TRUONG DHKHXH&NV * ky yeu HINKUSV lan IV (1998 - 1999)
MOT SO VAN Di TRONG VIEC PHAT TRIEN
SAN PHAM DICH VU THONG TIN TAI CAC
CO QUAN THONG TIN -THU VIEN DAI HOC Nghiém Xuan Huy
Lớp K40, Nam thứ 4,
Bo mon Thong tin-Thu Vién
GVHD: Th.S Nguyễn Huy Chương
Công tác thông tin - thư viện (TT - TV) gần đây đã bát đầu được đầu tư đúng mức Nhất là ở các trường dai
học, công tác này được xem như một yếu tố không thể
thiếu được đối với các hoạt động giáo dục cũng như nghiên cứu khoa học Vấn đề đặt ra là các cơ quan TT -
TV có kế hoạch phát triển như thế nào để đáp ứng tốt các
đòi hỏi của thực tiễn Phát triển sản phẩm - dịch vụ thông tin là một mắt xích quan trọng trong kế hoạch phát triển của các cơ quan TT - TV đại học
Mục đích nghiên cứu của đề tài này là nhằm đóng
góp một vài quan điểm lý luận có thể xem là cần thiết
trong việc phát triển sản phẩm - dịch vụ thông tin tại các cơ quan TT - TV đại học Ngoài ra cũng xin được kiến
nghị một số giải pháp phát triển sản phẩm - dịch vụ
Trang 2TRUONG DHKHXH&NV * Ky yếuHINKIISV lần IV (1998 - 1999)
Trong đề tài này, chúng tôi hướng vào các cơ quan
TT - TV nói chung và việc phát triển các sản phẩm - dịch
vụ thông tin nói riêng Đối tượng nghiên cứu trực tiếp ở
đây là sản phẩm - dịch vụ thông tin (các đặc trưng, các thuộc tính, khả năng áp dụng ) và các giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng việc tổ chức phục vụ các sản phẩm - dịch vụ này
Sau một quá trình tìm hiểu thực tế (phỏng vấn, trao đổi ) và tiến hành phân tích, tổng hợp một số nguồn tai
liệu trong nước và nước ngoài, chúng tôI xin trình bay một số nội dung sau
Như chúng ta đã biết, giáo dục đại học gắn liền với việc chuyển giao tri thức và nghiên cứu khoa học ở mức
độ tương đối cao Đầu ra của hệ thống này chính là đội ngũ trí thức - nguồn nhân lực - phục vụ cho công cuộc
phát triển kinh tế xã hội quốc gia Một trong những yêu
tố quan trong quyết định chất lượng giáo dục đại học
chính là khả năng cung cấp nguồn tin và khả năng thúc đẩy việc tự học, tự nghiên cứu cho học viên Hơn nữa trong điều kiện Việt Nam hiện nay, vấn đề đón đầu và
tranh thủ các thành tựu khoa học công nghệ của thế giới
đang được coi như một phương án tối ưu để xây dựng cơ
sở hạ tầng kinh tế xã hội Do vậy chiến lược khai thác và
sử dụng nguồn tin cần thiết phải nằm trong chiến lược phát triển quốc gia Sẽ là đúng đắn khi cho rằng các cơ
quan TT - TV đại học là những đầu mối trọng yêu trong
Trang 3TRUONG DHKHXH&NV * KY yeu WNKUHSV lan IV (1998 - 1999)
Hiện nay, các cơ quan TT - TV da thuc su tro thành một bộ phận dịch vụ có ý nghĩa thiệt thực, nó hoàn toàn chịu trách nhiệm đổi với các hoạt động của mình Các cơ quan TT - TV đại học cung cấp những dịch vụ cơ ban c6 anh huong tích cực tới toàn bộ các hoạt động cua trường đại học, nó thực sự mang chức năng như một trun g tâm nghiên cứu và giang dạy Nhiệm vụ cơ bản của các cơ quan TT - TV đại học là cung cấp các phương tiện, điều kiện thuận lợi (facilities) cho việc nghiên cứu và học tập của người dùng tin trong đơn vị (trường đại học ) mà nó trực thuộc
Sự phát triển các sản phẩm - dịch vụ thông tin ảnh
hưởng không nhỏ tới quan niệm về yêu cầu thông tin va sở hữu thông tin trong người dùng tin Hơn nữa, chất lượng phục vụ của cơ quan TT - TV phụ thuộc rất nhiều vào giá trị sử dụng của các sản phẩm - dịch vụ thông tin mà họ đưa ra Các cơ quan TT - TV đại học cần chú trọng phát triển các loại hình sản phẩm - dịch vụ thông tin khác nhau để thoả mãn tối đa nhụ cầu tín của người đùng tin cả về số lượng và chất lượng
Vậy những yêu tố nào tác động mạnh mẽ nhất tới sự phát triển của các sản phẩm - dịch vụ thông tin ? Ở đây xin được đề cập tới hai vấn để: môi trường kinh tế xã hội và các yêu tô của chính cơ quan TT - TV
Trang 4TRƯỜNG ĐHKHXH&NV * Kỷ yếu HNKHSV lần IV (1998 - 1999)
triển, tính xã hội trong việc sử dụng nguồn tin ngày một
cao Điều này đòi hỏi các cơ quan TT - TV cần đặc biệt
hướng tới người dùng tin, lấy người dùng tin làm đối tượng
và mục đích hoạt động Các cơ quan thông tin đại học cần bám sát mục đích và chức năng giáo dục của mình để phát triển*các sản phẩm - dịch vụ thông tin Nhu cầu tự học và tự nghiên cứu ở sinh viên hiện nay là rất cao Các cơ quan TT
- TV đại học cần lưu ý đặc điểm này để phát triển các sản phẩm - dịch vụ thông tin của mình
Các trường đại học vừa là nơi làm công tác giáo dục, vừa là các trung tâm nghiên cứu khoa học quan
trọng của đất nước, thể hiện sự phát triển của mặt bằng
khoa học quốc gia Cần lưu ý vấn đề này khi mà khoảng
cách về trình độ phát triển thông tin( khả năng truy cập thông tin và khả năng tổ chức, quản trị thông tin .) phản ánh những cấp độ khác nhau của mỗi quốc gia Ngoài ra các cơ quan TT - TV có thể tiến hành xây dựng các sản phẩm - dịch vụ thông tin một cách thuận lợi (nhất là các
sản phẩm - dịch vụ ứng dụng công nghệ thông tin mới)
Thứ hai, những đặc trưng và khả năng tổ chức của
cơ quan TT - TV sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát
triển các loại hình sản phẩm - dịch vụ thông tin ở đây
Nghiên cứu người dùng tin và những ảnh hưởng của công
nghệ thông tin trong hoạt động TT - TV sẽ giúp cơ quan
TT - TV có chiến lược phát triển sản phẩm - dịch vụ
thông tin hợp lý
Trang 5TRƯỜNG ĐHKHXH&NV * Ky yếu IINKIISV lần IV (1998 - 1999)
thông tin Đặc điểm người dùng tin quy định nội dung thông tin được cung cấp, hình thức thông tin được cung cấp hình thức cung cấp thông tin Người dùng tin tại các trường đại học có thể được chia làm bốn nhóm như sau :
- Nhóm thứ nhất là cán bộ là cán bộ làm công tác quản lý
- Nhóm thứ hai gồm những người làm công tác giảng dạy (giảng viên)
- Nhóm ba gồm các đối tượng làm công tác nghiên cứu khoa học trong các lính vực, các nghiên cứu sinh, thực tập sinh, cán bộ phòng thí nghiệm, các sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học và làm luận văn tốt nghiệp
- Nhóm: thứ tư: các sinh viên dang theo hoc trong các chuyên ngành của trường đại học Đây là nhóm có số lượng lớn nhất
Các cơ quan TT - TV đại học cần nắm rõ đặc điểm
các đối tượng người dùng tin của mình để từ đó có
phương pháp tổ chức tốt hoạt động thông tin khoa học
Cơ quan TT - TV phải góp phần làm cho nhà trường gắn
liền với đời sống kinh tế, xã hội
Trang 6TRƯỜNG ĐHKHXH&NV 7 Ky yéu HNKUSV lan IV (1998 - 1999)
Cac co quan TT - TV dai học là nơi có khả năng
thực thi lớn nhất những tác động tích cực nói trên Thực tế cho thấy công nghệ thông tin là nhân tố xúc tác không
thể thiếu được đối với việc phát triển sản phẩm và dịch
vụ thông tin nói riêng và hoạt động thông tin khoa học nói chung
Qua các phân tích trên đây chúng ta đã phần nào
hình dung ra được các yếu tố cơ bản đối với việc phát
triển sản phẩm - dịch vụ thông tin ở các cơ quan TT - TV
đại học Tuy nhiên việc lựa chọn các loại hình sản phẩm
- dịch vụ thông tin phù hợp để phát triển đang là vấn đề
được các cơ quan TT - TV đại học đặc biệt quan tâm GO
đây chúng tôi xin được kiến nghị một số sản phẩm - dịch
vụ thông tin thiết nghĩ là phù hợp với cơ quan thông tin
thư viện đại học
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là loại sản phẩm thong tin
ngày càng có vị trí lớn trong hoạt động thông tin CSDL cho phép lưu giữ thông tin trong các bộ nhớ máy tính dưới dạng biểu ghi (record) hoặc tệp (file) Thông tin trong CSDL được số hoá nên dễ xử lý, trao đổi, và phổ biến Các cơ quan TT - TV đại học cần chú trọng phát
triển loại sản phẩm này, vì đối tượng người dùng tin ở
Trang 7TRƯƠNG ĐHKHXH&NV * Ky yeu HINKUSV lan IV (1998 - 1999)
quan trọng vì ở các cơ quan thông tin-thư viện đại học thông tin luôn biến động đòi hỏi mức độ cập nhật và trình độ xử lý cao
Các CSDL rất tiên lợi đối với việc trao đối nguồn lực thông tin giữa các cơ quan TT - TV trong hệ thống các trường đại học Do đó thông tin về các chuyên ngành khoa học giữa các trường đại học được bổ sung đầy đủ tránh được những trùng lặp lãng phí
Sản phẩm da phuong tién (Multimedia) 1a két
quả phát triển cao của công nghệ thông tin Các sản
phẩm tiêu biểu loại này như: Băng từ, đĩa từ, đĩa CD
(hoặc VCD) đang ngày càng phát huy được sức mạnh của mình trong công tác quản lý nghiên cứu, học tập Người dùng tin có thể được tiếp xúc với nhiều dạng tài liệu khác nhau như: âm thanh, hình ảnh, bản đồ, biểu đồ Hiệu quả hoạt động của người dùng tin được nâng cao Chỉ với một máy tính cá nhân được trang bị thiết bị multimedia cho phép người dùng tín truy nhập vào một thư viện ảo lưu trữ trên đĩa CD giúp họ hoàn toàn chủ động trong việc tìm và khai thác thông tin Ưu điểm này càng phát huy tốt trong môi trường đại học Rất nhiều đối tượng dùng tin do hoàn cảnh sống hoặc điều kiện thời gian mà không thể thường xuyên tới cơ quan TT - TV thì các sản phẩm +/0media là rất phù hợp đối với họ
Trang 8TRUONG DHKHXH&NV * Ký yếu IINKHSV lần IV (1998 - 999)
phục vụ cho nhu cầu của người dùng tin trong đơn vị mà nó trực thuộc cũng như các đối tượng dùng tin khác có
liên quan Người dùng tin sẽ nhận bản tin này bằng chế
độ truy nhập trực tuyến (On - Line) trên mang
Các thông tin nóng hổi, cập nhật và phương thức
phục, vụ hợp lý như trên rất có ý nghĩa đối với các hoạt động trong môi trường đại học - một môi trường năng động, nhạy cảm Việc xây dựng các bản tin điện tử là cần thiết và có giá trị thực tế
Những sản phẩm thông tin truyền thống như: ấn
phẩm tóm tắt, thư mục và mục lục chỉ dẫn, tổng quan,
tổng luận đều có vai trò nhất định trong hoạt động thông tin khoa học Việc sử dụng các sản phẩm này đã được tiến hành từ rất sớm Tuy vậy sự phát triển mạnh
mẽ của khoa học công nghệ hoặc là đã làm cho vai trò của các loại sản phẩm này yếu thế dần, hoặc đã hiện đại
hoá chúng và chuyển chúng sang một dạng sản phẩm
khác (ví dụ: thư mục, tạp chí tóm tắt trên các CD, mục lục chỉ dẫn và thông báo tài liệu mới trên các bản tin điện
tử ) Hoạt động thông tin khoa học buộc phải đổi mới để
đáp ứng và phù hợp với tình hình mới
Dich vu cung cap tài liệu Bất kỳ một cơ quan TT - TV nào cũng cần phải tiến hành dịch vụ này nhằm đưa các loại tài liệu tới phục vụ người dùng Các cơ quan TT - TV cần đa dạng hoá các loại hình dịch vụ cung cấp tài liệu nhằm thu hút đông đảo người dùng tin Ngoài hai
hình thức cơ bản trên có thể tổ chức một số dịch vụ khác
Trang 9TRƯỜNG ĐHKHXH&NV * Kyyéu HNKIISV lan IV (1998 - 1999)
mượn từ xa (book by mail) Việc tố chức kho mở cho
phép người dùng tin trực tiếp tiếp xúc với tài liệu tại nơi nó được bảo quản được trực tiếp tìm hiểu và chất lọc thong tin Ngược lại, tài liệu được sử dụng bởi chính đối tượng cân nó Các kho mở hiện nay là một hình thức phục vụ phố biến ở hầu hết các trường đại học lớn trên
the giới Ngoài ra, dịch vụ cho mượn từ xa cũng nên được chú ý phát triển vì nó có khả năng thu hút lượng người dùng tin rộng rãi và phát huy được tối đa nguồn lực thong tin cua co quan TT - TV
Dịch vụ cung cấp tài liệu là dịch vụ cơ bản và rất quan trọng trong cơ quan TT - TV Đối với cơ quan TT - TV dai hoc thi dịch vụ này cần phải hết sức linh hoạt nham Kích thích hứng thú tự nghiên cứu, tự học trong người dùng tin (nhất là sinh viên)
Dịch vụ phố biến thông tin c6 chọn lọc (SDI -
Selective Dissemination of Information), SDI là dịch vụ cung câp cho người dùng tin những thông tin cập nhật theo một chủ đề nhất định, những thông tin này được chọn lọc từ tất cả các bản mô tả nội dung tài liệu mà cơ quan TT - TV mới nhận được Lợi ích của SDI là giúp cho các nhà Khoa học, những người làm công tác nghiên cứu tiết kiệm được rất nhiều thời gian tr@ng việc tìm Kiếm tài liệu, chọn lọc thông tin Dịch vụ này cũng đảm bảo được sự liên hệ thường xuyên giữa người dùng tin và cơ quan TT - TV
Dịch vụ chỉ dân người dùng tỉn Dịch vụ này
Trang 10TRƯỜNG ĐHKHXH&NV ` Kỷ yếu IINKHSV lần IV (1998 - 1999)
năng được truy cập cao, luôn ở trong trạng thái sản sàng phục vụ Dịch vụ này có thể được tiến hành ở nhiều mức độ khác nhau với những đối tượng dùng tin khác nhau :
+ Mức độ đơn giản nhất là dịch vụ chỉ dẫn địa chi tài liệu
+ Mức độ cao hơn là dịch vụ chỉ dẫn các tài liệu liên quan tới vấn đề mà người dùng tin đang quan tâm thông qua các hướng dẫn đặc biệt về cách thức sử dụng các công cụ tra cứu và các dịch vụ thông tin chuyên ngành
+ Mức độ cao là dịch vụ chỉ dẫn cho nghiên cứu sinh, sinh viên làm luận văn và những người làm công tác nghiên cứu khoa học
Dịch vụ truy nhập thông tỉn trực tuyến (Online) Đây là dịch vụ thông tin cho phép người dùng tin truy nhập tới cơ quan TT - TV thông qua các tram đầu cuối (đặt ở trong hoặc ngoài cơ quan TT - TV) Dịch vu truy nhập on-line đã được sử dụng rộng rãi ở rất nhiều cơ quan TT - TV đại học lớn trên thế giới Sự mềm dẻo về không gian và thời gian truy nhập cung như tính linh hoạt, chủ động trong việc tìm tin của dịch vụ này cho phép cơ quan thông tin thư viện giải quyết được tình trạng quá tải trong việc phục vụ người dùng tin
Nói chung, các dịch vụ nói trên là những dịch vụ tiêu biểu cho một cơ quan TT - TV đại học hiện đại mà
tất yếu cần phải có Dù có thể còn tồn tại một số hạn chế
Trang 11¬ TRUONG DHKHXH&NV * Ny yeu HLNKHISV lần ïV (1998 - 1999) thực hiện các chức năng của một cơ quan TT - TV đại học
Trong đề tài này chúng tôi không có điều kiện
phan tích kỹ toàn bộ các sản phẩm - dịch vụ thông tin tại
các cơ quan TT - TV đại học Tuy nhiên phải thấy rõ một điều ráng đa dạng hoá và nâng cao chất lượng sản phẩm -
dịch vụ thông tin là điều kiện tiên quyết đảm bảo các chức năng cũng như sự phát triển của các cơ quan TT -
TV Để làm tốt được điều này thì còn phải phụ thuộc vào
rất nhiều yếu tố khác nhau nhưng các yếu tố sau đây có
thể coi là không thể thiếu: Vấn đề kinh phí vấn đề đào
tạo người dùng tin vấn đề điều tra nhu cầu tin của người
dùng tin, và vấn đề nâng cao nghiệp vụ cán bộ TT - TV Các vấn đề trên cần được cơ quan thông tin thư
viện đại học nghiên cứu kỹ và đề ra các giải pháp hợp lý
trong việc phát triển các sản phẩm dịch vụ thông tin của