1.2.3.1. Xét dưới góc độ chức năng công tác KTQT trong doanh nghiệp -Tổ chức thu nhận thông tin
Thông tin KTQT là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp, mà hoạt động kinh tế - tài chính này được hình thành từ các hoạt động kinh tế - tài chính đã phát sinh và sẽ phát sinh. KTQT có thể sử dụng nhiều nguồn tin khác nhau, mỗi nguồn tin cung cấp các thông tin đặc thù khác nhau phục vụ cho việc phân tích, đánh giá và lập dự đoán
Tổ chức thu thập thông tin là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình KTQT, có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với việc ra quyết định của các nhà quản lý. KTQT được coi như một hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý ra quyết định, là phương tiện để thực hiện kiểm soát quản lý trong doanh nghiệp.
- Phân tích thông tin
Đây là quá trình tiến hành phân tích, phân loại, đánh giá dựa trên các thông tin đã thu nhận được, để đưa ra được các chỉ tiêu phù hợp và cần thiết. Đây là công đoạn quan trọng nhất của một hệ thống thông tin, nó sẽ quyết định chất lượng đầu ra của một hệ thống. Nếu thông tin được xử lý tốt và chính xác, thì các thông tin đầu ra sẽ là những thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có được những quyết định đúng đắn.
Ngược lại, nếu thông tin không được xử lý chính xác thì thông tin đầu ra không những không giúp ích được cho các nhà quản lý trong công tác ra quyết định thậm chí còn khiến các quyết định được ban hành một cách sai lầm, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
- Cung cấp thông tin KTQT cho nhà quản trị
Sau khi xử lý và phân tích tổng hợp các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu quản lý, KTQT phải đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý theo từng tình huống cụ thể; nhận xét, đánh giá và trình bày kiến nghị cho từng phương án. Việc ra quyết định lựa chọn phương án tốt nhất thuộc quyền của người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ phải tham khảo các ý kiến khác nhau đã được trình bày trong báo cáo các KTQT và các tờ trình phưong án kinh doanh của các bộ phận quản lý, tư vấn trong doanh nghiệp. Vì vậy, lựa chọn phương án đúng hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin của KTQT.
Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp theo từng chức năng quản lý sau:
Sơ đồ 1.3: Tổ chức KTQT theo chức năng quản lý [10] 1.2.3.2. Phân bổ chi phí
Phân bổ chi phí nhằm xác định, hạch toán chi phí của các bộ phận một cách chính xác, đầy đủ. Những chi phí phát sinh có quan hệ đến nhiều đối tượng, nhiều bộ phận khác nhau được tập hợp và định kỳ phân bổ cho các đối tượng, bộ phận có liên quan theo những tiêu thức khác nhất định. Các tiêu thức hiện nay thường được sử dụng phân bổ là: giá trị hàng tồn kho, lượng hàng tồn kho, doanh thu bán hàng, sức chứa của phương tiện, số lượng cán bộ công nhân viên Việc chọn tiêu thức để phân bổ chi phí tùy thuộc vào đặc tính của các khoản mục chi phí và mối quan hệ giữa các khoản chi phí đó với tiêu thức phân bổ.
Xét theo các khâu công việc trong quá trình kế toán, tổ chức công tác KTQT gồm có các nội dung sau:
- Chứng từ kế toán
Ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trên các chứng từ bắt buộc, mang tính pháp lý cao, KTQT còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế " nội sinh" trong nội bộ doanh nghiệp. Các chứng từ này do doanh nghiệp quy định trên cơ sở hướng dẫn của Nhà nước hoặc doanh nghiệp tự lập ra theo các yêu cầu quản lý cụ thể ở doanh nghiệp. Việc thu nhận, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng xác
Hoạt động kinh tế Chọn lọc và ghi chép
(Tổ chức thu thập thông tin)
Báo cáo cho nhà quản trị Phân tích số liệu
(thông tin) Ra quyết định
lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý.
- Tài khoản kế toán
Để có số liệu một cách chi tiết, phục vụ quản trị doanh nghiệp, KTQT phải sử dụng những tài khoản chi tiết đến cấp 2, cấp 3, cấp 4 và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại hàng hoá, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể. Tuy nhiên, trong thực tế, đối tượng kế toán cụ thể cần theo dõi chi tiết lại quá nhiều, làm chi phí hạch toán tăng lên. Do đó, nhà quản lý cần cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu về để làm sao việc sử dụng tài khoản chi tiết là hợp lý nhất.
- Sổ kế toán
Ngoài việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên các sổ kế toán tổng hợp, KTQT còn tổ chức ghi chép các thông tin chi tiết trên các sổ kế toán chi tiết để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp hàng ngày.
- Tính giá và lập báo cáo KTQT
Đối với KTQT, việc tính giá các loại tài sản mang tính linh hoạt cao hơn và gắn với mục đích sử dụng các thông tin về giá theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các dữ liệu để tính giá không chỉ căn cứ vào các chi phí thích hợp cho từng quyết định cá biệt, đặc biệt là các quyết định mang tính ngắn hạn.
Các báo cáo trong KTQT là các bảng cân đối bộ phận (cho từng bộ phận, trung tâm chi phí, loại tài sản). Các báo cáo này còn được gọi là báo cáo kế toán nội bộ, được lập theo kỳ hạn ngắn hơn các BCTC. Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động. Đồng thời, ngoài các tổng hợp cân đối về các chỉ tiêu quá khứ, chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT còn thiết lập các cân đối trong dự đoán, trong kế hoạch giữa nhu cầu tài chính và nguồn tài trợ, giữa yêu cầu sản xuất - kinh doanh và các nguồn lực được huy động
Có thể mô tả nội dung tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp theo khâu công việc như sau:
Sơ đồ 1.4: Tổ chức KTQT theo khâu công việc [10] Chứng từ kế toán Sổ kế toán quản trị Báo cáo KTQT Phân loại Ghi chép Phân tích