Thành Viên Cấp thoát nước Kiên Giang
3.2.2.1. Hoàn thiện mô hình KTQT chi phí sản xuất
Căn cứ vào nội dung KTQT đã xây dựng, việc tổ chức xây dựng thông tin sử dụng cho KTQT và quá trình vận dụng thực tế KTQT tại một số doanh nghiệp ở các địa phương lân cận, thông qua việc lấy ý kiến chuyên gia, tác giả luận văn mạnh dạn xác lập mô hình KTQT tại Phòng Kế toán - Tài vụ thuộc Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang như sau:
Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự toán
LN trước thuế thu nhập của TT
Tỷ suất Lợi nhuận/ CP =
Tổng chi phí của TT
Tỷ suất lợi nhuận Lợi nhuận trước thuế thu nhập trên vốn phân cấp
Vốn SXKD bình quân phân cấp
Sơ đồ 3.3: Đề xuất mô hình KTQT của KIWACO [11] Trưởng phòng kế toán Phó phòng KT CÔNG NỢ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ KT TÀI SẢN KT TỔNG HỢP KT THANH TOÁN KT VẬT TƯ KT THUẾ NGHIÊN CỨU DỰ ÁN TỔ PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ TỔ DỰ TOÁN, BÁO CÁO KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
* Mô hình này được xác lập tập trung vào 3 vấn đề:
Xây dựng bộ máy kế toán doanh nghiệp, trong đó làm rõ chức năng nhiệm vụ của từng phần hành kế toán.
- Mối liên hệ thông tin cung cấp giữa KTQT với KTTC.
- Mối liên hệ thông tin cung cấp giữa KTQT với các phòng ban khác trong doanh nghiệp. a. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành
- Trưởng phòng kế toán: dưới quyền trực tiếp của Giám đốc tài chính. Điều hành chung phòng kế toán, là người thường xuyên tư vấn cho hoạt động quản trị, do đó phải được cung cấp thường xuyên các thông tin của KTQT.
- Phó trưởng phòng kế toán: là người giúp việc cho trưởng phòng, theo dõi đôn đốc bộ phận kế toán tài chính.
- Bộ phận kế toán: Có nhiệm vụ thu thập thông tin để lập các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Bộ phận KTTC được chia thành 5 phần hành:
+ Kế toán tổng hợp: là bộ phận tổng hợp các phần hành kế toán nhằm lập báo
cáo tài chính.
+ Kế toán thanh toán: là bộ phận thanh toán nội bộ, bao gồm các khoản thu, chi phí.
+ Kế toán vật tư: theo dõi xuất, nhập, tồn tất cả các loại vật tư ngành nước, cũng
như các công trình lắp đặt, dự án,
+ Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kê khai, quyết toán các loại thuế: tài nguyên,
giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân, thuế môn bài, nhà đất và các loại phí: phí bảo vệ môi trường về nước thải, phí trước bạ xe,
+ Kế toán công nợ: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản nợ, tính tuổi nợ và đề
xuất phương án xử lý nợ,
+ Kế toán tài sản: có trách nhiệm theo dõi, quản lý các tài sản, vốn, công trình,
dự án thuộc vốn Ngân sách cấp trước đây và quyết toán để hình thành tài sản cố định, khấu hao TSCĐ, đầu tư dài hạn,
- Bộ phận kế toán quản trị: có nhiệm vụ thu thập, xử lý các thông tin để cung cấp cho hoạt động quản trị. KTQT gồm 3 tổ, nhiệm vụ và chức năng của từng tổ như sau:
+ Tổ dự toán, báo cáo quản trị nội bộ: Bao gồm các công việc xây dựng các bản dự
toán ngắn hạn và các báo cáo đánh giá trách nhiệm của quản lý.
+ Tổ phân tích đánh giá: có nhiệm vụ phân tích đánh giá giữa kết quả thực hiện
đánh giá, phân tích đánh giá báo cáo tài chính, các tỷ suất tài chính theo yêu cầu của quản trị.
+ Tổ nghiên cứu dự án quản trị: có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện các chuẩn
mực chi phí và các tiêu thức phân bổ chi phí. Nghiên cứu các dự án của quản trị Công ty, căn cứ vào các báo cáo cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định.
b. Mối liên hệ thông tin cung cấp giữa KTQT với KTTC
+ Tổ dự toán, báo cáo quản trị nội bộ: Được kế toán tổng hợp và kế toán thanh
toán (chi phí và doanh thu) của bộ phận KTTC cung cấp các báo cáo thực hiện cho tổ dự toán, cũng như các thông tin khác mà tổ dự toán yêu cầu, để tổ dự toán làm cơ sở xây dựng các bảng dự toán cho hoạt động kinh doanh tiếp theo.
+ Tổ phân tích đánh giá: Được kế toán tổng hợp và các phần hành kế toán cung
cấp các báo cáo thực hiện, cũng như các thông tin khác mà tổ này yêu cầu. Đồng thời được tổ dự toán cung cấp các báo cáo dự toán để tổ phân tích có căn cứ phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Tổ nghiên cứu dự án: Được tổ phân tích cung cấp các thông tin kết quả phân
tích để làm cơ sở xây dựng các chuẩn mực chi phí và các tiêu thức phân bổ chi phí, tổ đề nghị các thông tin cần thiết khác của tổ cung cấp. Đồng thời tổ nghiên cứu dự án cung cấp thông tin kết quả xây dựng các chuẩn mực và tiêu thức phân bổ chi phí cho tổ dự toán. c. Mối liên hệ thông tin cung cấp giữa KTQT với các phòng ban khác trong doanh nghiệp
Đây là vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức của Công ty, để thấy được mối liên hệ thông tin cung cấp giữa các bộ phận KTQT với các phòng ban khác ngoài phòng kế toán, tác giả luận văn xin đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức mang tính đặc thù của Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang nhằm minh họa mối liên hệ các thông tin cung cấp đối với KTQT. Căn cứ sơ đồ cho ta thấy mối liên hệ của KTQT với các phòng ban:
- Tổ dự toán: Cần thông tin từ các bộ phận, nhất là các báo cáo đã thực hiện để
lập dự toán các mặt cho công ty đạt được trong tương lai, thông tin từ bộ phận kỹ thuật về các định mức giá và lượng tiêu chuẩn, thông tin từ phòng nhân sự để tính kế hoạch chi phí, Đồng thời tổ dự toán sẽ cung cấp các báo cáo trách nhiệm cho các bộ phận quản lý để các bộ phận quản lý theo dõi quá trình hoạt động để cung cấp các thông tin thường xuyên, giữa tình hình biến động thực hiện so với dự toán.
- Tổ phân tích đánh giá: cần thông tin cung cấp trên các báo cáo SXKD, sau khi phân tích đánh giá các báo cáo, các thông tin được phản hồi cho các bộ phận chức năng tương ứng. Tuy nhiên thông tin được cung cấp một cách nhanh chóng và nhất quán, tổ phân tích đánh giá sẽ xem xét các thông tin đã được tổng hợp từ tổ dự toán.
- Tổ nghiên cứu dự án: Cần thông tin cung cấp của các phòng như: kỹ thuật để
xác định chuẩn mực chi phí và tiêu thức phân bổ chi phí; phòng nhân sự, phòng quản trị tài chính về các vấn đề có liên quan đến các dự án không thường xuyên, thông tin của Ban giám đốc đặt vấn đề nghiên cứu. Ví dụ: nên đầu tư mới hay tiếp tục sử dụng các thiết bị đã cũ, hay có nên mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh hay không?
Sơ đồ 3.4: Đề xuất cơ cấu tổ chức KIWACO [10]
TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC NỘI CHÍNH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH PHÓ TỒNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH GIÁM ĐỐC CÁC CHI NHÁNH… BP.QUẢN LÝ KINH KẾ TOÁN CHI NHÁNH BP. KỸ THUẬT P.TỔ CHỨC NHÂN SỰ P.TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH P.KINH DOANH P. KẾ TOÁN P.QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH P. KỸ THUẬT
3.2.2.2. Phân loại chi phí
Để có được các thông tin có giá trị làm cơ sở cho việc tổng hợp làm báo cáo sử dụng cho hoạt động quản trị thì việc đầu tiên đòi hỏi công ty phải phân biệt rõ ràng và nhận diện được các cách phân loại chi phí. Sự hiểu biết về cách ứng xử chi phí theo cách ứng xử chi phí giúp nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát chi phí và ra quyết định kinh doanh. Cách phân loại ứng xử sẽ thấy được mối quan hệ giữa chi phí với mức độ hoạt động kinh doanh của công ty. Theo cách phân loại này thì chi phí được chia thành 3 loại: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Cụ thể, ở công ty cần phân loại chi phí như sau:
a. Biến phí
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm chi phí nguyên nhiên, vật liệu chính là giá của các vật liệu để lắp đặt ống ngánh như: ống pvc, đai khởi thủy, manchon, khâu rút, val nước, PAC, clor, Gồm cả nguyên vật liệu phụ như: cát, sỏi lọc,
Nhiên liệu là xăng, dầu dùng trực tiếp trong sản xuất dịch vụ.
Các chi phí này luôn thay đổi theo số lượng sản lượng, sản phẩm sản xuất.
+ Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm chi phí tiền lương khoán theo sản phẩm, chi phí lương của công nhân trực tiếp sản xuất và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo qui định hiện hành, sự biến động của chi phí này tỷ lệ với sự biến động của chi phí tiền lương.
+ Chi phí sản xuất chung: Chi phí vật liệu quản lý phân xưởng, nhà máy và phụ tùng thay thế như dầu, nhớt, các loại vật liệu và phụ tùng này luôn phải thay thế theo mức hoạt động của máy. Chi phí nhân viên quản lý các nhà máy nước, các chi nhánh hoặc xưởng cơ khí gồm tiền lương và các khoản trích theo lương, do chính sách tiền lương của bộ phận này tính theo sản phẩm gián tiếp, sự biến động của chi phí này luôn tỷ lệ với số lượng sản phẩm.
b. Định phí
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: các loại máy móc, thiết bị, nhà xưởng, văn phòng
được đầu tư cho một giai đoạn hoạt động nhất định, nếu không có mở rộng sản xuất thì chi phí khấu hao tương đối ổn định.
+ Chi phí công cụ dụng cụ như bàn ghế làm việc, quần áo bảo hộ lao động, là các loại ổn định tương đối.
+ Chi phí khác bằng tiền gồm tiền trà nước, bồi dưỡng, tiếp khách, học tập nghiệp vụ các khoản chi này cũng tương đối ổn định, ít thay đổi qua các kỳ.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài. c. Hỗn hợp
Chi phí hỗn hợp tại công ty là một phần nằm trong chi phí dịch vụ mua ngoài như: điện, nước (đối với công trình làm thêm). Chi phí này ổn định trong một mức độ hoạt động nhất định để duy trì hoạt động nhưng lại phụ thuộc vào sản lượng sản phẩm sản xuất nên được xếp vào chi phí hỗn hợp. Đối với chi phí này, để kiểm soát và chủ động điều tiết, nhà quản trị cần phải phân tích chi phí hỗn hợp thành định phí và biến phí.
Sau đây là bảng phân loại chi phí của Chi nhánh cấp nước Hòn Chông trong quí IV năm 2012.
Bảng 3.1: Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Đơn vị tính: đồng Việt Nam Khoản mục chi phí Tài
khoản
Biến phí Định phí Chi phí hỗdn hợp 1. Chi phí nhân công trực tiếp
- Tiền lương công nhân sản xuất - BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
385.866.803 184.646.682 2. Chi phí sản xuất chung
- Chi phí trả trước (phân bổ) - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí sửa chữa
- Chi phí in ấn hóa đơn - Chi phí hoạt động trong quý
38.355.228 12.002.885 180.358.642 82.609.430 385.110.221 3. Chi phí quản lý
- Chi phí nhân viên phân xưởng - Tiền lương nhân viên
- BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ - Chi phí vật liệu
- Chi phí nhiên liệu
- Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí khác bằng tiền 71.089.875 17.909.022 11.533.418 6.587.797 15.075.804 47.055.373 12.147.792
Để xác định các thành phần biến phí và định phí trong chi phí hỗn hợp theo từng phạm vi hoạt động, KTQT sử dụng một trong các phương pháp như: phương pháp cực đại - cực tiểu; phương pháp bình phương bé nhất hoặc dùng hàm hồi quy.
Đối với Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang, vừa hoạt động kinh doanh vừa hoạt động công ích nên phương pháp xác định cách ứng xử của chi phí hỗn hợp thực hiện theo phương pháp tỷ lệ doanh thu mặt hàng kinh doanh.
3.2.2.3. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí
a. Hoàn thiện hệ thống định mức chi phí tiêu chuẩn sản xuất
Công ty đã xây dựng định mức nguyên vật liệu, tuy nhiên việc áp dụng định mức đều do các chi nhánh đảm nhận, Công ty chưa kiểm tra chặt chẽ việc áp dụng định mức, điều này dẫn đến các chi nhánh thông đồng với thủ kho hoặc cán bộ phụ trách để gian lận. Vì thế công ty nên tăng cường công tác kiểm tra việc áp dụng định mức trong việc tính giá thành và khoán chi phí, hạn chế tối đa tình trạng áp định mức sai.
- Công ty chưa xây dựng định mức hao hụt nguyên nhiên vật liệu, do đó không xác định được lượng nguyên vật liệu hao hụt do nguyên nhân khách quan hay chủ quan để xử lý bồi thường. Xuất phát từ tình trạng đó Công ty cần phải xây dựng hệ thống định mức hao hụt. Quá trình xây dựng định mức hao hụt phải có đầy đủ các bộ phận có liên quan tham gia.
Việc xác định định mức hao hụt được tiến hành qua 3 bước:
+ Bước 1: Yêu cầu giám đốc các chi nhánh hoặc trưởng phòng Kỹ thuật đưa ra định mức hao hụt theo kinh nghiệm quản lý của mình.
+ Bước 2: Kế toán thống kê toàn bộ nguyên vật liệu thực tế sử dụng trong kỳ (6 tháng hoặc 1 năm) đồng thời xác định lượng nguyên vật liệu sử dụng theo định mức, so sánh giữa 2 số liệu này kế toán sẽ tính được phần trăm hao hụt.
+ Bước 3: Đối chiếu số liệu bước 1 và bước 2, nếu tương đồng thì sử dụng số liệu này làm định mức hao hụt. Nếu không tương đồng thì lấy một lần sản xuất sắp tới làm thí nghiệm để rút ra định mức hao hụt, lần thí nghiệm mẫu phải tiến hành dưới sự giám sát của các cá nhân, bộ phận tham gia xây dựng định mức.
+ Hoàn thiện định mức chi phí nhân công trực tiếp:
Khi tính tiền lương phải trả cho bộ phận trực tiếp sản xuất, Công ty đã tiến hành trả lương thành 2 phần: lương cơ bản và lương năng suất. Cách trả lương này hết sức
hợp lý, không những tạo tâm lý an tâm cho người lao động mà còn tạo tính công bằng giữa các công nhân với nhau trong cùng một bộ phận khi xét ABC theo lương năng suất, bởi vì tiền lương hiệu quả dựa trên việc đánh giá thành tích của công nhân, nhằm khuyến khích việc nâng cao các chỉ tiêu về tiết kiệm, chất lượng, hoàn thành nhiệm vụ, hoàn thành kế hoạch, an toàn vệ sinh,
b. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí
Công ty lập dự toán chi phí chỉ là một dự toán tĩnh, nghĩa là các dự toán này chỉ hướng về một mức độ hoạt động và kết quả thực tế luôn được so sánh với các chi phí kế hoạch. Điều này chưa đáp ứng nhu cầu thông tin kịp thời cho nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định hợp lý với những diễn biến của thị trường như khả năng gia tăng các đơn đặt hàng nếu có sự thay đổi về giá bán hay khối lượng công việc sản xuất sản phẩm, dịch vụ. Để đáp ứng yêu cầu này, công ty cần lập dự toán chi phí linh hoạt.
Dự toán chi phí linh hoạt là dự toán được lập cho các quy mô hoạt động khác nhau, giúp nhà quản trị có thể so sánh được chi phí thực tế ở các mức độ hoạt động khác nhau, từ đó có các quyết định về giá sản phẩm trong điều kiện mức sản lượng khác nhau, đảm bảo cho công ty có lãi nhưng vẫn đảm bảo được đơn đặt hàng của khách hàng.
* Các bước tiến hành khi lập dự toán chi phí linh hoạt: