Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

2nd editionBMTCT Bộ máy tra cứu tin CDS/ISIS Phần mềm quản trị thông tin Computer Documentation System / Intergreted Set of Information System ĐHBK HN Đại học Bách Khoa Hà Nội TV TQB Thư

LỜI CẢM ƠN

Trải qua bốn năm học tập tại nhà trường, tôi đã tích lũy được nhiều kiếnthức cho bản thân và những kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau này.Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể cán bộ, giáoviên trường Đại học Đông Đô đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích vàquý báu, tạo cho tôi nắm được vốn kiến thức về Quản trị thông tin và đặcbiệt là nghiên cứu hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này Tôi cũng xin đượccảm ơn Ban giám đốc Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa

Hà Nội cùng toàn thể các cô chú, các anh chị tại các phòng ban đã nhiệt tìnhgiúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình thực tập vàthực hiện đề tài này

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới Thạc sỹĐinh Thúy Quỳnh, Người đã tạo mọi điều kiện tốt nhất, trực tiếp hướng dẫn,chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện khóa luận này

Mặc dù đã cố gắng vận dụng kiến thức vào đề tài khóa luận nhưng dothời gian, trình độ cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên khóa luận nàykhông tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy cô hết sức chỉ bảogóp ý kiến để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 20 tháng 5 năm 2012

Sinh viên Nguyễn Thị Nhung

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VỚI CÔNG TÁC GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 4

1.1 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Tạ Quang Bửu 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện 6

1.2.1 Chức năng: 6

1.2.2 Nhiệm vụ: 7

1.3 Cơ cấu tổ chức 9

1.4 Đội ngũ cán bộ 11

1.5 Nguồn lực thông tin 11

1.5.1 Tài liệu truyền thống: 12

1.5.2 Tài liệu điện tử: 12

1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 14

1.6.1 Đặc điểm người dùng tin 14

1.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin 16

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 19

2.1 Tổng quan về bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu -Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội 19

2.1.1 Khái niệm bộ máy tra cứu tin 19

2.1.2 Vai trò và chức năng của bộ máy tra cứu tin 19

2.1.3 Tổ chức bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu -Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội 21

2.2 Thực trạng bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu -Trường Đại học Bách khoa Hà Nội 22

2.2.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống 22

2.2.1.1 Hệ thống mục lục 22

2.2.1.2 Kho tài liệu tra cứu 40

2.2.1.3 Ấn phẩm thư mục 41

2.2.2 Bộ máy tra cứu tin hiện đại 43

2.2.2.1 Cơ sở dữ liệu thư mục 44

2.2.2.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn 54

2.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của bộ máy tra cứu tin 58

2.3.1 Bộ máy tra cứu truyền thống 58

2.3.1.1 Ưu điểm : 58

2.3.1.2 Hạn chế : 58

2.3.2 Bộ máy tra cứu hiện đại: 59

2.3.2.1 Ưu điểm: 59

2.3.2.2 Hạn chế: 59

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 61

3.1 Củng cố bộ máy tra cứu truyền thống 61

3.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu hiện đại 64

3.3 Nâng cao trình độ cán bộ 65

3.4 Đào tạo người dùng tin 66

KẾT LUẬN 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

DANH MỤC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

AACR2 Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (Anglo – American cataloguing

rules 2nd edition)BMTCT Bộ máy tra cứu tin

CDS/ISIS Phần mềm quản trị thông tin (Computer Documentation

System / Intergreted Set of Information System)

ĐHBK HN Đại học Bách Khoa Hà Nội

TV TQB Thư viện Tạ Quang Bửu

OPAC Mục lục truy nhập công công trực tuyến

LCC Khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (Library Of Congress

Classifition)ISBD Quy tắc mô tả thư mục quốc tế (International Biogaphic

Description)MARC Khổ mẫu thư mục đọc máy (Machine Readable Cataloguing)VTLS Phần mềm quản trị tích hợp (Visionary Technology in Library

Solutions)KH&CN Khoa học và Công nghệ

TLTC Tài liệu tra cứu

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Tạ Quang Bửu 11

Hình 2: Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB 16

Hình 3: Tài liệu mô tả tên tác giả có hai từ 26

Hình 4: Tài liệu có 1 tác giả 26

Hình 5: Tài liệu có 2 tác giả 27

Hình 6: Tài liệu có 3 tác giả 27

Hình 7 : Tài liệu có tên tác giả nước ngoài 28

Hình 8: Tài liệu có nhiều tập 28

Hình 9: Tài liệu có tác giả tập thể 29

Hình 10: Tài liệu có 4 tác giả 30

Hình 11: Mô tả xuất bản phẩm tiếp tục 30

Hình 12 : Phích tiêu đề chính 31

Hình 13: Phích tiêu đề phụ 32

Hình 14: Tiêu đề mô tả bắt đầu bằng số 33

Hình 15: Phích mô tả trong mục lục phân loại 35

Hình16: Phích tiêu đề cấp 1 36

Hình17 : Phích tiêu đề cấp 2 37

Hình 18: Phích tiêu đề cấp 3 37

Hình 19: Cách sắp xếp phích trong MLPL 39

Hình 20 : Giao diện thư mục sách mới 42

Hình 21: Biểu ghi được biên mục trong CSDL 47

Hình 22: Giao diện trang tra cứu OPAC 48

Hình 23: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm nhanh 49

Hình 24: Kết quả tìm được với cách Tìm nhanh 50

Hình 25: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm lướt 50

Hình 26: Kết quả tìm được với cách Tìm lướt 51

Hình 27: Tìm cuốn “Toán cao cấp” với cách Tìm từ khóa 51

Hình 28: Kết quả tìm được với cách Tìm từ khóa 52

Hình 29: Tìm với CSDL khác 53

Hình 30: Kết quả tìm được trong CSDL của TVQH Mỹ 53

Hình 31: Giao diện trang Thư viện số của TV TQB 55

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1: Thống kê nguồn tài liệu truyền thống 12

Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu điện tử 13

Bảng 3: Thống kê nguồn nhân lực theo học hàm, học vị 14

Bảng 4: Thống kê số lượng tuyển sinh hằng năm 14

Bảng 5: Thống kê các CSDL có trong CDS/ISIS 45

Bảng 6: Thống kê số lượng tài liệu trong Dspace 56

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nhân loại đang bước vào thế kỷ XXI với những tiền đề chuyển từ nềnvăn minh công nghiệp sang nền văn minh thông tin trong đó nền kinh tế tríthức sẽ trở thành áp đảo Thông tin đã trở thành nguồn lực quan trọng nhất

và có ý nghĩa quyết định đối với nhịp độ phát triển của nền kinh tế trí thức Trung tâm Thông tin - Thư viện với sứ mệnh là nơi lưu giữ các tài liệutri thức của nhân loại phục vụ đối tượng khác nhau trong xã hội với nhu cầucủa họ Do đó việc cung cấp tài liệu cho bạn đọc một cách nhanh chóng,chính xác luôn được đặt lên hàng đầu Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máytra cứu tin của Thư viện đóng vai trò vô cùng quan trọng Nếu thư viện làcầu nối giữa người dùng tin với nguồn lực thông tin thì bộ máy tra cứu tin làmột “nhịp” cầu nối đó, giúp người dùng tin định hướng chiến lược tìm tin Trong những năm vừa qua, hoạt động thông tin của Thư viện Tạ QuangBửu Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội ngày càng phát triển, các khâu côngviệc đang dần tự động hóa, trong đó có bộ máy tra cứu tin Tuy đã có nhiều

cố gắng và nỗ lực, xong bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì công tácxây dựng bộ máy tra cứu tin vẫn còn những hạn chế nhất định và chưa hoàntoàn đáp ứng được nhu cầu thông tin của người dùng tin Vì vậy, tôi mạnh

dạn chọn đề tài: “Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khóa

luận của mình nhằm khảo sát cụ thể và toàn diện bộ máy tra cứu tin của Thưviện Từ đó đưa ra một số ý kiến, phương hướng phát triển nhằm tăng cường

và nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

-2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Bộ máy tra cứu tin

 Phạm vi nghiên cứu: Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học BáchKhoa Hà Nội giai đoạn hiện nay

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích của đề tài là khảo sát thực trạng và đề xuất các giải phápnhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu - TrườngĐại học Bách Khoa Hà Nội Để thực hiện mục đích trên, đề tài giải quyết cácnhiệm vụ cơ bản sau:

- Khảo sát thực trạng của bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang BửuTrường Đại học Bách Khoa Hà Nội

- Đánh giá những ưu điểm, nhược điểm của bộ máy tra cứu tin

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng bộmáy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa

Hà Nội

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, ngoài việc vận dụng phương pháp duy vậtbiện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ ChíMinh, dựa trên các cơ sở quan điểm đường lối, chính sách của Đảng và Nhànước về phát triển khoa học và công nghệ, giáo dục và đào tạo, đề tài còn sửdụng các phương pháp cụ thể sau:

- Phân tích và tổng hợp tài liệu

- Quan sát, khảo sát thực tế

- Phương pháp điều tra

- Thống kê, phân tích, đánh giá

5 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

những giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả bộ máy tra cứu tin tạiThư viện

6 Bố cục khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,khóa luận gồm có 3 chương:

Chương 1: Thư viện Tạ Quang Bửu với công tác giáo dục đào tạo của

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Chương 2: Thực trạng bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu

Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện và phát triển bộ máy tra cứu

tin của Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VỚI CÔNG TÁC GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển Thư viện Tạ Quang Bửu

Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội được thành lập theo Nghị định số147/NĐ ngày 6-3-1956 do Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên ký.Đây là trường đại học kỹ thuật đầu tiên của nước ta có nhiệm vụ đào tạo kỹ

sư công nghiệp cho công cuộc xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranhgiải phóng miền Nam

Trải qua 50 năm xây dựng phát triển và trưởng thành, Trường Đại họcBách Khoa Hà Nội đã không ngừng phát huy mạnh mẽ truyền thống tốt đẹp,đào tạo nhân lực tri thức phục vụ cho từng giai đoạn phát triển của đất nước.Mục tiêu chính của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay là: “Xây dựngtrường Đại học Bách khoa Hà Nội thành trường đại học đào tạo trình độ cao,

đa ngành, đa lĩnh vực; một trung tâm nghiên cứu khoa học công nghệ hàngđầu của đất nước, với một số lĩnh vực đạt trình độ tiên tiến trong khu vực vàtrên thế giới; một địa chỉ tin cậy, hấp dẫn đối với các nhà đầu tư phát triểncông nghệ, giới doanh nghiệp trong và ngoài nước”

Ngay sau khi thành lập Trường, vào cuối năm 1956, Thư viện TrườngĐại học Bách Khoa Hà Nội cũng được thành lập Đây là một đơn vị trựcthuộc phòng Giáo vụ Trong những ngày đầu mới thành lập, Thư viện gặpkhông ít khó khăn, số lượng tài liệu ít (khoảng 5000 cuốn), cơ sở vật chấtthiếu thốn lạc hậu và chỉ có 2 cán bộ không có nghiệp vụ phụ trách Thư việnnhưng Thư viện vẫn cố gắng phấn đấu để đảm bảo phục vụ tốt cho cán bộ vàsinh viên trong trường

Từ 1965 - 1972, đế quốc Mỹ leo thang bắn phá miền Bắc, đặc biệt là Thủ

đô Hà Nội, để bảo vệ nguồn tài liệu khoa học quý hiếm và phục vụ cho côngtác đào tạo, giảng dạy của nhà trường, sách và Thư viện cũng theo trường đi sơ

tán nhiều Lạng Sơn ( 1965 - 1968) đến Hà Bắc (1970 - 1972) Thời kỳ này Thưviện gặp khó khăn về nhiều mặt, từ khâu bảo quản tài liệu cho tới hoạt độngphục vụ bạn đọc Phương thức phục vụ chủ yếu là cho mượn mượn tài liệu vềnhà Cũng trong thời gian đó, một số khoa trong trường được tách ra thành lậpcác trường Đại học độc lập như: Đại học Xây dựng, Đại học Mỏ - Địa chất,Học viện Kỹ thuật Quân sự Do đó vốn tài liệu của Thư viện cũng giảm đi mộtphần để phân cho các trường mới được thành lập.

Năm 1972, Thư viện tách ra và trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Bangiám hiệu nhà trường Ban thư viện đã liên tục được đầu tư và phát triểnkhông ngừng Ki miền Nam được giải phóng, một số cán bộ Thư viện đã vàocông tác tại miền Trung và miền Nam để xây dựng Thư viện trong đó

Trong thời kỳ đổi mới, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tiến hànhcải cách giáo dục, nâng cao chất lượng dạy và học Thư viện là một trongnhững cơ sở được nhà trường quan tâm đầu tư phát triển như tăng kinh phí

bổ sung, nâng cấp cơ sở vật chất Đặc biệt là tháng 4/2002 được sự cho phép

và đầu tư của Bộ, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tiến hành khởi côngxây dựng công trình Thư viện điện tử với tổng mức đầu tư khoảng 220 tỷđồng Tòa nhà Thư viện có tổng diện tích sàn là 36.860 m2, chiều cao côngtrình là 10 tầng

Tháng 11/2003, “Thư viện” và “Trung tâm thông tin và mạng” đã sátnhập thành đơn vị mới là “Thư viện và Mạng thông tin” với hai nhiệm vụchính: vận hành và khai thác Thư viện điện tử mới, quản lý điều hành Mạngthông tin của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Tháng 11 năm 2006, Thư viện điện tử Trường Đại học Bách Khoa HàNội đã khánh thành và mở cửa phục vụ bạn đọc với hệ thống các phòng ốchiện đại có khả năng đáp ứng nhanh hơn khả năng truy cập vào các học liệuđiện tử trực tuyến được tăng cường

Tháng 9 năm 2008, đơn vị Thư viện và Mạng Thông tin được tách rathành hai đơn vị độc lập là Thư viện Tạ Quang Bửu và Trung tâm mạng

thông tin theo Quyết định số 1167/QĐ-ĐHBK-TCCB do hiệu trưởng ký.Trên nền cơ sở hạ tầng quy mô hiện đại, ứng dụng các thành tựu tiên tiến củacông nghệ thông tin vào các hoạt động của thông tin - thư viện, Thư viện TạQuang Bửu đã và đang từng bước thực hiện mục tiêu chiến lược: “Xây dựngThư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội trở thành Thư viện điện tử hàng đầutại Việt Nam, hiện đại, tiên tiến đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụthông tin thư viện chất lượng cao phục vụ đắc lực cho công tác giảng dạy,học tập, nghiên cứu khoa học, đào tạo đa ngành đa lĩnh vực đạt trình độ vàchất lượng quốc tế của trường Từng bước Thư viện trở thành đầu mối chia

sẻ, cung cấp thông tin cho các thư viện đại học khác trong và ngoài nước vàkhu vực”

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện

Hơn nửa thế kỷ xây dựng và trưởng thành, Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội (ĐHBK HN) đã trải qua nhiều giai đoạnphát triển Ở mỗi giai đoạn đó, Thư viện lại có những điều chỉnh về chứcnăng và nhiệm vụ cho phù hợp với tình hình phát triển của Trường Đại họcBách Khoa Hà Nội

-Theo Quyết định số 804/QĐ-ĐHBK-HCTH của Hiệu trưởng trườngĐHBK HN ký ngày 25 tháng 4 năm 2011 về chức năng, nhiệm vụ của Thưviện Tạ Quang Bửu được quy định như sau:

3 Tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin - tư liệu trongThư viện;

4 Quản lý, vận hành trang thiết bị và hệ thống thông tin số của Thưviện;

5 Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ và các chuẩn nghiệp vụ tiêntiến vào hoạt động thư viện;

6 Tổng hợp, báo cáo về việc thực hiện nhiệm vụ của Thư viện

1.2.2 Nhiệm vụ:

1 Thực hiện chức năng quản lý công tác thông tin - thư viện của Nhà trường

 Tham mưu cho Hiệu trưởng tổ chức, quản lý và triển khai các hoạtđộng thông tin-thư viện nhằm phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học

và chuyển giao công nghệ trong trường ĐHBK HN;

 Xây dựng chiến lược phát triển các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn củaThư viện theo các chức năng, nhiệm vụ đã được phân công;

 Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn,nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồnnhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác

2 Thực hiện chức năng khai thác, bổ sung, quản lý và phát triển nguồn lựcthông tin của Thư viện

 Phối hợp với tất cả các Khoa, Viện, Phòng ban, Trung tâm, trong việclựa chọn, bổ sung tài liệu nhằm phát huy hiệu quả công tác, phục vụtốt nhất cho mục tiêu đào tạo của nhà trường;

 Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trìnhnghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo,luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, ;

 Liên kết hợp tác với các thư viện trong và ngoài nước trong lĩnh vựcphối hợp bổ sung và trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin;

 Xử lý nghiệp vụ tất cả các tài liệu bổ sung vào Thư viện;

 Tổ chức hệ thống tra cứu thông tin đáp ứng nhu cầu của ngườidùng tin

3 Thực hiện chức năng tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin

-tư liệu trong Thư viện

 Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản thông tin - tư liệu trong Thưviện;

 Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho người dùng tin khai thác, tìm kiếm,

sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện;

- Kiểm kê định kỳ vốn tài liệu của thư viện; tiến hành thanh lý và loại

bỏ các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định;

 Phối hợp với tất cả các Khoa, Viện, Phòng ban, Trung tâm trong côngtác cấp thẻ và quản lý bạn đọc

4 Thực hiện chức năng quản lý, vận hành trang thiết bị và hệ thống thông tin

số của thư viện

 Quản lý, vận hành trang thiết bị của Thư viện;

 Quản lý, vận hành khai thác các phần mềm Thư viện;

 Kiểm kê định kỳ trang thiết bị của Thư viện;

 Xây dựng, quản lý các cơ sở dữ liệu của Thư viện;

 Triển khai các ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện;

5 Thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ và các chuẩnnghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện

 Nghiên cứu, ứng dụng các tiêu chuẩn tiên tiến vào công tác nghiệp vụthư viện;

 Nghiên cứu, ứng dụng các công nghệ hiện đại vào công tác thư viện;

 Mở rộng hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong nước và quốc tế vềlĩnh vực khoa học thư viện, tham gia các hoạt động về nghiệp vụ với

hệ thống thư viện trong nước nhằm thúc đẩy sự nghiệp thư viện ViệtNam phát triển

6 Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo về việc thực hiện nhiệm vụ củaThư viện

 Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kì và báo cáo đột xuất về hiệntrạng khai thác, sử dụng Thư viện Tạ Quang Bửu phục vụ công tácđào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ;

 Xây dựng các báo cáo về kế hoạch nâng cấp, bổ sung các nguồn thôngtin tài liệu cho Thư viện

1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Thư viện Tạ Quang Bửu (TV TQB) hiện tại được bốtrí dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

 Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc Trong đó:

+ Giám đốc: phụ trách các hoạt động chung Thư viện;

+ Phó giám đốc 1: phụ trách về nghiệp vụ Thư viện;

+ Phó giám đốc 2: phụ trách về công nghệ thông tin

Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng Nhà trường về mọihoạt động của Thư viện, đồng thời là người đại diện cho Thư viện trong cácquan hệ với các cơ quan trong và ngoài nước

+ Xử lý toàn bộ tài liệu theo các tiêu chuẩn quốc tế về thông tin - thưviện như: MARC21, AACR2 và LCC Từ đó xây dựng hệ thống tra cứu hiệnđại nhằm tăng khả năng tiếp cận và khai thác nguồn lực thông tin hiệu quả

và nhanh chóng

 Phòng Dịch vụ thông tin tư liệu

Phòng Dịch vụ thông tin tư liệu gồm 23 cán bộ, được chia thành 4 bộphận sau: Bộ phận phòng đọc, Bộ phận mượn trả, Bộ phận tu sửa tài liệu và

bộ phận dịch vụ tham khảo

Phòng Dịch vụ thông tin tư liệu chịu trách nhiệm sau: Mở rộng và pháttriển các loai hình dịch vụ thư viện, đặc biệt là các dịch vụ cung cấp và hỗ trợthông tin từ xa; tạo điều kiện tốt nhất để người dùng tin của Thư viện cũngnhư các thư viện và cơ quan thông tin khác trong cả nước có thể tiếp cận vàkhai thác nguồn lực thông tin của Thư viện một cách có hiệu quả nhất

 Phòng Công nghệ Thư viện điện tử:

Phòng Công nghệ Thư viện điện tử gồm 11 cán bộ, được chia thành 3

bộ phận sau: Bộ phận nghiên cứu phát triển, Bộ phận kỹ thuật, Bộ phận phục

vụ đa phương tiện

Phòng Công nghệ Thư viện điện tử chịu trách nhiệm:

+ Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) hiện đại, ứng dụng cáccông nghệ thư viện điện tử, thư viện số, đảm bảo khả năng truy cập, chia sẻtrao đổi dữ liệu trong và giữa các thư viện, cơ quan thông tin cũng nhưngười dùng tin

+ Xây dựng các hệ thống thông tin số đạt chuẩn, chất lượng cao đápứng được nhu cầu khai thác các nguồn thông tin số của người dùng tin vàcác cơ quan thông tin - thư viện

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Tạ Quang Bửu

1.4 Đội ngũ cán bộ

Thư viện Tạ Quang Bửu hiện nay có 44 cán bộ, trong đó:

- 09 Thạc sỹ về Thông tin thư viện và Công nghệ thông tin (chiếm 20,4%)

- 06 Kỹ sư Công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật (chiếm 13,6%)

- 24 cử nhân Thông tin thư viện (chiếm 4,5%)

- 02 cử nhân ngoại ngữ (chiếm 4,5%)

- 03 Cử nhân kinh tế và tài chính kế toán (chiếm 6,8%)

1.5 Nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin trong hoạt động thư viện chính là cơ sở cho việcđáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin Thông tin là động lực gópphần thúc đẩy các hoạt động kinh tế và sản xuất, đóng vai trò hàng đầu tronggiáo dục và đào tạo, nghiên cứu khoa học và là cơ sở để các cấp lãnh đạo

quản lý đưa ra quyết định Nhờ có nguồn lực thông tin mà các thư viện, các

cơ quan thông tin thực hiện tốt chức năng của mình Căn cứ theo loại hìnhvật mang tin thì nguồn lực thông tin của Thư viện Tạ Quang Bửu - TrườngĐHBK HN được chia thành 2 nhóm chính sau: Tài liệu truyền thống và tàiliệu hiện đại (tài liệu điện tử)

1.5.1 Tài liệu truyền thống:

Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường ĐHBK HN đã phát triển được nguồnlực các tài liệu truyền thống tương đối lớn về số lượng khoảng 600.000 bảnghi tài liệu và phong phú về loại hình, phù hợp với chương trình và lĩnh vựcđào tạo của Trường bao gồm giáo trình, sách tham khảo, sách tra cứu, báo,tạp chí, luận văn, luận án,…Cụ thể là:

4 Tài liệu nội sinh (luận án, luận văn,

chuyên đề, đề tài nghiên cứu khoa

học, tài liệu hôi nghị, hội thảo,…)

1 CSDL - CSDL thư mục do Thư Hơn 50.000 biểu ghi

Bao gồm 118 đầu tạp chí vềkhoa học máy tính.

+ CSDL EbscoHost Bao gồm trên 17.000 tạp chí

toàn văn trong 10 CSDL vềkhoa học, công nghệ, Xã hộinhân văn, Giáo dục, Kinhtế

+ CSDL Proquest Bao gồm 4300 tạp chí

KH&CN toàn văn, 18.000luận án, luận văn về cácngành khoa học

Casette Băng học ngoại ngữ 130 băng

Bảng 2: Thống kê nguồn tài liệu điện tử

So với loại hình tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử của Thư viện mớichỉ bắt đầu được quan tâm từ năm 2005 - nay Do vậy về số lượng còn rấthạn chế Tuy nhiên, hiện nay, đây là loại hình tài liệu được Thư viện đặc biệtquan tâm và phát triển

1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

1.6.1 Đặc điểm người dùng tin

Người dùng tin (NDT) là yếu tố cơ bản của hoạt động thông tin Họ làkhách hàng của hoạt động dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là những

người sản sinh ra những thông tin mới Việc nắm vững nhu cầu thông tin củaNDT để đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ, chính xác nhu cầuthông tin cho NDT là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của Thư viện nóichung và TV TQB nói riêng góp phần nâng cao hiệu quả trong giảng dạy,học tập và nghiên cứu khoa học Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin cóảnh hưởng trực tiếp đến bộ máy tra cứu tin nói riêng và chất lượng hoạt độngthông tin - thư viện của Thư viện Tạ Quang Bửu nói chung.

NDT ở TV TQB - Trường ĐHBK HN là toàn thể cán bộ, giảng viên,nghiên cứu sinh và sinh và sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong toàn Trường.Bao gồm:

- 1950 cán bộ công chức, với 1192 giảng viên và 394 cán bộ phục vụgiảng dạy và NCKH Trong đó có:

Bảng 3: Thống kê nguồn nhân lực theo học hàm, học vị

- Hơn 30.000 nghìn nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên của

33 ngành, 90 chuyên ngành đại học và sau đại học Hằng năm, Nhà trườngtuyển sinh một lượng học viên, sinh viên đầu vào cụ thể:

Bảng 4: Thống kê số lượng tuyển sinh hằng năm

Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học củaTrường trong giai đoạn hiện nay, có thể phân chia NDT tại Thư viện thành 4

nhóm chính: Nhóm cán bộ lãnh đạo và quản lý, Nhóm giảng viên và cán bộnghiên cứu, Nhóm nghiên cứu sinh và học viên cao học và Nhóm sinh viên.

Nhóm 1 - Cán bộ lãnh đạo và quản lý:

Nhóm này bao gồm Ban giám hiệu, trưởng, phó các khoa, phòng ban, tổ

bộ môn, các cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền, đoàn thể Nhóm này tuychiếm tỷ lệ không cao (1%) trong số NDT tại Trường ĐHBK HN nhưngđóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của Trường Họ vừa tham giagiảng dạy vừa làm công tác quản lý Đặc thù của cán bộ quản lý là đưa ra cácquyết định, đặt mục tiêu, phương hướng, đường lối phát triển của nhàtrường, của khoa, của bộ môn,… lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các mụctiêu đã đề ra Cường độ lao động của nhóm này rất cao Do vậy, họ có rất ítthời gian lên sử dụng các dịch vụ tại chỗ của Thư viện

 Nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu:

Nhóm này có tỷ lệ không nhiều (5%) Tuy nhiên đây là nhóm người cótrình độ trên đại học và có khả năng sử dụng ngoại ngữ cao (tối thiểu là 1-2ngoại ngữ) Họ vừa là chủ thể sáng tạo ra thông tin thông qua các bài giảng,giáo trình, công trình nghiên cứu và các dự án,… Đồng thời, họ vừa là NDTthường xuyên của Thư viện Vì tham gia giảng dậy nên họ phải thườngxuyên cập nhật những kiến thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liênquan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dậy, nghiên cứu Do vậy, nhóm nàyluôn dành một khoảng thời gian nhất định cho việc tìm tài liệu tham khảo tạiThư viện

 Nhóm 3 - Nghiên cứu sinh và học viên cao học:

Nhóm này chiếm tỷ lệ 11% Đặc điểm của nhóm đối tượng này là sửdụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt là thời gian thực hiện đề tài, côngtrình nghiên cứu, bảo vệ tốt nghiệp…Đây là những người đã tốt nghiệp đạihọc Họ có kỹ năng sử dụng thư viện, biết cách khai thác có hiệu quả các sảnphẩm và dịch vụ thông tin phục vụ cho công việc nghiên cứu và học tập của

mình Do hầu hết trong số họ là cán bộ vừa đi học vừa đi làm nên thời giandành cho thư viện còn hạn chế

 Nhóm 4 - Sinh viên:

Trong tất cả các nhóm NDT thì nhóm NDT là sinh viên chiếm tỉ lệ caonhất (83%) Cùng với việc đổi mới dạy và học, sinh viên không còn cách họcthụ động như trước mà đã có sự tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm kiến thức từbên ngoài Lúc này thư viện được xem như “giảng đường thứ 2”, nơi cungcấp tri thức của nhân loại thông qua hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tincủa mình

Hình 2: Thành phần các đối tượng người dùng tin tại TV TQB

1.6.2 Đặc điểm nhu cầu tin

Nhu cầu tin (NCT) là tính chất của đối tượng cá nhân, tập thể hoặc một

hệ thống nào đó thể hiện sự cần thiết thông tin phù hợp với hành vi hay côngviệc mà đối tượng đó đang thực hiện Nói cách khác, NCT là nhu cầu vềnhững thông tin cần thiết cho NDT giúp họ giải quyết một vấn đề hoặc mộtnhiệm vụ Nghiên cứu đặc điểm NCT là nhận dạng về nhu cầu thông tin vàtài liệu của người dùng, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp đểcung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ Công cuộc đổi mới giáo dục mà đặcbiệt là giáo dục đại học đả tác động rất lớn làm biến đổi NCT của NDT trongnhà trường Thông tin/ tài liệu đã trở thành yếu tố không thể thiếu trong quátrình giảng dạy nghiên cứu và học tập với phương pháp đào tạo mới lấy

người học làm trung tâm giúp học sinh và sinh viên tăng cường tính chủđộng, tích cực, tự học, nghiên cứu là chính.

 Nhu cầu tin của nhóm 1 - Cán bộ lãnh đạo và quản lý.

Do đặc thù tính chất công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý là ra quyết định.Thông tin đối với họ là công cụ để quản lý Họ làm việc với cường độ rất cao

Do vậy, thông tin cho nhóm người này phải sâu, rộng, mang tính chính xác vàbền vững Hình thức thông tin đa dạng phong phú (bao gồm cả tài liệu truyềnthống và tài liệu điện tử) Thông tin họ cần là những thôn tin mới nhất và mangtính thời sự Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý có khả năng sử dụng nhiều ngônngữ khác nhau Tuy nhiên do hạn chế về thời gian nên họ chỉ sử dụng các tài liệunước ngoài (nhất là tiếng Anh) đã được xử lý thông tin như các con số, dạngbiểu, tổng quan, tổng luận, bản tin chọn lọc Công cụ tra cứu mà họ thườngxuyên sử dụng để tìm kiếm thông tin là các CSDL thư mục và CSDL toàn văn

 Nhu cầu tin của nhóm 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu.

Đây là nhóm NDT trình độ cao Người giảng viên đóng một vai trò vôcùng quan trọng, họ những người chuyển giao tri thức khoa học đến cho sinhviên, tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của nhà trường

Trước yêu cầu về đổi mới giáo dục, người giáo viên phải tìm và giớithiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan tới môn học để sinhviên có thể tìm tòi và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình sáng tạomang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu Do vậy thông tin chonhóm này là những thông tin chuyên sâu có tính thời sự thuộc các lĩnh vựcTrường đào tạo Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các danh mụctài liệu chuyên ngành mới hoặc sắp xuất bản, các thông tin thư mục chuyên

đề, thông tin chọn lọc về KH&CN, tài liệu chuyên ngành là sách cũng nhưtạp chí khoa học kĩ thuật (KHKT) nước ngoài, các CSDL và các tài liệu điệntử… Họ tìm tin bằng công cụ tra cứu hiện đại và các tài liệu tra cứu nhằmphục vụ cho quá trình giảng dạy và nghiên cứu của mình

 Nhu cầu tin của nhóm 3 - Nghiên cứu sinh, học viên cao học:

Là người đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu chuyên sâu về một lĩnh vực

cụ thể Thông tin họ cần chủ yếu là tài liệu mang tính chất chuyên ngành phù hợpvới chương trình học hoặc đề tài họ nghiên cứu: sách tham khảo, tạp chí chuyênngành, luận án, luận văn… Họ thường sử dụng công tra cứu hiện đại và công cụtra cứu truyền thống để phục vụ cho quá trình nghiên cứu và học tập của mình

 Nhu cầu tin của nhóm 4 - Sinh viên:

Khác với các nhóm NDT kể trên, NCT của sinh viên rất rộng và đơngiản Họ thường sử dụng thông tin mang tính dữ kiện, cụ thể, chi tiết Quátrình đào tạo tại Trường chia làm 2 giai đoạn: Giai đoạn một là 2 năm đầuhọc các môn cơ bản, đại cương và giai đoạn 2 là 3 năm cuối đi sâu vào từngchuyên ngành cụ thể Sinh viên 2 năm đầu chủ yếu đọc các sách giáo trìnhđại cương, cơ bản ở phòng đọc giáo trình và tham khảo sách tiếng Việt Sinhviên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách tham khảo vàsách tra cứu cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài Công cụ tra cứu tài liệu mànhóm này thường sử dụng là cả công cụ hiện đại và công cụ truyền thống.Đối với những sinh viên 2 năm đầu, do kiến thức tin học còn hạn chế, đồngthời họ chưa có nhiều kỹ năng khai thác thông tin bằng các công cụ tra cứuhiện đại nên họ mong muốn sử dụng công cụ tra cứu đơn giản, dễ sử dụngnhư hệ thống mục lục Đối với sinh viên các năm cuối, họ thường sử dụngkết hợp cả công cụ tra cứu hiện đại và truyền thống

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG

BỬU TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

2.1 Tổng quan về bộ máy tra cứu tin của Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.

-2.1.1 Khái niệm bộ máy tra cứu tin

Bộ máy tra cứu tin là tập hợp các công cụ, phương tiện cho phép truycập đến tài liệu hoặc thông tin trong tài liệu của Thư viện giúp người dùngtin khai thác triệt để nguồn thông tin của cơ quan thông tin - thư viện.

Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa nguồn lực thông tin và người dùngtin Nó giúp người dùng tin có thể tìm tài liệu một cách nhanh chóng, thuậntiện, chính xác thỏa mãn được nhu cầu của họ

2.1.2 Vai trò và chức năng của bộ máy tra cứu tin

 Vai trò:

Sự phát triển của khoa học và công nghệ đã thúc đẩy thông tin phát triểntheo hàm số mũ, lượng sách báo ngày càng nhiều Hàng năm chỉ tính riêngtrong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, hành tinh chúng ta đã xuất bản khoảng 5vạn tạp chí với bốn, năm triệu bài báo, 11 vạn tên sách, 30 vạn bản mô tảsáng chế phát minh, 25 vạn bài báo khoa học và trên nửa triệu ca-ta-lo côngnghiệp Nhìn chung các tài liệu này cứ khoảng sau 10 - 12 năm lại tăng gấpđôi, làm cho việc kiểm soát, quản trị và khai thác chúng trở nên vô cùng khókhăn.Vì vậy cần phải khắc phục khó khăn để khai thác tối đa nguồn lựcthông tin Và bộ máy tra cứu tin chính là cầu nối giữa người dùng tin vànguồn tin

Bộ máy tra cứu tin có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động thôngtin - thư viện Sự phát triển, lớn mạnh và hoàn thiện của thư viện phụ thuộcrất nhiều vào chất lượng và hiệu quả của bộ máy tra cứu tin Có thể nói bộmáy tra cứu tin là cẩm nang để người dùng tin thỏa mãn yêu cầu tìm kiếmthông tin của họ Bộ máy tra cứu tin có vai trò chính là:

- Bộ máy tra cứu tin là công cụ hữu ích, thiết thực giúp NDT trực tiếp tựtìm tài liệu một cách nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu thông tin của họ

- Bộ máy tra cứu tin là công cụ hệ thống tài liệu, tổng hợp những thôngtin về tài liệu giúp NDT đi sâu nghiên cứu một đề tài, lĩnh vực nào đó mộtcách thuận tiện

- Bộ máy tra cứu tin là cơ sở cho tát cả các hoạt động của thư viện như:

Bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, phục vụ bạn đọc

- Đối với hoạt động thư viện, bộ máy tra cứu tin có vai trò thúc đẩy tănglượt luân chuyển tài liệu, gián tiếp hướng dẫn người đọc, tạo tiền đề cho việctriển khai các dịch vụ liên thư viện

- Đối với cán bộ thư viện, bộ máy tra cứu tin là công cụ giúp cán bộyhuw viện trả lời trả lời các yêu cầu thông tin của người đọc, nắm được khosách Ngoài ra, cán bộ thư viện còn có thể tìm chọn tài liệu phục vụ các triểnlãm và biên soạn thư mục

 Chức năng:

Bộ máy tra cứu tin (BMTCT) có chức năng: phản ánh đầy đủ nội dung,hình thức, cấu trúc trong tài liệu, tổ chức một cách khoa học đảm bảo truycập thông tin nhanh chóng giúp người sử dụng tìm được bất kỳ một tác phẩmnào hay tài liệu nào dưới dạng ấn phẩm hay các vật mang tin khác từ điểmtruy cập khác nhau

Trong thời đại “bùng nổ thông tin” như ngày nay, chúng ta có một khốilượng tài liệu khoa học khổng lồ, vì vậy việc tra cứu, tìm kiếm thông tin sẽhết sức khó khăn nếu không có các công cụ tra cứu được tổ chức tốt Đểquản lý, nắm bắt vốn tài liệu, phổ biến, phục vụ được tài liệu đến NDT làđiều hết sức quan trọng và vô cùng khó khăn Mỗi thư viện đều phải xâydựng và tổ chức cho mình một bộ máy tra cứu tin Bởi đây là nhân tố khôngthể thiếu trong tất cả các thư viện, là chìa khóa để bạn đọc đến với kho tàngtri thức của nhân loại, là cơ sở cho tất cả các hoạt động của thư viện từ việcphục vụ đến tổ chức thông tin, tra cứu, hướng dẫn, tuyên truyền tài liệu củathư viện

2.1.3 Tổ chức bộ máy tra cứu tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

BMTCT tại Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường ĐHBK HN có nhiệm vụcung cấp thông tin tư liệu cho NDT Để tạo điều kiện giúp cho NDT tra tìm

tài liệu một cách khoa học, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, kịp thời thìngoài việc làm tốt các khâu công tác kỹ thuật như bổ sung, mô tả, phân loại,Thư viện cần tổ chức bộ máy tra cứu tin đáp ứng các yêu cầu sau:

- Phải tương hợp với nguồn lực thông tin về nội dung, hình thức, phảnánh đầy đủ các khía cạnh của nguồn lực thông tin và phản ánh trong mối liên

 Bộ máy tra cứu tin truyền thống:

+ Hệ thống mục lục:

- Mục lục chữ cái

- Mục lục phân loại + Kho tài liệu tra cứu

2.2.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống

Bộ máy tra cứu tin truyền thống thực sự là công cụ đắc lực cho cả cán

bộ thư viện và bạn đọc Các bộ phận của nó có quan hệ hữu cơ và hỗ trợ lẫnnhau để phục vụ công tác tra cứu thông tin

BMTCT truyền thống của Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường ĐHBK

HN bao gồm: Hệ thống mục lục (HTML), các tài liệu tra cứu (TLTC) và ấnphẩm thư mục

2.2.1.1.Hệ thống mục lục

Hệ thống mục lục (HTML) là công cụ tra cứu vô cùng quan trọng trongcác thư viện và cơ quan thông tin Với chức năng phản ánh toàn bộ các xuấtbản phẩm hiện có trong cơ quan thông tin và thư viện Hệ thống mục lụccũng là công cụ tuyên truyền giới thiệu sách của thư viện

HTML là tập hợp các phiếu mô tả được sắp xếp theo một trật tự nhấtđịnh: Thứ tự chữ cái tên sách, thứ tự chữ cái tên tác giả, kí hiệu phân loạihoặc theo chủ đề của tên tài liệu

HTML là công cụ tra cứu để người dùng tin và cán bộ thư viện sử dụngtìm tin và sưu tầm tài liệu Đối với người dùng tin, HTML là phương tiện tracứu thông dụng, phù hợp với tâm lý, thói quen của đại bộ phận người dùngtin Đối với cán bộ thư viện HTML hỗ trợ trong công tác xử lý tài liệu như

mô tả, phân loại, định chủ đề, vạch kế hoạch bổ sung và thanh lọc tài liệu.Một trong những phương tiện có hiệu lực nhất để giới thiệu nội dung khosách, giúp người đọc lựa chọn sách là mục lục thư viện HTML của Thư viện

Tạ Quang Bửu được đặt ở tiền sảnh tầng 1 nơi thuận tiện cho người dùng tin

có thể tiến hành tra tìm tài liệu khi đến Thư viện Việc tổ chức các phích mô

tả trong HTML tuân theo quy tắc mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD ápdụng vào Việt nam Các phích mô tả trong HTML có khổ cỡ thống nhất, cụthể là: “chiều dài là 12,5 cm; chiều rộng 7,5 cm Trên phích có hai vạch kẻdọc, vạch kẻ dọc thứ nhất cách mép trái phích 2,5 cm, vạch kẻ dọc thứ haicách vạch dọc thứ nhất 1 cm Vạch kẻ ngang cách mép trên của phích mô tả1,5 cm” HTML bao gồm mục lục chữ cái (MLCC) và mục lục phân loại(MLPL), về cơ bản có cấu tạo giống nhau từ cách sử dụng phích tiêu đề đếnviệc sắp xếp các phích mô tả trong mục lục

 Mục lục chữ cái

MLCC giữ vị trí quan trọng, nó phản ánh đầy đủ, toàn diện vốn tài liệucủa Thư viện Đối với người dùng tin, MLCC là loại mục lục sử dụng đơngiản nhất Người dùng tin khi biết tác giả hoặc nhan đề của tài liệu quaMLCC sẽ tìm được tài liệu họ cần, tìm được một cách đầy đủ các tác phẩmcủa một tác giả MLCC giúp người dùng tin thoả mãn những câu hỏi có haykhông có một tài liệu nào đó mà người dùng tin đã biết, có các tài liệu nàocủa những người khác viết về tác giả đó

MLCC là tập hợp các phiếu mô tả tài liệu được sắp xếp theo trật tự chữcái của tiêu đề mô tả (Tiêu đề mô tả có thể là tên tác giả hoặc tên tài liệu) MLCC giữ vị trí quan trọng, nó phản ánh đầy đủ, toàn diện vốn tài liệucủa Thư viện Đối với người dùng tin MLCC là loại mục lục sử dụng đơngiản nhất Người dùng tin khi biết tác giả hoặc nhan đề của tài liệu quaMLCC sẽ tìm được tài liệu họ cần, tìm được một cách đầy đủ các tác phẩmcủa một tác giả MLCC giúp người dùng tin thoả mãn những câu hỏi có haykhông có một tài liệu nào đó mà người dùng tin đã biết, có các tài liệu nàocủa những người khác viết về tác giả đó

MLCC của thư viện Trường ĐHBK HN gồm 2 bộ phận: mục lục tênsách và mục lục tên tác giả Kho sách của thư viện Trường ĐHBK HN cókhối lượng phong phú, tập trung tài liệu của nhiều ngôn ngữ khác nhau, nênMLCC được tổ chức theo ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng gốc Latinh và tiếngNga) kết hợp với loại hình tài liệu

a Thành phần:

MLCC của thư viện Trường ĐHBK HN gồm:

- Mục lục chữ cái tiếng Việt

+ Mục lục chữ cái tên tác giả sách tham khảo

+ Mục lục chữ cái tên tác giả sách giáo trình Trường ĐHBK HN + Mục lục chữ cái tên tác giả sách giáo trình Bộ đại học

+ Mục lục chữ cái tên tác giả luận văn cao học

+ Mục lục chữ cái tên tác giả luận án tiến sĩ

+ Mục lục chữ cái tên sách tham khảo

+ Mục lục chữ cái tên tạp chí

+ Mục lục chữ cái tên sách giáo trình Trường ĐHBK HN

+ Mục lục chữ cái tên sách giáo trình Bộ đại học

+ Mục lục chữ cái tên luận văn cao học

+ Mục lục chữ cái tên luận án tiến sĩ

- Mục lục chữ cái tiếng gốc Latinh

+ Mục lục chữ cái tên tác giả

+ Mục lục chữ cái tên sách

- Mục lục chữ cái tiếng Nga

+ Mục lục chữ cái tên tác giả

+ Mục lục chữ cái tên sách

Cách tổ chức MLCC theo ngôn ngữ kết hợp với loại hình tài liệu ởThư viện Tạ Quang Bửu tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin lựa chọntài liệu phù hợp với nhu cầu Khi muốn sử dụng tài liệu bằng ngôn ngữ nào

họ sẽ tra cứu theo mục lục của ngôn ngữ đó, do đó giảm bớt được thời gian

và công sức trong quá trình tra tìm tài liệu

b.Cấu tạo: MLCC của TVTQB có 2 hệ thống phích gồm:

1 Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm

2 Vùng lần xất bản

3.Vùng thông tin đặc thù (dùng cho ấn phẩm tiếp tục và tài liệuchuyên dạng)

4 Vùng xuất bản, phát hành

5 Vùng mô tả vật lý

6 Vùng tùng thư

7 Vùng phụ chú

8 Vùng chỉ số tiêu chuẩn và điều kiện có được tài liệu

Thư viện Tạ Quang Bửu -Trường ĐHBK HN tiến hành xây dựng phích

mô tả chính cho các tài liệu có tác giả cá nhân, tác giả tập thể và cho tên sách(đối với những tên sách có từ 4 tác giả trở lên hoặc sách không có tác giả) và

mô tả tài liệu đặc biệt

* Phích mô tả tài liệu có tác giả cá nhân

Đối với tài liệu có tác giả cá nhân Thư viện tiến hành mô tả đảo Tác giả

là người Việt nam có 2 trường hợp:

+ Trường hợp tên tác giả chỉ có 2 từ như Xuân Diệu, Nguyễn An,Trịnh Phôi thì được mô tả theo thứ tự: Họ - tên Chẳng hạn muốn tìm tất cảtác phẩm của Nguyễn An, người dùng tin vào mục lục chữ cái tên tác giả, rồitìm ở vần Ng sẽ tìm thấy các tác phẩm của ông

Hình 3: Tài liệu mô tả tên tác giả có hai từ

+ Trường hợp tên tác giả có đủ cả tên họ - tên đệm - tên riêng thì ápdụng quy tắc mô tả đảo theo thứ tự tên riêng - tên họ - tên đệm ở dòng đầutiên tính từ vạch dọc thứ nhất:

VD 1: Tài liệu có 1 tác giả

VD 2: Tài liệu có 2 tác giả

Hình 5: Tài liệu có 2 tác giả

VD 3: Tài liệu có 3 tác giả

Hình 6: Tài liệu có 3 tác giả

Mô tả theo tên tác giả cá nhân là người nước ngoài (Anh, Pháp Đức )cũng giống nhưng mô tả theo tên tác giả cá nhân là người Việt Nam cũngtrình bày theo trình tự tên riêng - tên họ - tên đệm Phần tên đệm có thể viếttắt, viết hoa ở chữ cái đầu của họ, các chữ khác viết thường

VD 4: Tài liệu có tên tác giả nước ngoài

6C4.1

GL 413

Giép – to – nốp (P.P)

Hợp kim đúc / P.P Giép - to - nốp; Ng d :Trịnh Ngọc Hữu.- H : Khoa học 1962.-

T 1-3.- (Công nghiệp sản xuất đúc) T.1 : Tính chất chung của hợp kim.-

128 tr : 1phụ bản T.2: Nấu kim đúc.- 134 tr

Hình 8: Tài liệu có nhiều tập

* Phích mô tả tài liệu có tác giả tập thể

Đối với tài liệu có tên tác giả tập thể, Thư viện tiến hành lập phiếu mô

tả đối với tài liệu chính thức, các văn kiện có tính chất chỉ đạo của các cơquan, đoàn thể, tổ chức Phích mô tả lấy tên tác giả tập thể làm tiêu đề mô

tả cũng giống như mô tả sách có tác giả cá nhân chỉ khác là viết hoa ở tất cảcác chữ cái đầu của từ Trong trường hợp tên tác giả tập thể dài quá xuốngdòng thứ 2 thì phải viết từ vạch dọc thứ 2

thì phải viết từ vạch dọc thứ 2, cách 0,5 cm VD:

6V4 2

HH 22

Bộ Giao Thông Vận Tải và Bưu Điện

Điều lệ chức trách thuyền viên trên tàu biểnViệt Nam / Bộ Giao Thông vận tải và Bưu điện.-H.: Bộ GTVT, 1990.- 102 tr

Hình 9: Tài liệu có tác giả tập thể

* Phích mô tả tài liệu không có tác giả và tài liệu có từ 4 tác giả trở lên

Đối với các tài liệu không có tên tác giả hoặc có 4 tác giả trở lên, Thưviện lập phích mô tả theo tên nhan đề chính Nhan đề chính của phích mô tảtheo tên tài liệu được ghi trên dòng ngang thứ nhất, bắt đầu từ cột dọc thứhai Sau đó là các vùng và các yếu tố tiếp theo giống như cách mô tả ở phích

mô tả chính theo tên tác giả cá nhân

TĐ 178/A

Từ điển pháp luật Anh - Việt = Legal

dictionary English - Vietnamese / Nguyễn Thế

Kỷ, Phạm Quốc Tuấn, Lương Hữu Định,Nguyễn Việt Khương.- H : Khoa học xã hội,1997.- 457 tr ; 22 cm

Hình 10: Tài liệu có 4 tác giả

* Phích mô tả xuất bản phẩm tiếp tục (tạp chí)

Thư viện tiến xây dựng phích mô tả cho các loại tạp chí tiếng việt vàtiếng nước ngoài Các vùng và các yếu tố mô tả chia làm hai vùng bao gồmphần chung và phần riêng

E728 Meeting on atomic energy.- Vienna:

International atomicenergy agency, 1990 1990: Vol22: 2 3 4

1991: Vol 23: 1 2 3 4

2004: Vol 36: 1 2

Hình 11: Mô tả xuất bản phẩm tiếp tục

 Hệ thống phích tiêu đề

Thư viện sử dụng các phích tiêu đề để phân định giới hạn các phích mô

tả trong hộp phích Phích tiêu đề có tác dụng hỗ trợ thao tác tra cứu của cán

bộ thư viện và người dùng tin từ đó rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu và tăng

tính chính xác trong qúa trình tìm tin Việc sử dụng số lượng phích tiêu đềphụ thuộc vào số lượng tài liệu có trong kho tài liệu, mục lục càng lớn càngcần nhiều phích tiêu đề MLCC Thư viện Tạ Quang Bửu thông thường cứkhoảng 50 đến 60 phích thì lập một phích tiêu đề Phích tiêu đề được làmbằng bìa cứng mầu trắng, kích thước giống như phích mô tả bình thườngnhưng có thêm phần mào phích Hệ thống phích tiêu đề có 2 loại: phích tiêu

đề chính và phích tiêu đề phụ

* Phích tiêu đề chính

Có tác dụng phân định giới hạn các chữ cái, loại này có phần mào phíchnhô ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng của phích Trên phần nhô lên ghi các chữcái để phân cách các phích mô tả bắt đầu một chữ cái này đến một chữ cáikhác Ví dụ: A- C, K- P hoặc các tác giả nổi tiếng, cơ quan, tổ chức quantrọng

Hình 12 : Phích tiêu đề chính

 Phích tiêu đề phụ

Phích tiêu phụ có mào nhỏ nằm ở lệch trái hoặc lệch phải chiếm 1/3hoặc 1/4 chiều rộng của phích, trên mào phích có vần chữ cái đầu ghépnguyên âm và phụ âm sử dụng để phân biệt các phích bắt đầu bằng vần này,đến vần kia, nhằm để phân nhóm chi tiết

A

Hình 13: Phích tiêu đề phụ

c Cách sắp xếp phích:

Trong MLCC, vị trí các phích mô tả được sắp xếp ở đâu là căn cứ theovần chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả tức là (theo tên riêng - tên họ - tênđệm của tác giả cá nhân, tác giả tập thể, hoặc chữ cái đầu của tên tài liệu).Nếu chữ cái đầu tiên giống nhau thì xếp theo chữ cái thứ 2, nếu chữ cái thứ 2cũng giống nhau xếp theo chữ cái thứ 3, thứ 4 và trong các tiếng giốngnhau thì xếp theo thứ tự các dấu: tiếng không dấu xếp trước, rồi đến tiếng códấu huyền, sắc, hỏi, ngã, nặng theo bảng chữ cái của từng ngôn ngữ

- Trong MLCC tiếng Nga các phích mô tả được xếp theo bảng chữ cáikiril

- Trong MLCC tiếng gốc Latinh các phích mô tả được xếp theo bảngchữ cái La tinh (a, b, c )

- Trong MLCC tiếng Việt các phích mô tả được sắp xếp theo bảng chữcái tiếng Việt (a, ă, â, b, c )

Đối với các tác giả có nhiều tên gọi khác nhau, các tác giả nước ngoàiđược dịch và phiên âm theo nhiều cách khác nhau thì các phích liên quan tớicác tác phẩm hay bản thân họ được xếp dưới một tên thông dụng nhất và lậpphích chỉ chỗ cho các tên khác Các tài liệu có bộ, tập được xếp theo thứ tựtập nhỏ đến tập lớn

Trong trường hợp tiêu đề mô tả bắt đầu bằng số, thì được đánh vần rachữ rồi mới xếp phích vào hộp

An

Hình 14: Tiêu đề mô tả bắt đầu bằng số

Trường hợp tên tài liệu bắt đầu bằng chữ giáo trình (tài liệu tiếng Việt),hoặc bắt đầu bằng các mạo từ the, a, le, les, der (sách tiếng gốc Latinh) thìkhi xếp phích các từ này không được coi là cơ sở để sắp xếp mà sẽ căn cứvào từ tiếp theo sau đó

Các phích mô tả tạp chí trong MLCC tạp chí được sắp xếp theo số đăng

ký của tạp chí Ví dụ tạp chí D 300 xếp trước D 301 MLCC tạp chí được tổchức theo ngôn ngữ của các loại tạp chí có trong Thư viện, các phích mô tảđược xếp theo vần chữ cái tên tạp chí theo đúng thứ tự vần chữ cái a, b, c tên của tạp chí Ví dụ Tạp chí Ecodecision xếp trước tạp chí Economie del’nergie

 Mục lục phân loại.

Mục lục phân loại hay còn gọi là mục lục hệ thống là tập hợp các phiếu

mô tả, tài liệu được sắp xếp theo trật tự môn loại được sử dụng để trả lời cáccâu hỏi về tài liệu gốc có ở trong kho theo một lĩnh vực tri thức

Các tài liệu của Thư viện được phân loại theo ký hiệu của Bảng phânloại 19 lớp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 2002 dùng chocác thư viện khoa học tổng hợp Ký hiệu của bảng là ký hiệu hỗn hợp: chữ

số kết hợp với chữ cái Các lớp cơ bản của bảng phân loại 19 lớp có ký hiệu

cụ thể như sau:

0 Tổng loại

1 Triết học Logic Tâm lý học

2 Chủ nghĩa vô thần Tôn giáo

3K Chủ nghĩa Mac – Lênin

Đ Văn học thiếu nhi

a Thành phần: MLPL của Thư viện Tạ Quang Bửu gồm:

- Mục lục phân loại sách tiếng Việt

+ Mục lục phân loại sách tham khảo

+ Mục lục phân loại sách giáo trình Trường ĐHBK HN

+ Mục lục phân loại sách giáo trình Bộ đại học

+ Mục lục phân loại luận văn cao học

+ Mục lục phân loại luận án tiến sĩ

- Mục lục phân loại sách tiếng gốc Latinh

- Mục lục phân loại sách tiếng Nga