Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản

- Giải pháp tích hợp hệ thống

2.2.3.2. Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản

toán kiểm tra chặt chẽ các chứng từ, hóa đơn vào mà ban quản lý đã thực hiện thanh quyết toán vốn cho đội dự án và các nhà thầu sau khi các dự án được nghiệm thu.

Giai đoạn 3: Giai đoạn hoàn thiện dự án

Viking đã tiến hành, kiểm tra vận hành thử sản phẩm xem có lỗi không để có thể bàn giao và quyết toán với khách hàng. Tuy rằng một số sản phẩm vẫn còn có những lỗi nhỏ nhưng nhìn chung công ty đã hoàn thành mục tiêu, đảm bảo chất lượng sản phẩm giao cho khách hàng.

Từ thực trạng quản lý dự trên chúng ta thấy rằng với khối lượng công việc và sự phức tạp của các dự án các công cụ của google không thể đáp ứng được. Vì vậy mà công ty đặt ra yêu cầu tìm một phần mềm khác để quản lý dự án. Hiện nay công ty đang có định hướng sử dụng một phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp là MS project 2007 để khắc phục được những lỗi trên và đưa công ty lên tầm cao mới, cạnh tranh với các công ty lớn trong và ngoài nước.

2.2.3. Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án 2.2.3.1. Yêu cầu cài đặt phần mềm dự án 2.2.3.1. Yêu cầu cài đặt phần mềm

Để chạy MS project 2007 phần cứng tối thiểu của máy tính là: - Bộ vi xử lý 486 trở lên

- 16 Mb RAM - Window 9x - Ổ cứng > 100 Mb

2.2.3.2. Ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án dự án

Để có thể hiểu hơn về phần mềm MS Project 2007, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một dự án xây dựng trạm bơm nước. Do một dự án thì không thể dùng 1 phần mềm để quản lý hết được nên trong giới hạn khóa luận chỉ trình bày thực hiện lập tiến độ dự án gồm các công việc sau:

1. Công tác gia công lắp dựng coffa: 5 ngày

2 Gỗ ván 0.5 m3 2.000.000 đ/m3 3 Gỗ đà nẹp 0.3 m3 1.500.000 đ/m3 4 Gỗ chống 0.1 m3 1.000.000 đ/m3 5 Đinh 0.1 kg 30.000 đ/kg

Bảng 2.2. Số liệu công tác gia công lắp dựng coffa 2. Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng: 4 ngày

STT Tài nguyên Số lượng Đơn giá

1 Nhân công 8NC 20.000 đ/giờ

2 Thép 800 Kg 21.000 đ/kg

3 Kẽm buộc 15 Kg 17.000 đ/kg

4 Que hàn 4 kg 15.000 đ/kg

Bảng 2.3. Số liệu công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng

3. Công tác đổ bê tông làm móng : 6 ngày

STT Tài nguyên Số lượng Đơn giá

1 Nhân công 20 NC 20.000 đ/giờ

2 Xi măng 4.000 Kg 1.500 đ/kg

3 Cát 5 m3 160.000 đ/m3

4 Đá 9 m3 170.000 đ/m3

5 Nước 2000 lít 9 đ/lít

Bảng 2.4. Số liệu công tác đổ bê tông làm móng Với dự án trên các công tác thực hiện theo trình tự 1-2-3

2.2.3.2.1. Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho dự án

- Tạo danh sách tài nguyên được sử dụng trong dự án như phần cứng, phần mềm, nguồn nhân lực để thực hiện các công việc của dự án. Phần mềm có thể giúp nhà quản lý nhóm các tài nguyên để sắp xếp, lọc theo các công việc, giai đoạn. Trong phần mềm này nhà quản lý có thể nhập luôn ngày bắt đầu và kết thúc cho từng công việc.

Hình 2.3. Tài nguyên của công tác gia công lắp dựng coffa

Hình 2.5. Tài nguyên của công tác đổ bê tông móng

2.2.3.2.2. Quản lý ngân sách, chi phí

- Khởi tạo chi phí cho dự án: MS Project 2007 cho phép người quản lý tính được các khoản chi phí phải trả để dự án hoàn thành một cách chính xác nhất mà không cần phải tính toán trên giấy tờ phức tạp và tốn thời gian. Trong khung nhìn Resources Usage, chọn View/Table/Work rồi thiết lập thêm cột Overtime và nhập thời gian tăng ca (nếu có) cho từng công tác.

Hình 2.7. Task type của từng công tác

Hình 2.8. Thời gian làm việc trong và ngoài giờ

- Tính chi phí cho dự án: Trong MS Project 2007, chi phí cho tài nguyên được mặc định là được tính theo phần trăm hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nhà quản lý có thể thay đổi phương thức tính chi phí tài nguyên khi bắt đầu sử dụng hay khi kết thúc. Tùy vào tính chất của từng dự án mà nhà quản lý có sự lựa chọn cho phù hợp.

Nhìn vào bảng trên chúng ta thấy mỗi công tác thì công nhân sẽ làm thêm 1 giờ mỗi ngày. Giả sử chi phí cho một giờ tăng ca là 30.000 đ. Sau khi nhập thời gian tăng ca, thời gian thực hiện của công tác đã có sự thay đổi và chi phí nhân công được MS project 2007 tính toán như sau:

Hình 2.9. Thời gian công tác thay đổi sau khi tăng ca

Hình 2.10. Chi phí cho từng công tác

- Xem xét lại chi phí của dự án: Sau khi tạo chi phí cho từng tài nguyên, công việc thường các nhà quản lý muốn xem lại tổng chi phí xem có theo dự kiến không. Nếu tổng chi phí cho tài nguyên hay công việc vượt quá khả năng tài chính, nhà quản lý cần kiểm tra và điều chỉnh lại chi phí của mỗi công việc. Đây chính là một giai đoạn khá quan trọng để kiểm soát được ngân sách, đảm bảo dự án hoàn thành không vượt quá ngân sách cho phép.

Hình 2.11. Giao diện xem chi phí toàn bộ dự án

Từ bảng chi phí trên nhà quản lý dễ dàng so sánh chi phí tại thời điểm ban đầu với thời điểm hiện tại và xem chi phí thực hiện dự án còn lại để điều chỉnh hoạt động của dự án.

2.2.3.2.3. Theo dõi tiến độ dự án

Để có một dự án thành công thì việc kiểm tra, theo dõi, báo cáo công việc định kỳ là rất quan trọng và MS project 2007 hỗ trợ rất tốt việc này.

- Muốn biết tiến độ của dự án, người quản lý phải nhập thời điểm bắt đầu cho từng công tác và cập nhật tiến độ của từng công tác. Theo như dự án thì công tác lắp

dựng coffa hoàn thành trước thời hạn 1 ngày, công tác sản xuất lắp dựng cốt thép hoàn thiện đúng thời hạn. Công tác bê tông móng chưa bắt đầu.

Hình 2.12. Cập nhật công tác gia công lắp dựng coffa

Hình 2.13. Cập nhật công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng

- Xem xét toàn bộ dự án: Người quản lý có thể quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc dự án và thời gian những pha chính xảy ra trên khung nhìn Gantt xem tiến độ của dự án có được như mong đợi không. Xác định những công việc quan trọng phải được thực hiện đúng tiến độ, kế hoạch, những công việc này sẽ ảnh hưởng lớn đến sự thành công của dự án nếu có sự trì hoãn công việc.

Hình 2.14. Tiến độ dự án đã cập nhật công tác GCLD coffa, SXLD cốt thép móng Sau khi cập nhật công tác bảng thống kê dự án như sau.

Hình 2.15. Thống kê thông tin dự án Nhìn vào bảng trên ta thấy rằng:

- Thời gian thực hiện dự án là 14 ngày,thời gian theo kế hoạch là 15 ngày, thời gian được cập nhật là 8 ngày( đã hoàn thành), thời gian còn phải thực hiện của dự án là 6 ngày( thời gian của của công tác bê tông móng chưa hoàn thành).

- Số công thực dự án là 1.344 giờ công, số công theo kế hoạch là 1.376 giờ, công được cập nhật là 384 giờ công, công còn lại phải thực hiện là 960 công.

- Chi phí thực hiện dự án là 53.896.000 đ, chi phí theo kế hoạch là 54.536.000( có sự giảm chi phí thực tế so với kế hoạch là do thời gian công tác gia công lắp dựng coffa giảm được 1 ngày, chi phi giảm được là số công giảm được 32 công: 640.000 đ), chi phí được cập nhật là 26.348.000, chi phí còn lại phải thực hiện của dự án là 27.549.000 đ.

- Mục Percent complete: Thể hiện % thời gian công việc đã thực hiện được so với toàn bộ dự án. %Duration= 8/14 *100%= 57% và thể hiện % khối lượng công việc đã thực hiện được so với toàn bộ dự án, % work=384/1.344*100%=29%.

2.2.3.2.4.Thực hiện báo cáo trong MS project 2007

Điểm nối bật trong MS Project 2007 là tính năng cho phép người sử dụng thể hiện báo cáo dưới dạng biểu đồ, đồ thị. Tuy nhiên người quản lý cần nắm rõ phần tính toán của MS project để công việc quản lý được hiệu quả.

Trong MS Project 2007 thực hiện các bảng báo cáo, người sử dụng chọn Report/Visual Reports.

Bảng 2.5. Thống kê số công trên MS project 2007

Nhìn vào bảng trên ta thấy MS Project trong quá trình thực hiện báo cáo về công của dự án đã cộng luôn phần vật liệu vào. Đây là một điểm bất cập của phần mềm vì nó không đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng người làm công tác quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam.

Bảng 2.6. Thống kê số công được hiểu đúng theo thuộc tính của tài nguyên( type) Tương tự khi sử dụng các báo cáo Budget work Report, Resource work aviliblity report người quản lý cần kiểm tra dữ liệu xuất ra để tránh nhầm lẫn tương tự.

Phần III. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2007 3.1. Định hướng phát triển của vấn đề

3.1.1. Vai trò của các phần mềm ứng dụng trong các doanh nghiệp hiện nay

Thời đại kỹ thuật số, công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh mẽ đã kéo theo nhiều loại máy móc, thiết bị, công nghệ ra đời góp phần tạo nên nhiều tiện ích cho cuộc sống của con người. Đặc biệt, các loại phần mềm quản lý được giới doanh nghiệp đặc biệt quan tâm., việc sử dụng các phần mềm quản lý hoặc những phần mềm hỗ trợ cho quá trình quản lý của doanh nghiệp đã không còn là một vấn đề mới mẻ và xa lạ nữa. Hầu như doanh nghiệp nào, cũng đều sử dụng một phần mềm quản lý nào đó có thể là một phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự đơn giản,…

Thị trường phần mềm phục vụ cho các doanh nghiệp khá đa dạng về chủng loại sản phẩm phần mềm, cũng như các chức năng hỗ trợ có trong từng sản phẩm. Dựa trên thông tin của nhà cung cấp giải pháp, lời giới thiệu của các nhà tư vấn, doanh nghiệp có thể mất ít thời gian hơn trong việc lựa chọn một phần mềm nào đó để sử dụng. Theo từng giai đoạn mà xu hướng sử dụng phần mềm của các doanh nghiệp có thể thay đổi cho phù hợp với môi trường hoạt động của cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

3.1.2. Xu hướng ứng dụng phần mềm quản lý dự án MS project 2007 cho các công ty hiện nay và tại công ty cổ phần công nghệ Viking

Ngày nay xu hướng các doanh nghiệp sử dụng phần mềm để quản lý dự án là rất phổ biến. Nếu như bình thường doanh nghiệp phải mất vài tháng để hoàn thành một bản kế hoạch thì với công cụ MS Project 2007, doanh nghiệp có thể chỉ mất vài giờ mà lại rất hiệu quả. Ngay từ khi mới ra đời phần mềm MS project 2007 rất được các doanh nghiệp làm bên lĩnh vực xây dựng ưa chuộng như dùng để quản lý dự án nhà đất nào đó để chuẩn bị cho việc xây dựng cao ốc, một dự án kinh doanh thậm chí là một bài phát biểu mà bạn chuẩn bị thực hiện cũng được coi là dự án vì nó có những đặc điểm nhất định. Hiện nay, phần mềm được ứng dụng rộng rãi hơn ở tất cả các

những doanh nghiệp đã ứng dụng khá thành công đó là tập đoàn FPT với dự án “ Xây dựng trang tin điện tử của chính phủ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên Internet”. Với dự án này Viking đã làm thầu phụ cho FPT, chính vì thấy được những điểm ưu việt của phần mềm mà doanh nghiệp đã quyết định đưa phần mềm vào ứng dụng.

Hiện nay phần mềm MS Project 2007 mới chỉ đang trong giai đoạn cài đặt ở Viking để có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lý tốt được dự án từ khâu lên kế hoạch đến lúc hoàn thành dự án. Phiên bản mà doanh nghiệp đang cài đặt là MS project 2007, đây là phiên bản cũng đã được nâng cấp nhưng chưa phải là phiên bản mới nhất. Do tính chất các dự án cũng không thể dùng một phần mềm mà quản lý hết được bởi một dự án muốn thành công được ngoài phần mềm, máy móc cần đến sự góp sức của các thành viên trong đội dự án và phải liên kết với các phần mềm khác như excel để kết xuất dữ liệu, phần mềm dự toán ADTPro, phần mềm quản lý nhân sự hay tiền lương. Theo kế hoạch của Viking thì phần mềm MS project 2007 trước tiên sẽ được cài đặt ở phòng kỹ thuật để quản lý các dự án của công ty. Các dự án đó như là xây dựng các giải pháp phần mềm, dịch vụ xây dựng và triển khai phần mềm …. Sau đó có thể dùng phần mềm để liên kết các phòng ban như phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh và ban giám đốc tạo nên một thể thống nhất hỗ trợ lẫn nhau vì tính chất phụ thuộc của công việc giữa các phòng ban.

Khi đưa phần mềm ứng dụng vào doanh nghiệp thì hệ thống vẫn chỉ chạy trong mạng nội bộ vì thế trong thời gian tới doanh nghiệp có thể đưa hệ thống lên internet để ban quản trị có thể quản lý dự án ở bất kỳ nơi đâu và bất kỳ thời điểm nào. Đây là một hướng phát triển rất hay giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí. Trong tương lai với những dự án quy mô lớn hơn, có thể doanh nghiệp sẽ ứng dụng phiên bản mới của MS project là phiên bản MS project 2010 với rất nhiều điểm mới và ưu việt hơn.