khác: Truy n đ t, báo cáo và h p đ ti p nh n

ý ki n ph n h i

2 14 b c l p k ho ch, tri n khai th c hi n và theo dõi

1 m b o là cu c h p th c s c n thi t

Tri u t p cu c h p khi:

• b n c n c nhóm cung c p thông tin ho c t v n

• b n mu n Nhóm tham gia đ a ra quy t đ nh ho c gi i quy t

v n đ

• b n mu n làm rõ m t v n đ mà trao đ i v i t ng ng i m t không mang l i k t qu

• b n mu n chia s thông tin, thành công ho c quan tâm đ n

c nhóm

Không nên t ch c cu c h p n u:

• ch liên quan đ n nh ng v n đ cá nhân

• b n không có th i gian chu n b

• có cách khác hi u qu h n nh nh c nh , th đi n t ho c

đi n tho i

• v n đ đã đ c gi i quy t

• n i dung cu c h p không h u ích đ i v i m i ng i

2 Xác đ nh và làm rõ các m c tiêu và ti n trình cu c h p

• D a vào m c tiêu c th c a cu c h p b n s quy t đ nh ai

là ng i b n mu n m i đ n d và cu c h p nên đ c t

ch c nh th nào (đ thông báo, gi i quy t v n đ , khuy n khích m i ng i đóng góp ý ki n ho c đi đ n k t lu n?)

• M c tiêu c a cu c h p c n ph i c th , rõ ràng và kh thi

• Phân công vai trò và trách nhi m và đ m b o là nh ng vai trò quan tr ng đ c đ m nhi m chu đáo:

o lãnh đ o: nên đi u khi n cu c h p và gi i thích rõ m c

đích, m c tiêu, khó kh n và ph m vi quy n h n Ch u trách nhi m và theo dõi tình hình th c hi n sau cu c

h p

o chuyên gia: H ng d n nhóm thông qua cu c th o

lu n, gi i quy t v n đ và quá trình đ a ra quy t đ nh

trong cu c h p óng góp ki n th c chuyên môn khi

đ c yêu c u Có th ch u trách nhi m đ i v i công

vi c h u c n tr c và sau cu c h p

o th ký: ghi l i các n i dung, ý ki n và quy t đ nh chính

c a cu c h p Th ký c ng có th d th o các biên

b n ho c b n ghi chép sau cu c h p

o ng i c ng tác: tham gia m t cách tích c c vào cu c

h p b ng cách đóng góp ý ki n và th o lu n đúng

h ng

• Xác đ nh rõ ai là ng i ra quy t đ nh

• Xác đ nh cách th c đ a ra các quy t đ nh nh th nào: do lãnh đ o, do b phi u nhóm, ho c th ng nh t ý ki n chung

• Xây d ng n i dung h p và s d ng danh m c ki m tra đ xây d ng n i dung c th (Xem m c 2.4)

3 Thu hút s tham gia c a nh ng ng i c n thi t

Cu c h p nên bao g m nh ng ng i nh sau tham gia:

• nh ng ng i s đ a ra quy t đ nh cu i cùng

• có quy n l c trong vi c ng h ho c ng n c n các quy t đ nh

• có th cung c p ngu n thông tin liên quan

• cam k t gi i quy t các v n đ ho c th c hi n quy t đ nh

• có th trình bày quan đi m c a các bên tham gia quan tr ng

M i các thành viên ch ch t tham gia vào cu c h p b ng cách:

• m i riêng t ng ng i và t ch c cu c h p phù h p v i th i gian c a h

• trao cho h vai trò ch đ ng ho c khai thác l i ích khi h tham gia cu c h p

4 Cung c p tr c ch ng trình cu c h p

a vào ch ng trình nh ng n i dung thích h p nh sau:

• m c đích cu c h p

• k t qu ho c m c tiêu đ t ra

• ngày, gi và đ a đi m

• đ i t ng tham gia

• vai trò c a ng i tham gia

• n i dung công vi c cùng v i trách nhi m c a t ng cá nhân

và b trí th i gian th c hi n

• các tài li u c b n v cu c h p ho c k ho ch chu n b

• th i gian cu c h p

N i dung th o lu n ch bao g m nh ng v n đ mà nhóm có th

th c hi n đ c trong kho ng th i gian cho phép i v i cu c

h p kéo dài trong hai ti ng đ ng h thì ch nên th o lu n không qúa n m v n đ chính, ho c trong cu c h p kéo dài 30 phút thì

ch nên th o lu n m t v n đ

Trình t các n i dung th o lu n:

• tìm các nhân t có nh h ng l n nhau

• tách nh ng ý ki n thu c lo i chia s thông tin v i nh ng ý

ki n c n ph i th o lu n gi i quy t

• đi t các v n đ d đ n các v n đ ph c t p và gây tranh cãi

nh t

5 Th m dò tr c ý ki n c a nh ng ng i tham d chính

B n có th chu n b cu c h p t t h n n u b n:

• Bi t tr c đ c ý ki n c a nh ng ng i tham d chính c a

cu c h p v các v n đ quan tr ng

• th o lu n v i h nh ng ý ki n mà b n mu n h chia s v i

nh ng ng i tham gia khác

B n có th ch n l a đ đi u ch nh n i dung cu c h p c a b n

d a trên thông tin t nh ng ng i tham gia chính cung c p cho

b n tr c cu c h p

6 Chu n b cho cu c th o lu n và quy t đ nh s đ a ra

• Thu th p tài li u và d li u liên quan

• Nói chuy n v i nh ng ng i tham gia v ý ki n c ng nh các m c tiêu c a h

• ng viên nh ng ng i tham gia phát huy vai trò c a mình

và cho h th y r ng b n quan tâm đ n ý ki n c a h

• Tóm t t n i dung cu c h p v i lãnh đ o và c p trên c a b n,

nh ng ng i không th tham gia cu c h p nh ng r t quan tâm đ n k t qu cu c h p này

• Phân phát ch ng trình và các thông tin liên quan

7 Nêu rõ m c đích và m c tiêu c a cu c h p

N u b n trình bày rõ m c đích và m c tiêu c a cu c h p ngay vào đ u cu c h p, b n có th gi m thi u đ c vi c đi l c đ

ho c tránh s đ c p đ n các v n đ không liên quan

8 t t c m i ng i có c h i phát bi u

• i u ch nh m c đ đóng góp c a b n đ đ m b o r ng b n không quá áp đ t

• Ki m soát nh ng ng i hay c t ngang và nh ng ng i hay

áp đ o trong cu c h p; t o c h i cho nh ng ng i ít nói

c ng tham gia ý ki n

• C n có thái đ tích c c và đ ng viên v nh ng v n đ mà

m i ng i phát bi u

• Can thi p n u có m t ng i phê bình ho c công kích ý ki n

c a nh ng ng i khác

• Ghi l i các ý ki n đóng góp vào m t t gi y kh r ng đ m i

ng i cùng nhìn th y

• Khi b n c m th y có nhi u ý ki n mu n đóng góp cho m t

v n đ , c n quan sát và l ng nghe t t c nh ng ý ki n c a

ng i mu n đóng góp

• H i nh ng ng i tham gia xem h đang ngh gì Yêu c u

nh ng ng i ch a đóng góp ý ki n phát bi u

• Chia thành các nhóm hai ho c ba ng i và yêu c u các

nhóm có báo cáo tr l i

• ng quá v i vàng b phi u hay đ a ra quy t đ nh

9 Có k t lu n cho t ng v n đ

Khi ra quy t đ nh, nhóm có th b phi u ho c dung hoà ý ki n (hai bên cùng th ng nh t) ho c ng i lãnh đ o có th t đ a ra quy t đ nh:

• B phi u cho b n k t qu nhanh h n

• Dung hoà ý ki n th ng khó h n và m t nhi u th i gian

h n Trong dung hoà ý ki n, không ph i t t c m i ng i đ u

đ ng ý v i quy t đ nh nh ng v n nh t trí là ng h quy t

đ nh đó

• Quy t đ nh c a lãnh đ o th ng t n ít th i gian nh t Khi

áp d ng ph ng pháp này, đi u quan tr ng là t t c các thành viên đ u c m th y quan đi m c a h đ c l ng nghe

10 K t thúc cu c h p v i m t K ho ch hành đ ng và truy n đ t

Các cu c h p k t thúc không có m t k ho ch hành đ ng và truy n đ t s không đ ra đ c m t hành đ ng nào sau khi

cu c h p k t thúc M t k ho ch hành đ ng và truy n đ t c n

có ba y u t :

• Nh ng quy t đ nh và k t qu c th nào đã đ t đ c

trong cu c h p và nh ng công vi c nào c n đ c th c hi n

sau cu c h p?

• Ai ch u trách nhi m đ i v i nh ng nhi m v này?

• Khi nào nh ng nhi m v này đ c hoàn thành?

11 Biên b n h p

M t biên b n bao g m:

• Danh sách nh ng ng i tham gia

• M c tiêu cu c h p

• Các ch đ chính đã đ c th o lu n

• Các quy t đ nh chính đã đ c đ a ra

• Các b c ti p theo ho c các k ho ch hành đ ng

• Th i gian cu c h p ti p theo ho c ch ng trình theo dõi ti p

M t biên b n cho các cu c h p gi i quy t v n đ c ng có th bao g m:

• Xác đ nh v n đ c n gi i quy t

• Ph ng pháp phân tích

• Các gi i pháp

• Tiêu chí đ đ a ra quy t đ nh

• Quy t đ nh đ c đ a ra

• Ai theo dõi vào th i gian nào

• K t qu mong đ i

Sau khi cu c h p k t thúc, hoàn ch nh biên b n và k ho ch hành đ ng, sau đó g i cho t t c nh ng ng i tham gia cu c

h p, và c nh ng ng i không tham gia cu c h p, nh ng c n

đ c thông báo Các k ho ch hành đ ng có nhi u kh n ng

đ c th c hi n n u đ c xem thu c v trách nhi m th c t ,

b n ph n và các h p đ ng

12 T ch c h p không chính th c v i nh ng ng i ch a

đ c nghe ho c không hài lòng v i k t qu c a cu c h p

Trong quá trình h p, c n chú ý đ n các d u hi u không hài lòng

c a nh ng thành viên v các quy t đ nh và c n tìm g p h sau

cu c h p Các cu c trao đ i sau cu c h p có th s cung c p cho b n nhi u đóng góp quý báu và có th tránh làm nh ng v n

đ đ n gi n tr nên ph c t p không c n thi t

13 Cung c p đ các ngu n l c đã h a

C n đ m b o các thành viên s đ c cung c p các ngu n l c

h c n đ đ t đ c các nhi m v đ c giao Trong tr ng h p không th cung c p đ c, c n gi i thích t i sao

14 Th c hi n các quy t đ nh c a b n

Th c hi n ngay các quy t đ nh đã đ a ra trong cu c h p càng

s m càng t t i u này s cho th y hi u qu làm vi c c a b n

v i t cách là ng i ch trì cu c h p Cu i cùng, b n s đ c đánh giá thông qua nh ng gì b n làm nhi u h n là thông qua

nh ng gì b n nói

3 Các g i ý cho vi c chu n b và t ch c m t cu c

h p

• Ch m i nh ng ng i c n ph i tham d và nh ng ng i có

th đóng góp đ đ t đ c các m c tiêu c a cu c h p

• N u làm vi c v i m t nhóm l n, c n chu n b nhi u ph ng

th c

• Ch n l a m t không gian h p thích h p và c n ki m tra đ a

đi m h p và các thi t b c n thi t

• Chu n b ch ng trình h p M t cu c h p không có ch ng trình c ng nh m t đ i quân tìm ki m không có b n đ

• Lên k ho ch th i gian t 30 phút đ n 2 gi đ i v i các cu c

h p cho nhóm nh và th ng nên d tính th p kh i l ng công vi c m t nhóm có th hoàn thành

• T ch c cu c h p càng ít th i gian càng t t trong khi v n đ t

đ c các m c tiêu c a cu c h p

• Thu th p các thông tin và tài li u liên quan đ n cu c h p

• B t đ u và k t thúc h p đúng gi

• B t đ u v i các v n đ đ n gi n h n Nh ng thành công

bu c đ u th ng s t o thu n l i cho nh ng thành công ti p theo

• Biên b n h p: Ghi l i t t c nh ng v n đ x y ra trong cu c

h p

• Yêu c u m i ng i cung c p tài li u

4 Các g i ý cho vi c k t thúc m t cu c h p

• Ghi l i các b c ti p theo ho c xây d ng m t ch ng trình hành đ ng và ph bi n đ thông báo cho nh ng ng i tham gia và các bên liên quan khác

• K t thúc cu c h p khi đã đ t đ c các m c tiêu, khi cu c

h p không ti n tri n ho c khi đã h t th i gian

• Tóm t t nh ng v n đ đã th o lu n trong cu c h p: nh ng

v n đ đã hoàn thành

• m b o vi c theo dõi

• C ng c t m quan tr ng c a nh ng quan đi m và ý t ng

đã đ c chia s và nh ng cam k t góp ph n cho cu c h p

đ c t ch c thành công

• Cám n s tham gia nhi t tình c a m i ng i

5 Các g i ý đ gi i quy t v i các hành vi gây khó

kh n

Các thành viên đ n mu n

• B t đ u cu c h p đúng gi

• Tìm hi u nh ng gì có th khi n ng i đ n mu n tham d đúng gi

• Giao cho ng i hay đ n mu n này m t công vi c ph i làm trong cu c h p

• Sau cu c h p và khi ch có 2 ng i, h i t i sao ng i này l i

đ n mu n

Nh ng thành viên v s m

• Tìm hi u t i sao nh ng ng i này th ng v s m

• Khi b t đ u cu c h p, h i xem li u m i ng i có th l i d

h p cho đ n khi k t thúc đ c không N u không, c n xem xét đi u ch nh l i th i gian c a cu c h p

Các thành viên luôn l p đi l p l i m t v n đ

• Ghi các ý ki n đóng góp c a nh ng ng i này lên gi y l t

• Nói cho h bi t r ng b n đã nghe ý ki n c a h

• v n đ này l i th o lu n sau

Các thành viên làm vi c riêng trong cu c h p

• t m t câu h i và yêu c u nh ng ng i này tr l i

• i m danh nh ng này trong gi gi i lao

• Nh c l i n i quy khi b t đ u cu c h p

Nói chuy n riêng

• Yêu c u m i ng i t p trung b ng câu h i nh “li u chúng

ta có th t ch c m t cu c h p đây đ c không”?

• H i nh ng ng i nói chuy n riêng li u h có th chia s

cu c nói chuy n cho m i ng i nghe ho c h ti p t c câu chuy n sau khi cu c h p đã k t thúc

• Trong gi ngh gi i lao, h i xem chuy n gì đã x y ra

Nh ng thành viên luôn t ra là h bi t t t c

• Ghi nh n s hi u bi t c a h

• Yêu c u h kiên nh n và l ng nghe ý ki n c a nh ng ng i khác

6 Các b c đ th o lu n m t v n đ

Khi các thành viên tham gia h p g p ph i v n đ khó kh n, có

th đ t nh ng câu h i d n d t nh sau:

1 Các thành viên hi u nh th nào v v n đ này? V n đ này

đã x y ra trong bao lâu? hi n nay v n đ này di n ra nh th nào?

2 Th ng nh t v cách xác đ nh v n đ

3 Các nguyên nhân c a nh ng v n đ này là gì?

4 Có nh ng gi i pháp nào cho v n đ này? Nh ng h u qu gì

có th x y ra n u v n đ không đ c gi i quy t?

5 Chúng ta s ch n l a m t gi i pháp nh th nào? Các nhân

t chính nh th i gian, ngu n l c, tài chính, giá tr v.v

6 Th ng nh t v m t gi i pháp

Mu n bi t thêm thông tin và tài li u:

ELECTROWATT-INFRA VIETNAM

D án Phát tri n ô th ông H i

19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình

T: 052 821 378; Fax: 052 821 374

Email: ewedh@dng.vnn.vn

D án Phát Tri n ô th ng H i do

C quan H p tác và Phát tri n Thu S tài tr