Giải pháp đặt hàng, ERP và SCM. Xây dựng giải pháp ERP cho công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy

Các yếu tố hàng đầu tác động đến quyết định của kháchhàng trong việc mua một sản phẩm hay dịch vụ chính là chất lượng sản phẩm, giá cả và với khách hàng là doanh nghiệp thì tiến độ và th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-*** -MÔN HỌC

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ

Đề tài: Giải pháp đặt hàng, ERP và SCM Xây dựng giải pháp ERP cho công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy

Giáo viên hướng dẫn: Ths Phan Văn Viên

Sinh viên thực hiện:

Sinh Viên Điểm Câu 1 Điểm Câu 2 Tổng Điểm

MỤC LỤC

1 Giải pháp đặt hàng 2

1.1 Giới thiệu bài toán 2

1.2 Khái niệm, thuật ngữ liên quan 2

1.3 Giải pháp 4

2 ERP và SCM 10

2.1 ERP là gì? 10

2.2 Các đặc điểm chính của ERP 11

2.3 Các phân hệ nghiệp vụ của ERP 11

2.4 5 lý do để áp dụng ERP 12

2.5 Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền? 14

2.6 Tại sao ERP thường thất bại 14

2.7 SCM là gì? 15

2.8 Vai trò của SCM với hoạt động kinh doanh 15

2.9 Lợi ích khi sử dụng SCM 19

3 Xây dựng giải pháp ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy 19

3.1 Giới thiệu chung về Công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy 19

3.2 Triển khai ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam - Vinasoy 24

2 Giải pháp đặt hàng

2.1 Giới thiệu bài toán

Trong điều kiện cạnh tranh trên quy mô toàn cầu hiện nay, để tồn tại và phát triển,doanh nghiệp phải sản xuất được những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu các đốitượng tiêu dùng của mình Các yếu tố hàng đầu tác động đến quyết định của kháchhàng trong việc mua một sản phẩm hay dịch vụ chính là chất lượng sản phẩm, giá cả

và với khách hàng là doanh nghiệp thì tiến độ và thời gian giao hàng còn quan trọnghơn nữa Bất kỳ đối tượng khách hàng nào, chất lượng đều là mối quan tâm hàng đầuảnh hưởng đến quyết định tiêu dùng của họ Trước đòi hỏi ngày càng cao của kháchhàng khi mà thị trường người tiêu dùng thay thế cho thị trường người sản xuất, cácdoanh nghiệp đang gặp một bài toán khó, vừa làm sao sản xuất ra những mặt hàng cóchất lượng cao, giá thành rẻ để đảm bảo lợi nhuận, đồng thời với giá cả cạnh tranh.Trong bối cảnh như vậy, cách tốt nhất cho các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển làđảm bảo được niềm tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mìnhthông qua một môi trường sản xuất mà trong đó, từng cá nhân ở mọi cấp độ đều có ýthức về việc nâng cao chất lượng

Chính vì vậy vấn đề cấp bách này nên các doanh nghiệp cần phải đưa ra các giải phápđặt hàng tốt nhất để không ngừng nâng cao chất lượng đơn hàng nhằm đáp ứng chokhách hàng một cách tốt nhất Việc chọn đề tài nghiên cứu về vấn đề giải pháp đặthàng là rất cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

2.2 Khái niệm, thuật ngữ liên quan

Trong nền kinh tế thị trường, người ta quan niệm mặt hàng là bất cứ cái gì có thể đápứng nhu cầu thị trường, có thể đem ra trao đổi mua bán và đem lại lợi nhuận

Mặt hàng có một số thông tin:

 Mã để phân biệt các sản phẩm, ví dụ như mã vạch

 Màu sắc, trọng lượng, giá cả, tình trạng sử dụng

 Các thông số kỹ thuật của hàng hóa phục vụ bảo quản, vận chuyển: kích thước, trọng lượng

 Các thông số phục vụ đánh giá chất lượng: ngày sản xuất, hạn sử dụng

 Các thông số phục vụ bảo dưỡng, sửa chữa: SerialNumber, PartNumber…

 Các thông số phục vụ kiểm soát hàng hóa: lô hàng, batch number

 Đơn giá mua từ nhà cung cấp và tính theo thời điểm mua

 Các chi phí liên quan đến bảo quản khi mặt hàng đã nằm trong kho

 Chính sách giá bán, chiết khấu, thưởng bán hàng, hoa hồng và lợi nhuận

 Các chi phí liên quan khi nhập kho: vận chuyển, bốc xếp, chi phí lưu kho, bảo hiểm

Quản lý hàng hóa trong kho (xuất, nhập và lưu kho):

 Kiểm tra hàng nhập từ nhiều nguồn khác nhau: chẳng hạn nhập từ kho này sangkho khác

 Ngày nhập kho, địa điểm nhập

 Ngày xuất kho, địa điểm xuất

 Kiểm kê hàng tồn kho và in ra hóa đơn xuất nhập

 Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa thực tế vào sổ sách

 Kiểm tra số lượng hàng hóa còn trong kho

Hóa đơn:

 Ngày viết hóa đơn phải được ghi rõ ràng

2.3 Giải pháp

(Giải pháp đặt hàng)

Hình thành đơn đặt hàng

(Order preparation) là hoạt động thu thập những yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụcủa khách hàng Việc truyền tin này có thể được khách hàng hoặc người bán điềnthông tin trực tiếp vào các mẫu đơn đặt hàng; điện thoại trực tiếp cho nhân viên bánhàng, hoặc lựa chọn từ những mẫu đơn đặt hàng trong máy tính.

Truyền tin về đơn hàng

(Order transmittal) là truyền tải yêu cầu đặt hàng từ nơi tiếp nhận tới nơi xử lý đơnhàng Có hai cách cơ bản để chuyển đơn đặt hàng

1 Chuyển bằng sức người: là việc gửi thư đặt hàng hoặc nhân viên bán hàng trực tiếpmang đơn đặt hàng tới điểm tiếp nhận đơn đặt hàng Phương pháp này chi phí thấpnhưng lại rất chậm.

2 Chuyển đơn đặt hàng bằng phương tiện điện tử: sử dụng điện thoại, máy vi tính, máy sao chép hoặc truyền thông qua vệ tinh Cách này giúp thông tin đặt hàng được truyền tải ngay lập tức, chính xác, đáng tin cậy, do đó ngày càng được thay thế cho cách thứ nhất

Cải tiến công nghệ đem lại lợi ích đáng kể trong việc tiếp nhận đơn hàng Mã vạch,máy quét quang học và máy tính đã làm tăng nhanh năng xuất lao động và tính chínhxác của các thao tác nói trên

Thực hiện đơn hàng

(Order filling) gồm những hoạt động:

1 Tập hợp hàng hóa trong kho, sản xuất hoặc mua;

2 Đóng gói để vận chuyển;

3 Xây dựng chương trình giao hàng;

4 Chuẩn bị chứng từ vận chuyển Những hoạt động này có thể được thực hiệnsong song với việc kiểm tra xác nhận đơn hàng

Thông báo về tình trạng thực hiện đơn đặt hàng

(Order status reporting): Hoạt động này không ảnh hưởng đến tổng thời gian thựchiện đơn hàng.Nó cam kết rằng một dịch vụ khách hàng tốt đã được cung ứng thôngqua việc duy trì thông tin cho khách hàng về bất cứ sự chậm trễ nào trong quá trìnhđặt hàng hoặc giao hàng Bao gồm:

1 Theo dõi đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ đặt hàng;

2 Thông tin tới khách hàng tiến trình thực hiện đơn đặt hàng trong toàn bộ chu kỳđặt hàng và thời gian giao hàng.Theo truyền thống, chu trình đặt hàng chỉ gồmnhững hoạt động xảy ra từ thời điểm đơn hàng được đặt tới thời điểm nhận bởikhách hàng Những hoạt động đặc biệt như đặt hàng kế tiếp giải quyết chúng sẽảnh hưởng tới toàn bộ chiều dài chu trình đặt hàng Những hoạt động phát sinhvới khách hàng như là trả lại sản phẩm, giải quyết khiếu nại,và thanh toán hóađơn vận tải không phải là bộ phận kỹ thuật của chu trình đặt hàng

Tác động của thời gian đáp ứng đơn hàng đến chất lượng dịch vụ khách hàng

Xét trên góc độ thời gian, chu kỳ đáp ứng đơn hàng hay khoảng thời gian thực hiệnđơn hàng (Lead time) được định nghĩa là khoảng thời gian từ khi khách hàng gửi đơnđặt hàng đến khi khách hàng nhận được hàng hóa Các yếu tố của thời gian đặt hàngbao gồm

Thời gian đặt hàng, thời gian tập hợp và xử lý đơn đặt hàng, thời gian bổ sung dự trữ,thời gian sản xuất và thời gian giao hàng

Những khoảng thời gian này có thể được kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp thông quaviệc lựa chọn và thiết kế cách thức chuyển đơn đặt hàng, chính sách dự trữ, thủ tục xử

lý đơn đặt hàng, phương thức vận chuyển, phương pháp lập kế hoạch

Sơ đồ phân tích tổng thời gian đáp ứng đơn hàng

Thời gian tập hợp và xử lý đơn đặt hàng

Xảy ra đồng thời Việc chuẩn bị chứng từ vận chuyển và kiểm tra dự trữ có thể được thực hiện trong khi hoạt động tập hợp đơn đặt hàng đang được tiến hành Vì vậy tổng thời gian tiến hành cả hai hoạt động này không phải là tổng thời gian riêng rẽ của mỗi hoạt động đơn lẻ.

Thời gian bổ xung dự trữ

Khả năng dự trữ cũng có ảnh hưởng đến thời gian thực hiên đơn hàng, thông thường

dự trữ tại kho sẽ được sử dụng Khi dự trữ trong kho không còn, cần tiến hành bổ xung dự trữ bằng các đơn đặt hàng kế tiếp (back order) hoặc tiến hành sản xuất Quá trình chuẩn bị hàng đôi khi rất đơn giản bằng lao động thủ công nhưng đôi khi cũng khá phức tạp và được và tự động hóa cao

Thời gian vận chuyển và giao hàng

Thời gian giao hàng kéo dài từ thời điểm hàngđược đặt trên phương tiện vận tải để dichuyển đến thời điểm nó được nhận và dỡ xuốngtại địa điểm của người mua Nó cũng

có thể bao gồm thời gian để chất xếp hàng hóa ở điểm đầu và dỡ hàng hóa tại điểmcuối Việc đo lường và kiểm soát thời gian giao hàngđôi khi có thể rất khó khi sửdụng dịch vụ thuê chuyên chở; tuy nhiên hầu hết các hãngngày nay đã phát huy nănglực của mình để cung cấp cho khách hàng những thông tin này

Quản lý công nợ phải trả đối với các nhà cung cấp

 Kiểm soát trực tiếp hoặc nhận từ Module đặt hàng

 Quản lý các hoá đơn cần xét duyệt

 Xử lý thanh toán trực tiếp hay thanh toán tự động

 Theo dõi bù trừ công nợ giữa khách hàng và nhà cung cấp nếu một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, tạm ứng/mua hàng; giữa các đơn vị thành viên với nhau.

 Chuyển tự động các bút toán lên sổ cái

 Theo dõi tỷ giá thanh toán thời điểm

ERP là hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các kháiniệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từviệc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạtđộng của doanh nghiệp

Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp = Enterprise Resource Planning – ERP

ERP là phần mềm (PM) trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũnhân viên của DN nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản

lý toàn diện của DN

3.2 Các đặc điểm chính của ERP

Một hệ thống ERPcó 5 đặc điểm chính sau:

ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated BusinessOperating System) Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòngban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt độngsản xuất kinh doanh thống nhất

ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (PeopleSystem Supported by the Computer) Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới làchính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ Người sử dụng phải được đào tạocẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định

ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệthống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng Kế hoạch sản xuất kinhdoanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khikhông có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước

ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities)

Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước

ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communicationamong Departments) Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứkhông phải mỗi phòng ban là một cát cứ

3.3 Các phân hệ nghiệp vụ của ERP

Kế toán tài chính (Finance)

Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

Quản lý mua hàng (Purchase Control)

Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

Quản lý dự án (Project Management)

Quản lý dịch vụ (Service Management)

Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Báo cáo thuế (Tax Reports)

3.4 5 lý do để áp dụng ERP

4 Tích hợp thông tin tài chính

Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thểtìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau Tài chính có cách thiết lập doanh thu hằngnăm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác cóthể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty Với ERP, chỉ cómột kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ Vì sao? vì tất cả phòng ban,nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống

5 Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từkhoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng

và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệthống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòngban Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễdàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khácnhau trong cùng một thời điểm

Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất

Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thườngnhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các

phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau Hệ thống ERP đem đến nhữngphương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất Việctiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợpriêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.

6 Giảm hàng hoá tồn kho

ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trìnhthực hiện đơn hàng trong công ty Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyênvật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốthơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu

Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dâychuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó

7 Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự

Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánhnhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc củanhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi ERP có thể giúp bạnđảm đương việc đó

7.1 Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?

Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí quyền sỡ hữu(TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ chuyên môn và chi phínhân sự nội bộ Các con số của TCO bao gồm cài đặt phần mềm và sau 2 năm với chiphí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty baogồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thìTCO trung bình là 15 triệu đô la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là400,000 đô)

7.2 Tại sao ERP thường thất bại

Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm

vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho Để thu được kếtquả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công tytuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm Nếu cácnhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng

nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm haythậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của

họ Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn Những cuộc tranhcãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nêncài đặt nó hay không Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn nhưmột điệp khúc dài Đừng quên rằng việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vữngchắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình.

Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp.Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theocác kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và phạm vi của cácphương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nàomới phát triển phần mềm của nó Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty

cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm nhưmong muốn Hoàn toàn không phải như vậy! Việc khiến mọi người trong công ty bạn

sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là một thửthách lớn Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thấtbại nhiều hơn

7.3 SCM là gì?

Supply Chain Management – Quản lý dây chuyền cung ứng SCM là sự phối kết

hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìmkiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất rasản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng

7.4 Vai trò của SCM với hoạt động kinh doanh

Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầuvào của doanh nghiệp một cách hiệu quả Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vậtliệu đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ

mà SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp