bài giảng quản trị sự kiện hội nghị

Tổng Quan Về Hoạt Động Sự Kiện - Hội Nghị Các khía cạnh mục tiêu đa dạng của ngành công nghiệp du lịch  Khái niệm và bản chất của hoạt động tổ chức sự kiện - hội nghị  Vai trò và mục

Trang 4

3 NỘI DUNG CỦA HỌC PHẦN

Giải trí, ẩm thực & ghi hình trong SK-HN

Khách mời và không gian tổ chức

Dự đoán ngân sách & tính toán thời gian

Tổng quan về tổ chức sự kiện - hội nghị

Dự đoán sự kiện phát sinh

Event management

Trang 5

4 TỔ CHỨC GIẢNG DẠY VÀ ĐÁNH GIÁ

Event management

 GV trình bày phần lý thuyết theo từng chủ đề; SV tham gia đầy đủ

các buổi lý thuyết, thảo luận, thực hành và thực tế

 Mỗi SV đều phải tham gia trình bày trong phần thảo luận, thực

hành, và bài thi cuối kỳ

 SV có sáng kiến trong quá trình được cộng điểm (tối đa 2 điểm).

Trang 6

4 TỔ CHỨC GIẢNG DẠY VÀ ĐÁNH GIÁ

Trên lớp

Thực hành, thực tập

Tự nghiên cứu

Lý thuyết Bài tập Thảo

Trang 7

5 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Event management

Năm xuất bản

Nhà xuất bản

2 Julia Rutherford Silvers Professional Event 2004

John Wiley &

Trang 8

Vấn đề 1

TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC

SỰ KIỆN - HỘI NGHỊ

Trang 9

Tổng Quan Về Hoạt Động Sự Kiện - Hội Nghị

 Các khía cạnh mục tiêu đa dạng của ngành công nghiệp du lịch

 Khái niệm và bản chất của hoạt động tổ chức sự kiện - hội nghị

 Vai trò và mục tiêu của hoạt động tổ chức sự kiện - hội nghị đốivới một tổ chức

 Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện - hội nghị ở Việt Nam vàtrên thế giới

Event management

Trang 10

1.1 Các khía cạnh mục tiêu của ngành công nghiệp du lịch

Event management

 Mục tiêu và các hoạt động của ngành du lịch

 Tầm quan trọng của hoạt động sự kiện - hội nghị nói chung

Tổng quan về HĐ SK-HN

Trang 11

Event management

Định nghĩa du lịch

- Đi du lịch để vui chơi, giải trí hoặc nhằm mục đích

kinh doanh;

- Là việc thực hiện chuyến đi khỏi nơi cư trú, có tiêu

tiền, có thể lưu trú qua đêm và có sự trở về.

Mục tiêu và các hoạt động của ngành công nghiệp du lịch

Trang 12

- Hoặc nhằm mục đích kinh doanh

Trang 13

Event management

 MICE là loại hình du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, triển lãm, tổ chức

sự kiện, du lịch khen thưởng của các công ty cho nhân viên, đối tác.

 Đoàn chuyên gia WTO cho rằng: Việt Nam có tiềm năng rất lớn pháttriển MICE và nếu phát triển MICE sẽ là đối thủ đáng ngại của Singapore (trung tâm thu hút MICE lớn nhất Đông Nam Á hiện nay).

Trang 14

Event management

Meeting (hội họp)

Incentive (khen thưởng)

Convention (hội nghị, hội thảo)

Exhibition (triển lãm)

Trang 15

Event management

• Các đoàn khách MICE thường rất đông; mức chi tiêu cao hơn khách đi tour bình thường (ban tổ chức các hội nghị quốc tế bao giờ cũng đặt phòng cho khách ở khách sạn 4 - 5 sao).

• MICE hiện là loại hình du lịch mang lại nguồn thu rất lớn cho ngành du lịch ở các nước.

Trang 16

Event management

Tầm quan trọng của hoạt động sự kiện - hội nghị

 Sự kiện và Tổ chức sự kiện có khả năng ảnh hưởng lớn đối với đờisống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của một quốc gia, một khu vực hoặc cộng đồng.

 Kiến thức về tổ chức sự kiện rất cần thiết đối với những người làmcông tác quan hệ công chúng (Public Relation).

 Việc phát triển hệ thống kiến thức về QTSK và đưa TCSK thànhchương trình đào tạo bậc cử nhân trong nhà trường ĐH sẽ góp phần thúc đẩy ngành kinh tế dịch vụ này phát huy khả năng đem lại lợi nhuận cao và đóng góp nhiều mặt vào sự phát triển của XH.

1.1 Các khía cạnh mục tiêu của ngành công nghiệp DL

Trang 17

Event management

Tầm quan trọng của hoạt động sự kiện - hội nghị

1.1 Các khía cạnh mục tiêu của ngành công nghiệp DL

 Đối với ngành Quan hệ công chúng, TCSK là một trong những nộidung quan trọng.

 TCSK - công cụ để các DN, tổ chức cùng lúc đạt được nhiều mụctiêu liên quan đến việc chuyển tải thông điệp, xây dựng hình ảnh, thu lợi nhuận về kinh tế, quảng bá văn hóa, tạo cơ hội giải trí.

Trang 18

Event management

Khái niệm

1.2 Khái niệm và bản chất của HĐ TCSK-HN

“TCSK là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động, với các tư liệu lao động, cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công

cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian

và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự SK những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.”

(Lưu Văn Nghiêm, 2009)

Trang 19

Event management

TCSK là một quá trình hoạt động Quá trình này kéo dài về̀ thời gian; không gian cụ thể.

 TG chuẩn bị SK; TG thực hiện SK, và TG sau SK

 Công việc chuẩn bị SK; công việc trong SK; và công việc sau SK

Bản chất

Trang 20

Event management

Công việc chuẩn bị SK

- Tùy theo loại hình sự kiện mà có sự hệ thống theo những kịch bản

riêng; Được bắt đầu từ việc nghiên cứu lập kế hoạch và dự đoán ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện.

Công việc trong SK

- Gồm toàn bộ các công việc diễn ra từ khi sự kiện khai mạc tới khi

sự kiện kết thúc.

Công việc sau SK

- Công việc sau sự kiện có tác động điều chỉnh, bổ sung thông điệp

đã được truyền đạt trong SK, do vậy chúng có vị trí rất quan trọng.

Trang 21

Event management

Sơ đồ 1 Quy trình tổ chức sự kiện - hội nghị

Lập kế hoạch & Dự toán ngân sách

Chuẩn bị sự kiện Khai mạc sự kiện Công việc trong sự kiện

Bế mạc sự kiện

Trang 22

Event management

Thành viên tham gia TCSK-HN và mối quan hệ giữa họ

Chủ sở hữu sự kiện

- Là người có nhu cầu tổ chức sự kiện; Có thể là cá nhân hoặc cơ

quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể có nhu cầu truyền đạt thông điệp tới đối tượng nhận tin;

- Là người đầu tư cho hoạt động sự kiện.

Nhà TCSK là những thành viên tổ chức hoạt động SK chuyên nghiệp.

Trang 23

Event management

Đối tượng tham gia SK là các khách mời theo yêu cầu của chủ SK.

o Tùy theo yêu cầu của chủ SK mà đối tượng tham dự khác nhau.

o Chủ sự kiện là các doanh nghiệp thì khách mời của họ phải hướng

tới khách hàng mục tiêu và công chúng.

o Chủ sự kiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời SK sẽ là các cá

nhân thuộc đối tượng mà tổ chức đoàn thể đó thu hút.

Thành viên tham gia TCSK-HN và mối quan hệ giữa họ

Trang 24

1.3 Vai trò và mục tiêu của hoạt động TCSK-HN đối

với một tổ chức

Trang 25

Event management

Mục tiêu

Quảng bá, đánh bóng thương hiệu:

- Sự thành công của các SK-HN được xem là sự thành công quan trọng

của quá trình xây dựng thương hiệu của chủ sở hữu SK-HN đó.

- Mục đích của loại sự kiện này nhằm tạo ấn tượng mạnh đối với

khách tham dự để giúp nâng cao giá trị thương hiệu của tổ chức đối với khách tham dự.

Trang 26

Event management

• Hiểu rõ và giữ chân khách hàng: Người có nhu cầu TCSK phải đặt

nhu cầu ngay từ đầu đối với nhà tổ chức Trên cơ sở đó mới có được kịch bản đúng và công việc chuẩn bị mới xác thực.

• Thu hút kênh truyền thông: Bất kỳ một sự kiện nào thực hiện cũng

nhằm đạt được mục tiêu truyền thông nào đó.

• Thu hút khách hàng mới: Mức độ thành công của một sự kiện được

đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.

Mục tiêu

Trang 27

Event management

• Giới thiệu sản phẩm mới

• Hiểu rõ nhân viên

Trang 29

Event management

• Phát triển và quảng bá cho các doanh

nghiệp tài trợ

• Thúc đẩy sự phát triển kinh tế cho các

bên tham gia

• Củng cố và gắn kết tinh thần đoàn kết

đối với người dân các nước tham dự

Tầm quốc gia hay quốc tế

Mục tiêu

Trang 30

Event management

1.4 Tổng quan về thị trường TCSK-HN ở Việt Nam và trên

thế giới hiện nay

Thị trường TCSK-HN ở Việt Nam

 Nhu cầu về TCSK ở Việt Nam rất lớn Mỗi năm có hàng triệu

sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức nhưng khả năng cung ứng hiện nay có hạn.

 Phần lớn các sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức

KT-XH, các doanh nghiệp, các cơ quan khối công quyền.

 Số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập thấp

hoặc rơi vào những loại sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ, v.v…

Trang 31

Event management

 Khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân cao hơn thì khả năng

thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều Nhu cầu về chi tiêu cho TCSK ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục tỉ đồng.

 Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với

văn hóa đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao.

Trang 32

Event management

 Về cung ứng, hoạt động cung ứng TCSK hiện nay chưa thành một ngànhdịch vụ độc lập; số công ty chuyên nghiệp kinh doanh TCSK còn rất ít.

 Những sự kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế là những sự kiện dài ngàydiễn ra trong phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt, đó là Ban tổ chức.

 Nhìn chung hoạt động cung ứng TCSK chất lượng dịch vụ còn thấp, chi

phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp.

 Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước

ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này.

Trang 33

Trang 34

Bài tập 1

Mỗi nhóm tìm hiểu 1 công ty tổ chức sự kiện.

 Lịch sử thành lập và phát triển

 Các sự kiện đã tổ chức? sự kiện nào nổi bật nhất?

 Báo chí/ công chúng nhìn nhận như thế nào về công ty?

 Thời gian trình bày: 14/4/2014, mỗi nhóm 5 phút

 Nộp bài qua email, thời hạn: 8:00 13/4/2014

 Đặt tên file theo công thức:

<BT1_TenCongTy_Intro_TenNhom_Lop>

 VD: BT1_Royal_Intro_Team1_53DL

Trang 35

Bài tập 2

Mỗi nhóm tìm hiểu 1 công ty tổ chức sự kiện.

 Lịch sử thành lập và phát triển

 Các sự kiện đã tổ chức? sự kiện nào nổi bật nhất?

 Báo chí/ công chúng nhìn nhận như thế nào về công ty?

 Thời gian trình bày: 14/4/2014, mỗi nhóm 5 phút

 Nộp bài qua email, thời hạn: 8:00 13/4/2014

 Đặt tên file theo công thức:

Thị trường TCSK-HN trên thế giới

Trang 36

Vấn đề 1 Tổng quan về hoạt động sự kiện - hội nghị

Event management

1.5 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU VÀ NỘI DUNG MÔN HỌC

1.5.1 Đối tượng nghiên cứu của môn học

1.5.2 Nội dung môn học

1.5.3 Tố chất cần có của người tham gia nghề

TCSK-HN

Trang 37

Event management 1.5 Đối tượng nghiên cứu và nội dung môn học

1.5.1 Đối tượng nghiên cứu của môn học

 Môn học TCSK tập trung nghiên cứu, xác định

rõ mục đích yêu cầu của sự kiện trong nhữngbối cảnh cụ thể của môi trường với chủ sự kiện

và đối tượng sự kiện hướng tới, xem xét cácmối quan hệ được hình thành giữa các thành

Trang 38

1.5.1 Đối tượng nghiên cứu của môn học

 Nghiên cứu phương pháp chung nhất xây dựng

và thực hiện quá trình TCSK

 Nghiên cứu phương pháp xác định thời gian,

không gian và môi trường sự kiện

 Nghiên cứu phương pháp tổ chức thực hiện bao

gồm việc phân phối nguồn lực thực hiện quản trị các hoạt động chuẩn bị, hoạt động sự kiện và sau sự kiện

Trang 39

1.5.2 Nội dung môn học

 Môn học Quản trị sự kiện - hội nghị hướng đến

trang bị cho người học các quy trình của việc quản

lý và tổ chức các SK và HN;

 Đồng thời cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ

bản cần thiết cho người học để làm việc trong các công ty, tổ chức hoạt động TCSK-HN, quan hệ công chúng… trong ngành du lịch nói chung.

Trang 40

1.5.2 Nội dung môn học

Để học tốt môn Quản trị sự kiện - hội nghị người học

cần củng cố kiến thức của các môn học khác như:

Trang 41

 Giúp người học nhận thức rõ các khái niệm;

 Nhận dạng được môn QTSK-HN;

 Nội dung của hoạt động TCSK-HN;

 Nhận thức được ý nghĩa xã hội của hoạt động TCSK

Có cái nhìn tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện của thế giới và Việt Nam hiện nay.

Vấn đề 1: Tổng quan về hoạt động SK-HN

Trang 42

Vấn đề 2

Dự đoán ngân sách & Tính toán thời gian

việc dự trù kinh phí cho những khoản mà ta

dựng và hoạt động sự kiện

Trang 43

Vấn đề 3

Khách mời và không gian TCSK

• Lên danh sách khách mời, thiết kế thiệp mời

• Tổ chức đưa đón khách

• Các vấn đề về truyền thông, báo chí

• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

• Cách bố trí không gian thực hiện sự kiện sao cho

Trang 44

Vấn đề 4

Giải trí, ẩm thực và ghi hình

• Xác định sự cần thiết và cách lựa chọn hoạt động giải trí cho SK; cách xen kẽ các hoạt động giải trí trong các sự kiện diễn ra trong thời gian dài;

• Hiểu các nguyên tắc ghi hình trong một sự kiện;

• Các nguyên tắc tổ chức ăn uống trong các loại hình

sự kiện; Cách xác định phạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới.

Trang 45

Vấn đề 5

Dự đoán và xử lý sự kiện phát sinh

• Định hướng và vẽ ra được các loại rủi ro có thểxảy ra của từng loại hình sự kiện

• Các giải pháp khắc phục những tình huống phátsinh cũng như những rủi ro trong sự kiện,

Trang 46

1.5.3 Tố chất cần có của người tham gia nghề TCSK- HN

Trang 47

Event management

1.5 Đối tượng nghiên cứu và nội dung môn học

1.5.3 Tố chất cần có của người tham gia nghề TCSK- HN

Sáng tạo

Trang 48

Event management

Tri thức

Trang 49

Event management

Chu đáo

Trang 50

Event management

Năng động

Trang 51

Event management

Trang 52

Làm việc nhóm, chuyên môn hóa

công việc (Team working &

specializing understanding)

Tập trung, thận trọng, kỷ luật và tôn

trọng ý kiến người khác

Trang 53

Event management

Trang 54

Event management

Có khả năng thiết lập nghệ thuật tốt

Trang 55

Event management

Có niềm đam mê

Trang 56

Event management

Sức khỏe

Trang 57

Event management

Trang 58

Event management

Sự kết hợp của các tố chất trên

sẽ giúp nhà tổ chức có thể hoạchđịnh tổ chức một sự kiện “đẹp” vàbiết cách xoay sở tình thế trongmọi tình huống

Định dạng
Số trang	270
Dung lượng	14,9 MB