a. Tổ chức bộ máy kế toán:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị: mô hình kế toán tập trung, tất cả các công tác kế toán từ xử lý chứng từ, hạch toán tổng hợp, chi tiết, cho đến tổng hợp lập các báo cáo kế toán đều tập trung tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Còn ở các phân xưởng, chi nhánh, nhà máy chỉ lập chứng từ phát sinh tại bộ phận mình và chuyển hết chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Kế toán trưởng: là người phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng kế toán. Hỗ trợ Ban Giám Đốc về các quyết định liên quan đến tiến trình phát triển sản xuất
kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và Nhà nước về các số liệu báo cáo, quyết toán tài chính của công ty.
Phó phòng kế toán: phụ trách kế toán tổng hợp và giá thành, quyết toán thuế các loại, ghi chép và theo dõi sổ cái, kiểm tra, đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Kiểm tra khâu hạch toán các nhiệm vụ kinh tế phát sinh.
Sơ đồ 2.4 : Tổ chức bộ máy kế toán (Nguồn: Công ty Kiwaco)
Kế toán tổng hợp tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty. Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh toàn Công ty. Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định. Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền tạm ứng: theo dõi các khoản chi trả tạm ứng, thanh toán tạm ứng, theo dõi quyết toán quỹ tiền mặt.
KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN XDCB & CÔNG NỢ THỦ QUỸ THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG – KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN VẬT TƯ
Kế toán ngân hàng: theo dõi quyết toán tiền gởi, tiền vay ngân hàng. Lập hồ sơ, phương án vay vốn ngân hàng.
Kế toán vật tư: theo dõi, tổ chức ghi chép tình hình nhập xuất kho vật tư, nguyên liệu, thành phẩm.
Kế toán xây dựng cơ bản và công nợ: Theo tình hình biến động của tài sản cố định của công ty, tính toán phân bổ khấu haoTSCĐ vào chi phí hoạt động từng tháng; tính toán công nợ với khách hàng, người mua và công nợ khác.
Thủ quỹ: phụ trách nhập xuất tiền mặt, ngân phiếu tại công ty khi có chứng từ hợp lệ đã được Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt.
Thủ kho: quản lý kho vật tư, hàng hóa tại Công ty. b. Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và được viết dưới dạng một chương trình vi tính. Nhân viên kế toán chỉ cần nhập số liệu ban đầu và định khoản vào máy khi có nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng kế toán tiến hành in các biểu mẫu: bảng chi tiết, bảng tổng hợp sổ cái, bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính trong tháng.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Hệ thống sổ sách tại Công ty đang áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ/BTC của Bộ tài chính ban hành để phục vụ cho công tác kế toán tài chính nhưng không thiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
kế sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh cho từng mặt hàng, cũng như làm cơ sở cho việc phân tích biến động chi phí.
Công ty trang bị cho mỗi nhân viên kế toán 1 máy vi tính có kết nối với máy chủ, mỗi máy sẽ được phân quyền riêng cho các nhân viên phụ trách về công việc riêng, và chương trình đang được công ty sử dụng là Bravo 7.