Quản lý điểm

Quản lý điểm

Lời nói đầu

Đất nớc ta đang bớc sang một giai đoạn mới đó là giai đoạn tăng tốc nền kinh tế, đa nền kinh tế đất nớc đuổi kịp các nớc trong khu vực và trên thế giới Một nhân tố vô cùng quan trọng trong quá trình đổi mới đất nớc là ứng dụng các thành tựu khoa học vào quản lý ngày nay, nền khoa học thế giới đang trải qua những biến đổi sâu sắc Cuộc cánh mạng tự động hoá và tin học hoá đang làm thay đổi mọi hoạt động của con ngời.

Hệ thống thông tin ngày càng phát triển với qui mô rộng lớn và chất lợng ngày càng cao Tin học phát triển thì những ứng dụng của nó đợc mở rộng ở mức độ cao hơn, tối u hơn, hiện đại hơn Nó giúp cho con ngời học tập, làm việc, vui chơi giải trí khoa học, trí tuệ và hiệu quả cao hơn Công nghệ thông tin đợc sử dụng rầt nhiều vào các ngành khoa học kỹ thuật Một trong những ứng dụng của nó là việc áp dụng vào công tác quản lý các hoạt động đời sống kinh tế xã hội Thông tin đợc biểu diễn, lu dữ dới dạng thuật toán và chơng trình trên một hệ cơ sở dữ liệu đã giúp quản lý một khối lợng đáng kể các công việc liên quan đến công tác quản lý.

Do nhu cầu phát triển đất nớc, GD & ĐT của nớc ta hiện nay không đơn thuần là phúc lợi xã hội mà đẫ trở thành động lực thúc đẩy nền kinh tế phát triển, đợc Đảng và Nhà nớc coi là: ”quốc sách hàng đầu ” để đảm bảo chất lợng giáo dục ngay trong mỗi nhà trờng phải tổ chức một cơ cấu làm việc nghiêm túc, hiệu quả, ổn định Và công tác quản lý điểm cũng không nằm ngoài yêu cầu đó, việc quản lý điểm đảm bảo chính xác, an toàn sẽ giúp phần đảm bảo quyền lợi của học sinh, bảo đảm công bằng trong học tập.việc tin học hoá công tác quản lý điểm góp phần đáng kể thực hiện mục tiêu đó

Qua quá trình học tập, với mong muốn đợc áp dụng kiến thức học đợc trong trờng để giảm đợc phần nào trong công việc của hệ thống quản lý điểm của các trờng THCS Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hà Nam đã giúp em chọn đề tài “ Quản lý điểm ” của trờng THCS Lơng Khánh Thiện để làm báo cáo tốt nghiệp.

Trong báo cáo thực tập này em xin trình bày về hệ thống thông tin của ứng dụng quản lý điểm Dự án này dựng trên mô hình quản lý điểm tại trờng THCS Nó có ờ

nghĩa thực tế rất lớn đáp ứng yêu cầu cấp thiết của việc cập nhật, lu trữ và tổng kết điểm của giáo vụ nhà trờng mà từ trớc tới nay phải thực hiện thủ công bằng tay tốn rất nhiều thời gian, công sức và không đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp vụ Báo cáo này có nhiệm vụ tạo ra một phần ứng dụng trong công tác quản lý điểm sẽ đợc tiến hành theo qui mô nhanh chóng đảm bảo chinh xác

Do điều kiện và thời gian có hạn và khả năng còn hạn chế nên bài viết của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn cho em những lời khuyên và kinh nghiệm quý báu để em phần nào có đợc vốn kiến thức nâng cao trình độ cho công việc sau này khi đi làm thực tế.

Chơng i: khảo sát nghiệp vụ đề tài

Việc áp dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý điểm không thể tách rời thc tế Muốn xây dựng hệ thống thông tin quản lý tốt, có hiệu quả thì việc trớc hết ngời thiết kế hệ thống phải hiểu rõ và nắm bắt đợc nguyên lý hoạt động cụ thể của hệ thống hiện hành.

I khảo sát và đánh giá hiện trạng, hoạt động của hệ thống quản lý điểm tại trờng THCS

1 Hiện trạng hoạt động của hệ thống

Trờng THCS Lơng Khánh Thiện có qui mô đào tạo tơng đối lớn vì vậy công tác quản lý điểm đợc làm tốt sẽ góp phần đa hoạt động của nhà trờng đi vào ổn định Công việc đầu tiên của công tác quản lý điểm là tiếp nhận hồ sơ trúng tuyển của học sinh trong kỳ thi tuyển sinh năm học mới của nhà trờng Hồ sơ học sinh bao gồm các thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, địa chỉ ) dựa vào số l… -ợng và chất l-ợng thí sinh trúng tuyển nhà trờng sẽ tiến hành chia thành các lớp, các thông tin học sinh sẽ đợc ghi vào sổ gọi tên và ghi điểm của từng lớp, thông tin này đợc lu trong suốt quá trình học tập của học sinh tại trờng và có thể nhiều năm sau khi tốt nghiệp.

Trong quá trình học tập của học sinh tại trờng luôn cần cập nhật điểm kiểm tra cũng nh điểm học kỳ của học sinh theo từng môn học trong từng học kỳ và lu lại kết quả học tập của học sinh đó trong suốt khoá học Cụ thể là:

- Dựa vào kế hoạch giảng dậy và học tập nhận đợc từ sự chỉ đạo của sở GD & ĐT tỉnh Hà Nam, ban giám hiệu sẽ quán triệt tổ chức tại trờng Trong quá trình giảng dậy giáo viên phải thờng xuyên kiểm tra học sinh Thời gian cũng nh số lợng bài kiểm tra phải tơng ứng với số tiết của môn học theo qui định của bộ giáo dục Sau khi chấm xong bài kiểm tra giáo viên bộ môn có nhiệm vụ ghi điểm vào sổ điểm cá nhân của mình cũng nh vào sổ điểm chính của lớp Việc ghi điểm phải diễm ra thờng xuyên

Theo qui định Cuối mỗi tháng trong năm học hiệu trởng sẽ kiển tra việc ghi điểm này.

- Cuối học kỳ mỗi khối lớp sẽ tiến hành thi kiểm tra chất lợng hoặc thi kiểm tra Điểm này gọi là điểm kiểm tra học kỳ Giáo viên bộ môn có trách nhiệm tính điểm trung bình môn học kỳ cho học sinh của mình dựa vào điểm trung bình kiểm tra và điểm học kỳ, sau đó ghi vào sổ điểm chính Trên cơ sở tổng hợp của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm sẽ tính điểm trung bình các môn học kỳ, từ đó xếp loại học kỳ và xếp loại học lực cho mỗi học sinh trong học kỳ.

- Cuối năm giáo viên chủ nhiệm sẽ tính điểm trung bình các môn cả năm cho học sinh của mình Dựa trên tổng hợp này của giáo viên chủ nhiệm phải xếp loại học lực cả năm và thống kê đợc học sinh khá giỏi, TB, yếu, kém của lớp đồng thời phải đa ra danh sách học sinh phải thi lại hay lu ban cùng lý do Những thông tin này phải báo cáo lên ban giám hiệu để có kế hoạch điều chỉnh công tác giảng dậy của giáo viên cũng nh học tập của học sinh.

- Việc kiểm tra, chấm điểm, tính điểm và xếp loại học lực cho học sinh phải tuân theo thông t 29TT ngày 6-10-1990 của bộ GD & ĐT

- Đối với việc quản lý điểm thì yêu cầu đặt lên hàng đầu là tính chính xác, trung thực, an toàn và nhanh chóng Từ việc vào điểm, lu trữ thông tin liên quan, tới thống kê đa ra bảng điểm đều phải chính xác nhằm tránh sai lạc, mất mát, ảnh hởng tới quyền lợi học sinh Quá trình khảo sát, công tác quản lý điểm tại trờng THCS bộc lộ một số u nhợc điểm nh sau:

* Ưu điểm:

- Do sự giám sát chặt chẽ, nghiêm ngặt của hiệu trởng nên việc ghi điểm thờng xuyên theo kế hoạch đảm bảo đợc tính nghiêm túc bảo vệ đợc quyền lợi của học sinh, cũng nh những thắc mắc của học sinh về điểm.

2 Giải pháp khắc phục

Cần xây dựng một hệ thống thông tin tin học hoá công tác quản lý điểm để khối l-ợng lớn các công việc làm bằng tay với sự tham gia của rất nhiều ngời đợc làm bằng máy Thay cho công việc ghi và tính điểm của tất cả các giáo viên, lúc này chỉ cần một ngời làm công tác giáo vụ với phần mềm quản lý điểm có thể đảm nhận hết mọi công việc tra cứu, tìm kiếm, tổng hợp và in ấn đều do máy thực hiện.

Rõ ràng hệ thống tiết kiệm đợc rất nhiều thời gian, công sức đảm bảo tính chính xác, khách quan đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp vụ.…

3 Mục tiêu của hệ thống mới.

Hệ thống mới phải đợc thiết kế xây dựng đảm bảo đợc mục tiêu: chính xác, an toàn, nhanh chóng và thuận tiện Cụ thể là:

* Về mặt hệ thống:

- Hệ thống phải đợc thiết kế mềm dẻo, thuận tiện cho cải tiến, chuyển đổi nâng cấp và mở rộng chơng trình sau này.

- Giao diện của hệ thống phải giúp cho ngời sử dụng tiến hành các thao tác dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời có thể kiểm soát mọi hoạt động của chơng trình.

* Về dữ liệu:

- Xử lý một cách chặt chẽ, thông minh, đa ra đợc các thông tin đáp ứng kịp thời yêu cầu nghiệp vụ.

* Về truy cập thông tin:

- Tìm kiếm và sử dụng thông tin nhanh chóng an toàn.

II mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống quản lý điểm

Đầu vào của hệ thống: hệ thống quản lý điểm đợc diễn ra với việc cung cấp đầy đủ các thông tin đầu vào nh sau:

- Thông tin cá nhân học sinh (hồ sơ)

- Điểm kiểm tra học hàng ngày, điểm học kỳ, hạnh kiểm của học sinh - Quy chế của bộ GD & ĐT về kiểm tra, tính điểm, xếp loại học lực * Thông tin đầu ra:

- Bảng điểm học sinh.

- Danh sách học sinh đã xếp loại học lực - Danh sách học sinh đợc khen thởng.

- Các báo cáo liên quan đến kết quả học tập của học sinh.

Chơng ii: phân tích hệ thống

phân tích chức năng

1 Biểu đồ phân cấp chức năng:

Biểu đồ phân cấp chức năng sẽ các chức năng của hệ thống thành các chức năng con khác nhau theo kiểu từ trên xuống Căn cứ vào các chức năng ta sẽ biết đợc các công việc của hệ thống Trong đề tài quản lý điểm là chức năng lớn nhất ở mức một nhng ở mức hai thì các chức năng sẽ phân rã thành các chức năng nhỏ hơn, cụ thể hơn.

2 Giải thích các chức năng :

2.1 Chức năng : Quản lý hồ sơ

Chức năng này có tác dụng lu trữ các thông tin của hoc sinh trong suốt thời gian học tại trờng.

- Tạo lớp mới: Khi bắt đầu mỗi khoá học mới, thì việc đầu tiên là lập danh sách các lớp học.

- Nhập hồ sơ: Sau khi tạo các lớp sẽ tiến hành nhập hồ sơ của học sinh thuộc lớp đó Mỗi học sinh sẽ đợc gán mã riêng nhằm tăng tốc độ truy nhập khi tìm

- Sửa hồ sơ: Chức năng này cho phép bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc sửa những thông tin cha chính xác bởi sai sót trong quá trình nhập.

- Xoá hồ sơ: Hệ thông còn cho phép xoá bỏ hồ sơ của những học sinh thôi học cũng nh bị đuổi học ra khỏi danh sách của các lớp.

2.2 Các chức năng cập nhật.

Trong chức năng cập nhật có các chức năng sau:

- Cập nhật môn học: chức năng này có nhiệm vụ lu trữ thông tin về môn học cũng nh nhập thông tin của các môn học mới đợc đa vào giảng dậy tại trờng Ngoài ra còn cho phép sửa thông tin của các môn học đã có sẵn phù hợp với mục tiêu đào tạo của nhà trờng dới sự chỉ đạo của GD & ĐT Xoá các môn học không còn trong chơng trình đào tạo.

- Cập nhật điểm: Nhập thông tin về điểm cho từng học sinh theo môn và theo từng học kỳ của từng lớp đồng thời sửa điểm cho từng học sinh khi điểm nhập vào lần trớc cha chính xác.

- Nhập hạnh kiểm: Theo dõi nề mếp học tập cũng nh đạo đức của học sinh sau đó xếp loại hạnh kiểm là một việc rất quan trọng Cuối mỗi học kỳ giáo viên chủ nhiệm có trách nhiệm xếp loại hạnh kiểm cho học sinh lớp mình và gửi danh sách cho giáo vụ Chức năng nhập hạnh kiểm sẽ nhập hạnh kiểm của từng học sinh vào máy giúp cho việc quản lý học sinh đợc tốt hơn.

2.3 Chức năng: Tìm kiếm

Trong mọi hệ thống quản lý thì việc tìm kiếm thông tin luôn đợc coi trọng * Tìm kiếm phải đạt đợc các yêu cầu đó là : Thông tin phản hồi phải chính xác

nhanh chóng phù hợp với yêu cầu tìm kiếm.

Thống kê chủ yếu phục vụ cho việc tính toán, lập và in bảng điểm tổng kết cho mỗi học sinh, bảng điểm tổng kết theo mỗi học kỳ và mỗi năm học Thống kê xếp loại học sinh trong truờng Đồng thời phải đa ra đợc danh sách học sinh giỏi tiên tiến xuât sắc, trung bình, yếu kém Ngoài ra cuối mỗi học kỳ cũng nh cuối mỗi năm học phải đa ra đợc bảng hạnh kiểm của từng lớp.

Ma HS Họ tên Toán Lý Hoá … Sử Địa GD Văn Sinh

Nhận xét của GVCN………… Giáo viên chủ nhiệm

1 Khái quát về biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các chức năng Nó biểu diễn các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trớc sau và trong việc trao đổi thông tin cho nhau, cung cấp một bức tranh tổng thể về hệ thống.

Biểu đồ luồng dữ liệu mang ý nghĩa xác định nhu cầu thông tin ở mỗi chức năng, cho một thiết kế sơ bộ về quy trình thực hiện các chức năng Nó là công cụ giao tiếp giữa ngời thiết kế và ngời sử dụng.

Biểu đồ luồng dữ liệu luôn có hai mức diễn tả là mức vật lý và mức logic.

2 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý điểm gồm các kí hiệu sau:

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

2.3.1 Chức năng quản lý hồ sơ

2.3.2 Chøc n¨ng cËp nhËt t×m kiÕm

2.3.3 Chøc n¨ng : T×m kiÕm

2.3.4 Chøc n¨ng: Thèng kª

3 Mô hình thực thể liên kết

Thực thể DS học sinh dùng để lu trữ thông tin cá nhân của học sinh từng lớp trong suốt thời gian học tại trờng.

4 Các bảng dữ liệu

• Bảng hạnh kiểm

Tên trờng Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng

Bảng này dùng để lu trữ thông tin về hạnh kiểm của học sinh đợc rút ra trên cơ sở các đánh giá về hành vi đạo đức, tác phong nề nếp học tập.

• Bảng học sinh

Tên trờng Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng

Ngay sinh Ngày sinh Date/time Gioi tinh Giới tính Yes/No

Khen thuong Khen thởng Yes/No

Bảng này lu trữ thông tin của mỗi học sinh Mã học sinh nh ngày sinh, giới tính, quê quán địa chỉ…

Mã học sinh là khoá chính, phục vụ cho việc tìm kiếm và liên kết với các bảng.

• Bảng khoá học

Tên trờng Mô tả Kiểu dữ liệu Độ rộng

TG bat dau Thời gian bắt đầu Date/time TG ket thuc Thời gian kết thúc Date/time

Bảng này dùng để lu trữ thông tin của mỗi khoá học bao gồm mã khoá học tên khoá học cũng nh khoảng thời gian khoá học hoạt động tại trờng.

Chơng iii: thiết kế chơng trình

1 Màn hình chơng trình

Form chính đợc thiết kế bằng một nhãn để ghi lời hớng dẫn Và 3 nút command với chức năng của mỗi nút nh sau:

Nút vao chuong trinh có tác dụng truy cập đến các thông tin về chơng trình chính Nút này đợc viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau:

Private Sub Command3_Click() DoCmd.OpenForm "THONG TIN" End Sub

Nút DONG CHUONG TRINH có tác dụng đóng form đang xem Nút này đợc viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau:

Nút THOAT CHUONG TRINH có tác dụng thoát khỏi chơng trình Access trở về môi trờng Windows.

Nút này đợc viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau: Private Sub Command2_Click()

a = MsgBox("Ban co muon thoat chuong trinh khong ?", vbYesNo, "Thong

2 Màn hinh: QUAN LY THONG TIN

Form này thiết kế từ bởi nhãn để ghi lời hớng dẫn , và 4 nút command dùng để tìm kiếm thông tin, thêm bớt, xem kết quả điểm thi hay đóng form.

Nút TIM KIEM có tác dụng truy cập đến thông tin cần tìm kiếm Nút này đợc viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau:

Private Sub Command0_Click()

DoCmd.OpenForm "TIM KIEM THONG TIN"

End Sub

Nút THEM BOT dùng để nhập thêm hoặc loại bỏ học sinh nếu cần Nút này đợc viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau

Private Sub Command2_Click() DoCmd.OpenForm "THEM BOT" End Sub

Nút KET QUA DIEM THI dùng để xem điểm thi của các học kỳ Nút này đợc viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau

Private Sub Command10_Click() DoCmd.OpenForm "KET QUA THI" End Sub

3 Màn hình:TIM KIEM THONG TIN

DoCmd.OpenQuery "THONG TIN HOC SINH" End Sub

Nút XEP LOAI HOC LUC từ nút này ta có thể vào để xem học lực của từng học sinh ở mỗi kỳ cũng nh học lực cả năm Nút này đợc viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau :

Private Sub Command31_Click()

DoCmd.OpenForm "XEP LOAI HOC LUC" End Sub

Nút NHAP DIEM từ nút nay ta vao để nhập điểm cho từng học sinh của từng kỳ học Nút này đợc viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau :

Private Sub Command21_Click() DoCmd.OpenForm "NHAP DIEM " End Sub

Nút TIM HOC SINH THEO KHOI từ nút này ta có thể đi tìm học sinh của từng lớp cũng nh tìm lớp theo từng khối.

Nút này đợc viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau : private Sub Command32_Click()

DoCmd.OpenForm "TIM THEO KHOI" End sub

Nút DONG FORM nút này dùng để đóng form Nút này đợc viết viết thông qua sự kiện on click bằng lập trình nh sau :

Private Sub Command10_Click()

a = MsgBox("Ban co muon thoat khoi form khong ?", vbYesNo, "Thong bao !") If (a = vbYes) Then

DoCmd.Close End If

End Sub