Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC Độc lập – Tự do – Hạnh phúcCÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hà nội, ngày 20 tháng 06 năm 2011 ĐỀ CƯƠNG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CỬ

đại học quốc gia thành phố hồ chí minh

trờng đại học công nghệ thông tin

NGUYỄN THỊ QUỲNH 07020368

NGUYỄN THỊ HỒNG DUYấN 07020080

PHÂN TíCH THIếT Kế Hệ THốNG THÔNG TIN QUảN Lý VậT TƯ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN TIN HỌC

Giỏo viờn hướng dẫn: Ths Vũ Hồng Sơn

Hà Nội - 2011

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian cố gắng thực hiện đề tài : “Phân tích thiết kế hệ thống

thông tin quản lý vật tư” khóa luận tốt nghiệp của chúng em đã được hoàn

thành Để hoàn thành khóa luận như ngày hôm nay chúng em đã nhận được sựquan tâm, giúp đỡ từ nhiều phía

Trước hết chúng em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trung tâm ngoạingữ tin học Trí Đức - Trường Đại học Công nghệ thông tin đã giảng dạy, rènluyện truyền đạt những tri thức, kỹ năng, kinh nghiệm quý báu cho chúng emtrong suốt bốn năm học vừa qua

Đặc biệt chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy Vũ Hồng Sơn đã tận tìnhgiúp đỡ, hướng dẫn chúng em trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Cuối cùng chúng em xin gửi lời cảm ơn tới các anh chị, bạn bè đã ủng hộ,giúp đỡ chúng em trong suốt những năm học vừa qua,cũng như trong thời gianthực hiện đề tài tốt nghiệp

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Nhóm Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Quỳnh

Nguyễn Thị Hồng Duyên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Hà nội, ngày 20 tháng 06 năm 2011

ĐỀ CƯƠNG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

CỬ NHÂN CNTT TỪ XA QUA MẠNG

Đề tài: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư”

Sinh viên thực hiện:

và trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng ngàycàng trở thành nhu cầu cần thiết và không thể thiếu trong giai đoạn hiện nay

- Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều doanh nghiệp sửdụng và đã được thiết kế một cách đa dạng và phong phú Một trong những ứngdụng công nghệ thông tin vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư Với sự

hỗ trợ của các phần mềm tin học, việc quản lý điều hành doanh nghiệp sẽ trở nênthuận lợi hơn, đem lại lợi nhuận cao hơn Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất

- Với vai trò nêu trên, đề tài “ phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lývật tư” nhằm quản lý các mặt hàng, vật tư hiện có của doanh nghiệp và quản lýquá trình xuất nhập vật tư, đưa ra các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn vật

tư nhằm trợ giúp giám đốc trong việc đưa ra quyết định kinh doanh

- Cho phép người sử dụng nhập dữ liệu, sao lưu dữ liệu, sao lưu kết quảnhanh chóng và thuận tiện

3 CÁC NỘI DUNG CẦN ĐẠT :

- Khảo sát hiện trạng, tìm hiểu quy trình nghiệp vụ và các chức năng

nghiệp vụ về quản lý nhập, xuất vật tư trong doanh nghiệp sản xuất, thu nhập cácmẫu bảng biểu nhập xuất, báo cáo…

- Trên cơ sở phạm vi bài toán cùng với các tài liệu khảo sát, tiến hànhphân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư

- Xây dựng phần mềm tin học quản lý vật tư đáp ứng các nhu cầu quản lýnêu trên

4 CÁC YÊU CẦU CÀI ĐẶT MINH HỌA

- Cơ sở dữ liệu: SQL Server 2005

- Ngôn ngữ lập trình Visual C# 2008

5 THỜI GIAN THỰC HIỆN: Tháng 06 ÷ 09 năm 2011.

6 TÀI LIỆU THAM KHẢO:

[1] Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Phạm Nguyên Cương, Khoa CNTT,Đại Học KHTN, Đại Học QGTPHCM

[2] Đỗ Trung Tuấn, Cơ sở dữ liệu Nhà xuất bản Giáo dục, 2000

[3] PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ, Bài giảng phân tích và thiết kế hệ thống thông tinquản lý, 1999

[4] John Sharp, Microsoft Visual C# 2008 Step by step 2010

[5] Phương Lan- Hoàng Đức Hải, Lập trình Windows với C#.net Nhà xuất bảnlao động xã hội 2002

Giáo viên hướng dẫn

ThS Vũ Hồng Sơn

Sinh viên thực hiện

1 Nguyễn Thị Quỳnh

2 Nguyễn Thị Hồng Duyên

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 12

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý 12

1.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin 13

1.2.1 Khảo sát hiện trạng xác định yêu cầu của hệ thống 14

1.2.2 Phân tích hệ thống (System Analysis) 14

1.2.3 Thiết kế hệ thống (System Design) 16

1.2.4 Lập trình hệ thống (System Building) 17

1.2.5 Cài đặt hệ thống (System Implementation) 17

1.2.6 Vận hành và bảo trì hệ thống 18

1.3 Lý do chọn đề tài 19

1.3.1 Những khó khăn và tồn tại trong công tác quản lý vật tư theo phương pháp truyền thống 20

1.3.2 Vai trò của việc xây dựng hệ thống quản lý vật tư trên máy tính 20

1.4 Mô hình hệ thống thông tin quản lý 21

1.4.1 Mô hình luân chuyển 21

1.4.2 Cập nhật thông tin cố định và có tính chất tra cứu 21

1.4.3 Cập nhật thông tin động 21

1.4.4 In ấn 21

1.5 Các nguyên tắc đảm bảo 21

1.6 Các dạng chuẩn trong cơ sở dữ liệu: 22

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ 24

2.1 Khảo sát bài toán quản lý vật tư 24

2.1.1 Bài toán quản lý vật tư 24

2.1.2 Các hồ sơ, dữ liệu thu được trong quá trình khảo sát 25

2.1.3 Mục tiêu hệ thống quản lý vật tư 28

2.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư 28

2.2.1 Một số khái niệm và ký pháp trong phân tích và thiết kế hệ thống 29

2.2.2.Biểu đồ thực thể liên kết 41

CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ 49

3.1 Công cụ xây dựng chương trình 49

3.1.1 Công cụ cài đặt cơ sở dữ liệu 49

Chế độ xác nhận Windows NT (Windows NT Authentication Mode): 51

Chế độ hỗn hợp (Mixed Mode): 51

3.1.2 Công cụ lập trình 52

Ưu điểm của Visual C#: 52

3.2 Thiết kế Cơ Sở Dữ Liệu của hệ thống 59

3.3 Thiết kế hệ thống menu 68

3.3.1.Menu hệ chính 68

3.3.2 Chi tiết từng menu chính 68

3.4 Thiết kế các giao diện 71

DANH MỤC HÌNH VẼ

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 12

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý 12

1.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin 13

1.2.1 Khảo sát hiện trạng xác định yêu cầu của hệ thống 14

1.2.2 Phân tích hệ thống (System Analysis) 14

1.2.3 Thiết kế hệ thống (System Design) 16

1.2.4 Lập trình hệ thống (System Building) 17

1.2.5 Cài đặt hệ thống (System Implementation) 17

1.2.6 Vận hành và bảo trì hệ thống 18

1.3 Lý do chọn đề tài 19

1.3.1 Những khó khăn và tồn tại trong công tác quản lý vật tư theo phương pháp truyền thống 20

1.3.2 Vai trò của việc xây dựng hệ thống quản lý vật tư trên máy tính 20

1.4 Mô hình hệ thống thông tin quản lý 21

1.4.1 Mô hình luân chuyển 21

1.4.2 Cập nhật thông tin cố định và có tính chất tra cứu 21

1.4.3 Cập nhật thông tin động 21

1.4.4 In ấn 21

1.5 Các nguyên tắc đảm bảo 21

1.6 Các dạng chuẩn trong cơ sở dữ liệu: 22

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ 24

2.1 Khảo sát bài toán quản lý vật tư 24

2.1.1 Bài toán quản lý vật tư 24

2.1.2 Các hồ sơ, dữ liệu thu được trong quá trình khảo sát 25

2.1.3 Mục tiêu hệ thống quản lý vật tư 28

2.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư 28

2.2.1 Một số khái niệm và ký pháp trong phân tích và thiết kế hệ thống 29

2.2.2.Biểu đồ thực thể liên kết 41

CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ 49

3.1 Công cụ xây dựng chương trình 49

3.1.1 Công cụ cài đặt cơ sở dữ liệu 49

Chế độ xác nhận Windows NT (Windows NT Authentication Mode): 51

Chế độ hỗn hợp (Mixed Mode): 51

3.1.2 Công cụ lập trình 52

Ưu điểm của Visual C#: 52

3.2 Thiết kế Cơ Sở Dữ Liệu của hệ thống 59

3.3 Thiết kế hệ thống menu 68

3.3.1.Menu hệ chính 68

3.3.2 Chi tiết từng menu chính 68

3.4 Thiết kế các giao diện 71

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển của nền Kinh tế xã hội và sự phát triển của Côngnghệ thông tin thì công việc quản lý ngày càng khó khăn và phức tạp Quản lýluôn đóng một vai trò hết sức quan trọng trong các công việc của cơ quan, công

ty, xí nghiệp, nhà máy Việc áp dụng tất cả các thành tựu của Khoa học kỹ thuậtnói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừngphát triển Công tác quản lý ngày càng được nhiều cơ quan, đơn vị quan tâm

Nói tới công nghệ thông tin, chúng ta phải nói tới những ứng dụng thựctiễn, những tiện ích do nó mang lại cho đời sống con người Từ những ứng dụngkhoa học cho đến những ứng dụng quản lý, trong đó ứng dụng quản lý kinh tế,kinh doanh được xem là tiềm năng lâu dài Ngày nay, hầu hết các công ty trêntoàn thế giới đều ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt độngkinh doanh của mình bằng cách sử dụng những phần mềm quản lý do các công

ty phần mềm bán trên thị trường hoặc thiết kế những hệ thống phần mềm quản lýcho riêng mình Ở nước ta, trong những năm gần đây, việc đưa ứng dụng côngnghệ thông tin vào thực tế ngày càng rộng rãi, tạo ra những hiệu quả như tăngtính chính xác, kịp thời, đầy đủ và giảm tính dư thừa của thông tin quản lý… Quản lý vật tư là hoạt động cơ bản của một doanh nghiệp, đối với doanhnghiệp sản xuất và kinh doanh thì đây là một phần quan trọng không thể thiếu.Quy mô của quản lý vật tư gắn liền với sự phát triển của xã hội và phân ngànhsản xuất “Quản lý vật tư” ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng.Nhưng với số lượng hàng hóa, nhà cung cấp và số lượng khách hàng tìm thấyđược mặt hàng cần thiết, phục vụ cho công việc và đời sống hàng ngày Do đó,

chúng em đã chọn đề tài: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật

tư” nhằm xây dựng một hệ thống phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý vật

tư thiết bị hiệu quả hơn

Kết cấu của luận văn tốt nghiệp gồm:

- Lời nói đầu

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết

- Chương 2: Khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống quản lý vật tư

- Chương 3: Cài đặt hệ thống phần mềm quản lý vật tư

- Kết luận và hướng phát triển

Chương trình quản lý vật tư là một đề tài có tính thực tế Do điều kiện vàthời gian có hạn, nên trong quá trình phân tích và tìm hiểu, đồ án không thể tránhkhỏi những sai sót, khiếm khuyết Vì vậy, chúng em mong muốn nhận được sựgóp ý, giúp đỡ của thầy cô và cán bộ chuyên ngành để chúng em hiểu một cáchđầy đủ hơn và cố gắng tích lũy kiến thức về thực tế, để có một chương trình hoànchỉnh hơn

Một lần nữa, chúng em xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy

Vũ Hồng Sơn - Người hướng dẫn trực tiếp đồ án, các thầy cô Trung tâm ngoạingữ tin học Trí Đức - Trường Đại học Công nghệ thông tin đã giúp đỡ hoànthành đồ án

Hà Nội, Ngày tháng 08 năm 2011

Nhóm sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Quỳnh Nguyễn Thị Hồng Duyên

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phầnmềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, táitạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mụctiêu của tổ chức

Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: Thông tin dữ liệu vàhoạt động của thông tin

Dữ liệu là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạnghiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Các dữ liệu này có thể tách ra làm hailoại dữ liệu Dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan gồm dữ liệu nhân sự,nhà xưởng, thiết bị, v…v Và phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ củacác cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch Hoạt động kinh doanh/dịch vụ biến đổi luồng vào/ ra của doanh nghiệp có thể coi là một chuỗi các sựviệc sơ đẳng, gọi là tác nghiệp (operation)

Hoạt động của thông tin là các hoạt động xảy ra trong một hệ thống thôngtin, bao gồm việc nắm bắt xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểmtra các hoạt động trong hệ thống thông tin

Xử lý được hiểu là các hoạt động tác động lên dữ liệu như tính toán, sosánh, sắp xếp, phân loại và tổng hợp… Xứ lý là những tiến trình biến đổi thôngtin Đầu vào là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp hoặc các thông tinphản ánh hoạt động của doanh nghiệp Đầu ra có thể là các kết quả trực tiếp chocác cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp chắng hạn như đơn đặt hàng, hóađơn, thống kê bán hàng, báo cáo tài chính

Trong các hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý được biết đếnsớm và phổ biến nhất Đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin quản lý thực sựrộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa của bản thân tên gọi của nó

Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng Hệ thống thôngtin có hiệu quả trong một tổ chức.

Năm yếu tố cấu thành của Hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng tháitĩnh là: Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền, … phần cứng),các chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục – quy trình và con người

Hình 1: Các yếu tố cấu thành của HTTT

Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ các hoạt động quản lý của tổ chứcnhư lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cácquyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước Nhìn chung nó sửdụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳ hay theo yêucầu Ví dụ các hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống tính cước vàchăm sóc khách hàng, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống đào tạo trực tuyến…

1.2 Quy trình phát triển hệ thống thông tin

Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn.Tùy thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương thức làm việc của đơn

vị, quy trình này có thể được chia thành số lượng bước nhiều ít khác nhau Tuynhiên có thể tổng hợp chung thành các bước: Khảo sát( xác định yêu cầu), Phân

Công cụ

Xác định yêu cầu là bước đầu tiên của quá trình phát triển một hệ thốngthông tin

1.2.1 Khảo sát hiện trạng xác định yêu cầu của hệ thống

Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầuthông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin.Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10 - 15% công sức

Việc thu thập các thông tin của hệ thống hiện tại được bắt đầu bằng việctiến hành khảo sát hệ thống Về nguyên tắc, việc khảo sát hệ thống được chialàm 2 giai đoạn:

- Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án.

- Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và

khẳng định những kết quả thu được

Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để

có giới hạn chính xác của công việc (phạm vi dự án: những gì phải làm được,chưa làm được và những gì đã vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề) Cũng ở giaiđoạn này,cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tượng sử dụng dù họ có thể sẽ bịbiến động cả về số lượng và loại công việc

1.2.2 Phân tích hệ thống (System Analysis)

Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức Nó sẽcung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này Trước

đó, nó cần tiến hành khảo sát hiện trạng của tổ chức thuộc phạm vi liên quan tới

dự án Những dữ liệu thu được phục vụ cho việc xây dựng mô hình quan niệm

về hệ thống hiện thời: mô hình bao gồm mô hình dữ liệu và mô hình xử lý của hệthống cùng các tài liệu bổ sung khác

Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệthống, nêu được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệthống Dựa trên các mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và môhình dữ liệu Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15 - 25% công sức

Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc

tả có cấu trúc Đây là quá trình mô hình hóa hệ thống với các sơ đồ luồng dữliệu,thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh…

Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ họa) được sử dụng trong cácbước khác nhau của quá trình xây dựng và có thể phục vụ các mục đích, đốitượng khác nhau Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc (đặc biệt là cáccông cụ luồng dữ liệu) và tùy thuộc vào sở trường của đội ngũ phân tích hệthống trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất Cácphần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không được bỏ qua

Phân tích ngữ cảnh

Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quanđến hệ thống Trong sơ đồ phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mứctổng quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ Phần bên ngoài có thể là các tácnhân như con người, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác vàdòng dữ liệu liên quan đến hệ thống

Phân tích chức năng:

Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc, xác định rõ các côngviệc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống việc phân rã làmột cách biểu diễn cấu trúc, chứng năng giúp cho việc kiểm tra các chức năngcòn thiếu và có thể dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng công việc Cấu trúcphân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng.Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đưa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ vàthuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra

Một chức năng được xem là đầy đủ gồm những thành phần sau:

 Tên chức năng

 Mô tả có tính tường thuật

 Đầu vào của chức năng (dữ liệu)

 Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng.

Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng sẽ được dùng lạinhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích Sơ đồ chức năng saukhi được lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệthống

Phân tích luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu (BLD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính:

Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của

người sử dụng

Thiết kế: Dùng để minh họa các phương án cho phân tích viên, lập trình

viên và người dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới Thể hiện quy trình xử

lý thông tin trong hệ thống

Liên lạc: BLD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho

việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và người sử dụng

Tài liệu: Việc dùng BLD trong đặc tả yêu cầu người dùng và đặc tả thiết kế hệ

thống làm đơn giản công việc mô hình hóa và chấp nhận những tài liệu như vậy

Phân tích dữ liệu

Thực thể là đối tượng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng

mà hệ cần giải quyết mỗi thực thể (Entity) là một nhóm các dữ liệu được mô tảbằng cùng một bộ thuộc tính Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết

kế Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhưng sẽ bị sửa đổi theo yêucầu của chức năng cũng cần đưa vào giai đoạn phân tích

1.2.3 Thiết kế hệ thống (System Design)

Thiết kế là tìm các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầuđặt ra ở trên Đặc tả giải pháp cho các yêu cầu ở pha trước được chuyển thànhđặc tả hệ thống logic rồi là đặc tả vật lý Từ các khía cạnh của hệ thống, thiết kếđược xem xét bắt đầu từ màn hình tương tác,các cái vào và cái ra (các báo cáo)đến cơ sở dữ liệu và các tiến trình xử lý chi tiết bên trong

Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các môhình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng Giai đoạn này phụthuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn.

Đầu vào chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã được xâydựng trong quá trình phân tích Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi

mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra được các mô hình dữ liệu logic Giaiđoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết

kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công

cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sửdụng Nếu sử dụng quá ít các công cụ mô hình hóa sẽ làm cho hệ thống kém chấtlượng, ngược lại việc sử dụng quá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian đểđồng bộ các mô hình, một mặt có thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt kháclại cóthể làm giảm chất lượng hệ thống Người phân tích phải tự chịu trách nhiệmđánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệthống cụ thể

1.2.5 Cài đặt hệ thống (System Implementation)

Trong giai đoạn này, các phần cứng và phần mềm được sử dụng các phần mềmứng dụng được mua và cơ sở dữ liệu được cài đặt và cấu hình Khi các thànhphần hệ thống đã được xây dựng hoặc cài đặt thì chúng phải được kiểm thử riêng

rẽ Sau đó toàn bộ hệ thống cũng phải được kiểm thử để đảm bảo rằng nó hoạtđộng chính xác,đáp ứng được nhu cầu của người dùng Người quản lý dự án,người phân tích hệ thống và người xây dựng hệ thống là những nhân lực chủ yếutrong giai đoạn cài đặt hệ thống

Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng

Chuyển đổi dữ liệu cũ

Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thốngmới Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệthống mới và nguyên tắc chuyển đổi Cơ chế chuyển đổi phải được thiết kế ngaytrong giai đoạn thiết kế hệ thống

Kiểm nghiệm, cài đặt

1.2.6 Vận hành và bảo trì hệ thống

Khi hệ thống được lắp đặt và chuyển đổi toàn bộ, giai đoạn vận hành bắtđầu Trong thời gian này, người sử dụng và các chuyên viên kỹ thuật vẫn hànhcần đánh giá, xem xét hệ thống đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không,

đề xuất những sửa đổi, cải tiến, bổ sung

Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng.Công việc bảo trì gồm:

 Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi

 Sửa đổi, nâng cấp phiên bản

 Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu

Bình thường việc bảo trì được tiến hành miễn phí trong khoảng 6 đến 12tháng Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ được tiếp tục hàng năm với giá trị khoảng 10%tổng giá trị hệ thống

Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thông qua một trung tâm hỗ trợ

từ xa

Phát triển hệ thống là một quy trình tuần tự một cách tự nhiên gồm cácbước lập kế hoạch và khảo sát dự án, phân tích, thiết kế, xây dựng và triển khai,vận hành hệ thống Có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau để thực hiện quy trìnhphát triển hệ thống nói chung.

Phát triển hệ thống thông tin bao gồm các pha khảo sát dự án, phân tích,thiết kế, xây dựng và triển khai, vận hành hệ thống trong đó kết quả của pha này

sẽ là đầu vào của pha kế tiếp nhìn giống như một thác nước, nên nó thường đượcgọi là “mô hình triển thác nước” Ngoài ra ta có thể phát triển hệ thống thông tintheo mô hình xoắn ốc Quá trình phát triển được chia thành nhiều bước lặp mỗibước bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, phân tích, thiết kế và triển khai hệ thống cứthế lặp đi lặp lại để tạo ra phiên bản tiếp theo của hệ thống Quá trình lặp đi lặplại tới khi tất cả các phần của hệ thống thông tin tổng thể được cài đặt

1.3 Lý do chọn đề tài

Hiện nay khi khoa học và CNTT ngày càng phát triển và mở rộng trên toànThế giới, việc tiếp cận và ứng dụng những thành quả của tin học vào đời sống đãgóp phần giảm bớt những khó khăn, phức tạp trong nhiều lĩnh vực và nhất là

việc “Quản lý vật tư” trong các doanh nghiệp.

Việc ứng dụng chương trình tin học vào quản lý vật tư sẽ giúp cho côngviệc đơn giản hơn và có hiệu quả cao hơn rất nhiều so với công tác quản lý qua

sổ sách Việc ứng dụng chương trình sẽ giúp cho nhân viên bớt đi nhiều côngsức và thời gian trong việc tìm kiếm, xử lý, lưu trữ các thông tin về khách hàng.Khi chưa có máy tinh, công tác làm sổ sách sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức,

hệ thống quản lý rất cồng kềnh, phức tạp và đôi khi còn xảy ra nhầm lẫn, thôngtin cập nhật và xử lý phải qua nhiều công đoạn, tìm kiếm trên nhiều sổ sách.Việc quản lý bằng sổ sách các thông tin gây ra nhiều khó khăn trong việc cậpnhật, cập nhật các đặc tính của sản phẩm mới cũng như khi thống kê nhập – xuât– tồn các sản phẩm

Chính vì lý do trên mà chúng ta cần thiết phải nghiên cứu và xây dựng một

hệ thống “Quản lý vật tư” để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại.

1.3.1 Những khó khăn và tồn tại trong công tác quản lý vật tư theo phương pháp truyền thống

Trong tình trạng hiện nay, việc ứng dụng tin học vào trong sản xuất vàkinh doanh còn nhiều hạn chế, một số doanh nghiệp chỉ sử dụng máy tính với vaitrò trợ giúp chứ chưa sử dụng máy tính với công cụ quản lý Do đó, công tácquản lý, phân tích, dự báo thong tin phục vụ ra quyết định kinh doanh còn chưahiệu quả

Với bài toán quản lý vật tư, các mặt hàng, vật tư trong doanh nghiệp có sốlượng rất lớn và đa dạng phong phú về chủng loại, xuất xứ, nếu không quản lýtốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật tư Mỗi lần xuất haynhập vật tư là lại có một hóa đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong một lần báo cáo

về tình hình xuất, nhập vật tư thiết bị thì số lượng hóa đơn sẽ rất nhiều nếu kếtoán hay người phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làmthất thoát hóa đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp ngoài ra khi muốn tìm kiếm một hóa đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rấtnhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn

1.3.2 Vai trò của việc xây dựng hệ thống quản lý vật tư trên máy tính

Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất,nhập vật tư dựa trênnhững thuật toán và các nghiệp vụ xuất, nhập, trình tự hạch toán,người lập trình

có thể đưa ra chương trình phần mềm nhằm thu nhập tài liệu, xử lý thong tin,đắp ứng những nhu cầu cần thiết của nhà quản lý

Quá trình quản lý xuất, nhập vật tư bằng máy tính, người quản lý chỉ cầnchuẩn bị những điều kiện về máy tính Khi nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính

sẽ tự động tổng hợp các thông tin như lượng tồn kho, tình hình xuất,tình hìnhnhập vật tư, số tiền phải thu của khách hàng, số tiền phải trả cho nhà cung cấp…theo yêu cầu của người sử dụng

1.4 Mô hình hệ thống thông tin quản lý

1.4.1 Mô hình luân chuyển

Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thể được mô tảqua các chức năng sau:

- Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ

- Cập nhật các thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên

- Lưu trữ

1.4.2 Cập nhật thông tin cố định và có tính chất tra cứu

Thông tin loại này cập nhật không thường xuyên, yêu cầu chủ yếu của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu khi cần thiết

1.4.3 Cập nhật thông tin động

Modul loại này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổnghợp Lưu ý loại thông tin này thường lớn về số lượng cần xử lý, thường được cậpnhật, đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao

số nguyên tắc cơ bản sau:

 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất

Là thông tin được tích lũy thường xuyên và cập nhật để phục vụ cho bàitoán quản lý Do đó thông tin trùng lặp phải được loại bỏ, và thông tin phải nhất

mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tượng điều khiển.

 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin

Nguyên tắc này, ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có nhữngcông cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời, dựa trên cơ

sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ những mảng cơ bản

Việc tuân theo 2 nguyên tắc thống nhất và linh hoạt với hệ thống thôngtin sẽ làm hoàn thiện và phát triển hệ thống rõ ràng và đơn giản hơn

 Nguyên tắc cực tiểu thông tin vào và thông tin ra

Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu suất sửdụng máy tính Vì chính đầu vào và đầu ra của máy là khâu hẹp nhất của hệthống Để làm đươc việc này cần phải có phương pháp thay thế giữa việc truyềntải tài liệu thủ công bằng việc truyền tải trên thiết bị như băng, đĩa từ , để đảmbảo việc truyền thông tin được nhanh chóng Việc này sẽ giảm bớt đi được thờigian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính Nguyên tắc này vận dụng cả đưathông tin mới vào hệ thống Việc này không những rút ngắn thời gian và côngsức cho việc vào dư liệu mà còn đảm bảo độ tin cậy của thông tin

1.6 Các dạng chuẩn trong cơ sở dữ liệu:

Hệ thống được xây dựng theo CSDL quan hệ Về cơ bản CSDL của hệthống này chỉ đơn giản gồm các dữ liệu văn bản được luu trữ trên các bảng haycòn gọi là các thực thể Mỗi bảng là tập hợp các dòng và cột Giữa các bảng cócác thuộc tính liên kết xác định mối quan hệ giữa các đối tượng hay còn gọi làtrường khóa

Khóa: là một hoặc một số trường dùng để phân biệt các bản ghi trong bảng.Tập hợp giữa các bảng và các quan hệ giữa chúng thiết lập nên một CSDL.Muốn xây dựng được một hệ thống CSDL hoàn thiện thì công việc chuẩnhóa là hết sức cần thiết bởi lúc này CSDL được tối ưu hóa tránh dư thừa dữ liệu

và đảm bảo tính độc lập dữ liệu Nhưng trước hết phải biết chuẩn hóa là gì?Chuẩn hóa là một khái niệm liên quan đến mối quan hệ Về cơ bản nguyên

tắc chuẩn hóa phát biểu rằng các bảng trong CSDL sẽ không còn tính không nhấtquán và giảm thiểu sự kém hiệu quả Một CSDL kém hiệu quả không cho phép

ta trích ra các dữ liệu mong muốn Một CSDL chứa toàn bộ trong một bảng cóthể buộc ta phải vất vả duyệt qua một lượng lớn dữ liệu, địa chỉ để lấy thông tincủa CSDL trong bảng riêng xác định từng mẩu thông tin duy nhất thông quakhóa chính của nó

Dạng chuẩn 1NF (First Normal Form): Dạng khởi đầu của chuẩn hóa

CSDL Yêu cầu của chuẩn này là CSDL phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ

có thể tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khóa (Phụ thuộcmột phần vào khóa)

Dạng chuẩn 2NF (Second Normal Form): Bảng được coi là dạng chuẩn

2NF Nếu nó ở dạng chuẩn 1NF đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụthuộc không đầy đủ vào khóa, có thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp

Dạng chuẩn 3NF (Third Normal Form): Bảng được coi là dạng chuẩn

3NF Nếu nó ở dạng chuẩn 2NF và đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàmgián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc hàm có nguồn là một thuộc tính khôngkhóa, có đích là một thuộc tính khóa

Dạng chuẩn Boyce – Codd (BNCF): Là chuẩn 3 với yêu cầu là các cột

xác định phải chỉ ra duy nhất một bản ghi

Dạng chuẩn 4NF (Four Normal Form): Được thiết kế dựa trên chuẩn

(BNCF) nhưng nếu có sự phụ thuộc đa trị không hiển nhiên giữa hai cột A và Bthì tất cả các cột khác phải phụ thuộc vào cột A

Dạng chuẩn 5NF: (Fifth Normal Form): Dạng chuẩn này giải quyết vấn

đề về dữ liệu vòng

Dạng chuẩn miền/ khóa: Trong trường hợp này sẽ không có sự bất thường

trong quá trình cập nhật dữ liệu

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ

2.1 Khảo sát bài toán quản lý vật tư

2.1.1 Bài toán quản lý vật tư

Công việc quản lý vật tư là công việc chủ yếu trong hệ thống quản lý vật

tư của doanh nghiệp Nghiệp vụ chính của công việc này là cập nhật dữ liệu củacác loại vật tư, các công ty mua, bán vật tư cho đơn vị mình Cập nhật trước khiđưa thông tin về vật tư vào cơ sở dữ liệu Sau khi xử lý, dữ liệu được lưu trữ vào

cơ sở dữ liệu và được sử dụng khi cần thiết Công việc cuối cùng là thống kê,báo cáo các loại vật tư đã bán trong tháng, trong năm và lượng vật tư còn tồn lạitrong kho

Quy trình quản lý vật tư được tóm tắt như sau:

Các hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là nhậpcác mặt hàng, vật tư từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và xuất mặt hàng, vật tưcho khách hàng hoặc cơ sở sản xuất kinh doanh Sau khi kiểm tra các mặt hàng,vật tư còn tồn đọng trong kho, khi có nhu cầu nhập thêm hàng hóa hoặc vật tư,

bộ phận nhập kho của doanh nghiệp sẽ viết đơn mua hàng hoặc vật tư dựa trênbáo giá của nhà cung cấp Khi nhận được hóa đơn giao hàng của nhà cung cấp,

bộ phận này viết phiếu nhập kho để nhập hàng hoặc vật tư vào kho đồng thờichuyển lên bộ phận kế toán viết hóa đơn thanh toán để thanh toán với nhà cungcấp qua hóa đơn thanh toán

Bộ phận xuất kho khi nhận được yêu cầu xuất kho từ bộ phận kinh doanhhoặc từ cơ sở sản xuất, bộ phận này sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ mặthàng hoặc vật tư cung cấp hay không Nếu đủ thì bộ phận này viết phiếu xuấtkho để xuất hàng hoặc vật tư cho khách hàng hoặc cơ sở sản xuất đồng thời

chuyển phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán để viết hóa đơn thanh toán.

Hàng tháng bộ phận xuất nhập kho theo dõi tình hình xuất,nhập kho củadoanh nghiệp và lập các sổ sách báo cáo theo dõi nhập, xuất các mặt hàng hoặcvật tư theo định kỳ hàng tháng hoặc quý Định kỳ, bộ phận kế toán lập các báocáo về số tiền đã trả cho nhà cung cấp, báo cáo số tiền thu được từ phía kháchhàng hoặc cơ sở sản xuất, báo cáo số nợ và các báo cáo về lợi nhuận theo doanhthu gửi ban giám đốc, trên cơ sở đó phân tích và ra quyết định sản xuất kinhdoanh

2.1.2 Các hồ sơ, dữ liệu thu được trong quá trình khảo sát

Mẫu phiếu nhập kho

Đơn vi:………

Bộ phận:……….

Mẫu số C20-H Theo QĐ:48/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Nhập tại kho: Địa điểm:

STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư,dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vịtính

(Ký, họ tên)

Hình 2: Mẫu phiếu nhập kho

Chức năng: Chức năng này giúp cho người sử dụng báo cáo về tình hìnhnhập vật tư của công ty theo các tiêu chí sau:

• Số lượng nhập trong ngày

• Số lượng nhập từ đầu tháng

• Số lượng nhập trong một khoảng thời gian (người sử dụng tự chọn)

Mẫu phiếu xuất kho:

Đơn vị:………

Bộ phận:……….

Mẫu số: 02 - VT Theo QĐ:48/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

PHIẾU XUẤT KHO

Xuất tại kho (ngăn lô) : địa điểm:

STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư,dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vịtính

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên)

Hình 3: Mẫu phiếu xuất kho

Chức năng: Chức năng này giúp cho người sử dụng báo cáo về tình hìnhxuất vật tư của công ty cho các đơn vị thi công theo các tiêu chí:

• Số lượng xuất trong ngày

• Số lượng xuất từ đầu tháng

• Số lượng xuất trong một khoảng thời gian (người sử dụng tùy chọn)

Mẫu báo cáo vật tư tồn cuối kỳ

Đơn vị:………

Bộ phận:……….

Mẫu số: 02 - VT Theo QĐ:48/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính BÁO CÁO VẬT TƯ TỒN CUỐI KỲ

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm

chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng

Hình 4: Mẫu báo cáo vật tư tồn cuối kỳ

Chức năng: Chức năng giúp cho người quản lý biết được thông tin về các hàngcòn tồn đọng trong kho, đồng thời giúp cho người quản lý định hướng việc nhập

và xuất vật tư trong thời gian tới

2.1.3 Mục tiêu hệ thống quản lý vật tư

•Quản lý doanh mục vật tư, hàng hóa hiện có tại doanh nghiệp

•Quản lý quá trình nhập vật tư, hàng hóa từ nhà cung cấp

•Quản lý quá trình xuất vật tư, hàng hóa cho khách hàng

•Quản lý quá trình thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng

•Quản lý các vật tư, thiết bị tồn trong kho

•Lập báo cáo theo dõi hoạt động nhập, xuất vật tư hàng hóa, báo cáo tìnhhình nhập - xuất - tồn theo các chỉ tiêu ngày tháng, theo loại vật tư, mặt hàng.Trên cơ sở đó giúp giám đốc trong việc điều hành và ra quyết định kinh doanh

2.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý vật tư

Trên cơ sở khảo sát quy trình nghiệp vụ và các chức năng nghiệp vụ của

hệ thống quản lý vật tư, hàng hóa, dưới đây là các biểu đồ phân tích về chứcnăng của hệ thống, bao gồm biểu đồ phân cấp chức năng (FHD – FunctionHierarchy Diagrm), các biểu đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)

2.2.1 Một số khái niệm và ký pháp trong phân tích và thiết kế hệ thống

Khách hàng khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những thông tincủa mình đến nhà quản lý vật tư của doanh nghiệp

Kế toán quản lý vật tư tiến hành:

• Trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao hàng cho khách hàng

• Lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo

Hình 5 : Biểu đồ ngữ cảnh Biểu đồ phân rã chức năng

Một trong những cách thể hiện của mô hình nghiệp vụ là biểu đồ phân rãchức năng Nó cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phânchia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định

Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thôngthường được biểu diễn bằng sơ đồ chức năng, nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từkhía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi:

Hệ thống thực hiện những công việc gì?

Mô hình phân rã chức năng được xây dựng dần cùng với quá trình khảo sát

tổ chức từ trên xuống giúp cho việc nắm hiểu tổ chức và định hướng cho hoạtđộng khảo sát tiếp theo Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng cần

Đơn đặt hàng

Hóa đơn nhập

Thông tin nhà cung cấp

Hóa đơn bán hàng

Khiếu Nại

Từ chối bán hàng

Bán hàng Thông tin khách hàng

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

Yêu cầu mua hàng

0

Hệ thống quản lý vật tư

nghiên cứu hay miền cần nghiên cứu của tổ chức, cho thấy vị trí của mỗi côngviệc trong toàn hệ thống, tránh sự trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng cònthiếu, và là một cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trình sau này.

Trước tiên các chức năng cần thiết được liệt kê và phân loại thành các nhómchức năng Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theođơn vị sử dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểuphân loại khác nhau Các nhóm chức năng cụ thể Sơ đồ được biểu diễn dướidạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc nhómchức năng cụ thể

Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho người đọc một bức tranh tổngthể về việc các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện được

Hình 6: Biểu đồ phân rã chức năng

Hàng hóa

Hệ thống quản lý vật tư

Báo cáo Danh mục

Danh mục hình thức xuất nhập

Danh mục nhân viên

Danh mục nhà cung cấp

Danh mục hình thức thanh toán

Danh mục kho hàng

Danh mục nhóm hàng

Danh mục mặt hàng

BC nhập xuất hàng ngày

BC tổng hợp nhập xuất

Chi tiết nhập xuất tồn

BC tồn kho

BC giá vốn hàng bán

BC giá hàng nhập

BC thống kê

Số dư đầu

kì hàng tồn

Tác giả

Hướng dẫn sử dụng

Thay đổi

mật khẩu

Xuất kho hàng

Nhập kho hàng

Kiểm tra hàng Kiểm tra yêu cầu

Nhập vào

Cập nhật tồn Cập nhật tồn

Biểu đồ luồng dữ liệu

Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống Có thể biểu diễn bằngnhiều sơ đồ: sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ quá trình xử lý, sơ đồ luồng dữ liệu hoặcbằng các ma trận chức năng/ thực thể

Có hai loại kí pháp chuẩn được dùng để biểu diễn biểu đồ luồng dữ liệu và

cả hai loại đều sử dụng bốn kí pháp để biểu diễn cùng một số sự vật, đó là: luồng

dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình và tác nhân

Luồng dữ liệu (Data Flow): Một luồng dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu

trên một vật mạng như đơn hàng của khách hàng hay tờ séc trả lương Nó cũng

có thể là một kết quả truy vấn nhận được từ một cơ sở dữ liệu được truyền lênmạng, hay những dữ liệu được cập nhật vào máy tính Như vậy, luồng dữ liệu cóthể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt được sinh ra ở cùng một thời gian và

di chuyển đến cùng một đích

Được ký hiệu bởi đường kẻ có mũi tên Mũi tên chỉ hướng ra của dòngthông tin Dòng dữ liệu liên kết các Processes với nhau, tượng trưng cho thôngtin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thànhđầu ra

Kho dữ liệu (Data store): Được ký hiệu bởi 2 đường kẻ song song, hoặc

bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần phải lưu giữtrong một khoảng thời gian để một hay nhiều tiến trình hoặc tác nhân truy nhậpvào Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì những thông tin này đượctồn tại dạng file hay cơ sở dữ liệu

Tiến trình (Processes): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác

động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi, được lưu trữ hay phânphối Được ký hiệu bởi vòng tròn, tượng trưng cho các chức năng khác nhau mà

hệ thống phải thực hiện

Tác nhân (Actor): Có thể là một người, một nhóm người, một bộ phận, một

mặt thông tin (nhận hay gửi dữ liệu) có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất pháthay nói đến của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét.

- Tác nhân ngoài: Là một người,một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh

vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống.Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần sống còn của mọi hệthống

- Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên trong hệ

thống

Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trongtiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, mộtmặt giúp cho người sử dụng và người phân tích xích lại gần nhau, mặt khác giúpcho người lập trình có được cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống

Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Khách hàng Y/c mua hàng

Khiếu

Nại Viết

Thông báo xử lý

Yêu cầu kiểm tra hàng

Lãnh đạo

Báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Hóa đơn nhập

Khiếu nại

Phiếu thanh toán

Hóa đơn nhập

1.0

Cập nhật danh mục

5.0

Báo cáo Viết

Biểu đồ luồng dữ liệu - Mức dưới đỉnh

Khách hàng Nhà cung cấp

Nhân viên Hàng

1.3

Cập nhật danh mục nhân viên

1.4

Cập nhật danh mục loại

1.5

Cập nhật danh mục hàng hóa

Chức năng nhập hàng:

Hình 9: Chức năng nhập hàng

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàng

Nhân viên

Khách hàng

Hóa đơn nhập hàng

Hóa đơn nhập Phiếu thanh toán

Khiếu nại

Dự trù xuất, nhập

Yêu cầu báo cáo

Báo cáo lãnh đạo

Yêu cầu của khách hàng

Chức năng xuất hàng

Hình 10: Chức năng xuất hàng

Khách hàng

Yêu cầu nhập hàng

Từ chối xuất hàng

Khiếu Nại Nhân viên

Yêu cầu kiểm tra hàng

Khách hàng

Hóa đơn xuất

Thông tin hàng xuất

Thông tin hàng xuất

Báo cáo xuất

hàng

Yêu cầu báo cáo

Xét đơn đặt hàng

3.1

Cập nhật phiếu

3.2

Giao hàng

3.3

Báo cáo xuất hàng

Chức năng kiểm tra tồn hàng

Hình 11: Chức năng kiểm tra tồn hàng

Kho

Hàng

Hóa đơn nhập

Hóa đơn xuất

Thông tin hàng tồn đầu kỳ

4.1

Cập nhật hàng tồn đầu kỳ

4.2

Làm thẻ kho

Chức năng báo cáo

Hình 12: Biểu đồ mức dưới đỉnh – Chức năng báo cáo

Lãnh đạo Yêu cầu báo

Hóa đơn xuất

Yêu cầu báo cáo

Nhân viên

Quản lý kho

5.3

Thống kê hàng bán

Làm đơn đặt hàng

5.4

Dự trù xuất nhập