thiết lập hệ thống quy trình kiểm soát nội bộ ngân hàng kiên long

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC QUY TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG 1.1 Khái niệm và một số nội dung cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng 1.1.1 Các khái ni

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC QUY TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG

1.1 Khái niệm và một số nội dung cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng

1.1.1 Các khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho DN không đạt được mục tiêu của mình

1.1.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm soátxây dựng và áp dụng nhằm:

- Bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngănngừa, phát hiện gian lận và sai sót

- Để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý

- Bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

1.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của Ngân hàng một cáchhiệu quả

- Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được Ngân hàng và các cơquan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức

độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó

- Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện cácbiện pháp đối phó

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng

- Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịchphát sinh của Ngân hàng

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầupháp định có liên quan.

- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích

1.1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát: là nền tảng cho toàn bộ hệ thống kiểm soát nội

bộ, bao gồm cơ cấu tổ chức, cơ chế phân cấp, phân quyền, các chính sách, thông lệ vềnguồn nhân lực, đạo đức nghề nghiệp, năng lực, cách thức quản trị, điều hành của cáccấp lãnh đạo

- Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch: Thực chất của một

hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của ngườiquản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạtđộng của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọngcủa kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽđáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập.Mặt khác nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát khôngphải là vấn đề quan trọng đối với người quản lý cấp cao và họ không nhận được sự hỗtrợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêukiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu

Một khía cạnh khác của cách thức điều hành là công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạchtrong đơn vị thường bao gồm: kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ, kếhoạch khai thác, chăm sóc khách hàng; kế hoạch đầu tư; kế hoạch tài chính Kế hoạch

là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả côngviệc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thựchiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện Hệ thống

kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lýdoanh nghiệp

- Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả củachuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt

thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào Chúng bao gồm những hoạt độnglàm gương của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà

có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hànhđộng phi đạo đức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị vàchuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lýv.v Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc racác quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp

và văn hóa của ngân hàng

- Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát:

Người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thể hiện trước hết

ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạtđộng của hệ thống kiểm soát: chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát

Cơ cấu tổ chức bộ máy:Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như là một hệthống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ,đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và

sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng Đối với công việc kiểm soát, phải xácđịnh rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm

vụ, quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểmsoát quá trình hoạt động kinh doanh

Cơ chế hoạt động kiểm soát: bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tụckiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát Hệ thống quy chế, quytrình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường bao gồm: quy chế tàichính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về trích lập,

sử dụng các quỹ ; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản; quy trình lập, luânchuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mô tả yêu cầu trình độ và nội dung côngviệc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ đểhướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động củadoanh nghiệp Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn vị

chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạtđộng, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế.

- Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện: Khía cạnh quan trọng nhất

của kiểm soát nội bộ là nhân sự Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực,những nội dung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậyvẫn có thể đạt được kết quả Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thểlàm việc ở trình độ cao thậm chí khi chỉ có rất ít nội dung kiểm soát hỗ trợ cho họ.Thậm chí ngay cả khi có nhiều nội dung kiểm soát hỗ trợ mà những nhân viên khôngtrung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của

hệ thống kiểm soát Mặt khác cho dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họchắc chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng Ví dụ như họ có thể trở nênbuồn chán hoặc không hài lòng, các mối quan hệ nhân sự có thể làm gián đoạn hoạtđộng của họ, hoặc mục tiêu của họ có thể bị thay đổi Do vậy, điều rất quan trọng làngân hàng phải xây dựng được chính sách thích hợp, thỏa đáng về đánh giá, đào tạo,thăng chức và đối đãi nhân sự để có được những nhân viên có năng lực, đáng tin cậytrong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả

- Môi trường kiểm soát nội bộ được triển khai Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dungsau được đảm bảo:

+ Ngân hàng ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnhđạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việcban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc, chuẩn mực này bị vi phạm.+ Ngân hàng phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhânviên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập

+ Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gươngsoi sáng để nhân viên noi theo

+ Ngân hàng có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức,quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiếm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả

+ Ngân hàng có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiếmtoán Nhà nước và kiếm toán quốc tế Bộ phận kiểm toán nội bộ có khả năng hoạt độnghữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trênhoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức.

+ Ngân hàng có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạtđộng quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân

+ Ngân hàng có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo,đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việcliêm chính, hiệu quả

+ Ngân hàng áp dụng những quy tắc, công cụ kiếm toán phù hợp với những chuẩn mựcthông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của mìnhđảm bảo kết quả kiếm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công

cụ kiếm toán không phù hợp

+ Ngân hàng thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực, vị trí nhạy cảm.Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực, vịtrí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định

1.1.3.2 Hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro: là quy trình định dạng và phân tích

mọi rủi ro liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức tín dụng, cụ thể baogồm:

- Việc xác định mục tiêu

- Mức độ phù hợp của các mục tiêu

- Việc định dạng các rủi ro liên quan

- Đánh giá rủi ro

- Các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro

Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý Thông thườngtrong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rất ít khả năng xảy ra sai phạm,nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra thất thoát, lãng phí hoặc saiphạm là rất lớn Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của hệ thống kiểm soát, doanh nghiệp

không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt độngcủa đơn vị mà thường chỉ tập trung nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ nhữngkhâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm Để thực hiện tốt cách thức đó,người quản lý phải đánh giá rủi ro, bao gồm rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Đánhgiá rủi ro tiềm tàng là đánh giá khả năng xảy ra sai sót, gian lận nằm ngay trong đặcđiểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giátính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm soátthiếu và yếu không thể kiểm soát có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường nhân lực,vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc của hệ thống kiểmsoát Như vậy việc thường xuyên đánh giá rủi ro kiểm soát sẽ giúp người quản lý đưa

ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh, củng cố hệ thống kiểm soát nội bộcủa đơn vị một cách thích hợp

- Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

+ Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá

và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

+ Ngân hàng đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảmthiểu tác hại của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó, hoặc Ngân hàng đã có biệnpháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạnrủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được

+ Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thểlấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

1.1.3.3 Các hoạt động kiểm soát: là các chính sách, quy trình, thông lệ được

xây dựng nhằm đảm bảo thực hiện các kế hoạch, các yêu cầu do các cấp quản lý điềuhành đặt ra và các quy trình giảm thiểu rủi ro liên quan

Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệuquả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ làngân hàng phải thiết lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát

- Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:

+ Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế toán Lý dokhông cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm thời hoặc thường xuyênđược làm công tác kế toán về tài sản là để bảo vệ cho ngân hàng chống lại sự tham ô.Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý tàisản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh những báo cáo để làm giảm bớttrách nhiệm cá nhân Ví dụ một người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán.+ Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan:Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan bởi cùng một người

có thể làm tăng việc tham ô trong tổ chức Ví dụ như một người làm kế toán thanh toánkiêm thêm chức năng mua hàng hoá; lãnh đạo đơn vị là người duyệt chi đồng thời trựctiếp mua sắm tài sản

+ Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động: Hoạt động kiểmsoát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong quản lý phải đượcxác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan, bao gồm cả việc ủy quyền.Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng, sẽ bảo đảm hoạt động kiểm soátđược thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sót; gắn được trách nhiệm cá nhânvới kết quả, hiệu quả của hoạt động kiểm soát

- Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên, việc thực hiệntốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu kiểm soát Cácthủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm: Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu,chứng từ kế toán; Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệugiữa báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh,phê duyệt các số liệu, tài liệu; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệutrên sổ kế toán; Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạnviệc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

- Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

+ Ngân hàng đề ra các định mức xác định về tài chính hoặc các chỉ số căn bản đánh giá

hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điềuchỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.

+ Ngân hàng tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quảthu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời

+ Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: cấp phép và phê duyệt cácvấn đề tài chính, Kế toán và Thủ quỹ được phân định độc lập, rõ ràng

- Ngân hàng ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷquyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

+ Ngân hàng lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràngphần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xácđịnh những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra

+ Ngân hàng giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mấtmát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích

+ Ngân hàng cần có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinhphí và tài sản của ngân hàng vào các mục đích riêng

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông : là hệ thống hỗ trợ toàn bộ các thành phần

của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc đảm bảo các thông tin được nắm bắt đầy

đủ và kịp thời trong toàn ngân hàng

- Một trong những nội dung quan trọng kiểm soát của kế toán là kiểm tra tài liệu,

chứng từ kế toán: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố

ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác

có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.Ngoài ra, một số khía cạnh khác của kiểm soát kế toán đó là kiểm soát về vật chất, nhưkiểm kê vật tư, nguyên vật liệu, kiểm kê tài sản Kế toán thực hiện tốt trách nhiệmkiểm tra, kiểm soát hồ sơ tài liệu kế toán và kiểm soát vật chất là hoạt động kiểm soátthực sự hữu hiệu

- Hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo tài chính: hệ thống tài khoản kế toán được sửdụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc cân đối giữa nguồn vốn

và tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng của kiểm soát,

sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống lại những sai sót trong hạch toán; báo cáo tàichính cung cấp cho lãnh đạo đơn vị những thông tin cơ bản cho việc ra các quyết địnhquản lý và những người khác sử dụng báo cáo tài chính

- Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:

+ Ngân hàng thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo vànhững người có thẩm quyền

+ Hệ thống truyền thông của Ngân hàng phải đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều

có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin đượccung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

+ Ngân hàng thiết lập các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về các hành

vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho Ngân hàng

+ Ngân hàng phải lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận củanhững người không có thẩm quyền

+ Ngân hàng xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm hoạ và

kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin, số liệu

1.1.3.5 Giám sát và sữa chữa các sai sót: là quá trình theo dõi và đánh giá chất

lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnhkhi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết

Khâu cuối cùng của quá trình kiểm soát là việc xem xét lại cẩn thận liên tục đối vớibốn thành phần đã nêu trên của kiểm soát nội bộ Liên quan tới việc xem xét lại là kiểmtra độc lập hay thẩm tra trong nội bộ Đối với nhiều ngân hàng, đặc biệt là những ngânhàng lớn, thiết lập một phòng kiểm toán nội bộ là cần thiết để cho hoạt động giám sátđạt hiệu quả Để một chức năng kiểm toán nội bộ có hiệu quả thì nhất thiết kiểm toánviên nội bộ phải độc lập với cả phòng kế toán và điều hành; và khi đó nó sẽ báo cáotrực tiếp tới bộ phận quản lý cấp cao trong đơn vị đó hoặc là người quản lý cao nhất,

hoặc là người đứng đầu ban kiểm toán Một đặc điểm quan trọng, cần thiết của nhữngngười làm công tác kiểm tra nội bộ đó là họ độc lập với những cá nhân thực sự chịutrách nhiệm chuẩn bị dữ liệu Cách tốn ít chi phí nhất trong việc kiểm tra nội bộ là phânchia nhiệm vụ một cách thích hợp để ngăn chặn từ đầu việc tham ô, sai sót và gian lận.

- Quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo công việc

được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ thống này hoạt động tốt nếu:+ Ngân hàng có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kếhoạch đã định Khi phát hiện sai lệch, Ngân hàng đã triển khai các biện pháp điềuchỉnh thích hợp

+ Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp,

và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnhđạo

+ Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội

bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách caohơn, kể cả ban lãnh đạo Ngân hàng để điều chỉnh đúng lúc

+ Ngân hàng đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọitrường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của Ngânhàng cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín Ngânhàng và gây thiệt hại về kinh tế

1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và quyền hạn của kiểm soát nội bộ

1.1.4.1 Chức năng của kiểm soát nội bộ

- Bảo đảm cho ngân hàng hoạt động tuân thủ pháp luật và các quy định, quy trình nội

bộ về quản lý và hoạt động, và các chuẩn mực đạo đức do ngân hàng đặt ra

- Đảm bảo mức độ tin cậy và tính trung thực của các thông tin tài chính và phi tàichính

- Bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế và hiệu quả

- Hỗ trợ thực hiện các mục tiêu do Ban lãnh đạo ngân hàng đề ra

1.1.4.2 Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ

- Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của ngân hàng, baogồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định,hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh Thông tin củangười chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiềunguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi,bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô

tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụthể để phục vụ cho công tác kiểm soát

- Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợcho giám đốc, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiệnđúng nội quy, quy chế của ngân hàng Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báocáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cầnthiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật

- Kiểm tra kiểm soát nội bộ với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành,kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền

có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro

1.1.4.3 Quyền hạn của kiểm soát nội bộ

- Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soátnội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủmột số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính,đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn vàquyền lợi Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng vàđược truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy

cơ rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản Bất kỳ thànhviên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Quy định rõ ràngtrách nhiệm kiểm tra và giám sát Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập.Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ

- Định kỳ thông báo Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về hệ thống kiểm tra, kiểm soátnội bộ; đưa ra các kiến nghị, đề xuất nhằm chỉnh sửa, hoàn thiện hệ thống kiểm tra,kiểm soát nội bộ.

1.1.5 Nội dung phạm vi hoat động và các loại hình kiểm soát nội bộ

1.1.5.1 Đối tượng phạm vi hoạt động của kiểm soát nội bộ

- Định kỳ hàng năm, tổ chức tín dụng phải tiến hành tự rà soát, kiểm tra, đánh giá hệthống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của toàn tổ chức tín dụng, của từng đơn vị, bộ phậnđiều hành, kinh doanh, tác nghiệp và từng hoạt động nghiệp vụ Công việc này doTổng giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện

- Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệulực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định và đánhgiá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để xử lý,khắc phục các vấn đề đó

- Tổng giám đốc tổ chức tín dụng phải lập báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ để báocáo về kết quả tự kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ nêu trên Báocáo này phải cập nhật được các rủi ro, nêu tóm tắt các hoạt động chính của tổ chức tíndụng và các rủi ro liên quan tương ứng và các hoạt động kiểm tra, kiểm soát ở cấp độtoàn bộ tổ chức tín dụng, cấp độ từng đơn vị, bộ phận và từng hoạt động của tổ chức tíndụng

- Báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ nêu trên được đệ trình cho Hội đồng quản trị,đồng gửi Ban Kiểm soát và được gửi cho Ngân hàng Nhà nước (Thanh tra Ngân hàngNhà nước, Vụ Các Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố nơi tổchức tín dụng đặt trụ sở chính) trong thời hạn 60 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính;riêng quỹ tín dụng nhân dân cơ sở chỉ phải gửi cho Ngân hàng Nhà nước chi nhánhtỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1.1.5.2 Các loại hình kiểm soát nội bộ

- Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng phải được Kiểm toán nội bộkiểm tra, đánh giá một cách độc lập Việc kiểm tra, đánh giá độc lập phải được thựchiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc tổ chức Kiểm toán độc lập hoặc một tổ chứckhác có đủ trình độ và khả năng thực hiện việc kiểm tra, đánh giá độc lập theo quy địnhcủa Ngân hàng Nhà nước.

- Nội dung kiểm tra, đánh giá độc lập bao gồm rà soát, đánh giá và báo cáo về sự đầy

đủ, tính hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến các hoạt động,lĩnh vực được kiểm toán thông qua việc xác định và đánh giá rủi ro, xác định các tồntại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệthống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục

- Báo cáo kiểm tra, đánh giá độc lập đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liênquan đến các nội dung, lĩnh vực được kiểm toán, được thực hiện định kỳ 01 năm mộtlần và là một phần của Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm

- Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm tra, đánh giá độc lập đối với toàn bộ hệ thốngkiểm tra, kiểm soát nội bộ tối thiểu 05 năm một lần Báo cáo đánh giá tổng thể về toàn

bộ hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ được gửi cho Tổng giám đốc , Hội đồng quảntrị, Ban Kiểm soát của tổ chức tín dụng và được gửi cho Ngân hàng Nhà nước (Thanhtra Ngân hàng Nhà nước, Vụ Các Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh,thành phố nơi tổ chức tín dụng đặt trụ sở chính); riêng quỹ tín dụng nhân dân cơ sở gửibáo cáo cho Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1.1.6 Nguyên tắc xây dựng quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.6.1 Nguyên tắc, nhiệm vụ của bộ máy tổ chức kiểm soát nội bộ

Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt độnghàng ngày của tổ chức tín dụng Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, càiđặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộphận của tổ chức tín dụng dưới nhiều hình thức như:

- Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyềnhạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng

- Cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận cùng tham gia một quy trìnhnghiệp vụ.

- Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiệncác giao dịch

- Quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện cácgiao dịch; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có

cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp

vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được tổ chức tíndụng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật

- Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thốngthông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng

và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ chocông tác quản trị, điều hành có hiệu quả

- Hệ thống thông tin, tin học của tổ chức tín dụng phải được giám sát, bảo vệ một cáchhợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời nhữngtình huống bất ngờ như thiên tai, cháy, nổ để đảm bảo hoạt động kinh doanh thườngxuyên, liên tục của tổ chức tín dụng

- Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng đều phải quán triệt được tầmquan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quátrình kiểm tra, kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ

và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trìnhkiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan

- Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thườngxuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soátnội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lýtrực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải đượcbáo cáo ngay cho Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát

- Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp của tổ chức tín dụng phải thường xuyên,liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liênquan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mìnhtrước tổ chức tín dụng và pháp luật.

- Lãnh đạo tại các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng phải báo cáo, đánh giá về kếtquả kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với nhữngtồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuấttheo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp

1.1.6.2 Các thể thức kiểm soát

Là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý

Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quátrình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp

Ví d ụ v ề các th ể th ứ c ki ể m soát

Rất đa dạng, có thể bao gồm:

+ Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu

+ Kiểm soát sự chính xác của các số liệu kế toán

+ Kiểm tra sự phê duyệt các chứng từ kế toán

+ Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

- Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, rõràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúcnhững cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo vớinhau; đảm bảo mọi cán bộ trong tổ chức tín dụng không có điều kiện để thao túng hoạtđộng, bưng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi viphạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ

1.1.6.3 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

Các bước chuẩn bị thiết lập HTKSNBDN

- Thành lập ban chỉ đạo gồm ban lãnh đạo cao tất của DN và những nhân viên chủ chốt

- Lên kế hoạch triển khai

- Đào tạo đội ngũ lãnh đạo chủ chốt về KSNB

- Thuê chuyên gia tư vấn (nếu cần thiết)

- Đánh giá HTKSNB hiện tại

- Triển khai các bước để tái thiết lập hay hoàn thiện HTKSNB

- Thường xuyên đánh giá và cập nhật rủi ro và sau đó điều chỉnh HTKSNB, chứ khôngphải luôn thõa mãn với HTKSNB đã được thiết lập

 Cơ chế kiểm soát

Là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro

- Khi các thủ tục (cơ chế) này được vận hành một cách hữu hiệu thì các rủi ro củadoanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác &kịp thời

 Một số thủ tục kiểm soát căn bản

- Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh

- Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của DN

- Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của DN Phê duyệt cũng cónghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái

gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền

- Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định :

+ Quy định về cấp phê duyệt

+ Quy định về cơ sở của phê duyệt

+ Quy định về dấu hiệu của phê duyệt

+ Quy định về cấp ủy quyền

- Đối với thủ tục này cần lưu ý :

+ Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không, cơ chế kiểmsoát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện

+ Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởngđến tiến độ công việc

+ Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rỏ ràng

- Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt

 Thủ tục báo cáo bất thường

- Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong DN phải có trách nhiệm báo cáo về cáctrường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọilúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp

- Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc

- Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng

+ Những vấn đề chưa từng xảy ra , đã xảy ra nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn

+ Có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống

+ Các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người thực hiện Nhưngphần lớn do con người thực hiện

- Mục tiêu khi được cụ thể hoá thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn

- Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt độngcủa DN (phi tài chính)

- Chỉ tiêu phải có tính khả thi

- Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu

- Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu

- Người theo dõi các chỉ tiêu phải độc lập

- Định ký theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

- Bản thân việc phân chia trách hiệm là một yếu tố tạo nên cơ chế kiểm soát rất hữuhiệu

- Phải chỉ ra được các yêu cầu về phân chia trách nhiệm cho từng nghiệp vụ

 Thủ tục kiểm tra & theo dõi

- Đây có thể được xem là cơ chế “kiểm soát tự kiểm soát”

- Ban giám đốc tự kiểm tra và theo dõi

- BGĐ giao quyền cho cá nhân hay bộ phận nào đó kiểm tra & theo dõi (thường làkiểm toán nội bộ)

- Giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng

- Tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát, đó là “công việc nhân viên làmluôn có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá “

 Nguyên tắc sử dụng các thủ tục kiểm soát

- Sử dụng cơ chế kiểm soát thích hợp

- Xem xét tính hiệu quả của cơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí)

- Có thể sử dụng một cơ chế hay phối hợp một số cơ chế để kiểm soát một rủi ro

- Vừa dùng cơ chế kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro, vừa dùng cơ chế kiểm soát đểphát hiện rủi ro

1.1.7 Một số tiền đề hiện nay cho quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.7.1 Sự cần thiết của quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống ngân hàng được ví như “huyết mạch” của nền kinh tế và cơ chế kiểm soátđược ví như “thần kinh trung ương” của một ngân hàng thương mại Một hệ thống

kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơrủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởihao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán vàbáo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạtcủa tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt độnghiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

1.1.7.2 Khung pháp lý của quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng Việt Namđược xây dựng và vận hành trên cơ sở Luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997 vàQuy chế về kiểm tra, kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng ban hành kèm theoQuyết định số 03/1998/QĐ-NHNN3 ngày 3/1/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhànước

Theo đó, các tổ chức tín dụng Việt Nam thiết lập một bộ phận chuyên trách, với tên gọikhác nhau (Ban kiểm tra nội bộ, Phòng kiểm tra nội bộ, Phòng kiểm tra, kiểm soát),chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) theo hệ thống ngành dọc tạitrụ sở chính (Phòng, Ban) và tới các chi nhánh (tổ kiểm tra, kiểm soát hoặc bố trí mộtcán bộ chuyên trách làm công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ) Luật sửa đổi,

bổ sung một số điều của Luật các tổ chức tín dụng (được Quốc hội thông qua ngày15/6/2004) đã tách bạch hai chức năng kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ Cụ thể,Khoản 2 Điều 38 quy định nhiệm vụ kiểm toán nội bộ thuộc về Ban kiểm soát và Điều

41 quy định “Tổ chức tín dụng phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc bộmáy điều hành, giúp Tổng Giám đốc (Giám đốc) điều hành, thông suốt an toàn và đúngpháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng”

1.1.8 Các hình thức huy động vốn ở ngân hàng

Được hình thành thông qua nghiệp vụ huy động vốn của ngân hàng, là nguồn vốn chủyếu trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng

- Nguồn vốn huy động gồm các khoản như tiền gửi không kỳ hạn của khách hàng, tiềngửi có kỳ hạn của các tổ chức và cá nhân, tiền gửi tiết kiệm của dân cư, huy động vốnthông qua phát hành kỳ phiếu, chứng chỉ tiền gửi…

1.1.8.1 Huy động vốn qua tài khoản tiền gửi

 Tiền gửi thanh toán: Đây chính là tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp và cá

nhân có nhu cầu thanh toán qua ngân hàng Loại tiền gửi này lãi suất thấp vì ngân hàng

không chủ động trong công tác cho vay Mặt khác loại tiền gửi này ngân hàng thườngxuyên phải thu và chi trả theo yêu cầu của khách hàng nên tốn chi phí về kiểm đếm,bảo quản…Khách hàng có thể rút vốn ra bất cứ lúc nào để phục vụ cho công việc chitrả qua các hình thức như phát hành séc, lập ủy nhiệm chi, lệnh chi…

- Đặc điểm:

+ Gửi tiền thanh toán

+ Số dư không ổn định

+ Lãi suất thấp

- Ý nghĩa: Tạo nguồn vốn cho khách hàng, tiết kiệm chi phí lưu thông thực hiện

giao dịch văn minh, giảm thiểu rủi ro.

 Tiền gửi tiết kiệm

- Tiết kiệm không kỳ hạn

Khách hàng cá nhân, tổ chức có tiền tạm thời nhàn rỗi, gửi ngân hàng vì mục tiêu

an toàn và sinh lời, không thiết lập được kế hoạch sử dụng tiền gửi trong tương lai

- Đặc điểm:

+ Khách hàng muốn rút lúc nào cũng được nên ngân hàng phải đảm bảo tồn quỹ và

khó lên lên kế hoạch sử dụng tiền gửi

+ Ngân hàng thường trả lãi thấp

+ Mỗi lần giao dịch khách hàng phải xuất trình sổ tiền gửi và chỉ có thể thực hiện được các giao dịch ngân quỹ

+ Không thực hiện được các giao dịch thanh toán.

- Tiết kiệm định kỳ

Là loại tiền gửi mà khách hàng có nhu cầu gửi tiền vì mục đích an toàn, sinh lợi vàthiết lập được kế hoạch sử dụng tiền trong tương lai, doanh nghiệp và cá nhânmuốn có thu nhập ổn định và thường xuyên, đáp ứng cho việc chi tiêu hàng thánghoặc hàng quý.

+ Lãi suất cao hơn lãi suất gửi không kỳ hạn

+ Lãi suất thay đổi theo kỳ hạn gửi

+ Số dư ổn định theo từng kỳ hạn

1.1.8.2 Các hình thức huy động vốn khác

- Vốn hình thành trong lãnh vực thanh toán như tiền ký quỹ mở tín dụng, sec bảo

chi…

- Vốn huy động bằng cách phát hành các giấy tờ có giá trị ngắn hạn, dài hạn như kỳ

phiếu ngân hàng, tái phiếu ngân hàng…

- Vốn đi vay của Ngân hàng Nhà nước, vay của tổ chức tín dụng khác, vay của

Ngân hàng nước ngoai

1.1.9 Mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ và huy động vốn

Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích: đảm bảo tính chínhxác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp,giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên,… Hệ thống kiểm soát nội bộ vữngmạnh là một thứ tài sản rất có giá trị đối với bản thân Ngân hàng Một khi Ngân hàng

đã tạo được niềm tin với các nhà đầu tư, các đối tác kinh doanh sẽ tạo điều kiện tốtcho việc huy động vốn đầu tư, tìm kiếm đối tác kinh doanh, vay các nguồn vốn thuậnlợi hơn; mặt khác cũng nâng cao được thương hiệu của Ngân hàng trên thị trường.Ngân hàng, với tư cách là một doanh nghiệp khi đã tạo được niềm tin với khách hàngthì cũng sẽ có điều kiện huy động thêm một số lượng lớn tiền gửi, mở rộng các nguồnvốn ở cả thị trường trong nước và ngoài nước

Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động không hiệu quả khó tạo được niềm tin với các

đối tác làm ăn Các cổ đông và các nhà đầu tư sẽ không tin tưởng vào ngân hàng trongviệc quản lý đồng vốn của họ, ngân hàng sẽ khó quyết định cho doanh nghiệp vay vốn

và ngược lại ngân hàng cũng khó khăn trong việc huy động vốn vay của chính bản thânmình

Tóm lại: Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là cơ sở quan trọng để phát triển bềnvững, làm gia tăng giá trị của các doanh nghiệp nói chung,và của ngân hàng nói riêng.Muốn phát triển mạnh và bền vững, doanh nghiệp cũng như ngân hàng đều cần phải đềcao vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC QUY TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIÊC HUY ĐỘNG VỐN TẠI NGÂN HÀNG TMCP KIÊN LONG

2.1 Giới thiệu về ngân hàng TMCP Kiên Long

2.1.1 Giới thiệu sơ lược

Ngân hàng TMCP Kiên Long (Kienlong Bank) được thành lập và đi vào hoạt động từtháng 10/1995 tại Kiên Giang Qua hơn 14 năm hoạt động, Kienlong Bank trở thànhmột ngân hàng thương mại cổ phần phát triển mạnh, bền vững và tạo được niềm tincủa khách hàng Từ một ngân hàng hoạt động tín dụng tại các vùng nông thôn Đồngbằng sông Cửu Long với số vốn điều lệ ban đầu 1,2 tỷ đồng tại thời điểm năm 1995,đến nay Ngân hàng đã hoàn tất việc tăng vốn điều lệ lên 1000 tỉ đồng, điều nay nói lên

sự phát triển ổn định và bền vững của ngân hàng Kiên Long.Theo lộ trình đề ra, đếncuối năm 2010 Kienlong Bank sẽ có vốn điều lệ tăng trên 3.000 tỷ đồng

Hiện tại, Kienlong Bank đã có mạng lưới hoạt động tại các vùng trọng điểm trong cảnước với 45 chi nhánh và phòng giao dịch Phấn đấu đến năm 2010 sẽ có 100 chinhánh và phòng giao dịch trong cả nước

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Bộ máy tổ chức của ngân hàng.( Xem sơ đồ)

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của một số phòng ban

Chức năng nhiệm vụ phòng kế toán – tài vụ

Chức năng

+ Tổ chức và quản lý công tác kế toán, tài chính của ngân hàng hoạt động theo đúngquy định của Ngân hàng và của Nhà nước, Giúp Tổng Giám đốc điều hành, quản lýnguồn vốn và tài sản của Ngân hàng một cách chính xác, an toàn, hiệu quả và pháttriển vốn theo đúng quy định của pháp luật hiện hành

+ Tham mưu và xây dựng kế hoạch về công tác kế toán, tài chính

+ Bảo đảm việc sử dụng hợp lý tiền vốn, việc thu chi, thanh toán đúng chế độ, đúng đốitượng, nghiêm chỉnh chấp hành các quy định về tài chính

+ Bảo vệ tài sản của Ngân hàng, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hiện tượng tham ôlãng phí; kết hợp với các phòng ban, các đơn vị tổ chức kiểm kê tài sản của Ngân hàngtheo định kỳ và đột xuất

+ Tổ chức thực hiện quyết toán tài chính theo đúng chế độ và quy định của Nhà nước;thiết lập và gửi báo cáo tài chính một cách đầy đủ và kịp thời theo đúng quy định.+ Phân tích tình hình tài chính, tình hình hoạt động của Ngân hàng, qua đó tham mưucho Tổng Giám đốc tổ chức hoạt động tài chính phục vụ hoạt động kinh doanh củaNgân hàng

+ Tính toán và nộp các khoản thuế cho Ngân sách Nhà nước theo đúng quy định củaNhà nước và phù hợp với kết quả kinh doanh của Ngân hàng

+ Tính toán và trích lập đầy đủ các quỹ, tổ chức phân phối thu nhập theo đúng chế độ

và chính sách

Phòng kế hoạch và đầu tư

Chức năng và nhiệm vụ:

 Về công tác kế hoạch:

+ Xây dựng, quản lý kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng

+ Xây dựng, bảo vệ kế hoạch kinh doanh, tài chính và kế hoạch công tác hàng năm củatoàn ngân hàng

+ Tham mưu việc giao kế hoạch kinh doanh, tài chính và kế hoạch công tác hàng nămcho các chi nhánh và các phòng ban/ ban nghiệp vụ tại Hội sở

+ Tổng hợp kế hoạch kinh doanh, công tác hàng tháng của toàn Ngân hàng

+ Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch của toàn Ngân hàng và của các chi nhánhphòng ban, đề xuất các biện pháp khắc phục các khó khăn trong quá trình thực hiện kếhoạch

+ Xây dựng hệ thống các chỉ tiêu đánh giá mức độ thực hiện hàng năm của các chinhánh, phòng ban

- Thống kê báo cáo

+ Thực hiện các báo cáo kết quả hoạt động tháng, quý, 6 tháng, năm của toàn Ngânhàng

+ Xây dựng hệ thống báo cáo thông tin quản lý để theo dõi diễn biến tình hình kinhdoanh tài chính của Ngân hàng

+ Lập báo cáo xếp hạng Ngân hàng hàng năm

+ Thực hiện và tổ chức lưu trữ các báo cáo thống kê, số liệu lịch sử về hoạt động củaNgân hàng

+ Theo dõi và đánh giá công ty trực thuộc Ngân hàng