Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án của công ty cổ phần công nghệ Viking

Xuất phát từ nhu cầu này em xin chọn đề tài” Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án của công ty cổ phần công nghệ Viking ” làm luận văn tốt nghiệp vớ

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô ở Trường Đại học Thương mạinói chung và các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế nói riêng, nhữngngười đã tận tình hướng dẫn, kiểm tra và chỉ bảo phương pháp học tập, nghiên cứu,các kỹ năng cần thiết giúp em thực hiện thành công khóa luận này

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ths Nguyễn Thị Tuyết Mai, giảng viên bộmôn Toán kinh tế khoa Hệ thống thông tin kinh tế, người trực tiếp hướng dẫn thựchiện khóa luận, đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo em trong quá trình thực hiện đề tài.Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo và toàn thể cácanh(chị) trong công ty cổ phần công nghệ Viking, đặc biệt là cử nhân tin học ĐinhXuân Linh đã nhiệt tình giúp đỡ và cung cấp các số liệu, tài liệu cần thiết cho quátrình thực hiện khóa luận

Cuối cùng, em xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ và ủng hộ của cha mẹ, các anhchị và bạn bè trong quá trình thực hiện khóa luận Trong quá trình làm khóa luậnkhông thể tránh được sai xót Em rất mong nhận được sự đóng góp chân thành từ quýcông ty và các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2012 Sinh viên thực hiện Dương Thị Oanh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH vii

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING 1

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài 1

1.2.Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

Cấu trúc đề tài 4

Phần II: CƠ SỞ LÍ LUẬN, THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007 5

2.1 Cơ sở lí luận 5

2.1.1 Khái niệm cơ bản 5

2.1.2.Tiêu chí thành công và nguyên nhân dẫn đến thất bại của một dự án 6

2.1.3 Mô tả quá trình sơ đồ tổng thể quá trình dự án phần mềm. 7

2.1.4 Lý thuyết của vấn đề nghiên cứu 8

2.1.4.1 Một số phần mềm quản trị dự án hiện nay 8

2.1.4.2.Các thành phần của MS project 2007 11

2.1.4.3 So sánh phần mềm MS project 2007 với các phần mềm khác 13

2.1.5 Phân định nội dung nghiên cứu 14

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý dự án tại cồng ty cổ phần công nghệ Viking và ứng dụng phần mềm MS Project 2007 16

2.2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần công nghệ Viking 16

2.2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty 16

2.2.2.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty 17

2.2.2.3 Khái quát tình hình tài chính của công ty 17

2.2.2 Thực trạng quản lý dự án của công ty cổ phần công nghệ Viking 18

2.2.3 Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án

2.2.3.1.Yêu cầu cài đặt phần mềm 24

2.2.3.2 Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án 24

2.2.3.2.1 Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho dự án 25

2.2.3.2.2 Quản lý ngân sách, chi phí 27

2.2.3.2.3 Theo dõi tiến độ dự án 29

2.2.3.2.4.Thực hiện báo cáo trong MS project 2007 31

Phần III ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007 33

3.1 Định hướng phát triển của vấn đề 33

3.1.1 Vai trò của các phần mềm ứng dụng trong các doanh nghiệp hiện nay 33

3.1.2 Xu hướng ứng dụng phần mềm quản lý dự án MS project 2007 cho các công ty hiện nay và tại công ty cổ phần công nghệ Viking 33

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao khả năng ứng dụng 34

3.3 Một số đánh giá và kiến nghị về ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại công ty cổ phần công nghệ Viking 38

3.3.1 Lợi ích có thể đạt được khi ứng dụng phần mềm MS project 2007 vào công ty cổ phần công nghệ Viking. 38

3.3.2 Hạn chế có thể gặp phải khi ứng dụng phần mềm MS Project 2007 vào công ty cổ phần công nghệ Viking. 40

3.3.2 Kiến nghị để nâng cao khả năng ứng dụng của phần mềm MS project 2007 40 Kết luận 42

Danh mục tài liệu tham khảo: 43

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 2.2 Biểu đồ các nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án 6

Sơ đồ 2.4 Mối quan hệ giữa CPM, nhà đầu tư, đối tác và cơ quan quản lý 9

Sơ đồ 2.5 Lưu đồ đào tạo phần mềm MS project trong quản lý dự án 11Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của công ty Viking giai đoạn 2010- 2012 17

Bảng 2.3 Số liệu công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng 25

Bảng 2.6 Thống kê số công được hiểu đúng theo thuộc tính của tài

nguyên( type)

32

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.3 Tài nguyên của công tác gia công lắp dựng coffa 26Hình 2.4 Tài nguyên của công tác lắp dựng cốt thép móng 26

Hình 2.9 Thời gian công tác thay đổi sau khi tăng ca 29

Hình 2.12 Cập nhật công tác gia công lắp dựng coffa 30Hình 2.13 Cập nhật công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng 30Hình 2.14 Tiến độ dự án đã cập nhật công tác GCLD coffa, SXLD cốt thép

móng

31

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

6 VIK TECH,JSC Công ty cổ phần Công nghệ Viking

8 Viettel Tổng Công ty viễn thông Quân Đội Viettel

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

3 CPU Center Processing Unit Bộ xử lý trung ương

4 COM Component Object Model Kiến trúc phần mềm

5 ERP Enterprise Resource Planning Hoạch định tài nguyên doanh

nghiệp

để dự án hoàn thành đúng thời gian quy định để giảm thiểu rủi ro và chi phí thực hiện.Ứng dụng phần mềm quản lý dự án là biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quảcủa mỗi dự án đem lại sự hài lòng cho khách hàng trong mỗi doanh nghiệp Tuynhiên, việc lựa chọn ra một phần mềm quản lý dự án phù hợp với bản thân doanhnghiệp là không dễ dàng, luôn đặt ra thách thức với hầu hết doanh nghiệp, đặc biệtđối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Một khi lựa chọn một giải pháp đúng đắn sẽ làtiền đề vững chắc định hướng cho những công việc về sau Tuy nhiên để triển khaimột dự án thành công và hiệu quả thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được Những kinh nghiệm ứng dụng thành công của các doanh nghiệp đi trước luôn làbài học quý báu cho các doanh nghiệp chưa triển khai học tập Trong thời gian thựctập tại công ty cổ phần công nghệ Viking Em nhận thấy với khối lượng công việcngày càng nhiều và quy mô các dự án tương đối lớn đang là một bài toán khó đối vớiban lãnh đạo công ty Sử dụng lợi thế về mạng truyền thông Viking có đầy đủ vậtchất và cơ sở hạ tầng để nâng cao khả năng quản lý dự án Hiện tại công ty chưa ứngdụng một phần mềm nào trong việc quản lý các dự án Vì vậy sắp tới công ty đang cóhướng sử dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để hỗ trợ cho việc quản lý các dự

án của công ty

Xuất phát từ nhu cầu này em xin chọn đề tài” Ứng dụng phần mềm Microsoft Project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án của công ty cổ phần công nghệ Viking ” làm luận văn tốt nghiệp với nội dung tập trung tìm hiểu, đối chiếu, so sánh

những kiến thức trên giảng đường và thực tế tại đơn vị, nêu ra những hạn chế và đềxuất một số giải pháp góp phần nâng cao khả năng ứng dụng phần mềm vào công ty

1.2.Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Đã có một số công trình nghiên cứu về phần mềm MS Project trong quá trìnhquản lý dự án Các đề tài tương đối đồng nhất chủ yếu là ứng dụng phần mềm vàocông tác quản lý, lập kế hoạch, sử dụng các công cụ trực tiếp trên phần mềm để tiếnhành, quản lý công việc Một số đề tài được nêu ra đây như là:

 Ths Phạm Nguyên Thảo, Trường đại học CNTT đại học Quốc Gia thành

phố Hồ Chí Minh, với đề tài “Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát

triển đề án phần mềm, gắn kết với hệ thống phần mềm Microsoft Project.” Luận

văn Thạc Sĩ

Công trình giúp cho người sử dụng có thể bắt đầu từ việc phác thảo vài ý tưởng

về công tác cần thiết nhất cho dự án Ngoài ra người sử dụng còn có thể điều chỉnhlịch trình về sau, cập nhập liên tục thông tin của dự án, rà soát việc tính toán và tuỳchọn hiển thị, xác định vật tư (tài nguyên) cho dự án Vấn đề còn tồn đọng của đề tài

là ứng dụng chưa hỗ trợ phân rã lại công việc khi các công viêc con đã được phân rãhoặc tiến hành thực hiện

 Ths Nguyễn Ngọc Minh, Viện khoa học thủy lợi với đề tài “Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Microsoft Project vào việc lập kế hoạch và quản lý hiệu quả thực hiện các dự án quy hoạch thuỷ lợi” đề tài nghiên cứu khoa học.

Công trình đã đánh giá được tình hình áp dụng khoa học công nghệ trong quản lý

dự án nói chung và dự án quy hoạch thủy lợi ở các cơ quan trong và ngoài Tiến hànhthu thập ý kiến, xây dựng cấu trúc, chức năng yêu cầu của phần mềm đối với côngviệc quản lý dự án của Viện Quy hoạch Thủy lợi Đã tiến hành xây dựng công cụ hỗtrợ trên cơ sở phần mềm MS Project Tiến hành chạy thử công cụ thiết lập

 Sinh viên Nguyễn Ngọc Quyết, Trường đại học Tôn Đức Thắng với đề

tài: “Nghiên cứu ứng dụng Microsoft Project trong giảng dạy và học tập môn tổ chức thi công”

Đề tài nhằm đưa ra một cuốn sách “ Hướng dẫn sử dụng phần mềm MicrosoftProject lập và quản lý tiến độ thi công” đưa vào phục vụ giảng dạy và học tập môn Tổchức thi công cho sinh viên ngành Xây dựng dân dụng & công nghiệp – Khoa Kỹthuật công trình

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Từ việc nghiên cứu ứng dụng phần mềm MS project 2007 vào công ty Đề tài cầnphải làm rõ:

- Quy trình triển khai từng bước cơ bản một một dự án

- Nghiên cứu và đánh giá về hiện trạng thực hiện các dự án của công ty

- Trình bày các ứng dụng góp phần cải thiện hiệu quả của một dự án để đảm bảo

dự án không vượt quá kinh phí mà vẫn trong thời gian quy định

- Làm rõ những lợi ích mang lại khi triển khai phần mềm tại doanh nghiệp,những ưu nhược điểm khi lựa chọn giải pháp phần mềm

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Đối tượng nghiên cứu

- Quy trình triển khai một dự án

1.5 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng phương pháp thống kê và phân tích để nghiên cứu vấn đề thực tiễn

- Sử dụng phương pháp tổng hợp để đưa ra đề xuất theo mục tiêu đã định hướng

- Sử dụng các phương pháp: nghiên cứu tài liệu, quan sát và theo dõi trực tiếp, sửdụng bảng câu hỏi, phỏng vấn chuyên sâu để nghiên cứu thực trạng quản lý dự án tạicông ty cổ phần công nghệ Viking

Cấu trúc đề tài.

Bài khóa luận được chia làm 3 phần lớn

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING

Phần II: CƠ SỞ LÍ LUẬN, THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ

ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007.

Phần III ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007

Phần II: CƠ SỞ LÍ LUẬN, THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ

ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIKING VÀ ỨNG DỤNG PHẦN

MỀM MICROSOFT PROJECT 2007.

2.1 Cơ sở lí luận

2.1.1 Khái niệm cơ bản

“Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụcần phải thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến

độ nhằm tạo ra một thực thể mới” ( Giáo trình Quản trị dự án, 2005, NXB Đại họcKinh tế quốc dân, trang 10)

Dự án công nghệ thông tin là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công nghệthông tin Các dự án CNTT tập trung chủ yếu vào các nội dung sau:

- Ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý và nghiệp vụ, trong đó trọng tâm

là Tin học hóa phục vụ điều hành và quản lý nhà nước

- Xây dựng các hệ thống các Cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành

- Phát triển tiềm lực và cơ sở hạ tậng về CNTT

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức vàquản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thànhđúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mụctiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra

2.1.2.Tiêu chí thành công và nguyên nhân dẫn đến thất bại của một dự án

 Tiêu chí thành công của một dự án

Sơ đồ 2.1 Tiêu chí thành công của một dự án

Để có một dự án thành công là một điều không dễ dàng, điều quan trọng nhấtphải nhận thức rõ nguồn lực của doanh nghiệp có đủ để thực hiện dự án đó không từ

đó lập kế hoạch chi tiết cẩn thận và tiến hành thực hiện, quản lý dự án đó

 Nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của 1 dự án

Không lường trước sự rộng lớn và độ phức tạp

Sơ đồ 2.2 Nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của 1 dự án.

( Nguồn: Trang web vea.gov.vn)

Từ biểu đồ trên chúng ta thấy rằng có rất nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đếnthất bại như nguyên nhân lớn nhất là Tính quản lý yếu kém chiếm 31%, thiếu thôngtin chiếm 21%, không xác định được mục tiêu… khi một dự án thất bại thì sẽ gây ranhững tổn thất vô cùng lớn Ví dụ như: Năm 1995, các công ty Mỹ đã phải chi 81 tỷUSD cho những dự án bị hủy bỏ, 59 tỷ USD đầu tư thêm cho những dự án khôngđúng kế hoạch Để khắc phục sự thất bại của 1 dự án thì có rất nhiều cách nhưng việccải tổ dự án được cho là hiệu quả nhất, một dự án với nhân sự tốt, kinh phí cao nhưngnếu việc quản lý chưa thật sự chặt chẽ, phù hợp với thực tế thì sẽ không đạt được mụctiêu ban đầu đề ra và dẫn đến thất bại.

2.1.3 Mô tả quá trình sơ đồ tổng thể quá trình dự án phần mềm.

 Sơ đồ tổng thể quá trình dự án phần mềm

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổng thể quá trình phần mềm.

 Các yếu tố của quản lý dự án

- Thời gian: đúng thời hạn

- Chi phí: không vượt quá dự toán

- Sản phẩm đầy đủ các chức năng đã định

- Thỏa mãn yêu cầu của khách hàng: thỏa mãn về nhu cầu và thỏa mãn về tiếntrình

 Lợi ích của quản lý dự án

- Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án

- Tạo điều điện thuận lợi cho việc liên hệ thượng xuyên, gắn bó giữa các nhómquản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án

- Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điềuchỉnh kịp thời

- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao cho khách hàng

2.1.4 Lý thuyết của vấn đề nghiên cứu

2.1.4.1 Một số phần mềm quản trị dự án hiện nay

- Phần mềm quản lý dự án Bproject Pro: Đây là phần mềm được thiết kế phù

hợp với đặc thù và thói quen người dùng ngay cả với đối tượng không sử dụng thànhthạo máy tính Hệ thống giúp mọi thành phần tham gia dự án có thể giám sát tiến độ,

hỗ trợ đội ngũ, giảm thiểu rủi ro và dự trù tài chính, thời gian cho các dự án lớn vàphức tạp Ngoài ra, hệ thống là công cụ giao tiếp và quản lý công việc cá nhân củatoàn bộ công ty theo một qui trình chuyên nghiệp giúp bảo đảm thành công tốt nhấtcho bất kỳ dự án nào Chạy trên nền tảng điện toán đám mây, BProject Pro khôngđược thiết kế như một công cụ máy tính mà như một người trợ lý có khả năng tư duy

và học hỏi nhờ lợi thế của công nghệ phần mềm thông minh và mô hình siêu kết nối.Không chỉ hỗ trợ những công cụ quản lý và kiểm soát dự án, bProject Pro còn chứathư viện lớn các mô hình dự án hiệu quả trong nhiều lĩnh vực từ cuộc sống đến dự ánxây dựng qui mô (Ví dụ: Ứng dụng hướng dẫn tự động tổ chức 1 đám cưới như thếnào đến cách thức tổ chức, kế hoạch, nhân sự xây dựng một bulding ra sao) BProjectPro còn hỗ trợ kết nối và tìm kiếm trong cộng đồng doanh nghiệp để tìm đối tác triểnkhai một dự án nhỏ hoặc một phần dự án mà doanh nghiệp muốn chuyển giao

- Phần mềm quản lý dự án CPM (Construction Project Management): Đây là

phần mềm quản lý dự án đầu tư gồm : Xây dựng, giao thông, thủy lợi, mua sắm trangthiết bị, nâng cấp cải tạo công trình… CPM có thể quản lý được đầy đủ thông tin củacác bước tiến hành dự án đầu tư phù hợp với quy mô quản lý của từng cấp cũng nhưtrao đổi thông tin dự án giữa các cơ quan có liên quan ( chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu,

cơ quan quản lý …)

Một số điểm nổi bật của phần mềm CPM

+ CPM có thểkết nối nhận hoặc cung cấp thông tin dữ liệu về dự án với phần mềmIPM (Phần mềm Quản lý kế hoạch đầu tư) để hỗ trợ việc lập kế hoạch phân bổ vốncho các dự án

+ CPM có thể kết xuất dữ liệu cho phần mềm CPF (Phần mềm quản lý tổng hợp các

dự án) phục vụ thiết lập báo cáo tổng hợp tiến độ, khối lương thực hiện của nhiều dựán

+ CPM có thể kết nối nhận hoặc cung cấp thông tin dữ liệu về dự án vớiphần mềm Smart Build (Phần mềm quản lý công trường - thi công);

+ CPM có thể kết xuất các dữ liệu, báo cáo sang dạng Word, Excel hoặc dướidạng chuẩn mở XML để trao đổi với các hệ thống quản lý khác theo yêu cầu

Sơ đồ 2.4 Mối quan hệ giữa CPM, nhà đầu tư, đối tác và cơ quan quản lý.

- Phần mềm quản lý dự án MS project 2007: MS Project 2007 là một chương

trình chuyên dùng để quản lý các dự án , là chương trình có những công cụ mạnh vàthuận tiện MS project 2007 có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chứcnăng để thực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dự án đồng thời tiết kiệmđược thời gian và tiền bạc

 Hoạt động chính của MS project 2007:

- Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án

- Lên lịch công tác

- Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công việc trong dự án

- Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc

- Chuẩn bị các báo biểu cần thiết cho dự án

- Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi có ảnhhưởng lớn đến dự án

- Xem xét lại dự án để đối phó với các tình huống ngẫu nhiên

- Đánh giá tài chính chung của dự án

- In ấn các báo biểu phục vụ dự án

- Làm việc và quản lý theo nhóm

- Lưu đồ đào tạo phần mềm MS project trong quản lý dự án

Sơ đồ 2.5 Lưu đồ đào tạo phần mềm MS project trong quản lý dự án

2.1.4.2.Các thành phần của MS project 2007

MS Project 2007 là tên một chương trình trong nhóm các ứng dụng máy khách vàmáy chủ cho việc quản lý dự án và quản lý danh mục vốn đầu tư (đánh giá và kiểmtra các điều khoản và những thứ cần thiết trong các dự án)

Dòng sản phẩn này hiện gồm có các thành phần sau:

- Project standard Edition, một ứng dụng máy trạm độc lập cho các nhà quản lý

- Project server 2007, một ứng dụng máy chủ để quản lý lịch trình dự án, dữ liệutài nguyên, báo cáo, thời gian và trạng thái cũng như việc phân tích các dự án của một

tổ chức nào đó Project Server 2007 cung cấp một ứng dụng web được cải thiện chomục trang tính thời gian (timesheet) với nhiều tính năng mới Giao diện trình duyệtProject Web Access đã được xây dựng lại trên Windows SharePoint Services (WSS)3.0 và hiện cho phép người dùng có thể xây dựng và đánh giá các kế hoạch dự án,thiết kế các báo cáo và thực hiện phân tích dự án chính Project Server cung cấp cácAPI mới để hỗ trợ tùy chỉnh cho các lĩnh vực cụ thể hoặc tích hợp với phần mềmkhác, như hệ thống ERP Project Server hỗ trợ project Professional Edition với tưcách là 1 Client nhưng cũng hỗ trợ duyệt máy khách với một chức năng thông quatính năng Project Web Access của nó

- Project Portfolia Server, một ứng dụng phân tích cho việc đánh giá các dự án đãđược tiến cử và kiểm tra các nhóm dự án thông qua vòng đời của chúng Project

Portfolio Server cho phép các nhà quản lý có thể tạo báo cáo và thông báo đánh giá,kiểm tra tập hợp các yếu tố của các dự án đang hoạt động hoặc đã được kiến nghị (cácdanh mục vốn đầu tư) trong vấn đề làm ăn như hoàn trả lại vốn đầu tư và việc tậndụng nhân sự Project Portfolio Server có một cơ sở dữ liệu cho dữ liệu dự án củariêng nó, tuy nhiên nó cũng hỗ trợ việc đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu theo hai cách vớiProject Server, cho phép các nhà quản lý có thể phân tích và kiểm tra tập hợp các yếu

tố của dự án đang được quản lý trong Project Server Project Portfolio Server sẽ cómột nét riêng biệt đối với các phòng CNTT, các công ty tư vấn CNTT vì nhiềuphương pháp phân tích của nó thích hợp với việc đánh giá các hạng mục đầu tư trong

dự án CNTT

2.1.4.3 So sánh phần mềm MS project 2007 với các phần mềm khác

MS project 2007 và các phần mềm quản lý dự án khác thì đều có điểm chung đó

là hỗ trợ cho người quản lý dự án có thể hoàn thành tốt được dự án đúng kế hoạch đãđịnh Hiện nay đã có phiên bản MS project 2010, nhưng đa số các doanh nghiệp vẫnchọn phiên bản 2007 do tính dễ dùng và phù hợp với các dự án quy mô vừa phải, tínhtương thích với các phần mềm khác và cơ sở hạ tầng phần cứng của doanh nghiệp.Phần mềm MS project 2007 có một số ưu việt hơn đó là:

- Quản lý hiệu quả và hiểu biết về lập lịch dự án: Thiết lập những mong đợi thực

tế với đội dự án, quản lý và khách hàng bằng cách sử dụng MS Project 2007 để xâydựng lịch trình, phân bổ nguồn lực, và quản lý ngân sách Hiểu được lịch trình với cáctính năng như: Task Drivers để vẽ biểu đồ tài nguyên sản phảm, Multiple LevelUndo để thử nghiệm kịch bản, và Visual Cell Highlighting để tự động che các côngviệc đã thực hiện hoặc thay đổi

- Hiệu quả nhanh chóng: Project Guide, 1 công cụ để lập kế hoạch từng bướcstep by step sẽ giúp người dùng nhanh chóng làm chủ quá trình quản lý dự án Công

cụ này giúp cho người dùng có thể tùy chỉnh các phương pháp khác nhau để tạo racác dự án, giao nhiệm vụ và nguồn lực, theo dõi, phân tích dữ liệu và báo cáo kết quả.Với các thanh công cụ trực quan, các menu và các tính năng khác cho phép nhanhchóng nắm vững các phương pháp quản lý dự án cơ bản

- Đòn bẩy cho dữ liệu có sẵn: Microsoft Project 2007 có thể tích hợp dễ dàng vớicác chương trình Office khác Xây dựng các dự án với một số phím bấm trênkeyboard bằng việc chuyển đổi các danh sách tác vụ có sẵn trong Excel hay Outlookvào trong kế hoạch dự án Dữ liệu cũng có thể thêm vào các dự án từ MicrosoftActive Directory hoặc từ Address List của Exchange Server

- Xây dựng sơ đồ và biểu đồ chuyên nghiệp: Phân tích và báo cáo về dữ liệu dự

án trong một bản báo cáo chuyên nghiệp và trong một biểu đồ bằng cách sử dụngVisio Reports Engine, trong đó nó sẽ cung cấp những khung mẫu (template) cho các

sơ đồ Visio hay biểu đồ Excel dựa trên dữ liệu của dự án

- Giao tiếp thông tin một cách hiệu quả: Trình bày thông tin một cách dễ dàngtrong các định dạng khác nhau theo nhu cầu của bên đặt hàng Người dùng có thể dễdàng định dạng hay in một trang trong lịch trình hay các bản báo cáo Sử dụng CopyPicture trong Office Wizard 1 cách dễ dàng để xuất ra dữ liệu dự án vào Word dànhcho các tài liệu chính thức vào Excel 2007 dành cho biểu đồ tùy chỉnh hay các bảngtính, vào Power Point dành cho việc thuyết trình

- Truy cập thông tin 1 cách nhanh chóng: Nhà quản lý có thể gom nhóm dữ liệu

dự án bằng nền tảng xác định hay tùy chỉnh Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian bằngcách tổng hợp dữ liệu, do đó nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định và phân tíchthông tin cụ thể Dễ dàng nhận ra những thay đổi giữa những phiên bản dự án khácnhau vì vậy, hiệu quả trong việc theo dõi sự thay đổi lịch trình và phạm vi

- Theo dõi dự án theo nhu cầu: Với nhiều thước đo tùy chỉnh hay xác định sẽgiúp người dùng theo dõi dữ liệu (% hoàn thành, ngân sách so với thực tế, các giá trịđạt được, ) có liên quan đến nhu cầu Người dùng có thể theo dõi các dự án hiệu quảhơn bằng việc lưu trữ các bản chụp nhanh (snapshots) của dự án lên đến 11 baseline

- Tùy chỉnh MS Project 2007 theo nhu cầu: Tailor Office Project Standard 2007

cụ thể cho dự án Sửa đổi các thanh công cụ, công thức, chỉ số đồ họa, và các báo cáo.XML, Microsoft Visual Basic cho các ứng dụng (VBA), và các add-in ComponentObject Model (COM) tạo điều kiện thuận lợi và chia sẻ dữ liệu tạo ra các giải pháptùy ý

2.1.5 Phân định nội dung nghiên cứu

 Quy trình triển khai phần mềm

- Khảo sát thực trạng hệ thống

Lập kế hoạch sơ bộ các công việc cần thực hiện, nghiên cứu cụ thể tình hình hoạtđộng và vận hành của hệ thống trước khi đưa phần mềm vào cài đặt tại doanh nghiệp.Giai đoạn này đưa đến một cái nhìn tổng quát về những yêu cầu hệ thống đối với từngchức năng phần mềm tùy theo loại hình doanh nghiệp ứng dụng

- Phân tích các thông tin được khảo sát

Trên cơ sở các thông tin đã thu thập, Nhóm triển khai tiến hành phân tích để xácđịnh cụ thể các bước thực hiện trong khâu tiếp theo của quá trình triển khai Tiếnhành theo quy mô toàn bộ hệ thống hay tích hợp từng phần

- Tiến hành cài đặt và chạy thử

Phần mềm được cài đặt với các tính năng cơ bản và được nhóm triển khai ghinhận về hiệu năng thời gian, tốc độ xử lý, khả năng đáp ứng của phần cứng doanhnghiệp đối với phần mềm, giai đoạn này nếu xảy ra các vấn đề phát sinh, nhóm triểnkhai có thể tiến hành điều chỉnh để đảm bảo cho đến giai đoạn cuối của quá trình triểnkhai, phần mềm đạt được hiệu năng cao nhất trong hệ thống

 Ứng dụng phần mềm

Công ty cổ phần công nghệ Viking là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên có quy

mô hạn chế về nguồn vốn đầu tư cũng như cơ sở hạ tầng Do đó, trong quá trình ứngdụng CNTT doanh nghiệp cần xác định ứng dụng nào là cần thiết cho từng giai đoạnphát triển của doanh nghiệp và chuẩn bị cơ sở hạ tầng cho phù hợp Cùng với lộ trình

đã được đưa ra, nhà quản lý phải hiểu rõ nhu cầu quản lý về mặt số liệu của doanh

nghiệp, đây sẽ là cơ sở vững chắc để doanh nghiệp có thể lựa chọn được các phầnmềm ứng dụng và nhà cung cấp phù hợp.

Đối với bất kỳ một phần mềm nào nhà quản lý muốn ứng dụng thì đều phảinghiên cứu các module tính năng của chương trình phần mềm xem có phù hợp vớidoanh nghiệp không, quy trình thực hiện xử lí một nghiệp vụ trong doanh nghiệp màphần mềm có thể đáp ứng

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý dự án tại cồng ty cổ phần công nghệ Viking và ứng dụng phần mềm MS Project 2007

2.2.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần công nghệ Viking

2.2.1.1 Giới thiệu sơ lược về công ty

 Thông tin cơ bản

Tên giao dịch: Công ty Cổ Phần Công Nghệ Viking

Tên viết tắt: VIK TECH, JSC

Vốn điều lệ: 1.900.000.000đ

Văn phòng đại điện: Số 219 Nguyễn Ngọc Vũ – Cầu Giấy- Hà Nội

Điện thoại: (+84-4)8582.9280

Website: www.viking-it.com

Giấy phép kinh doanh: 0104877363

Công ty thuộc hình thức công ty cổ phần, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp vàcác quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

 Lịch sử hình thành và phát triển

Xuất phát từ chính nhu cầu của ngành công nghệ thông tin, Công ty cổ phầncông nghệ Viking được thành lập năm 2009 bởi những thành viên dày dặn kinhnghiệm về công nghệ Tiêu chí hàng đầu được đề ra là đáp ứng đầy đủ và có chấtlượng những giải pháp nhằm tối ưu quy trình nghiệp vụ của tổ chức và doanh nghiệpkhông chỉ tối ưu về mặt hành chính văn phòng mà còn tối ưu về cả khâu kinh doanh

và giao tiếp với khách hàng Thông qua Viking, công ty mong muốn sẽ đạt được

những phát triển to lớn trong sự nghiệp bản thân, cũng như những đóng góp hữu íchcho xã hội.

 Mục tiêu phát triển:

Mục tiêu hoạt động của công ty là trở thành một trong những nhà cung cấp dịch

vụ và giải pháp thương mại điện tử, xây dựng và tích hợp hệ thống công nghệ thôngtin hàng đầu, mang lại sự thịnh vượng cho công ty và nhân viên, người lao động vàđóng góp cho sự phát triển của ngành và của xã hội

2.2.2.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty

- Giải pháp tích hợp hệ thống

- Dịch vụ xây dựng và triển khai phần mềm

- Giải pháp mạng và truyền thông hợp nhất

- Giải pháp an toàn và bảo mật

- Giải pháp máy chủ, lưu trữ

- Gia công phần mềm

- Tư vấn giải pháp

- Thiết kế và phát triển các ứng dụng Website

2.2.2.3 Khái quát tình hình tài chính của công ty

Báo cáo tài chính 3 năm gần nhất 2010, 2011, 2012 của công ty cổ phần công nghệ

Viking.

Đơn vị tính: triệu đồng

2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011Tổng doanh thu bán hàng và

Thuế nộp ngân sách nhà

nước

Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của công ty Viking giai đoạn 2010- 2012

( Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty Viking năm 2010- 2012)

Nhìn vào báo cáo tài chính của Viking chúng ta có thể thấy rằng từ năm 2010đến năm 2012 doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp không ngừng tăng lên, đángchú ý là năm 2012 có sự tăng nhanh về lợi nhuận Nguyên nhân là do Viking đangdần ổn định từ khi mới thành lập với những chính sách đầu tư đổi mới và tìm đượcnhững dự án lớn Hơn nữa công ty đang liên kết với các tập đoàn lớn như FPT,VNPT nên việc khai thác thị trường được hiệu quả hơn và giảm thiểu được nhiều rủi

ro Với những thuận lợi trên Viking trong thời gian tới sẽ không ngừng vươn lên, mởrộng thị trường kinh doanh và mục tiêu trở thành một công ty hàng đầu về lĩnh vựcgiải pháp mạng và truyền thông tại Việt Nam

2.2.2 Thực trạng quản lý dự án của công ty cổ phần công nghệ Viking

Tại Việt Nam ngành xây dựng phần mềm phát triển rất mạnh mẽ Phát triển đángnói nhất là sự tăng lên nhanh chóng về quy mô của rất nhiều công ty phần mềm vànhiều công ty mới thành lập, những đòi hỏi khắt khe về công nghệ của các dự án, mốiquan hệ tương tác phức tạp và những thay đổi liên tục giữa các chủ thể liên quan tới

dự án phần mềm và các yêu cầu cao hơn của khách hàng Ở mức độ dự án phần mềmthì công việc quản lý dự án nói chung mới chỉ bắt đầu kết hợp giữa thiết kế, đấu thầu

và xây dựng thành một quá trình chung Điều đó đã gây ra khó khăn lớn cho các nhàthầu Việt Nam khi tham gia các dự án lớn, phức tạp

Từ khi công ty mới được thành lập năm 2009, Viking đã thực hiện công cuộc đổimới, đầu tư trang thiết bị, nguồn nhân lực để có thể quản lý tốt các dự án phần mềm.Song hiện nay kinh nghiệm và hiểu biết về quản lý dự án tiên tiến của các kỹ sư chưathực sự đáp ứng được yêu cầu thời đại Điển hình rõ nét nhất là các dự án lớn, phứctạp công ty đều phải liên kết với các công ty khác và có thuê thêm nhân sự bên ngoài