Trong nghiệp vụ thu mua, nhập kho NVL thì doanh nghiệp phải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là “Hóa đơn GTGT” (Do người bán gửi cho doanh nghiệp) và “Phiếu nhập kho” (Do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lập. Ngoài ra, trong các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác như “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, “Biên bản xử lý vật tư thiếu”…Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc vào tình hình thu nhận các chứng từ trên.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, bộ phận kế hoạch xuất nhập khẩu lên kế hoạch nhập mua NVL. Khi NVL về tới công ty, căn cứ vào hoá đơn bên bán gửi đến, kế toán NVL kiểm tra, đối chiếu giữa hoá đơn và nội dung kinh tế
Phiếu nhập Thẻ Kho Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết vật liệu Phiếu xuất Sổ cái
trong hợp đồng mua bán đã ký. Nếu phù hợp số lượng, chất lượng, chủng loại thì đồng ý cho nhập, viết phiếu nhập. Phiếu nhập kho do người phụ trách bên bán hàng ký rồi chuyển cho thủ kho.
• Tại kho: Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập, thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng và chủng loại. Sau đó, ghi số lượng thực tế nhập vào phiếu nhập và cùng người giao hàng ký tên. Sau khi đầy đủ chữ ký của các bên, thủ kho viết thẻ kho và giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
• Tại phòng kế toán của doanh nghiệp: Hàng ngày, kế toán phụ trách NVL, tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ kho của kế toán để đảm bảo tính chính xác.
Ví dụ : Một số hóa đơn chứng từ gốc như sau:
Theo hóa đơn GTGT số 0001029 ngày 31 tháng 03 năm 2013, Doanh nghiệp nhập kho 630 m3 Đá (10*20) với đơn giá 125.454,55 đồng/ m3 của Công ty TNHH đầu tư khai thác khoáng sản Sotraco (thuế GTGT 10%). Tiền hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Bảng 2-1: Hoá đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số01GTKT3/001 Liên 2: Giao người mua Ký hiệu: KS/11P
Ngày 31 tháng 03 năm 2013 Số : 0001029
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ KHAI THÁC KHOÁNG SẢN SOTRACO Mã số thuế: 0500414866
Địa chỉ: Tầng 4 CT3 tòa nhà FODACON đường Trần Phú, P.Mộ Lao, Q.Hà Đông, HN Điện thoại: 04.6286.3378 Fax: 04.6286.3384
Số tài khoản: 45010002425646 Tại NH Đầu tư và Phát triển Việt Nam, CN Hà Tây Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần phát triển thương mại và dịch vụ Kinh Bắc
Mã số thuế: 0104511778
Địa chỉ: Số 249 Tổ 44 - P.Quan Hoa - Q.Cầu Giấy - TP.Hà Nội Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
(1) (2) (3) (4) (5) (6=4x5)
1 Đá 10 x 20 M3 630 125.454,55 79.036.364
Cộng tiền hàng: 79.036.364 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.903.636 Tổng cộng tiền thanh toán: 86.940.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi sáu triệu, chin trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY TNHH LA HIÊN
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Mẫu số 01GTKT3/001 Ký hiệu:LH/11P Số: 0000180
Ngày 20 tháng 03 năm2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH LA HIÊN
Mã số thuế: 4600422240
Địa chỉ: Xã La hiên- Huyện Võ nhai - Tỉnh Thái nguyên
... Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần phát triển thương mại và dịch vụ Kinh Bắc Địa chỉ: Tổ 44, phường Quan Hoa,Quận Cầu Giấy,Tp Hà Nội.
Số tài khoản: ... Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0104511778
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4*5
1 Xi măng PC30 Tấn 20 1.163.00
0 23.260.000
Cộng tiền hàng 23.260.000
Thuế suất GTGT: 10% . Tiền thuế GTGT: 2.326.000
Tổng cộng tiền thanh toán 25.586.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm tám mươi sáu ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký, đóng dấu)
Ví dụ: Mô tả trình tự lập và luân chuyển các các chứng từ liên quan đến nhập mua NVL tại ngày 20/3/2013 phục vụ công trình đang thi công: Công trình Đập chống tràn của Thủy điện Nậm Mu.
Theo hóa đơn GTGT số 000180 ngày 20/03/2013, Doanh nghiệp nhập kho 20 tấn xi măng PC30 La Hiên với đơn giá 1.163.000 đồng /tấn của Công ty CP Xi măng La Hiên (thuế GTGT 10%). Tiền hàng chưa thanh toán.
Trình tự lập và luân chuyển như sau:
Đơn vị: Công ty CP PT
TM và DV Kinh Bắc Ngày 20 tháng 03 năm 2013PHIẾU NHẬP KHO
Số : PN001 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 Của Bộ trưởng BTC Nợ: TK 1522 Có: TK 331 Họ, tên người giao hàng: Công ty TNHH LA HIÊN Theo HĐ Số 000180 ngày 20 tháng 03 năm 2013 Nhập tại kho: Công Trình Nậm Mu
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( Sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Pc30 Tấn 20 1.163.0000 23.260.000 Cộng 23.260.0000 Cộng tiền hàng: 23.260.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.326.000
Cộng thành tiền(bằng chữ): Hai mươi lăm triệu năm trăm tám mươi sáu ngàn đồng chẵn
Ngày 20 tháng 03 năm 2013 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký)
(Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính - Kế toán)
Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài, đặt giấy than ghi 1 lần):
- Liên 1 được lưu ở nơi lập phiếu
- Liên 2 Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho Phòng Kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Bảng 2.3 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Công ty CP PT TM và DV Kinh Bắc Mẫu số 03 - VT
Địa chỉ:Tổ 44, Quan Hoa, Cầu Giấy, Hà Nội (Theo QĐ số 48/2006/QĐBTC ngày 14/9/2006 của BTC)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 20 tháng 03 năm 2013 Căn cứ vào HĐ số 0000180 ngày 20 tháng 03 năm 2013
Biên bản kiểm nghiệm bao gồm:
- Ông/bà: Lê Huyền Chỉ huy trưởng công trình - Trưởng ban - Ông/bà: Phạm Văn Quý Kế toán công trình - Ủy viên
- Ông/bà: Mè văn Tú Thủ kho công trình - Ủy viên - Ông/bà: Nguyễn Khánh LâmBên giao hàng - Ủy viên
Phương thức kiểm nghiệm: Kiểm tra đo đếm thực tế số lượng, chất lượng Đã tiến hành kiệm nghiệm vật tư sau:
STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chu Số đung quy cách Số sai quy cách 01 Xi măng PC30 La Hiên 01859 Tấn 20 20 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
(Nguồn tài liệu: Phòng kế toán- tài chính)