Để quản lý NVL một cách chặt chẽ thì kế toán NVL cần theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Bên cạnh đó kế toán cũng cần ghi đầy đủ các khoản theo quy định như người nhận hàng, Xí nghiệp, lý do xuất kho, số lượng, đơn giá, thành tiền đồng thời cần ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu, người nhận phiếu, người nhận
hàng, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc… Trong quá trình thi công công trình nếu có yêu cầu xuất kho thì kế toán phải dựa vào các chứng từ gốc để làm thủ tục xuất kho và ghi vào sổ tổng hợp chi tiết NVL
PXK do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho Giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thu kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào PXK (ghi rõ họ tên). PXK gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
+ Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Ví dụ: Chứng từ liên quan đến việc xuất NVL phục vụ công trinh Nậm Mu ngay 20/3/2013.
Ngày 20/3/2013 nhận được yêu cầu đề nghị cấp vật tư của đội thi công số 1 do Ông Lê Huyền làm đội trưởng. Trước khi làm thủ tục xuất kho NVL, Thủ kho phải lập “Giấy đề nghị cấp vật tư” . Sau khi được ký duyệt, Thủ kho mới tiến hành làm thủ tục xuất kho và lập Phiếu xuất kho.
Bảng 2.4: Giấy đề nghị cấp vật tư
Công ty CP PT TM và DV Kinh Bắc
Đội thi công số 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phuc
Số: 1245
Ngày 20 tháng 03 năm 2013
Họ và tên: Lê Huyền Tổ : đội thi công số 1 Lý do sử dụng: Thi công công trình Thủy điện Nậm Mu.
TT Tên Vật Tư Mã số ĐVT Số Lượng ChuGhi
1 Xi măng PC30 La Hiên 01859 Tấn 20
Tổng cộng x 20
Kính mong ban lãnh đạo xí nghiệp xem xét và ký duyệt.
Người đề nghị Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 2.5 Phiếu xuất kho
Công ty CP PT TM và DV Kinh Bắc Tổ 44, Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội
Mẫu số 02 - VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
Ngày 14/09/2006 Của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 03 năm 2013 Nợ TK : 1541 Số : 115 Có TK : 152
Họ tên người nhận hàng: Lê Huyền Địa chỉ (bộ phận): Thi Công Lý do xuất: Phục vụ thi công công trình Thủy Điện Nậm Mu
Xuất tại kho: Kho Công trình
STT Tên nhãn hiêu SP, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=(3x2) 01 PC30 La HiênXi măng 01859 Tấn 20 20 1.163.000 23.260.000 Cộng 23.260.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai mươi ba triệu hai trăm sáu mươi ngàn đông/ Ngày 20 tháng 03năm 2013 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Từ PNK, PXK ở ví dụ trên và các chứng từ phát sinh khác trong tháng 03/2013 tiến hành lập thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu cho vật liệu Xi măng PC30 La hiên như sau:
Bảng 2.6: Thẻ kho
Công ty CP PT TM và DV Kinh Bắc
Tổ 44, Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội
Mẫu số: S09-DN
(Theo QĐ:48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO
Tháng 03 năm 2013
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng PC30 La Hiên Mã số: 01859 ĐVT: Tấn TT Ngày ghi sổ Số hiệu chứng
từ Diễn giải Số lượng
Nhập Xuất Nhâp Xuất Tồn
Tồn đầu tháng 50
1. 02/03 PN111 Nhập kho xi măng
PC30 20 70
2. 05/03 PN115 Nhập kho xi măng
PC30 10 80
3. 12/03 PX111 Xuất kho xi măng
PC30 50 30
4. 18/03 PX112 Xuất kho xi măng
PC30 30 0
5. 20/03 PN116 Nhập kho xi măng
PC30 20 20
6. 20/03 PX115 Xuất kho xi măng
PC30 20 0
Cộng phát sinh 50 100
Tồn kho cuối tháng 0
Ngày 30 tháng 03năm 2013
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn tài liệu: Phòng kế toán- tài chính)
Căn cứ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 03năm 2013, các PNK, PXK, thẻ kho đối với từng loại NVL, kế toán đã lập sổ chi tiết NVL, và lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn NVL.
Sổ chi tiết vật tư được kế toán vật tư mở theo từng kho, tương ứng với từng thẻ kho. Cơ sở để ghi sổ chi tiết là các chứng từ nhập xuất vật tư. Sổ chi tiết vật tư được ghi theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị vật tư. Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
Bảng 2.7 Sổ chi tiết vật liệu
Công ty CP PT TM và DV Kinh Bắc Mẫu số 07-DNN
Địa chỉ: Tổ 44, Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tháng 03 năm 2013
Tài khoản: 152- Tên kho: Kho Nậm Mu Tên vật liệu: Xi măng PC30 La Hiên
Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT SL(tấn) TT(VNĐ) SL(tấn) TT(VNĐ) SL(tấn) TT(VNĐ)
Tồn đầu kỳ 1.200.000 50 60.000.000
… … … .. .. …
PN111 02/03 Nhập kho xi măng PC30 112 1.163.000 20 23.260.000 70 83.260.000
PN112 05/03 Nhập kho xi măng PC30 331 1.222.000 10 12.220.000 80 95.480.000
PX111 12/03 Xuất kho xi măng PC30 1541 1.200.000 50 60.000.000 30 35.480.000
PX112 18/03 Xuất kho xi măng PC30 1541 1.163.000 20 23.260.000 10 12.220.000
PN115 20/03 Nhập kho xi măng PC30 331 1.163.000 20 23.260.000 30 35.480.000
… … … 1541 1.163.000 … … 20 23.260.000 0 0
Cộng phát sinh x x 50 58.740.000 100 118.740.000
Tồn cuối quý x x x x x x 0 0
Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc
Bảng 2.8 Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn NVL
Công ty CP PT TM và DV Kinh Bắc Mẫu số S08-DNN
Địa chỉ: Tổ 44, Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng
BTC)
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU
Tài khoản: 152 Công trình: Thủy điện Nậm Mu
T
T Tên vật
tư
ĐV T
Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SL TT(Đồng) SL TT(Đồng) SL TT(Đồng) SL TT(Đồng) 01 Đá Base M3 61.500 7.380.000 113.600 13.632.000 160.930 19.311.600 14.170 1.700.400 02 Đá 0 x 5 Tấn 97.000 12.125.000 0 0 97.000 12.125.000 03 Đá 1x2 Tấn 216.522,6 25.982.712 0 0 216.522,6 25.982.712 04 Đá 10x20 Tấn 233.310 29.163.750 0 0 233.310 29.163.750 05 Cáp Av 50 0 400.000 4.145.600 400.000 4.145.600 0 0 06 Khớp nhiệt250 0 2.000 5.500.000 2.000 5.500.000 0 0 07 Xi măng Pc30 Tấn 50 60.000.000 50 58.740.000 100 118.740.000 0 0 08 Xi măng bỉm sơn Tấn 226 262.838.000 0 226 262.838.000 0 0
09 Thép phi 8 Kg 110.000 1.705.000 0 2.000 31.000 108.000 1.674.000 10 Thép phi 14 Kg 0 0 0 0 11 Thép 16 Kg 39.850 539.967.500 0 3000 40.650.000 36.850 499.317.500 12 Thép 18 kg 38.700 251.550.000 0 3000 19.500.000 35.700 232.050.000 13 Xăng A92 Lít 0 500 11.575.000 500 11.575.000 0 0 … … … … … … … … … … Tổng 4.039.817.330 1.059.656.000 2.478.204.600 2.621.268.730 Ngày 31 tháng 03năm 2013
Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
Do đặc điểm sản xuất của Công ty là phải sử dụng nhiều NVL nên nguồn NVL được mua từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Để theo dõi việc thanh toán với người bán theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán cần phải có sổ “chi tiết thanh toán với người bán”.Căn cứ vào sổ chi tiết này để có kế hoạch thanh toán kịp thời cho người bán, tạo uy tín với khách hàng trong mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Bảng 2.9 Danh mục nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty:
Tên nhà cung cấp Địa chỉ
Công ty TNHH La Hiên Xã La Hiên- Huyện Võ Nhai- Thái Nguyên
Công ty TNHH Vật liệu xây dưng Tuấn Hồng
Xã Tân Lạc, Huyện Kim Bôi, Hòa Bình
Công ty TNHH Makita Việt Nam Xã Phương Liễu, Huyện Quế Võ, Bắc Ninh
DNTN Khai thác Đá VLXD An Bình Xã An Lac, Lạc Thủy, Hòa Bình Công ty TNHH Hồng Hà 661Trường Chinh, Thanh Xuân,
Hà Nội
Cửa hàng VLXD Tú Phương 354Trường Chinh, Thanh Xuân, Hà Nội
Công ty TNHH Đầu tư khai thác khoáng sản Straco
Tầng4CT3, Tòa nhà Fadocon, đường Trần phú, phường Mao lộc, quận Hà đông, HN
Công ty Tnhh xây dựng và thương mại Quang Long
Xã Hòa sơn, Huyện Lương Sơn, Hòa bình
...
Mỗi tờ sổ mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng. Ta có thể mở sổ theo dõi công nợ với Công ty TNHH LA Hiên như sau;
Bảng 2.10: Sổ chi tiết thanh toán
Đơn vị: Công ty CP PT TM và DV Kinh Bắc
Địa chỉ: Tổ44, Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội
Mẫu số: S31-DN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09 /2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331
Đối tượng: Công ty TNHH LA HIÊN
Tháng 03năm 2013
ĐVT: VNĐ Chứng từ
Diễn giải TKđối ứng Thời hạn được CKTT Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 4.235.000 HĐ000131 08/03 Nhập mua xi măng PC 1522 12.220.000 133 1.222.000 PC10/12 05/03 Trả nợ cho khách hàng 111 13.442.000 HĐ000180 20/03 Mua xi măng Pc 1522 23.260.000 133 2.326.000 Cộng số phát sinh 13.442.000 39.028.000 Số dư cuối kỳ 29.821.000 - Sổ này có 01 trang.
- Ngày mở sổ: 01/03/2013 Ngày 31 tháng 03 năm 2013
Người lập sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Cuối kỳ, căn cứ vào các sổ chi tiết thanh toán với người bán để lập “Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán”, để so sánh các khoản phải trả của các nhà cung cấp và có kế hoạch thanh toán cho người bán đúng thời hạn.
Ví dụ : Giả sử chỉ có một số nhà cung cấp. Lập bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán sau:
Mẫu biểu 2-11: Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tháng 03năm 2013
ĐVT: VNĐ
Tên người bán Số dư đầu kỳ Số PS trong kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
1. Cty TNHH Makita Việt Nam 1.285.630 11.159.548 9.873.918
2. Cty TNHH La Hiên 4.235.000 13.442.000 39.028.000 29.821.000
3. Công ty TNHH Hồng Hà 12.562.12
0 24.921.095 37.483.215
4. Cửa hàng VLXD Tú Phương 15.428.963 125.430.00
0 216.669.682 106.668.645
5. Doanh nghiệp khai thác Đá An
Bình 9.365.280 39.006.143 29.640.863
2.2.Kế toán tổng hợp nhập xuất kho Nguyên Vật Liệu tại Công ty
Công ty Cổ phần phát triển thương mại và dịch vụ Kinh Bắc hạch toán tổng hợp về NVL theo phương pháp KKTX: Theo phương pháp này, NVL được theo dõi và phản ánh thường xuyên có hệ thống về tình hình nhập , xuất, tồn vật tư hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp này các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hoá. Vì vậy giá trị vật tư hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán theo công thức:
Giá trị Giá trị hàng Giá trị hàng Giá trị hàng hàng tồn = tồn kho + nhập kho - xuất kho kho cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ trong kỳ
2.2.1. Tài khoản sử dụng
Tk 152: Nguyên vật liệu :Dùng để phản ảnh tổng hợp tình hình biến đông nguyên vật liệu. Kết cấu tài khoản như sau:
Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Có
- SDĐK: Trị giá NVL tồn đầu kỳ PS tăng: Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ và tăng lên do các nguyên nhân khác
PS giảm: Trị giá thực tế NVL xuất kho và giảm xuống (do mua chế biến, … và) do các nguyên nhân khác. Tổng phát sinh tăng Tổng phát sinh giảm
- Tài khoản 152 có thể mở chi tiết thành các tài khoản cấp 1 như sau: + Tk 1521: NVL chính + Tk 1522: Vật liệu phụ + Tk 1523: Nhiên liệu + Tk 1524: Phụ tùng thay thế + Tk 1525: Vật tư, thiết bị XDCB + Tk 1528: Vật liệu khác
Ngoài ra trong quá trình hạch toán công ty còn sử dụng một số tài khoản lien quan như: 111, 112, 133, 331...