Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu, giảm trừ doanh thu

B IỂU SỐ 3: SỔ HACH TOÁN CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

2.1.3.1 Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu, giảm trừ doanh thu

*Để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các sổ tổng hợp sau: Sổ Tổng hợp chữ T của một tài khoản 511, Sổ Cái TK511.

Quy trình ghi sổ:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ bán hàng, kế toán tập hợp và định khoản, sau đó nhập các số liệu vào máy tính, và phần mềm sẽ tự động nhập số liệu vào các sổ tổng hợp liên quan.

*Để hạch toán tổng hợp các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng : Sổ Cái TK 521, Sổ tổng hợp chữ T của TK 521.

Quy trình ghi sổ: Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan (Hóa đơn bán hàng, tờ trình chiết khấu hỗ trợ), định khoản sau đó nhập các số liệu vào máy tính. Phần mềm sẽ tự động lọc thông tin và số liệu sẽ được nhập vào sổ tổng hợp liên quan.

Định kỳ hàng tháng, hàng quý, cuối mỗi niên độ kế toán, hoặc vào bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán sẽ thực hiện cộng sổ, khóa sổ, và in ra giấy các sổ tổng hợp và chi tiết, và thực hiện các thủ tục pháp lý như với kế toán thủ công.

2.1.3.1 Sổ kế toán tổng hợp theo hình thức nhật ký chung

Số liệu tổng hợp về doanh thu của công ty được thể hiện tren sổ cái tài khoản 511

Cuối kỳ số liệu tổng hợp ở sổ cái này được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

2.2. Kế toán giá vốn hàng bán

2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán

2.2.1.1 Chứng từ sử dụng cho kế toán giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hoá, thành phẩm đã thực sự tiêu thụ trong kỳ, ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụng khi xuất kho hàng bán và tiêu thụ. Khi hàng hoá đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó công ty xác định đúng kết quả kinh doanh.

Công ty sủ dụng phương pháp tính giá vốn là bình quân sau mỗi lần nhập: Phương pháp này vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, vừa phản ánh được tình hình biến động của giá cả.

Cơ sở để tính giá vốn hàng xuất kho chính là phiếu xuất kho, Căn cứ vào lệnh xuất kho, kế toán lập phiếu xuất kho, được lập làm 3 liên:

- Liên 1: Lưu thành quyển

- Liên 2 và 3: sau khi hoàn thành nghiệp vụ sẽ giao cho người nhận hàng 1 liên, liên còn lại thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển chứng từ về cho kế toán ghi sổ.

Để hạch toán giá vốn hàng hoá, kế toán công ty sử dụng các TK và sổ kế toán sau:

- TK 155: Thành phẩm - TK 632: Giá vốn hàng hoá

2.2.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ xác định giá vốn hàng bán

Trình từ lập và luân chuyển chứng từ xuất kho để ghi sổ giá vốn hàng bán tuân theo các bước sau đây:

Sơ đồ 2.2. Trình tự lập và luân chuyển chứng từ xuất kho

Khi khách hàng xác nhận đơn hàng, ban lãnh đạo cho lệnh xuất kho, kế toán kho lập phiếu xuất kho, thủ kho lập phiếu cân hàng và xuất kho hàng hóa.

Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán định khoản và phản ánh nghiệp vụ kinh tế này vào giao diện phiếu xuất kho trên phần mềm, phần mềm tự động ghi các sổ chi tiết và tổng hợp liên quan theo sơ đồ sau:

Khách hàng Giám đốc, KTT KT Kho Thủ kho KT Bán hàng Ghi sổ Lập Phiếu xuất kho Lệnh xuất kho Xác nhận đơn hàng Xuất kho Bảo quản, lưutrữ

Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán

Các chứng từ của công ty luôn được lập đúng và đủ theo quy định và phù hợp với đặc điểm kinh doanh sản phẩm thép của công ty, một số biểu mẫu chứng từ của công ty như sau:

Phiếu xuất kho Nhật ký chung

Sổ cái TK 632

Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính

Sổ chi tiết giá vốn Bảng TH chi

tiết giá vốn

: ghi hàng ngày : đối chiếu kiểm tra

2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

2.2.2.1 Quy trình ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán

Để hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa; Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, Sổ chi tiết TK632.

Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập xuất hàng hóa, sau đó định khoản, nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động được nhập vào các sổ chi tiết liên quan. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên để tính giá vốn hàng xuất kho trong kỳ, kế toán cho chạy phần mềm và phần mềm sẽ tự động tính ra giá vốn hàng bán trong kỳ theo phương pháp tính giá hàng tồn kho mà công ty đã chọn trước.

Theo định kỳ hoặc bất cứ khi nào khi có yêu cầu của nhà quản lý, kế toán sẽ thực hiện cộng sổ, khóa sổ và in các sổ chi tiết trên ra giấy, và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định.

2.2.2.2 Sổ chi tiết giá vốn hàng bán

2.2.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán

2.2.3.1 Quy trình ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán

Sau khi được phán ánh vào các phần chi tiết giá vốn sẽ thể hiện trên sổ nhật ký chung và sổ cái. Hàng ngày kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu các sổ tổng hợp, chi tiết doanh thu sổ nhật ký chung và sổ cái TK 632 để quản lý giá vốn.

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, số liệu trên Sổ cái sẽ được phần mềm tổng hợp lại để phục vụ yêu cầu tính kết quả kinh doanh.

2.2.3.2 Sổ kế toán tổng hợp giá vốn theo phương pháp nhật ký chung

Toàn bộ giá trị của thành phẩm bán ra trong kỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh sẽ được phán ánh cụ thể vào sổ cái tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán.

Số liệu trên sổ này sẽ được tổng hợp theo từng nghiệp vụ mua bán với từng khách hàng. Cuối kỳ số liệu tổng hợp ở sổ cái này được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

2.3. Kế toán chi phí bán hàng

2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán

2.3.1.1 Chứng từ sử dụng tính chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ. Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán công ty sử dụng tài khoản 641.

Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán Công ty Cổ phần Thép Thăng Long Kansai hạch toán vào chi phí bán hàng gồm có:

- Chi phí nhân viên phục vụ cho công việc bán hàng: tiền lương chính, tiền lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiên lương, các khoản tính cho quỹ BHXH, BHYT…

- Chi phí vận chuyển thành phẩm: là các khoản phải bỏ ra cho việc bảo quản hàng hóa, giữ gìn, vận chuyển hàng hóa trong quá trình bán hàng, vật liệu dùng cho việc sửa chữa, bảo quản TSCĐ của công ty.

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng

- Chi phí khấu hao tài sản cố định, là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng như: nhà kho, phương tiện vận chuyển…

- Chi phí khác bằng tiền, là các khoản chi phí phát sinh trong khi bán hàng như chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí tiếp khách...

Chứng từ sử dụng để ghi sổ chi phí bán hàng ở đây là các Bảng tính phân bổ tiền lương, bảng tính và phân bổ khấu hao, các hóa đơn, giấy báo nợ và đa phần là phiếu chi... Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành 2 hoặc 3 liên:

- Liên 1 :Lưu ở nơi lập phiếu - Liên 2 :Giao cho người nhận tiền

- Liên 3 :Dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán

2.3.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ xác đinh kết quả bán hàng

Trình tự lập và luân chuyển Phiếu chi của Công ty Cổ phần Thép Thăng Long Kansai tuân theo sơ đồ sau:

Sơ đồ2.4. Trình tự lập và luân chuyển Phiếu chi

Khi nhận được hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ: các Bảng tính phân bổ tiền lương, BHXH, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, các hóa đơn, phiếu chi…, kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm tự động ghi Sổ nhật ký chung và Sổ Cái TK 641.

Trình tự ghi sổ cho các khoản chi phí bán hàng của công ty tuân theo sơ đồ dưới đây: Người nhận tiền Giám đốc, KTT KT thanh toán Thủ quỹ KT thanh toán Giám đốc, KTT Bảo quản, lưu trữ Đề nghị chi Duyệt chi Lập phiếu chi Chi tiền Ghi sổ Ký phiếu chi

Sơ đồ2.5. Quy trình ghi sổ các khoản chi phí bán hàng

Phiếu chi, hóa đơn, bảng phân bổ

Nhật ký chung

Sổ cái TK 641

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

:ghi hàng ngày : đối chiếu kiểm tra

: ghi cuối tháng, hoặc định kỳ kỳkỳ

2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Hàng ngày khi phát sinh chi phí bán hàng kế toán phản ánh nghiệp vụ chi tiên băng tiền mặt hoặc chuyển khoản hoặc công nợ vào phần mềm. Phần mềm sẽ phản ánh chi tiết các khoản chi phí này vào sổ nhật ký chung.

2.3.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng

Để tổng hợp về chi phí bán hàng Công ty xét trên sổ cái tài khoản 641, cuối kỳ số liệu tổng hợp ở sổ cái được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

2.4. Kế toán kết quả bán hàng

2.4.1. Chứng từ và thủ tục kế toán

Kết quả bán hàng hay còn gọi là lợi nhuận gộp được xác định dựa trên số tổng phát sinh các tài khoản 511, 521, 632, 641.

Khoản doanh thu này chính là khoản lợi nhuận gộp được tính bằng tổng doanh thu bán hàng hóa dịch vụ trong kỳ trừ đi các khoản giảm trừ, trừ đi giá vốn hàng bán và trừ đi chi phí bán hàng

Các chứng từ thể hiện kêt quả bán hàng là các sổ nhật ký chung, sổ cái TK 911 và bảng kết quả hoạt động kinh doanh.

Để xác định kết quả kinh doanh nói chung của công ty, kế toán sử dụng tài khoản: TK911, TK421. Kết quả bán hàng là 1 phần cấu thành nên kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty. Do đó để xem xét chi tiết kết quả bán hàng ta cần thao tác toàn bộ cách tính kết quả kinh doanh của công ty. Kết quả kinh doanh của công ty được xác định theo từng quý. Hàng quý, căn cứ vào kết quả tiêu thụ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

- Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu - Kết chuyển doanh thu

- Kết chuyển giá vốn hàng bán

- Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí, doanh thu tài chính…

Kế toán thao tác các bút toán kết chuyển bằng các phiếu kết chuyển , phần mềm sẽ tự động phản ánh số liệu vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.

Biểu số 19: Giao diện phiếu kết chuyển tổng hợp

Ở mẫu biểu này kế toán không phải nhập dữ liệu mà chỉ thao tác lựa chon các bút toán kết chuyển . Các bút toán kết chuyển điển hình của công ty như sau: KC Chiết khấu bán hàng Nợ TK 5112 Có TK 5212 KC Doanh thu bán chính phẩm SD295 XĐKQKD Nợ TK 5112 Có TK 911 KC Doanh thu bán chính phẩm SD390 XĐKQKD Nợ TK 5112 Có TK 911 KC Doanh thu bán chính phẩm CII XĐKQKD Nợ TK 5112 Có TK 911

KC Doanh thu bán phê phẩm, không phù hợp XĐKQKD Nợ TK 5112

Có TK 911 KC Doanh thu hoạt động dịch vụ XĐKQKD

Nợ TK 5113 Có TK 911

KC Doanh thu HĐTC xác định KQKD Nợ TK 515 Có TK 911 KC chi phí bán hàng xác định KQKD Nợ TK 911 Có TK 6417 Có TK 6411 Có TK 6414 Có TK 6418 KC Giá vốn hoạt động dịch vụ XĐKQKD Nợ TK 911 Có TK 632 KC chi phí HĐTC xác định KQKD Nợ TK 911 Có TK 635 KC chi phí quản lý doanh nghiệp xác định KQKD

Nợ TK 911 Có TK 6421 Có TK 6427 Có TK 6424 Có TK 6428 KC Giá vốn bán chính phẩm XĐKQKD Nợ TK 911 Có TK 632 KC Giá vốn bán phế phẩm không phù hợp XĐKQKD Nợ TK 911 Có TK 632 KC lãi lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh

Nợ TK 911 Có TK 4212 Có TK 4212 Có TK 911

Sau khi kế toán hoàn thiện thao tác các bút toán kết chuyển, số liệu sẽ được phần mềm tự động ghi lên các tài liệu kế toán có liên quan điển hình như sổ nhật ký chung, bảng kết quả hoạt động kinh doanh…

2.4.2. Kết quả bán hàng của công ty trong tháng 6/2011

Biểu số 21: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh tháng 6/2011

Căn cứ số liệu trên bảng kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả bán hàng của công ty được tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ trong kỳ giảm trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng, số liệu cụ thể được thể hiện qua bảng sau:

Biểu số 22: Kết quả bán hàng

Công ty CP Thép Thăng Long Kansai MST: 0200697758

KẾT QUẢ BÁN HÀNG

Quý II/2011

Chỉ tiêu Mã Quý I Quý II Lũy kế

1.Doanh thu bán hàng và cung

cấp dịch vụ VI.25 167,127,795,042 111,620,232,307 278,748,027,349

2.Các khoản giảm trừ ... 43,680,000 444,485,600 488,165,600

3. Doanh thu thuần bán hàng

và CCDV ... 167,084,115,042

111,175,746,70

7 278,259,861,749

4. Giá vốn hàng bán VI.27 157,362,810,280 105,986,866,282 263,349,676,562

5. Lơi nhuận gộp bán hàng và

CCDV ... 9,721,304,762 5,188,880,425 14,910,185,187

8. Chi phí bán hàng ... 1,238,212,165 931,192,462 2,169,404,627

Kết quả bán hàng 8,483,092,597 4,257,687,963 12,740,780,560

Qua bảng trên ta thấy kết quả bán hàng của công ty ở quý II giảm gần 50% so với quý I, điều này được lý giải bởi đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty phục vụ mục đích chính là xây dựng, thời điểm đầu năm dương lịch, cuối năm âm lịch chính là mùa vụ của ngành xây dựng, nên kết quả bán hàng sẽ cao hơn so với các thời điểm khác trong năm.

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP THĂNG LONG KANSAI

3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

Trong những năm vừa qua, Công ty Cổ phần Thép Thăng Long Kansai đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động, thay đổi qua nhiều bộ máy lãnh đạo. Giai đoạn nhiều khó khăn nhất là khi công ty còn trực thuộc Tập đoàn Tầu thủy Vinashin và cùng chịu chung cảnh kinh tế suy thoái, phá sản. Tuy nhiên, từ khi chuyển nhượng sang trực thuộc Tập đoàn Sông Đà, công ty đã nỗ lưc vượt qua và đang trên đà ổn định phát triển trở lại. Chỉ trong hơn một năm nỗ lực trở lại công ty đã gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu