Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 5: Kiểm soát dự án

1 KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN 2 NỘI DUNG Sự cần thiết của việc kiểm soát dự án Quy trình kiểm soát dự án Kiểm soát chi phí dự án theo phương pháp truyền thống và giá trò làm ra 3 THẢO LUẬN Anh/ Chò hãy chia sẻ những kinh nghiệm để cho thấy sự cần thiết của việc kiểm soát dự án? 4 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra Thấy sớm những vấn đề nảy sinh đề có thể có những hành động xử lý chúng Trao đổi thông tin với các nên liên quan của DA Khuyến khích nhân viên, tái khẳng đònh cam kết vào mục tiêu DA Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án khác (hiện tại và tương lai) 5 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT DỰ ÁN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 100% 80% 60% 40% 20% Công việc được hoạch đònh Tiến triển được báo cáo Tiến triển đạt được Không đúng thời hạn % hoàn thành Thời gian 6 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Bắt đầu Công bố kế hoạch đầu tiên Thu thập thông tin về dự án So sánh tiến triển và mục tiêu Thỏa mãn? Dự án được hoàn thành? Kết thúc dự án Đánh giá dự án Kết luận Kết thúc Thực hiện hành động hiệu chỉnh Công bố kế hoạch hiệu chỉnh Có Có Không Không 7 CHÚNG TA KIỂM SOÁT CHO AI? Chúng ta kiểm soát cho ai?  Chính Ban QLDA  Cơ quan thực hiện (chủ dự án)  UBND và các bộ phận chức năng liên quan  Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong Chính phủ  Các nhà tài trợ  Tư vấn - Nhà thầu - Nhà cung cấp  Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân đòa phương, Họ cần biết điều gì? Và vì mục đích gì? Và thường xuyên như thế nào? Chúng ta cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào? 8 THU THẬP THÔNG TIN Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình Thời gian và nguồn lực đã sử dụng Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch  Trễ tiến độ  Vượt chi phí  Nguồn lực thay đổi Những khó khăn có thể xảy ra 9 BẢNG THỜI GIAN Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99 Số giờ làm việc của các công tác được phân công theo kế hoạch Dự án MS c.việc Mô tả Số giờ/ tuần % hoàn thành Ngày hoàn thành theo kế hoạch Ngày hoàn thành dự báo P21 A243 Mã hóa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soạn thảo tài liệu 20 90 1/4/99 29/3/99 Tổng số giờ 32 Số giờ làm việc của các công tác không phân công theo kế hoạch MS công việc Mô tả Số giờ/ tuần Được đề nghò bởi Z99 Thiết kế module X 8 Giám đốc dự án Tổng số giờ 8 THU THẬP THÔNG TIN 10 THU THẬP THÔNG TIN Biểu mẫu xác đònh rủi ro Khả năng xảy ra Thời gian Mức ảnh hưởng Có khả năng (p > 50%)  Gần  Nghiêm trọng  Ít có khả năng (p < 50%)  Xa  Đáng kể  Không đáng kể  Phát biểu rủi ro Ảnh hưởng tiềm ẩn Đề xuất giải quyết các rủi ro Số hiệu dự án:______ Số hiệu rủi ro: ______ Ngày: _____________ [...]... về dự án một cách hệ thống và khách quan:  Việc thực hiện dự án trên tổng thể  Tính hiệu quả và tính hợp lý liên tục của chiến lược và thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn  Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án  Đánh giá dự án luôn luôn bao gồm cả việc rút ra những bài học và kinh nghiệm cần thiết 16 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá giữa kỳ Đánh giá nhu cầu Đánh... ra không? ảnh hưởng của dự án?  Dự án có bảo đảm các yêu cầu chất lượng hay kỹ thuật không?  Hiệu qủa kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí? 19 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN  Khả năng bền vững của dự án  Tính hiệu quả của hệ thống giám sát DA đang thực hiện  Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án  Những bài học kinh nghiệm 20 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG Sử dụng... thống kiểm soát dự án  Để có những bài học trao đổi So với kiểm soát, việc đánh giá DA được thực hiện không thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, và thông thường có sự tham gia của các chuyên gia bên ngoài 18 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Khung đánh giá cơ bản  Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án  Mục tiêu DA có còn phù hợp không?  Các giả đònh trong thiết kế DA còn đúng hay không?  Việc thực hiện dự án  Dự án. .. xây dựng hệ thống kiểm soát cho dự án (đã nêu ở phần trước) Hãy thảo luận các khía cạnh sau đây:  Thông số nào nên được dùng để đo lường kết quả?  Các cách nào để thu thập dữ liệu thích hợp cho viêc đánh giá tình trạng hiện tại của dự án?  Các dữ liệu nào được chọn để đánh giá dự án?  Dữ liệu nên được phân tích như thế nào?  Các kết quả được báo cáo như thế nào? 15 ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá dự án. .. nhân lực cao hơn  Ước tính nguồn lực quá thấp 13 SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với thực tế đạt được Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến với thời gian thực tế Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế  Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống  Kiểm soát chi phí dự án theo giá trò làm ra (kết hợp thời gianvà chi phí)... (2/7) x 100% Hãy đánh giá tiến triển dự án về tiến độ và chi phí đến cuối tuần thứ 4 35 CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch Các nhà quản lý có quan điểm... 22 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù Nhược điểm: Mới chỉ phân tích khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng như chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án 23 KIỂM SOÁT DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ LÀM... gì? 21 KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN TRUYỀN THỐNG Ví dụ: Báo cáo hàng tuần về một dự án xây dựng như sau: Chi phí theo kế hoạch Chi phí thực tế trong trong tuần 2 là: tuần 2 là: Sự khác biệt cuối tuần 2 là: 12.000 $ 14.000 $ 2.000 $ Chi phí tích lũy theo kế hoạch đến cuối tuần 2 là: Chi phí tích lũy thực tế đến cuối tuần 2 là: Sự khác biệt tích lũy đến cuối tuần 2 là: 25.000 $ 29.000 $ 4.000 $ 22 KIỂM SOÁT... thành hoàn thành dự kiến ban đầu hiệu chỉnh Thời điểm báo cáo 100 90 80 BCWS ACWP 70 AV 60 CV 50 SV 40 Thời gian chậm trễ dự kiến 30 BCWP 20 TV 10 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Số tháng 32 DỰ BÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ TƯƠNG LAI FCTC 0 SD BCWS BCWP ACWP FCAC n BCAC FCTC (Dự báo chi phí cần thiết để hoàn thành phần còn lại của dự án) = (BCAC - BCWP)/ CPI BCAC: Dự chi tại thời... BCWS = BCWP 30 CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN SPI = BCWP/BCWS (chỉ số tiến độ) CPI = BCWP/ACWP (chỉ số chi phí) CPI 1,10 Tổng hợp chỉ số SPI và CPI Dự án tiến triển Dự án gặp vấn đề về tiến độ 1,05 tốt về tiến độ và chi phí 1,00 0,95 0,90 0,85 (0.82,0.83) Dự án gặp vấn Dự án gặp vấn đề về tiến độ và chi phí đề về chi phí Tuần 4 Tuần 2 (0.88, 0.82) 0,80 Tuần 1 Tuần 3 (0.79,0.79) 0,75 0,75 0,80 (0.85, 0.78) 0,85 . kiểm soát cho ai?  Chính Ban QLDA  Cơ quan thực hiện (chủ dự án)  UBND và các bộ phận chức năng liên quan  Bộ chủ quản, Bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong Chính phủ  Các nhà. diện và hệ thống về hiện trạng nhằm đưa ra những quyết đònh quan trọng có tính chiến lược về DA  Để có sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện DA  Để thêm vào những kinh nghiệm của. hỏng  Thiếu vốn  Khan hiếm nguyên vật liệu  Ước tính thời gian quá ngắn  Các công việc bò chểnh mảng 12 LÝ DO D.A KHÔNG ĐÚNG KẾ HOẠCH VƯT CHI PHÍ  Vượt quá thời gian  Sử dụng nhiều