một số câu hỏi thường gặp về ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Trả lời:Có thể phân loại các phần mềm theo một số tiêu chí sau: Theo mức độ hoàn thiện Phần mềm đơn lẻ: Là loại phần mềm chỉ thực hiện một vài nhiệm vụ nhất định như các trình soạn thảo

PHỤ LỤC I

MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG DOANH NGHIỆP

Câu hỏi 1: Phần mềm là gì? Một vài tác dụng của phần mềm? Trả lời:

Ngày nay, phần mềm máy tính giúp ích rất nhiều cho người dân nói chung và các doanh nghiệp nói riêng Đặc biệt là giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và tài chính Do

đó gần như không có một doanh nghiệp nào mà không sử dụng phần mềm Có rất nhiều loại phần mềm mà ta hay gặp và sử dụng hằng ngày Trước khi tìm hiểu về những lợi ích đó, ta hãy tìm hiểu thế nào

Ví dụ, phần mềm soạn thảo dùng để thực hiện chức năng soạn văn bản, đơn từ, phần mềm xử lý ảnh dùng để thiết kế ảnh kỹ thuật số, bandrole, quảng cáo hay những chương trình quảng cáo trên ti vi đại đa số phải ứng dụng thêm phần mềm để thực hiện

Câu hỏi 2: Có thể phân loại phần mềm theo những tiêu chí nào? Trả lời:

Có thể phân loại các phần mềm theo một số tiêu chí sau: Theo mức độ hoàn thiện

Phần mềm đơn lẻ: Là loại phần mềm chỉ thực hiện một vài nhiệm vụ nhất định như các trình soạn thảo văn bản, các phần mềm

đồ họa……

Phần mềm mang tính hệ thống: Là loại phần mềm thường được truy cập và sử dụng bởi rất nhiều người trong cùng một công

ty, loại phần mềm này thường phải đi đôi với mạng máy tính

Theo chức năng mà phần mềm thực hiện

Phần mềm nhúng: Phần mềm được gắn vào chíp của ti vi, tủ lạnh,……

Phần mềm máy tính cá nhân: Phần mềm dùng trong lĩnh vực tính toán

Phần mềm trên nền web: Phần mềm được gắn lên các site, mọi người có thể truy cập và sử dụng thông qua internet

web-Phần mềm trí tuệ nhân tạo: web-Phần mềm thông minh giúp ích lớn cho con người trong việc lập lịch , tính toán ví dụ như phần mềm lập lịch thi, phần mềm sắp thời khóa biểu……

Câu hỏi 3: Các doanh nghiệp nên chọn phần mềm như thế nào thì phù hợp với quy mô của mình?

Trả lời:

Phần mềm doanh nghiệp bao gồm tất cả các phần mềm thuộc

về quản trị kinh doanh mà một doanh nghiệp sử dụng để hoàn tất việc kinh doanh của họ, giúp họ tăng hoặc đo năng suất trong kinh doanh, sản xuất Chúng phục vụ cho các nhân viên của một doanh nghiệp trong thông tin, quản lý, tổ chức và kế hoạch Có rất nhiều loại phần mềm doanh nghiệp Có thể phân loại phần mềm doanh nghiệp ra thành:

Phần mềm dành cho các doanh nghiệp nhỏ như phần mềm

kế toán và các ứng dụng văn phòng như Microsoft Office

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng rất nhiều các phần mềm ứng dụng như phần mềm kế toán, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nguồn nhân lực và các phần mềm ứng dụng khác

Các phần mềm ứng dụng trong các doanh nghiệp lớn như phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp Chung quanh đó là các hệ thống thông tin như kho dữ liệu (Data warehouse), khai thác thông tin (Data mining); các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM), các hệ thống quản lý

nội dung

(content management system - CMS) Do vậy phần mềm tích hợp ứng dụng doanh nghiệp (enterprise application integration - EAI) đã

ra đời đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn muốn kết nối các

hệ thống phần mềm khác nhau, thường hoạt động trên nhiều hệ điều hành khác nhau, phục vụ cho doanh nghiệp của họ và đồng thời kết nối với ứng dụng của các doanh nghiệp đối tác

Câu hỏi 4: Các tiêu chí cụ thể để doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm như thế nào?

Trả lời:

Khi quyết định sử dụng một phần mềm quản lý, doanh nghiệp thường đứng trước nhiều sự lựa chọn Bên cạnh những sự lựa chọn như sẽ sử dụng phần mềm của nhà cung cấp nào? Mức giá phần mềm nào thì phù hợp? …, còn có một sự lựa chọn rất đáng quan tâm đó là nên mua một phần mềm đóng gói hay là đặt hàng giải pháp theo yêu cầu của mình và gửi đến một công ty phần mềm nào đó

Chọn phần mềm đóng gói hay sẽ đặt hàng giải pháp cho một nhà sản xuất phần mềm nào đó? Đây là một trong những vướng mắc thường xuất hiện khi doanh nghiệp đặt ra nhu cầu tin học hóa hay ứng đụng phần mềm phục vụ công tác quản lý, điều hành Cả hai đều

có những điểm mạnh, điểm yếu riêng vì thế sẽ có những tác động khác nhau đối với doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong một lĩnh vực nhỏ, hẹp với qui mô không lớn với các nghiệp vụ, chức năng hoạt động

ổn định, theo chuẩn mực: như bán hàng, dịch vụ kho bãi, xuất nhập khẩu vì mức đầu tư cho các phần mềm quản lý có thể không nhiều, nên hướng đến các giải pháp đóng gói Điều đó sẽ giúp cân đối giữa vấn đề chi phí và hiệu quả khai thác phần mềm Đối với các

doanh nghiệp có quá nhiều điểm riêng biệt trong hoạt động và có thể thay đổi quy trình bất cứ lúc nào thì nên hướng đến việc sử dụng phần mềm đặt hàng theo yêu cầu quản lý cho một nhà cung cấp giải pháp nào đó đồng thời thiết lập một kênh quan hệ với nhà cung cấp giải pháp này.

Tuy nhiên, để thích ứng với nhu cầu của thị trường các nhà cung cấp giải pháp ngày nay bên cạnh việc phân ra các sản phẩm đóng gói và các phần mềm sản xuất theo đơn đặt hàng thì họ đã tích cực kết hợp hai phân loại này thành một thể thống nhất và linh động hơn Nghĩa là họ vừa làm sản phẩm đóng gói, nhưng đồng thời cũng bỏ ra một khoản đầu tư thích ứng để các sản phẩm đóng gói

đó sau một số bước chỉnh sửa, cập nhật sẽ trở thành một sản phẩm dưới dạng phần mềm theo đơn đặt hàng Điều này vừa giúp ích cho nhà sản xuất đồng thời cũng mang lại cho người dùng nhiều tiện ích thuận lợi và dễ dàng hơn trong vấn đề lựa chọn phần mềm

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp thường sử dụng những phần mềm ứng dụng loại nào?

Các phần mềm ứng dụng trong các doanh nghiệp lớn như phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, các hệ thống thông tin như kho dữ liệu, khai thác thông tin, các phần mềm quản lý quan

hệ khách hàng, các hệ thống quản lý nội dung Các doanh nghiệp lớn muốn kết nối các hệ thống phần mềm khác nhau, hoạt động trên

nhiều hệ điều hành khác nhau, sử dụng phần mềm tích hợp ứng dụng doanh nghiệp, phục vụ cho doanh nghiệp của họ và đồng thời kết nối với ứng dụng của các doanh nghiệp đối tác.

Câu hỏi 6: Những lợi ích gì khi sử dụng những phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp ?

Ngoài khả năng tính toán nhanh thì độ chính xác cũng cần

nói đến Trong doanh nghiệp thì độ chính xác trong khi tính toán các tài liệu là yêu cầu rất cao Việc sai sót trong khi tính toán có thể dẫn đến sai lệch trong hướng đi của doanh nghiệp Trong khi đó các phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp có thể giải quyết được việc này Đã qua một quá trình xử lý tính toán kỹ lưỡng cúa các lập trình viên nên các phần mềm có độ tin cậy rất cao khi sử dụng, tránh những sai làm đáng tiếc xảy ra khi xử lý thủ công.

Việc kết hợp các phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp với mạng thông tin trong doanh nghiệp tạo điều kiện rất thuận lợi cho việc trao đổi thông tin.Thông tin nhập xuất được tính toán, lưu lại

và chia sẻ được Phân chia công việc và quyền làm việc cho các nhân viên trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn khi có phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp

Câu hỏi 7: Cách thức thu hút khách hàng đến với trang web của doanh nghiệp?

Trả lời:

Quảng cáo sản phẩm và dịch vụ trên mạng được xem là một phương thức marketing hướng đối tượng thích hợp Nó có khuynh hướng kích thích sự quan tâm của người mua hàng tới sản phẩm trên trang web của doanh nghiệp Chính vì thế, quảng cáo trên mạng có thể có hiệu quả hơn nhiều so với quảng cáo đại trà trên ti vi, báo chí hoặc các phương tiện thư từ khác

Sau đây là một số nguyên tắc để thu hút sự chú ý của khách hàng đến trang web của doanh nghiệp:

Sử dụng các công cụ tìm kiếm đa chức năng

Cung cấp cho khách hàng các địa chỉ website mới của doanh nghiệp, cho phép họ truy cập vào trang web của doanh nghiệp một cách thường xuyên

Công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng về website

của mình.

Thiết lập các đường dẫn tới các website tuơng thích với website của doanh nghiệp, chẳng hạn những website về cùng một thị trường định hướng giống như doanh nghiệp và không cạnh tranh với website của doanh nghiệp

Viết các bài báo, bài bình luận, những trang web theo chuyên ngành của doanh nghiệp thường hay quan tâm

- In địa chỉ web, E-mail trên các đồ văn phòng phẩm và các cardvisit của công ty

- Quảng cáo trang web trên các phương tiện thông tin ở địa phương

- In địa chỉ trang web trong cuốn những trang vàng địa chỉ Internet

- Thông báo cho những người đại diện bán hàng về website mới

- Ðưa ra các mức giảm giá cho những người mua hàng trực tuyến.

- Gửi các bưu ảnh hài hước về trang web của mình

Câu hỏi 8: Có thể sử dụng những kênh thương mại điện tử nào trong việc kinh doanh một mặt hàng bất kỳ?

Trả lời:

Thông thường một mặt hàng được đưa vào kinh doanh muốn mang lại lợi nhuận cao cho nhà kinh doanh thì không phải chỉ cần chất lượng tốt là được, bên cạnh đó còn rất nhiều yếu tố khác tác động đến lợi nhuận của việc buôn bán trong đó, marketing nói chung và thương mại điện tử nói riêng là một yếu tố vô cùng quan trọng của bất cứ một doanh nghiệp nào

Dưới đây là một vài kênh thương mại điện tử phổ biến nhất hiện nay ở Việt nam và trên thế giới:

Website: Đây là một mảng gần như không thể thiếu trong xã hội loài người hiện nay, hầu như mọi doanh nghiệp phát triển mạnh đều có riêng cho mình một trang web nó không đơn thuần là một công cụ để quảng bá hình ảnh mà đây là một nơi “bán hàng” cực kỳ hiệu quả vì khách hàng hiện nay thường có xu thế tìm hiểu sản phẩm mình định mua thông qua các trang web của các doanh nghiệp và quan trọng hơn nữa, website là nơi để họ so sánh sản phẩm của doanh nghiệp này so với sản phẩm của doanh nghiệp khác Chi phí

để duy trì một trang web không nhỏ nhưng nếu biết sử dụng một cách hợp lý thì sẽ đem lại hiểu quả to lớn cho doanh nghiệp

E-mail: E-mail gọi là thư điện tử, bên cạnh ưu điểm không tốn kém chi phí của thư điện tử thì nó còn tích hợp rất nhiều ưu điểm vượt trội khác so với thư thông thường Ví dụ gửi thư điện tử

sẽ nhanh hơn chỉ trong chốc lát thế nên người gửi có thể gửi mọi lúc

và người nhận có thể nhận mail mọi lúc mọi nơi, hơn nữa một bức thư điện tử sẽ mang nội dung phong phú hơn như nó tích hợp đa

phương tiện trong một bức thư, một bức thư có thể kèm theo hình ảnh, nhạc, video… Và đặc biệt, là có cơ chế gửi thư từ một địa chỉ tới nhiều địa chỉ khác nhau cùng một lúc Vậy hãy dùng thư điện tử cho doanh nghiệp của bạn.

Điện thoại: Đây là một kênh gần như là phổ biến với bất kỳ doanh nghiệp này, lợi ích của nó mang lại thì gần như ai cũng biết

Mua bán trực tuyến: Đây là hình thức chưa phổ biến lắm ở Việt Nam, tuy nhiên việc áp dụng trả tiền qua mạng thì sẽ trở thành

xu hướng tất yếu trong thời gian sắp tới

Câu hỏi 9: Lợi ích của thương mại điện tử so với thương mại thông thường là gì?

Trả lời:

Tùy vào từng loại hình kinh doanh và phương thức hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà một doanh nghiệp nào đó nên lựa chọn thương mại điện tử hay thương mại thông thường tuy nhiên xét trên những khía cạnh chung nhất thì thương mại điện tử luôn mang lại những lợi ích lớn hơn so với thương mại thông thường:

Tiết kiệm chi phí: Điều này được thể hiện ở vấn đề khoảng cách, một doanh nghiệp ở nước này hoàn toàn có thể giao tiếp, marketing và bán hàng với một doanh nghiệp ở nước khác chỉ thông qua những trang web hay những kênh liên lạc khác mà không mất chi phí đi lại hay những chi phí phụ khác

Tiết kiệm thời gian: Với thương mại thông thường thì một nhân viên kinh doanh trong một doanh nghiệp chỉ có thể làm việc với một số khách hàng nhất định và cũng chỉ làm việc với từng người một tuy nhiên áp dụng thương mại điện tử vào kinh doanh thì cùng một lúc một nhân viên kinh doanh có thể giao tiếp, tư vấn hay trình bày, nói chuyện với nhiều khách hàng khác nhau Do vậy rõ ràng thời gian ít ỏi của doanh nghiệp sẽ được tận dụng một cách hiệu quả hơn

Cập nhật và hội nhập: Việc sử dụng thương mại điện tử trong quá trình hoạt động giúp doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin từ nhiều nguồn khác nhau do đó họ có thể đánh giá, phân tích được tình hình thị trường cũng như thông tin từ các doanh nghiệp khác đặc biệt là các doanh nghiệp cạnh tranh Bên cạnh đó, thương mại điện tử còn giúp doanh nghiệp có thể hội nhập, hòa mình vào thị trường đang phát triển ngày càng sôi động, hấp dẫn.

Niềm tin và uy tín: Thông thường thì một vài phút gặp gỡ

sẽ rất khó cho một người giới thiệu hay tạo dựng niềm tin cho một người mới quen về doanh nghiệp mình, tuy nhiên hãy gửi cho họ danh thiếp trên đó có tên trang web của mình và hãy trình bày đầy

đủ, cụ thể thông tin của những dịch vụ mình cung cấp, do đó sẽ giúp khách hàng yên tâm hơn khi tìm hiểu về sản phẩm của doanh nghiệp mình

Quá trình hoạt động giúp doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin từ nhiều nguồn khác nhau do đó họ có thể đánh giá, phân tích được tình hình thị trường cũng như thông tin từ các doanh nghiệp khác đặc biệt là các doanh nghiệp cạnh tranh Bên cạnh đó, thương mại điện tử còn giúp doanh nghiệp có thể hội nhập, hòa mình vào thị trường đang phát triển ngày càng sôi động, hấp dẫn

Niềm tin và uy tín: Thông thường thì một vài phút gặp gỡ

sẽ rất khó cho một người giới thiệu hay tạo dựng niềm tin cho một người mới quen về doanh nghiệp mình, tuy nhiên hãy gửi cho họ danh thiếp trên đó có tên trang web của mình và hãy trình bày đầy

đủ, cụ thể thông tin của những dịch vụ mình cung cấp, do đó sẽ giúp khách hàng yên tâm hơn khi tìm hiểu về sản phẩm của doanh nghiệp mình

PHỤ LỤC II

MỘT SỐ DOANH NGHIỆP CUNG CẤP SẢN PHẨM DỊCH VỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ỨNG DỤNG TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

VÀ TRONG LĨNH VỰC XUẤT KHẨU

1 Tập đoàn FPT

Sản phẩm, dịch vụ: Phát triển giải pháp, dịch vụ phần mềm cho Chính phủ như các sản phẩm phần mềm phục vụ cải cách hành chính và các giải pháp trong các lĩnh vực viễn thông, tài chính, y tế, giáo dục, giao thôngvà các giải pháp Quản trị Nguồn lực doanh ng-hiệp

Địa chỉ: Toà nhà FPT, Phạm Hùng, quận Cầu Giấy, Hà NộiĐiện thoại: 04 73007300; Fax: 04 37687410

Website: http://fpt.com.vn

2 Tập đoàn công nghệ CMC

Sản phẩm, dịch vụ: Tư vấn thiết kế, triển khai giải pháp CNTT tổng thể cho khối cơ quan Chính phủ như: Cổng thông tin, mua sắm điện tử, tự động hóa văn phòng; Cho khối doanh nghiệp như: ERP, CRM và theo các lĩnh vực Tài chính, Ngân hàng, Giáo dục đào tạo, …

Địa chỉ: Tòa nhà CMC - Phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 04 3 795 8668; Fax: 04 3 795 8989

Website: http://www.cmc.com.vn

3 Công ty cổ phần Công Nghệ Tinh Vân

Sản phẩm, dịch vụ: Thư viện điện tử, Thư viện số Libol, Quản

lý Lưu trữ eFile, Quản lý Nhân sự HiStaff, Cổng thông tin điện tử TviS, Quản lý Công văn, Quản lý Tài sản, Phần mềm Quản lý dự án

PC, Hệ thống báo cáo Qũy tín dụng Nhân dân

Địa chỉ: Tầng 8, Khách sạn Thể Thao, Làng Sinh viên

Hacin-co, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại: 04 3558 9970; Fax: 04 3558 9971

Website: www.tinhvan.com

4 Công ty Cổ phần Misa

Sản phẩm, dịch vụ: Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất; phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng; phần mềm hành chính sự nghiệp; phần mềm tổng hợp báo cáo tài chính; dịch vụ chứng thực chữ ký số, kê khai thuế qua mạng

Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Đại Phát, ngõ 82, phố Duy Tân, Q.Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 04 37627891; Fax: 04 37629746

Website: http://www.misa.com.vn

5 Công ty CP Công nghệ phần mềm Hài Hòa

Sản phẩm, dịch vụ: Cung cấp các Giải pháp quản lý dự án (QLDA) dành cho chủ đầu tư, các giải pháp QLDA dành cho nhà thầu, các giải pháp thiết kế kỹ thuật

Địa chỉ: Tòa nhà Technosoft, Đường Duy Tân, P Dịch Vọng