Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang
3.2.1. Nội dung cơ bản tổ chức KTQT trong Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước Kiên Giang Cấp Thoát Nước Kiên Giang
a. Mô hình tổ chức
Việc tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng và không đơn giản. Vì vậy, cần phải xem xét, lựa chọn để làm sao xây dựng và thực thi một mô hình phù hợp và hiệu quả nhất. Hiện nay, trong các doanh nghiệp Việt Nam, tổ chức công tác KTQT thường được áp dụng theo 2 mô hình sau:
a1. Mô hình tách riêng KTQT - Kế Toán Tài Chính
Theo mô hình này, hệ thống KTQT được tổ chức kết hợp với hệ thống KTTC. Cụ thể như sau:
- Về tổ chức bộ máy kế toán: KTQT và KTTC được tổ chức thành một hệ thống thống nhất, không phân chia thành bộ phận KTQT và bộ phận KTTC mà chỉ phân chia thành các bộ phận kế toán thực hiện từng phần hành công việc kế toán theo chức trách, nhiệm vụ được phân công. Các bộ phận này vừa làm nhiệm vụ KTQT, vừa làm nhiệm vụ KTTC.
- Về tài khoản kế toán: KTTC sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp, còn KTQT sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết và các phương pháp khác như: thống kê, toán. Để hệ thống hoá, xử lý và cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
- Về sổ kế toán: KTTC ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, còn KTQT căn cứ vào yêu cầu quản trị cụ thể đối với từng chỉ tiêu để mở sổ KTQT nhằm thu nhận được các thông tin phục vụ nhà quản trị.
- Về báo cáo kế toán: Mỗi bộ phận kế toán có chức năng thu nhận, cung cấp thông tin kế toán vừa ở dạng tổng hợp vừa ở dạng chi tiết theo yêu cầu quản lý. Căn cứ vào các thông tin này, bộ phận kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo KTQT để cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
+ Ưu điểm: Tiện lợi, dễ điều hành, gọn nhẹ, kế toán tổng hợp bộ phận nào kết hợp kế toán chi tiết bộ phận ấy. Do đó, thông tin kế toán rõ ràng và đáng tin cậy hơn.
+ Nhược điểm: Khó chuyên môn hoá từng lĩnh vực.
+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt thích hợp với điều kiện Việt Nam hiện nay.
a2. Mô hình kết hợp KTQT - Kế Toán Tài Chính [11]
Theo mô hình này, KTQT được tổ chức tách riêng với KTTC trên những điểm cơ bản sau:
- Về tổ chức bộ máy kế toán: KTQT và KTTC được tổ chức thành hai hệ thống riêng biệt. Tuỳ vào điều kiện và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà tổ chức nên các phần hành KTQT sao cho phù hợp nhất.
- Về tài khoản kế toán: Theo mô hình này, các tài khoản KTQT được xây dựng thành một hệ thống riêng, mang ký hiệu riêng, nội dung ghi chép cũng có những điểm khác với KTTC. KTQT ngoài việc phản ánh theo chỉ tiêu giá trị còn phản ánh theo chỉ tiêu hiện vật.
- Về chứng từ kế toán: Ngoài việc sử dụng các chứng từ bắt buộc, mô hình tổ chức KTQT này còn sử dụng rộng rãi hệ thống chứng từ hướng dẫn phản ánh các nghiệp vụ kinh tế " nội sinh" trong nội bộ doanh nghiệp.
- Về sổ kế toán: xây dựng hệ thống sổ kế toán riêng phục vụ cho việc ghi chép các nghiệp vụ thuộc KTQT.
- Về báo cáo kế toán: Theo mô hình này, các báo cáo KTQT được lập riêng dưới dạng các bảng cân đối bộ phận (báo cáo kế toán nội bộ) với kỳ hạn ngắn hơn các báo cáo tài chính. Ngoài các chỉ tiêu về tiền tệ, các Bảng cân đối bộ phận còn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động; ngoài các chỉ tiêu quá khứ, các chỉ tiêu đã thực hiện, KTQT còn thiết lập các cân đối trong dự toán, trong kế hoạch.
+ Ưu điểm: Phân định ranh giới công việc rõ ràng, mang tính chuyên môn hoá cao, chuyên sâu về lĩnh vực giúp cho từng bộ phận có điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
+ Nhược điểm: Cồng kềnh, kém linh hoạt, hiệu quả kinh tế thấp.
+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn với trình độ cơ giới hoá cao (phù hợp với kế toán Pháp và các nước Đông Âu).
b. Giải pháp về nhân lực
b1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
Xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp đòi hỏi phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức quản lý. Tái tổ chức hợp lý các quá trình sản xuất kinh doanh có thể làm phát sinh thêm các bộ phận chức năng mới. Một số bộ phận khác buộc phải hợp nhất, để tránh các chức năng và trách nhiệm trùng lắp.
Trong các doanh nghiệp Cấp thoát nước, bộ phận phụ trách về kế toán quản trị có thể được xác định như sau:
* Thành lập trung tâm hoặc nhóm phân tích hoạt động của doanh nghiệp phụ trách kế toán quản trị.
* Trong mỗi bộ phận chức năng chọn một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên chịu trách nhiệm về kế toán quản trị theo lĩnh vực hoạt động của họ.
Ngoài ra, với ta có thể chọn phương án xây dựng bộ phận KTQT riêng, hay có thể chọn phương án ghép chung với phòng kế toán của Công ty; hoặc thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ, kiểm soát thông qua công tác KTQT: kiểm soát chi phí, doanh thu, kế toán trách nhiệm, phân tích BCTC, để giúp nhà quản trị ra quyết định.
Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý và biến nó thành sơ đồ quản lý cho phép kiểm soát được hệ thống ra quyết định của các lãnh đạo mọi cấp, cơ chế kiểm soát và các báo cáo quản trị. Khi đó các nhiệm vụ trọng tâm và trách nhiệm của các bộ phận chức năng phải được xác định rõ ràng. Xác định vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân và nguyên tắc tương tác giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
b2. Đào tạo đội ngũ nhân viên am hiểu về KTQT
Xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp phải được coi là một dự án quan trọng. Trong đó chịu trách nhiệm chính về dự án có thể là lãnh đạo cao nhất của Công ty, lãnh đạo bộ phận tài chính hoặc kế toán. Trong mọi trường hợp sự tham gia tích cực của lãnh đạo cấp cao là rất cần thiết giúp vượt qua rào cản cũng như tạo điều kiện thuận lợi nhất trong quá trình triển khai dự án. Lãnh đạo cấp cao trong công ty quan tâm không chỉ vào quá trình xây dựng mà cả trong quá trình vận hành của kế toán quản trị. Lô-gích vấn đề nằm ở chức năng của dữ liệu hệ thống kế toán quản trị, dựa trên cơ sở trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của phân tích viên. Do đó, để vận hành có hiệu quả hệ thống kế toán quản trị doanh nghiệp phải có đủ nhân viên được đào tạo bài bản.
Một nguyên tắc cơ bản trong lý thuyết hệ thống là tối ưu hoá hiệu quả cục bộ chưa chắc mang lại tối ưu hoá hiệu quả cho toàn bộ hệ thống. Công việc hàng ngày của kế toán quản trị là tiếp xúc thường xuyên với các nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Để có sự phối hợp giữa các bộ phận và nhân viên với nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp (chứ không phải của từng bộ phận riêng biệt) nhất thiết phải xây dựng mối quan hệ giữa các bộ phận đó với nhau).
c. Xây dựng bộ máy kế toán quản trị chi phí nhằm xây dựng và vận dụng các công cụ đánh giá trách nhiệm
c1). Xây dựng quy trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin
Quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có thể được xây dựng dựa trên sơ đồ luân chuyển chứng từ. Trong qui trình cần xác định:
- Nguồn dữ liệu sơ cấp: nhân viên cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận khác (có thể là lãnh đạo hoặc chuyên gia của các bộ phận).
- Các chỉ tiêu kiểm soát các bộ phận chức năng và cá nhân có trách nhiệm. - Nhân viên chịu trách nhiệm thu thập, chuẩn bị thông tin.
- Quy định thời gian chuẩn bị thông tin, trình tự cung cấp và thuật toán xử lý dữ liệu. - Định dạng mẫu báo cáo quản trị.
Để có được thông tin tin cậy phục vụ cho việc ra quyết định, nhà quản trị phải xác định rõ những vấn đề và mục tiêu thu thập thông tin, sau đó tiến hành lựa chọn các nguồn thông tin cần thu thập. Tùy theo nội dung thông tin cần thu thập, KTQT sử dụng những phương pháp thu thập khác nhau như: phương pháp quan sát, phương pháp thực nghiệm, phương pháp lấy ý kiến chuyên gia, thống kê, khảo sát, Thông tin liên quan đến KTQT rất phong phú, đa dạng và phức tạp, do đó đòi hỏi KTQT phải tổ chức xây dựng quy trình xử lý thông tin theo trình tự sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình xử lý thông tin [11]
c2). Thay đổi cách quản lý từ chức năng phòng ban sang từng bộ phận có thu nhập và chi phí riêng giúp doanh nghiệp có thể vận dụng các công cụ đánh giá trách nhiệm
Hoàn thiện việc tổ chức giao khoán nội bộ giữa công ty với các phòng, ban, chi nhánh nhằm nâng cao chất lượng quản lý.
* Đối với các chi nhánh: với hình thức khoán "gọn" và ứng vốn cho việc thi công công trình và hoạt động thường xuyên cho đơn vị, công ty chỉ kiểm soát chi phí sản
Phát hiện vấn đề và xác định mục tiêu Lựa chọn các nguồn thông tin Thu thập thông tin Phân tích thông tin thu thập được Báo cáo kết quả và tư vấn ra quyết định
xuất trên chứng từ do các đơn vị gửi lên khi quyết toán cuối tháng nên chưa đi sâu vào kiểm soát, giám sát chặt chẽ chi phí sản xuất thực tế phát sinh, dẫn đến việc xác định giá thành công trình không chính xác. Đơn vị xây dựng trực thuộc nhận khoán thi công và hợp thức hóa chứng từ theo giá nhận khoán, chưa có ý thức tiết kiệm chi phí. Vì vậy, công ty chỉ nên thực hiện khoán công trình đối với những công trình có giá trị nhỏ, đơn giản. Trong trường hợp này, công ty cần tính toán cụ thể, đầy đủ, chính xác yếu tố chi phí để từ đó xác định mức khoán cho phù hợp, đảm bảo lợi ích cho công ty. Ngoài ra cần quy định rõ mức tạm ứng, vay vượt khối lượng về mua sắm vật tư, thiết bị. Với công trình có giá trị lớn và phức tạp, nên áp dụng phương thức "khoán theo khoản mục chi phí" gắn với một khối lượng xây dựng cụ thể. Các loại vật tư, thiết bị chủ yếu phục vụ cho công trình đều do công ty cung cấp. Công ty tiến hành khoán theo khoản mục chi phí nhân công trực tiếp với khối lượng xây dựng cụ thể trong dự toán, tức là Công ty giao khoán cho đơn vị thi công chịu trách nhiệm về chi phí nhân công trực tiếp thực hiện khối lượng xây dựng của công trình, hạng mục của công trình thi công. Khi khối lượng công việc hoàn thành nghiệm thu, đơn vị thi công tiến hành thanh, quyết toán với công ty theo hợp đồng giao khoán chi phí nhân công đã được ký trước đó (kèm theo chứng từ).
* Đối với các phòng ban: Công ty có thể khoán chi phí cho các phòng theo doanh thu và mức độ công việc trong năm, theo tiêu chí doanh thu và khả năng cung ứng vốn cho các đơn vị, chỉ tiêu đánh giá đối với các phòng ban là chênh lệch chi tiêu. Tuy nhiên việc ứng vốn của các chi nhánh sẽ tạo ra một sơ hở lớn trong quản lý vốn của công ty, bởi vì công ty chưa kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng vốn của các đơn vị. Vì thế để tránh trường hợp chi nhánh xây dựng ứng vốn sử dụng sai mục đích hoặc ứng vượt giá trị của công trình nhận khoán, phòng kế toán cần thẩm định bảng giải trình cụ thể về việc ứng vốn, trong đó nêu rõ khối lượng xây lắp nhận khoán, khối lượng xây lắp đã thi công, khối lượng còn phải thi công, số tiền đã ứng, ... và đầy đủ chữ ký, trước khi trình Ban giám đốc phê duyệt cần cử cán bộ kỹ thuật thẩm tra tiến độ công việc, kiểm soát việc giao vốn, quyết toán vốn ...
Tuy nhiên số vốn sẵn có tại công ty không đáp ứng được nhu cầu vốn cho các đơn vị, công ty phải vay ngân hàng, số tiền lãi của khoản vay dùng trong quá trình thi công công trình ở các đơn vị được vốn hóa vào giá trị từng công trình.
Tóm lại, đối với các chi nhánh trực thuộc sẽ được khoán chi phí theo mức doanh thu và khối lượng công việc, khối lượng xây lắp; còn đối với phòng ban sẽ khoán chi phí theo khối lượng công việc hoặc nhân sự của phòng, ban trong năm đó.
c3). Các công cụ đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm, đặc biệt là trung tâm chi phí
Chúng ta biết rằng, hầu hết các tổ chức nói chung và các tổ chức kinh doanh nói riêng đều được phân chia thành các bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng cụ thể, chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể. Trong mỗi bộ phận như vậy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm về một công việc hoặc chức năng nào đó. Như vậy, để đạt được mục tiêu chung của tổ chức mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức phải nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do quản lý cấp cao đã vạch ra cho bộ phận mình. Để kiểm soát hoạt động của cấp dưới, các nhà quản lý cấp cao đã dựa vào hệ thống kế toán trách nhiệm nhằm đánh giá thành quả hoạt động của các chi nhánh, bộ phận trực thuộc công ty.
Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của nhà quản trị.
* Mối quan hệ giữa kế toán trách nhiệm và cơ cấu tổ chức: [8]
Các đơn vị hoặc bộ phận trong một tổ chức có thể phân loại thành một trong các loại:
Sơ đồ 3.2: Mối quan hệ giữa kế toán trách nhiệm và cơ cấu tổ chức [10]
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TRUNG TÂM ĐẦU TƯ - C/LỆCH DOANH THU - TỶ SUẤT LỢI NHUẬN/DT - C/LỆCH LỢI NHUẬN - TỶ SUẤT LỢI NHUẬN/DT
- CHÊNH LỆCH CHI TIÊU - RI
- ROI - EVA
CÁC CHI NHÁNH TRUNG TÂM
DOANH THU TỔNG CÔNG TY,
CÁC CÔNG TY, CHI NHÁNH ĐỘC LẬP TRUNG TÂM LỢI NHUẬN CÁC PHÒNG BAN, ĐƠN VỊ TRUNG TÂM CHI TIÊU CÁC ĐƠN VỊ, BỘ PHẬN SẢN XUẤT TRUNG TÂM CHI PHÍ - C/LỆCH CHI PHÍ - TỶ SUẤT CHI PHÍ/DT
Để tập trung vấn đề nghiên cứu, tác giả luận văn chỉ đề cập đến 03 trung tâm : trung
tâm đầu tư, trung tâm lợi nhuận và trung tâm chi phí.
* Trung tâm đầu tư: (các Ban quản lý dự án của công ty) Được đánh giá qua các chỉ tiêu:
- Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI – Return On Investment):
Lợi nhuận Doanh thu Doanh thu Vốn đầu tư
ROI =
Lợi nhuận:
Chỉ tiêu lợi nhuận được sử dụng trong công thức ROI là lợi nhuận trước trả lãi vay và thuế thu nhập. Lý do của việc sử dụng lợi nhuận trước trả lãi vay và thuế thu nhập trong công thức tính ROI là để phù hợp doanh thu và vốn kinh doanh đã tạo ra nó.
Vốn đầu tư:
Vốn đầu tư có thể được hiểu là tổng giá trị tài sản trên bảng cân đối kế toán, bao gồm vốn bằng tiền, các khoản phải thu, trị giá hàng tồn kho, nhà xưởng, máy móc thiết bị và các khoản vốn khác được sử dụng trong hoạt động của một trung tâm đầu tư.
Vì ROI được tính toán cho một thời đoạn, chẳng hạn như một tháng hoặc một