Hướng dẫn học Excell

Tên mặc định ban đầu Excel tự đặt khi bạn mở Excel là Book1, nếu khi bạn đã lưu bảng tính hay là đang mở một bảng tính khác thì thanh tiêu đề sẽ hiển thị têncủa bảng tính đó được đặt bởi

MS Excel là phần mềm thông dụng hiện nay được sử dụng rộng rãi trongcông tác tài vụ, kế toán, kinh tế, quản trị và cả trong tính toán kỹ thuật.

Phiên bản MS Excel mới nhất hiện nay là MS Excel 2007 nhưng phiênbản được dùng phổ biến nhất vẫn là MS Excel 2003 Phiên bản 2007 đã chuyểngiao diện Excel hoàn toàn trở thành giao diện đồ họa thân thiện và dễ sử dụngcho người dùng Tuy nhiên, trong tài liệu này tác giả chỉ giới thiệu phiên bản

2003 vì thấy rằng nó được sử dụng phổ biến nhất và người sử dụng Excel 2003thành thạo cũng sẽ hoàn toàn tiếp cận được phiên bản 2007 một cách đơn giản

Tác giả viết cuốn sách này với mong muốn hỗ trợ bạn đọc khai thác tốtcông cụ MS Excel để phục vụ cho công việc của mình, nhất là mong muốn cómột cuốn sách đầy đủ giúp các bạn sinh viên trong quá trình học tập

Mỗi bài học thường được sử dụng cho các bài học tiếp theo đó Nhằmtránh mất thời gian cho việc phải nhập dữ liệu nhiều lần để thực hành cho mỗibài học, bạn đọc hãy lưu các bài thực hành theo đúng số thứ tự tên bài học để tiệntheo dõi ở các bài học tiếp theo

Sách được biên soạn lần đầu chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót Tác giảrất mong cuốn sách thực hiện được tốt nhất mục đích đề ra Mọi phê bình góp ýxin gửi về địa chỉ mail: colau0409@yahoo.com.vn

Tác giả xin chân thành cảm ơn!

TP Hồ Chí Minh, ngày 2 tháng 2 năm 2008.

NguyÔn Quang §¹i

Hướng dẫn học MS Excel Nguyễn Quang Đại

BÀI 1 – BẮT ĐẦU CÔNG VIỆC VỚI EXCEL 1.1- Khởi động MS Excel

+ Sau khi đã cài đặt MS Office, để khởi động Excel, ta có các cách sau:

* Nhắp đúp chuột trái vào biểu tượng Microsoft Office Excel trên màn

hình Desktop (nếu như trên Desktop có biểu tượng này)

* Nhắp vào nút Start ở góc trái phía dưới màn hình, chọn All programs → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2003 như hình dưới:

* Nhấn tổ hợp phím cửa sổ và phím F, cửa sổ tìm kiếm hiện lên, chọn All files and folders trong mục What do you want to search for để tìm kiếm tập tin chạy Excel.exe Gõ vào ô dưới mục “A word of phrase in the file:” tên tập tin là Excel.exe và chọn trong mục “Look in:” là My Computer rồi nhấp nút Search.

Kết quả sau khi tìm kiếm ta được như hình dưới Nếu trên Desktop chưa cóbiểu tượng của Excel thì ta hãy chọn tập tin có biểu tượng chữ “X” màu xanh rồinhắp chuột phải để gửi nó ra Desktop Muốn mở Excel ta cũng có thể nhắp đúpvào nó tại ngay cửa sổ kết quả tìm kiếm này

1.2- Giới thiệu màn hình làm việc của Excel

+ Sau khi khởi động Excel, màn hình làm việc của Excel trên máy bạnhiện ra có thể có vài điểm khác biệt với hình dưới Nhưng, về cơ bản thì mànhình làm việc của Excel được giới thiệu tổng quan như hình dưới

+ Con trỏ ô : có hình chữ nhật bao quanh ô mà ta chọn Ta chỉ nhập hay

chỉnh sửa được dữ liệu tại một ô hay nhiều ô mà ta đã chọn

Thanh công cụ vẽ hình

Nút chọn toàn bộ

Con trỏ ôCác menuThanh tiêu đề

Hướng dẫn học MS Excel Nguyễn Quang Đại

+ Thanh tiêu đề màu xanh hiện thời hiển thị là Microsoft Excel – Book1.

Tên mặc định ban đầu Excel tự đặt khi bạn mở Excel là Book1, nếu khi bạn đã

lưu bảng tính hay là đang mở một bảng tính khác thì thanh tiêu đề sẽ hiển thị têncủa bảng tính đó được đặt bởi người tạo ra nó

+ Các menu: tất cả những gì mà Excel có đều nằm hết trong các menu của

nó Mỗi một menu chứa các lệnh, công cụ có cùng nhóm chức năng và bạn đọccần phải nhớ một các tổng quát Điều này có lợi là cho dù đã quên các lệnh, công

cụ cụ thể thì vẫn biết nó nằm trong menu nào để tìm lại Các menu bao gồm:

* File : chứa các lệnh xử lý tổng quát tập tin Ví dụ : lưu file (Save,

Save as), mở file (Open), tạo một file mới (New), xắp đặt khổ giấy để in (PageSetup…), Xắp đặt vùng in (Print Area), xem trang in ( Print Preview)…

* Edit : chứa các lệnh phục vụ cho thao tác soạn thảo tập tin Ví dụ:

Cắt (Cut), dán (Paste ; Paste Special), xóa (Delete), tìm kiếm (Find)…

* View : chứa các lệnh về thay đổi khung nhìn (không làm thay đổi dữ

liệu) để quan sát bảng tính như phóng to hay thu nhỏ màn hình (Zoom), hiển thịcác chú thích (Comments), hiển thị dấu ngắt trang in ( Page Break Preview) hayhiển thị các thanh công cụ (Tool Bars)…

* Insert : chứa các lệnh về chèn hình ảnh (Picture) , kí tự (Symbol),

biểu đồ (Chart), công thức tính toán (function), chèn dòng (Rows), cột(Columns), chèn thêm bảng tính (WorkSheet), chèn một sơ đồ (Diagram), haymột đối tượng khác (Object) như văn bản Word, bản vẽ A.Cad …

* Format : chứa tất cả các lệnh để định dạng bảng tính , định dạng dữ

liệu Ví dụ: định chiều cao của dòng, chiều rộng cột, màu nền của bảng tính, kiểuchữ, màu chữ, đường viền ô, kiểu số, kiểu ngày tháng…

* Tool : chứa các công cụ hỗ trợ cho bảng tính và hộp thoại Options

giúp thay đổi các chế độ mặc định trong bảng tính Ví dụ: bảo vệ bảng tính(Protection), tập lệnh ngầm Macro, công cụ trợ giúp gỡ rối công thức tính toán ( Formula Auditing), theo dõi sự thay đổi của bảng tính (Track Changes),…

* Data : chứa tất cả các lệnh để xử lý và phân tích, tổng hợp dữ liệu từ

bảng tính Ví dụ: lọc tìm dữ liệu (Filter), sắp xếp dữ liệu (Sort), nhóm và phâncấp dữ liệu ( Group and Outline), khống chế điều kiện nhập dữ liệu (Validation),tổng hợp và phân tích dữ liệu với Subtotals, Consolidate, Pivot table andPivotChart Report…

* Window : chứa các lệnh để sắp xếp khung nhìn quan sát một bảng

tính hay nhiều bảng tính cùng lúc (không làm thay đổi dữ liệu)

* Help : Chứa các thông tin trợ giúp, hướng dẫn sử dụng Excel Đây là

tài liệu chính thống nhất để người đọc học sử dụng phần mềm này

+ Tên dòng, tên cột :

Excel không phải là công cụ chuyên dùng cho việc soạn thảo vănbản như Word mà là một bảng tính Màn hình làm việc của Excel được tổ chứcthành tầng ô (Cell) là điểm giao nhau giữa cột và dòng Tại mỗi ô này ta nhập dữliệu (chữ, số, ngày tháng, ký tự đặc biệt…), công thức tính toán Mỗi một ô đượcđịnh vị bởi một địa chỉ ô bao gồm hai thành phần là tên cột và tên hàng Ví dụ, ở

hình trên con trỏ đang đặt ở ô H17 nên tại Hộp tên hiển thị chữ H17 ( là điểm

giao giữa cột H và dòng 17 )

+ Thanh cuộn : dùng để cuộn di chuyển bảng tính lên xuống bằng thanh

cuộn đứng hoặc sang trái, phải bằng thanh cuộn ngang giúp ta quan sát khi bảngtính lớn hơn màn hình

+ Các bảng tính (Sheet) : khi mở Excel thì tùy theo chế độ mặc định mà

Excel sẽ tư động tạo sẵn ra một số bảng tính Ở đây ta có 5 bảng tính có tên mặc

định ban đầu là từ Sheet1 đến Sheet5 Mỗi một Sheet này là một bảng tính, ta có

thể nhập dữ liệu và thực hiện tính toán trên một hay nhiều bảng tính tùy theo yêucầu công việc của bạn

+ Các thanh công cụ (Toolbars) : là các thanh hiển thị biểu tượng của tất

cả các lệnh có chứa trong các menu Đây chỉ là con đường khác giúp bạn thựchiện lệnh nhanh hơn thay vì vào chọn lệnh trong các menu

+ Thanh công thức là thanh sẽ hiển thị dữ liệu hay công thức có chứa

trong ô mà bạn chọn (ô đặt con trỏ) Bạn có thể quan sát dữ liệu của ô trongthanh này, cũng có thể nhắp chuột vào trong thanh này để sửa hay nhập dữ liệucho ô đang được chọn

1.3 – Lưu, đóng và mở file Excel

+ Khi làm việc với Excel, bạn muốn lưu công việc của mình thì làm nhưcác cách sau:

* Nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím S Nếu như bạn đang mở một file

Excel đã được lưu rồi thì những sự thay đổi sẽ được lưu cập nhật vào file đó vàtrên màn hình Excel bạn sẽ không thấy biểu hiện gì khác Còn nếu bạn vừa mởcủa sổ Excel mới mà trước đó chưa lưu thì sẽ hiện lên hộp thoại đòi bạn chỉ định

vị trí lưu file Như đã nói, để tiện cho việc học tập các bài sau, bạn hãy tạo ra

folder có tên là HDH EXCEL trong ổ D từ trước đó rồi chọn vị trí lưu file tại địa chỉ này Bạn nhớ gõ tên file là “Bai1” trong ô File name rồi chọn nút Save.

* Chọn menu File → Save.

5

Hướng dẫn học MS Excel Nguyễn Quang Đại

* Chọn biểu tượng hình chiếc đĩa mềm trên thanh công cụ Standardnhư hình dưới

+ Đóng file lại bằng cách nhắp trái chuột vào biểu tượng dấu “X” màu đỏ góc trên cùng bên phải của cửa sổ Excel (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F4 ).

+ Để mở file vừa rồi, bạn hãy vào ổ đĩa D thư mục HDH EXCEL vừa tạo

ra và nhắp đúp chột trái vào file có tên là “Bai1” vừa tạo ra để mở lại nó lên.

Cũng có thể mở Excel lên trước rồi sau đó nhấn tổ hợp phím

Ctrl + O hoặc chọn Menu File → Open.

Cửa sổ Open hiện ra, bạn chỉ định đường dẫn tới file đó trong mục Look in , chọn file “Bai1” rồi nhắp Open (hoặc nhắp đúp chuột trái vào file tên

là “Bai1” này) để mở file.

+ Giờ hãy gõ vào một ô ở trên chữ “BÀI THỰC HÀNH SỐ 1” rồi

ấn nút Enter File của bạn đã có sự thay đổi, bạn cũng có thể lưu file như cách ởtrên Nhưng đôi khi bạn không muốn lưu công việc vừa làm thêm được vào lạifile cũ mà muốn lưu nó sang một file khác và giữ nguyên file cũ Để làm việc

này bạn thực hiện như sau: vào menu “File → Save as…” và sau đó hãy đặt tên

file khác đi,ví dụ tên là “Bai1.1” Nhưng bạn hãy “cố tình” đánh nhầm tên là

“Bai1” trùng với tên file cũ rồi hãy nhắp nút “Save”.

Sau khi nhấp nút “Save”, hộp thoại cảnh báo dưới hiện lên.

7

Hướng dẫn học MS Excel Nguyễn Quang Đại

* Chú ý:

+ Vì bạn đặt tên file trùng nhau nên Excel hỏi bạn có muốn ghi đè

lên file có tên trùng trong thư mục đó không Nếu bạn nhấn “Yes” thì Excel sẽ xóa toàn bộ dữ liệu trong file đó đi và lưu file mới này với tên là “Bai1” Điều này có nghĩa là bạn bị “mất” file cũ có tên là “Bai1” và thay vào đó là file với dữ liệu mới cũng có tên là “Bai1” Đây là một chú ý khi lưu file! Bạn hãy chọn

“No” để không ghi đè lên file cũ và gõ lại tên trong mục File name là “Bai1.1”

để lưu file mới này

+ Lưu ý thêm với bạn đọc rằng hãy tạo cho mình “thói quen” chủđộng lưu file khi đang làm việc sau mỗi khoảng thời gian nhất định và mỗi khi

bạn thấy cần phải lưu bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím S Tuy ở các bài

sau sẽ giới thiệu cách đặt chế độ tự động lưu file nhưng bạn chủ động lưu file vẫn

là thói quen tốt hơn

BÀI 2 – NHẬP DỮ LIỆU, ĐỊNH DẠNG VÀ CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH 2.1- Các trường dữ liệu trong Excel

Với mỗi một kiểu (trường) dữ liệu thì Excel có những quy tắc quản lý, xử

lý, tính toán, định dạng khác nhau Do đó người sử dụng Excel không thể khôngnắm rõ trong Excel dữ liệu được phân nhóm như thế nào Trong Excel, dữ liệuđược phân nhóm ra thành các trường:

+ Trường chuỗi ký tự (Text): là dữ liệu có chứa các ký tự từ a đến z và

các số từ 0 đến 9 hay cả những kí tự đặc biệt như * ; + ; ! ; ; # Theo mặcđịnh, khi bạn nhập vào ô nào đó dữ liệu dạng chuỗi thì nó sẽ được căn lề sangbên trái Với dữ liệu dạng chuỗi chứa các chữ (a, b, …, z) thì Excel không thểthực hiện tính toán trực tiếp (cộng, trừ, ) với dữ liệu này

+ Trường số (Number) : Là dữ liệu chứa một hay toàn bộ các con số từ 0

đến 9 Theo mặc định, khi bạn nhập dữ liệu dạng số thì Excel sẽ căn lề sang bênphải

+ Trường thời gian (Date; Time): Là dữ liệu kiểu thời gian bao gồm giờ,

phút, giây, ngày, tháng, năm Theo mặc định nó được căn phải ô, còn cách hiểnthị như thế nào phụ thuộc chế độ mặc định ban đầu hay theo các format dữ liệucủa bạn sẽ giới thiệu sau

+ Trường công thức (Formulas): là công thức tính toán mà bạn nhập vào,

nó luôn được nhập bắt đầu bằng dấu “=” và theo sau là một cú pháp hàm (côngthức) nào đó mà bạn nhập vào Khi một ô (Cell) chứa dữ liệu kiểu công thức thì

nó luôn hiển thị kết quả của công thức đó Kết quả hiển thị của một trường côngthức có thể là một chuỗi ký tự hay một dữ liệu dạng số hoặc thời gian Nếu muốnhiển thị lên công thức trong ô có chứa công thức thì hãy chọn ô đó và xem công

thức trong ô được hiển thị trên Thanh công thức , hay có thể nhắp đúp vào ô đó

thì công thức trong đó sẽ hiện lên

2.2- Nhập, xóa, sửa dữ liệu

+ Hãy mở file có tên là “Bai1” được tạo ra từ Bài 1 lên.

+ Để nhập mới bất kỳ kiểu dự liệu vào ô nào, trước tiên bạn phải di

chuyển con trỏ tới ô bằng cách nhắp chuột trái vào ô đó hay sử dụng các phímmũi tên di chuyển ( qua trái → ; qua phải ← ; lên trên ↑ ; xuống dưới ↓) hoặc

phím Tab Sau đó, bạn thực hiện nhập dữ liệu bằng bàn phím Muốn kết thúc việc nhập liệu vào ô, bạn nhấn một trong các phím sau: phím Enter ; phím Tab ;

các phím mũi tên di chuyển hay nhắp chuột vào một ô khác

+ Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô hãy nhắp đúp vào ô đó ( hoặc chọn ô đó

rồi ấn phím F2), sau đó di chuyển con trỏ trong ô đó tới vị trí mà bạn muốn chỉnhsửa

+ Để xóa dữ liệu trong ô nào, chọn ô đó và nhấn phím Delete.

+ Nhập dữ liệu kiểu chuỗi và số: thực hiện như các hướng dẫn trên Ví dụ

ở đây ta sử dụng bàn phím nhập vào ô B2 chữ “Bảng điểm kiểm tra lớp 12A2 học

kỳ I” Tương tự nhập dữ liệu vào các ô khác theo hình dưới Lưu ý, bạn không

làm gì khác để sử dụng bảng tính này học tiếp phần định dạng theo mục sau

9

Hướng dẫn học MS Excel Nguyễn Quang Đại

+ Nhập dữ liệu dạng ngày tháng: Xem mục 2.4 ở dưới.

+ Nhập dữ liệu kiểu công thức tính toán: Xem mục 2.4 ở dưới.

+ Giờ bạn hãy đóng và lưu file

2.3- Các thao tác trong bảng tính

Bạn hãy mở file có tên Bai1 Sau khi luyện tập về các thao tác trong bảng tính

hướng dẫn dưới đây, bạn đọc nhớ khi đóng file và không lưu để tiện cho bài họctiếp theo

+ Chọn nhiều ô trong bảng tính:

Muốn xử lý bất kì dữ liệu hay định dạng cho ô nào thì việc đầu tiên ta phảilàm là di chuyển con trỏ hay các phím di chuyển để chọn ô đó

Để chọn nhiều ô liền nhau (chọn một mảng) trong bảng tính ta chọn một ô

ở góc của mảng bằng chuột trái rồi giữ chuột trái kéo mở rộng mảng ra theo cáchướng bất kỳ đến hết vùng muốn chọn thì nhả chuột ra Bạn cũng có thể chọn

một ô ở góc của mảng muốn chọn, sau đó giữ phím Shift rồi chọn ô thứ hai ở góc

đối diện với ô thứ nhất trong mảng Vùng được chọn sẽ được bôi màu xanh nhạtvới ô chọn đầu tiên vẫn giữ nguyên không thay đổi màu

Để chọn nhiều ô không liên tục ta cũng thực hiện như với chọn nhiều ô

liền nhau nhưng khi chọn một mảng tiếp theo thì ta kết hợp giữ phím Ctrl Kết

quả như hình phía trên

+ Copy, cut, dán

Để copy (hoặc cut), bạn chọn ô hay vùng dữ liệu cần copy (hoặc cut) vànhấn tổ hợp phím Ctrl và C (hoặc Ctrl và X nếu để cut) sau đó di chuyển con trỏtới ô hay ô góc trên phía trái của vùng muốn dán vào đó Bạn cũng có thể gọi cáclệnh này từ menu Edit hoặc sau khi chọn ô thì giữa chuột trong ô đó và nhắp phảirồi chọn từ Shortcut menu Ví dụ như hình dưới

11

Hướng dẫn học MS Excel Nguyễn Quang Đại

+ Cuộn bảng tính, phóng to, thu nhỏ bảng tính:

Để cuộn di chuyển bảng tính lên xuống, bạn dùng bánh xe cuộn của chuộthoặc nhắp chuột vào các vị trí đầu và cuối (hình dấu < hoặc >) của các thanhcuộn ngang hoặc thanh cuộn dọc Bạn cũng có thể nhắp chuột trái vào thanhcuộn rồi giữa chuột và di chuyển thanh cuộn

Để phóng to hay thu nhỏ bảng tính, giữ phím Ctrl và cuộn bánh xe cuốncủa chuột Bạn cũng có thể xổ ô zoom trên thanh công cụ Standard như hình dướihoặc gõ nhập phần trăm độ phóng to hay thu nhỏ

13

Hướng dẫn học MS Excel Nguyễn Quang Đại

+ Chọn cả bảng tính:

Để chọn cả bảng tính ta nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím A Bạn cũng có

thể chọn cả bảng tính bằng cách nhắp chuột phải vào nút chọn toàn bộ bảng tính

ơ góc trái trên bảng tính (góc giao nhau giữa tên cột và tên dòng)

+ Chọn ô trong nhiều bảng tính, chọn nhiều bảng tính:

Để chọn nhiều bảng tính ta nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Shift và lần lượt

di chuyển chuột trái nhắp chọn các bảng tính khác ( Sheet2 và Sheet3) Các

Sheet này sẽ đồng thời được bôi sáng Chọn nhiều bảng tính giúp cho bạn có thểnhập, sửa dữ liệu một lúc đồng thời trên nhiều bảng tính Để bỏ chọn nhiều bảngtính, bạn nhắp trái chuột vào Sheet chưa được chọn (không giữ phím Ctrl hay

Shift), hoặc giữ phím Shift rồi nhắp trái lần nữa vào sheet mà bạn không muốn

chọn nữa

Để chọn nhiều ô trong nhiều bảng tính, chọn các ô rồi chọn nhiều bảngtính như trên

+ Chọn dòng, cột:

Để chọn dòng ta di chuyển con trỏ chọn một ô trong dòng muốn chọn rồi

nhấn tổ hợp phím Shift và phím Space (dấu cách) Cách khác: bạn di chuyển

chuột đến vùng tiêu đề dòng muốn chọn khi xuất hiện mũi tên nhỏ màu đen thìnhắp chuột phải

Để chọn cột ta di chuyển con trỏ chọn một ô trong cột muốn chọn rồi nhấn

tổ hợp phím Ctrl và phím Space (dấu cách).Cách khác: bạn di chuyển chuột đến

vùng tiêu đề cột muốn chọn khi xuất hiện mũi tên nhỏ màu đen thì nhắp chuộtphải

Để chọn nhiều cột (hoặc dòng) liên tục hay không liền nhau, ta cũng sử