3. Xây dựng giải pháp ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy
3.2Triển khai ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam Vinasoy
• Ý tưởng ERP
Cũng như các doanh nghiệp thường băn khoăn, khó lựa chọn giải pháp ERP nào cho phù hợp với mô hình và túi tiền của mình
ERP nhập ngoại với nhiều lo ngại: Một là, doanh nghiệp rất khó thẩm định
tính năng đẩy đủ của giải pháp ngoại trừ một số giải pháp mang tính toàn cầu như SAP, Oracle nhưng chi phí đầu tư, triển khai, bản quyền và bảo trì lại khá tốn kém. Hai là, việc thuê tư vấn quốc tế sẽ tạo cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm, tuy nhiên chi phí là khá đắt đỏ và khi đã xác lập xong yêu cầu thì việc chỉnh sửa, bổ xung sẽ là một trở ngại không nhỏ. Mặt khác, bất cứ hệ thống ERP chuẩn nào cũng không thể đưa vào áp dụng ngay cho doanh nghiệp Việt Nam do hệ thống tài chính kế toán đặc thù của Việt Nam hay những đặc thù khác khiến thời gian triển khai kéo dài, chi phí phát sinh lớn
ERP nội thì sao: Nhà cung cấp dịch vụ ERP trong nước sẽ hiểu thấu đáo hơn vấn đề của doanh nghiệp, dễ dàng trong việc sửa đổi và phát triển giải pháp. Thêm nữa, có nhiều ưu điểm hơn về tính năng giúp đỡ, cảnh báo lỗi và kiểm soát quy trình. Các tài liệu kỹ thuật và mã nguồn ERP luôn luôn được cập nhật, tạo điều kiện nhân rộng mô hình cho các đơn vị thành viên. Cuối cùng, việc lựa chọn nhà cung cấp nội có nhiều thuận lợi về chi phí đầu tư ban đầu cũng như duy trì hệ thống sau này, theo đó khả năng thành công của dự án sẽ cao hơn
Áp dụng ERP cho Vinasoy, cần thực hiện được những yêu cầu sau:
a) Giải pháp đưa ra cần quản lý thành hệ thống thông tin thống nhất trong toàn bộ công ty bao gồm tất cả các phòng ban chức năng, các xí nghiệp thành viên, các xưởng sản xuất…
b) Giải pháp phải đảm bảo tính tự động hoá cao, tích hợp được quy trình sản xuất kinh doanh tối ưu. Tính toán chi phí sản xuất, vật liệu, đầu ra cho sản phẩm hợp lý. Đồng thời hệ thống cần linh hoạt trong tối ưu quy trình thiết kế, quy trình sản xuất, thống kê được năng lực sản xuất, năng lực máy móc, tiêu hao nguyên phụ liệu, nhân công để luôn đảm bảo tiến độ, chất lượng và yêu cầu cho sản phẩm
c) Giải pháp cần có tính linh hoạt và tính mở rất cao, tốc độ xử lý nhanh, mềm dẻo trong nhiều trường hợp
d) Giải pháp ERP đề ra phải giải quyết được tối ưu các bài toán chức năng quản lý như: bảo hiểm y tế, tính lương, thưởng, quản lý sản xuất, đóng thùng, cân đối đồng bộ vật tư, giá thành sản phẩm theo từng công đoạn và chi tiết theo nhiều khoản mục, tồn kho, công nợ, kế hoạch, quản lý tiến độ dự án công việc, tối ưu hoá năng lực máy móc…
• Áp dụng ERP vào thực tiễn
Dự án ERP cho Vinasoy có 10 phân hệ (module) như sau: 1. Quản trị mua hàng (Purchase Order PO)
2. Quản trị kho (Inventory IN) và Hoạch định nhu cầu dự trữ vật liệu tối ưu (MRP)
3. Quản trị SX (Manufacturing MA)
4. Kiểm soát chất lượng (Quality Control QC)
6. Điều phối bán hàng (Order Processing OP)
7. Kế toán tài chính và Kế toán quản trị (Financial Accounting FA) 8. Quản trị hệ thống phân phối (Distributor Management DM) 9. Quản trị nguồn nhân lực (Human Resources HR)
10.Quản trị văn phòng (eOffice EO)
Chi tiết giải pháp đặt hàng
Đây là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP cho một doanh nghiệp nói chung và Vinasoy nói riêng. Để đáp ứng được nhu cầu
quản lý đặt hàng của Vinasoy giải pháp đề ra giải quyết các chức năng chính sau đây:
a) Quản trị đặt hàng: bao gồm quản trị yêu cầu mua, tính toán các đơn hàng kế hoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng : các thông tin đặt hàng, nghiệp vụ mua sắm, kế hoạch mua, lịch sử của các giao dịch mua hàng và quản lý giao nhận hàng
b) Quản lý nhà cung cấp với từ điển nhà cung cấp với các thông tin nhà cung cấp và địa điểm nhà cung cấp, công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Module quản trị đặt hàng trong giải pháp ERP có mối quan hệ ràng buộc với các module khác như quản trị kho, quản trị sản xuất, quản trị nhân sự, quản trị tài sản cố định và quản trị tài chính kế toán
• Bài học kinh nghiệm
Rào cản lớn trong triển khai ERP chính là việc phải thay đổi tư duy tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động SXKD, sự phối hợp giữa các phòng ban bộ phận. Đặc biệt DN thường chưa lường hết khối lượng công việc, làm tiến độ triển khai chậm trễ, đồng thời chưa thể tối ưu hóa những lợi ích vốn có của ERP. Nếu ứng dụng các gói phần mềm cục bộ khó một thì triển khai ERP sẽ khó mười, vì đây là một quá trình tiếp diễn liên tục. ERP là GP quản lý chứ không đơn thuần là một phần mềm. ERP không hoàn toàn kết thúc sau bước Golive hệ thống mà phải chú trọng đúng mức và nâng cấp thường xuyên. Mặt khác, đặc thù ERP là lắp ghép bởi nhiều phân hệ Modules, càng ngày càng mở rộng, “làm giàu” thêm nhiều tính năng, liên quan đến nhiều bộ phận nghiệp vụ nên đòi hỏi các phòng ban phải sẵn sàng tiếp nhận và phối hợp chặt chẽ với nhau trong
từng mắt xích thông tin, dữ liệu... Đổi lại ERP mang lại một tư duy và sự sẵn sàng trong công tác quản lý điều hành.
Năng lực tổ chức của nhóm triển khai dự án, sự phối hợp giữa các phòng, ban chức năng, đặc biệt là sự quyết tâm của các cấp lãnh đạo có ý nghĩa vô cùng quan trọng, có thể quyết định hơn 70% khả năng thành công của dự án... Nếu không, sau một thời gian kỳ vọng, nó sẽ trở thành gánh nặng tài chính cho DN. Cơ cấu người đứng đầu nhóm dự án ERP thường phải là lãnh đạo DN, có trình độ quản lý, kinh nghiệm phân tích hệ thống và khả năng, quyền hạn quyết đoán cao mới có thể làm suy giảm hoặc triệt tiêu các mặt tiêu cực từ các mối quan hệ trong nội bộ. Tất cả đều phải nhìn về một hướng, đó là lợi ích chung.
Nhóm thực hiện dự án luôn phải đối mặt với nhiều khó khăn khi có những sự cố không nằm trong kế hoạch, dẫn đến tình huống cả hai phía (DN và nhà triển khai) chưa chắc có tiếng nói chung trong việc điều chỉnh kế hoạch và tiếp tục tiến độ triển khai. Khi đó, hơn ai hết BLĐ hai bên phải cùng họp phân tích, giải quyết mâu thuẫn và tiếp tục “lên dây cót” tinh thần cho cả hai bên. Không nên đẩy hết tránh nhiệm lên vai nhóm quản lý dự án. Có vậy ERP mới hy vọng thành công, cùng nhau tạo ra một môi trường bổ ích, giúp nhau hoàn thiện, tạo nền tảng vững bền cho sự thăng hoa trong tương la