Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án của công ty cổ phần công nghệ Viking

Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô Trường Đại học Thương mại nói chung thầy khoa Hệ thống thơng tin kinh tế nói riêng, người tận tình hướng dẫn, kiểm tra bảo phương pháp học tập, nghiên cứu, kỹ cần thiết giúp em thực thành cơng khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ths Nguyễn Thị Tuyết Mai, giảng viên mơn Tốn kinh tế khoa Hệ thống thông tin kinh tế, người trực tiếp hướng dẫn thực khóa luận, tận tình hướng dẫn bảo em trình thực đề tài Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo toàn thể anh(chị) công ty cổ phần công nghệ Viking, đặc biệt cử nhân tin học Đinh Xuân Linh nhiệt tình giúp đỡ cung cấp số liệu, tài liệu cần thiết cho q trình thực khóa luận Cuối cùng, em xin cảm ơn quan tâm, giúp đỡ ủng hộ cha mẹ, anh chị bạn bè q trình thực khóa luận Trong q trình làm khóa luận khơng thể tránh sai xót Em mong nhận đóng góp chân thành từ quý công ty thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2012 Sinh viên thực Dương Thị Oanh Khoa hệ thống thơng tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh i Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .i MỤC LỤC ii DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU iv Cấu trúc đề tài Phần II: CƠ SỞ LÍ LUẬN, THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007 2.1 Cơ sở lí luận 2.1.1 Khái niệm .5 2.1.2.Tiêu chí thành cơng ngun nhân dẫn đến thất bại dự án 2.1.4.2.Các thành phần MS project 2007 11 2.1.4.3 So sánh phần mềm MS project 2007 với phần mềm khác .13 2.2.1 Giới thiệu chung công ty cổ phần công nghệ Viking 15 2.2.1.1 Giới thiệu sơ lược công ty 15 2.2.2.2 Lĩnh vực hoạt động công ty 16 - Giải pháp tích hợp hệ thống 16 2.2.2 Thực trạng quản lý dự án công ty cổ phần công nghệ Viking 18 2.2.3 Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án 2.2.3.1 Yêu cầu cài đặt phần mềm 23 2.2.3.2 Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án .23 2.2.3.2.4.Thực báo cáo MS project 2007 31 Phần III ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007 .33 3.1.Định hướng phát triển vấn đề 33 3.1.2.Xu hướng ứng dụng phần mềm quản lý dự án MS project 2007 cho công ty công ty cổ phần công nghệ Viking .33 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao khả ứng dụng 34 Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh ii Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai 3.3 Một số đánh giá kiến nghị ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án công ty cổ phần công nghệ Viking 38 3.3.1 Lợi ích đạt ứng dụng phần mềm MS project 2007 vào công ty cổ phần công nghệ Viking 38 3.3.2 Hạn chế gặp phải ứng dụng phần mềm MS Project 2007 vào công ty cổ phần công nghệ Viking 40 Danh mục tài liệu tham khảo: 43 Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh iii Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Số hiệu Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 2.1 Tiêu chí thành cơng dự án Sơ đồ 2.2 Biểu đồ nguyên nhân dẫn đến thất bại dự án Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổng thể trình phần mềm Sơ đồ 2.4 Mối quan hệ CPM, nhà đầu tư, đối tác quan quản lý Sơ đồ 2.5 Lưu đồ đào tạo phần mềm MS project quản lý dự án 11 Bảng 2.1 Kết kinh doanh công ty Viking giai đoạn 2010- 2012 17 Bảng 2.2 Số liệu công tác gia công lắp dựng coffa 25 Bảng 2.3 Số liệu cơng tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng 25 Bảng 2.4 Số liệu công tác đổ bê tông làm móng 26 Bảng 2.5 Thống kê số cơng MS project 2007 32 Bảng 2.6 Thống kê số công hiểu theo thuộc tính tài nguyên( type) 32 Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh iv Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai DANH MỤC HÌNH VẼ Số hiệu Tên hình vẽ Trang Hình 2.1 Giao diện cơng cụ lịch google 22 Hình 2.2 Giao diện google drive 23 Hình 2.3 Tài nguyên công tác gia công lắp dựng coffa 26 Hình 2.4 Tài ngun cơng tác lắp dựng cốt thép móng 26 Hình 2.5 Tài ngun cơng tác đổ bê tơng móng 27 Hình 2.6 Danh sách tài nguyên dự án 27 Hình 2.7 Task type cơng tác 28 Hình 2.8 Thời gian làm việc ngồi 28 Hình 2.9 Thời gian cơng tác thay đổi sau tăng ca 29 Hình 2.10 Chi phí cho cơng tác 29 Hình 2.11 Giao diện xem chi phí tồn dự án 29 Hình 2.12 Cập nhật cơng tác gia cơng lắp dựng coffa 30 Hình 2.13 Cập nhật cơng tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng 30 Hình 2.14 Tiến độ dự án cập nhật công tác GCLD coffa, SXLD cốt thép móng 31 Hình 2.15 Thống kê thơng tin dự án 31 Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh v Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT STT 10 Từ viết tắt ADTPro CNTT CSDL NXB FPT Chú thích Phần mềm dự tốn Công nghệ thông tin Cơ sở liệu Nhà xuất Công ty cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ VIK TECH,JSC VNPT Viettel Netnam GANTT FPT Công ty cổ phần Cơng nghệ Viking Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam Tổng Công ty viễn thông Quân Đội Viettel Công ty cổ phần Netnam Sơ đồ ngang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH STT Từ viết Nghĩa tiếng anh Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh Nghĩa tiếng việt vi Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai tắt API Application Programming Giao diện lập trình ứng dụng CPM Interface Construction Project Phần mềm quản lý dự án CPU COM ERP Management Center Processing Unit Component Object Model Enterprise Resource Planning Bộ xử lý trung ương Kiến trúc phần mềm Hoạch định tài nguyên doanh 10 11 12 GB KB MB MS HDD IT ITIL Giga Byte Kilo Byte Mega Byte Microsoft Hard Disk Drive Information Technology Information Technology nghiệp Đơn vị đo thông tin Đơn vị đo thông tin Đơn vị đo thông tin Ổ cứng Công nghệ thông tin Cơ sở hạ tầng Công nghệ 13 SQL 14 RAM 15 SWOT Infrastructure Library Structured Query Language Random Access Memory Strengths, Weaknesses thơng tin Ngơn ngữ truy vấn có cấu trúc Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên Mơ hình phân tích để định 16 WSS 17 XML 18 VBA Opportunities Threats Windows SharePoint Services Extensible Markup Language Microsoft Visual Basic Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh vii Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng Ngôn ngữ lập trình VB Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING 1.1 Tầm quan trọng ý nghĩa đề tài Trong công ty hoạt động lĩnh vực làm dự án, không Việt Nam mà tồn giới ln ln phải đối diện với nguy chi phí trang trải cao mức dự kiến bị trễ hạn dự án Đây nguyên nhân dẫn tới thất bại nhiều công ty nỗi lo lắng người trực tiếp quản lý dự án Vì người quản lý cần phải tổ chức kế hoạch theo dõi tiến độ thực cho hiệu để dự án hoàn thành thời gian quy định để giảm thiểu rủi ro chi phí thực Ứng dụng phần mềm quản lý dự án biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu dự án đem lại hài lòng cho khách hàng doanh nghiệp Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với thân doanh nghiệp không dễ dàng, đặt thách thức với hầu hết doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ Một lựa chọn giải pháp đắn tiền đề vững định hướng cho công việc sau Tuy nhiên để triển khai dự án thành cơng hiệu khơng phải doanh nghiệp làm Những kinh nghiệm ứng dụng thành công doanh nghiệp trước học quý báu cho doanh nghiệp chưa triển khai học tập Trong thời gian thực tập công ty cổ phần công nghệ Viking Em nhận thấy với khối lượng công việc ngày nhiều quy mô dự án tương đối lớn tốn khó ban lãnh đạo công ty Sử dụng lợi mạng truyền thơng Viking có đầy đủ vật chất sở hạ tầng để nâng cao khả quản lý dự án Hiện công ty chưa ứng dụng phần mềm việc quản lý dự án Vì tới cơng ty có hướng sử dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để hỗ trợ cho việc quản lý dự án công ty Xuất phát từ nhu cầu em xin chọn đề tài” Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án công ty cổ phần công nghệ Viking ” làm luận văn tốt nghiệp với nội dung tập trung tìm hiểu, đối chiếu, so sánh kiến thức giảng đường thực tế đơn vị, nêu hạn chế đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao khả ứng dụng phần mềm vào công ty Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai 1.2.Tổng quan vấn đề nghiên cứu Đã có một số công trình nghiên cứu về phần mềm MS Project trình quản lý dự án Các đề tài tương đối đồng chủ yếu ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý, lập kế hoạch, sử dụng công cụ trực tiếp phần mềm để tiến hành, quản lý công việc Một số đề tài nêu là:  Ths Phạm Nguyên Thảo, Trường đại học CNTT đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh, với đề tài “Xây dựng cơng cụ hỗ trợ quản lý q trình phát triển đề án phần mềm, gắn kết với hệ thống phần mềm Microsoft Project.” Luận văn Thạc Sĩ Cơng trình giúp cho người sử dụng việc phác thảo vài ý tưởng công tác cần thiết cho dự án Ngồi người sử dụng cịn điều chỉnh lịch trình sau, cập nhập liên tục thơng tin dự án, rà sốt việc tính tốn tuỳ chọn hiển thị, xác định vật tư (tài nguyên) cho dự án Vấn đề tồn đọng đề tài ứng dụng chưa hỗ trợ phân rã lại công việc công viêc phân rã tiến hành thực  Ths Nguyễn Ngọc Minh, Viện khoa học thủy lợi với đề tài “Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Microsoft Project vào việc lập kế hoạch quản lý hiệu thực dự án quy hoạch thuỷ lợi” đề tài nghiên cứu khoa học Cơng trình đánh giá tình hình áp dụng khoa học cơng nghệ quản lý dự án nói chung dự án quy hoạch thủy lợi quan Tiến hành thu thập ý kiến, xây dựng cấu trúc, chức yêu cầu phần mềm công việc quản lý dự án Viện Quy hoạch Thủy lợi Đã tiến hành xây dựng công cụ hỗ trợ sở phần mềm MS Project Tiến hành chạy thử công cụ thiết lập  Sinh viên Nguyễn Ngọc Quyết, Trường đại học Tôn Đức Thắng với đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng Microsoft Project giảng dạy học tập môn tổ chức thi công” Đề tài nhằm đưa sách “ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Microsoft Project lập quản lý tiến độ thi công” đưa vào phục vụ giảng dạy học tập môn Tổ chức thi công cho sinh viên ngành Xây dựng dân dụng & công nghiệp – Khoa Kỹ thuật cơng trình Khoa hệ thống thơng tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh Khóa luận tốt nghiệp 1.3 Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai Mục tiêu nghiên cứu Từ việc nghiên cứu ứng dụng phần mềm MS project 2007 vào công ty Đề tài cần phải làm rõ: - Quy trình triển khai bước một dự án - Nghiên cứu đánh giá trạng thực dự án cơng ty - Trình bày ứng dụng góp phần cải thiện hiệu dự án để đảm bảo dự án không vượt kinh phí mà thời gian quy định - Làm rõ lợi ích mang lại triển khai phần mềm doanh nghiệp, ưu nhược điểm lựa chọn giải pháp phần mềm 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu - Quy trình triển khai dự án - Dự án phần mềm MS project 2007 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: + Về mặt lý luận: Sinh viên tiến hành nghiên cứu quy trình quản lý dự án phần mềm MS project thông qua tài liệu tiếng Anh tiếng Việt + Về mặt thực tiễn: nghiên cứu tiến hành cơng ty cổ phần cơng nghệ Viking có địa 219A- Nguyễn Ngọc Vũ- Cầu Giấy – Hà Nội - Về thời gian: + Về mặt lý luận: Nghiên cứu tài liệu quản trị dự án MS project 2007 năm trở lại + Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu thực trạng quản lý dự án Viking giai đoạn từ năm 2008 đến năm 2012 từ đưa giải pháp ứng dụng phần mềm MS project 2007 vào quản lý dự án doanh nghiệp 1.5 Phương pháp nghiên cứu - Sử dụng phương pháp thống kê phân tích để nghiên cứu vấn đề thực tiễn - Sử dụng phương pháp tổng hợp để đưa đề xuất theo mục tiêu định hướng - Sử dụng phương pháp: nghiên cứu tài liệu, quan sát theo dõi trực tiếp, sử dụng bảng câu hỏi, vấn chuyên sâu để nghiên cứu thực trạng quản lý dự án công ty cổ phần công nghệ Viking Khoa hệ thống thơng tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai dựng coffa hoàn thành trước thời hạn ngày, công tác sản xuất lắp dựng cốt thép hồn thiện thời hạn Cơng tác bê tơng móng chưa bắt đầu Hình 2.12 Cập nhật cơng tác gia cơng lắp dựng coffa Hình 2.13 Cập nhật công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng - Xem xét tồn dự án: Người quản lý quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc dự án thời gian pha xảy khung nhìn Gantt xem tiến độ dự án có mong đợi khơng Xác định công việc quan trọng phải thực tiến độ, kế hoạch, công việc ảnh hưởng lớn đến thành cơng dự án có trì hỗn cơng việc Khoa hệ thống thơng tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 29 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai Hình 2.14 Tiến độ dự án cập nhật công tác GCLD coffa, SXLD cốt thép móng Sau cập nhật cơng tác bảng thống kê dự án sau Hình 2.15 Thống kê thơng tin dự án Nhìn vào bảng ta thấy rằng: - Thời gian thực dự án 14 ngày,thời gian theo kế hoạch 15 ngày, thời gian cập nhật ngày( hoàn thành), thời gian phải thực dự án ngày( thời gian của cơng tác bê tơng móng chưa hồn thành) - Số cơng thực dự án 1.344 công, số công theo kế hoạch 1.376 giờ, cơng cập nhật 384 cơng, cơng cịn lại phải thực 960 cơng - Chi phí thực dự án 53.896.000 đ, chi phí theo kế hoạch 54.536.000( có giảm chi phí thực tế so với kế hoạch thời gian công tác gia công lắp dựng coffa giảm ngày, chi phi giảm số công giảm 32 cơng: 640.000 đ), chi phí cập nhật 26.348.000, chi phí cịn lại phải thực dự án 27.549.000 đ - Mục Percent complete: Thể % thời gian công việc thực so với toàn dự án %Duration= 8/14 *100%= 57% thể % khối lượng công việc thực so với toàn dự án, % work=384/1.344*100%=29% Khoa hệ thống thơng tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 30 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai 2.2.3.2.4.Thực báo cáo MS project 2007 Điểm nối bật MS Project 2007 tính cho phép người sử dụng thể báo cáo dạng biểu đồ, đồ thị Tuy nhiên người quản lý cần nắm rõ phần tính tốn MS project để cơng việc quản lý hiệu Trong MS Project 2007 thực bảng báo cáo, người sử dụng chọn Report/Visual Reports Bảng 2.5 Thống kê số cơng MS project 2007 Nhìn vào bảng ta thấy MS Project trình thực báo cáo công dự án cộng phần vật liệu vào Đây điểm bất cập phần mềm khơng đáp ứng nhu cầu sử dụng người làm công tác quản lý doanh nghiệp Việt Nam Bảng 2.6 Thống kê số cơng hiểu theo thuộc tính tài nguyên( type) Tương tự sử dụng báo cáo Budget work Report, Resource work aviliblity report người quản lý cần kiểm tra liệu xuất để tránh nhầm lẫn tương tự Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 31 Khóa luận tốt nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh Th.S: 32 Nguyễn Thị Tuyết Mai Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai Phần III ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007 3.1 Định hướng phát triển vấn đề 3.1.1 Vai trò phần mềm ứng dụng doanh nghiệp Thời đại kỹ thuật số, công nghệ thông tin ngày phát triển mạnh mẽ kéo theo nhiều loại máy móc, thiết bị, cơng nghệ đời góp phần tạo nên nhiều tiện ích cho sống người Đặc biệt, loại phần mềm quản lý giới doanh nghiệp đặc biệt quan tâm., việc sử dụng phần mềm quản lý phần mềm hỗ trợ cho q trình quản lý doanh nghiệp khơng vấn đề mẻ xa lạ Hầu doanh nghiệp nào, sử dụng phần mềm quản lý phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân đơn giản,… Thị trường phần mềm phục vụ cho doanh nghiệp đa dạng chủng loại sản phẩm phần mềm, chức hỗ trợ có sản phẩm Dựa thơng tin nhà cung cấp giải pháp, lời giới thiệu nhà tư vấn, doanh nghiệp thời gian việc lựa chọn phần mềm để sử dụng Theo giai đoạn mà xu hướng sử dụng phần mềm doanh nghiệp thay đổi cho phù hợp với môi trường hoạt động bên bên doanh nghiệp 3.1.2 Xu hướng ứng dụng phần mềm quản lý dự án MS project 2007 cho công ty công ty cổ phần công nghệ Viking Ngày xu hướng doanh nghiệp sử dụng phần mềm để quản lý dự án phổ biến Nếu bình thường doanh nghiệp phải vài tháng để hồn thành kế hoạch với cơng cụ MS Project 2007, doanh nghiệp vài mà lại hiệu Ngay từ đời phần mềm MS project 2007 doanh nghiệp làm bên lĩnh vực xây dựng ưa chuộng dùng để quản lý dự án nhà đất để chuẩn bị cho việc xây dựng cao ốc, dự án kinh doanh chí phát biểu mà bạn chuẩn bị thực coi dự án có đặc điểm định Hiện nay, phần mềm ứng dụng rộng rãi tất doanh nghiệp doanh nghiệp làm bên công nghệ thông tin, phần mềm Một Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 33 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai doanh nghiệp ứng dụng thành công tập đồn FPT với dự án “ Xây dựng trang tin điện tử phủ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Internet” Với dự án Viking làm thầu phụ cho FPT, thấy điểm ưu việt phần mềm mà doanh nghiệp định đưa phần mềm vào ứng dụng Hiện phần mềm MS Project 2007 giai đoạn cài đặt Viking để hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lý tốt dự án từ khâu lên kế hoạch đến lúc hoàn thành dự án Phiên mà doanh nghiệp cài đặt MS project 2007, phiên nâng cấp chưa phải phiên Do tính chất dự án dùng phần mềm mà quản lý hết dự án muốn thành công ngồi phần mềm, máy móc cần đến góp sức thành viên đội dự án phải liên kết với phần mềm khác excel để kết xuất liệu, phần mềm dự toán ADTPro, phần mềm quản lý nhân hay tiền lương Theo kế hoạch Viking phần mềm MS project 2007 trước tiên cài đặt phòng kỹ thuật để quản lý dự án công ty Các dự án xây dựng giải pháp phần mềm, dịch vụ xây dựng triển khai phần mềm … Sau dùng phần mềm để liên kết phòng ban phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh ban giám đốc tạo nên thể thống hỗ trợ lẫn tính chất phụ thuộc cơng việc phịng ban Khi đưa phần mềm ứng dụng vào doanh nghiệp hệ thống chạy mạng nội thời gian tới doanh nghiệp đưa hệ thống lên internet để ban quản trị quản lý dự án nơi đâu thời điểm Đây hướng phát triển hay giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian chi phí Trong tương lai với dự án quy mơ lớn hơn, doanh nghiệp ứng dụng phiên MS project phiên MS project 2010 với nhiều điểm ưu việt 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao khả ứng dụng Hiện doanh nghiệp quản lý dự án cơng cụ miễn phí google Nhưng hiệu với dự án có quy mơ nhỏ, mà cơng ty cài đặt phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án Trong tương lai, Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 34 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai công ty tiếp tục hoàn thiện hệ thống phần mềm để phục vụ dự án lớn Với khả Viking để nâng cao khả ứng dụng phần mềm MS project 2007 doanh nghiệp cần phải chuẩn bị tiêu chí sau đây: - Về nguồn lực phần cứng sở hạ tầng: Cơ sở hạ tầng mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy tính tương hợp mạng Mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung điều kiện địa bàn phân tán Viking tận dụng lợi liên kết với nhà cung cấp mạng thiết bị truyền thơng Doanh nghiệp tự trang bị thiết bị đại Đường truyền mạng: Cần đường truyền internet ổn định - đường truyền Lease line dung lượng 256Kb Thay cáp đồng truyền thống đường cáp quang, nâng tốc độ, chất lượng lên cao, nối kết phòng ban DN với nhau, nâng cao chất lượng đường truyền Phần cứng để hỗ trợ, phù hợp với hệ thống phần mềm MS Project 2007 thường hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, lưu điện… Đĩa cứng dành cho sở liệu dung lượng đến 300Gb, đĩa cứng cài đặt 100Gb Số lượng người dùng hệ thống 50 người, chưa kể số người dùng đồng thời Hệ thống máy chủ gồm có: - Máy chủ hệ thống (application server) chuyên cung cấp dịch vụ trực tiếp cho máy trạm, tiếp nhận yêu cầu kết nối cung cấp giao diện xử lý số liệu - CSDL My SQL 5.1(database server) dùng để lưu giữ, truy xuất liệu - Máy chủ dự phòng CSDL (backup database server) - Ngoài doanh nghiệp cần số phần mềm máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý tài liệu dùng chung (file server)… - Vấn đề bảo mật thông tin Do doanh nghiệp chưa trọng đến vấn đề bảo mật thơng tin dự án chưa có cơng cụ bảo mật hữu hiệu Vì mà ứng dụng phần mềm yêu cầu bảo mật yêu cầu cao chặt chẽ Các mức yêu cầu bảo mật mà hệ thống phần mềm đưa bao gồm: Mức - Bảo mật mức hành Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 35 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai Mức bảo mật dựa nguyên tắc hành đơn vị Kiểm sốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, việc vào xem thông tin cá nhân Tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin Từng cá nhân phải có trách nhiệm bảo vệ tài ngun máy tính đảm bảo bí mật tên người sử dụng, mật truy cập hệ thống thông tin Mức - Bảo mật mức hệ điều hành Bất hệ điều hành cho phép áp dụng qui tắc bảo mật tới tài nguyên Do cần xác định rõ quyền truy nhập tài nguyên phần mềm sau: • Quyền truy nhập máy chủ/bảo trì hệ thống • Quyền chạy ứng dụng Mỗi người sử dụng hệ thống cấp account mức hệ điều hành, account gán quyền cho phép chạy chương trình hệ thống Có account quản trị hệ thống (Administrator) có tồn quyền hệ thống (mức hệ điều hành), account phân quyền chạy chức cho account sử dụng khác Mức 3: Bảo mật mức sở liệu Thông thường hệ sở liệu đa người dùng phải cung cấp tính bảo mật, kiểm soát việc truy cập sử dụng sở liệu như: • Ngăn chặn truy cập liệu bất hợp pháp • Ngăn chặn việc truy cập bất hợp pháp vào giản đồ đối tượng • Kiểm sốt nguồn tài ngun hệ thống sử dụng (như thời gian CPU) • Theo dõi hành động người sử dụng Mỗi người sử dụng sở liệu lại có giản đồ tương ứng với tên Mỗi giản đồ tập hợp logic đối tượng sở liệu bảng, views, indexes, clusters, procedures, functions Mặc định, người sử dụng sở liệu tạo có quyền truy cập tới tất đối tượng có giản đồ người sử dụng Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 36 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai Mức - Bảo mật mức ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý có module bảo mật thiết kế riêng cho mức ứng dụng Một lần người sử dụng lại gán quyền chạy chức hệ thống, quyền truy/xuất liệu Dưới giới thiệu chi tiết module bảo mật Các đối tượng hệ thống bảo mật mức ứng dụng • Người sử dụng: Ngoài việc sử dụng account hệ quản trị sở liệu SQL Server, hệ thống cịn tổ chức lưu trữ thơng tin người sử dụng hệ thống, thông tin lưu trữ bảng riêng, ví dụ có tên USERS • Nhóm: Tương tự người sử dụng, thơng tin nhóm ghi bảng riêng, ví dụ có tên GROUPS • Chức năng: Các chức hệ thống ghi lại bảng riêng, ví dụ có tên ITEMS Việc phân quyền chức cho người sử dụng hay phân quyền chức cho nhóm việc thừa kế quyền nhóm mà người sử dụng thuộc nhóm lưu trữ bảng riêng - Về đào tạo nguồn nhân lực doanh nghiệp Cơng ty Viking có 40 nhân viên chính, số nhân viên tốt nghiệp ngành CNTT lên tới 75%, hầu hết tất nhân viên thuộc nhóm nghiệp vụ có kỹ CNTT, lợi công ty áp dụng triển khai phần mềm MS Project 2007 Quản lý dự án phần mềm MS project 2007 trình phức tạp việc ứng dụng phần mềm vào quản lí cịn khó khăn nhiều Yếu tố quan trọng định đến hiệu phần mềm yếu tố người Quản lý theo tiêu chuẩn ITIL buộc người trực tiếp sử dụng hệ thống phải có kiến thức tin học bản, với nhân viên IT quản lí trình độ yêu cầu phải cao nhiều Doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn nhân viên phòng kỹ thuật với đơn vị triển khai để thành lập đội triển khai dự án Để hệ thống khai thác tối đa đem lại hiệu cao việc khai thác đơn vị, Viking cần phải phối hợp tốt với đơn vị tư vấn triển khai để lập nên kế hoạch đào tạo phù hợp cho nhân Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 37 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai viên sử dụng, khai thác quản trị hệ thống cách chi tiết theo yêu cầu phận cơng tác : • Nhân nghiệp vụ (phân theo chức năng) • Nhân chuyển đổi hệ thống • Nhân vận hành hệ thống (vận hành sản phẩm – quản trị ứng dụng) 3.3 Một số đánh giá kiến nghị ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án công ty cổ phần cơng nghệ Viking 3.3.1 Lợi ích đạt ứng dụng phần mềm MS project 2007 vào công ty cổ phần cơng nghệ Viking • Đối với thân doanh nghiệp - Tăng hiệu hoạt động: Vì MS Project 2007 hỗ trợ nhiều công cụ để quản lý dự án trình hoạt động doanh nghiệp nên giúp doanh nghiệp giảm chu trình thời gian lập kế hoạch, gia tăng khối lượng công việc xử lý khoản thời gian giảm thời gian chết khơng hiệu Đó đó, giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân lực - Nâng cao lợi ích sở hạ tầng CNTT : Phần mềm giúp tích hợp tránh dư thừa, trùng lặp Vì ứng dụng MS Project 2007 giúp doanh nghiệp loại bớt trung tâm liệu riêng lẻ, tách biệt giảm bớt chi phí liên quan tới hệ thống sở hạ tầng công nghệ thông tin thiết bị lưu trữ, tránh trùng lắp chương trình xử lý - Gia tăng chất lượng hoạt động dự án, xử lý thông tin: Do MS Project 2007 phần mềm có đặc điểm kết hợp nhiều giai đoạn, kiểm tra lẫn nên giai đoạn thực dự án bị sai phải thay đổi, việc sai sót bị phát đòi hỏi sửa chữa kịp thời Nhờ giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính xác liệu - Tạo khả hòa nhập với kinh tế giới, đặc biệt giai đoạn tồn cầu hóa kinh tế Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 38 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai • Đối với nhà quản lý - Tăng cường khả quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng công cụ đại, mở rộng khả truy cập thông tin giúp cho nhà quản lý thực cơng việc cách nhanh chóng, thuận tiện dễ dàng - Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực quản trị dự án Giải vấn đề tăng hiệu doanh nghiệp với chi phí khối lượng cơng việc phải thực MS Project 2007 tích hợp số liệu nên giúp người quản lý có nhiều thơng tin phong phú, đánh giá tình hình tài doanh nghiệp cách tổng hợp, đầy đủ, tồn diện • Đối với nhân viên - Phân tích đánh giá thơng tin xác, kịp thời thơng qua phần mềm tránh sai sót - Thực tác nghiệp theo quy trình thống chuẩn hóa - Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng suất lao động - Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc cơng việc - Tăng cường khả làm việc nhóm, cá nhân quy trình cơng việc, theo phân cơng phối hợp nhịp nhàng cá nhân công việc cần thiết - MS Project 2007 hỗ trợ để dự án thành công, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp với đối tác làm ăn,các nhà đầu tư, tạo nên uy tín cho doanh nghiệp cạnh tranh với doanh nghiệp lớn, đấu thầu dự án có quy mơ lớn - Tạo tiền đề nâng cao khả cung cấp dịch vụ gia tăng: Việc sử dụng thành tựu CNTT quản lý giúp doanh nghiệp tăng khả thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng giải pháp phần mềm cho khách hàng, tăng khả tiếp cận với thị trường khách hàng Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 39 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai 3.3.2 Hạn chế gặp phải ứng dụng phần mềm MS Project 2007 vào công ty cổ phần công nghệ Viking - Hạ tầng kỹ thuật CNTT doanh nghiệp chưa đảm bảo tính đồng bộ, phải đầu tư thêm phần mềm hỗ trợ liên kết để đảm bảo cho phần mềm hoạt động hiệu Ta thấy rằng, sở hạ tầng đóng vai trị quan trọng việc bảo đảm chất lượng, độ ổn định, khả khắc phục cố, khả nâng cấp hệ thống phần mềm Doanh nghiệp cần trọng đầu tư: Hệ thống điện nguồn cung cấp, hệ thống cảnh báo, phần mềm bảo mật, phần mềm hỗ trợ dự toán ADTPro… - Nguồn lực CNTT: Tuy doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực CNTT người thông thạo mảng chuyên mơn Vì cần phải đào tạo thêm chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên dự án để sử dụng thành thào phần mềm Vấn đề bảo mật, quản lý rủi ro vấn đề tiềm ẩn quan trọng dự án Khả Backup liệu hệ thống chưa thực đảm bảo hạn chế nguồn lực phần cứng (1 máy chủ CSDL) - Chi phí đầu tư cho MS Project 2007 tương đối lớn, lợi ích mang lại khơng thể thu lập tức, ngồi chi phí dự tốn trước chi phí ẩn q trình triển khai gây cho doanh nghiệp khơng khó khăn đối mặt với khoản chi phát sinh ngân sách dự kiến 3.3.2 Kiến nghị để nâng cao khả ứng dụng phần mềm MS project 2007 - Mở lớp tập huấn sử dụng phần mềm quản lý cho nhân viên đội dự án nhân viên liên quan Hơn tiếng Anh quản lý quan trọng, khuyến khích nhân viên trau dồi khả tiếng anh kỹ mềm để đấu thầu dự án lớn, hiệu - Doanh nghiệp nên có cơng cụ quản trị tồn hệ thống quản lý dự án điều kiện hệ thống đa dạng Hệ thống đảm bảo theo dõi toàn thao tác tác nghiệp người sử dụng hệ thống trình cộng tác làm việc, truy cập, quản lý theo dõi thực nhiệm vụ, Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 40 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai - Điều chỉnh hoạt động phận doanh nghiệp: Các phận phối hợp chặt chẽ phận có liên quan tới khách hàng, dự án Sự xếp công việc phận cần có hợp lí tránh chồng chéo lên đảm bảo áp dụng phần mềm MS project 2007 đạt hiệu cao - Doanh nghiệp cần xây dựng giải pháp kỹ thuật tốt để đáp ứng yêu cầu tối thiểu cho việc xây dựng, phát triển hệ thống ứng dụng yêu cầu kỹ thuật liên quan, hay đáp ứng yêu cầu phát triển mở rộng có tính chiến lược tương lai hệ thống Giải pháp kỹ thuật cần đáp ứng tốt u cầu mà cịn phải đáp ứng cách tối đa yêu cầu sử dụng từ phía khách hàng Để có giải pháp đòi hỏi doanh nghiệp phải bám sát yêu cầu cộng với lực thực tốt để đề xuất giải pháp tối ưu Dựa yêu cầu hồ sơ mời thầu, kết hợp với khả kinh nghiệm lâu năm xây dựng dự án CNTT đặc biệt kinh nghiệm xây dựng hệ thống phần mềm, Đề xuất mà doanh nghiệp nên đưa kiến trúc phần mềm, giải pháp bảo mật, chiến lược Backup & Restore, số yêu cầu mở rộng hệ thống đáp ứng - Bên cạnh đó, yếu tố văn hóa doanh nghiệp thái độ tâm cán cấp cao nhân viên yếu tố góp phần khơng nhỏ vào thành công triển khai ứng dụng phần mềm MS Project 2007 vào doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp có cường độ làm việc cao, nhân viên quen với phong cách làm việc động, khả doanh nghiệp ứng dụng thành cơng phần mềm lạc quan Cùng với thái độ lãnh đạo doanh nghiệp không ngại đổi mới, sẵn sàng tận dụng quy trình chuẩn có tạo tâm từ xuống dưới, thúc đẩy nhanh tiến trình đưa phần mềm ứng dụng doanh nghiệp Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 41 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai Kết luận Những năm gần ngành CNTT có bước phát triển mạnh mẽ Tuy nhiên với ngành cơng nghiệp nói non trẻ Việt Nam phát triển chưa đủ để đáp ứng nhu cầu người dân thời kỳ công nghệ phát triển mạnh mẽ ngày Hiện nước ta có nhiều doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực dự án phần mềm, cung cấp giải pháp mạng FPT, VNPT, …Tuy Viking doanh nghiệp non trẻ lĩnh vực này, với nỗ lực không ngừng tồn thể cán cơng nhân viên cơng ty chắn Viking có bước tiến mạnh mẽ Với đề tài “ Ứng dụng phần mềm MS Project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án công ty cổ phần công nghệ Viking” nêu cần thiết cần phải ứng dụng phần mềm quản lý dự án vào doanh nghiệp để doanh nghiệp quản lý hiệu từ thời gian, chi phí, nguồn lực Đây đổi táo bạo nhà quản lý chắn thu hiệu cao thời gian tới Khóa luận trình bày điểm bật phần mềm MS Project 2007 thực trạng quản lý dự án công ty cổ phần công nghệ Viking Do thời gian kiến thức tìm hiểu cịn nhiều hạn chế, nên khóa luận cịn nhiều sai sót Rất mong nhận góp ý từ phía thầy để hồn thiện Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 42 Khóa luận tốt nghiệp Th.S: Nguyễn Thị Tuyết Mai Danh mục tài liệu tham khảo: [1] Bài giảng Công nghệ phần mềm – Bộ môn Công Nghệ thông tin trường Đại học Thương Mại [2] Giáo trình Quản lý dự án CNTT – Trường Đại học công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội [3] Sách trắng Công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam – NXB Thông tin truyền thông 2011 [4] Trang web tài liệu trực tuyến http://www.tailieu.vn http://www.slideshare.net/ [5] Website tham khảo xây dựng dự án phần mềm: http://eac.vn/ http://www.cio.com/ http://www.doanhnhan360.com/ http://www.nss-consulting.com [6] Tạp chí xây dựng Tạp chí điện tử PC-World http://www.pcworld.com.vn/ [7] Trang web công ty cổ phần Viking http://www.viking-it Khoa hệ thống thông tin kinh tế SVTH:Dương Thị Oanh 43 ... tầng để nâng cao khả quản lý dự án Hiện công ty chưa ứng dụng phần mềm việc quản lý dự án Vì tới cơng ty có hướng sử dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để hỗ trợ cho việc quản lý dự án công ty. .. 2.2.3 Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án 2.2.3.1 Yêu cầu cài đặt phần mềm 23 2.2.3.2 Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quản lý dự án ... phần lớn Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING Phần II: CƠ SỞ LÍ LUẬN, THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING