hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí tại công ty tnhh một thành viên cấp thoát nước kiên giang

Do đó việc kiểm soát được chi phí sản xuất từ thông tin của kế toán quản trị một cách kịp thời là nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.. Mục đích nghiên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

-

NGUYỄN THÁI HOÀN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP THOÁT NƯỚC

KIÊN GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Khánh Hòa - 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

-

NGUYỄN THÁI HOÀN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP THOÁT NƯỚC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích được trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ

đề tài nghiên cứu khoa học nào

Nha Trang, tháng 8 năm 2014

Tác giả

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn quí thầy cô Trường Đại học Nha Trang, đặc biệt là

TS Phan Thị Dung đã tận tình dạy, giúp đỡ và hướng dẫn cho em trong suốt hơn hai năm qua

Xin chân thành cảm ơn các đồng chí trong Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Kiên Giang, cùng các cô, chú, anh, chị, em,… trong Công ty đã cung cấp thông tin và tài liệu giúp tôi thực hiện đề tài

Xin bày tỏ lòng biết ơn đến quí thầy, cô, gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã tạo mọi điều kiện và động viên tôi trong suốt thời gian qua

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC TÊN VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ vii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 5

1.1 Sự cần thiết của kế toán quản trị 5

1.1.1 Khái niệm 5

1.1.2 Chức năng 7

1.2 Nội dung kế toán quản trị chi phí 8

1.2.1 Phân loại chi phí 8

1.2.2 Dự toán 13

1.2.3 Tổ chức thực hiện kế toán chi phí 20

1.2.4 Kiểm soát chi phí 23

1.2.5 Phân tích chi phí với việc ra quyết định quản trị chi phí 24

1.3 Kế toán quản trị trong các doanh nghiệp sản xuất ở một số nước trên thế giới và bài học cho Việt Nam 32

1.3.1 Kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất ở Mỹ 32

1.3.2 Kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất ở một số nước Châu Âu 32

1.3.3 Kế toán quản trị ở Trung Quốc 33

1.3.4 Bài học kinh nghiệm về kế toán quản trị chi phí cho Việt Nam 34

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 35

CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI CHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC KIÊN GIANG TRONG THỜI GIAN QUA 36

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH MTV Cấp Thoát Nước Kiên Giang 36

2.1.1 Khái quát lịch sử hình thành và phát triển Công ty: 36

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán: 43

2.2 Thực trạng tổ chức công tác KTQT 46

2.2.1 Phân loại chi phí: 46

2.2.2 Công tác dự toán chi phí 47

2.2.3 Tổ chức thực hiện KTQT chi phí sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Kiên Giang 56

2.2.4 Kiểm soát chi phí 65

2.2.5 Phân tích chi phí với việc ra quyết định quản trị chi phí 75

2.3 Đánh giá chung về kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Kiên Giang 79

2.3.1 Những mặt đạt được: 79

2.3.2 Những mặt hạn chế làm cơ sở hoàn thiện: 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 82

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT CÔNG TY TNHH MTV CẤP THOÁT NƯỚC KIÊN GIANG 83

3.1 Sự cần thiết và yêu cầu tổ chức công tác KTQT trong Công ty TNHH MTV Cấp Thoát Nước Kiên Giang hiện nay 83

3.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác KTQT 83

3.1.2 Căn cứ đề xuất giải pháp tổ chức công tác KTQT trong Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang 84

3.2 Phương hướng tổ chức và giải pháp hoàn thiện KTQT ở Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang 86

3.2.1 Nội dung cơ bản tổ chức KTQT trong Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang 86

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện KTQT chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp thoát nước Kiên Giang 95

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 112

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 113

TÀI LIỆU THAM KHẢO 115 PHỤ LỤC

DANH MỤC TÊN VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính

BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHYT : Bảo hiểm y tế

CCDC : Công cụ dụng cụ

CNTT : Công nhân trực tiếp

CP BH : Chi phí bán hàng

CP NCTT : Chi phí nhân công trực tiếp

CP NVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CP QLDN : Chi phí quản lý doanh nghiệp

CP SXC : Chi phí sản xuất chung

QLDN : Quản lý doanh nghiệp

SXKD : Sản xuất kinh doanh

TLK : Thuỷ lượng kế (đồng hồ nước)

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

TSCĐ : Tài sản cố định

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1: Các nguyên nhân biến động chi phí thường gặp 27

Bảng 1.2: Mối quan hệ giữa các biến động 28

Bảng 2.1: Năng lực sản xuất của các đơn vị cấp nước trực thuộc .37

Bảng 2.2: Các chỉ tiêu chủ yếu trong sản xuất kinh doanh từ năm 2011 đến 2013 41

Bảng 2.3: Dự toán sản lượng sản xuất & tiêu thụ năm 2013 49

Bảng 2.4: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp năm 2013 49

Bảng 2.5: Dự toán tiền lương năm 2013 50

Bảng 2.6: Dự toán chi phí sản xuất chung năm 2013 51

Bảng 2.7: Dự toán chi phí bán hàng năm 2013 52

Bảng 2.8: Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2013 53

Bảng 2.9: Bảng lương của công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất kinh doanh 55

Bảng 2.10: Chi phí lương quý 1/2013 58

Bảng 2.11: Tính giá thành năm 2013 61

Bảng 2.12: Báo cáo sản xuất tháng 6 năm 2013 79

Bảng 3.1: Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí 101

Bảng 3.2: Dự toán chi phí linh hoạt cho các mặt hàng 104

Bảng 3.3: Chi tiết các tài khoản hạch toán chi phí 106

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Quy trình thủ tục ra quyết định .7

Sơ đồ 1.2: Qui trình lập dự toán .19

Sơ đồ 1.3: Tổ chức KTQT theo chức năng quản lý .21

Sơ đồ 1.4: Tổ chức KTQT theo khâu công việc .22

Sơ đồ 1.5: Trung tâm quản lý chi phí .29

Sơ đồ 1.6: Mô hình các bước cho việc ra quyết định .30

Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất nước mặt .38

Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất nước ngầm .38

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức KIWACO .40

Sơ đồ 2.4 : Tổ chức bộ máy kế toán .44

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 45

Sơ đồ 2.6 :Công tác hạch toán chi phí bán hàng .62

Sơ đồ 2.7 :Công tác hạch toán chi phí QLDN .63

Sơ đồ 2.8 : Kiểm soát quá trình mua và nhập kho nguyên vật liệu 66

Sơ đồ 2.9 : Kiểm soát quá trình xuất kho và sử dụng nguyên vật liệu 67

Sơ đồ 2.10: Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .70

Sơ đồ 3.1: Quy trình xử lý thông tin 89

Sơ đồ 3.2: Mối quan hệ giữa kế toán trách nhiệm và cơ cấu tổ chức .91

Sơ đồ 3.3: Đề xuất mô hình KTQT của KIWACO .96

Sơ đồ 3.4: Đề xuất cơ cấu tổ chức KIWACO .99

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nước sạch là một sản phẩm thiết yếu đối với cộng đồng, là thước đo mức độ văn minh của xã hội và chất lượng cuộc sống, đây là một dạng sản phẩm hàng hoá đặc biệt mà mọi người dân đều có quyền được hưởng thụ Theo đó, ngành nước phải đổi mới toàn diện bản chất và cung cách làm ăn, lấy hiệu quả kinh doanh và chất lượng phục vụ khách hàng làm tiêu chuẩn đạo đức kinh doanh của Công ty mình

Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang là một doanh nghiệp sở hữu 100% vốn nhà nước hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất, cung cấp nước sạch cho sinh hoạt, sản xuất và kinh doanh dịch vụ trên địa bàn tỉnh Kiên Giang Đây là hoạt động kinh doanh mang tính chất độc quyền tự nhiên bởi lẽ giá bán nước sạch sinh hoạt vẫn do nhà nước quản lý, chi phí đầu tư cao và tỉ suất lợi nhuận trên vốn thấp

Để đáp ứng nhu cầu sử dụng nước sạch ngày càng tăng cao nên Doanh nghiệp luôn chủ động mở rộng, nâng cấp nhà máy, và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình Do đó việc kiểm soát được chi phí sản xuất từ thông tin của kế toán quản trị một cách kịp thời là nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Kế toán quản trị cung cấp thông tin định lượng, tình hình kinh tế - tài chính về hoạt động của doanh nghiệp cho các nhà quản trị doanh nghiệp, nhà quản lý cấp cao Kế toán quản trị tồn tại dưới 2 mô hình: mô hình theo hướng cung cấp thông tin định lượng

về tình hình kinh tế tài chính theo từng 'bộ phận chuyên môn hoá' và mô hình theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế tài chính trong từng “quá trình hoạt động”

Xuất phát từ tình hình đó, qua quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty, tôi chọn đề tài:"Hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang” làm luận văn tốt nghiệp của mình nhằm góp phần nhỏ vào sự hoàn thiện công tác kế toán trong công ty tại tỉnh nhà cùng phát triển theo xu hướng hội nhập kinh tế hiện nay trong giai đoạn công ty nhà nước chuyển sang công ty cổ phần

2 Mục đích và phạm vi nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Cùng với việc hệ thống hoá và phát triển lý luận chung về hệ thống kế toán quản trị chi phí phục vụ có hiệu quả cho quản trị nội bộ doanh nghiệp, luận văn sẽ phân tích đánh giá thực trạng hệ thống kế toán chi phí trong Công ty cấp thoát nước Kiên Giang, từ đó đưa ra phương hướng, giải pháp để xây dựng, hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị chi phí trong Công ty cấp thoát nước Kiên Giang theo hướng hệ thống kế toán quản trị chi phí sản sản xuất hiện đại để có thể cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra các quyết định kinh doanh

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Trọng tâm nghiên cứu của luận văn là xác định nội dung công tác kế toán quản trị chi phí sản xuất, nghiên cứu thực trạng tại Công ty TNHH MTV Cấp Thoát Nước Kiên Giang và áp dụng vào công ty nhằm hoàn thiện công tác KTQT chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả kế toán và quản trị doanh nghiệp, từ đó đưa ra phương hướng tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí ở Công ty

3 Tổng quan nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan đến lý thuyết về kế toán quản trị nói chung và công tác kế toán quản trị chi phí sản xuất tại một số doanh nghiệp nói riêng, cụ thể như sau:

- Thông tư số 53/2006/TT- BTC ngày 12/06/2006 của Bộ Tài chính về hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp [2]

- “Giáo trình kế toán quản trị” do PGS.TS Trương Bá Thanh, TS Trần Đình Khôi Nguyên, ThS Lê Văn Nam biên soạn năm 2008 đã hệ thống lý thuyết về kế toán quản trị làm cơ sở lý thuyết giúp đánh giá thực trạng và là căn cứ đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị trong doanh nghiệp [14]

- Luận án “Xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất dược phẩm Việt Nam” của tác giả Phạm Thị Thủy năm 2007 đã hệ thống các nội dung cơ bản về kế toán quản trị chi phí và đề xuất phương hướng ứng dụng kế toán quản trị chi phí vào ngành dược phẩm [15]

- “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Viễn Thông Quảng Ngãi” – Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Thị Minh Tâm (năm 2010) Tác giả đã khái quát được tình hình tổ chức, đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như thực tế vận dụng KTQT tại đơn vị Qua

đó, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm đáp ứng yêu cầu trên, đó là: xác định giá

phí, xây dựng hạn mức chi phí khuyến mại, việc lập dự toán và phân tích đánh giá các yếu tố chi phí [13]

Tất cả những công trình nghiên cứu khoa học nêu trên là những tư liệu hữu ích

về cả lý luận và thực tiễn Tuy nhiên, những nghiên cứu này vẫn chưa đề cập đến cụ thể đến kế toán quản trị chi phí của các đơn vị sản xuất kinh doanh nước sạch nói chung Công ty TNHH MTV Cấp Thoát Nước Kiên Giang nói riêng Bên cạnh đó, tại Công ty Cấp Thoát Nước Kiên Giang công tác kế toán quản trị vẫn còn chưa được quan tâm đúng mức, chưa thực sự là công cụ hỗ trợ cho việc ra quyết định của nhà quản trị Vì vậy, luận văn dựa trên cơ sở kế thừa những lý luận về và tổng kết tình hình thực tiễn về KTQT chi phí sản xuất để đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức KTQT chi phí sản xuất phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty TNHH MTV Cấp Thoát Nước Kiên Giang

4 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, luận văn cần phải nghiên cứu các vấn đề sau:

- Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất

- Thực tiễn vận dụng tổ chức kế toán quản trị chi phí ở một số quốc gia trên thế giới và khả năng vận dụng kinh nghiệm vào Việt Nam

- Thực trạng tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Kiên Giang

- Tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất phù hợp và vận dụng có hiệu quả tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Kiên Giang

4.2 Phương pháp nghiên cứu

Để có thể tìm hiểu rõ hơn về công tác kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Công

ty TNHH MTV Cấp Thoát Nước Kiên Giang, tác giả đã sử dụng những phương pháp:

- Phương pháp phân tích: Dựa vào số liệu thu thập được ta tiến hành sử dụng các công thức toán học cần thiết để tính toán các khoản mục chi phí dự toán, chi phí thực tế phát sinh

- Phương pháp so sánh: Thông qua các số liệu trên báo cáo tài chính, ta tiến hành

so sánh tình hình tài chính giữa 2 năm 2012 và năm 2013 của công ty Ngoài ra phương pháp so sánh còn dùng để so sánh số liệu kế hoạch và thực tế đạt được như thế nào

- Phương pháp phỏng vấn: Dùng phương pháp này để hỏi các cán bộ nhân viên trong Công ty TNHH MTV Cấp Thoát Nước Kiên Giang như: Ban giám đốc, Kế toán

trưởng, nhân viên kế toán,…các số liệu, thông tin cần thiết cho việc phân tích về công

ty

- Phương pháp thống kê: Sau khi dùng các phương pháp trên, ta tiến hành sử dụng phương pháp thống kê để thống kê lại toàn bộ thông tin và số liệu cần thiết để làm rõ cho đề tài này

- Ngoài ra, các phương pháp cơ bản của kế toán quản trị và kế toán tài chính như: phương pháp chứng từ, tài khoản, tính giá cũng được tác giả sử dụng trong luận văn

5 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kế cấu làm 3 chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán quản trị doanh nghiệp

Chương 2: Kế toán quản trị chi chí sản xuất tại Công ty TNHH MTV cấp thoát

nước Kiên Giang trong thời gian qua

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Công ty TNHH

MTV cấp thoát nước Kiên Giang

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1.1 Sự cần thiết của kế toán quản trị

1.1.1 Khái niệm

Kế toán quản trị, ngay cả ở những nước phát triển cũng là một ngành học mới,

ra đời từ những năm đầu của thập niên 70, xuất phát từ đòi hỏi gay gắt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp trước thời đại công nghệ thông tin, sự cạnh tranh khốc liệt và ngày càng mở ra trên diện rộng

Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế mang đến cho các quốc gia vận hội

để phát triển nhưng cũng chứa đựng chính trong lòng nó nhiều thách thức, một lần nữa lại đặt trước các doanh nghiệp bài toán khó về hiệu quả

Trước đây, người ta chỉ đơn thuần định nghĩa kế toán như là một công việc giữ

sổ sách của nhân viên kế toán Năm 1941, việc các giám định viên kế toán (Anurican Institute of Certified Public Accountants - AICPA) đã định nghĩa: "Kế toán là một nghệ thuật của việc ghi chép, phân loại và tổng hợp bằng một phương pháp riêng và ghi bằng tiền các nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải thích kết quả của nó" Cách định nghĩa này về kế toán dù sao cũng được phổ biến rộng rãi

Năm 1970, tổ chức AICPA xác định chức năng của kế toán là cung cấp thông tin, nhất là thông tin về tài chính có ích để các tổ chức kinh tế thực hiện việc ra quyết định (mỗi đơn vị kinh tế là một đơn vị hạch toán độc lập)

Vậy có thể hiểu, kế toán là khoa học và nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ở doanh nghiệp mà thông tin đó có bản chất về kinh tế Trong các doanh nghiệp, thông tin kế toán không những cần thiết cho những người ra quyết định quản

lý bên trong đơn vị như: Ông chủ, các nhà quản trị mà còn cần thiết cho các đối tượng bên ngoài như: Chủ đầu tư, bạn hàng, ngân hàng, cơ quan quản lý chức năng

Do mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau nên thông tin do kế toán cung cấp cũng đa dạng và khác nhau về nội dung, phạm vi, mức độ, tính chất và thời gian cung cấp, kể cả về mặt giá trị pháp lý của thông tin Chính vì lý do này mà kế toán doanh nghiệp được chia thành KTTC và KTQT

KTQT đưa ra tất cả các loại thông tin kinh tế đã được đo lường, xử lý và cung cấp cho nội bộ sử dụng để ra quyết định và quản lý; KTTC đưa ra những thông tin kế

toán mà ngoài việc nó được sử dụng trong nội bộ ban quản lý, còn được cung cấp cho các tổ chức bên ngoài Thông tin kế toán cung cấp, về bản chất, thường là thông tin kinh tế - tài chính định lượng và thông tin này giúp cho các nhà quản trị hoàn thành các chức năng lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định Trong môi trường kinh doanh hiện nay, nhu cầu về thông tin trong công tác quản lý đã có sự gia tăng rất lớn và đa dạng do áp lực của những thay đổi nhanh chóng của các vấn đề như: Toàn cầu hoá, sự cạnh tranh, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật Chính điều này và kết hợp với

sự tiến bộ trình độ giáo dục, trình độ chuyên môn kế toán đã làm cho kế toán phát triển sâu rộng hơn về tính chất và đặc điểm thông tin cần phải cung cấp Kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mang tính nguyên tắc mà đòi hỏi phải linh hoạt, kịp thời, hữu ích Đồng thời, thông tin kế toán cũng phải đảm bảo tính đơn giản, nhanh chóng nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị trong môi trường kinh doanh mới

Đến nay, có rất nhiều khái niệm khác nhau về KTQT Ta có thể hiểu thông qua một số khái niệm sau:

Kế toán quản trị: "là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị

kế toán" [12]

Theo định nghĩa của Viện kế toán viên quản trị Hoa Kỳ thì KTQT "là quá trình nhận diện, đo lường, phân tích, diễn giải và truyền đạt thông tin trong quá trình thực hiện các mục đích của tổ chức Kế toán quản trị là một bộ phận thống nhất trong quá trình quản lý, và nhân viên kế toán quản trị là những đối tác chiến lược quan trọng trong đội ngũ quản lý của tổ chức" [10]

- Nhận diện: là sự ghi nhận và đánh giá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm

Tóm lại, dù các khái niệm có khác nhau về mặt câu chữ nhưng thâu tóm lại có thể hiểu, KTQT là một bộ phận của công tác kế toán nói chung, đồng thời là một công cụ không thể thiếu được đối với công tác quản lý nội bộ doanh nghiệp thông qua KTQT, các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp được trình bày, diễn giải một cách cụ thể, tỉ mỉ, đáp ứng yêu cầu quản lý theo từng chỉ tiêu chi tiết và quản lý từng bộ phận doanh nghiệp KTQT là loại kế toán dành cho người làm công tác quản

lý Nó được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý và quyết định, là phương tiện để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp

Mục đích quan trọng của việc nghiên cứu kế toán là để có một kiến thức và một khả năng chuyên môn tham gia vào những quyết định kinh tế quan trọng Thông tin do

kế toán cung cấp làm nền tảng của những quyết định Để có thể làm một quyết định khôn ngoan và thi hành quyết định đó có hiệu quả, người làm quyết định phải trả lời câu hỏi sau đây:

- Bước 1: Mục tiêu phải thực hiện là gì ?

- Bước 2: Các phương tiện khác nhau sẵn có để đạt được mục tiêu đó ?

- Bước 3: Phương pháp dự phòng nào tạo điều kiện thuận lợi nhất để đạt mục tiêu đó

- Bước 4: Cần có biện pháp hành động nào?

- Bước 5: Mục tiêu đề ra có thực hiện được không? [7]

Để trả lời các câu hỏi trên, ta thực hiện sơ đồ quy trình sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình thủ tục ra quyết định [10]

1.1.2 Chức năng

- Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó, là tiến trình hình thành phương pháp hành động Đó có thể là kế hoạch dài hạn hoặc ngắn hạn

Đặt mục

tiêu

Bước 1

Xem xét phương án Bước 2

Ra quyết định Bước 3

Thực hiện Bước 4

Báo cáo phản hồi Bước 5

Để chức năng lập kế hoạch của quản lý được thực hiện tốt, để các kế hoạch được lập đảm bảo tính khoa học và tính khả thi cao đòi hỏi phải dựa trên những thông tin đầy đủ thích hợp và có cơ sở Các thông tin này chủ yếu do KTQT cung cấp

- Tổ chức và điều hành

Với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa các yếu tố, tổ chức, con người và các nguồn lực sao cho kế hoạch được thực hiện ở mức cao nhất và hiệu quả nhất Để thực hiện tốt chức năng này, nhà quản trị cũng phải

có nhu cầu rất lớn đối với các thông tin KTQT để có thể ra được các quyết định ngắn hạn cũng như dài hạn đúng đắn và phù hợp

- Kiểm tra

Nhà quản trị sau khi đã lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch, đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch Để làm được điều này, nhà quản trị cần được các kế toán viên quản trị cung cấp các báo cáo thực hiện để nhận được những vấn đề còn tồn tại cần có tác động của quản lý

Thông thường, các nhà quản trị thừa hành thường đánh giá từng phần trong phạm vi kiểm soát của họ Các nhà quản trị cấp cao hơn không tham gia trực tiếp vào quá trình hoạt động hàng ngày mà đánh giá và kiểm tra dựa vào các báo cáo thực hiện của từng bộ phận thừa hành do kế toán quản trị cung cấp

- Ra quyết định

Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị Đây là một chức năng quan trọng xuyên suốt các khâu quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch tổ chức thực hiện, cho đến kiểm tra và đánh giá

KTQT giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin phù hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất 1.2 Nội dung kế toán quản trị chi phí

1.2.1 Phân loại chi phí

1.2.1.1 Khái niệm:

Chi phí có thể được hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt động của tổ chức kinh doanh để đạt được một mục đích nào đó Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả Kết quả dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng, hoặc không có dạng vật chất như kiến thức, dịch vụ được phục vụ

Nói một cách khác chi phí là giá thành của hàng hóa và dịch vụ sử dụng trong quá trình tạo ra doanh thu Thường được gọi là chi phí sản xuất kinh doanh, tất cả chi phí bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí cho các hoạt động cần thiết để duy trì doanh nghiệp và các chi phí nhằm thu hút và phục vụ khách hàng

1.2.1.2 Tiêu thức phân loại chi phí

a Phân loại theo nội dung kinh tế ban đầu, gồm các loại

a1 Chi phí nhân công (Chi phí lao động - labour costs)

Bao gồm: Các khoản tiền lương phải trả cho người lao động Các khoản trích theo lương: Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của người lao động

a2 Chi phí nguyên vật liệu (NVL)

Bao gồm: Giá mua, chi phí mua của nguyên vật liệu dùng vào hoạt động SXKD

a3 Chi phí công cụ dụng cụ (CCDC)

Bao gồm giá mua, chi phí mua của CCDC dùng vào hoạt động SXKD

a4 Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

Bao gồm khấu hao của tất cả TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD

a5 Chi phí dịch vụ thuê ngoài

Bao gồm giá phí gắn liền với dịch vụ từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như dịch vụ điện nước, bảo hiểm tài sản, thuê nhà xưởng

a6 Chi phí khác bằng tiền

Bao gồm tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh bằng tiền mà doanh nghiệp thường hạch toán trực tiếp vào đối tượng chịu chi phí trong kỳ

b Phân loại theo công dụng kinh tế (chi phí trong sản xuất và chi phí ngoài sản xuất)

b1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Direct Materials cost)

Bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí phát sinh hình thành giá thành sản phẩm, nếu không có chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì không thể tạo ra sản phẩm

b2 Chi phí nhân công trực tiếp: (Direct labour cost)

Bao gồm tiền lương nhân công trực tiếp thực hiện qui trình sản xuất, các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất của nhân công trực tiếp thực hiện quá trình sản xuất

Tương tự chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp là những chi phí phát sinh hình thành giá thành sản phẩm, nếu không có chi phí nhân công trực tiếp thì sẽ không tạo ra sản phẩm

b3 Chi phí sản xuất chung (Factory overhead costs)

Bao gồm tất cả các chi phí không thuộc hai khoản mục trên Chi phí sản xuất chung thường bao gồm:

- Chi phí lao động gián tiếp phục vụ, quản lý sản xuất tại phân xưởng

- Chi phí nguyên vật liệu dùng trong máy móc thiết bị

- Chi phí công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất

- Chi phí khấu hao máy móc thiết bị, tài sản cố định khác dùng trong hoạt động sản xuất

- Chi phí dịch vụ thuê ngoài phục vụ sản xuất như: điện, nước, sửa chữa, bảo hiểm tài sản tại xưởng sản xuất

b4 Chi phí bán hàng (selling expenses)

Chi phí bán hàng được gọi là chi phí phát sinh để đưa sản phẩm dịch vụ tại kho đến nơi tiêu thụ, là những phí tổn cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện chính sách bán hàng Chi phí bán hàng thường bao gồm:

Chi phí về lương và khoản trích theo lương tính vào chi phí của toàn bộ lao động trực tiếp hay quản lý trong hoạt động bán hàng, vận chuyển hàng hóa tiêu thụ

Chi phí về công cụ, dụng cụ dùng trong việc bán hàng như bao bì, sử dụng, luân chuyển, các quầy hàng

Chi phí khấu hao thiết bị, tài sản cố định dùng trong việc bán hàng như thiết bị đông lạnh, phương tiện vận chuyển, cửa hàng, nhà kho

Chi phí thuê ngoài liên quan đến việc bán hàng như quảng cáo, hội chợ, bảo hành, bảo trì, khuyến mãi,…Chi phí khác bằng tiền trong việc bán hàng

b5 Chi phí quản lý doanh nghiệp (General and administrative expense)

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những phí tổn liên quan đến công việc hành chánh, quản trị ở toàn doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

Chi phí tiền lương và khoản trích theo lương vào chi phí của người lao động, quản lý ở các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp

Chi phí vật liệu, năng lượng, nhiên liệu trong hành chính quản trị

Chi phí công cụ, dụng cụ dùng trong công việc hành chính quản trị

Chi phí khấu hao thiết bị, TSCĐ khác dùng trong việc hành chính quản trị

Chi phí dịch vụ điện, nước, điện thoại, bảo hiểm phục vụ chung toàn doanh nghiệp Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể gọi chung là chi phí hoạt động (Operating cost)

c Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động

Nếu xét trong mối quan hệ giữa chi phí và mức độ hoạt động của doanh nghiệp, người ta phân chia chi phí ra thành các loại:

c1 Biến phí (variable cost):

Là các khoản chi phí thay đổi về tổng số, tỷ lệ với những biến đổi của mức độ hoạt động Biến phí có thể chia làm 2 loại: Biến phí thực thụ và biến phí cấp bậc

Biến phí thực thụ: là biến phí biến đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động nhưng không thay đổi cho mỗi đơn vị sản phẩm sản xuất ra Biến phí này gồm các khoản: nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp,

Biến phí cấp bậc: là các khoản chi phí tăng lên hoặc giảm đi khi biến động nhiều hay ít

c2 Định phí (Fixed cost)

Định phí là các chi phí không thay đổi về tổng số dù có sự thay đổi về mức độ trong một phạm vi nhất định, hoặc trong những giới hạn bình thường Định phí bao gồm các khoản: Khấu hao thiết bị sản xuất, chi phí quảng cáo, tiền lương của bộ phận quản lý phục vụ, Định phí được chia làm hai loại: Định phí bắt buộc và định phí tùy ý (hay còn gọi là định phí không bắt buộc)

Định phí bắt buộc: là định phí không thể thay đổi một cách nhanh chóng vì chúng thường liên quan đến tài sản cố định và cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp

Định phí tùy ý hay còn được xem như định phí quản trị Chi phí này phát sinh từ các quyết định hàng năm của nhà quản trị

d Phân loại chi phí theo các căn cứ khác nhau

d1 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ tính kết quả

Căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí với thời kỳ tính kết quả chi phí có thể chia thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ

Chi phí sản phẩm (product costs) là những chi phí gắn liền với sản phẩm được sản xuất ra hoặc được mua vào Như vậy, chi phí sản phẩm gắn liền với sản xuất hàng hóa và có thể phân bổ theo tỷ lệ cho các sản phẩm khác nhau

Chi phí thời kỳ (Period costs) được xác định rõ cho một khoản thời gian cụ thể

vì chúng không được yêu cầu một cách trực tiếp để sản xuất ra một sản phẩm có thể bán Như vậy chi phí thời kỳ là những chi phí không gắn liền với trực tiếp sản xuất hàng hóa

Tóm lại, chi phí sản phẩm là chi phí có thể lưu kho được, nghĩa là chi phí được tiêu dùng khi sản phẩm được bán Trước khi sản phẩm được bán, chi phí đó được xem như là một bộ phận của hàng hóa lưu kho Chi phí thời kỳ là chi phí được tiêu dùng tại thời kỳ mà chi phí phát sinh (chi tiêu) đó xảy ra và không thể lưu khô được Những chi phí sản phẩm chủ yếu là chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung, liên quan đến quá trình sản xuất Những chi phí thời kỳ chủ yếu là

về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,  [8]

d2 Chi phí có thể kiểm soát được và chi phí không thể kiểm soát được

Cách phân loại này được dựa trên khái niệm trách nhiệm kế toán Trách nhiệm

kế toán được chia thành 3 trung tâm trách nhiệm khác nhau: (1) trung tâm chi phí, (2) trung tâm lợi nhuận và (3) trung tâm đầu tư Một chi phí được xem là có thể kiểm soát được ở một cấp quản lý hay một trung tâm trách nhiệm nào đó nếu cấp quản lý hay trung tâm trách nhiệm đó có quyền ra quyết định về chi phí đó [7]

d3 Chi phí thực và chi phí cơ hội

Chi phí thực (out-of-pocket costs): là những chi phí mà sự phát sinh của chúng

đi cùng vơi sự giảm tài sản hay tăng nợ phải trả Các chi phí nguyên vật liệu, nhân công, bán hàng, quản lý, đều là chi phí thực

Chi phí cơ hội (opportunity costs): là những khoản thu nhập tiềm tàng bị mất khi chọn một phương án này thay cho một phương án khác

d4 Chi phí trên báo cáo tài chính

Chi phí trên bảng cân đối kế toán là các chi phí sản phẩm tương ứng với các thành phần hay hàng hoá chưa được bán sẽ được thể hiện trên bảng cân đối kế toán

Chi phí trên báo cáo thu nhập là các chi phí về hàng hoá, thành phẩm đã bán trong

kỳ và các chi phí thời kỳ sẽ được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh [8]

d5 Chi phí lặn

Chi phí lặn là những chi phí không thể thay đổi được trong tương lai Chi phí lặn chỉ xuất hiện khi chúng ta có sự lựa chọn của một hay một vài cơ hội kinh doanh hay phương án kinh doanh trong số hai hay nhiều phương án kinh doanh hiện có sẵn Chi phí lặn ám chỉ những chi phí đã thực sự phát sinh trong quá khứ mà không thể thay đổi được khi đem vào các phương án kinh doanh trong tương lai Chi phí lặn đều giống nhau khi chúng ta thể hiện nó trong phương án kinh doanh tương lai [7]

1.2.1.3 Cách ứng xử của chi phí

Sự biến động của một khoản mục chi phí khi mức độ hoạt động tăng (giảm) được gọi là sự ứng xử của chi phí theo mức độ hoạt động đó Hình thức ứng xử của chi phí được thể hiện theo ba loại: Chi phí khả biến, Chi phí bất biến và Chi phí hỗn hợp

Một khoản mục chi phí được xem là loại chi phí bất biến khi căn cứ ứng xử của

nó biến động thì tính theo tổng số tiền nó không thay đổi, còn tính theo một đơn vị căn

cứ ứng xử nó sẽ thay đổi

c Chi phí hỗn hợp

Một khoản mục chi phí được xem là loại chi phí hỗn hợp khi sự ứng xử của nó bao gồm cả hai loại chi phí khả biến và chi phí bất biến Nếu tính theo tổng số tiền và tính theo một đơn vị căn cứ nó đều thay đổi [7]

1.2.2 Dự toán

1.2.2.1 Dự toán chi phí sản xuất:

Trong các chức năng của quản lý, lập kế hoạch là chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp Dự toán là một loại kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyên phải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kỹ thuật dự báo

- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Để lập dự toán CP NVLTT, cần xác định được số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất và cho tồn kho cuối kỳ Nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết (cần mua vào) trong kỳ được xác định tương tự như nhu cầu sản lượng sản xuất:

Căn cứ vào nhu cầu sản lượng sản xuất trong kỳ, định mức nguyên vật liệu để xác định được lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất Căn cứ vào nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhu cầu tồn kho cuối kỳ sẽ xác định được nguyên vật liệu cần mua vào trong kỳ Căn cứ vào đơn giá mua nguyên vật liệu sẽ xác định được chi phí cần thiết để mua nguyên vật liệu

Tuy nhiên, để sản xuất sản phẩm thì cần nhiều yếu tố nguyên vật liệu, nhưng chỉ những nguyên vật liệu chính trực tiếp có giá trị lớn và có vai trò quan trọng trong sản xuất sản phẩm mới cần xây dựng dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, còn những chi phí nguyên vật liệu phụ thì nên được tính vào CP SXC Ngoài ra, bảng dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cùng với dự toán về thời gian thanh toán chi phí mua nguyên vật liệu

sẽ là cơ sở để lập kế hoạch thanh toán tiền mua nguyên vật liệu trực tiếp

- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công được xây dựng để đáp ứng nhu cầu sản xuất sản phẩm trong kỳ Số giờ lao động trực tiếp bằng nhu cầu sản xuất nhân với định mức lượng thời gian sản xuất tính cho 1 đơn vị sản phẩm Từ đó nhân với định mức giá 1 giờ công sẽ tính được tổng chi phí nhân công trực tiếp

Định mức chi phí nhân công sẽ giúp doanh nghiệp dự kiến trước được lượng nhân công trực tiếp cho từng thời kỳ từ đó chủ động hơn trong vấn đề về nhân công trực tiếp Tuy nhiên, cũng cần chú ý đến Luật lao động, mức lương tối thiểu nhà nước quy định và hợp đồng lao động đã ký kết với người lao động để xây dựng định mức chi phí nhân công cho phù hợp Trong điều kiện sản lượng sản xuất của doanh nghiệp quá thấp nhưng vẫn phải đảm bảo mức thu nhập tối thiểu cho người lao động theo quy định và thỏa thuận, đồng thời không dễ dàng sa thải người lao động khi nhu cầu thấp và nhanh chóng thuê được nhân công, đặc biệt là nhân công kỹ thuật hoặc có tay nghề cao Dự toán CP NCTT phụ thuộc vào: Định mức thời gian sản xuất, đơn giá tiền lương, cơ cấu lao động, trình độ chuyên môn tay nghề, dự toán sản lượng sản xuất Dự toán CP NCTT

là cơ sở để cho các nhà quản trị DN lập kế hoạch tuyển dụng, sử dụng và đào tạo lao động, là cơ sở để phân tích ảnh hưởng của CP NCTT trong giá thành sản phẩm

Nhu cầu nguyên vật Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu liệu trực tiếp = trực tiếp cần cho + trực tiếp cho tồn - trực tiếp tồn kho (mua vào) sản xuất trong kỳ kho cuối kỳ đầu kỳ

- Dự toán chi phí sản xuất chung

CP SXC là tất cả các chi phí sản xuất khác ngoài yếu tố chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp đã trình bày ở trên Như vậy, có thể thấy CP SXC được hình thành bao gồm rất nhiều yếu tố chi phí hợp lại và bao gồm cả yếu tố chi phí cố định và chi phí biến đổi Việc xây dựng dự toán CP SXC là công việc khó khăn và phức tạp Các CP SXC sẽ được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi Tuy nhiên, cần xác định tiêu thức hoạt động ảnh hưởng đến CP SXC biến đổi như số giờ máy hoạt động, số lượng sản phẩm sản xuất hoặc số giờ công lao động trực tiếp; từ

đó xác định CP SXC biến đổi cho một đơn vị mức độ hoạt động, như CP SXC biến đổi trên một giờ máy, trên một đơn vị sản phẩm hoặc trên một giờ công lao động trực tiếp Còn CP SXC cố định được coi là cố định trong phạm vi hoạt động phù hợp Cần chú

ý, trong CP SXC có các yếu tố chi phí không bằng tiền như chi phí khấu hao tài sản cố định nên khi tính chi tiền mặt cần thiết cho CP SXC thì cần trừ đi khoản chi phí khấu hao tài sản cố định Các chi phí chung thường là các chi phí gián tiếp thường liên quan đến nhiều sản phẩm và bao gồm cả chi phí cố định, biến đổi và hỗn hợp Thuộc trách nhiệm của từng khu vực và trung tâm chi phí

1.2.2.2 Dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các chi phí ngoài sản xuất dự toán Như đã biết, chi phí bán hàng là các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, chi phí quản lý DN là các chi phí liên quan đến quản

lý hành chính chung toàn doanh nghiệp Vì vậy, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng hợp của rất nhiều dự toán nhỏ của các phòng ban, bộ phận có liên quan, như dự toán của bộ phận marketing, của phòng hành chính, phòng

kế toán, phòng bảo vệ, phòng thu mua… Tất cả các dự toán đơn lẻ này sẽ được tổng hợp trên dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Các CP

BH và CP QLDN có tính chất tương tự CP SXC, tức là cũng bao gồm nhiều yếu tố chi phí tạo thành Vì vậy, cách lập dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được được lập tương tự CP SXC Nhưng khác là tiêu thức hoạt động của chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp biến đổi là sản lượng hàng bán ra trong kỳ Và cũng giống như bảng dự toán CP SXC, tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo dự toán trừ đi chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp không bằng tiền

để xác định chi bằng tiền cho chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong

ta biết kết quả hoạt động sẽ có thể như thế nào trong những hoàn cảnh nhất định Từ đó,

ta có thể xác định được những biến động và kiểm soát được hiệu quả hoạt động thực tế

Định mức là căn cứ để lập dự toán, đồng thời là căn cứ để tập hợp, phân tích đánh giá kết quả thực hiện chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nắm bắt và am hiểu định mức chi phí là một yêu cầu quan trọng đối với kế toán quản trị Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng các loại định mức chi phí do ngành qui định, đó là những định mức được quy định trong điều kiện chung nhất Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, mỗi doanh nghiệp là một thực thể khách quan có những đặc điểm riêng, để đảm bảo khả năng cạnh tranh trong cơ chế thị trường, để có cơ sở phấn đấu thực hiện và tiết kiệm chi phí phù hợp với đặc điểm của mình, các doanh nghiệp cần xây dựng cho mình hệ thống định mức chi phí trên cơ sở định mức của ngành đã ban hành với sự tham gia của nhiều cá nhân, bộ phận có liên quan trong đó có kế toán quản trị

b Công dụng và lợi ích của việc thực hiện chi phí định mức

* Lợi ích

Thực hiện chi phí định mức sẽ phân quyền "xuống cho cơ sở", do vậy, nhiều người phải có trách nhiệm đạt định mức chuẩn trong phạm vi công việc của mình Khi

có nhiều người tham gia sẽ có thể có được những lợi ích như:

- Nếu chi phí đơn vị được áp dụng rộng rãi và nhiều người cùng theo dõi thực hiện thì ta có thể xác định biến động cho nhiều khoản mục, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý

- Việc đặt ra chuẩn sẽ tạo cho mọi người một cái đích để phấn đấu và giúp họ luôn có ý thức tiết kiệm chi phí

- Khi được kiểm soát bởi nhiều người, việc tính giá thành theo định mức sẽ cung cấp cho doanh nghiệp nhiều số liệu về hiệu quả hoạt động Từ đó tính giá thành theo định mức có thêm hai lợi thế nữa:

- Giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh tế thực sự do đã suy tính từ trước các loại nguyên vật liệu hoặc phương pháp sản xuất tối ưu

- Giúp doanh nghiệp chỉ tập trung vào những các biến động nào vượt quá một phạm vi nào đó thay vì phải tập trung vào nghiên cứu tất cả các biến động, dù là nhỏ

- Có lẽ chúng ta cũng cần tổng kết lại bằng cách nhấn mạnh rằng, không cần phải thực hiện việc tính giá thành theo định mức để có thể kiểm soát thực hiện ngân sách Tuy nhiên, nếu thực hiện tính giá thành theo định mức, việc kiểm soát sẽ đạt được hiệu quả nhiều hơn

c Phương pháp xác định chi phí định mức

- Phương pháp kỹ thuật

Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý

và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp

- Phương pháp phân tích số liệu lịch sử

Xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại

- Phương pháp điều chỉnh

Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp

1.2.2.4 Quy trình kỹ thuật dự toán

Khi xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp thì không thể bỏ qua việc xây dựng hệ thống dự toán vì nó là một nội dung quan trọng Lập dự toán trong doanh nghiệp không những cho phép kiểm soát các mục tiêu đã đặt ra mà còn phân bổ các nguồn lực khan hiếm một cách hiệu quả nhất Xây dựng hệ thống dự toán bao gồm các công việc như: xác định phương pháp luận về lập dự toán trong doanh nghiệp, tổ chức quá trình dự toán

Xác định phương pháp luận lập dự toán là xây dựng hệ thống dự toán cho công

ty và các trung tâm trách nhiệm tài chính Công tác tổ chức dự toán thể hiện ở trách nhiệm trong lập dự toán, xây dựng mối quan hệ giữa các trung tâm tài chính khi lập dự toán và các qui định về lập dự toán

Công tác lập dự toán sẽ hoàn toàn không có ý nghĩa nếu thiếu hoạt động kiểm soát việc thực hiện dự toán và ra quyết định quản lý theo kết quả kiểm soát Do đó, xây dựng hệ thống dự toán cần phải xây dựng phương pháp kiểm soát dự toán Quy trình kiểm soát là tiến hành kiểm tra công tác lập dự toán, so sánh các chỉ tiêu thực tế đạt được với các chỉ tiêu kế hoạch và phân tích sự sai lệch giữa thực tế và kế hoạch đề ra

Sơ đồ 1.2 dưới đây phản ánh trình tự logic của quá trình lập dự toán trong các doanh nghiệp, tuy nhiên sơ đồ này không thể phản ánh tất cả các mối quan hệ qua lại giữa các loại dự toán với nhau

Sơ đồ 1.2: Qui trình lập dự toán [10]

Dự toán chi phí bán hàng

Dự toán chi phí QLDN

Dự toán chi phí nhân công

Dự toán đầu tư

Dự toán chi phí nguyên vật liệu

Dự toán sản xuất

Dự toán tiền vốn Báo

cáo lãi

lỗ

Bảng cân đối kế toán

1.2.3 Tổ chức thực hiện kế toán chi phí

1.2.3.1 Xét dưới góc độ chức năng công tác KTQT trong doanh nghiệp -Tổ chức thu nhận thông tin

Thông tin KTQT là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp, mà hoạt động kinh tế - tài chính này được hình thành từ các hoạt động kinh tế - tài chính đã phát sinh và sẽ phát sinh KTQT có thể sử dụng nhiều nguồn tin khác nhau, mỗi nguồn tin cung cấp các thông tin đặc thù khác nhau phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và lập dự đoán

Tổ chức thu thập thông tin là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình KTQT,

có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc ra quyết định của các nhà quản lý KTQT được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý ra quyết định, là phương tiện

để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp

- Phân tích thông tin

Đây là quá trình tiến hành phân tích, phân loại, đánh giá dựa trên các thông tin

đã thu nhận được, để đưa ra được các chỉ tiêu phù hợp và cần thiết Đây là công đoạn quan trọng nhất của một hệ thống thông tin, nó sẽ quyết định chất lượng đầu ra của một hệ thống Nếu thông tin được xử lý tốt và chính xác, thì các thông tin đầu ra sẽ là những thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có được những quyết định đúng đắn

Ngược lại, nếu thông tin không được xử lý chính xác thì thông tin đầu ra không những không giúp ích được cho các nhà quản lý trong công tác ra quyết định thậm chí còn khiến các quyết định được ban hành một cách sai lầm, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng

- Cung cấp thông tin KTQT cho nhà quản trị

Sau khi xử lý và phân tích tổng hợp các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu quản lý, KTQT phải đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý theo từng tình huống cụ thể; nhận xét, đánh giá và trình bày kiến nghị cho từng phương án Việc ra quyết định lựa chọn phương án tốt nhất thuộc quyền của người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp Tuy nhiên, họ phải tham khảo các ý kiến khác nhau đã được trình bày trong báo cáo các KTQT và các tờ trình phưong án kinh doanh của các bộ phận quản lý, tư vấn trong doanh nghiệp Vì vậy, lựa chọn phương án đúng hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của KTQT

Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp theo từng chức năng quản lý sau:

Sơ đồ 1.3: Tổ chức KTQT theo chức năng quản lý [10]

1.2.3.2 Phân bổ chi phí

Phân bổ chi phí nhằm xác định, hạch toán chi phí của các bộ phận một cách chính xác, đầy đủ Những chi phí phát sinh có quan hệ đến nhiều đối tượng, nhiều bộ phận khác nhau được tập hợp và định kỳ phân bổ cho các đối tượng, bộ phận có liên quan theo những tiêu thức khác nhất định Các tiêu thức hiện nay thường được sử dụng phân bổ là: giá trị hàng tồn kho, lượng hàng tồn kho, doanh thu bán hàng, sức chứa của phương tiện, số lượng cán bộ công nhân viên Việc chọn tiêu thức để phân bổ chi phí tùy thuộc vào đặc tính của các khoản mục chi phí và mối quan hệ giữa các khoản chi phí

đó với tiêu thức phân bổ

Xét theo các khâu công việc trong quá trình kế toán, tổ chức công tác KTQT gồm có các nội dung sau:

- Chứng từ kế toán

Ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

và thực sự hoàn thành trên các chứng từ bắt buộc, mang tính pháp lý cao, KTQT còn

sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế " nội sinh" trong nội bộ doanh nghiệp Các chứng từ này do doanh nghiệp quy định trên cơ

sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc doanh nghiệp tự lập ra theo các yêu cầu quản lý cụ thể ở doanh nghiệp Việc thu nhận, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng xác

(Tổ chức thu thập thông tin)

(thông tin)

Ra quyết định

Cung cấp thông tin

lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý

- Tài khoản kế toán

Để có số liệu một cách chi tiết, phục vụ quản trị doanh nghiệp, KTQT phải sử dụng những tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3, cấp 4 và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại hàng hoá, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quản

lý từng chỉ tiêu cụ thể Tuy nhiên, trong thực tế, đối tượng kế toán cụ thể cần theo dõi chi tiết lại quá nhiều, làm chi phí hạch toán tăng lên Do đó, nhà quản lý cần cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về để làm sao việc sử dụng tài khoản chi tiết là hợp lý nhất

- Sổ kế toán

Ngoài việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên các sổ kế toán tổng hợp, KTQT còn tổ chức ghi chép các thông tin chi tiết trên các sổ kế toán chi tiết để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp hàng ngày

- Tính giá và lập báo cáo KTQT

Đối với KTQT, việc tính giá các loại tài sản mang tính linh hoạt cao hơn và gắn với mục đích sử dụng các thông tin về giá theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp Các dữ liệu để tính giá không chỉ căn cứ vào các chi phí thích hợp cho từng quyết định cá biệt, đặc biệt là các quyết định mang tính ngắn hạn

Các báo cáo trong KTQT là các bảng cân đối bộ phận (cho từng bộ phận, trung tâm chi phí, loại tài sản) Các báo cáo này còn được gọi là báo cáo kế toán nội bộ, được lập theo kỳ hạn ngắn hơn các BCTC Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động Đồng thời, ngoài các tổng hợp cân đối về các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT còn thiết lập các cân đối trong dự đoán, trong kế hoạch giữa nhu cầu tài chính và nguồn tài trợ, giữa yêu cầu sản xuất - kinh doanh và các nguồn lực được huy động

Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp theo khâu công việc như sau:

Sơ đồ 1.4: Tổ chức KTQT theo khâu công việc [10]

Chứng

từ

kế toán

Sổ kế toán quản trị

Báo cáo KTQT Phân loại Ghi chép Phân tích

1.2.4 Kiểm soát chi phí

Kiểm tra, kiểm soát là chức năng quan trọng trong quản trị Trong kế toán quản trị, kiểm tra trước, trong và sau các quá trình không chỉ nhằm mục đích đánh giá công tác, thành tích của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận mà còn hỗ trợ việc tổ chức thực hiện cũng như điều chỉnh dự toán đã được lập của doanh nghiệp và làm cơ sở dự toán cho các kỳ sau

Nhà quản trị muốn làm giảm chi phí một cách thấp nhất trong khi vẫn duy trì sản lượng hay cung cấp dịch vụ như cũ Các tổ chức lợi nhuận muốn tối đa hóa lợi nhuận Các tổ chức phi lợi nhuận, như Chính phủ hay các tổ chức từ thiện thực hiện một nhiệm vụ theo tiến độ hay theo ngân sách Để hoàn thành những mục tiêu, nhà quản trị phải biết nguồn chi phí hay doanh thu và có thể biết người kiểm soát chúng

1.2.4.1 Kiểm soát chi phí sản xuất

Sự kiểm soát chi phí của nhà quản trị là những kết quả từ hoạt động, sự ảnh hưởng và quyết định của họ Nếu nhà quản trị có thể xử lý theo nguyên tắc hoặc ảnh hưởng đến yếu tố chi phí thì yếu tố này được kiểm soát tại cấp độ hoạt động đó Nếu nhà quản trị có quyền sử dụng nguồn doanh thu, họ sẽ kiểm soát chi phí của nó

Ta có: ∆ CP = Aq + Ag

Trong đó: ∆CP: sự biến động của chi phí

Aq: biến động giá tt: thực tế Ag: biến động lượng dt: dự toán

- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Phân tích biến động về giá và lượng

+ Biến động về giá:

Aq = (Đơn giá NVLTT tt - Đơn giá NVLTT dt) x Lượng thực tế sử dụng

Ảnh hưởng về giá có thể âm hoặc dương Nếu ảnh hưởng là âm thì giá vật liệu thực tế thấp hơn giá dự toán đặt ra Tình hình này được đánh giá là tốt nếu chất lượng vật liệu đảm bảo Ngược lại, ảnh hưởng dương thể hiện giá vật liệu tăng so với dự toán sẽ làm tăng tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp

+ Biến động về lượng:

Ag = (Lượng NVLTT tt - Lượng NVLTT dt) x Đơn giá NVLTT dự toán

Nếu biến động về lượng là dương thể hiện lượng vật liệu sử dụng thực tế nhiều hơn so với dự toán, còn nếu là kết quả âm thể hiện lượng vật liệu sử dụng tiết kiệm so với dự toán

- Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: phân tích biến động

+ Biến động về giá:

Aq=(Đơn giá NCTT tt- Đơn giá NCTT dt) x Thời gian lao động tt

+ Biến động về lượng:

Ag= (Thời gian lao động tt- thời gian lao động dt) x Đơn giá nhân công dt

- Kiểm soát chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung biến động là do sự biến động biến phí sản xuất chung và biến động định phí sản xuất chung

+ Kiểm soát biến động biến phí sản xuất chung:

Aq = (Đơn giá biến phí SXC tt - Đơn giá biến phí SXC dt) x Mức độ hoạt động tt

Ag = (Mức độ hoạt động tt - Mức độ hoạt động dt) x Đơn giá biến phí SXC dt

+ Kiểm soát biến động định phí sản xuất chung

Biến động định phí SXC = Định phí SXC tt – Định phí SXC dt

1.2.4.2 Kiểm soát chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Cũng xét trên biến động biến phí và định phí tương tự như chi phí sản xuất chung 1.2.5 Phân tích chi phí với việc ra quyết định quản trị chi phí

1.2.5.1 Phân tích mối liên hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận (C-P-V)

Phân tích mối quan hệ giữa chi phí - sản lượng – lợi nhuận (CVP) là một kỹ thuật được sử dụng để đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi về chi phí, giá bán và sản lượng đối với lợi nhuận của doanh nghiệp Việc phân tích này có tác dụng trong việc ra quyết định của nhà quản trị Nội dung của phân tích CVP gồm:

- Phân tích điểm hoà vốn: Điểm hoà vốn là điểm mà tại đó tổng doanh thu bằng tổng chi phí

Doanh thu – Tổng biến phí – Tổng định phí = 0 Phân tích điểm hoà vốn giúp cho nhà quản trị xây dựng kế hoạch và đưa ra những phương án kinh doanh thích hợp Chi phí khi phân tích điểm hoà vốn được phân tích thành biến phí và định phí, ta sẽ có sản lượng hoà vốn như sau:

Doanh thu hòa vốn = Tổng định phí

Tỷ lệ số dư đảm phí Mặc dầu điểm hoà vốn không phải là mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp, nhưng phân tích điểm hoà vốn sẽ giúp cho doanh nghiệp có phương án kinh doanh tốt hơn

- Phân tích mức sản lượng cần thiết để đạt mức sản lượng mong muốn

- Phân tích sự ảnh hưởng của thay đổi chi phí đến lợi nhuận

- Phân tích sự ảnh hưởng của kết cấu mặt hàng đối với sự thay đổi của lợi nhuận

- Phân tích sự thay đổi của giá bán đến lợi nhuận

Để phân tích mối quan hệ chi phí – sản lượng – lợi nhuận, kế toán quản trị chi phí thường sử dụng các công cụ phân tích sau:

- Số dư đảm phí: là phần chênh lệch giữa doanh thu với biến phí sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu số dư đảm phí là công cụ có ý nghĩa quan trọng trong việc vận dụng mối quan hệ chi phí – sản lượng – lợi nhuận, do đó nó được sử dụng nhiều trong việc

ra các quyết định kinh doanh của của nhà quản trị Số dư đảm phí có thể tính cho đơn

vị sản phẩm, từng loại sản phẩm hoặc tất cả các loại sản phẩm, nó thể hiện phần đóng góp của bộ phận sản phẩm vào việc tạo nên lợi nhuận của doanh nghiệp, tức là bộ phận nào có số dư đảm phí lớn sẽ có khả năng tăng lợi nhuận nhiều hơn Tuy nhiên mức tăng lợi nhuận còn chịu ảnh hưởng bởi mối quan hệ biến động chi phí, sản lượng,

và lợi nhuận

- Tỷ lệ số dư đảm phí: là chỉ tiêu thể hiện bằng số tương đối quan hệ tỷ lệ giữa tổng số dư đảm phí với doanh thu, hoặc giữa phần đóng góp với giá bán Khi đạt mức sản lượng trên điểm hoà vốn, doanh thu tăng lên lợi nhuận sẽ tăng một mức bằng tỷ lệ

số dư đảm phí với doanh thu Có nghĩa là khi tăng cùng một lượng doanh thu, sản phẩm nào có tỷ lệ số dư đảm phí lớn sẽ đạt mức lợi nhuận cao hơn Đây là nguyên tắc chỉ dẫn những biến động lợi nhuận trong mối quan hệ giữa tỷ lệ số dư đảm phí với doanh thu

Tuy nhiên công cụ phân tích này có một số hạn chế vì nó dựa trên giả thuyết kết cấu sản phẩm cố định, giá bán đơn vị sản phẩm không đổi, chi phí phải phân thành định phí và biến phí một cách chính xác, định phí không thay đổi trong phạm vi hoạt

động, giá trị đồng tiền ổn định… Vì vậy tính khả thi và sự chính xác khi ra quyết định dựa vào quan hệ C-V-P cần phải xem xét trong những điều kiện cụ thể và cần thiết Trong khi đó các nhà quản trị lại thường xuyên đưa ra các quyết định phức tạp, khó khăn trước những biến động của những thông tin phức tạp liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó cần có phương án khoa học tổng hợp, phân tích và báo cáo ngắn gọn, nhanh chóng những thông tin cần thiết đảm bảo cho việc ra quyết định của nhà quản trị chính xác, đó là phương pháp phân tích thông tin chi phí thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh

1.2.5.2 Phân tích biến động chi phí

a Biến động: là khoảng chênh lệch giữa kết quả thực tế với kết quả kỳ vọng

b Phân tích biến động là phân tích tổng chênh lệch giữa kết quả thực hiện với kỳ vọng

Sau khi lập dự toán sản xuất kinh doanh, định kỳ nhân viên kế toán quản trị phải đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán, để kịp thời phát hiện những hoạt động không đúng như dự toán, xác định nguyên nhân nhằm kiến nghị cho quản lý biện pháp điều chỉnh thích hợp Quá trình phân tích biến động chính là quá trình cung cấp thông tin phản hồi, nhằm giúp quản lý kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh, kịp thời chấn chỉnh những hoạt động chưa tốt hoặc kịp thời điều chỉnh những tiêu chuẩn xa rời thực tế

Khi kết quả thực hiện tốt hơn kết quả kỳ vọng, biến động tốt (T); ngược lại, kết quả thực hiện kém hơn kết quả kỳ vọng, biến động không tốt (K)

- Biến động về giá = Lượng thực tế x (giá thực tế - giá kỳ vọng)

- Biến động về lượng = Giá kỳ vọng x (Lượng thực tế - Lượng kỳ vọng)

b1 Phân tích biến động chi phí: là thực hiện so sánh giữa chi phí thực hiện với chi phí tiêu chuẩn, và xác định nguyên nhân biến động trên 2 mặt giá và lượng đã tác động như thế nào đến biến động chung

b2 Phân tích biến động doanh thu: là chênh lệch giữa doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch

c Các nguyên nhân biến động:

Bảng 1.1: Các nguyên nhân biến động chi phí thường gặp

- Sử dụng nguyên liệu hiệu quả hơn

- Sai sót khi phân bổ nguyên liệu cho các công việc

- Nguyên liệu chất lượng kém

Giá lao động - Sử dụng lao động có giá tiền công

thấp hơn so với tiêu chuẩn

- Tiền lương, tiền công tăng

Năng suất lao

động

- Kết quả hoàn thành nhanh hơn dự kiến do giới quản lý biết cách động viên công việc, hoặc chất lượng nguyên liệu máy móc tốt hơn

- Sai sót khi phân bổ thời gian cho các công việc

- Thời gian hao phí cao hơn tiêu chuẩn

- Sản lượng thấp hơn tiêu chuẩn

do thiếu huấn luyện, nguyên liệu chất lượng kém hơn…

- Sai sót khi phân bổ thời gian cho các công việc

Lượng bán - Nhu cầu tăng thêm - Nhu cầu giảm ngoài dự kiến

d Điều tra biến động

- Mối quan hệ giữa các biến động

Khi hai biến động có quan hệ với nhau thì thường có một biến động có lợi và một biến động bất lợi Bảng dưới đây trình bày một số ví dụ:

Bảng 1.2: Mối quan hệ giữa các biến động Các biến động có

quan hệ với nhau

- Nếu nguyên liệu rẻ hơn nên khó xử lý hơn thì lại có thể dẫn đến biến động bất lợi về năng suất lao động

- Nếu sử dụng nguyên liệu mắc tiền hơn, biến động giá sẽ bất lợi, nhưng biến động mức sử dụng sẽ có lợi nếu nguyên liệu dễ

xử lý hơn, hoặc có chất lượng cao hơn

Đơn giá lao động

và năng suất

- Nếu sử dụng lao động có tay nghề thấp hơn để được biến động giá có lợi, thời gian hao phí để sản xuất ra một sản phẩm có thể cao hơn, dẫn đến biến động bất lợi đối với năng suất

Giá bán và lượng

bán

- Nếu giá bán cao hơn, biến động giá bán sẽ có lợi nhưng có thể

vì giá bán cao nên lượng bán giảm, do vậy biến động lượng bán

sẽ bất lợi

- Ngược lại, nếu giá bán thấp hơn, biến động giá sẽ bất lợi, nhưng lượng bán có thể tăng cao dẫn đến biến động lượng bán

có lợi

1.2.5.3 Trung tâm quản lý chi phí

Trung tâm quản lý chi phí là nơi mà chúng ta xác định, tập hợp chi phí và sau

đó gắn với một đơn vị tính phí

Hay nói cách khác một trung tâm quản lý chi phí là "điểm" tập hợp các chi phí

"Điểm" ở đây có nghĩa là:

Một phòng ban trong một doanh nghiệp; Một nơi (chi nhánh, xí nghiệp,) làm việc; Một cái máy hay một dây chuyền máy; Một người (chẳng hạn như một nhân viên bán hàng) Việc phân chia chi phí ra thành nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ mang lại cho doanh nghiệp những thuận lợi sau:

- Cho phép thu nhập thông tin về chi phí một cách dễ dàng hơn;

- Cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp;

- Người quản lý của một trung tâm quản lý chi phí nào đó sẽ được cấp một khoản ngân sách và thông qua đó anh ta có thể kiểm soát được chi phí

Việc xác định chi phí nằm trong trung tâm quản lý chi phí giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát việc chi tiêu của từng phòng ban hay tổ, nhóm Chẳng hạn, trung tâm quản lý chi phí có thể giúp các nhà quản lý doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của

bộ phận in bao bì để từ đó quyết định nên tiếp tục tự in bao bì hay thuê bên ngoài làm việc này

Sơ đồ 1.5: Trung tâm quản lý chi phí [10]

Việc thành lập các trung tâm quản lý chi phí không có nghĩa là bạn phải lấy toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp làm trung tâm quản lý chi phí Chỉ một bộ phận nào bạn muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của một điểm nào đó trong doanh nghiệp, thì bạn mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí

1.2.5.4 Phân tích thông tin chi phí phục vụ cho việc ra quyết định

Phương pháp phân tích thông tin chi phí thích hợp sẽ hỗ trợ cho nhà quản trị trong việc lựa chọn các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh Quá trình ra quyết định là việc lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau, mỗi phương án bao gồm rất nhiều thông tin kế toán Trong đó thông tin về chi phí luôn là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần xem xét để lựa chọn khi ra các quyết định thích hợp

Quá trình phân tích thông tin chi phí thích hợp bao gồm các bước:

- Tập hợp chi phí liên quan đến mỗi phương án kinh doanh, chi phí này bao gồm chi phí thực tế ước tính, chi phí tiềm ẩn và chi phí cơ hội

Lương LĐTT NVL trực tiếp Lương LĐTT NVL trực tiếp

Chi phí chung

Bộ phận A (Trung tâm quản lý chi phí)

Bộ phận B (Trung tâm quản lý chi phí)

- Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những chi phí phát sinh luôn tồn tại ở tất

cả phương án kinh doanh

- Loại bỏ các chi phí phát sinh như nhau trong tương lai ở các phương án kinh doanh

- Các chi phí còn lại là thông tin chi phí thích hợp cho việc chọn các phương án Thông tin chi phí thích hợp sẽ khác nhau khi so sánh lựa chọn các phương án kinh doanh Tuy nhiên tùy theo từng mục đích mà kế toán sử dụng thông tin thích hợp cho việc ra quyết định Các nhà KTQT chi phí phải phân loại và nhận diện chi phí một cách đúng đắn nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí Mô hình phân tích thông tin chi phí thích hợp giúp nhà quản trị có những thông tin nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học và chính xác

Thông tin cung cấp cho nhà quản trị trong việc ra quyết định đầu tư được xem

là phù hợp và hữu ích khi nó đảm bảo được các yêu cầu như: thông tin có ảnh hưởng đến tương lai, nói lên sự khác biệt giữa các dự án đang được nghiên cứu lựa chọn, cần thiết cho dự báo tương lai đồng thời nó phải đảm bảo đúng nội dung, không gian và thời gian của mục tiêu đầu tư

Để phục vụ tốt cho việc ra quyết định đầu tư của nhà quản trị, kế toán quản trị Công ty nên thực hiện theo mô hình sau:

Sơ đồ 1.6: Mô hình các bước cho việc ra quyết định [10]

Để đánh giá, lựa chọn các dự án đầu tư, nhà quản trị thường dựa vào các tiêu chuẩn:

- Kỳ hoàn vốn (PP)

- Giá trị hiện tại ròng (NPV)

- Tỷ suất doanh lợi nội bộ (IRR)

Chuẩn bị

- Nghiên cứu mục tiêu dự án

Xác định thông tin

- Tập hợp và phân tích dữ liệu

- Xác định các tiêu chuẩn lựa chọn

Cung cấp thông tin Cung cấp thông tin phù hợp để nhà quản trị ra quyết định đầu tư

- Chỉ số sinh lợi (RR)

1.2.5.5 Tổ chức thu thập thông tin thực hiện liên quan đến chi phí

Quá trình tổ chức thu nhận thông tin ban đầu về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung cơ bản như tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống định mức, dự toán chi phí của kỳ trước từ đó rút ra kinh nghiệm cho kỳ hiện tại Trên

cơ sở thông tin ban đầu thu nhận được, kế toán quản trị sẽ phân tích, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp

Tổ chức chứng từ kế toán quản trị chi phí là công việc đầu tiên của kế toán quản trị chi phí trong việc thu nhận thông tin ban đầu, do vậy việc tổ chức chứng từ phải được chú trọng để đảm bảo các thông tin do kế toán quản trị chi phí cung cấp là thích hợp và đáng tin cậy

Giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có mối quan hệ mật thiết với nhau trong việc sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu Ngoài hệ thống chứng từ bắt buộc của

kế toán tài chính đã thu thập được, kế toán quản trị còn có thể thiết lập hệ thống chứng

từ riêng để thu thập những thông tin cần thiết cho việc quản trị doanh nghiệp Những chứng từ này do doanh nghiệp quy định trên cơ sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc tự thiết lập theo yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp Như vậy, các chứng từ kế toán quản trị chi phí không nhất thiết phải là chứng từ hợp pháp mà thường mang tính chất của thông tin kế toán quản trị chi phí là hỏa tốc, kịp thời do vậy khi lập các chứng từ

kế toán quản trị chi phí cũng cần chú ý đến yêu cầu này

Một trong các yêu cầu cơ bản của chứng từ kế toán quản trị chi phí ban đầu cũng đòi hỏi tính chính xác, trung thành của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các mẫu chứng từ phải phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh để có thể thu nhận được thông tin một cách đầy đủ nhất Việc ghi chép vào chứng từ cũng được quy định

rõ ràng về cách ghi nhận thông tin sao cho phù hợp Các chứng từ kế toán quản trị chi phí cần được luân chuyển khoa học, hợp lý tùy theo yêu cầu tiếp nhận thông tin của các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp Cuối cùng, phòng kế toán sẽ thu nhận chứng từ, kiểm tra và ghi sổ kế toán quản trị chi phí Các chứng từ này không chỉ được lập ở bộ phận kế toán mà có thể được lập ở nhiều bộ phận liên quan như phòng kinh doanh (định mức nguyên vật liệu, định mức nhân công…), phòng vật tư (giá trị nguyên vật liệu thực tế sử dụng trong kỳ….), phòng tổ chức (sự biến động về nhân sự…)… nhưng mục đích của chúng đều phục vụ cho việc cung cấp thông tin về chi phí và giúp nhà quản trị ra quyết định kinh doanh phù hợp