thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa XNK tại công ty thảo cường

Vì thế, để hàng hóa lưu thông được từ người bán đến người mua cần phải có một người đại diện đứng ra chịu trách nhiệm vận tải, thông quan hàng hóa, đó là người giao nhận hàng hóa.. Nghiệ

CHƯƠNG 1

MỞ ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động ngoại thương có một đặc điểm rất nổi bật đó là người bán và người mua ở xa nhau, có một khoản cách nhất định về địa lý, quốc gia Vì thế, để hàng hóa lưu thông được từ người bán đến người mua cần phải có một người đại diện đứng ra chịu trách nhiệm vận tải, thông quan hàng hóa, đó là người giao nhận hàng hóa.

Tuy vai trò của người giao nhận là rất quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa XNK, nhưng cho đến nay ở Việt Nam không có nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực này Theo Viện nghiên cứu Logistics Nhật Bản, các doanh nghiệp Logistics ở Việt Nam chỉ đáp ứng được 25% nhu cầu thị trường trong nước(1) Đó cũng là hạn chế và thách thức lớn đối với các doanh nghiệp giao nhận Việt Nam Và để hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp cần phải có một quy trình làm việc khoa học và hiệu quả.

Một quy trình được coi là khoa học và hiệu quả là một quy trình phải đáp ứng ít nhất hai tiêu chí:

- Giảm thiểu được chi phí cho công ty

- Thời gian hoàn thành công việc nhanh nhất.

Tuy nhiên, để tìm ra một quy trình như thế là một vấn đề không đơn giản Nghiên cứu “ Thiết lập quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa XNK tại công ty Thảo Cường”

sẽ cố gắng phần nào giải quyết vấn đề trên.

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu sẽ tập trung vào việc thiết lập quy trình giao nhận hàng hoá XNK phù hợp cho công ty Thảo Cường.

1.3 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu này sẽ tiến hành tại công ty Thảo Cường với nội dung là thiết lập quy trình giao nhận hàng hoá XNK phù hợp để áp dụng cho công ty trong thời gian dự kiến đến năm 2015.

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được thực hiện theo một trình tự gồm 5 bước: (1) mô tả tổng quan về giao nhận hàng hoá XNK (2) thiết lập mô hình (3) thu thập dữ liệu (4) phân tích dữ liệu (5) tổng hợp kết quả để thiết lập quy trình giao nhận cho công ty Thảo Cường.

(1) PGS TS Đoàn Thị Hồng Vân, “không ngày tháng”, Thực trạng Logistics và SCM Việt Nam [trực tuyến] Hiệp hội

- Dựa vào các lý thuyết về thương mại quốc tế, quy định của pháp luật, thông tin, tài liệu về giao nhận hàng hoá XNK để mô tả tổng quan về quy trình giao nhận.

- Kết hợp cơ sở lý luận với quy trình hiện tại của Thảo Cường để thiết lập mô hình nghiên cứu và quy trình nghiên cứu.

- Sau khi có được mô hình nghiên cứu và quy trình nghiên cứu, sẽ thu thập dữ liệu.

Dữ liệu có được là thông tin về các văn bản, thủ tục pháp lý, chứng từ về chi phí, thời gian thực hiện một quy trình giao nhận của một vài công ty trong cùng lĩnh vực.

- Khi có được dữ liệu sẽ dùng phương pháp phỏng vấn chuyên gia để tìm ra điểm khác biệt giữa các quy trình giao nhận của các công ty Trên cơ sở của sự khác biệt đó để tìm ra một quy trình giao nhận mới phù hợp với điều kiện của công ty Thảo Cường.

- Từ việc tìm ra quy trình mới cho công ty Thảo Cường sẽ dùng phương pháp so sánh chi phí và thời gian thực hiện với quy trình hiện tại của Thảo Cường để thiết lập quy trình giao nhận tốt hơn, khoa học hơn và hiệu quả hơn để áp dụng cho công ty Thảo Cường.

1.5 Ý nghĩa nghiên cứu

Nghiên cứu không chỉ đưa ra một quy trình làm việc tốt hơn và tiết kiệm thời gian hơn cho công ty, mà còn là một tài liệu dùng để tham khảo cho những nhân viên mới vào làm trong công ty.

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ

XUẤT NHẬP KHẨU

2.1 Những khái niệm chung về giao nhận hàng hóa

2.1.1 Nghiệp vụ giao nhận(1)

Đây được xem là một khâu rất quan trọng trong hoạt động ngoại thương, thiếu nó thì hợp đồng mua bán không thể thực hiện được Nghiệp vụ này phải thực hiện hàng loạt các công việc liên quan như: tiếp nhận hàng, vận chuyển hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, sắp xếp/ đỡ hàng, giao hàng cho người nhận,… Tất cả được gọi chung là “nghiệp vụ giao nhận – Forwarding”.

Trên thực tế có nhiều khái niệm về giao nhận:

* Giao nhận là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động về vận tải nhằm đưa hàng đến đích an toàn.

* Giao nhận là dịch vụ hải quan

* Giao nhận là dịch vụ có liên quan đến vận tải, nhưng không phài vận tải.

* Giao nhận là một tập hợp các nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận tải, nhằm mục đích chuyên chở hàng hóa từ nơi gởi hàng đến nơi nhận hàng.

2.1.2 Người giao nhận

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận Người giao nhận có thể

là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào.(2)

2.1.3 Hợp đồng giao nhận

Hợp đồng giao nhận hàng hoá là hợp đồng được ký kết giữa người làm dịch

vụ giao nhận hàng hoá với khách hàng để thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hoá.(3)

2.1.4 Thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là công việc mà người làm thủ tục hải quan với nhân viên hải quan phải thực hiện theo qui định của pháp luật đối với đối tượng làm thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh hoặc quá cảnh.

(1) (2) Phạm Mạnh Hiền 01-2010 Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương NXB Lao động – Xã hội.

(3) Điều 164 Luật thương mại 1997

2.2 Cơ sở pháp lý

2.2.1 Các cơ quan quản lý Nhà nước tham gia

* Các Bộ chủ quản

* Các tổ chức xuất nhập khẩu

* Hải quan

* Kiểm dịch động thực vật

* Kiểm nghiệp, giám định

* Công an biên phòng

2.2.2 Các tổ chức dịch vụ có liên quan

* Đại lý hãng tàu

* Các công ty giao nhận.

* Dịch vụ xếp/dỡ

* Kho hàng ga/cảng…

* Dịch vụ bảo hiểm

* Dịch vụ ngân hàng…

2.2.3 Các văn bản của Nhà nước

* Các văn bản qui định tàu bè nước ngoài ra vào các cảng quốc tế của Việt Nam

* Các văn bản qui định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các đơn vị, doanh nghiệp…

* Luật quốc gia điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán, vận tải, bảo hiểm, giao nhận, xếp dỡ…

2.2.4 Các luật lệ quốc tế

* Các công ước (Convention)

* Các hiệp ước (Treaty)

* Các hiệp định (Agreement)

* Các nghị định thư (Protocol)

* Các quy chế (Status)

* Các định ước (Act)…

2.2.5 Các loại hợp đồng

* Hợp đồng mua bán

* Hợp đồng vận chuyển

* Hợp đồng XNK,…

Tất cả đều là cơ sở pháp lý trong giao nhận hàng hóa.

2.3 Quy trình giao nhận hàng hoá XNK

2.3.1 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu

2.3.1.1 Chuẩn bị nhận hàng

* Tiếp nhận bộ chứng từ về hàng hóa

* Mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có)

* Lập kế hoạch nhận hàng

* Thông báo bằng lệnh giao hàng

2.3.1.2 Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

* Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

* Làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng (Xem mục 2.4)

* Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)

2.3.1.3 Theo dõi dỡ hàng và nhận hàng

* Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” (nếu nhập đường biển)

* Kiểm tra kho, bãi chứa (nếu đưa về kho riêng)

* Xuất trình vận đơn gốc để lấy lệnh giao hàng

* Kiểm tra hầm tàu, công cụ vận tải và hàng hóa trước khi dỡ

* Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán

2.3.1.4 Làm các chứng từ pháp lý

Mục đích làm các chứng từ pháp lý là để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng.

* Biên bảng kiểm tra sơ bộ (Survey Record)

* Thư dự kháng (Letter of Indemnity/ Reservation)

* Biên bản hư hỏng, đổ vỡ (Cargo outturn Report)

* Biên bảng quyết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of Cargo)

* Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai (Certificate of Shortover landed Cargo and Outturn Report)

* Biên bảng giám định (Survey Report/ Certificate of Servey)

2.3.1.5 Giao nhận hàng bằng container

Ngày nay, khi mà phương tiện container trở nên phổ biến đã góp một phần rất lớn vào công tác vận tải hàng hóa XNK Các doanh nghiệp cũng có thêm sự lựa chọn về phương tiện vận tải khi tham gia vào lĩnh vực giao nhận, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí.

* Tùy theo phương án chuyên chở mà có các phương án xếp đỡ khác nhau:

- Một người bán/ Một người mua (FCL / FCL)

- Nhiều người bán/ Nhiều người mua (LCL / LCL)

- Một người bán/ Nhiều người mua (FCL / LCL)

- Nhiều người bán/ Một người mua (LCL / FCL)

* Niêm phong/ cặp chì (Seal)

- Theo FCL thì người gởi hàng tự niêm chì có Hải quan giám sát

- Theo LCL/LCL người vận tải niêm chì kèm chì của Hải quan

* Phiếu đóng gói (Packing List)

* Địa điểm giao hàng ( Transport Terminal)

* Thuê và giao trả vỏ container

* Trình tự xếp hàng vào container

- Chuẩn bị hàng hóa

- Lựa chọn loại container phù hợp với hàng hóa

- Kiểm tra container (bên trong và bên ngoài)

- Xếp hàng vào container có giám sát của Hải quan

- Đóng cửa container và niêm chì

- Xếp container có chứa hàng lên công cụ vận tải (ôtô)

- Kiểm tra container sau khi đóng hàng xong

Bảng 2.1: Thông số kỹ thuật container theo tiêu chuẩn ISO

Ký

hiệu Chiều rộng Chiều rộng Chiều dài

Trọng lượng tối đa (tấn)

Trọng lượng tịnh (tấn)

Dung tích (m3)

(Nguồn: http://jstlogistics.cz/index.php?option=com_content&task=view&id=24 )

* Trình tự dỡ hàng xuống container

- Kiểm tra container trước khi dỡ hàng: niêm phong chì phải nguyên vẹn

và không giả mạo, ghi lại số liệu để tra cứu (ký mã hiệu container); bên ngoài container phải lành lặn; tìm các ký hiệu (đối với hàng nguy hiểm) trước khi mở cửa container và xuống hàng; phải mở cửa bên tay phải và thận trọng đề phòng hàng hóa đổ vào người.

- Kiểm tra container sau khi đã dỡ hàng: khi đã dỡ hết hàng xuống container phải kiểm tra lại, nếu có hư hỏng thì sửa chữa ngay.

2.3.1.6 Quyết toán

* Thanh toán các chi phí liên quan: bốc vác, phí hải quan, kiểm dịch,…

* Tập hợp các chứng từ để khiếu nại đến các cơ quan liên quan đến hư hỏng, mất mát hàng hóa (nếu có)

2.3.2 Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

2.3.2.1 Chuẩn bị hàng giao cho người vận tải

* Khối lượng hàng cụ thể

- Tên hàng: phải đúng với hợp đồng hoặc L/C

- Số lượng: dung sai, đơn vị tính,…

- Chất lượng: dựa theo qui cách tiểu chuẩn, kiểm định,…

- Bao bì: phải đạt 3 chữ “P”

Protection (Bảo vệ) Preservation (Bảo quản được hàng) Presentation (trình bày đẹp)

- Ký mã hiệu: tiêu chuẩn, thông tin, hàng nguy hiểm độc hại

* Các chứng từ hàng hóa

- Export Licence

- Commercial and/or Consular Invoice

- Packing List

- Export Declaration

- Sale of Contract/ Purchase and/or L/C

- Certificate of Origin (C/O)

- Certificate of Quality

- Certificate of Quantity

- Certificate of Weight

- Certificate of Measurement

- Certificate of Phytosanitary and/or Veterinary…

2.3.2.2 Giao hàng cho người vận tải

* Làm thủ tục thông quan hàng hóa (Xem mục 2.4)

* Giao hàng cho người vận tải

Bước 1: Giao hàng xuất khẩu cho cảng

- Chủ hàng ký hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng

- Giao cho cảng các loại giấy tờ: bảng liệt kê hàng hóa; giấy phép xuất khẩu (nếu có); lệnh xếp hàng; thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp.

- Giao hàng vào kho cảng, nhận phiếu nhập kho

Bước 2: Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu

- Chủ hàng phải hoàn tất các thủ tục: kiểm nghiệm, kiểm dịch, hải quan.

- Báo thời gian dự kiến cho cảng, thông báo sẵn sang bốc dỡ

- Giao sơ đồ xếp hàng cho cảng

- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu

2.3.2.3 Quyết toán

* Thanh toán các chi phí liên quan: bảo quản, lưu kho, bốc xếp, vận chuyển…

* Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ (nếu có)

* Theo dõi kết quả nhận hàng, giải quyết khiếu nại (nếu có).

Hình 2.2: Sơ đồ tổng quát quá trình giao nhận xuất nhập khẩu

Vận tải Vận tải Vận tải

2.4 Quy trình làm thủ tục hải quan

Khi làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu, người khai hải quan phải nộp hồ sơ hải quan tại trụ sở Chi cục Hải quan và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của hồ sơ hải quan và tính chính xác của các nội dung kê khai trong

tờ khai hải quan.

Các bước thực hiện thủ tục hải quan:

Khách hàng

- Đóng gói

- Bốc xế hàng

lên phương tiện

vận chuyển

Giao nhận

Nhập khẩu

- Thủ tục hải quan

- Nhận hàng

- Kiểm tra

- Xếp hàng lên phương tiện vận tải

Giao nhận

Xuất khẩu

- Thủ tục hải quan

- Kiểm tra

- Bốc hàng xuống cảng

- Xếp hàng lên phương tiện vận tải

Giao nhận

Khách hàng

- Dỡ hàng xuống

- Kiểm tra -…

- Bàn giao

Giao nhận

Bước 1: Khai báo hải quan

Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declanration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : loại hàng, (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới, hàng tạm nhập tái xuất ), tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.

Bước 2: Xuất trình hàng hoá.

Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng Ðể thực hiện thủ tục kiểm tra

và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan.

Bước 3: Thực hiện các quyết định của hải quan

Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại ), cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse), hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó Việc vi phạm các quyết định

đó thuộc tội hình sự.

Hình 2.2: Sơ đồ tóm tắt thủ tục hải quan

1- Khai báo hải quan

3- Xuất trình

6- Chấp hành quyết định

7 – Thông quan

Đối tượng hải quan

2- Tiếp nhận

và ra quyết định hình thức kiểm tra

4- Kiểm tra

5- Ra quyết định

8- Giám sát thông quan

Công chức hải quan

Chủ đối

tượng

hải quan

Ghi chú:

(1) Chủ hàng (đại diện chủ hàng) khai báo, áp mã thuế với đối tượng hải quan và lập bộ hồ sơ khai báo hải quan nộp cho cơ quan Hải quan.

(2) Công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, đăng ký hồ sơ và ra quyết định hình thức kiểm tra thực tế đối với đối tượng hải quan.

(3) Chủ đối tượng xuất trình đối tượng hải quan tại địa điểm qui định.

(4) Công chức Hải quan kiểm tra thực tế đối tượng hải quan.

(5) Cơ quan Hải quan ra các quyết định liên quan đến đối tượng hải quan và chủ đối tượng hải quan theo Luật hải quan.

(6) Chủ đối tượng hải quan thực hiện các quyết định của cơ quan Hải quan.

(7) Chủ đối tượng thông quan cho đối tượng hải quan

(8) Cơ quan Hải quan giám sát thông quan.

(9) Kiểm tra sau thông quan.

(Nguồn: Phạm Mạnh Hiền 01-2010 Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương.

NXB Lao động – Xã hội)

2.4.1 Hồ sơ hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu:

Chứng từ phải nộp:

* Tờ khai hải quan hàng hoá xuất khẩu: 02 bản chính.

* Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng:

01 bản sao.

* Hoá đơn thương mại (nếu hàng thuộc đối tượng chịu thuế): 01 bản chính.

* Bản kê chi tiết hàng hoá: 02 bản chính.

* Văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: 01 bản chính (nếu xuất khẩu một lần)

* Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (nếu nhận uỷ thác xuất khẩu): 01 bản sao

Chứng từ phải xuất trình:

Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu: 01 bản (bản sao hoặc bản chính).

2.4.2 Hồ sơ hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu:

Chứng từ phải nộp:

* Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu: 02 bản chính

* Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng:

01 bản sao.

* Hoá đơn thương mại: 01 bản chính

* Vận tải đơn: 01 bản loại copy

* Bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng hoá đóng gói không đồng nhất): 01 bản chính và 1 bản sao.