TÌM HIỂU về CÔNG tác tổ CHỨC bộ máy QUẢN TRỊ của CÔNG TY TNHH DV CHUỖI CUNG ỨNG TOÀN cầu

Để doanh nghiệp có một cơ cấu kinh tế hợp lý, có sức mạnh và hoạt động có hiệu quả thì việc xây dựng một bộ máy quản lý lãnhđạo năng động, hợp lý là hết sức quan trọng, đòi hỏi chúng ta

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUAN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP

MÔN QUẢN TRỊ HỌC

ĐỀ TÀI:

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY TNHH DV CHUỖI CUNG

ỨNG TOÀN CẦU

GV HƯỚNG DẪN: CÔ TIÊU VÂN TRANG

SV THỰC HIỆN : ĐỊNH MINH TRUNG Lớp: ĐHK06-QT04

TP.HỒ CHÍ MINH NĂM 2012

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

TP.HỒ CHÍ MINH, NGÀY…… THÁNG…… NĂM 2012

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

TP.HỒ CHÍ MINH, NGÀY…….THÁNG…….NĂM 2012

1.1 KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG QUẢN TRỊ.

1.1.1.Bản chất, vai trò và cơ cấu tổ chức

1.2.2 Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức

1.2.2.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị

1.2.2.2 Phân chia theo thời gian

1.2.2.3 Phân chia theo chức năng

1.2.2.4 Phân chia theo lãnh thổ

1.2.2.5 Phân chia theo sản phẩm

1.2.2.6 Phân chia theo khách hàng

1.2.2.7 Phân theo quy trình hay thiết bị

1.3 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

1.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

1.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng

1.3.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

1.3.5 Cơ cấu tổ chức phân theo địa dư

1.3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

1.3.7 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

1.4 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH DV CHUỖI CUNG ỨNG TOÀN CẦU

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DV CHUỖI CUNG ỨNG TOÀN CẦU (GLOBAL SUPPLY CHAIN).

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

2.1.1.1 Lịch sử hình thành.

2.1.1.2 Quá trình phát triển.

2.1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ công ty.

2.1.2 Đặc điểm hoạt động của công ty.

2.1.2.1.Nhân sự.

2.1.2.2 Tài chính.

2.1.2.3 Cơ sở vật chất/ Máy móc thiết bị.

2.1.2.4 Sản phẩm.

2.1.2.5 Thị trường và đối thủ cạnh tranh.

2.1.3 Tổ chứ bộ máy của công ty.

2.1.3.1 Sơ đồ.

2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban.

2.1.4 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh (3 năm gần nhất).

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TẠI CÔNG TY.

3.1 Nhận xét về công tác tổ chức bộ máy quản trị của công ty GLS.

3.1.1 Ưu điểm.

3.1.1 Nhược điểm.

3.2 Đề xuất.

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cuộc sống luôn biến chuyển phát triển không ngừng, nền kinh tế thế giới ngàycàng đi sâu vào hội nhập và trở nên toàn cầu hóa Cạnh tranh đã ngày càng trở nênmạnh mẽ, ngày càng đòi hỏi sự vận động sáng tạo nhiều hơn nữa thay vì chậmchạp di chuyển Do đó hằng ngày ở mọi nơi trên khắp thế giới các nhà quản trị,những người nhận lãnh nhiệm vụ đi đầu đưa ra đường lối đễ dẫn dắt nền kinh tế,luôn vắt óc suy nghĩ sáng tạo tiềm tòi những con đường để họ luôn có được ưu thếcạnh tranh và phát triển để bắt kịp sự thay đổi Như chúng ta đã biết, đất nước tađang trong gaii đoạn quá độ lên Chủ Nghĩa Xã Hội xây dựng cơ sở vật chất cho

Xã Hội Chủ Nghĩa Để tiến lên chủ nghĩa xã hội, chúng ta phải thực hiện congnghiệp hóa hiện đại hóa đất nước Để doanh nghiệp có một cơ cấu kinh tế hợp lý,

có sức mạnh và hoạt động có hiệu quả thì việc xây dựng một bộ máy quản lý lãnhđạo năng động, hợp lý là hết sức quan trọng, đòi hỏi chúng ta phải có một trình độkến thức cao, một các nhìn đúng đắn về vai trò của công tác quản lý trong từngdoanh nghiệp

Trong điều kiện hiện nay, với những yêu cầu của thời kỳ mới: Thời kỳ phát triểnnền kinh tế hàng hóa có sự cạnh tranh gay gắt, để cho các doanh nghiệp có thểphát triển và tồn tại thì bộ máy lãnh đạo phải đủ mạnh, phải năng động Muốn vậy,công tác xây đựng một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phải được chú trọngmột cách thích đáng, vấn đề này không chỉ đặt ra cho riêng một doanh nghiệp,mà

nó là vấn đề chung của toàn xã hội

Một vấn đề nữa đáng chú ý là: Trong một cơ cấu kinh tế, ở mỗi một thành phầnkinh tế, mỗi loải hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau Do đó việcxây dựng một cơ cấu quản lý, điều hành cũng phải khác nhau để phù hợp với tínhchất và trình độ sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phâncông giữa các phân hệ và cá nhân Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sẽgiúp ta xác định rõ mối quan hệ giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyềnhạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức; và cácmối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức Vai trò cơ cấu tổ chức trong doanhnghiệp là vô cùng quan trọng Do vậy từ thực tế thu thập thông tin qua thời gianthực tập tại Công ty TNHH Dịch Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu Tôi đã chọn đề tài

“ tìm hiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp” làm đề tài thực tập

Do khả năng thực tiễn còn hạn hẹp và khả năng nghiên cứu khoa học cònhạn chế, thời gian nghiên cứu có hạn, nên trong chuyên đề này tôi không có thamvọng vận dụng những lý luận đã học về quản trị kinh doanh để xây dựng một bộ máy quản lý hoàn hảo và cho tất cả doanh nghiệp, mà chỉ có thể vận dụng cho mộtdoanh nghiệp đó là: Công ty TNHH Dich Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu

Trên cơ sở những lí luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp cũng nhưqua quan sát phân tích thực trạng, những nhân tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức bộmáy của Công ty TNHH Dịch Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu, chuyên đề tập trungvào việc xác định và chỉ rõ những vướng mắc, những cản trở, bất hợp lý của cơcấu tổ chức bộ máy ở doanh nghiệp để từ đó đề xuất những giải pháp góp phần

hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả của côngtác quản lý ở Công ty.

Để nhận thức những vấn đề trên, việc vận dụng những lý luận đã học trong nhàtrường vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trịkinh doanh Do vậy từ thực tế thu thập thông tin qua thời gian thực tập tại Công tyTNHH Dịch Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu – qua khảo sát thực trạng tổ chức bộ

máy quản lý của công ty, tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài “ tìm hiểu cơ cấu tổ

chức bộ máy quản lý doanh nghiệp” nhằm hệ thống hóa những kiến thức đã học

tập vận dụng lý luận để giải quyết một vấn đề trong thực tiễn, đồng thời góp phần

bé nhỏ để tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

ở công ty

Phương pháp luận: Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử

và hệ thống hóa

Phương pháp nghiên cứu cụ thể: nghiên cứu các thông tin sơ cấp vàthứ cấp, thống kê, phân tích tổng hợp, so sánh, khảo sát điều tra thực

tế và khảo cứu kinh nghiệm

5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài

 Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy quản lý tại công tyTNHH Dịch Vụ chuỗi cung ứng Toàn Cầu.

 Thời gian: nghiên cứu trong giai đoạn 2009-2011

Trong các hoạt động về quản trị thì các quyết định là trung tâm, các hoạt động vềhoạch định là để thiệt lập mục tiêu và kế hoạch thực hiện nó Tuy nhiên lien kếtcác bộ phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược,các kế hoạch đã đề ra không gì khác hơn đó là công tác tổ chức.

Mặt khác muốn cho công việc hàng ngày diễn ra thuận buồm xuôi gió, đượcchuyên môn hóa và có hiệu quả cao chúng ta cần có một tổ chức mạnh Như vậy

tổ chức là một hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằmđảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của mình

Tổ chức cùng một việc lựa chọn những công việc, những nhóm và giao phómỗi nhóm có một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệmcần thiế để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra

Với cách hiểu trên, công tác tổ chức trong một đơn vị thường được xem xéttrên ba khía cạnh: tổ chức guồng máy, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự Cũngnhư mọi lĩnh vực quản trị khác công tác tổ chức cũng thường có hai mặt: nội dung

và hình thức của nó Để nghiên cứu và thực hiện công tác tổ chức khoa học chúng

ta không thể bỏ qua những khía cạnh vừa nêu

1.1.1.1 Bản chất của tổ chức là gì?

Trà lời được câu hỏi này sẽ giúp cho chúng ta hiểu được những chức năng cơbản mà nó phải gánh vác, nó giúp cho các nhà quản trị hiểu được bản chất côngviệc mình cần phải làm cề mặt tổ chức Trong nhiều công trình nghiên cứu khoahọc đã chỉ ra rằng đến 70% - 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện thựchiện các mục tiêu là do yếu kém của công tác tổ chức Như vậy tổ chức là mộttrogn những hoạt động quan trọng nhất của quản trị Tuy nhiên thực tế có nhiềucách hiểu khác nhau về thuật ngữ này Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữthì “tổ chức” có các nghĩa sau đây:

ta cần xem xét tổ chức từ gốc độ của khoa học quản trị, có nghĩa là chúng ta tậptrung nghiên cứu những phạm trù, những quy luật và tính chất quy luật về tổ chức

và cách áp dụng chúng vào hoàn cảnh thực tiễn ở mỗi doanh nghiệp Trên phươngtiện này chúng ta cần chia tổ chức thành ba lĩnh vực, đó là những hoạt độngchuyên về xây dựng guồng máy, cơ chế của một tổ chức Lĩnh vực thứ hai là về tổchức nhân sự và lĩnh vực thứ ba là tổ chức công việc, ví dụ như tổ chức thực hiện

kế hoạch sản xuất Lĩnh vực thứ nhất thường giải quyết các vấn đề về cơ cấu tổchức, lĩnh vực thứ hai về tổ chức cán bộ và lĩnh vực thứ ba thường là tổ chức giảiquyế các vấn đề về công việc, việc làm ở mỗi đơn vị Trong chương trình nàychúng ta sẽ làn lượt nghiên cứu cả ba lĩnh vực nói trên

1.1.1.2 Vai trò:

- Người ta thường nói rằng xác định được vấn đề là quan trọng, nhưng tổchức giải quyết vấn đề còn quan trọng hơn nhiều Điều này lại càng đúng khi màcon người không phải là máy móc và hoạt động có tổ chức của họ là yếu tố quyếtđịnh cho mọi sự thành công Có thể nói khộng ngoa rằng mọi quyết định, mọi kếhoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm soát sẽ không trở thành hiện thực hoặc hoặckhông có hiệu quả nếu không biết cách tổ chức khoa học việc thực hiện nó Tổchức khoa học trong việc xây dựng guồng máy sẽ đảm bảo nề nếp, quy củ, kỷcương, tính tổ chức, tính kỷ luật, tính khoa học, tác phong công tác, sự đoàn kếtnhất trí, phát huy được hết năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phậntrong đơn vị Ngược lại khi bộ máy tổ chức không khoa học, không mang tính hệthống, không đủ năng lực chuyên môn có thể làm cho các hoạt động quản trị kémhiệu quả, bất nhất, đùn đẩy trách nhiệm, tranh công đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, không quyết đoán, không tận dụng được cơ hội và thời cơ khi nó xuất hiện và lúng túng

bị động khi phải đối phó với các nguy cơ.Không biết cách tổ chức giải quyết cáccông việc một cách khoa học có thể làm hỏng công việc, lãng phí nguồn tàinguyên (nhân tài, vật lực v.v…), đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếuv.v…

Đặc tính chung của công tác tổ chức là:

- Phối hợp các nổ lực;

- Cùng có mục đích hay mục tiêu chung;

- Phân chia công việc; Thứ bậc của quyền lực; Liên kết sức mạnh củatất cả các bộ phận;

Chức năng tổ chức

Tổ chức là một hoạt động quan trọng và nó có những chức năng chủ yếu sau:

- Xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị;

- Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt độngthành một thể thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã được đề ra;

- Thiết kết và thực hiện công việc;

- Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệttình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùnghoàn thành nhiệm vụ được giao;

Những yêu cầu chính trong công tác tổ chức là:

Đối tượng của công tác tổ chức là:

- Cơ cấu bộ máy tổ chức;

- Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.

Thực hiện công tác tổ chức, trong đơn vị tổ chức sẽ hình thành bộ khung, đảm bảocho cơ chế quản trị vận hành trong đó và có tác dụng tích cực đối với việc đạt mụctiêu

1.1.1.3.Cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu tổ chức quản trị: là tổng hợp các bộ phận (hoặc là các khâu) khác nhau,được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trítheo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mụctiêu chung đã xác định

Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn thiện thì quản trị càng tác động một cách hiệuquả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận Ngược lại, nếu cơcấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tươngquan quyền hành, xếp đặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố kìmhãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận Vì vậy, việc luôn luôn pháttriển và hoàn thiện những cơ cấu tổ chức quản trị sẽ bảo đảm cho doanh nghiệpphản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh,tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực sản xuất,lao động v.v…

Ai cũng biết rằng mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sựquản lí, Hơn nữa để quản lí lại cần có tổ chức Quá trình thiết kế và xây dựng tổchức từ những bộ phận nhỏ hơn là một hình thức thể hiện của quy luật khách quan

về chuyên môn hóa trong lao động quản trị Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạtđộng tương đối độc lập và liên quan giũa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơcấu của nó Như vậy cơ cấu tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cánhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên mônhóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp,những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụmục đích chung đã xác định của tố chức

Vai trò cùa cơ cấu tổ chức thể hiện ỡ những mặt sau:

- Hiệu quả và hiệu lực của tổ chức;

- Tính chuyên môn và chuyên nghiệp;

- Biên chế, nề nếp và quy chế làm việc;

- Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận;

- Đơn giản mà hiệu quả;

- Phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn;

- Phù hợp với đòi hỏi của các quy luật khách quan trong lĩnh vực và

cơ cấu tổ chức;

- Ổn định và tin cậy;

v.v…

Những yêu cầu khi thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức

- Thiết kế và xây dựng được một cơ cấu tiên tiến và có hiệu ở mỗi tổchức

- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ hoànthành thực tiễn trong mỗi giai đoạn phát triển của tổ chức

- Phát huy được tính năng động nhạy bén và tinh thần trách nhiệm củamỗi cá nhân

Có 4 yếu tố quan trọng chi phối việc xây dụng cơ cấu tổ chức của một xí nghiệphay cơ quan mà nhà quan trị phải quan tâm Hay nói một cách cụ thể trong tiếntrình xây dựng cơ cấu tổ chức của xí nghiệp hay cơ quan, nhà quản trị phải căn cứvào 5 yếu tố sau đây:

(1) Mục tiêu và chiến lược hoạt động của xí nghiệp;

(2) Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh cá tính;

(3) Công nghệ sản xuất hoặc kĩ thuật kinh doanh của xí nghiệp;

(4) Năng lực, trình độ của con người trong xí nghiệp đó;

- Trước hết người ta thấy rằng, cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp tùy thuộc vào chiến lược hay những nhiệm vụ và mục tiêu mà xí nghiệp phải hoàn thành

Chiến lược của một xí nghiệp có ảnh hưởng đến bộ máy tổ chức của xí nghiệptheo 3 lí do sau đây:

1) Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ

đó mà xây dựng bộ máy

2) Chiến lược quyết định loại công nghệ kĩ thuật và con người phù hợp với việchoàn thành các nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại cọngnghệ được sử dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệpđó

3) Chiến lược được xác định hoàn cảnh môi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạtđộng và hoàn cảnh mỗi trường này sẽ ảnh hưỡng đến việc thiết kế bộ má tổ chức

- Yếu tố thứ hai có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức của xí nghiệp là hoàn cảnh bên ngoài.

Hoàn cảnh bên ngoài của một công ty có thề là một trong ba loại hình: ổn định,thay đổi và xáo trộn Một hoàn cảnh ổn định là một hoàn cảnh không có hay ít cónhững thay đổi đột biến ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, luậtpháp lên quan đến hoạt động kinh doanh ít thay đổi, khoa học kĩ thuật mới ít xuấthiện v.v… tình hình kinh tế xã hội trên toàn thế giới với sự thay đổi nhanh chống

về khoa học kĩ thuật cho thấy hiện nay khó để có một hoàn cảnh ổn định cho cáccông ty Tuy nhiên không phải là không có những công ty, xí nghiệp đã giữnguyên bộ máy tổ chức của họ trãi qua cả trăm năm (như Công ty E.E Dickinson)với sản phẩm đặc biệt truyền thống của họ Trái lại, một hoàn cảnh thay đổi là mộthoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên xảy ra với các yếu tố đã kể ở trên(sản phẩm, thị trường, pháp luật,…) Trong hoàn cảnh này, các nhà quản trịthường phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi đó Nói chugn, đó lànhững thay đổi có thể dự báo trước và không gay bất ngờ Các văn phòng luật sư,

các công ty tư vấn pháp luật thường phải luôn luôn bố trí cơ cấu tổ chức để thíchnghi với các thay đổi thường xuyên của pháp luật, là một ví dụ Khi các đối thủcạnh tranh đưa ra sản phẩm mới một cách bất ngờ, khi luật pháp bất ngờ thay đổi,khi những khoa học kĩ thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phươngpháp sản xuất, đó là lúc mà hoàn cảnh của xí nghiệp có thể được gọi là hoàn cảnhxóa trộn.

Để thích nghi với các hoàn cảnh khác nhau đó, cơ cấu tổ chức của công ty sẽ phảithay đổi để phù hợp Burn va Stalker cho thấy rằng một bộ máy tổ chức có tínhchất cứng nhắc tức là trong đó, nhiệm vụ được phân chia rõ ràng, quan hệ quyềnhành chặt chẽ từ trên xuống dưới, phù hợp với hoàn cảnh ổn định Trái lại, trongmột hoàn cảnh xáo trộn, một bộ máy tổ chức có tính chất linh hoạt là trong đó, conngười làm việc theo tinh thần hợp tác, trao đổi thoải mái với tất cả mọi người,không phân chia rõ nhiệm vụ, cấp bật thì lại phù hợp với hoàn xáo trộn

- Cơ cấu và công nghệ sản xuất

Nhiều công trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghê sản xuất của xí là mộtyếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức Công trìnhnghiên cứu nổi tiếng nhất xác định mối quan hệ giữa cơ cấu và công nghệ, lànghiên cứu của Joan Woodward tại South Essex trong thập niên 60 Khởi thủy,cuộc nghiên cứu nhằm tìm ra mối quan hệ giữa thành quả quản trị với việc ứng

dụng các nguyên tắc tổ chức (ví dụ, tầm hạn quản trị) Các cuộc điều tra cho thấy

có quan hệ nào giữa hai yếu tố trên, nhưng lại tìm thấy mối quan hệ giữa cơ cấu tổchức của xí nghiệp với công nghệ ứng dụng Woodward đã cho thấy rằng những xínghiệp có công nghệ sản xuất quy trình hoạt động phức tạp thường có cơ cấu tổchức nhiều cấp bậc, với đặc điệm là mức độ giám sát và phối hợp công việc đượcthực hiện ở cường độ cao Woodward cũng cho thấy rằng tằm hạn quản trị thường

là hẹp ở các xí nghiệp sản xuất thủ công, cung như xí nghiệp có công nghệ tinh vi

và hiện đại Một đặc điểm thứ ba của mối quan hệ giữa công nghệ và cơ cấu tổchức là khi công nghệ trong tổ chức càng tinh vi và hiện đại, thì số lượng viên

chức thư kí văn phòng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy tờ, các côngviệc bảo trì v.v…

- Cuối cùng con người trong xí nghiệp cũng là một yếu tố có ảnh hưởng đến cơ cuấ tổ chức.

Những cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công tác xây dựng bộ máy tổ chức

là nhà quản trị cấp cao Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu

ấn trên cách tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách

1.1.2 Mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu của công tác tổ chức có một vai trò hết sức quan trọng trong việc địnhhướng, hoạch định kiểm soát và ra quyết định trong lĩnh vực này Trong kinhdoanh chúng ta thường phải trả lời những câu hỏi như: Mục tiêu của việc tổ chứcmột hệ thống kênh phân phối trên thị trường mới hoặc mục tiêu của việc tổ chứcxây dựng hệ thống quản trị chất lượng là gì? Một điều rõ ràng là không xác địnhđược những mục tiêu cơ bản của công tác tổ chức thì không thể đánh giá đượcchất lượng, kết quả vả hiệu quả của công tác này

Mục tiêu của tổ chức là những cái đích cần đạt được trong các hoạt thuộc về chứcnăng này Nhìn chung những mục tiêu cơ bản về mặt tổ chức mà các đơn vịthường nhắm tới:

- Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực;

- Xây dựng nề nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh;

- Tổ chức công việc khao học;

- Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kémtrong tổ chức;

- Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có;

- Tạo thế lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũngnhư khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị;

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ

- Cốt lấy chất lượng làm trọng chứ không lấy số đông là chủ yếu;

- Gắn với mục tiêu và chức năng;

- Cân đối;

- Hiệu quả;

- Linh hoạt;

- Tam quyền phân lập;

- Chuyên môn hóa;

- Khoa học;

- Hợp lí;

- Phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn;

- Kết hợp quyền lợi và quyền hạn và trách nhiệm;

- Tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu củamỗi cá nhân, mỗi con người;

v.v…

1.2.2 Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức

1.2.2.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ sốlượng nhân viện cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹpnhất Khi nói “điều khiển một cách tốt đẹp nhất” chúng ta muốn nói đến việc quảntrị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách thỏađáng, có kết quả Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhàquản trị bình thường, là khoảng 4-8 nhân viên thuộc cấp

Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 15 trong trường hợp nhân viêndưới quyền chỉ làm những hoạt động đơn giản, và rút xuống còn 2-3 người khicông việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp

Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nắctrung gian trong một xí nghiệp Ví dụ xí nghiệp có 20 nhân viên, và tầm hạn quảntrị là 20, thì xí nghiệp đó chỉ có 2 cấp: giám đốc và nhân viên Ngược lại nếu tằmquản trị trong đó được xác định là 3 (tức là mỗi nhà quản trị chỉ có thể quản trịđược 3 người), thì tổ chức xí nghiệp sẽ gồm đến 4 cấp Bộ máy tổ chức ít tầng nấctrung gian được gọi là bộ máy tổ chức thấp Bộ máy có nhiều tầng nấc trung giangọi là bộ máy tổ chức cao

( Thuật ngữ “cao” và “thấp” ở đây hiểu theo nghĩa dài, ngắn theo chiều cao tươngđối của cơ cấu tổ chức Không nên hiểu nhầm là trình độ tổ chức cao-thấp và cácnghĩa khác có thể có của các từ này).

1.2.2.2 Phân chia theo thời gian

Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng

ở cấp thấp trong tổ chức, là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca,theo kíp) HÌnh thức phân chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt độngliên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

1.2.2.3 Phân chia theo chức năng

Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chuyên môn thành các chức năng được sửdụng khá rộng rãi trong thực tế, ví dụ: trong một xí nghiệp có thể thành lập 4 bộphận để làm nhiệm vụ 4 chức năng: Marketing, sản xuất, kĩ thuật và tài chính Trong mỗi bộ phận đó lại tiếp tục phân công và thành lập những đơn vị nhỏ lo việcnghiên cứu tiếp thị, đơn vị nhỏ lo việc tuyên truyền quảng cáo,… Ưu điểm củacách thức này là bảo đảm sự thi hành các chức năng chủ yếu và sử dụng được kiếnthức chuyên môn Tuy nhiên, cách thức này có nhược điểm là thường các đơn vịmãi mê theo đuổi chức năng riêng của mình và quên mục tiêu chung của toàn xínghệp

1.2.2.4 Phân chia theo lãnh thổ

Là một cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng

và thường thì kinh doanh những sản phảm giống nhau Cách thức này cũng được

áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chính sự nghiệp theo lãnh thổ, vídụ: các phòng Thương Nghiệp ở Quận, Huyện Nhà quản trị chọn cách thức này

khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất,hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm Tuy nhiên cách thức này có nhược điểm là tạonên tình trạng trùng lập trong tổ chức của các đơn vị theo lãnh thổ (ví dụ: đơn vịnảo ở địa phương cũng có bộ phận nghiện cứu tiếp thị), làm phát sinh nhiều chiphí cho xí nghiệp.

1.2.2.5 Phân chia theo sản phẩm

Là cách tổ chức trong đó xí nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều sản phẩm, thànhlập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm Cách thức này được

áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lượt tiếp thịkhác nhau Các công ty xe hơi ở Mỹ thường thành lập các nhà máy theo từng loại

xe hơi, là ví dụ về cách thức này Ưu điểm của cách thức này là nâng cao trình độchuyên môn hóa trong sản xuất kinh doanh, nhưng đồng thời cũng có nhược điểmnhư cách thức phân chia theo lãnh thổ

1.2.2.6 Phân chia theo khách hàng

Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thõa mãn các yêu cầu khác biệtnhau của từng loại khách hàng Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trongcác cơ sở kinh doanh, và ngày càng được áp dụng nhiều trong các cơ sở hànhchính sự nghiệp Chương trình đào tạo từ xa của Đại học Mở-Bán Công dành chosinh vien không thể đến trường thường xuyên là một ví dụ cho cách thức tổ chứcnày

1.2.2.7 Phân theo quy trình hay thiết bị

Cách thức phân chia này có thể được minh họa bằng ví dụ: xí nghiệp tổ chứcnên bộ phận phụ trách việc xi mạ, bộ phận phụ trách sơn phủ, hoặc bộ phận vitính.

Tóm lại:không có cách phân chia bộ phận nào là tốt nhất cho mọi tổ chức và mọi

hoàn cảnh Nhà quản lí phải lựa chọn cho phù hợp nhất với hoàn cảnh đặc điểmtình huống cụ thể của tổ chức mình

1.3.CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

Trong thực tiễn quản trị đã xuất hiện nhiều kiểu cơ cấu tổ chức quản trị khácnhau Trong đó có một số mô hình phổ biến:

1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

 Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lí sau:

- Mỗi cấp chỉ có thủ trưởng cấp trên trực tiếp;

- Mối quan hệ trong cơ cuấ tổ chức này được thiết lập chủ yếu theochiều dọc;

- Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến;

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Nguồn: SGK Quản trị học (NXB Thống Kê)_TS Phan Thăng_TS Nguyễn Thanh Hội

- Ưu, nhược điểm của cơ cấu này là:

- Ưu điểm:

+ Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng

+ Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ

Phân Xưởng II

Phân

XƯởng

I

Cửa Hàng

số II

Cửa Hàng

số II

Cửa Hàng

số I

+Hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ.

+Dễ dẫn đến cách quản lí gia trưởng

Tuy nhiên, cơ cấu này lại rất phù hợp với những xí nghiệp co1quy mô nhỏ, sảnphẩm không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục

1.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

Phòng KH

PX II

CH

số II

CH

số III

CH

số I{Các đơn vị chức năng_

Sơ đồ 1.2 CƠ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

Nguồn: SGK Quản trị học (NXB Thống Kê)_TS Phan Thăng_TS Nguyễn Thanh Hội

 Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lí là:

- Có sự tồn tại các đơn vị chức năng

- Không theo tuyến

- Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đómỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp mình

 Mô hình này có ưu, nhược điểm sau:

- Ưu điểm:

+ Cơ cấu này được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu

+ Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện

+ Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị

+ Khó xác định trách nhiệm và hay đổ thừa trách nhiệm cho nhau

1.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng

 Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu: trực tuyến và chức năng.Kiểu cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉđơn thuẩn về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Nhữngngười lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyềnquyết định trong đơn vị mình phụ trách.

Sơ đồ 1.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng.

Nguồn: SGK Quản trị học (NXB Thống Kê)_TS Phan Thăng_TS Nguyễn Thanh Hội

Phòng KH

CH

số II

CH

số III

CH

số I{Các đơn vị chức năng)

 Ưu nhược điểm của cơ cấu này là: Ưu điểm:

+ Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng

+ Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

- Nhược điểm:

+ Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết + Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

+ Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

1.3.4 Cơ cấu tổ chức theo ma trận