tiểu luận hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Error!. Bookmark not defined.. Phòng Marketing: .... Phòng kinh doanh và các chi nhánh tr c thu c: .... ERP VÀ OPENERP .... Quy trình bán hàng ...

TI U LU N MÔN CÔNG NGH THÔNG TIN TRONG DOANH NGHI P

tài:

TỊM HI U H TH NG HO CH NH NGU N L C DOANH NGHI P

ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Gi ng viên h ng d n:

Nhóm 6.7

HÀ N I ậ 2013

M C L C

L I M U Error! Bookmark not defined

PH N 1 GI I THI U CÔNG TY 2

I Queen V n Thành 2

II C c u t ch c và ch c n ng t ng b ph n: 3

1 T ng giám đ c: 3

2 i di n lãnh đ o: 3

3 Các phó t ng giám đ c công ty: 4

4 Phòng hành chính qu n tr : 4

5.Phòng xu t nh p kh u: 5

6 Phòng tài chính k toán: 5

7 Phòng thí nghi m s n ph m: 5

8 Phòng Marketing: 6

9 Phòng công ngh s n xu t: 6

10 Phòng kinh doanh và các chi nhánh tr c thu c: 7

11 Phòng kho v n: 7

III LỦ do V n Thành ch n và s d ng ph n m m ERP: 7

PH N 2 ERP VÀ OPENERP 10

I ERP 10

II.OpenERP 10

1 T i sao l i s d ng OpenERP: 10

2 S l c v OpenERP 12

3 N n t ng công ngh c a OpenERP: 12

4 Các đ c đi m n i b t c a OpenERP: 14

PH N 3 QUY TRỊNH THU MUA, PHỂN PH I 17

I Quy trình thu mua, phân ph i c a OpenERP trong công ty N m V n Thành 17

1 Quy trình mua hàng: 18

2 Quy trình s n xu t: 19

3 Quy trình bán hàng 20

II M t s thao tác chính c a quy trình thu mua, phân ph i trong N m V n Thành 21 PH N 4 L I ệCH VÀ R I RO KHI TRI N KHAI ERP 42

I.L i ích 42

II.R i ro 43

T NG K T 45

TÀI LI U THAM KH O 46

PH N 1 GI I THI U CÔNG TY

N m 1980 trong nh ng ngày đ u thành l p, Công ty N m V n Thành là c s

s n xu t nh v i thi t b và công ngh thô s , ch y u cung ng cho th tr ng n i đ a

T m t c a hàng kinh doanh ban đ u, đ n nay Công ty N m V n Thành đã phát tri n ba nhà máy, h n 4.000 đ i lý tr i dài t B c chí Nam và trên 43 chi nhánh tr i

kh p trên toàn qu c, có hai chi nhánh đ t t i n c ngoài là Trung Qu c, Campuchia,

tr thành m t trong nh ng công ty s n xu t n m có quy mô l n nh t Vi t Nam

Công ty chuyên s n xu t và kinh doanh:

- Mousse x p P.U cho nghành công nghi p: Mousse cu n, mousse t m, mousse

đ khuôn, mousse ch ng cháy tiêu chu n Châu Âu – M

- S n ph m gia d ng, n i th t v i dòng 05 s n ph m chính:

+Queen Foam: N m mousse x p b o hành t 1 n m đ n 10 n m, n m chi u du

l ch, n m g p, n m g i salon, n m chi u Kate, n m y t , n m simili;…

+Queen Coil: N m lò xo liên k t, n m lò xo túi b o hành t 5 n m đ n 15 n m,

gi ng lò xo, gi ng đôi,…

+Queen Cover: Drap tr i gi ng-n m, ch n, m m, g i gòn cao c p, áo g i, +Queen Latex: N m cao su thiên nhiên, g i cao su thiên nhiên,…

+Queen Furniture: Salon n i th t, gi ng ng (gi ng DIVAN, gi ng g )

t o đ c th ng hi u m nh, uy tín trên th tr ng, công ty liên t c đ u t

đ i m i công ngh , không ng ng c i ti n m u mã s n ph m phong phú và đa d ng,

ch t l ng s n ph m ngày càng đ c nâng cao cùng ch đ b o hành 1-15 n m T t c quá trình s n xu t đ u qu n lý nghiêm ng t tuân theo Tiêu Chu n Qu n Lý Ch t

L ng Qu c T ISO 9001-2000 Gi y Phép đ t TCNK Hoa Ký do Hi p H i Hàng Gia

D ng c a Ti u Bang California c p S : IMP 138942 Nh m đ m b o ch t l ng s n

ph m, b i hu n cán b k thu t, và làm t t các khâu ph c v h u mãi Công ty có nguyên m t đ i ng chuyên viên k th t, đ c th ng xuyên đi n c ngoài ti p thu k thu t tân ti n, nh m đ m b om ng l i ph c v khách hàng m t cách t n tâm t n n i

Hi n Công ty N m V n Thành v i ba nhà máy t i C Chi (TP.HCM), à N ng và

H ng Yên đ c trang b h th ng dây chuy n máy móc thi t b và công ngh t i tân

nh t c a th gi i M i n m, các nhà máy cung c p ra th tr ng trên 700.000 s n ph m

v i đ ch ng lo i khác nhau, đ t h th ng qu n lý ch t l ng toàn di n ISO

9001-2008

S n ph m N m V n Thành hi n chi m l nh ph n l n th tr ng và đ s c c nh tranh v i hàng ngo i nh p S n ph m còn đ c tiêu th m nh trong l nh v c dân d ng, công nghi p và xu t kh u sang các n c nh M , châu Âu, châu Á… Doanh s t ng

T ng giám đ c là ng i có th m quy n cao nh t quy t đ nh m i v n đ quan

tr ng c a công ty theo lu t doanh nghi p và đi u l công ty

T ng giám đ c có toàn quy n nhân danh công ty đ quy t đ nh m i v n đ liên quan đ n m c đích và quy n l i c a công ty, ch u trách nhi m tr c pháp lu t v m i

ho t đ ng c a công ty

2 i di n lãnh đ o:

i di n lãnh đ o là t ch c thay m t t ng giám đ c đ giám sát m i ho t đ ng

s n xu t kinh doanh, qu n tr và đi u hành c a công ty Ban i di n g m 3 thành viên

v i nhi m k 3 n m do t ng giám đ c tr c ti p b nhi m

3 Các phó t ng giám đ c công ty:

T ng giám đ c có quy n b nhi m và bãi nhi m phó t ng giám đ c Phó t ng giám đ c đi u hành các ho t đ ng c a công ty, ch u trách nhi m tr c T ng giám đ c

và tr c pháp lu t v vi c th c hi n các quy n và ngh a v đ c giao Quy t đ nh t t

c các v n đ liên quan đ n ho t đ ng hàng ngày c a công ty M i phó t ng giám đ c

đ c ch đ nh chuyên trách m t l nh v c c th trong công ty

4 Phòng hành chính qu n tr :

- Qu n lý và xây d ng đ án s p x p t ch c b máy nhân s

- Thành l p, sát nh p, gi i th , thay đ i, b sung nhi m v đ i v i các đ n v

tr c thu c

- Xây d ng k ho ch, qu n lý và t ch c th c hi n tuy n d ng, đào t o, b i

d ng phát tri n ngu n nhân l c, k ho ch luân chuy n cán b trong toàn công ty

x ng, trang thi t b ph c v cho s n xu t kinh doanh c a công ty

- Ti p nh n và luân chuy n các thông tin, ban hành các v n b n đ i n i, đ i ngo i c a lãnh đ o công ty

5 Phòng xu t nh p kh u:

- Tìm hi u ngu n nh p kh u, xu t kh u hàng hoá, các s n ph m do công ty s n

xu t, cung ng và t ch c th c hi n

- Xây d ng và t ch c th c hi n các ch ng trình h i th o, qu ng bá, ti p th các s n ph m c a công ty

- Xây d ng k ho ch tiêu th s n ph m, tìm ki m, n đ nh và m r ng th

tr ng tiêu th s n ph m trong n c

- T ch c th c hi n tuyên truy n qu ng cáo, tiêu th s n ph m và theo dõi,

ch m sóc khách hàng theo quy đ nh c a công ty

6 Phòng tài chính k toán:

- T ch c th c hi n và giám sát vi c th c hi n các ho t đ ng tài chính, k toán

c a các đ n v tr c thu c công ty theo đúng các quy đ nh hi n hành c a Nhà n c

- L p ph ng án kinh doanh ng n h n, trung h n và dài h n trên c s ngu n

v n hi n có c a công ty và kh n ng huy đ ng v n t bên ngoài

- Phân tích các ho t đ ng tài chính hàng n m c a công ty, xây d ng k ho ch tài chính và chi n l c s n xu t kinh doanh phù h p

- Xây d ng các chính sách v tài chính, giá c , h ch toán k toán, đ nh m c chi tiêu trong các ho t đ ng c a công ty

- Phân b và đi u ti t ngu n v n trong các đ n v tr c thu c Qu n lý và t

ch c th c hi n vi c thu h i, x lý công n t i các đ n v tr c thu c, qu n lý ngu n v n

nh m đ m b o cho các ho t đ ng s n xu t kinh doanh và vi c đ u t c a công ty có

hi u qu

- Qu n lý tài s n chung c a toàn công ty

- L p báo cáo tài chính theo chu n m c k toán hi n hành và các ch đ k toán

- Xây d ng các quy ch , quy đ nh v l nh v c tài chính k toán

- Qu n lý và l u gi h s , tài li u thu c l nh v c qu n lý c a pháp lu t

7 Phòng thí nghi m s n ph m:

- Ho ch đ nh và tri n khai th c hi n chi n l c phát tri n s n ph m, h tr quá trình tiêu th s n ph m

- Xây d ng k ho ch và t ch c th c hi n cung c p v t t ph c v s n xu t,

ph c v công tác tuyên truy n qu ng cáo c a công ty

- Qu n lý và t ch c th c hi n vi c kh o nghi m đánh giá hi u qu kinh t k thu t các s n ph m c a công ty

- Thi t k t o m u, bao bì, nhãn mác cho các lo i s n ph m tho mãn v i yêu

- Qu n lý theo dõi, cân đ i, đi u ti t nguyên li u, hàng hoá đ m b o đúng đ nh

m c t n kho và không đ th a thi u hàng hoá

- Nghiên c u th tr ng thu th p t ng h p các thông tin t các đ n v c s và khách hàng v ch t l ng hàng hoá, kích th c bao bì, chai, giá c , chính sách tiêu th hàng hoá, nh ng u th và khuy t đi m v các s n ph m c a công ty, đ xu t các bi n pháp x lý

9 Phòng công ngh s n xu t:

- Xây d ng và qu n lý tiêu chu n ch t l ng, quy trình s n xu t cho t ng ch ng

lo i s n ph m

- Xây d ng đ nh m c k thu t trong s n xu t

- Nghiên c u th nghi m trong phòng thí nghi m đ tìm ra dung môi, ph gia

m i và công th c ph i tr n t t nh m c i ti n nâng cao ch t l ng, hi u qu c a s n

ph m s n có

- Xây d ng quy trình công ngh đ s n xu t s n ph m m i

- Ch đ o và đi u hành công tác s n xu t, đóng gói s n ph m hàng hoá t i các

x ng s n xu t tr c thu c công ty

- Ph i h p v i phòng kinh doanh và các đ n v liên quan gi i quy t các khi u

n i c a khách hàng v ch t l ng s n ph m c a công ty

10 Phòng kinh do anh và các chi nhánh tr c thu c:

- Xây d ng k ho ch s n xu t, kinh doanh trong ng n h n, trung h n và dài h n

c a đ n v

- Qu n lý, t ch c th c hi n công tác s n xu t, kinh doanh theo k ho ch đ nh

m c công ty giao

- Qu n lý và s d ng hi u qu c s v t ch t, trang thi t b , ph ng ti n v n chuy n đ c công ty giao cho đ n v qu n lý, s d ng

- Tuân th các n i quy, quy đ nh c a công ty và theo pháp lu t hi n hành

11 Phòng kho v n:

- Qu n lý và t ch c th c hi n công tác giao nh n, b o qu n hàng hoá, v t t ,

ti n v n trong quá trình s n xu t kinh doanh t i đ n v

Nh đã th y, hi n công ty N m V n Thành có nhi u chi nhánh tr i r ng trên nhi u đ a bàn c trong và ngoài n c, danh m c hàng bán, hàng mua đ s n xu t lên

đ n hàng nghìn ch ng lo i, di n tích nhà x ng r ng hàng ch c nghìn mét vuông t i

C Chi, TP HCM,… Khi h th ng càng đ c m r ng thì nh ng con s đó l i ti p t c

t ng lên khi n cho vi c qu n lý tr nên vô cùng khó kh n i u này đ t ra cho V n Thành nh ng v n đ ph i gi i quy t:

Bài toán t i u kho: không t n kho lâu nh ng c ng không đ c thi u hàng hoá khi c n, r i s n xu t l i c ng ph i d a vào vi c cung ng có đ c t t hay không, có nhi u hay ít đ n đ t hàng Nói m t cách khái quát là các khâu c a chu trình ho t đ ng doanh nghi p g n k t v i nhau, th hi n qua các thông tin riêng c a t ng khâu nh ng

l i có tính ch t chung c n đ c chia s cho c doanh nghi p

Ngoài ra, các ho t đ ng h ng ngày còn đ c ki m soát, theo dõi b i các cán b

qu n lý c a doanh nghi p Vi c l p k ho ch mua nguyên v t li u c n đ c cân đ i t i

trung bình c a t t c các v t t ho c c a t ng v t t là nh ng s li u quan tr ng mà nhà qu n lý c n ph i bi t đ n m rõ tình hình, ch a k t ng công n c a doanh nghi p

hi n đang là bao nhiêu, n quá h n chi m t l bao nhiêu ph n tr m Các khách hàng nào là quan tr ng nh t v i doanh nghi p trong th i gian g n đây Nh ng thông tin ki u

nh v y s r t có giá tr cho các nhà qu n lý ôi khi, các thông tin trên l i nh h ng

đ n s s ng còn c a doanh nghi p, ch c n thông tin k p th i và chính xác, các nhà

qu n lý doanh nghi p có th đi u ch nh doanh nghi p thoát kh i b v c phá s n hay

đ v k ho ch kinh doanh trong gang t c Nh v y, chúng ta đang đ c p t i h th ng thông tin tác nghi p và h th ng thông tin qu n lý, và các h th ng thông tin này đ c

g n k t v i các nhân viên và nhà qu n lý doanh nghi p

Cu i cùng, trong m t môi tr ng c nh tranh và toàn c u hoá hi n nay, doanh nghi p c n nhi u, th m chí r t nhi u thông tin chính xác và k p th i v tình tr ng kinh doanh, tình hình tài chính, xu th t ng tr ng, v i m c đích là cung c p, trao đ i v i

th gi i bên ngoài

Do đó, vi c s d ng ph n m m ERP - Công ngh hoá b m t ho t đ ng doanh nghi p là m t nhu c u t t y u c a công ty V n Thành Nh m t h th ng thông tin ERP t p trung, thông tin ch n m m t ch , cho phép có đ c s chính xác, s k p th i

c a các thông tin này T đó t ng h p, cung c p cho các nhà qu n lý, các nhà lãnh đ o

c a doanh nghi p, giúp h đi u hành t t h n, có các quy t đ nh chính xác h n, c ng

nh giúp doanh nghi p cung c p các thông tin c n thi t ra th gi i bên ngoài H n n a,

ng i s d ng, khai thác h th ng ERP chính là các nhân viên tác nghi p, h có th là chuyên gia, các nhà qu n lý hay các nhà lãnh đ o c p cao V y nên thông tin đ n v i

m i ng i, ph c v cho các công vi c h ng ngày c a công ty, c ng nh h tr công

cu c qu n lý, ra quy t đ nh trong t ng lai

ERP s mang l i cho V n Thành nhi u l i ích:

 L i ích v ho t đ ng

Rút ng n th i gian quy trình x lý ngi p v

Nâng cao n ng su t công vi c

C i thi n ch t l ng s n ph m, d ch v

Nâng cao d ch v khách hàng

Gi m chi phí ho t đ ng

D dàng m r ng phát tri n kinh doanh khi c n

Giúp đ a ra quy t đ nh chính xác đúng th i đi m

Xây d ng các m i liên k t v i bên ngoài (nhà cung c p, đ i tác, khách hàng)

H tr m r ng kinh doanh lên qui mô toàn c u

H tr th ng m i đi n t

 L i ích v t ch c

T o đi u ki n và đ nh h ng h c t p kinh doanh

Xây d ng t m nhìn chung toàn doanh nghi p

Thay đ i hành vi c a nhân viên

H tr vi c thay đ i, tái c c u t ch c

PH N 2 ERP VÀ OPENERP

I ERP

Ph n m m ERP, vi t t t c a “Enterprise Resource Planning”, là H th ng ho ch

đ nh ngu n l c doanh nghi p: dùng tin h c đ qu n lý và t i u các ngu n l c doanh nghi p, nh m ph c v cho vi c tác nghi p h ng ngày đ lâu dài đ t đ c m c tiêu đã

đ ra Trong khái ni m này c n l u ý nh t là "Doanh nghi p" ây th c s là đ i t ng chính c a ERP

M c đích c a ERP là tích h p các ch c n ng x lý nghi p v c a t t c các b

ph n trong m t ph n m m máy tính duy nh t mà có th đáp ng t t c nhu c u đ c thù

c a các b ph n khác nhau Vì v y có th nói ERP là ph n m m đóng vai trò x ng

s ng xuyên su t các phòng ban và quy trình ho t đ ng c a doanh nghi p

II.OpenERP

- V i ph n m m ERP mã ngu n đóng:

Ph n m m ERP đòi h i m t quá trình ch nh s a lâu dài và t n kém đ phù h p

v i các quy trình nghi p v đ c thù c a t ng ngành, t ng công ty V i phí b n quy n

t vài tr m nghìn cho đ n hàng tri u USD cho m t h th ng ERP b l thu c hoàn toàn vào nhà cung c p, ph n m m ERP mã ngu n m có v là ph ng án lý t ng hi n nay cho các doanh nghi p

- V i OpenERP : Doanh nghi p không ph i lo ng i v chi phí b n quy n - OpenERP hoàn toàn

mi n phí

Doanh nghi p không ph i lo ng i v kh n ng đáp ng c a ph n m m - OpenERP đã đ c tri n khai trên h n 45 qu c gia v i h n 700 Modules l n nh khác nhau trong kho ng 8 n m qua Ph n m m đ c đánh giá là ho t đ ng n đ nh, hi u

qu C ng đ ng OpenERP ngày càng l n m nh và các module ch c n ng đ c t o

m i, c p nh t th ng xuyên

Và h n h t OpenERP hoàn toàn t ng thích v i các ph n m m v n phòng, k toán đang s d ng, các trình duy t Web ph bi n nh Internet Explore, Firefox…, cho phép tùy ch nh nhanh chóng và hoàn toàn t giao di n nh p li u, cho đ n quy trình x

lý đ phù h p nh t cho t ng doanh nghi p, đ m b o đáp ng h u h t m i nhu c u qu n

lý đ c thù c a doanh nghi p

Doanh nghi p và ng i dùng có th d dàng ti p c n v i OpenERP b ng cách xem demo tr c ti p trên Website http://demo.openerp.com/web/webclient/home ho c download ph n m m mi n phí t i http://www.openerp.com/downloads/ và ki m ch ng

u đi m v t tr i c a OpenERP

- So sánh v i ph n m m ERP mã ngu n m khác:

Tài li u và bi u đ đánh giá d i đây đ c th c hi n b i Smile.fr sau 6 tháng nghiên c u & kh o sát các ph n m m ERP mã ngu n m hi n t i nh OpenBravo, Open ERP, Neogia, ERP5, Adempiere, Compiere

So sánh các ph n m m ERP mã ngu n m 1

Ngoài ra, chúng ta có th tham kh o qua Evaluation-matrix.com, website đánh giá chuyên sâu các gi i pháp ERP ph bi n trên th gi i đ có cái nhìn t ng quát và khách quan h n

So sánh c ác ph n m m ERP mã ngu n m 2

OpenERP là ph n m m ERP đ c phát tri n b i c ng đ ng k s trên th gi i

v i nhi u ch c n ng cho t ng nhóm đ i t ng khác nhau OpenERP đã đ t y u t con

ng i làm trung tâm, thi t k h th ng thân thi n, d dàng s d ng cho các doanh nghi p H n n a, OpenERP là ph n m m mã ngu n m , cho phép doanh nghi p tri n khai, s d ng ph n m m mà không ph i tr chi phí b n quy n, không phí nâng c p các tính n ng m i V i OpenERP, doanh nghi p có th l a ch n ch c n ng phù h p, khai thác t i đa l i ích mà h th ng mang l i v i chi phí th p nh t

OpenERP đ c xây d ng hoàn toàn trên n n t ng mã ngu n m v i các công ngh m nh m , toàn di n cho vi c phát tri n và ng d ng gi i pháp

 Ngôn ng , h qu n tr c s d li u ậ ngu n g c OpenERP:

Là m t gi i pháp đ ng b hoàn toàn, OpenERP s d ng:

Ngôn ng Python – ngôn ng giúp vi c l p trình tr nên nhanh nh t – đ c

Google, Nasa, Yahoo s d ng trong vi c phát tri n ng d ng

H qu n tr c s d li u Postgre – h qu n tr c s d li u mã ngu n m

m nh nh t hi n nay

Báo cáo Report Lab – gi i pháp thi t k báo cáo mã ngu n m hàng đ u trên

th gi i đ thi t k toàn b các báo cáo c a h th ng

TurboGears Framework – n n t ng h tr vi c phát tri n nhanh ng d ng trên n n web b ng Python t t nh t

Web server, m t ng d ng riêng, đ c g i là Open Object client-web, cho phép

b n k t n i đ n Open ERP t m t trình duy t web thông th ng mà không cài GTK Client

V ph n c ng, b n nên c n 1 Server cho gi i pháp OpenERP, và các Client truy

c p vào Server này đ chia s thông tin mà đây là d li u Server b n nên ch n IBM, Dell, ho c HP Server v i c u hình sau đây:

-2 Gb RAM tr lên

-CPU 2Core 2 Ghz tr lên (tùy vào s l ng ng i d ng mà có th là 1 ho c 2 CPU)

- a c ng: nên s d ng RAID 1 ho c là RAID 5, ho c RAID 10

-Tape backup: b n nên có thi t b này đ đ m b o h th ng có th khôi ph c trong tr ng h p g p s c

-Bakup Solution: đây là ph n m m qu n tr backup s li u – Th c ra, n u không có ph n m m này, thì các IT có th s d ng các công c hi n có c a h

đi u hành, và h qu n tr c s d li u đ gi i quy t backup d li u Nh ng chúng tôi gi i thi u b n nên s d ng m t gi i pháp nào đó c a CA ho c Veritas

đ h tr các IT trong vi c backup s li u c a doanh nghi p b n

-Anti – Virus: đây là m t h th ng không th thi u khi tri n khai các ph n m m

qu n tr doanh nghi p nói chung và OpenERP nói riêng, b n c n ph i có nó Chúng tôi th ng gi i thi u cho khách hàng s d ng Kaspersky, Norton Antivirus, và b n có th ch n các gi i pháp này đ b o toàn d li u c a b n, tuy nhiên n u b n mu n s d ng ph n m m mi n phí gi ng OpenERP thì chúng tôi

đ ngh s d ng Avira Antivirus – Ph n m m di t virus mi n phí t t nh t hi n nay

 n gi n – Simple

- D dàng cài đ t ch trong vài clicks chu t Giao di n tr c quan v i c u trúc hình cây

- H th ng shortcut, phím t t giúp chuy n nhanh đ n các thao tác th ng dùng

- H tr drag/drop, trigger, autoComplete giúp thao tác nhanh nh n

 M nh m - Powerful

- X lý nghi p v n n đ y đ và hoàn thi n (ví d : các thao tác t o và x lý hóa

đ n s đ ng th i x lý nghi p v k toán) giúp ti t ki m th i gian nh p li u

- H tr chuy n đ i t i 6 cách hi n th khác nhau cho m t đ i t ng: List, Form, Graph, Calendar, Gantt, Process - giúp th ng kê, theo dõi vô cùng hi u

qu

- G n k t, đ ng b d li u v i Wiki, Google (g m Google Docs, Google Calendar, Google Blogger, Google Mail, Google Earth, Google Map, Google Translate)

 Chu n m c - Standard

- T ng thích hoàn toàn v i các ph n m m v n phòng hi n có: Joomla, Ezpublish, SAP, Ldap, eCommerce, PDF, Office, Excel, Outlook, Font Unicode

- H tr nh p/xu t d li u t Office

- Mô hình Main/Addons modules, r t d b o trì s a ch a và nâng c p

- Các ch c n ng đ u đ c phân quy n rõ ràng theo users/groups

- D dàng s d ng, linh ho t s a đ i, h y b , và phân quy n ng i dùng

- Có th liên l c đ n các users thông qua ch c n ng Request (có th là m t cách

đ liên l c n i b thay cho email)

- Có th Attach file vào m t đ i t ng b t k , đây là m t cách đ l u tr h s

g c ho c mô t chi ti t thêm đ i t ng c n l u tr nh thông s k thu t s n

ph m hay CV ng viên d tuy n

 Hoàn ch nh - Complete

- H tr các tiêu chu n, nghi p v m i nh t: Just-in-time, FIFO, Average/Standard cost, MTS/MTO, Phantom BoM, Iso9001, Barcodes, Cost-accounting,

- Quy trình nghi p v theo chu n m c ERP toàn c u

- D dàng đáp ng cho c công ty r t nh , và đ m nh đ đáp ng cho c công

ty l n v i h n 2000 nhân viên

- H n 1000 l t t i v m i ngày, phát tri n trên 45 ngôn ng …

 Mã ngu n m - Open source

- Phát tri n trên n n t ng mã ngu n m v i công ngh t t nh t: CSDL m PostgreSQL, ngôn ng Python,TurboGears platform, báo cáo Report - Lab, c u trúc và ph ng th c truy n d li u Xml-Rpc

- Theo Gi y phép opensource GNU/GPL, b n không ph i tr b t k phí b n quy n nào

PH N 3 QUY TRỊNH THU MUA, PHỂN PH I

V i m t doanh nghi p s n xu t nh Công ty N m V n Thành có chu trình tu n

hoàn v n T ậ H ậ SX ậ H’ ậ T’ thì quy trình ho t đ ng chính c a doanh nghi p đó

c ng có nh ng ph n t ng đ ng:

Quy trình thu mua, phân ph i

Ho t đ ng thu mua, phân ph i g m các b c chính: Mua nguyên v t li u ->

S n xu t ra thành ph m -> Bán hàng, là t p h p c a ba quy trình nh h n ng th i, phân h s n xu t c ng tích h p v i các phân h khác: phân h bán hàng (xác đ nh nhu

c u t các đ n bán hàng), phân h mua hàng (t đ ng l p các yêu c u mua hàng khi NVL không đ đ s n xu t)

B ph n k toán ngoài vi c h ch toán k toán ph i thu và h ch toán k toán ph i

tr cho vi c thu ti n bán hàng, chi ti n mua nguyên v t li u còn th c hi n ch c n ng

l u tr ch ng t thanh toán c a nghi p v mua, bán hàng

o Các module ch c n ng trong OpenERP đ c s d ng trong quy trình:

1 Quy trình mua hàng:

Quy trình qu n lí mua hàng cung c p quy trình qu n lí thông tin t mua hàng

đ n nh p kho bao g m các ch c n ng nh : Qu n lí báo giá, Qu n lí yêu c u mua hàng,

Qu n lí đ n đ t hàng, hóa đ n, thanh toán và ki m tra hàng nh p kho

Quy trình mua hàng

Quy trình này cho phép doanh nghi p qu n lí nghi p v mua hàng m t cách xuyên

su t t khi xu t phát yêu c u mua hàng cho đ n khi nh p kho Quy trình này đ c th c

hi n thông qua các ch c n ng Mua hàng, Kho hàng Quy trình này cho phép qu n lí các thông tin nh :

 Các yêu c u mua hàng: nh tính tích h p c a h th ng nên các yêu c u mua hàng có

th đ c t o t đ ng t phân h qu n lí s n xu t (khi h th ng tính toán thi u v t t , hàng hóa đ ph c v s n xu t và bán ra th tr ng) Ng i s d ng c ng có th t o các yêu c u mua hàng th công khi phát sinh các yêu c u mua hàng hóa và nguyên

v t li u

 Qu n lí các báo giá: h th ng cho phép t o các yêu c u báo giá, các báo giá do nhà cung c p đ a l i và tính n ng phân tích báo giá Tính n ng này cho phép Công ty

qu n lí các báo giá m t cách có h th ng, d dàng tra c u

 Qu n lí các đ n đ t hàng/h p đ ng mua hàng: ch c n ng này cho phép doanh nghi p l u các thông tin liên quan đ n các đ n mua hàng hay h p đ ng mua hàng hóa v t t v i đ y đ các thông tin liên quan đ n nghi p v mua hàng nh : nhà cung

c p, ngày mua, ngày nh n hàng, ngày có hi u l c, m t hàng, s l ng, đ n giá, đi u kho n thanh toán…

 Mua hàng:

o Qu n lí vi c theo dõi nh n hàng: thông qua các đ n hàng, h th ng có ch c

n ng nh n hàng và đ i chi u v i các đ n hàng Ngoài ra, ch c n ng này cho phép th c hi n qu n lí tr l i hàng (n u nh n th a ho c hàng mua vào không đúng yêu c u…)

o Qu n lí hóa đ n: h th ng cho phép t o hóa đ n mua hàng t đ ng d a trên thông tin trên đ n mua hàng ho c nhân viên k toán nh p b ng tay vào h

Quy trình s n xu t

Phân h Qu n lý s n xu t (QLSX) c a OpenERP có các tính n ng chính đáp ng t t nhu c u QLSX c a doanh nghi p:

 Xu t kho NVL và Nh p kho thành ph m: dùng ch c n ng kho hàng đ ki m tra

l ng hàng xu t, nh p kho có liên quan đ n quá trình s n xu t

 S n xu t:

o nh m c NVL (BOM – Bills of material): cho phép nhà máy xây d ng các đ nh

m c NVL cho các lo i s n ph m OpenERP cho phép xây d ng BOM nhi u c p

nh v y, vi c qu n lí thông tin c a quá trình s n xu t và tính giá thành s đ c

th c hi n d dàng h n

o Qu n lí thông tin các công đo n s n xu t (Manufacturing Orders): cho phép qu n

đ c phân x ng luôn có đ c các s li u s n xu t trong t ng ngày, t ng ca làm

vi c và t các công đo n khác nhau c a quá trình s n xu t Ch c n ng này s ghi chép t t c các NVL xu t ra cho s n xu t, s n ph m hoàn thành và th i gian s n

xu t cho t ng lo i s n ph m Nh tính n ng này, b ph n i u đ s n xu t c a

nhà máy luôn có s li u chính xác v vi c xu t nh p NVL, thành ph m, giúp nâng cao kh n ng qu n lí đi u đ s n xu t V i đ c thù c a Công ty là s n xu t ra thành ph m ch c n ng này h tr công tác qu n lí m t cách t t nh t

Quy trình theo dõi thông tin xuyên su t các quá trình: ki m tra kho hàng -> t o

c h i v i khách hàng -> báo giá cho khách hàng -> nh n đ n đ t hàng -> bán hàng ->

xu t kho bán

Trong đó, bán hàng qu n lí các đ n bán hàng hay h p đ ng, ph n này cho phép Công ty l u tr t t c các h p đ ng bán hàng, đ n bán hàng cho khách hàng Thông tin đ n hàng bao g m các thông tin nh : m t hàng bán, s l ng, đ n giá, ngày giao hàng, đi u kho n thanh toán, khách hàng và đ a ch giao hàng… Ngoài ra, ch c n ng

qu n lí đ n hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng nh chi t kh u,

gi m giá,…

o Giao hàng: ch c n ng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đ n vi c giao hàng cho khách hàng Thông tin k t qu c a quá trình này là hàng đã đ c

xu t kh i kho và khách hàng đã nh n đ c hàng

o T o hóa đ n bán hàng và thanh toán: h th ng cho phép t o hóa đ n bán hàng

t đ ng ho c th công đ theo dõi công n c a khách hàng theo các thông tin trên h p đ ng, đ n bán hàng ng th i, h th ng c ng th c hi n vi c thanh toán (thu ti n) khi khách hàng tr ti n mua hàng hóa

II M t s thao tác chính c a quy trình thu mua, phân ph i trong N m V n Thành

(1) Xác đ nh nhu c u nguyên v t li u c n mua:

Mua hàng -> Các s n ph m -> New

(2) Ch n nhà cung c p:

Mua hàng -> S đ a ch -> Các nhà cung c p -> New

(3) T o yêu c u chào giá:

Mua hàng -> Yêu c u chào giá -> New

Ch n Save đ l u l i yêu c u chào giá

(4) t hàng:

T báo giá đã có, ch n CONVERT TO PURCHASE ORDER đ đ t hàng

Giao di n đ n đ t hàng: