Thực trạng hoạt động công chứng - chứng thực các giấy tờ hành chính liên quan tới công tác hộ tịch trong quá trình hoàn thiện cơ chế “một cửa”

Thực trạng hoạt động công chứng - chứng thực các giấy tờ hành chính liên quan tới công tác hộ tịch trong quá trình hoàn thiện cơ chế “một cửa”

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUYÊN ĐỀ

Việt Nam ra nhập WTO mở ra nhiều cơ hội cho đất nước song cũngkhông ít thách thức Dưới sự lãnh đạo của Đảng Việt Nam đang vươn mìnhđứng dậy để sánh vai cùng các cường Quốc năm Châu Đổi mới toàn diệnluôn là chủ trương của Đảng Nổi bật đó là việc ban hành pháp luật và cácvăn bản phù hợp với tình hình hiện nay, trong đó có lĩnh vực công chứng,chứng thực

Hoạt động công chứng đã xuất hiện trên thế giới từ khi nền sản xuất hànghoá Tư bản chủ nghĩa bắt hình thành (Thế kỷ X-XI hoặc XIV- XV) Ngàynay xã hội càng phát triển thì hoạt động công chứng càng cho thấy vai tròcủa nó trong đời sống xã hội

Việt Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó Từ khi Nghị định45/HĐBT năm 1991, Nghị định 31/CP năm 1996, Nghị định 75/2000/CP vềcông chứng, chứng thực và bây giờ là luật công chứng năm 2006 ra đời làvăn bản bước ngoặt trong quá trình hoàn thiện hệ thống công chứng ở ViệtNam Gần đây nghị định 79/2007/NĐ – CP ra đời là điểm nhấn trong côngchứng chứng thực dã có tác động mạnh mẽ đến đời sống nhân dân

Thành phố Hải Phòng khoảng 1,7 triệu dân, nhiều ngành công nghiệp mũinhọn, 4 khu công nghiệp, và đặc biệt là hệ thống cảng biển, là một trongnhững trung tâm kinh tế lớn của miền bắc Bởi vậy nhu cầu công chứng cáchợp đồng, giao dịch là rất lớn.Trong quá trình cải cách hành chính, hoànthiện quy chế “một cửa”, hoạt động công chứng, chứng thực ở Hải Phòng nóiriêng và cả nước nói chung đang phát triển theo xu hướng xã hội hoá Vớimong muốn phản ánh được thực tế quá trình xã hội hoá hoạt động côngchứng, chứng thực đang diễn ra từng ngày tại địa phương cùng với những

thành quả đã đạt được cũng như những tồn tại cần khắc phục, chuyên đề nàyxin được đề cập tới vấn đề: Thực trạng hoạt động công chứng - chứng thựccác giấy tờ hành chính liên quan tới công tác hộ tịch trong quá trình hoànthiện cơ chế “một cửa”.

Do điều kiện tại khách quan của nơi thực tập nên chưa thể đi sâu vàophần công tác hộ tịch Vì vậy,mục đích của chuyên đề là nghiên cứu tácđộng của hoạt động công chứng, chứng thực đến đời sống nhân dân HảiPhòng Tìm ra tác động tích cực và những ảnh hưởng tiêu cực, nguyên nhân

vì sao? Để tìm ra biện pháp khắc phục trên cơ sở nghiên cứu thực trạngnhằm nâng cao hoạt động công chứng trong những năm tới

Chuyên đề có kết cấu gồm 5 phần:

- Phần I : Giới thiệu chuyên đề

- Phần II : Quá trình thu thập thông tin

- Phần III : Kết quả xử lý thông tin

- Phần IV : Nhận xét, giải pháp và kiến nghị

- Phần V : Kết luận

- Phần : Danh mục tài liệu tham khảo

Trong khuôn khổ một chuyên đề thực tập với hiểu biết còn hạn chế nênkhông tránh khỏi thiếu sót Mong thầy cô cùng các bạn đóng góp ý kiến

Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ phòng Tư pháp quận Ngô Quyền,thành phố Hải Phòng cùng các thầy, cô đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho emhoàn thành chuyên đề này !

PHẦN II : QUÁ TRÌNH THU THẬP THÔNG TIN

1 Thời gian thu thập thông tin

Với khoảng thời gian thực tập không phải là ngắn từ 12/1/2009 đến24/4/2009 tại phòng Tư pháp quận Ngô Quyền thành phố Hải Phòng em đãtừng bứơc làm quen với công tác thực tiễn và dần thu được một lượng kiếnthức nhất định với những bài học bổ ích cho bản thân

Đó là nhờ sự giúp đỡ và tạo điều kiện của trường Đại học Luật Hà Nội,Đại diện trưởng đoàn là cô Nguyễn Kim Ngân phụ trách đoàn thực tập sinhHải Phòng Cùng với sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo quận Ngô Quyền,cán bộ phòng Tư pháp quận cộng với sự nỗ lực bản thân đã giúp em hoànthành chuyên đề này

2 Phương pháp thu thập thông tin

2.2 Phương pháp so sánh:

Từ số liệu đã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từngnăm…Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầucông chứng, chứng thực Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản

pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luậtđồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục Trên cơ sở đó đưa ra đánhgiá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lýnhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.

2.3 Phương pháp phân tích:

Đi sâu vào phân tích hoạt động công chứng, chứng thực để thấy nhữngtác động tích cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhânchủ quan, nguyên nhân khách quan Đánh giá chi tiết chất lượng hoạt độngcông chứng, chứng thực trên toàn quận

2.4 Phương pháp điều tra khảo sát:

Qua thực tế tìm hiểu hoạt động công chứng, chứng thực tại phòng Tưpháp quận Ngô Quyền lấy ý kiến của người dân đến công chứng cũng như ýkiến của các công chứng viên làm việc tại đây để đánh giá khách quan vềhoạt động công chứng cũng như hiểu được tâm tư nguyện vọng của nhândân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của sở tư pháp Hải Phòng để có thểđánh giá chính xác nhất thực trạng công chứng,chứng thực trên toàn thànhphố

2.5 Phương pháp khác:

Lấy ý kiến của các chuyên viên - Người có chuyên môn cao cũng nhưkinh nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực công chứng, chứng thực đểgiúp em hiểu sâu hơn về hoạt động công chứng đến đời sống nhân dân

3 Nguồn thu thập thông tin:

Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu trực tiếp tiếp xúc thực tiễn và được

sự chỉ bảo của các cán bộ phòng Tư pháp quận Ngô Quyền các dữ liệu được

em sử dụng để phục vụ chuyên đề từ các nguồn sau đây:

 Nghị quyết số 49 – NQ/TW ngày 02/6/2005 về chiến lược cải cách tưpháp đến năm 2020.

 Nghị quyết số 48 – NQ/TW ngày 01/6/2005 về chiến lược xây dựngpháp luật đến năm 2020

 Các báo cáo về hoạt động công chứng, chứng thực

 Các công văn:

 Công văn trả lời hướng dẫn các sở, ban ngành huyện, quận thành phố

về những vứng mắc trong quá trình thực thi luật công chứng

 Công văn của Sở tư pháp về đề xuất vụ hành chính tư pháp về thẩmquyền công chứng, chứng thực.

 Đặc san tuyên truyền chuyên đề công chứng, chứng thực số 14

 Giáo trình tìm hiểu luật công chứng

4 Các thông tin thu thập được.

Trong thời gian thực tập tại phòng Tư pháp dưới sự chỉ bảo của các cán

bộ sở tư pháp nói chung và phòng công chứng nói riêng em đã thu được kếtquả thực tế về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh như sau:

4.1 Khái niệm về công chứng.

Trong từ điển Tiếng việt đã định nghĩa: “ công chứng là việc chứng thực

và quản lí các khế ước”.Khi luật công chứng năm 2006 ra đời cũng đã đưa radịnh nghĩa một cách toàn diện: Công chứng là việc công chứng viên chứngnhận tính xác thực,tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch khác( sau đây gọi

là hợp đồng giao dịch )bằng văn bầnm theo quy định của pháp luật phải côngchứng hoặc cá nhân tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng

4.2 Các lĩnh vực chuyên môn của công tác tư pháp( phòng Tư pháp quận Ngô

Quyền – Hải Phòng )

Với chức năng nhiệm vụ được pháp luật quy định phòng Tư pháp quậnNgô Quyền thục hiện các chức nâng nhiệm vụ sau đây:

 Công tác hộ tịch

 Công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật

 Công tác kiểm tra văn bản

 Công tác trợ giúp pháp lý

 Công tác công chứng, chứng thực

4.3 Vị trí vai trò của hoạt động công chứng

 Giúp nhà nước quản lí các hợp đồng giao dịch trong xã hội

Mặc dù hoạt động công chứng ở nước ta trong những năm qua vẵncòn mới mẻ nhưng đã có những bước phát triển vượt bậc xong chưathể coi là phát triển như một số nước tư bản Bỏi vì điểm xuất phát củanền kinh tế nước ta thấp dẫn đến thành tựu kinh tế thấp Trước thựctrạng đó đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI đã nghiêm khắc kiểmđiểm tự phân tích và đề ra đường lối đổi mới toàn diện mở ra bướcngoặt trong công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội ở nước ta

Theo nghị định số 45 tổ chức và hoạt động phòng công chứng nhànước, kể từ đó các phòng công chứng đã được tổ chức sắp xếp mộtcách chặt chẽ hơn, đối tượng được mở rộng hơn giúp cho người dân

có thể tin tưởng lựa chọn công chứng như một sự đảm bảo của nhànước về mặt an toàn pháp lí đối với các giao dịch của mình, từ đó thúcđẩy sự tăng trưởng về số lượng giao dịch, hợp đồng góp một phần rấtlớn vào sự phát triển đất nước

 Sự phát triển hoạt động công chứng Nhà nước góp phần thúc đẩy hoạt

động công chứng địa phương:

Sau 5 năm thực hiện Nghị quyết của ĐH Đại biểu toàn quốc lầnthứ 8, đất nước ta đã có những khởi sắc, tăng trưởng kinh tế khá, cácngành xã hội phát triển mạnh mẽ từ những thành tựu đó kéo theonhững quan hệ xã hội ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp, nhất làtrong xu thế hội nhập kinh tế, quốc tê hiện nay Trước nhu cầu bứcthiết đó Luật công chứng 2006 đã được ban hành cùng một loạt cácvăn bản hướng dẫn kèm theo nâng cao vai trò của các phòng côngchứng

PHẦN III: KẾT QUẢ XỬ LÝ THÔNG TIN

Từ những nguồn thông tin trên,qua việc phân loại thông tin và tổng kếtcác số liệu ,tôi đã thu được những kết quả đáng ghi nhận đẻ đánh giá đúngtình hình thục tế tại địa phương , từ đó cho thấy thực trạng hoạt động côngchứng trên địa bàn Hải Phòng Qua đây thấy được tác động của nó tới đờisống nhân dân trong đó có tác động tiêu cực, những ảnh hưởng tiêu cựcnguyên nhân và giải pháp khắc phục

1 Tình hình chung về công chứng ,chứng thực trên cả nước.

Tổ chưc công chứng nhà nước tuy ra đời muộn so với các nước Châu thiết chế công chứng từ hàng trăm năm nay nhưng may măn thay gặp đượcmôi trường thuận lợi đẻ phát triển đó là nền kinh tế thị trường ở nước ta.Nềnkinh tế thị trường vừa là đối tượng phục vụ vừa là điều kiện phát triển thiếtchế công chứng

Âu-Đến nay cả nước có 128 phòng công chứng với tổng số 380công chứngviên, hơn 150 nhân viên nghiệp vụ và khoảng 800 nhân viên khác Tínhtrung bình mỗi tỉnh, thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh mỗi nơi có

6 phòng công chứng đã được xây dựng khang trang và được hiện đại hoámột bước, đặc biệt là đã tiến hành tin học hoá Hoạt động chứng thực tại cácUBND cấp huyên, cấp xã và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cũngđược triển khai thực hiện

2 Thực trạng công tác công chứng thực ở Hải Phòng.

Sau 5 năm triển khai thực hiện NĐ 75/2000/NĐ-CP của Chính phủ vàtriển khai luật công chứng 2006 cùng với NĐ 79 và các văn bản hướng dẫn

về công chứng, chứng thực nhìn chung đã được dư luận xã hội hoan nghênh

và đánh giá cao công tác này Phạm vi công chứng, chứng thực được mởrộng, thông thoáng hơn Có nhiều quy định mới, tiến bộ về cả chuyên môn

nghiệp vụ cũng như công tác quản lí Vì thế cho nên hoạt động công chứng ởthành phố đã đạt được những thành tựu đáng kể trong những năm gần đây:

2.1 Kết quả hoạt động của thành phố trong những năm qua:

a Số liệu thống kê từ năm 2005 đến năm 2007:

Bảng 1 Hoạt động của thành phố từ năm 2005 đến năm 2007

b Số liệu thống kê năm 2008

Bảng 2 Hoạt động của thành phố năm 2008

1 Chứng nhận Hợp đồng mua bán tài

4 Chứng nhận văn bản thoả thuận

Trong quá trình làm việc, trình độ kiến thức của các cán bộ, nhân viêncủa phòng ngày càng được củng cố thông qua nghiệp vụ, các lớp đào tạochuyên môn nghiệp vụ công chứng do ngành và cơ quan tổ chức Bằng lòng

nhiệt tình và yêu nghề các công chứng viên luôn tạo điều kiện và làm việckhẩn trương để đáp ứng đòi hỏi của nhân dân

2.2 Về cơ cấu tổ chức và hoạt động của phòng:

 Về nhân sự: Phòng Tư pháp quận Ngô Quyền tổng cộng có 06 người

 Nhân viên biên chế 05 đồng chí

 Nhân viên hợp đồng 01 đồng chí

 Trình độ Đại học 100%

 ĐẢng viên 04 đồng chí

 Về thủ tục hành chính: Nhanh chóng và hiệu quả.

Với điều kiện trên Phòng Tư pháp quận Ngô Quyền đã hoàn thànhmột khối lượng công việc rất lớn hàng năm trên cơ sở khách quanđúng pháp luật đáp ứng được kỳ vọng của nhân dân

3 Tác động của hoạt động công chứng, chứng thực đến đời sống

nhân dân.

3.1 Tác động tích cực:

Khoa học ngày càng phát triển như vũ bão, đời sống người dân ngày mộtnâng cao cả về mặt vật chất lẫn tinh thần Các Quốc gia luôn luôn và khôngngừng đổi mới với các chiến lược kinh tế, chính sách xã hội tất cả đều nhằmmục đích phục vụ nhân dân quốc gia mình

Đóng góp không nhỏ vào sự phát trển kinh tế xã hội ấy là hoạt động côngchứng, chứng thực Nó thúc đẩy sự phát triển kinh tế thị trường bảo đảm antoàn pháp lý cho các giao dịc dân sự, kinh tế, thương mại của tổ chức và cánhân Hoà mình vào xu thế phát triển và theo nhu cầu phát triển mới của đấtnước việc cải cách công chứng, chứng thực sao cho thuận tiện nhanh chóngkhông phiền hà phát huy được vai trò tác dụng của hoạt động công chứngtrong việc phục vụ đắc lực các hoạt động kinh tế, xã hội phù hợp với điều

kiện Việt Nam là nhu cầu bức thiết Trước tình hình đó Quốc hội đã khôngngừng cải cách hệ thống pháp luật liên quan đén công chứng Nhận thấy tácđộng ngày càng quan trọng của hoật động công chứng đến đời sống nhân dânthì năm 2006 Luật công chứng đã ra đời – đánh dấu bước ngoặt về sự pháttriển hoạt động công chứng Đặc biệt Nghị định 79 ra đời đã tiến thêm mộtbước về thủ tục hành chính tránh phiền hà cho nhân dân.

 Hoạt động công chứng, chứng thực giữ vai trò quan trọng, tác

động mạnh mẽ đến đời sống nhân dân.

Nhìn vào thực trạng ta thấy khi kinh tế càng phát triển thì nhu cầucông chứng của nhân dân ngày càng lớn thông qua việc thống kê các

số liệu (bảng số liệu) thì việc chứng nhận các hợp đồng cầm cố thếchấp vay vốn Ngân hàng tăng

Bên cạnh đó là sự gia tăng về chứng nhận hợp đồng mua bán, tặngcho tái sản Đặc biệt việc chứng nhận văn bản thoả thuận phân chia disản thừa kế cũng gia tăng đáng kể Từ đó cho thấy công chứng ngàycàng có vị trí quan trọng, nhân dân ngày càng tin tưởng vào côngchứng, chứng thực

Hơn nữa công chứng, chứng thực là đẻ xác lập về mặt pháp lýtrong quan hệ giao dịch này thì việc xác lập đủ tạo ra chứng cứ xácthực, chứng cứ đáng tin cậy hơn bất kỳ loại giấy tờ nào khác Chứng

cứ công chứng, chứng thực là loại chứng cứ không thể phản bác (trừquyết định đã có hiệu lực của toà án) Vì thế hoạt động công chứng,chứng thực được coi là bổ trợ tư pháp

Những chứng cứ này giúp cho người dân bảo vệ được quyền lợicủa mình khi xảy ra tranh chấp trong giao lưu dân sự, kinh tế thương

mại Nó là căn cứ, là cơ sở pháp lý khi vụ việc được đưa ra xét xử đểbác bỏ lập luận của đối phương.

Có thể nói hoạt động công chứng, chứng thực đã và đang tác độngmạnh mẽ tới đời sống nhân dân, bảo vệ quyền và lợi ích của họ

 Công chứng, chứng thực bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao

dịch dân sự, kinh tế, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của công dân tiến tới ổn định xã hội.

Vì nó tạo ra chứng cứ xác thực (trừ quyết định của Toà án) nên tạohành lang pháp lý an toàn cho các giao dịch làm hạn chế rủi ro đếnvới người dân trong các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại

Tạo ra sự tin tưởng và nâng cao uy tín đối với bạn hàng, thuận lợicho công việc kinh doanh của người dân Đặc biệt khi xảy ra tranhchấp nó luôn là tấm lá chắn bảo vệ quyền lợi của bên bị hại, thiết lậptrật tự ổn định xã hội

Cũng qua việc công chứng, chứng thực làm giảm giấy tờ giả mạonhằm lẩn tránh pháp luật giúp nhân dân yên tâm hơn trong các giaodịch của mình

Khi xã hội càng phát triển nhu cầu giao dịch càng gia tăng nhất là ởcác khu đô thị và thành phố Kéo theo là nhu cầu công chúng pháttriển vì thế cần thiết phải tăng cường hệ thống pháp luật công chứng,chứng thực để bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch

 Hoàn thiện hệ thồng pháp luật công chứng, chứng thực đã tránh

phiền hà cho nhân dân.

Về phần thủ tục đã rút ngắn thời gian từ khi tiếp nhận đến khi trả

hồ sơ để phục vụ cho các giao dịch, kinh tế, thương mại nhanh chóngđược thực hiện