Công tác văn thư tại văn phòng UBND tỉnh quảng nam

Tiu lun GVHD: Phm Vn Honh Lời nói đầu t nước ta thời kỳ hội nhập xu tồn cầu, thực cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước Cơng tác quản trị văn phịng cơng tác văn thư giai đoạn hội nhập biện pháp thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan hành Nhà nước Với mục đích phải nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động, bước đại hóa hành chính, chuyển đổi máy hành theo hướng chuyên nghiệp với chức phục vụ có hiệu cho nhu cầu người dân Mặt khác, làm tốt công tác quản trị văn phịng cơng tác văn thư góp phần tích cực q trình hội nhập nói chung nâng cao hiệu lực hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng Bởi lẽ làm tốt công tác văn thư đảm bảo thông tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan, nâng cao chất lượng hoạt động quan nói riêng nhà nước nói chung Tích cực góp phần vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - thói quen cố hữu hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động quan hành Nhà nước Như vậy, nhận thấy tầm quan trọng công tác quản trị văn phịng cơng tác văn thư quản lý hành với kiến thức học, tiếp cận thực tế qua đợt thực tế nhóm chọn đề tài: “Cơng tác Văn thư Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam” để làm nội dung cho tiểu luận nhóm em gồm: Tiểu luận gồm nội dung sau: Phần I: Khảo sát quan Phần II: Thực trạng công tác Văn thư UBND tỉnh Quảng Nam Phần III: Kết luận kiến nghị Trong trình thực tế quan tâm anh chị, cô UBND tỉnh Quảng Nam giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn thầy Phạm Văn Hồnh, giúp em hoàn thành thực tế Do thời gian nghiên cứu thực tế ngắn kiến thức cịn hạn chế, tiểu luận thực tế khơng khỏi có thiếu sót định Rất mong dẫn tận tình từ quý quan thầy giáo nhóm để viết hồn thiện Nhóm Em xin chân thành cảm ơn! Quảng Nam, ngày 12 tháng 11 năm 2011 NHÓM THỰC HIỆN Nhóm 1 Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hồnh PHẦN I KHẢO SÁT CHUNG VỀ CƠ QUAN I GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN: Quảng Nam tỉnh chia tách từ tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng cũ, vào ngày 01 tháng 01 năm 1997 chia thành hai đơn vị hành trực thuộc Trung ương thành phố Đà Nẵng tỉnh Quảng Nam theo Quyết định số: 965/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 1996 Thủ tướng Chính phủ việc định thành lập UBND lâm thời tỉnh Quảng Nam II VỊ TRÍ VÀ NHIỆM VỤ Vị trí chức - Văn phịng Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Nam quan chuyên môn, ngang Sở, máy giúp việc Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh (bao gồm Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh) - Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu tổng hợp, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức hoạt động chung Uỷ ban nhân dân tỉnh; tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho họat động UBND tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh - Văn phịng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND tỉnh; đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Văn phịng Chính phủ Nhiệm vụ quyền hạn a Tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh - Xây dựng, quản lý chương trình cơng tác Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật - Theo dõi, đôn đốc Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố thực chương trình cơng tác Ủy ban nhân dân tỉnh Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh - Phối hợp thường xuyên với Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố q trình chuẩn bị hồn chỉnh đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, định theo quy định pháp luật - Thẩm tra trình tự, thủ tục chuẩn bị có ý kiến đánh giá độc lập đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, báo cáo quan trọng theo chương Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hồnh trình cơng tác Ủy ban nhân dân tỉnh công việc khác Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố liên quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh - Xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật báo cáo theo phân công Ủy ban nhân dân tỉnh - Chủ trì, phối hợp với Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường, họp hội nghị chuyên đề khác Ủy ban nhân dân tỉnh, họp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh b Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh - Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt đôn đốc thực chương trình cơng tác năm, tháng, q, tháng, tuần Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung đạo, điều hành Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố liên quan thời gian định - Thẩm tra trình tự, thủ tục chuẩn bị có ý kiến đánh giá độc lập đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình cơng tác Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công việc khác Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố liên quan trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh - Chủ trì soạn thảo, biên tập chỉnh sửa lần cuối dự thảo báo cáo, phát biểu quan trọng Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh - Giúp Chủ tịch UBND tỉnh đạo thực Quy chế phối hợp công tác UBND tỉnh với quan Đảng, HĐND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tổ chức trị - xã hội, Tịa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh - Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra thực công việc thuộc thẩm quyền kiểm tra Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Sở, Ban, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố liên quan để báo cáo kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh biện pháp cần thiết nhằm đôn đốc thực bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành c Bảo đảm thơng tin phục vụ cơng tác lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh - Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; thông tin để thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, quan Đảng, tổ chức liên quan tình hình kinh tế-xã hội địa phương, hoạt động Ủy ban nhân dân tỉnh, công tác lãnh đạo, đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh - Quản lý, xuất phát hành Công báo Ủy ban nhân dân tỉnh Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hồnh - Quản lý trì hoạt động mạng tin học Ủy ban nhân dân tỉnh - Quản lý tổ chức hoạt động Trang Thông tin điện tử Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cơ cấu tổ chức Các phòng ban chuyên mơn nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc văn phịng UBND tỉnh bao gồm phịng: - Phịng Hành – Tổ chức - Phòng Quản trị - Tài vụ - Phịng tiếp cơng dân - Phịng Tổng hợp - Phòng Kinh tế Tổng hợp - Phòng Kinh tế ngành - Phịng Văn xã, - Phịng Nội - Phịng Kiểm sốt thủ tục hành II VỀ VĂN PHỊNG Phịng Hành – Tổ chức thuộc thẩm quyền riêng Có chức nhiệm vụ: Phịng Hành tham mưu giúp lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh Chức - Giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiểm tra thể thức, thủ tục trước trình UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cơng tác văn phịng - Tổ chức tiếp nhậ văn đến, phát hành quản lý văn UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh - Tổ chức máy, biên chế, đào tạo, chế độ, khen thưởng, kỷ luật bảo vệ quan cán bộ, công chức, viên chức quan văn phòng Nhiệm vụ quyền hạn - Tổ chức việc tiếp nhận, phân phối văn bản, báo chí gửi đến UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phịng UBND tỉnh Thơng báo văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày; chuyển trả văn gửi đến thức, thẩm quyền; theo dõi, đơn đốc q trình xử lý văn bản, hồ sơ phòng, trung tâm thuộc văn phòng - Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành trước trình văn bản, hồ sơ cho UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh Kiểm tra hồ sơ trình chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền thủ trưởng Sở, ngành duyệt ký bảo đảm thủ tục ban hành theo quy định pháp luật Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành - Quản lý việc lập hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan bảo đảm thời gian Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu, tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu phục vụ kịp thời tra cứu cán ngồi quan văn phịng - Chủ trì phối hợp hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng văn phòng Sở, ban, ngành, văn phòng HĐND UBND huyện, thành phố - Tham mưu phối hợp với Sở Nội vụ đơn vị liên quan trình UBND tỉnh hướng dẫn UBND huyện, thành phố quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng HĐND UBND huyện, thành phố - Tham mưu tổ chức nghiên cứu thực ứng dụng đề tài nghiên cứu khoa học; ban hành quy chế làm việc văn phòng, quy chế tổ chức hoạt động đơn vị nghiệp thuộc văn phòng - Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ tiền lương chế độ, sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật - Quản lý công chức tài sản trang thiết bị giao; thực nhiệm vụ khác chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phịng UBND tỉnh giao Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành Phần II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠIVĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG NAM I HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - Công tác văn thư văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam bao gồm hoạt động chuyên môn nghiệp vụ sau: + Tiếp nhận, đăng ký văn đến + Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân + Giúp Chánh Văn phịng theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến + Tiếp nhận dự thảo văn từ phịng ban chun mơn để kiểm tra trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành + Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu ngày tháng, đóng dấu mức độ mật, khẩn + Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển giao văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu + Quản lý sổ sách đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán công chức, viên chức + Bảo quản, sử dụng dấu quan số dấu tên lãnh đạo quan lãnh đạo phòng, ban + Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trưc quan - Hiện nay, văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh có cán bố trí làm cơng tác văn thư: + Là cán thuộc biên chế văn phòng phịng Hành văn phịng UBND tỉnh Quảng Nam + Trình độ: Trung cấp, cao đẳng, đại học + Giới tính: nữ, nam + Làm việc theo chế độ thủ trưởng văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam, Chánh Văn phòng người đứng đầu, văn thư làm theo ý kiến đạo Chánh Văn phòng + Đối với phòng ban khác thuộc văn phịng UBND tỉnh văn phịng khơng phải đơn vị cấp hay cấp phòng, ban khác mối quan hệ văn thư văn phịng đơn vị thuộc phòng ban khác quan hệ phối hợp công tác + Văn thư người thường xuyên cập nhật áp dụng văn Chính phủ, Bộ Nội vụ,… quy định hướng dẫn khâu nghiệp vụ chuyên môn công tác văn thư vào thực tế văn phòng + Văn thư văn phòng UBND tỉnh năm tập huấn cơng tác văn thư Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành - Về trang thiết bị phục vụ công tác văn thư văn phịng UBND tình Quảng Nam văn thư văn phịng trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị để phục vụ cho cơng tác gồm có: + máy tính + máy in + máy fax + máy photo + điện thoại bàn + tủ đựng tài liệu, dấu II TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ: Công tác xây dựng văn - Phịng ban chun mơn xác định tên loại xử lý thơng tin sau xây dựng đề cương hồn thiện văn - Trưởng phịng phịng ban chun mơn (kiểm tra nội dung thể thức) ký tắt chuyển cho văn thư, văn thư trình lên Chánh Văn phịng kiểm tra Sau chuyển lại chuyển lại cho văn thư trình lên Chủ tịch người ủy quyền ký - Văn thư nhận theo ý kiến Chánh Văn phòng Quản lý sử dụng văn a Quản lý giải văn đến - Tất văn bản, đơn thư tài liệu gửi đến văn phòng UBND tỉnh văn thư tiếp nhận Sau tiếp nhận văn văn thư trình lên Chánh Văn phịng Chánh Văn phòng xem xét cho ý kiến phân phối, sau văn thư đăng ký vào sổ chuyển giao văn đến theo ý kiến phân phối Việc chuyển giao văn bản, văn thư phải theo dõi giải đôn đốc nhắc nhở cần thiết - Khi tiếp nhận văn đến văn thư phải có nhiệm vụ kiểm tra, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến văn Văn thư khơng bóc bì đơn thư cá nhân, văn mức độ “Mật” Bì có dấu mức độ “khẩn” bóc bì trước để giải kịp thời - Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo Thơng tư số 12/2002/TT-BCA ngày 11 tháng năm 2002 Bộ trưởng Bộ Công An hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 - Sau bóc bì văn thư tiến hành việc đóng dấu văn đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư đóng dấu “đến” ghi số đến ngày đến, kể đến trường hợp cần thiết - Chánh Văn phòng vào nội dung văn đến, quy chế làm việc văn phòng UBND tỉnh, chức nhiệm vụ phòng ban cán quan ý kiến phân phối Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành - Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “đến” Sau đăng ký văn đến vào sổ - Mẩu sổ đăng ký văn đến (trên máy) Tên Số loại Đơn Cơ ký Mức vị Số Ngày quan hiệu trích Ký độ Người Ghi đến đến ban gốc yếu nhận quan xử lý người hành văn nội trọng nhận dung VB (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) - Văn thư chuyển giao văn đến theo ý kiến đạo Chánh Văn phòng Văn phòng sử dụng sổ đăng ký làm sổ chuyển giao - Đối với văn đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi” cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định - Cán VT có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đên thời kỳ Quản lý văn a Quy trình phát hành văn Tất văn UBND tỉnh văn thư có quyền kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, để đảm bảo tính chuẩn xác thể thức trình bày văn theo thơng tư số 01 Bộ Nội Vụ, sau kiểm tra khơng có sai xót tiến hành đăng ký vào sổ văn như: ghi số, ký hiệu ngày tháng văn bản, ngày tháng văn ngày thời điểm ký ban hành văn bản, ghi nội dung văn bản, yêu cầu khác sổ đăng ký văn Ngày tháng công văn ngày phát hành văn bản, số văn lấy theo số thứ tự loại văn Mẫu bìa sổ đăng ký văn Sổ đăng ký văn UBND tỉnh chia làm 02 sổ: - Sổ đăng ký văn đi: Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Hợp đồng - Sổ đăng ký văn đi: Công văn, Thông báo, Giấy mời Mẫu sổ đăng ký văn Số, ký Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị, Số Ghi hiệu tháng trích yếu ký nhận người lượng văn văn nội dung văn nhận bản bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành Hoàn thành thủ tục lấy số, vào sổ xong văn thư tiến hành nhân tài liệu theo thành phần nhận văn thơng thường chỗ kính gửi nơi nhận với đủ số lượng cần thiết Sau nhân xong văn thư tiến hành đóng dấu quan vào văn bản, để đảm bảo tính hiệu lực pháp lý hiệu lực thi hành văn b Làm thủ tục chuyển giao văn Nguyên tắc chuyển giao văn - Mọi văn (thẩm quyền quan ban hành) phải qua văn thư để vào sổ đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi - Tất văn gửi kiểm tra nội dung, thể thức trước gửi Văn sau in ấn nhân với đủ số lượng cần thiết văn thư đóng dấu tiến hành làm thủ tục viết bì, bỏ gói văn để chuyển fax văn đi, văn hoàn thành thủ tục chuyển ngày văn ký, chậm ngày làm việc Tùy vào mức độ quan trọng văn mà văn thư tiến hành chọn cách gửi EMS, gửi bảo đảm, gửi thơng thường Văn chuyển cho nơi nhận fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Tất văn đăng ký vào sổ chuyển giao văn đi, sổ ký nhận gửi bưu điện Mẫu sổ chuyển giao văn Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận văn Ký nhận Ghi chuyển văn bản (1) (2) (3) (4) (5) Mỗi văn phải lưu hai chính, lưu văn thư quan để tiện cho việc kiểm tra thực hiện, lưu vào hồ sơ cơng việc đơn vị, phịng ban làm có trách nhiệm giải cơng việc nội dung văn Văn thư lưu gốc c Quản lý văn nội Những văn giấy tờ sổ sách sử dụng nội quan quan ban hành như: Các định nhân sự, thông báo, giấy giới thiệu, sổ văn tổ chức giống văn – đến Đối với văn mật quan phát hành năm nên văn thư khơng lập sổ riêng mà ghi chung vào sổ thường, ghi mức độ mật vào cột ghi thuận lợi cho việc tra tìm Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hồnh 3.Cơng tác lập hồ sơ Cơng tác lập hồ sơ thực theo quy định khoản 2, điều 21 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ Việc lập hồ sơ quan thực theo phương pháp lập hồ sơ hành lưu trữ tài liệu, hồ sơ phòng văn thư UBND tỉnh Văn thư tiến hành lập hồ sơ lưu trữ phòng làm việc văn thư, việc thực lập hồ sơ lưu trữ văn thư thực vào cuối tuần làm việc Hiện UBND tỉnh áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001- 2008 để quản lý, theo dõi bảo đảm chất lượng biên soạn việc lập hồ sơ a Lập hồ sơ cơng việc: Mọi cán bộ, phịng có trách nhiệm giải công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc.Việc lập hồ sơ công việc Sở cán có trách nhiệm giải cơng việc tự lập tổ chức lưu trữ Như vậy, theo quy định Nhà nước việc lập hồ sơ công việc bắt buộc Từ Thủ trưởng quan đến cán nghiên cứu, cán chuyên mơn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành phải lập hồ sơ cơng việc Việc lập hồ sơ nhiệm vụ cán lưu trữ b Lập hồ sơ hành - Việc lập hồ sơ hành cán văn thư quan, tổ chức đảm nhiệm thực Những văn đến mà quan nhận phát hành tuần văn thư tổ chức xếp lưu trữ lại vào hệ thống hồ sơ lưu trữ hành tủ đựng hồ sơ phòng văn thư Lập hồ sơ giúp cho người xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu cần, nhanh chóng tìm văn bản * Phương pháp lập hồ sơ hành: * Lập danh mục hồ sơ: * Mở hồ sơ: * Sắp xếp văn hồ sơ: - Sắp xếp theo đặc trưng quan, tác giả ban hành văn bản: - Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi văn bản: (Đặc trưng thường vận dụng để lập cho tập lưu văn ) - Sắp xếp theo số văn Nhóm 10 Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành * Khâu hoàn tất (biên mục hồ sơ) - Sau phân loại văn cán văn thư tiến hành đưa văn vào cặp hộp phân loại sẵn cất lên giá giá tủ theo thứ tự cặp hộp đánh số sẵn - Việc biên mục hồ sơ thực tập lưu công văn định quan, tính chất hai loại văn ban hành nhiều loại văn nên văn thư dự kiến phân số lượng cặp họp để bỏ lưu văn bản, tập lưu công văn định quan tổ chức lưu khối tài liệu 04 tháng ( ví dụ từ tháng 01 đến tháng 04), sau văn thư tiến hành biên mục bên ngồi tức viết thông tin phần mẫu gáy tập lưu như: từ ngày đến ngày, từ số đến số, mà khơng có biên mục bên b) Các loại cặp hồ sơ lưu trữ hành: Đối với văn đến văn thư tiến hành phân loại lưu theo đặc trưng đơn vị, tổ chức bao gồm cặp như: - Tập lưu văn đến: Quyết định, Báo cáo UBND tỉnh, - Tập lưu văn đến Bộ LĐTB&XH - Tập lưu văn đến Sở, Ban, ngành - Tập lưu văn đến Chính phủ - Tập lưu văn đến Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân Đối với văn văn thư lưu gốc, tất gốc đóng dấu tiến hành phân loại lưu trữ, việc lưu trữ văn UBND tỉnh văn thư xếp theo đặc trưng tên gọi văn bao gồm: - Tập lưu Quyết định - Tập lưu Công văn - Tập lưu Giấy mời - Tập lưu Thông báo - Tập lưu Báo cáo - Tập lưu Tờ trình Sau phân văn loại cụ thể nêu văn thư tiến hành xếp đưa văn vào cặp lưu trữ theo đặc trưng số thứ tự văn Tất văn xếp theo cách phân loại trên, cho vào kẹp ba dây, đưa lên tủ đựng phịng văn thư Ngồi bìa kẹp tập lưu hồ sơ hành khơng mẫu bìa, mà có thơng tin phần mẫu gáy kẹp Lập hồ sơ công việc UBND tỉnh thực có hạn chế, khó khăn định tổ chức lưu trữ khối hồ sơ hành thiếu diện tích phịng ban, khơng đủ kinh phí xây dựng mua sắm để tổ chức phịng kho lưu trữ, khơng có thời gian việc tổ chức giải công việc khối lượng công việc nhiều mà quan lại có ít cán làm cơng tác lưu trữ Nhóm 11 Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hồnh Nhận xét: Theo tơi việc tổ chức lưu trữ tài liệu quan chưa hoàn thiện thật tốt, việc cán văn thư kiêm lưu trữ tải không đủ thời gian để tổ chức xếp khối tài liệu quan theo biện pháp tổ chức khoa học hơn, cần phải bố trí thêm cán lưu trữ quan để làm nhiệm vụ lưu trữ cho quan tổ chức Hồ sơ phải thực lưu trữ xếp ghi danh mục, tổ chức hệ thống hóa cơng cụ tra tìm để tiện dụng cho việc tra tìm cần thiết Tình hình quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu quan thực theo Nghị định 58/2002/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ, mục điều 25, điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc bảo quản sử dụng dấu văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam tổ chức chặt chẽ khoa học, dấu cất giữ hộp tủ chắn có chìa khóa cách cẩn thận Dấu quan giao cho văn thư bảo quản, có văn thư có chìa khóa tủ đựng dấu, phép đóng dấu vào văn bản, ngoại trừ cho phép, đồng ý cán văn thư giao nhiệm vụ khơng phép đóng, quy định Văn phòng UBND tỉnh cán văn phòng chấp hành nghiêm túc a Những loại dấu UBND tỉnh: Hiện quan sử dụng chủ yếu dấu hộp có loại dấu sau: - Dấu quan ( 01 cái) - Dấu chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh VP, Trưởng phòng như: + Chủ tịch + KT Chủ tịch (phó Chủ tịch) + Thừa lệnh Chủ tịch ( chánh văn phòng ) - Dấu tên: tên Chủ tịch, phó Chủ tịch, Chánh văn phịng, Trưởng phó phịng… - Các loại dấu như: dấu công văn đến, dấu y, dấu lục, dấu mức độ khẩn, dấu nổi… b Nguyên tắc đóng dấu: - Nhìn chung việc quản lý sử dụng dấu Sở thực theo quy định nhà nước pháp luật - Việc đóng dấu UBND tỉnh thực theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ Nhóm 12 Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành c Bảo quản sử dụng dấu: - Dấu UBND tỉnh Quảng Nam cán văn thư trực tiếp quản lý sử dụng theo Điều 25, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc quản lý dấu thực nghiêm ngặt Tất loại dấu nhân viên văn thư cất vào hộp để dấu, bỏ vào ngăn tủ riêng khóa cẩn thận, cần lấy sử dụng, có cán văn thư quản lý sử dụng loại dấu Nhóm 13 Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành Phần III NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT Ưu điểm - Việc phòng ban tự soạn thỏa văn giúp giảm bớt khối lượng công việc văn thư - Văn phịng có đầy đủ trang thiết bị máy tính, máy in, máy fax… giúp cho cơng tác văn thư nhanh chóng thuận lợi - Cán văn thư có đầy đủ chun mơn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, chịu khó động cơng việc - Mỗi phận tự soạn thảo văn giúp cho phần nội dung xác - Thường xuyên cập nhật áp dụng văn quy phạm pháp luật nhà nước hướng dẫn công tác văn thư vào thực tiển quan Nhược điểm Công tác văn thư UBND tỉnh Quảng Nam thực đảm bảo cho hoạt động văn phòng UBND, nhiên số vấn đề hạn chế: - Một văn trước ban hành có nhiều người kiểm tra nhiều thời gian - Kỹ soạn thảo văn cán phòng ban hạn chế - Trang thiết bị sở vật chất máy móc phục vụ cho cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đế chất lượng cơng việc II KIẾN NGHỊ: - Cần áp dụng phần mền quản lý văn máy vi tính vào việc quản lý văn quan để việc quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng tiện lợi - Mở thêm lớp bồi dưỡng kỹ thuật trình bày văn cho cán bộ, viên chức Sở để việc xây dựng văn gặp sai sót - Cần phải có biện pháp thiết thực việc thực đào tạo huấn luyện đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn quan như: phải phổ biến cho cá nhân, chuyên viên soạn thảo văn mà toàn thể cá nhân quan từ lãnh đạo đến nhân viên biết để nhân viên cấp thực tham mưu đúng, cịn lãnh đạo phải biết văn tham mưu thực thể thức nội dung hay khơng ký để tránh tình trạng - Cần phải thay đổi lại quy trình xây dựng văn như, quán triệt kỹ thuật soạn thảo văn cho cán làm công tác soạn thảo văn cho quan, để bảo đảm khơng cịn tình trạng sai xót cơng tác soạn thảo văn bản, để đảm bảo thể thức văn nhà nước quy định Nhóm 14 Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hồnh - Cần bố trí thêm phòng lưu trữ hồ sơ bổ sung thêm cán làm công tác lưu trữ quan, - Cần có quy định chặt chẽ cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ phòng, ban lưu trữ quan Nhóm 15 Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hồnh Mục lục Lời nói đầu: PHẦN IKHẢO SÁT CHUNG VỀ CƠ QUAN I Khái quát quan II Vị trí nhiệm vụ PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠIVĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG NAM I Hoạt động quản lý công tác văn thư II Tổ chức nghiệp vụ PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ I Nhận xét II Kiến nghị Nhóm Trang Trang Trang Trang Trang Trang Trang Trang 11 Trang 10 Trang 12 16 ... tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phịng UBND tỉnh giao Nhóm Tiểu luận GVHD: Phạm Văn Hoành Phần II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠIVĂN PHỊNG UBND TỈNH QUẢNG NAM I HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ... hợp công tác + Văn thư người thư? ??ng xuyên cập nhật áp dụng văn Chính phủ, Bộ Nội vụ,… quy định hướng dẫn khâu nghiệp vụ chuyên môn công tác văn thư vào thực tế văn phòng + Văn thư văn phòng UBND. .. ký - Văn thư nhận theo ý kiến Chánh Văn phòng Quản lý sử dụng văn a Quản lý giải văn đến - Tất văn bản, đơn thư tài liệu gửi đến văn phòng UBND tỉnh văn thư tiếp nhận Sau tiếp nhận văn văn thư