- Giải pháp tích hợp hệ thống
3.2. Giải pháp nhằm nâng cao khả năng ứng dụng
Hiện nay doanh nghiệp đang quản lý dự án trên các công cụ miễn phí của google. Nhưng chỉ hiệu quả với các dự án có quy mô nhỏ, chính vì vậy mà công ty đang cài đặt phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Trong tương lai,
công ty sẽ tiếp tục hoàn thiện hệ thống phần mềm để phục vụ các dự án lớn hơn. Với khả năng hiện tại của Viking để nâng cao khả năng ứng dụng của phần mềm MS project 2007 thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các tiêu chí sau đây:
- Về nguồn lực phần cứng và cơ sở hạ tầng:
Cơ sở hạ tầng ở đây là các mạng, băng thông rộng, mạng LAN tin cậy và tính tương hợp của các mạng. Mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong điều kiện địa bàn phân tán. Viking có thể tận dụng lợi thế của mình là liên kết với các nhà cung cấp mạng và các thiết bị truyền thông. Doanh nghiệp có thể tự trang bị được những thiết bị hiện đại.
Đường truyền mạng: Cần đường truyền internet ổn định - đường truyền Lease line dung lượng 256Kb. Thay cáp đồng truyền thống bằng đường cáp quang, nâng tốc độ, chất lượng lên cao, nối kết các phòng ban trong DN với nhau, nâng cao chất lượng đường truyền.
Phần cứng để hỗ trợ, phù hợp với hệ thống phần mềm MS Project 2007 thường là hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện… Đĩa cứng dành cho cơ sở dữ liệu dung lượng đến 300Gb, đĩa cứng cài đặt 100Gb... Số lượng người dùng trong hệ thống là 50 người, đó là chưa kể số người dùng đồng thời. Hệ thống máy chủ gồm có:
- Máy chủ hệ thống (application server) chuyên cung cấp dịch vụ trực tiếp cho máy trạm, tiếp nhận các yêu cầu kết nối cung cấp giao diện xử lý số liệu...
- CSDL My SQL 5.1(database server) dùng để lưu giữ, truy xuất dữ liệu - Máy chủ dự phòng CSDL (backup database server)
- Ngoài ra doanh nghiệp cần một số phần mềm như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)…
- Vấn đề bảo mật thông tin
Do hiện nay doanh nghiệp chưa chú trọng đến vấn đề bảo mật thông tin của dự án và chưa có công cụ bảo mật hữu hiệu. Vì vậy khi mà ứng dụng phần mềm thì yêu cầu bảo mật cũng được yêu cầu cao và chặt chẽ. Các mức yêu cầu bảo mật mà hệ thống phần mềm đưa ra bao gồm:
Mức bảo mật này dựa trên các nguyên tắc hành chính của đơn vị. Kiểm soát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, việc ra vào xem thông tin của từng cá nhân. Tuân thủ các nguyên tắc bảo mật thông tin. Từng cá nhân phải có trách nhiệm bảo vệ tài nguyên máy tính của mình cũng như đảm bảo bí mật tên người sử dụng, mật khẩu truy cập hệ thống thông tin.
Mức 2 - Bảo mật mức hệ điều hành
Bất cứ hệ điều hành nào cũng cho phép áp dụng các qui tắc bảo mật tới các tài nguyên của nó. Do đó cần xác định rõ quyền truy nhập tài nguyên của phần mềm như sau:
• Quyền truy nhập máy chủ/bảo trì hệ thống • Quyền chạy các ứng dụng
Mỗi người sử dụng của hệ thống được cũng cấp một account ở mức hệ điều hành, account này sẽ được gán quyền cho phép chạy chương trình nào trên hệ thống. Có một account quản trị hệ thống (Administrator) sẽ có toàn quyền đối với hệ thống (mức hệ điều hành), account này có thể phân quyền chạy các chức năng này cho các account sử dụng khác.
Mức 3: Bảo mật mức cơ sở dữ liệu
Thông thường một hệ cơ sở dữ liệu đa người dùng phải cung cấp các tính năng bảo mật, kiểm soát việc truy cập và sử dụng cơ sở dữ liệu như:
• Ngăn chặn các truy cập dữ liệu bất hợp pháp
• Ngăn chặn việc truy cập bất hợp pháp vào giản đồ các đối tượng • Kiểm soát nguồn tài nguyên hệ thống sử dụng (như thời gian CPU) • Theo dõi các hành động của người sử dụng
Mỗi một người sử dụng trong cơ sở dữ liệu lại có một giản đồ tương ứng với cùng tên. Mỗi một giản đồ là một tập hợp logic của các đối tượng cơ sở dữ liệu như các bảng, các views, các indexes, các clusters, các procedures, các functions. Mặc định, mỗi người sử dụng trong cơ sở dữ liệu tạo ra và có quyền truy cập tới tất cả các đối tượng có trong giản đồ của người sử dụng đó.
Mức 4 - Bảo mật mức ứng dụng
Hệ thống thông tin quản lý có một module bảo mật được thiết kế riêng cho mức ứng dụng. Một lần nữa người sử dụng lại được gán quyền chạy các chức năng hệ thống, quyền truy/xuất dữ liệu. Dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết module bảo mật này. Các đối tượng trong hệ thống bảo mật mức ứng dụng
• Người sử dụng: Ngoài việc sử dụng các account của hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, hệ thống còn tổ chức lưu trữ các thông tin về người sử dụng của hệ thống, các thông tin này lưu trữ trong bảng riêng, ví dụ có tên là USERS.
• Nhóm: Tương tự người sử dụng, các thông tin về nhóm cũng được ghi trong bảng riêng, ví dụ có tên là GROUPS.
• Chức năng: Các chức năng của hệ thống được ghi lại ở bảng riêng, ví dụ có tên là ITEMS. Việc phân quyền các chức năng cho người sử dụng hay phân quyền chức năng cho các nhóm và việc thừa kế các quyền của nhóm mà người sử dụng thuộc nhóm đó được lưu trữ trong bảng riêng.
- Về đào tạo nguồn nhân lực doanh nghiệp
Công ty Viking đang có 40 nhân viên chính, trong đó số nhân viên tốt nghiệp về ngành CNTT lên tới 75%, hầu hết tất cả các nhân viên thuộc nhóm nghiệp vụ đều có kỹ năng CNTT, đây cũng là một lợi thế của công ty khi áp dụng triển khai phần mềm MS Project 2007.
Quản lý dự án phần mềm MS project 2007 là một quá trình phức tạp và việc ứng dụng phần mềm vào quản lí còn khó khăn hơn rất nhiều. Yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của phần mềm chính là yếu tố con người. Quản lý theo tiêu chuẩn ITIL buộc những người trực tiếp sử dụng hệ thống phải có kiến thức về tin học cơ bản, với các nhân viên IT quản lí thì trình độ yêu cầu phải cao hơn nhiều. Doanh nghiệp cũng cần cân nhắc lựa chọn những nhân viên trong phòng kỹ thuật cùng với đơn vị triển khai để thành lập đội triển khai dự án. Để hệ thống được khai thác tối đa và đem lại hiệu quả cao nhất trong việc khai thác của đơn vị, Viking cần phải phối hợp tốt với đơn vị tư vấn triển khai để lập nên kế hoạch đào tạo phù hợp cho nhân
viên sử dụng, khai thác và quản trị hệ thống một cách chi tiết theo yêu cầu của bộ phận công tác :
• Nhân sự nghiệp vụ (phân theo các chức năng) • Nhân sự về chuyển đổi hệ thống
• Nhân sự vận hành hệ thống (vận hành sản phẩm – quản trị ứng dụng).
3.3. Một số đánh giá và kiến nghị về ứng dụng phần mềm MS project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại công ty cổ phần công nghệ Viking.
3.3.1. Lợi ích có thể đạt được khi ứng dụng phần mềm MS project 2007 vào công ty cổ phần công nghệ Viking.
• Đối với bản thân doanh nghiệp
- Tăng hiệu quả hoạt động: Vì MS Project 2007 hỗ trợ rất nhiều công cụ để quản lý dự án trình hoạt động của doanh nghiệp nên nó giúp doanh nghiệp giảm chu trình thời gian lập kế hoạch, gia tăng khối lượng công việc được xử lý trong một khoản thời gian và giảm thời gian chết không hiệu quả. Đó đó, nó giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân lực.
- Nâng cao lợi ích về cơ sở hạ tầng CNTT : Phần mềm giúp tích hợp và tránh dư thừa, trùng lặp. Vì vậy ứng dụng MS Project 2007 sẽ giúp doanh nghiệp loại bớt các trung tâm dữ liệu riêng lẻ, tách biệt và do đó giảm bớt các chi phí liên quan tới hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như thiết bị lưu trữ, tránh trùng lắp chương trình xử lý.
- Gia tăng chất lượng hoạt động dự án, xử lý thông tin: Do MS Project 2007 là phần mềm có đặc điểm kết hợp nhiều giai đoạn, cùng kiểm tra lẫn nhau nên khi một giai đoạn thực hiện dự án bị sai hoặc phải thay đổi, việc sai sót sẽ bị phát hiện ngay và đòi hỏi sự sửa chữa kịp thời. Nhờ vậy nó giúp doanh nghiệp giảm tỷ lệ sai sót, gia tăng tính chính xác của dữ liệu. .
- Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu
• Đối với nhà quản lý
- Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
- Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong quản trị dự án. Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất do MS Project 2007 tích hợp số liệu nên nó cũng giúp người quản lý có nhiều thông tin phong phú, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn.
• Đối với nhân viên
- Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua phần mềm tránh sai sót. - Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa.
- Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động.
- Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc.
- Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết.
- MS Project 2007 hỗ trợ để các dự án thành công, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp với các đối tác làm ăn,các nhà đầu tư, tạo nên uy tín cho doanh nghiệp và cạnh tranh được với các doanh nghiệp lớn, đấu thầu được các dự án có quy mô lớn.
- Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng: Việc sử dụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các giải pháp phần mềm cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng.
3.3.2. Hạn chế có thể gặp phải khi ứng dụng phần mềm MS Project 2007 vào công ty cổ phần công nghệ Viking.
- Hạ tầng kỹ thuật CNTT của doanh nghiệp vẫn chưa đảm bảo được tính đồng bộ, phải đầu tư thêm phần mềm hỗ trợ liên kết để đảm bảo cho phần mềm hoạt động hiệu quả. Ta thấy rằng, cơ sở hạ tầng đóng vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảm chất lượng, độ ổn định, khả năng khắc phục sự cố, khả năng nâng cấp của hệ thống phần mềm. Doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư: Hệ thống điện nguồn cung cấp, hệ thống cảnh báo, phần mềm bảo mật, phần mềm hỗ trợ dự toán ADTPro…
- Nguồn lực về CNTT: Tuy rằng doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực CNTT nhưng mỗi người chỉ thông thạo về một mảng chuyên môn nào đó của mình. Vì vậy cần phải đào tạo thêm chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên dự án để có thể sử dụng thành thào phần mềm.
Vấn đề bảo mật, quản lý rủi ro là vấn đề tiềm ẩn rất quan trọng trong mỗi dự án. Khả năng Backup dữ liệu hệ thống chưa thực sự đảm bảo do hạn chế về nguồn lực phần cứng (1 máy chủ CSDL)
- Chi phí đầu tư cho MS Project 2007 tương đối lớn, trong khi đó lợi ích mang lại không thể thu được ngay lập tức, ngoài những chi phí đã được dự toán trước thì những chi phí ẩn trong quá trình triển khai sẽ gây cho doanh nghiệp không ít khó khăn khi đối mặt với những khoản chi phát sinh ngoài ngân sách dự kiến.
3.3.2. Kiến nghị để nâng cao khả năng ứng dụng của phần mềm MS project 2007
- Mở những lớp tập huấn sử dụng phần mềm quản lý cho nhân viên đội dự án và những nhân viên liên quan. Hơn nữa tiếng Anh trong quản lý cũng rất quan trọng, khuyến khích nhân viên trau dồi khả năng tiếng anh và kỹ năng mềm để có thể đấu thầu được những dự án lớn, hiệu quả.
- Doanh nghiệp nên có công cụ quản trị toàn bộ hệ thống quản lý dự án trong điều kiện hệ thống đa dạng. Hệ thống đảm bảo theo dõi được toàn bộ các thao tác tác nghiệp của người sử dụng trên hệ thống như các quá trình cộng tác làm việc, truy cập, quản lý theo dõi thực hiện nhiệm vụ, ...
- Điều chỉnh hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp: Các bộ phận phối hợp chặt chẽ nhất là những bộ phận có liên quan tới khách hàng, dự án. Sự sắp xếp công việc giữa các bộ phận cần có sự hợp lí tránh chồng chéo lên nhau đảm bảo khi áp dụng phần mềm MS project 2007 đạt hiệu quả cao nhất.
- Doanh nghiệp cần xây dựng một giải pháp kỹ thuật tốt để đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu cho việc xây dựng, phát triển một hệ thống ứng dụng và các yêu cầu kỹ thuật liên quan, hay cũng như đáp ứng được các yêu cầu phát triển mở rộng có tính chiến lược trong tương lai của hệ thống. Giải pháp kỹ thuật không những cần đáp ứng tốt được các yêu cầu đó mà còn phải đáp ứng được một cách tối đa các yêu cầu sử dụng từ phía khách hàng. Để có một giải pháp như vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải bám sát các yêu cầu cộng với năng lực thực hiện tốt nhất của mình để đề xuất ra giải pháp tối ưu. Dựa trên các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, và kết hợp với khả năng cũng như kinh nghiệm lâu năm trong xây dựng các dự án CNTT và đặc biệt là kinh nghiệm trong xây dựng các hệ thống phần mềm, các Đề xuất mà doanh nghiệp nên đưa ra về kiến trúc phần mềm, giải pháp bảo mật, chiến lược Backup & Restore, một số yêu cầu mở rộng hệ thống đáp ứng.
- Bên cạnh đó, yếu tố văn hóa doanh nghiệp cũng như thái độ và quyết tâm của cán bộ cấp cao và nhân viên cũng là yếu tố góp phần không nhỏ vào sự thành công khi triển khai ứng dụng phần mềm MS Project 2007 vào doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp có cường độ làm việc cao, nhân viên đã quen với phong cách làm việc năng động, thì khả năng doanh nghiệp ứng dụng thành công phần mềm sẽ lạc quan hơn. Cùng với thái độ của lãnh đạo doanh nghiệp là không ngại đổi mới, sẵn sàng tận dụng các quy trình chuẩn đã có sẽ tạo ra quyết tâm từ trên xuống dưới, thúc đẩy nhanh tiến trình đưa phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp.
Kết luận
Những năm gần đây ngành CNTT đã có những bước phát triển rất mạnh mẽ. Tuy nhiên với một ngành công nghiệp có thể nói là non trẻ tại Việt Nam thì sự phát triển đó vẫn chưa đủ để đáp ứng nhu cầu của người dân trong thời kỳ công nghệ đang phát triển mạnh mẽ như ngày nay. Hiện nay ở nước ta có khá nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dự án phần mềm, cung cấp giải pháp mạng như FPT, VNPT, …Tuy Viking là một doanh nghiệp còn non trẻ trong lĩnh vực này, nhưng với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty chắc chắn Viking sẽ có những bước tiến mạnh mẽ.
Với đề tài “ Ứng dụng phần mềm MS Project 2007 để nâng cao hiệu quả quản lý