Quy trình luân chuyển chứng từ xác đinh kết quả bán hàng

B IỂU SỐ 3: SỔ HACH TOÁN CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

2.3.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ xác đinh kết quả bán hàng

Trình tự lập và luân chuyển Phiếu chi của Công ty Cổ phần Thép Thăng Long Kansai tuân theo sơ đồ sau:

Sơ đồ2.4. Trình tự lập và luân chuyển Phiếu chi

Khi nhận được hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: các Bảng tính phân bổ tiền lương, BHXH, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, các hóa đơn, phiếu chi…, kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm tự động ghi Sổ nhật ký chung và Sổ Cái TK 641.

Trình tự ghi sổ cho các khoản chi phí bán hàng của công ty tuân theo sơ đồ dưới đây: Người nhận tiền Giám đốc, KTT KT thanh toán Thủ quỹ KT thanh toán Giám đốc, KTT Bảo quản, lưu trữ Đề nghị chi Duyệt chi Lập phiếu chi Chi tiền Ghi sổ Ký phiếu chi

Sơ đồ2.5. Quy trình ghi sổ các khoản chi phí bán hàng

Phiếu chi, hóa đơn, bảng phân bổ

Nhật ký chung

Sổ cái TK 641

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

:ghi hàng ngày : đối chiếu kiểm tra

: ghi cuối tháng, hoặc định kỳ kỳkỳ

2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Hàng ngày khi phát sinh chi phí bán hàng kế toán phản ánh nghiệp vụ chi tiên băng tiền mặt hoặc chuyển khoản hoặc công nợ vào phần mềm. Phần mềm sẽ phản ánh chi tiết các khoản chi phí này vào sổ nhật ký chung.

2.3.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng

Để tổng hợp về chi phí bán hàng Công ty xét trên sổ cái tài khoản 641, cuối kỳ số liệu tổng hợp ở sổ cái được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

2.4. Kế toán kết quả bán hàng

2.4.1. Chứng từ và thủ tục kế toán

Kết quả bán hàng hay còn gọi là lợi nhuận gộp được xác định dựa trên số tổng phát sinh các tài khoản 511, 521, 632, 641.

Khoản doanh thu này chính là khoản lợi nhuận gộp được tính bằng tổng doanh thu bán hàng hóa dịch vụ trong kỳ trừ đi các khoản giảm trừ, trừ đi giá vốn hàng bán và trừ đi chi phí bán hàng

Các chứng từ thể hiện kêt quả bán hàng là các sổ nhật ký chung, sổ cái TK 911 và bảng kết quả hoạt động kinh doanh.

Để xác định kết quả kinh doanh nói chung của công ty, kế toán sử dụng tài khoản: TK911, TK421. Kết quả bán hàng là 1 phần cấu thành nên kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty. Do đó để xem xét chi tiết kết quả bán hàng ta cần thao tác toàn bộ cách tính kết quả kinh doanh của công ty. Kết quả kinh doanh của công ty được xác định theo từng quý. Hàng quý, căn cứ vào kết quả tiêu thụ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu - Kết chuyển doanh thu

- Kết chuyển giá vốn hàng bán

- Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí, doanh thu tài chính…

Kế toán thao tác các bút toán kết chuyển bằng các phiếu kết chuyển , phần mềm sẽ tự động phản ánh số liệu vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.

Biểu số 19: Giao diện phiếu kết chuyển tổng hợp

Ở mẫu biểu này kế toán không phải nhập dữ liệu mà chỉ thao tác lựa chon các bút toán kết chuyển . Các bút toán kết chuyển điển hình của công ty như sau: KC Chiết khấu bán hàng Nợ TK 5112 Có TK 5212 KC Doanh thu bán chính phẩm SD295 XĐKQKD Nợ TK 5112 Có TK 911 KC Doanh thu bán chính phẩm SD390 XĐKQKD Nợ TK 5112 Có TK 911 KC Doanh thu bán chính phẩm CII XĐKQKD Nợ TK 5112 Có TK 911

KC Doanh thu bán phê phẩm, không phù hợp XĐKQKD Nợ TK 5112

Có TK 911 KC Doanh thu hoạt động dịch vụ XĐKQKD

Nợ TK 5113 Có TK 911

KC Doanh thu HĐTC xác định KQKD Nợ TK 515 Có TK 911 KC chi phí bán hàng xác định KQKD Nợ TK 911 Có TK 6417 Có TK 6411 Có TK 6414 Có TK 6418 KC Giá vốn hoạt động dịch vụ XĐKQKD Nợ TK 911 Có TK 632 KC chi phí HĐTC xác định KQKD Nợ TK 911 Có TK 635 KC chi phí quản lý doanh nghiệp xác định KQKD

Nợ TK 911 Có TK 6421 Có TK 6427 Có TK 6424 Có TK 6428 KC Giá vốn bán chính phẩm XĐKQKD Nợ TK 911 Có TK 632 KC Giá vốn bán phế phẩm không phù hợp XĐKQKD Nợ TK 911 Có TK 632 KC lãi lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 911 Có TK 4212 Có TK 4212 Có TK 911

Sau khi kế toán hoàn thiện thao tác các bút toán kết chuyển, số liệu sẽ được phần mềm tự động ghi lên các tài liệu kế toán có liên quan điển hình như sổ nhật ký chung, bảng kết quả hoạt động kinh doanh…

2.4.2. Kết quả bán hàng của công ty trong tháng 6/2011

Biểu số 21: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh tháng 6/2011

Căn cứ số liệu trên bảng kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả bán hàng của công ty được tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ trong kỳ giảm trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng, số liệu cụ thể được thể hiện qua bảng sau:

Biểu số 22: Kết quả bán hàng

Công ty CP Thép Thăng Long Kansai MST: 0200697758

KẾT QUẢ BÁN HÀNG

Quý II/2011

Chỉ tiêu Mã Quý I Quý II Lũy kế

1.Doanh thu bán hàng và cung

cấp dịch vụ VI.25 167,127,795,042 111,620,232,307 278,748,027,349

2.Các khoản giảm trừ ... 43,680,000 444,485,600 488,165,600

3. Doanh thu thuần bán hàng

và CCDV ... 167,084,115,042

111,175,746,70

7 278,259,861,749

4. Giá vốn hàng bán VI.27 157,362,810,280 105,986,866,282 263,349,676,562

5. Lơi nhuận gộp bán hàng và

CCDV ... 9,721,304,762 5,188,880,425 14,910,185,187

8. Chi phí bán hàng ... 1,238,212,165 931,192,462 2,169,404,627

Kết quả bán hàng 8,483,092,597 4,257,687,963 12,740,780,560

Qua bảng trên ta thấy kết quả bán hàng của công ty ở quý II giảm gần 50% so với quý I, điều này được lý giải bởi đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty phục vụ mục đích chính là xây dựng, thời điểm đầu năm dương lịch, cuối năm âm lịch chính là mùa vụ của ngành xây dựng, nên kết quả bán hàng sẽ cao hơn so với các thời điểm khác trong năm.

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP THĂNG LONG KANSAI

3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

Trong những năm vừa qua, Công ty Cổ phần Thép Thăng Long Kansai đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động, thay đổi qua nhiều bộ máy lãnh đạo. Giai đoạn nhiều khó khăn nhất là khi công ty còn trực thuộc Tập đoàn Tầu thủy Vinashin và cùng chịu chung cảnh kinh tế suy thoái, phá sản. Tuy nhiên, từ khi chuyển nhượng sang trực thuộc Tập đoàn Sông Đà, công ty đã nỗ lưc vượt qua và đang trên đà ổn định phát triển trở lại. Chỉ trong hơn một năm nỗ lực trở lại công ty đã gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá.

3.1.1- Ưu điểm

3.1.1.1 Về công tác kế toán nói chung:

Cùng với sự nỗ lực vươn lên và phát triển của công ty, bộ máy kế toán cũng ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất to lớn cho công ty về vấn đề tài chính giúp công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Công ty đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách kế toán của công ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định. Công tác hạch toán kế toán trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán nhờ đó đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý. Từ việc lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ được công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành. Nhờ có hệ thống kế toán của công ty được tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi.

Đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty có trình độ nghiệp vụ, có trách nhiệm trong công việc. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu của công việc và phù hợp với chuyên môn của từng người Ngoài ra các cán bộ kế toán có điều kiện làm việc rất tốt, công ty trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm các dụng cụ văn phòng cần thiết và máy tính nối mạng có cài phần mềm kế toán, rất thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc hạch toán và hạn chế được những nhiều sai sót không đáng có. Khi cần thông tin kế toán sẽ được đáp ứng ngay, giảm được khối lượng công việc tính toán cho các kế toán viên, giúp cho việc theo dõi đối chiếu, kiểm tra được dễ dàng thuận lợi hơn.

3.1.1.2 Về công tác kế toán bán hàng:

- Về tổ chức bộ máy kế toán:

Nhìn chung công tác kế toán bán hàng ở công ty tương đối tốt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, đáp ứng được các yêu cầu mà công ty đề ra, phản ánh đầy đủ tình hình bán hàng, ghi nhận doanh thu, phản ánh giá vốn, giảm giá hàng bán, thuế GTGT, chi phí bán hàng, chi phí QLDN và kết quả bán hàng tiêu thụ trong kỳ. Qua đó cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh ở công ty ngày càng tốt hơn, các cán bộ kế toán ở công ty đã theo dõi sát sao tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá và việc thanh toán tiền hàng giữa khách hàng với công ty.

Xuất phát từ đặc điểm công tác bán hàng, Công ty Cổ phần Thép Thăng Long Kansai đã vận dụng linh hoạt lý luận kế toán vào thực tế phản ánh chính xác doanh thu bán hàng. Nghiệp vụ bán hàng ở công ty xảy ra từng ngày, từng giờ nhưng công ty đã làm tốt việc theo dõi tình hình thanh toán của từng hoá đơn. Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù, có sáng tạo và trách nhiệm của bộ phận kế toán.

Kế toán bán hàng của công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn của hàng hoá giúp cho phòng kinh doanh có thông tin chính xác để ra quyết định mua hàng. Mọi vấn đề liên quan đến công tác kế toán bán hàng đều được ban lãnh đạo công ty quan tâm giải quyết kịp thời. Chính nhờ sự quản lý thống nhất từ ban lãnh đạo công ty đến phòng kế toán tới thủ kho như vậy đã giúp công ty quản lý các loại hàng hoá nhập- xuất đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.

- Về hệ thống chứng từ kế toán:

Đối với hoạt động bán hàng, hệ thống chứng từ được thiết kế đầy đủ, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, nhanh gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phòng ban và khách hàng khi đến với công ty. Nhờ đó quá trình bán hàng được quản lý một cách chặt chẽ thông qua chứng từ và phê duyệt chứng từ của lãnh đạo có thẩm quyền.

- Về hệ thống sổ sách:

Hình thức Nhật ký chung là rất thích hợp đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn như công ty. Hình thức này giúp cho công ty có thể quản lý được đối tượng hạch toán đa dạng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều. Đồng thời, cũng đơn giản, dễ làm và phù hợp trong việc áp dụng kế toán máy.

Hệ thống sổ sách đầy đủ, thống nhất, tuân thủ về kết cấu, biểu mẫu và cách thức ghi sổ do Bộ tài chính quy định. Công ty có một hệ thống sổ thống nhất bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ kế toán được mở và khóa sổ theo đúng thời gian. Tất cả các chứng từ và sổ sách kế toán đều được bảo quản trong tủ sắt chống được mối, gián. Đặc biệt hóa đơn GTGT được bảo quản nghiêm ngặt, khi bàn giao có giao nhận, ký nhận đầy đủ. Do đó, các hoạt động của công ty đều được theo dõi cụ thể, chi tiết, quản lý chặt chẽ đến từng đối tượng hạch toán, đồng thời cũng tạo điều kiện để

tổng hợp số liệu. Bên cạnh đó, kế toán chi tiết và tổng hợp định kỳ đối chiếu số liệu nên đã hạn chế đáng kể những sai sót có thể xảy ra.

Đối với nghiệp vụ bán hàng, hệ thống sổ sách được tổ chức chi tiết cụ thể theo từng mặt hàng (các sản phẩm tiêu thụ đều được mở sổ chi tiết riêng), đảm bảo cho việc hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán được rõ ràng. Qua đó, phản ánh được sự biến động trong nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng. Từ đó, có những quyết định đúng đắn về cơ cấu tiêu thụ, chủ động lập kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.

- Về hệ thống tài khoản:

Công ty đã xây dựng được một hệ thống tài khoản rõ ràng, chi tiết, khoa học, thống nhất, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý. Hiện nay hệ thống tài khoản của công ty áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Công ty Cổ phần Thép Thăng Long Kansai là một công ty có quy mô lớn nên hệ thống tài khoản của công ty có số lượng nhiều và được chi tiết để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh 1 cách khoa học. Đối với hoạt động tiêu thụ, hệ thống tài khoản của công ty vừa đảm bảo nguyên tắc thống nhất vừa thể hiện sự linh hoạt trong điều kiện cụ thể.

- Về hệ thống báo cáo:

Các Báo cáo tài chính được lập và trình bày khách quan, trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của công ty, phản ánh đúng bản chất kinh tế của các hoạt động kinh tế.

Phần hành kế toán bán hàng ảnh hưởng rất nhiều đến chỉ tiêu trên các Báo cáo tài chính. Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, xác định kết quả là căn cứ quan trọng để ra quyết định sản xuất mặt hàng cho phù hợp, nên tăng cường sản xuất mặt hàng nào và giảm thiểu mặt hàng nào, trị giá bán

của từng loại hàng hoá ra sao. Số liệu của các chỉ tiêu được lấy từ số phát sinh của các tài khoản doanh thu, chi phí… Do có sự phối hợp giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nên các chỉ tiêu được tính toán chính xác, giúp cho các nhà quản lý phân tích và đánh giá được tình hình kinh doanh của công ty.

- Về việc ghi nhận doanh thu và chi phí:

Kế toán tuân thủ đẩy đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu quy định tại chuẩn mực kế toán “Doanh thu và thu nhập khác”. Doanh thu bán hàng được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản tiền đã thu hoặc sẽ thu được theo nguyên tắc kế toán dồn tích.

Còn các khoản chi phí được kế toán tập hợp đầy đủ, kịp thời theo từng loại và được phân bổ theo nguyên tắc phù hợp với doanh thu.

3.1.2- Nhược điểm