skkn khai thác microsoft office access trong quản lý học sinh

Công tác quản lý trong trường THPT là một phạm trù vô cùng rộng lớn, bảnthân tôi chỉ là một giáo viên nên không dám lạm bàn, chỉ mong bằng sự cố gắng, sự nỗ lực không ngừng, bằng cái tâm

Sáng kiến kinh nghiệm:

KHAI THÁC MICROSOFT OFFICE ACCESS

TRONG QUẢN LÝ HỌC SINH

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Từ năm học 2009-2010 Bộ Giáo dục – Đào tạo phát động chủ đề “Đổi mớicông tác quản lý để nâng cao chất lượng giáo dục” Là một giáo viên nhiều nămđứng lớp, tâm huyết cho sự nghiệp giáo dục tôi rất đồng tình và ủng hộ câu khẩuhiệu nói trên của Bộ Giáo dục – Đào tạo; được góp một phần sức mình thực hiệnkhẩu hiệu này là vinh dự cho bản thân tôi

Công tác quản lý trong trường THPT là một phạm trù vô cùng rộng lớn, bảnthân tôi chỉ là một giáo viên nên không dám lạm bàn, chỉ mong bằng sự cố gắng,

sự nỗ lực không ngừng, bằng cái tâm với nghề tôi mạnh dạn góp một phần sức lựcxây dựng các ứng dụng nhỏ hỗ trợ quý thầy cô trong hội đồng sư phạm nhà trườngquản lý tốt hơn học sinh của chính mình, giúp đánh giá đúng thực chất về trình độ,tác phong, thái độ, nhận thức… của học sinh, từng bước đưa ra các giải pháp kịpthời, hiệu quả trong hoạt động chuyên môn, góp phần ngày càng hoàn thiện hơncông tác quản lý học sinh trong nhà trường hướng đến các sản phẩm cuối cùng củagiáo dục, đó là:

- Tỷ lệ học sinh đỗ tốt nghiệp cao, số lượng học sinh đỗ vào các trường đạihọc nhiều, có học sinh giỏi các cấp cho tất cả các môn và lượng học sinh yếu kémđược giảm thiểu tối đa

- Trường học không có tệ nạn xã hội và không ai vi phạm pháp luật

- Hội đồng giáo dục nhà trường là một tập thể đoàn kết Mỗi giáo viên phải cótrách nhiệm với công việc được giao Lãnh đạo nhà trường phải biết lắng nghe chia

sẻ mọi khó khăn với giáo viên

- …

Với tâm nguyện đó, qua nhiều năm công tác, bản thân tôi đã xây dựng đượcmột số ứng dụng nhỏ trên nền tảng của Microsoft Office Access phục vụ cho côngtác quản lý học sinh và cũng đã và đang được khai thác, sử dụng hiệu quả tại đơn

vị Hôm nay, tôi trình bày sáng kiến kinh nghiệm: “Khai thác Microsoft Office

Access trong quản lý học sinh” là một sự đúc kết, chia sẻ với quý thầy cô và cũng

là dịp để bản thân nhận được những phản hồi quý báu từ quý đồng nghiệp, từngbước phát triển năng lực bản thân, góp phần ngày càng nhiều hơn nữa cho sựnghiệp giáo dục nói chung và công tác quản lý học sinh trong trường THPT nóiriêng Tôi xin chân thành cảm ơn quý đồng nghiệp, quý thầy cô giáo trong hộiđồng sư phạm nhà trường đã quan tâm, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện thuận lợi giúptôi từng bước kiện toàn những sản phẩm CNTT này

II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:

1 Cơ sở lý luận:

Cơ sở lý luận luôn là nền tảng cho mọi hoạt động cũng như chuẩn chung để

đề ra các giải pháp của đề tài Khi xây dựng các ứng dụng phục vụ công tác quản

lý học sinh, bản thân đã tìm hiểu các văn bản pháp quy có liên quan như sau:

- Luật giáo dục – Luật số 38/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng

hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày

14 tháng 6 năm 2005; có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm2006

- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật giáo dục, số 44/2009/QH12

đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XII,

kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 25 tháng 11 năm 2009; có hiệu lực thihành kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2010

- Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02/08/2006 của Chính phủ về việc

Quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành một số điều của Luật giáo dục;được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 31/2011/NĐ-CP ngày11/05/2011 của Chính phủ

- Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường

phổ thông nhiều cấp học ban hành theo Thông tư số BGDĐT ngày 28/03/2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

12/2011/TT Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục và quy trình, chu

kỳ kiểm định chất lượng giáo dục cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáodục thường xuyên ban hành kèm theo Thông tư số 42/2012/TT-BGDĐT ngày 23/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh trung học cơ sở và học sinh trung

học phổ thông ban hành kèm theo Thông tư số 58/2011/TT-BGDĐTngày 12/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Quy chế tuyển sinh trung học cơ sở và tuyển sinh trung học phổ thông

ban hành kèm theo Thông tư số 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

- Và một số văn bản khác có liên quan…

2 Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài:

2.1Tổng quan về công tác quản lý học sinh trong nhà trường:

Công tác quản lý học sinh được tiến hành thường xuyên, đều khắp trong mọihoạt động của nhà trường và luôn được quan tâm hàng đầu trong tập thể hội đồng

sư phạm Quản lý học sinh một cách toàn diện, hiệu quả là mục tiêu đã được nhàtrường đề ra ngay từ đầu mỗi năm học, thể hiện khá rõ nét quan điểm này bằng cácvăn bản cụ thể như: Phương hướng và nhiệm vụ trọng tâm; Kế hoạch chuyên môn;

Kế hoạch thi đua học tập và rèn luyện trong học sinh; Kế hoạch hoạt động ngoạikhoá;… và đã được thông qua với sự nhất trí cao trong Hội nghị công chức viênchức

Trường THPT Thanh Bình tổ chức hệ thống quản lý học sinh theo nguyên tắcphối kết hợp giữa Ban nề nếp; Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Giáo viênchủ nhiệm; Giáo viên bộ môn dưới sự quản lý chung của Thầy Hiệu trưởng và sựđiều hành trực tiếp từ 2 Phó Hiệu trưởng cho mỗi buổi học Kênh thông tin đachiều từ tất cả các thành viên tham gia trong công tác quản lý học sinh luôn được

“làm mới” hàng ngày, hàng buổi sinh hoạt của học sinh, để kịp thời đề ra nhữnggiải pháp hiệu quả, giúp ngày càng hoàn thiện chủ đề của năm học: “Năm học tiếptục đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”; tiếp tục thực hiện phongtrào thi đua “Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực” và cuộc vận động

“Mỗi thầy giáo, cô giáo là một tấm gương đạo đức, tự học và sáng tạo”

2.2Sơ nét về Microsoft Office Access:

Microsoft Office Access là một trong những phần mềm công cụ tạo ứng dụng

cơ sở dữ liệu có hiệu quả nhất cho công việc lưu trữ, tìm kiếm, sắp xếp, trích lọc và

in ấn trong việc quản lý dữ liệu của công việc hằng ngày

Với phương châm tích hợp 6 trong 1, cơ sở dữ liệu Microsoft Office Accesscho phép người dùng sử dụng những công cụ đặc biệt để xây dựng các bảng chứa

dữ liệu, truy vấn dữ liệu trên hầu hết các thao tác dữ liệu, giao diện người dùng, in

ấn và đơn thể tự động cũng như thành phần hàm và thủ tục với ngôn ngữ lập trìnhVisual Basic For Application

Dựa trên nền tảng mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, Microsoft Office Access đãthêm vào các chức năng chuyên dùng nhằm hỗ trợ cho người dùng thiết kế nhữngứng dụng mang tính chuyên nghiệp trong quản lý từ mô hình làm việc độc lập đến

mô hình mạng và kết hợp Internet Microsoft Office Access còn cung cấp một sốcông cụ hỗ trợ khác như XML, Data Access Page, transaction, ngôn ngữ SQL, chỉmục trên trường Memo, các loại bảng dạng PivotTable và một số đặc điểm tối ưukhác… Microsoft Office Access giúp người dùng phát triển cơ sở dữ liệu đa ngườidùng dựa trên những kiến thức phân tích, thiết kế hệ thống, xây dựng cơ sở dữ liệuthực tiễn, lập trình với ngôn ngữ Visual Basic For Application, Windows API, truycập dữ liệu bằng ADO và DAO, câu lệnh SQL dạng chuẩn, hàm hệ thống và một

số công cụ quản trị cơ sở dữ liệu khác…

Khai thác Microsoft Office Access một cách có hiệu quả là một trong nhữngcách đưa công nghệ thông tin vào gần hơn, sát hơn với thực tiễn công tác quản lýhọc sinh ở trường học Với phương châm này, bản thân tôi luôn cố gắng tìm tòi,học hỏi, nghiên cứu để góp phần hoàn thành mục tiêu chung của nhà trường.

2.3Sử dụng Microsoft Office Access trong quản lý học sinh:

2.3.1 Tuyển sinh đầu cấp:

Thực hiện theo kế hoạch chung của ngành, dưới sự chỉ đạo của Sở Giáo dục –Đào tạo tỉnh Đồng Nai, hằng năm nhà trường đều tiến hành công tác tuyển sinhvào lớp 10 Phần lớn các công việc xét tuyển đều được thực hiện bằng MicrosoftOffice Access, cụ thể như sau:

- Nhập liệu thông tin học sinh dự tuyển:

Đoạn mã lệnh nút “Tính điểm xét tuyển” được xây dựng bằng VBA theo tinhthần Quy chế tuyển sinh trung học cơ sở và tuyển sinh trung học phổ thông banhành kèm theo Thông tư số 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 của Bộ trưởng

Bộ Giáo dục và Đào tạo, như sau:

Private Sub TinhDiemXT_Click()

'Tao bay loi

On Error GoTo Err_TinhDiemXT_Click

'Tinh Diem Xet Tuyen cho hoc sinh hien tai

'Khong tinh cho toan bo hoc sinh tham gia du tuyen

'Thu tuc TINH TOAN BO se duoc thuc hien trong Form XET TUYEN

Dim DXT6 As Long

Dim DXT7 As Long

Dim DXT8 As Long

Dim DXT9 As Long

'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 6

Select Case Me.HK6

'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 7

Select Case Me.HK7

'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 8

Select Case Me.HK8

'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 9

Select Case Me.HK9

- Xử lý thông tin và quyết định xét tuyển theo từng tiêu chí:

Mã lệnh của nút “Xét tuyển” như sau:

Private Sub XetTuyen_Click()

'Tao bay loi

On Error GoTo Err_XetTuyen_Click

Dim db As Database

Dim dem As Integer

Dim DiemChuan As Double

Dim Dutuyen As Integer

Set rstxtuyen = db.OpenRecordset("Q_XetTuyen", dbOpenDynaset)

'Khoi tao gia tri bien

Dutuyen = Me.TongSoDuTuyen

DiemChuan = Me.ChiTieu

'Thong bao yeu cau xac nhan hanh dong

If MsgBox("Co that su muon thuc hien viec xet tuyen? (Y/N) " & Chr(13) & Chr(10) & "Neu chap nhan chon YES, chon NO de quay lai ", vbInformation + vbYesNo, "Canh bao") = vbNo Then

Exit Sub

Else

'Tinh lai toan bo diem cho tat ca hoc sinh

'neu co it nhat 1 thi sinh

If rstxtuyen.EOF = False Then

'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 6

Select Case rstxtuyen![HK6]

'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 7

Select Case rstxtuyen![HK7]

'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 8

Select Case rstxtuyen![HK8]

'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 9

Select Case rstxtuyen![HK9]

Set rstxtuyen = Nothing

MsgBox "Da thuc hien xong " & Chr(13) & Chr(10) & "Tong so thi sinh da trung tuyen: " & dem, vbInformation + vbOKOnly, "Ket qua xet tuyen"

End If

Nếu là xét tuyển theo chỉ tiêu thì thay đổi bằng đoạn mã lệnh sau:

('Xet tuyen theo chi tieu

rstxtuyen.MoveFirst

'Truong hop 1: Neu CHI TIEU > DU TUYEN

If ChiTieu > Dutuyen Then

MsgBox "CHI TIEU tuyen sinh nhieu hon SO DU TUYEN " & Chr(13) & Chr(10) & "Nen kiem tra lai" & Chr(13) & Chr(10) & Chr(13) & Chr(10) & "CO 100 % THI SINH DUOC TUYEN !", vbExclamation + vbOKOnly, "CHI TIEU >>> SO DU TUYEN !!!"

If rstxtuyen.EOF = False Then

'Truong hop 2: Neu CHI TIEU < DU TUYEN

If ChiTieu <= Dutuyen Then

Set rstxtuyen = Nothing

MsgBox "Da thuc hien xong ", vbInformation + vbOKOnly, "Thong Bao"

Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 11

2.3.2 Quản lý thông tin cá nhân học sinh:

Mỗi đầu năm học giáo viên chủ nhiệm thu thập thông tin thông qua sơ yếu lýlịch và học bạ THCS của học sinh, sau đó bổ sung hoàn thiện vào chương trìnhquản lý thông qua form nhập liệu sau:

Trang lý lịch học sinh theo Sổ gọi tên & ghi điểm:

Khi cần biết thông tin của một học sinh, giáo viên có thể dùng đến chức năngtra cứu của chương trình: theo 3 cách: theo lớp; theo tên; theo mãhọc sinh.

Mã lệnh của nút “Lý lịch học sinh”:

Private Sub LyLich_Click()

On Error GoTo Err_LyLich_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

Select Case Me.ThongTin

Case 1 stDocName =

"ThongTinHS_TraCuu"Case 2 stDocName =

"ThongTinHS_TraCuu_Ten" Case 3

stDocName =

"ThongTinHS_TraCuu_Ma" End Select

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_LyLich_Click:

Exit Sub Err_LyLich_Click:

MsgBox Err.Description Resume Exit_LyLich_Click

End SubNhững học sinh còn thiếu thông tin cơ bản đều được chương trình thống kê,lập danh sách phục vụ việc kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở của thầy lãnh đạo nhàtrường:

2.3.3 Quản lý điểm, hạnh kiểm:

Trong quá trình dạy học, kiểm tra, đánh giá kết quả học tập của học sinh làmột khâu quan trọng nhằm xác định thành tích học tập và mức độ chiếm lĩnh trithức, kỹ năng, thái độ học tập của học sinh, nó vừa đóng vai trò bánh lái, vừa giữvai trò động lực của dạy học Có nghĩa là nó có tác dụng định hướng, thúc đẩymạnh mẽ hoạt động dạy học và hoạt động quản lý giáo dục

Đối với học sinh, kiểm tra đánh giá có tác dụng thúc đẩy quá trình học tậpphát triển không ngừng Qua kết quả kiểm tra, học sinh tự đánh giá mức độ chiếmlĩnh tri thức, kỹ năng so với yêu cầu của môn học và tự mình ôn tập, củng cố bổsung, hoàn thiện học vấn bằng các phương pháp tự học với hệ thống các thao tác tưduy của chính mình Do đó, kiểm tra đánh giá chẳng những là biện pháp để hoànthiện nội dung học tập mà còn là điều kiện để rèn luyện phương pháp và hình thànhthái độ học tập tích cực cho học sinh

Đối với giáo viên, kết quả kiểm tra đánh giá vừa phản ánh thành tích học tậpcủa học sinh vừa giúp giáo viên tự đánh giá vốn tri thức, trình độ chuyên môn,năng lực sư phạm, nhân cách uy tín của mình trước học sinh Trên cơ sở đó khôngngừng nâng cao và hoàn thiện cả về trình độ học vấn, về nghệ thuật sư phạm vànhân cách người thầy giáo.

Do đó, việc quản lý điểm, hạnh kiểm có vai trò hết sức quan trọng trong côngtác quản lý học sinh đồng thời cũng là cơ sở để cấp lãnh đạo đánh giá kết quả đàotạo cả về định lượng và định tính từ đó xây dựng chiến lược giáo dục về mục tiêu,

về đội ngũ giáo viên, về vấn đề đổi mới nội dung, phương pháp và hình thức tổchức hoạt động dạy học trong nhà trường Công tác quản lý điểm, hạnh kiểm đòihỏi phải hết sức chính xác, kịp thời và phản ánh đúng thực chất thành tích học tập,rèn luyện của học sinh

Đầu mỗi năm học, sau khi ổn định sĩ số, ổn định công tác phân công chuyên

môn, chủ nhiệm các lớp bộ phận văn phòng sẽ tiến hành in Sổ ghi điểm cá nhân

cho từng giáo viên:

Theo sự phân công của lãnh đạo nhà trường, giáo viên bộ môn, giáo viên chủnhiệm tiến hành nhập điểm thành phần, thống kê số ngày nghỉ học, xếp loại hạnhkiểm học sinh từng mốc thời gian cụ thể:

Kết thúc quá trình nhập điểm, xếp loại hạnh kiểm

cho học sinh, người quản trị chương trình sẽ tiến hành

tính điểm, xếp loại học sinh bằng form sau:

Các báo cáo thống kê của chương trình sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho côngtác quản lý toàn diện học sinh:

Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 17

Mỗi học kì nhà trường 2 lần in phiếu báo điểm của học sinh gửi thông báo đếnquý phụ huynh, đây là kênh thông tin liên lạc quan trọng giữa gia đình và nhàtrường trong việc phối kết hợp giáo dục toàn diện học sinh:

Giáo viên chủ nhiệm từng lớp sẽ dùng phiếu báo điểm giữa và cuối mỗi kỳlàm cơ sở trao đổi ý kiến với phụ huynh học sinh, nhằm tìm ra các giải pháp hữuhiệu để chấn chỉnh ngay những hạn chế, yếu kém cũng như kịp thời động viên,khích lệ những nỗ lực, thăng tiến đối với từng học sinh, tạo mối liên hệ mật thiếtgiữa nhà trường và gia đình trong việc giáo dục học sinh do chính mình phụ tráchquản lý

2.3.4 Quản lý nề nếp, tác phong:

Song song với Phương hướng nhiệm vụ trọng tâm; Kế hoạch chuyên môn,…Ban ngoại khoá, Đoàn trường, Ban nề nếp đề ra Kế hoạch thi đua học tập và rènluyện; Kế hoạch hoạt động ngoại khoá; Kế hoạch thi đấu TDTT và hội khoẻ phùđổng trong học sinh nhằm tạo khí thế, thi đua học tập và rèn luyện, giúp học sinhnhận thức tốt hơn việc chấp hành nội quy, quy định trong sinh hoạt tập thể, tạo sânchơi lành mạnh, bổ ích tăng cường phát triển năng khiếu và năng lực của bảnthân… Để có thể hoàn thành tốt những mục tiêu đặt ra cần có công cụ hỗ trợ theo