phân tích và thiết kế hệ thống ngân hàng

Cần thỏa thuận về :quá trình cấp tín dụng cho khách hàng, quá trình quản lý hồ sơ nhân viên và hệ thống mạng máy tính cách kết nối cơ sở dữ liệu trong công ty Người yêu cầu được hỏi: Ngư

Phân tích và thiết kế hệ thống ngân hàng

Lớp: 12CD-TP1

Danh sách nhóm:

Huỳnh Minh Trung

Võ Đại Phú

Phạm Vũ An

Nhữ Huỳnh Phi Anh

I Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và

các bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề

1 Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan

Kế hoạch phỏng vấn

Địa chỉ:Ngân Hàng AGRIBANK chi

nhánh Sài Gòn

Thời gian hẹn:3/3/2014 Thời gian bắt đầu:8h Thời gian kết thúc:9h Đối tượng :

Đối tượng được hỏi:Giám đốc

AGRIBANK chi nhánh Sài Gòn

Cần thu thập thông tin về:tình hình

cung cấp tín dụng cho khách hang và

phương thức quản lý nhân viên củ ngân

hàng

Cần thỏa thuận về :quá trình cấp tín

dụng cho khách hàng, quá trình quản lý

hồ sơ nhân viên và hệ thống mạng máy

tính cách kết nối cơ sở dữ liệu trong

công ty

Người yêu cầu được hỏi:

Người yêu cầu được hỏi phải có kinh nghiệm hiểu biết về công tác cung cấp thẻ tín dụng cho khách hàng,công tác quản lý hồ sơ nhân viên và hệ cơ sở dữ liệu

Chương trình:

Giới thiệu:

Tổng quan về dự án

Tổng quan về vấn đề phỏng vấn và vấn

đề sẽ đề cập

Xin phép được ghi âm

Thời gian đòi hỏi và trả lời

Tổng hợp các nội dung chính và kết

thúc

Ước lượng thời gian:

1p 3p 3p

7p 43p

Dự kiến khoảng :60p

2.Phiếu Phỏng vấn

Dự án:hệ thống thông tin quản lý Tiểu dự án:phân tích thiết kế hệ thống thông

tin quản lý cho vay và quản lý hồ sơ nhân sự Người được hỏi :Trịnh Ngọc

Khánh

Ngày :3/3/2014 Người hỏi: nhóm 11

1.theo như cháu biết,ngân hàng

AGRIBANK là một trong những

ngân hàng áp dụng các hệ thống

hiện đại trong phương thức quản

lý khách hàng và nhân viên củ

ngân hàng,chú có thể cho cháu biết

là ngân hàng mình đã và đang sữ

dụng phân mềm nào?

Trả lời:

Để phục vụ cho công tác quản lý, ngân hàng

sử dụng 2 hệ thống thông tin IPCAS và HRMPro

Hệ thống thông tin quản lý IPCAS là phần mềm tích hợp quản lý tín dụng ngân hàng, bao gồm module:

+Quản lý khách hàng vay vốn và khách hàng gửi tiền

+Quản lý số dư nợ của khách hàng vay vốn +Quản lý số nợ quá hạn của khách hàng vay vốn

+Quản lý sớ tiền dư của khách hàng gửi

Hệ thống quản lý HRMPro là phần mềm tích hợp quản lý nhân sự của ngân hàng bao gồm module:

+Quản lý chấm công nhân viên +Quản lý hồ sơ nhân sự

+Quản lý quá trình đào tạo và công tác của nhân viên

2.Chắc IPCAS và HRMPro phải

có những đặc điểm nổi trội lắm

nên mới được ngân hàng tin dung

đến như vậy?

Trả lời:

Đúng vậy, bắt đầ từ ngày 11/2008, hệ thống ngân hàng NN-PTNT Việt Nam đã đưa vào

sử dụng phần mềm IPCAS và nối mạng cho tất cả các chi nhánh địa phương.Khi sử dụng phần mềm này, mọi hoạt động lập hồ sơ vay,ký duyệt và giải ngân đều đo cán bộ tín dụng thực hiện trên máy tính.Mồi cán bọ tín dụng được cấp 1 user riêng để thu nợ và giải ngân.Đây là hệ thống mở và có thể tích hợp

mở rộng với các hệ thống ứng dụng của ngân hàng khác

Phần mềm quản lý nhân sự HRMPro cung cấp giải pháp quản lý nhân sự toàn diện,bao gồm đầy đủ các tính năng quản lý tuyển dụng,

đào tạo,đánh giá nhân viên, quản lý nhân viên, quản lý chấm công, tính lương tíh1 hợp nhất với luật pháp Việt Nam

3.vậy hiện tại ngân hàng có bao

nhiêu khách hàng tín dụng?

Trả lời:

Mỗi chi nhánh của ngân hàng có 3000 khách hàng tín dụng, được phân loại theo các tiêu chức như sau:

+theo mục dích thì có cho vay bất động sản,cho vây công nghiệp và thương mại, cho vay cá nhân

+theo thời gian vay có cho vay ngắn hạn, vay trung hạn và vay dài han

4.thời gian cho việc thực hiện các

quy định cho vay được cải thiên

hơn không vì theo cháu biết một

quy trình cho vay mất khá nhiều

thời gian và phải trải qua nhiều

bước?

Trả lời:

Thực hiện giao dịch thông qua trương trình IPCAS giúp tiết kiệm thời gian, giảm phiền

hà cho khách hang Trước đây, khi làm thủ tục vay vốn ngân hang, khách hang sẽ trải qua nhiều khâu,từ làm hồ sơ vay vốn tại phòng tín dụng ,làm thủ tục kế toán tại bộ phận kế toán,rồi mới được lấy vốn tại kho quỹ,thì nay cũng nghieệp ụ đó,khách hang chỉ cần thông qua bộ phận tín dụng

5 khi khách hang đến vay vốn thì

nhân viên tín dụng sẽ làm những

thủ tục gì?

Trả lời:

Đầu tiên khách hang đưa ra mục đích của khoản vay là gì để được nhân viên tín dụng giới thiệu các gói tín dụng phù hợp tại ngân hang Tiếp đó nhân viên kiểm tra khách hàng vay vốn lần đầu hay đã từng có quan hệ vay vốn với ngân hàng

+ Nếu là khách hàng đầu tiên thì sẽ được bộ phân dịch vụ khách hàng cấp cho mã số khách hàng và lưu vào cơ sở dữ liệu hệ thống

+nếu khách hàng đã có mã số khách hàng thì nhân viên sẽ tra cứu thông tin khách hàng trên IPCAS để kiểm tra thông tin khách hàng và đảm bảo thông tin chính xác

Câu 6:quy trình cấp một khoản

vay như thế nào?

Trả lời:

Cụ thể gồm các công việc:

+Khách hàng đăng kí đơn xin vay:Tông tin khách hàng đăng kí được đăng kí vào hệ

thống máy tính qua hệ thống phần mềm IPCAS

+Thẩm định và phê duyệt đơn xin vay:cán bộ tín dụng đưa màn hình cho trưởng hoạch phó phòng tín dụng duyệt vào các hồ sơ xin vay +Tạo ra các hợp đồng vay vốn và thực hiện giải ngân:Hợp đồng vay vốn được tạo trong

hệ thống IPCAS và mỗi lần thực hiện giải ngân sẽ in ra phiếu chi tên khách hàng,khách hàng sẽ phải kí tên vào phiếu để nhận tiền Trong ngày, cán bộ tín dụng trực tiếp mang

hồ sơ trình phó giám đốc hoặc giám đốc kí hợp đồng vay để lưu hồ sơ theo dõi

Câu 7: trong quá trình thực hiện

giải ngân và kết thúc khoản vay thì

cần quản lý những thông tin gì?

Trả lời:

Cán bộ tín dụng cần quản lý:

+Quản lý thông tin về tài sản đảm bảo

+Quản lý việc thực hiện cho vay và thu nợ +Quản lý tín dụng theo từng khách hàng và chi nhánh phụ thuộc

+Quản lý hồ sơ tín dụng

+Quản lý nợ quá hạn

+Quản lý và thực hiện thủ tục xóa nợ

+Quản lý các thông tin báo cáo về dư nợ tiền vay và tài sản đảm bảo của từng khách hàng Nếu khách hàng sử dụng khoản vay không đúng mục đích trong hợp đồng tín dụng thì

có thể dừng việc giải ngân và yêu cầu trả nợ hoặc gia hạn nợ

Câu 8:việc quản lý báo cáo về số

dư nợ khách hàng, cán bộ tín dụng

cần thực hiện như thế nào?

Trả lời:

Các nhân viên tín dụng báo cáo số dư nợ chính xác theo từng khách hàng lên giám đốc theo từng ngày, và cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm lại được tổng hợp lại.các thông tin được điền vào mẫu báo cáo trong hệ thống quản lý cấp tín dụng của IPCAS và gửi trực tiếp lên cấp trên qua hệ thống mạng nội bộ của ngân hàng

Câu 9:hệ cơ số dữ liệu về số dư nợ

và thông tin hồ sơ tín dụng được

lưu ở đâu?

Trả lời:

Toàn bộ hồ sơ tín dụng, thông tin khách hàng,

số dư nợ…các thông tin khác dự lưu trữ tại

hội sở chính ngân hàng và phát triển nông thôn Việt Nam

Câu 10: hiện tại mỗi chi nhánh có

bao nhiêu nhân viên?

Các chi nhánh được chia thành

các phòng ban như thế nào?

Trả lời:

Mồi chi nhánh có khoảng 100 nhân viên ,được chia thành các phòng ban:

+Nhân Viên Giao Dịch

+Nhân viên phòng IT

+Nhân viên phòng công quỹ

+Nhân viên phòng tín dụng

+Nhân Viên Phòng kế toán kiểm toán nội bộ +Nhân viên phòng nhân sự

Câu 11:vậy còn việc sử dụng

HRMPro?

Trả lời:

Toàn bộ thông tin nhân viên được bộ phân nhân sự lưu vào hệ thống ngay từ khi nhân viên mới được tuyển dụng làm nhân viên chính thức, quá trình làm việc, chấm công, khen thưởng,,nghỉ phép, đào tạo,,đánh giá, báo cáo

Mỗi nhân viên được cấp một thẻ nhân viên trên đó có ghi mã nhân viên vào thông tin nhân viên

Đánh giá chung:

Người được hỏi rất vui tính , cởi mở, tận tình cung cấp các thông tin giúp cho nhóm hoàn thành được bài phỏng vấn.Tuy nhiên do thời gian phỏng vấn vào giờ hành chính nên không tránh khỏi thiếu sót thông tin

3.Những hệ thống cần phải quản lý tại ngân hàng

Những hệ thống cần phải quản lý của ngân hàng AGRIBANK tại các chi nhánh: + Quản lý cấp tín dụng

+Quản lý tiền gửi

+Quản lý thanh toán

+Quản lý tài chính

+Quản lý nhân sự

+Quản lý hành chính

Trong các chi nhánh của ngân hàng AGRIBANK có rất nhiều hệ thống cần phải quản lý như đã nêu trên Tuy nhiên Nhóm sẽ tập trung phân tích 2 hệ thống đó là:

Hệ thống quản lý cấp tín dụng và hệ thống quản lý nhân sự

4.mô tả hệ thống quản lý tín dụng

Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý trên, ta thấy công việc hàng ngày của ngân hàng thông qua nhiều giai đoạn,khối công việc lớn xảy ra lien tục, đặc biệt là công việc cho vay tín dụng và quản lý hồ sơ nhân viên Dữ liệu luôn biến động ,phải đòi hỏi tính chính xác cao

Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách,việc lưu lại các hồ sơ được lặp đi lặp lại và kiểm tra nhiêu khau nên tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng khó tránh khỏi sai sót dữ liệu hoặc hoàn toàn không chính xác.Nếu có sai sót thì việc kiếm dữ liệu để khắc phục sẽ rất khó khăn.Nếu không giải quyết kịp thời ,có thể dẫn tới việc nhầm dữ liệu, gây mất tài sản chung của ngân hàng, cũng như không thực hiên tốt công tác chỉ đạo của quản lý ngân hàng

Do vậy việc đưa máy tính vào quản lý hoạt động trong ngân hàng là nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục những nhược điểm trên, đồng thời nó có thể giúp việc xử lý chính xác hơn

5.Giải Pháp cho hệ thống

Hệ thống có tính chất bảo mật và phân quyền

+Người sử dụng trương trình: Đăng ký và phân quyên cho người sử dụng chương trình,giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát trương trình

+Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sử dụng

hệ thống dữ liệu

Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm soát số liệu,làm sai lệch thống kê cuối kỳ…

Lợi ích thu dược từ hệ thống mới:

+Tính an toàn thông tin cao

+Nâng cao hiệu quả làm việc cao

+Tiết kiệm thời gian và chi phí

+Đem lại sự hài lòng cho khách hàng

II.Thiết Kế Hệ Thống

1.Thiết kế hệ thống phần cứng

Ngân hàng AGRIBANK là một tòa nhà 5 tầng:

+Tầng 1 là nơi giao dịch với khách hàng

+Tầng 2 là phòng IT và phòng công quỹ

+Tầng 3 là phòng kế toán, nhân sự, phòng tín dụng

+Tầng 4 là phòng giám đốc, phó giám đốc tín dụng và phó giám đốc kế toán +Tầng 5 là phòng họp

Toán chi nhánh có 100 nhân viên, mỗi nhân viên được trang bị 1 máy tính riêng

2 Thiết Kế hệ thống mạng

Các máy tính của nhân viên các phòng được kết nói với 1 máy chủ tại chính nhánh bằng mạng lan nội bộ

Do các phòng ban của chi nhánh trang bị đầy đủ hệ thống máy tính nên sử dụng mạng LAN là việc rất dễ dàng

-Yêu cầu phần cứng:

+Kết nối mạng LAN, kết nối internet

+Một sever được đặt ở phòng máy vi tính trung tâm chưa database sever

+Các máy tính ở phòng ban làm client kết nối với sever

-Đĩa cứng tối thiểu 40Gb

3 Thiết kế hệ thống máy chủ

Hệ thống dữ liệu của chi nhánh được lưu trữ tại máy tính chủ tại chi nhánh Máy chủ này kết nối trực tiếp với máy chủ tại cơ sở chính của ngân hàng

AGRIBANK cài đặt cơ sở dữ liệu database sever và cài đặt web sever và mail sever cho các dịch vụ trực tuyến của ngân hang

III.THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHO VAY CỦA HỆ

THỐNG

1.Mô hình nghiệp vụ

- Mô tả bài toán:

Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn thì khách hàng phải chuẩn bị một bộ hồ

sơ vay vốn và đến ngân hàng để trực tiếp làm việc với cán bộ tín dụng Cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng và tiến hành kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn khách hàng hoàn tất hồ sơ theo thủ tục quy định

Sau khi tiếp nhận, kiểm tra và giúp khách hàng hoàn thiện hồ sơ vay vốn, cán bộ tín dụng sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng để làm cơ sở tham mưu cho các cấp thẩm quyền quy định

Sau khi thẩm định, hồ sơ vay vốn chưa duyệt được trình lên Ban giám đốc, Ban giám đốc sẽ phê duyệt hồ sơ vay vốn, nếu không chấp nhận cho vay thì kết thúc nghiệp vụ, ngược lại thì tiến hành lập hợp đồng vay vốn và tiến hành giải ngân cho khách hàng, mỗi lần giải ngân sẽ in phiếu chuyển tiền và biên lai nhận tiền cho khách hàng

Trong thời gian giải ngân, Cán bộ tín dụng sẽ giám sát và kiểm tra xem khách hàng có sử dụng khoản vay đúng mục đích hay không, nếu không đúng thì ngừng giải ngân, chấm dứt hợp đồng và yêu cầu khách hàng thanh toán khoản vay

Nếu khách hàng có thể trả nợ trước hạn thì nộp đơn thanh lý hợp đồng tín dụng và sẽ được thanh lý hợp đồng ngay

Trước thời hạn hết hạn hợp đồng vay một tuần, một thông báo đến hạn nợ

và quyết định thanh lý hợp đồng sẽ được gửi tới khách hàng, nếu khách hàng có thể thanh toán các khoản nợ thì tiến hành thanh lý hợp đồng, nếu khách hàng chưa

có khả năng trả nợ thì có thể làm đơn xin gia hạn hợp đồng Lúc này, cán bộ tín dụng sẽ nhận và kiểm tra đơn xin gia hạn và sau đó sẽ quyết định chấp nhận đơn hay không Nếu được gia hạn thêm thì hợp đồng được tiếp tục, nếu không được chấp nhận thì tiến hành thanh lý hợp đồng

Cuối mỗi tháng, toàn bộ thông tin về các khoản vay được tổng hợp để báo cáo lên Ban giám đốc

- Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ

Nộp hồ sơ vay vốn

Tiếp nhận hồ sơ vay vốn

Kiểm tra hồ sơ vay vốn

Thẩm định hồ sơ vay vốn

Phê duyệt hồ sơ vay vốn

Lập hợp đồng tín dụng

In phiếu chuyển tiền và biên lai

nhận tiền

Giám sát và kiểm tra khoản vay

Gửi thông báo nợ đến hạn

Nộp đơn thanh lý hợp đồng tín

dụng

Nộp đơn xin gia hạn hợp đồng

Thanh lý hợp đồng tín dụng

Khách hàng Cán bộ tín dụng Cán bộ tín dụng

Hồ sơ vay vốn Ban giám đốc Hợp đồng tín dụng Phiếu chuyển tiền Biên lai nhận tiền Cán bộ tín dụng Thông báo nợ đến hạn Đơn xin thanh lý hợp đồng

Đơn xin gia hạn hợp đồng

Quyết định thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp

Tác nhân ngoài Tác nhân trong Tác nhân trong

Hồ sơ dữ liệu Tác nhân ngoài

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu Tác nhân trong

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu

Lập báo cáo

đồng Báo cáo tổng hợp

Hồ sơ dữ liệu

Hồ sơ dữ liệu

2 Sơ đồ quản lý ngân hàng

-Sơ đồ BFD

HỆ THỐNG QUẢN

LÝ VAY VỐN

Phản hồi đồng ý/từ chối

BAN GIÁM ĐỐC

Báo cáo Yêu cầu báo cáo

Hồ sơ vay vốn

Đơn xin gia hạn

Quyết địnhgia hạn

Biên bản thanh lý hợp đồng

0

Phiếu chuyển tiền Phiếu nhận tiền Đơn xin thanh lý hợp đồng

Hồ sơ chưa duyệt Hồ sơ

đã duyệt Hợp đồngvay vốn

2.1.Nhóm các chức năng

Nhận hồ sơ

Cho vay

Quản lý vay vốn

Kiểm tra hồ sơ

Thẩm định khách

Duyệt hồ sơ

Lập hợp đồng

Giải ngân

Sửa đổi hợp đồng

Quản lý hợp đồng cho

vay

Báo cáo giám sát

Thông báo hạn nợ

Nhận, kiểm tra đơn sin

gia hạn

3.Biểu Đồ phân rã chức năng

3.1.Mô tả chi tiết các chức năng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VAY VỐN

1 CHO VAY

1.1 Nhận hồ sơ

1.2 Kiểm tra hồ sơ

1.5 Lập hợp đồng

1.3 Thẩm định khách

1.6 Giải ngân

1.4 Duyệt hồ sơ

CÁO

2.1 Sửa đổi hợp đồng

2.4 Nhận, kiểm tra đơn

2.6 Thanh lý hợp đồng 2.5 Giải quyết đơn

2.3 Thông báo đến hạn 2.2 Báo cáo giám sát

3.1 Thanh toán nợ

3.2 Lập quyết toán

3.3 Báo cáo tổng hợp

3.1.1 Các chức năng cho vay:

1.1 Nhận hồ sơ của khách hàng

- Mục đích: Tiếp nhận hồ sơ vay vốn của khách hàng

1.2 Kiểm tra hồ sơ

Mục đích: Kiểm tra xem một bộ hồ sơ vay vốn xem đã đầy đủ các yếu tố theo quy định hay chưa

1.3 Thẩm định khách hàng

- Mục đích: Kiểm tra khách hàng, mục đích xin vay, tính khả thi của dự án, khả năng tài chính của khách hàng xem có đủ điều kiện vay vốn không 1.4 Duyệt hồ sơ

- Mục đích: Duyệt hồ sơ vay vốn của khách hàng sau khi đã được cán bộ tín dụng đồng ý cho vay và hồ sơ đã được thẩm định

1.5 Lập hợp đồng

- Mục đích: Các thỏa thuận giữa hai bên về khoản vay, lãi phải trả định kỳ, hình thức giải ngân, các quy định về sử dụng khoản vay

1.6 Giải ngân

- Mục đích: Chi tiền cho khách hàng

3.1.2 Chức năng quản lý hợp đồng:

2.1 Sửa đổi hợp đồng

- Mục đích: Khi khách hàng hoặc ngân hàng có yêu cầu bổ sung hoặc có sự thay đổi về một số nội dung trong hợp đồng

2.2 Báo cáo giám sát

- Mục đích: Giám sát việc sử dụng vốn vay của khách hàng

2.3 Thông báo đến hạn nợ

- Mục đích: Thông báo cho khách hàng biết số tiền vay đã đến hạn trả nợ 2.4 Nhận, kiểm tra đơn xin gia hạn

- Mục đích: Nhận đơn xin gia hạn của khách và kiểm tra tính xác thực của đơn

2.5 Giải quyết đơn xin gia hạn

- Mục đích: Quyết định về việc gia hạn khoản vay cho khách hàng