Công tác văn thư tại văn phòng UBND tỉnh quảng nam

Như vậy, nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư trong quản lý hành chính hiện nay và cùng với những kiến thức đã được học, những tiếp cận thực tế qu

Lêi nãi ®Çu

Đất nước ta đang trong thời kỳ hội nhập xu thế toàn cầu, thực hiện công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước Công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư trong giai đoạn hội nhập hiện nay là một trong những biện pháp thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước Với mục đích phải nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động, từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển đổi bộ máy hành chính theo hướng chuyên nghiệp với chức năng phục vụ có hiệu quả nhất cho nhu cầu của mọi người dân

Mặt khác, làm tốt công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư sẽ góp phần tích cực trong quá trình hội nhập nói chung và nâng cao hiệu lực hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng Bởi lẽ làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin được thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản

lý của các cơ quan, nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và nhà nước nói chung Tích cực góp phần vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - một thói quen cố hữu trong nền hành chính của nước ta Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước

Như vậy, nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư trong quản lý hành chính hiện nay và cùng với những kiến thức đã

được học, những tiếp cận thực tế qua đợt thực tế nhóm đã chọn đề tài: “Công tác

Văn thư tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam” để làm nội dung cho bài tiểu

luận của nhóm em gồm:

Tiểu luận gồm những nội dung như sau:

Phần I: Khảo sát về cơ quan

Phần II: Thực trạng công tác Văn thư tại UBND tỉnh Quảng Nam.

Phần III: Kết luận và kiến nghị

Trong quá trình thực tế được sự quan tâm của các anh chị, cô chú trong UBND tỉnh Quảng Nam và sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn thầy Phạm Văn Hoành, đã giúp em hoàn thành bài thực tế này Do thời gian nghiên cứu thực

tế ngắn và kiến thức còn hạn chế, cho nên tiểu luận thực tế không khỏi có những thiếu sót nhất định Rất mong được sự chỉ dẫn tận tình từ quý cơ quan và thầy giáo cùng các nhóm để bài viết được hoàn thiện hơn

Nhóm Em xin chân thành cảm ơn!

Quảng Nam, ngày 12 tháng 11 năm 2011

NHÓM THỰC HIỆN

KHẢO SÁT CHUNG VỀ CƠ QUAN

I GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN:

Quảng Nam là tỉnh mới được chia tách từ tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng cũ, vào ngày 01 tháng 01 năm 1997 được chia thành hai đơn vị hành chính trực thuộc Trung ương là thành phố Đà Nẵng và tỉnh Quảng Nam theo Quyết định số: 965/QĐ-TTg ngày 28 tháng 12 năm 1996 của Thủ tướng Chính phủ về việc chỉ định thành lập UBND lâm thời tỉnh Quảng Nam

II VỊ TRÍ VÀ NHIỆM VỤ

1 Vị trí và chức năng.

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Nam là cơ quan chuyên môn, ngang Sở, là bộ máy giúp việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh (bao gồm các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh)

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp

Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân tỉnh; tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho họat động của UBND tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Văn phòng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh; sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ

2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

a Tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh

- Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật

- Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Phối hợp thường xuyên với các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các

đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan trọng theo chương

trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, Ban, ngành,

Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố liên quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh

- Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các báo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh

- Chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

b Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và đôn đốc thực hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố liên quan trong từng thời gian nhất định

- Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác của Chủ tịch

Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc khác do các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố liên quan trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo, các bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Giúp Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo thực hiện các Quy chế phối hợp công tác giữa UBND tỉnh với các cơ quan của Đảng, HĐND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc

và các tổ chức chính trị - xã hội, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh

- Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra thực hiện những công việc thuộc thẩm quyền kiểm tra của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối với các Sở, Ban, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố liên quan để báo cáo và kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh các biện pháp cần thiết nhằm đôn đốc thực hiện và bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính

c Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; thông tin để các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, các cơ quan của Đảng, các tổ chức liên quan về tình hình kinh tế-xã hội của địa phương, hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Quản lý tổ chức và hoạt động của Trang Thông tin điện tử của Văn phòng

Ủy ban nhân dân tỉnh

3 Cơ cấu tổ chức.

Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc của văn phòng UBND tỉnh bao gồm 9 phòng:

- Phòng Hành chính – Tổ chức

- Phòng Quản trị - Tài vụ

- Phòng tiếp công dân

- Phòng Tổng hợp

- Phòng Kinh tế Tổng hợp

- Phòng Kinh tế ngành

- Phòng Văn xã,

- Phòng Nội chính

- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính

II VỀ VĂN PHÒNG.

Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc thẩm quyền riêng Có chức năng nhiệm vụ: Phòng Hành chính tham mưu giúp lãnh đạo văn phòng UBND tỉnh

1 Chức năng.

- Giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh kiểm tra về thể thức, thủ tục trước khi trình UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng

- Tổ chức tiếp nhậ văn bản đến, phát hành và quản lý các văn bản của UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh

- Tổ chức bộ máy, biên chế, đào tạo, chế độ, khen thưởng, kỷ luật và bảo vệ

cơ quan của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan văn phòng

2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

- Tổ chức việc tiếp nhận, phân phối văn bản, báo chí gửi đến UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh Thông báo các văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày; chuyển trả văn bản gửi đến không đúng thể thức, thẩm quyền; theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý văn bản, hồ sơ ở các phòng, trung tâm thuộc văn phòng

- Kiểm tra về thể thức, thủ tục ban hành trước khi trình các văn bản, hồ sơ cho UBND tỉnh, chủ tịch UBND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh Kiểm tra hồ sơ trình được chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền thủ trưởng các Sở, ngành duyệt ký bảo đảm đúng thủ tục ban hành theo quy định của pháp luật

- Quản lý việc lập hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào lưu trữ cơ quan bảo đảm thời gian Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu, tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu phục vụ kịp thời tra cứu của cán bộ trong và ngoài cơ quan văn phòng

- Chủ trì phối hợp hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với văn phòng các Sở, ban, ngành, văn phòng HĐND và UBND các huyện, thành phố

- Tham mưu phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan trình UBND tỉnh hướng dẫn UBND huyện, thành phố quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng HĐND và UBND huyện, thành phố

- Tham mưu tổ chức nghiên cứu thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học; ban hành các quy chế làm việc của văn phòng, quy chế tổ chức

và hoạt động của các đơn vị sự nghiệp thuộc văn phòng

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý các bộ công chức cũng như tài sản và trang thiết bị được giao; thực hiện những nhiệm vụ khác do chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh giao

Phần II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠIVĂN PHÒNG UBND TỈNH QUẢNG NAM.

I HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

- Công tác văn thư tại văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam bao gồm các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ sau:

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

+ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân

+ Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến + Tiếp nhận các dự thảo văn bản từ các phòng ban chuyên môn để kiểm tra

và trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày tháng, đóng dấu mức độ mật, khẩn

+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu

+ Quản lý sổ sách đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và một số con dấu tên của lãnh đạo cơ quan và các lãnh đạo phòng, ban

+ Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trưc cơ quan

- Hiện nay, tại văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có 6 cán bộ được bố trí làm công tác văn thư:

+ Là cán bộ thuộc biên chế văn phòng phòng Hành chính của văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam

+ Trình độ: Trung cấp, cao đẳng, đại học

+ Giới tính: 5 nữ, 1 nam

+ Làm việc theo chế độ thủ trưởng tại văn phòng của UBND tỉnh Quảng Nam, Chánh Văn phòng là người đứng đầu, văn thư làm theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng

+ Đối với các phòng ban khác thuộc văn phòng UBND tỉnh thì văn phòng không phải là đơn vị cấp trên hay cấp dưới của phòng, ban khác do đó mối quan hệ văn thư của văn phòng và các đơn vị thuộc phòng ban khác là quan hệ phối hợp công tác

+ Văn thư là người thường xuyên cập nhật và áp dụng các văn bản mới của Chính phủ, Bộ Nội vụ,… quy định hướng dẫn về các khâu nghiệp vụ chuyên môn của công tác văn thư vào thực tế của văn phòng

+ Văn thư của văn phòng UBND tỉnh hằng năm cũng được tập huấn về công tác văn thư

- Về trang thiết bị phục vụ công tác văn thư tại văn phòng UBND tình Quảng Nam văn thư của văn phòng được trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết

bị để phục vụ cho công tác của mình gồm có:

+ 6 máy tính

+ 2 máy in

+ 1 máy fax

+ 1 máy photo

+ 4 điện thoại bàn

+ 5 tủ đựng tài liệu, con dấu

II TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ:

1 Công tác xây dựng văn bản.

- Phòng ban chuyên môn xác định tên loại và xử lý thông tin sau đó xây dựng đề cương và hoàn thiện văn bản

- Trưởng phòng các phòng ban chuyên môn (kiểm tra nội dung và thể thức) ký tắt chuyển cho văn thư, văn thư trình lên Chánh Văn phòng kiểm tra Sau đó chuyển lại chuyển lại cho văn thư trình lên Chủ tịch hoặc người được ủy quyền ký

- Văn thư nhận theo ý kiến của Chánh Văn phòng

2 Quản lý và sử dụng văn bản.

a Quản lý và giải quyết văn bản đến.

- Tất cả các văn bản, đơn thư và tài liệu gửi đến văn phòng UBND tỉnh do văn thư tiếp nhận Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư trình lên Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng xem xét và cho ý kiến phân phối, sau đó văn thư đăng ký vào sổ

và chuyển giao văn bản đến theo ý kiến phân phối Việc chuyển giao văn bản, văn thư phải theo dõi giải quyết và đôn đốc nhắc nhở khi cần thiết

- Khi tiếp nhận văn bản đến văn thư phải có nhiệm vụ kiểm tra, phân loại sơ

bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến của văn bản Văn thư không được bóc bì các đơn thư cá nhân, văn bản chỉ mức độ “Mật” Bì có dấu chỉ mức độ

“khẩn” được bóc bì trước để giải quyết kịp thời

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 11 tháng 9 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công An hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002

- Sau khi bóc bì văn thư tiến hành việc đóng dấu văn bản đến Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu “đến” ghi số đến và ngày đến, kể cả giờ đến trong các trường hợp cần thiết

- Chánh Văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của văn phòng UBND tỉnh, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban của từng cán

bộ trong cơ quan để cho ý kiến phân phối

- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “đến” Sau đó đăng ký văn bản đến vào sổ

- Mẩu sổ đăng ký văn bản đến (trên máy)

Số

đến

Ngày

đến

Cơ quan ban hành

Số và ký hiệu gốc văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung VB

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Mức độ quan trọng

Người

xử lý

Ghi chú

- Văn thư chuyển giao văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Văn phòng sử dụng sổ đăng ký làm sổ chuyển giao

- Đối với văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi” cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

- Cán bộ VT có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đên trong từng thời kỳ

2 Quản lý văn bản đi.

a Quy trình phát hành văn bản đi.

Tất cả các văn bản đi của UBND tỉnh văn thư đều có quyền kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, để đảm bảo tính chuẩn xác về thể thức trình bày văn bản theo đúng thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ, sau khi đã kiểm tra nếu không có

gì sai xót thì tiến hành đăng ký vào sổ văn bản đi như: ghi số, ký hiệu và ngày tháng của văn bản, ngày tháng của văn bản đi là ngày thời điểm ký ban hành văn bản, ghi nội dung văn bản, và các yêu cầu khác trong sổ đăng ký văn bản đi Ngày tháng của công văn là ngày phát hành văn bản, số của văn bản đi được lấy theo số thứ tự của từng loại văn bản

Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi

Sổ đăng ký văn bản đi của UBND tỉnh được chia làm 02 sổ:

- Sổ đăng ký văn bản đi: Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Hợp đồng

- Sổ đăng ký văn bản đi: Công văn, Thông báo, Giấy mời

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Số, ký

hiệu

Ngày

tháng

Tên loại và trích yếu

Người ký

Nơi nhận

Đơn vị, người

Số lượng

Ghi chú

bản

văn bản

bản

nhận bản lưu

bản

Hoàn thành các thủ tục lấy số, vào sổ xong thì văn thư tiến hành nhân bản tài liệu theo thành phần nhận trong văn bản thông thường là dưới chỗ kính gửi và nơi nhận với đủ số lượng cần thiết

Sau khi nhân bản xong thì văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan vào văn bản,

để đảm bảo tính hiệu lực pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản

b Làm thủ tục chuyển giao văn bản đi

Nguyên tắc chuyển giao văn bản đi

- Mọi văn bản đi (thẩm quyền cơ quan ban hành) đều phải qua văn thư để vào sổ đăng ký, đóng dấu và làm các thủ tục gửi đi

- Tất cả các văn bản gửi đi được kiểm tra về nội dung, thể thức trước khi gửi Văn bản đi sau khi in ấn và nhân bản với đủ số lượng cần thiết thì văn thư sẽ đóng dấu và tiến hành làm các thủ tục viết bì, bỏ gói văn bản để chuyển fax văn bản đi, văn bản được hoàn thành thủ tục và chuyển ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Tùy vào mức độ quan trọng của văn bản đi mà văn thư tiến hành chọn cách gửi EMS, gửi bảo đảm, gửi thông thường Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh

Tất cả các văn bản đi đều được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi, và sổ

ký nhận gửi bưu điện

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi

Ngày

chuyển

Số, ký hiệu văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận Ghi chú

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản chính, một bản lưu ở văn thư cơ quan để tiện cho việc kiểm tra thực hiện, một bản lưu vào hồ sơ công việc của đơn

vị, phòng ban làm ra và có trách nhiệm giải quyết công việc trong nội dung văn bản Văn thư lưu bản gốc

c Quản lý văn bản nội bộ

Những văn bản giấy tờ sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan do chính cơ quan ban hành như: Các quyết định nhân sự, thông báo, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản được tổ chức giống văn bản đi – đến

Đối với văn bản mật đi trong cơ quan phát hành mỗi năm là rất ít nên văn thư không lập sổ riêng mà ghi chung vào sổ thường, ghi mức độ mật vào cột ghi chú thuận lợi cho việc tra tìm

3.Công tác lập hồ sơ.

Công tác lập hồ sơ được thực hiện theo quy định tại khoản 2, điều 21 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ

Việc lập hồ sơ tại cơ quan được thực hiện theo phương pháp lập hồ sơ hiện hành và lưu trữ tài liệu, hồ sơ tại phòng văn thư UBND tỉnh

Văn thư tiến hành lập hồ sơ lưu trữ tại phòng làm việc của văn thư, việc thực hiện lập hồ sơ lưu trữ được văn thư thực hiện vào cuối mỗi tuần làm việc

Hiện tại UBND tỉnh đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001- 2008 để quản lý, theo dõi và bảo đảm chất lượng biên soạn trong việc lập hồ sơ

a Lập hồ sơ công việc:

Mọi cán bộ, các phòng có trách nhiệm giải quyết công việc đều phải tiến hành lập hồ sơ công việc.Việc lập hồ sơ công việc tại Sở do các cán bộ có trách nhiệm giải quyết công việc tự lập và tổ chức lưu trữ

Như vậy, theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp

vụ, các nhân viên văn thư hành chính đều phải lập hồ sơ công việc của mình Việc lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ

b Lập hồ sơ hiện hành.

- Việc lập hồ sơ hiện hành được cán bộ văn thư cơ quan, tổ chức đảm nhiệm

và thực hiện Những văn bản đến mà cơ quan nhận được và đã phát hành trong một tuần sẽ được văn thư tổ chức sắp xếp lưu trữ lại vào hệ thống hồ sơ lưu trữ hiện hành trên tủ đựng hồ sơ của phòng văn thư Lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của

sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản

* Phương pháp lập hồ sơ hiện hành:

* Lập danh mục hồ sơ:

* Mở hồ sơ:

* Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ:

- Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan, tác giả ban hành văn bản: