nợ phải thu và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nợ phải thu

- Nợ không có khả năng thu hồi nợ khó đòi: đây là những khoản nợ đã quáhạn thanh toán mà khách hàng vẫn không trả được hoặc những khoản nợ mà doanh nghiệp sau khi thẩm định thấy khách hà

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng em Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực, xuất phát từ tình hình thực

tế của đơn vị.

Người thực hiện

Trần Minh Tuấn

Để thúc đẩy cỗ máy kinh tế đó hoạt động tốt các doanh nghiệp, các tổ chứckinh tế cũng như mọi cá nhân đã đang và sẽ nỗ lực không ngừng trong khảnăng có thể để làm lành mạnh doanh nghiệp, đưa doanh nghiệp hoạt động hiệuquả hơn Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi nềnkinh tế thị trường ngày càng phát triển đó là các quan hệ tín dụng ngày càng trởnên đa dạng và phức tạp, chính từ đó sự phát sinh nợ đã trở thành một yếu tốtất nhiên trong hoạt động kinh doanh, trong đó bao gồm cả tín dụng ngânhàng và tín dụng thương mại Tình trạng nợ nần này phải được nhìn từ cả haikhía cạnh: từ phía người cho vay (bên cung cấp tín dụng hay là chủ nợ) và phíangười đi vay (bên nhận tín dụng hay khách nợ), và đôi khi phải tính đến cảnhững yếu tố thị trường nữa (những tác nhân bên ngoài ảnh hưởng tới quan hệtín dụng của cả hai bên).

Hiện nay ở nước ta nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với rủi ro tíndụng rất cao trong đó rủi ro rủi ro về tổn thất nợ khó đòi là một trongnhững nhân tố cần được kiểm soát chặt chẽ Trong nhiều trường hợp, tổn thất

nợ khó đòi giữa các doanh nghiệp đang tiếp tục gia tăng làm suy giảm nănglực cạnh tranh của các doanh nghiệp, thậm chí dẫn tới nguy cơ phá sản Trướcnền kinh tế đã được hội nhập, trước môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt,vấn đề quản lý công nợ phải thu và xử lý nợ khó đòi đã và đang trở nên vô

cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay Nhận thấy tínhcần thiết của việc quản lý công nợ phải thu và xử lý nợ khó đòi ở doanhnghiệp, qua quá trình thực tập ở công ty cổ phần May I Hải Dương em đã đi sâu

tìm hiểu tình hình hoạt động của công ty và đã quyết định chọn đề tài: “Nợ phải thu và một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lí nợ phải thu của công ty cổ phần May I Hải Dương”.

Nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về quản lý nợ phải thu của doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng quản lý khoản nợ phải thu của công ty may I Hải Dương

Chương 3: Một số biện pháp chủ yếu để nâng cao hiệu quả quản lý nợ phải thu của của công ty may I Hải Dương trong thời gian tới.

Do hạn chế về hiểu biết cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên trong quátrình viết đề tài này, em đã gặp rất nhiều khó khăn Nhưng sau những cố gắng

nỗ lực của bản thân và sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn, các cô chú,anh chị ở phòng thực tập, em đã hoàn thành đề tài này

Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các bạn để bài viết đượchoàn thiện hơn Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo –TS.Nguyễn Thị Hà, các cán bộ ở các phòng ban Công ty may I Hải Dương đã gópphần giúp em hoàn thành đề tài này

Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2013

Sinh viên:

Trần Minh Tuấn

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NỢ PHẢI THU VÀ HIỆU QUẢN LÝ NỢ

PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP

1 Nợ phải thu của doanh nghiệp

Qua bảng CĐKT ta nhận thấy nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trongtài sản của doanh nghiệp Nó phát sinh trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cũng như một

số trường hợp khác liên quan đến bộ phận vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụngtạm thời như cho mượn ngắn hạn, chi hộ cho đơn vị bạn hoặc cấp

trên, giá trị tài sản thuế mà chưa xử lý…

Nói một cách ngắn gọn, nợ phải thu là số tài sản của đơn vị nhưng đang bị các tổ chức hay tập thể, cá nhân khác chiếm dụng mà đơn vị có trách nhiệm thu hồi Những tài sản đó là những khoản phát sinh trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với các đối tác.

1.1.2 Phân loại nợ phải thu

Vì nợ phải thu là mối quan hệ giữa chủ nợ - khách nợ thông qua đốitượng nợ Đối tượng nợ ở đây chính là những khoản tiền, giá trị mà khách nợđang chiếm dụng của công ty và chưa thanh toán Để tiện theo dõi các khoảnphải thu ta có thể phân loại nợ phải thu theo khách nợ Nợ phải thu bao gồm:phải thu khách hàng, trả trước cho người bán, thuế GTGT được khấu trừ,phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác Trong đó phải thu khách hàngchiếm tỷ trọng lớn nhất trong nợ phải thu thường xuyên phát sinh trong quátrình mua bán, trao đổi hàng hoá và cũng là khoản phải thu gặp nhiều rủi ro

về khả năng thu hồi vốn Chính vì thế nghiệp vụ quản lý nợ tập trung chủ yếu

về quản lý các khoản phải thu khách hàng và các khoản trả trước cho nhà cungcấp Do đó trong đề án này em xin đi sâu phân tích về khoản phải thu kháchhàng và quản lý nợ phải thu khách hàng

Nợ phải thu bao gồm:

1.1.2.1 Phải thu khách hàng

Phải thu khách hàng là khoản tiền mà khách hàng đã mua nợ doanh nghiệpkhi khách hàng này đã được doanh nghiệp cung cấp hàng hoá, dịch vụ nhưngchưa thanh toán tiền cho doanh nghiệp

Tuỳ theo khả năng thu hồi, thời gian thu hồi, hình thức bảo lãnh, khách

nợ thì các khoản phải thu khách hàng lại được phân ra như sau:

a Theo khả năng thu hồi, phải thu khách hàng bao gồm:

- Nợ có khả năng thu hồi: Đây là những khoản phải thu vẫn còn hạn thanhtoán và khách hàng vẫn đang hoạt động kinh doanh tốt Những khoản phảithu như thế này có thể đem lại cho doanh nghiệp những mối quan hệ tốt vớikhách hàng là động lực thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm

- Nợ không có khả năng thu hồi (nợ khó đòi): đây là những khoản nợ đã quáhạn thanh toán mà khách hàng vẫn không trả được hoặc những khoản nợ

mà doanh nghiệp sau khi thẩm định thấy khách hàng không thể trả được ngay

cả khi thời hạn thanh toán vẫn còn do khách hàng gặp phải một số những khókhăn không thể tiếp tục kinh doanh để trả nợ

Việc xếp loại nợ phải thu khách hàng vào nợ khó đòi rất quan trọng vì nóliên quan tới việc xử lý khoản nợ đó khi khách hàng không thể trả nợ được,doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra khoản chi phí cho việc thu hồi và phải trích lập dựphòng đề phòng rủi ro không thu hồi được nợ và có những biện pháp xử lý kịpthời tránh tổn thất cho doanh nghiệp Ta có thể đi sâu tìm hiểu nợ khó đòi nhưsau:

Khái niệm: Nợ khó đòi là các khoản nợ đã quá thời hạn thanh toán, doanh nghiệp đã áp dụng các biện pháp xử lý như đối chiếu, xác nhận, đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được.

Các khoản phải thu được coi là các khoản nợ khó đòi khi nó đảm bảo cácđiều kiện sau:

- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ướcvay nợ hoặc các cam kết nợ khác

- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng các tổ chức kinh tế (cáccông ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng…) đã lâm vàotình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ

trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành ánhoặc đã chết.

- Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như không có khả năng thuhồi và được xử lý theo qui định

Phân loại nợ quá hạn:

Ta có thể dựa vào “tuổi” của các khoản nợ cùng với tình hình hoạt động củadoanh nghiệp để phân loại nợ khó đòi Theo cách đó ta có 2 loại nợ khó đòisau:

Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán: đây là những khoản nợ của khách hàng

đã qua hạn phải trả nhưng do một lý do nào đó mà khách hàng đó không thể trảđược Đối với khoản nợ khó đòi này, ta có thể phân ra làm các loại sau:

- Khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 3 tháng đến dưới 1 năm

- Khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 1 năm đến dưới 2 năm

- Khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 2 năm đến dưới 3 năm

- Khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 3 năm trở lên

Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào

tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn,đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hànhán…

Các khoản nợ đã quá hạn thanh toán trên 3 năm hoặc chưa quá hạn thanhtoán nhưng tổ chức kinh tế vay nợ không có khả năng trả nợ được nữa thìđược coi như khoản nợ không có khả năng thu hồi

b Theo thời gian thu hồi, nợ phải thu bao gồm:

- Nợ trong hạn: những khoản tiền hàng mà khách hàng chưa thanh toán chodoanh nghiệp nhưng vẫn còn trong thời hạn qui định trong hợp đồng mua bánthì được coi là những khoản phải thu trong hạn Thời hạn qui định trong hợpđồng được doanh nghiệp và khách hàng thoả thuận khi bắt đầu ký

hợp đồng mua bán trao đổi hàng hoá Thời hạn này được qui định tuỳ theotừng đối tượng khách hàng.

- Nợ quá hạn: là những khoản nợ phải thu đã vượt quá thời hạn qui định trả nợtrong hợp đồng trao đổi hàng hoá mà khách nợ vẫn chưa thanh toán tiềncho doanh nghiệp Đối với những khoản nợ này thì rủi ro không thu hồi được

nợ là rất cao do khi gần đến hạn thanh toán thường doanh nghiệp sẽ có nhữngbiện pháp thúc giục khách nợ thanh toán tiền hàng nhưng khách hàng vẫnchưa thanh toán được khi thời hạn thanh toán đã hết chứng tỏ những khoản nợnày có vấn đề và cần phải theo dõi để xử lý kịp thời

c Theo hình thức bảo lãnh, nợ phải thu bao gồm:

Theo hình thức này, doanh nghiệp khi trao đổi hàng hoá việc thu tiền về ngayhay còn cho đối tác nợ lại dựa trên uy tín của đối tác đối với doanh nghiệp Cóhai hình thức nợ như sau:

- Nợ có bảo lãnh: thường áp dụng với những khách hàng mới xuất hliện trênthị trường mà doanh nghiệp chưa nắm được tình hình hoạt động kinh doanhcủa nó; với những khách hàng mà đã từng có những dấu hiệu làm ăn thua lỗhay có những bằng chứng chứng minh khách hàng này thường hay thiếu nợ vớinhững đối tác khác trong kinh doanh Với những khách hàng này doanh nghiệpcần phải theo dõi sát sao quá trình hoạt động để kịp thời nắm bắt tình hình và

xử lý khi những khách hàng này có biểu hiện không bình thường trong kinhdoanh

- Nợ không có bảo lãnh: thường áp dụng với những khách hàng lâu năm củadoanh nghiệp; những khách hàng có uy tín trong hoạt động kinh doanh, trongmối quan hê với đối tác Đây là những khách hàng lớn không chỉ có uy tín vớidoanh nghiệp mà còn có uy tín với các doanh nghiệp khác trên thị trườnghoạt động của nó Đối với những khách hàng như thế này, trong quan hệmua bán doanh nghiệp không cần đòi hỏi phải có tài sản đảm bảo hay

những khoản cầm cố, bảo lãnh Làm việc dựa trên uy tín như thế này sẽ giữđược mối quan hệ hợp tác lâu dài, từ đó cũng sẽ làm tăng uy tín của doanhnghiệp do doanh nghiệp có những đối tác rất uy tín trên thị trường hoạt độngkinh doanh.

d Theo tính chất của khách nợ

Đối với quản lý công nợ phải thu việc phân loại khách hàng theo mối quan hệlàm ăn lâu dài là rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng tới các quyết định trong chínhsách tín dụng cũng như thời hạn tín dụng, hạn mức tín dụng mà doanh nghiệpquyết định đưa ra cho khách hàng trong các trao đổi

- Phải thu của khách hàng mới

- Phải thu của khách hàng lâu năm

1.1.2.2 Trả trước cho người bán

Trả trước cho người bán là khoản tiền mà doanh nghiệp đặt trước cho ngườibán để nhận hàng nhằm mục đích nhận chiết khấu từ phía khách hàng là nhàcung cấp Doanh nghiệp trả tiền hàng trước cho người bán còn nhằm mục đíchđảm bảo nhận được hàng khi thị trường đang khan hiếm hàng hoá đó, khi nhàcung cấp có quá nhiều đối tượng muốn mua hàng Tuy nhiên trong quá trìnhhoạt động ít doanh nghiệp đặt tiền hàng trước mà thường có xu hướng chiếmdụng vốn của đối tác hơn

1.1.2.3 Thuế GTGT được khấu trừ (đối với các doanh nghiệp trả thuế

GTGT theo phương pháp khấu trừ)

Là phần thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả Thôngthường các doanh nghiệp sản xuất hàng hoá thường mua nguyên vật liệubao gồm cả thuế GTGT đầu vào Doanh nghiệp sử dụng những nguyên vậtliệu đó để sản xuất ra hàng hoá bán ra thị trường với giá thanh toán bao

gồm cả thuế GTGT đầu ra Nếu thuế GTGT đầu ra > thuế GTGT đầu vào thìdoanh nghiệp sẽ nộp lại cho NSNN khoản dôi ra đó Ngược lại, thuế GTGTđầu ra < thuế GTGT đầu vào thì doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế GTGT.Nhưng trong kỳ hoạt động doanh nghiệp chưa được NSNN hoàn trả thì khoảnthuế GTGT được khấu trừ đó sẽ được ghi vào công nợ phải thu NSNN.

1.1.2.4 Phải thu nội bộ

Thường phát sinh trong các doanh nghiệp có sự phân cấp kinh doanh, quản lý

và công tác kế toán Nó bao gồm các khoản vốn , kinh phí đã cấp cho cấp dưới,các khoản thu hộ, chi hộ giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc và các khoảnkhác

1.1.2.5 Các khoản phải thu khác

Là các khoản phải thu không thuộc các khoản phải thu trên Cụ thể các khoảnphải thu khác bao gồm khoản thu do bắt bồi thường, khoản thu về khoản

nợ tiền hoặc vật tư có tính chất tạm thời, trị giá tài sản thuế chưa xử lý…

1.1.3 Nguyên nhân dẫn tới nợ phải thu của doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp, để quản lý nợ một cách có hiệu quả không nhữngphải thực hiện những biện pháp kiểm soát chính mình mà còn phải hiểu rõnhững nguyên nhân phát sinh nợ từ những nợ thông thường đến những khoản

nợ phải thu khó đòi

1.1.3.1 Nguyên nhân hình thành nợ trong hạn

Trong quá trình hoạt đông kinh doanh hầu hết các doanh nghiệp đều phátsinh các khoản phải thu nhưng ở các mức độ nhiều ít khác nhau Nguyên

nhân chủ yếu hình thành nên các khoản phải thu chính là từ chính sách hoạtđộng của doanh nghiệp Trong đó chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhấtđến các khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính trong doanhnghiệp Giám đốc tài chính có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soátkhoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro vàkiểm soát các khoản phải thu liên quan chặt chẽ tới việc đánh đổi giữa lợinhuận và roi ro Nếu không bán chịu hàng hoá thì sẽ mất đi cợ hội bán hàng,

do đó mất đi lợi nhuận Nếu bán chịu hàng hoá nhiều thì chi phí cho khoảnphải thu tăng và nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, vì vậy, rủi ro khôngthu hồi được nợ cũng gia tăng Từ đó vấn đề đặt ra ở đây là doanh nghiệp cần

có chính sách bán chịu hàng hoá thích hợp Và đương nhiên để kích thích tiêuthụ hàng hoá không một doanh nghiệp nào lại thu tiền hàng ngay khi giaohàng cho khách hàng, bao giờ cũng có chính sách tín dụng ưu đãi cho kháchhàng với hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng, chính sách chiết khấu… hợp lý.Chính vì thế trong một kỳ kinh doanh bao giờ doanh nghiệp cũng có cáckhoản phải thu khách hàng

Ngoài ra còn có một số yếu tố làm phát sinh các khoản phải thu như tìnhhình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm….Tuy nhiên khi cácyếu tố này xảy ra thì nó tác động đến toàn bộ hoạt động sản xuất của doanhnghiệp chứ không riêng gì các khoản phải thu và phải có những biện pháp điềuchỉnh trong toàn doanh nghiệp

1.1.3.2 Nguyên nhân dẫn tới nợ khó đòi ở doanh nghiệp

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến nợ khó đòi mà ta có thể thống kê đượcnhư sau:

Các nguyên nhân chủ quan (từ phía doanh nghiệp):

Do chính sách của doanh nghiệp như chính sách bán chịu, chính sách

chiết khấu hay thời hạn thu hồi nợ… Như đã nêu ở trên khi doanh nghiệpmuốn đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận nên đãnới lỏng các tiêu chuẩn tài chính, hạ thấp các tiêu chuẩn này xuống tạo điềukiện cho các doanh nghiệp có tiêu chuẩn tài chính thấp cũng có thể mua chịuhàng hoá Điều này mở rộng mạng lưới khách hàng cho doanh nghiệp nhưngđồng thời cũng làm tăng rủi ro trong việc thu hồi nợ.

Do năng lực yếu kém của nhân viên quản lý công nợ và nhân viên thẩmđịnh tài chính khách hàng của doanh nghiệp Các nhân viên có năng lực yếukém có thể đưa ra những nhận định sai về năng lực tài chính của khách hàngdẫn tới sai sót trong chính sách cho vay hay bán chịu của doanh nghiệp, điềunày ảnh hưởng tới giá trị các khoản phải thu của doanh nghiệp nó sẽ làm tăngcác khoản phải thu nếu như khách hàng của doanh nghiệp có khả năng tài chínhkém nhưng lại được ưu đãi trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp Hoặccũng có những nhân viên thiếu trách nhiệm trong công việc Làm việc khôngđúng với trách nhiệm cũng như sự tín nhiệm của công ty dẫn tới những thiếusót trong chính sách tín dụng cũng ảnh hưởng tới giá trị các khoản phải thu.Đây là nguyên nhân xuất phát tự đạo đức trong công việc hay còn gọi là đạođức nghề nghiệp

Nguyên nhân khách quan:

Thứ nhất, từ phía doanh nghiệp là khách hàng:

Do năng lực yếu kém của bản thân doanh nghiệp vay nợ Trong nhiều trườnghợp, phía người mua trả chậm có những sai sót chủ quan, thậm chí cố ý khônghoàn trả món nợ; các khoản này thuộc nhóm rủi ro đạo đức Một số công

ty trong ngành xây dựng trúng thầu công trình với giá trúng thầu quá thấp,thua lỗ và không thể trả nợ đúng hạn thậm chí có nguy cơ phá sản Nhiều doanhnghiệp không dự đoán đúng thị trường, mức bán hàng và doanh số, quyếtđịnh mua một khối lượng hàng hoá quá lớn, thanh toán trả chậm nhưng

không thể bán được hàng hoặc các nguyên nhân khác làm ứ đọng hàng háodẫn tới việc không thể thanh toán các khoảnt nợ phải trả Nhiều doanh nghiệpchưa có khả năng kiểm soát nguồn tiền của doanh nghiệp, mất cân đối vềluồng tiền, dẫn đến mất khả năng thanh toán.

Do đối tác của doanh nghiệp là khách hàng vay nợ lâm vào tình trạng khôngthể hoàn trả nợ làm cho khách hang của doanh nghiệp khó có khoản tiền đểtrả cho doanh nghiệp

Thứ hai: Sự biến động của thị trường và các rủi ro trong kinh doanh Trong

điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt làm cho doanh nghiệp không có khảnăng thích ứng kịp thời, kinh doanh khó khăn dẫn đến tình trạng mấu khả năngthanh toán Trong điều kiện hội nhập và cạnh tranh quốc tế hiện nay, cần đặcbiệt chú ý đến những biến động trong ngoại thương, chẳng hạn như sự biếnđộng của tỷ giá, biến động giá xăng dầu, vật liệu xây dựng, nguyên liệu… Thứba: Sự thay đổi trong chính sách kinh tế vĩ mô có ảnh hưởng rất lớn tới tìnhhình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó có thể là nguồn động lực thúcđẩy doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhưng cũng có thể là rào cản trong sựphát triển của các doanh nghiệp Tuy nhiên khi đề cập đến phát sinh nợ tồnđọng ta chỉ đề cập các bất lợi mà chính sách kinh tế vĩ mô mang tới cho kháchhàng Các thay đổi trong chính sách kinh tế vĩ mô quan trọng nhất đó là thayđổi về thuế quan Ví dụ như Việt Nam tăng thuế nhập khẩu sẽ làm tăng giá sảnphẩm nhập khẩu vào=>giảm tiêu dùng=>doanh thu của các doanh nghiệp báncác mặt hàng nhập khẩu giảm xuống Nhưng khi chính phủ giảm thuế nhậpkhẩu các mặt hàng nước ngoài thì các mặt hàng này lại bán chạy trong nướclàm cho các doanh nghiệp trong nước phải cạnh tranh mạnh hơn trên thịtrường trong nước Khi đó các doanh nghiệp sẽ thúc đẩy mạnh hơn các chínhsách nhằm tăng tiêu thụ sản phẩm và chính sách tín dụng trong đó có chínhsách bán chịu cũng không nằm ngoài sự thay đổi đó Điều này làm cho khoản

phải thu của các doanh nghiệp chư nợ sẽ tăng lên.

Môi trường pháp lý cũng có thể làm phát sinh nợ khó đòi nếu sự thay đổi vềpháp lý ảnh hưởng tới hoạt động của người vay, làm cho người vay gặp khókhăn trong hoạt động kinh doanh và dẫn tới những khó khăn trong việc thanhtoán nợ

Như vậy bất cứ nguyên nhân nào cũng có khả năng dẫn tới khoản nợ phảithu tuy nhiên tình hình hoạt đông kinh doanh của khách hàng là nguyên nhântrực tiếp và quan trọng nhất trong việc nảy sinh các khoản nợ khó đòi ở doanhnghiệp Do đó việc thường xuyên theo dõi, đánh giá năng lực của bạn hàng làđiều vô cùng cần thiết trong công tác quản lý các khoản nợ phải thu khó đòi

1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy mô nợ phải thu của doanh nghiệp

Quy mô nợ phải thu của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào chính sách củadoanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu hìnhthành muốn thu hút khách hàng, doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô sản xuấtphải quảng cáo sản phẩm tới các khách hàng mới, hoặc khi Nhà nước áp dụngchính sách tiền tệ mở rộng, làm lãi suất giảm, khi đó quy mô nợ phải thu được

mở rộng, doanh nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng thông qua các khoản phảithu bằng chính sách bán chịu, doanh nghiệp đạt được mục đích là tăng doanhthu bán hàng mà lại tạo được mối quan hệ tốt với khách hàng, giữ chân kháchhàng cũ, thu hút được thêm khách hàng mới

Ngược lại, những doanh nghiệp đang trong thời kỳ khó khăn, hoặc dochính sách tiền tệ thắt chắt của Nhà nước khiến doanh nghiệp thắt chặt quy môtín dụng, giảm quy mô nợ phải thu

Ngoài ra quy mô công nợ còn chịu ảnh hưởng vào giá cả sản phẩm, địabàn hoạt động, đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp đang nhắm tới, thịtruờng tiềm năng, cơ hội kinh doanh, đối thủ cạnh tranh,…

1.1.5 Tác động của nợ phải thu đối với hoạt động của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô nợ phải thu đồng nghĩa với việc doanhnghiệp đang cấp cho khách hàng một khoản tín dụng, việc cấp tín dụng này nếutrong thời gian dài có thể ảnh hưởng đến nguồn vốn lưu động, đến khả năngthanh toán, đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp

Việc cấp tín dụng thông qua các chính sách bán chịu nếu không có kếhoạch cụ thể phân loại, đánh giá khách hàng, lập các biện pháp thu hồi nợ vàtrích lập dự phòng cụ thể có khă năng dẫn tới mất vốn

1.2 Quản lý nợ phải thu ở doanh nghiệp

1.2.1 Quan niệm về hiệu quả quản lý nợ phải thu

Hiệu quả quản lý khoản phải thu là một phạm trù kinh tế phản ánh chất lượng của việc quản lý nợ phải thu sao cho chi phí về vốn bỏ ra ít nhất mà kết quả đạt được cao nhất

Do tính chất đa dạng về nội dung, đối tượng phải thu cũng như những rủi ro

có thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình nợ phảithu này từ lúc phát sinh ra các giao dịch Chính vì thế mà nhà quản trị tài chínhphải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu để xác định đúng thực trạng củachúng và đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền của

doanh nghiệp Qua đó nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thậpnhững tín hiệu để quản lý những khoản hao hụt Từ đó ta thấy mục tiêu chủyếu khi thực hiện quản lý nợ phải thu là:

- Đưa ra những chính sách hợp lý nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, tiêu thụsản phẩm Tại mỗi doanh nghiệp khi sản xuất kinh doanh các sản phẩm, dịch

vụ việc quản lý nợ phải thu sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tình hình tiêu thụ sảnphẩm kéo theo sự biến đổi trong doanh thu, từ đó ảnh hưởng tới hoạt động sảnxuất kinh doanh tức là đã ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đó.Như vậy quản lý nợ phải thu trước tiên là đảm bảo cho khả năng tiêu thụ sảnphẩm ổn định đem lại doanh thu tốt nhất cho doanh nghiệp

- Hạn chế nợ phải thu ở mức thấp nhất có thể để lành mạnh hoá tài chính củadoanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khi đi vào hoạt động luôn nhằm mục đích tối

đa hoá lợi nhuận trên cơ sở nâng cao chất lượng doanh nghiệp Để đạt đượcmục tiêu đó, doanh nghiệp cần có hoạt động tài chính tốt Bởi khi hoạt động tàichính càng tốt thì doanh nghiệp sản xuất sẽ có ít nợ => khả năng thanh toán dồidào, ít đi chiếm dụng vốn và cũng ít bị chiếm dụng, từ đó sẽ làm giảm cáckhoản công nợ phải thu và phải trả, hạn chế được rất nhiều chi phí phát sinh khiphải xử lý các khoản nợ trên

- Quản lý nợ phải thu nhằm nắm rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh củacác bạn hàng, từ đó đưa ra những quyết định tốt nhất trong quá trình mua bántrao đổi hàng hoá với khách hàng đó

1.2.3 Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả quản lý nợ phải thu

- Khoản phải thu thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản lưuđộng của các doanh nghiệp Do đó quản trị khoản phải thu tốt, thì vòng quayvốn của doanh nghiệp sẽ tốt Từ đó kích thích hoạt động kinh doanh phát triển

- Tổ chức hệ thống kiểm soát nợ phải thu chuyên nghiệp, đầy đủ thôngtin, kịp thời, nhanh chóng sẽ giúp cho các doanh nghiệp hạn chế đến mức thấpnhất các rủi ro không thu hồi được nợ, chi phí thu hồi nợ sẽ thấp.

1.2.4 Nội dung quản lý

Trong bảng CĐKT của các doanh nghiệp bao giờ cũng có các khoản phảithu thậm chí có những doanh nghiệp các khoản phải thu này có giá trị khá caosong trong quá trình thu tiền theo hoá đơn bán chịu cũ thì doanh nghiệp vẫntiếp tục bán hàng hoá và sẽ xuất hiện những hoá đơn bán chịu mới Do đó,trong kinh doanh một doanh nghiệp mua chịu và bán chịu là công việc thườngngày và hoá đơn cũ được thanh toán thì hoá mới cũng được tạo ra Tuy nhiên

độ lớn cuả các khoản phải thu của một doanh nghiệp thay đổi theo thời gian,tuỳ thuộc vào tốc độ thu hồi nợ cũ và tạo ra nợ mới, cũng như sự tác động củanhững điều kiện kinh tế chung nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp.Nhưng cũng có một số biến số có thể kiểm soát được có thể tác động đến độlớn cũng như “chất lượng” của các khoản phải thu một cách mạnh mẽ

Để quản lý các khoản phải thu doanh nghiệp sẽ có những chính sáchliên quan đến những biến số có thể kiểm soát được và được gọi là chính sáchtín dụng Khi đã có những chính sách phù hợp doanh nghiệp sẽ phải tiến hànhtheo dõi các khoản phải thu đó

1.2.2.1 Quản lý phải thu trong hạn

a Xây dựng chính sách tín dụng

Chính sách tín dụng là một yếu tố quyết định quan trọng khác liên quanđến mức độ, chất lượng và rủi ro của doanh thu bán hàng Chính sách tín dụngcủa doanh nghiệp được thực hiện thông qua việc kiểm soát 4 biến số sau :

- Tiêu chuẩn tín dụng: là nguyên tắc chỉ đạo định rõ sức mạnh tài chínhtối thiểu và có thể chấp nhận được của những khách hàng mua chịu Theonguyên tắc này những khách hàng nào có sức mạnh tài chính hay vị thế tín

dụng thấp hơn những tiêu chuẩn tài chính có thể chấp nhận được thì sẽ bị từchối cấp tín dụng theo thể thức tín dụng thương mại.

Nếu thay đổi chính sách tín dụng ở một doanh nghiệp có thể tác động đếndoanh số bán của nó Khi các tiêu chuẩn tăng lên ở mức cao hơn, doanh số bán

sẽ giảm và ngược lại, khi các tiêu chuẩn giảm thì doanh số bán sẽ tăng Thôngthường, khi các tiêu chuẩn tín dụng được hạ thấp sẽ thu hút được nhiều kháchhàng có tiềm lực tài chính yếu hơn

- Thời hạn bán chịu: là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhậnđược tiền bán hàng Giả sử điều kiện bán hàng là “2/10 net 40”, thì thời hạnbán chịu là 40 ngày Nhà quản trị tài chính có thể tác động đến doanh số bằngcách thay đổi thời hạn tín dụng Khi thời hạn bán chịu tăng đòi hỏi doanhnghiệp phải đầu tư lớn hơn vào các khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn vàchi phí thu tiền bán hàng cũng sẽ tăng lên Nhưng doanh nghiệp sẽ thu hútthêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu thụ sẽ tăng lên

- Chính sách chiết khấu: Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trịmệnh giá của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằmkhuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn

- Chính sách thu tiền: là các biện pháp áp dụng để thu hồi những nhữngkhoản nợ mua hàng quá hạn những biện pháp đó bao gồm gửi thư, gọi điệnthoại, cử người đến gặp trực tiếp, uỷ quyền cho người đại diện, tiến hành cácthủ tục pháp lý … Rõ ràng là khi doanh nghiệp cố gắng đòi nợ bằng cách ápdụng những biện pháp cứng rắn hơn thì cơ hội thu hồi nợ càng lớn hơn, nhưngcác biện pháp càng cứng rắn thì chi phí thu hồi càng cao Thêm vào đó, một sốkhách hàng có thể khó chịu khi bị đòi tiền gắt gao và cứng rắn, do đó doanh sốtương lai có thể sẽ bị giảm xuống

b Theo dõi khoản phải thu

Để theo dõi các khoản phải thu chúng ta có thể xem xét một số các công

cụ sau:

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý nợ phải thu

- Kỳ thu tiền bình quân

Đây là một công cụ đo lường để hỗ trợ nhà quản lý theo dõi các khoảnphải thu Kỳ thu tiền bình quân là tổng giá trị hàng hoá đã bán cho khách hàngtheo phương thức tín dụng thương mại (tổng giá trị các khoản phải thu) tại mộtthời điêm nào đó, chia cho doanh số bán chịu bình quân mỗi ngày

Sự đo lường áp dụng đối với doanh số bán hàng trung bình mỗi ngày vàkhông có sự khác biệt về sự phân bố của doanh số bán

Thời kỳ mà doanh số bán mỗi ngày được sử dụng làm cơ sở để tínhtoán Kỳ thu tiền bình quân có độ nhạy rất cao với yếu tố này

- Tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả

Đây là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ giữa các khoản phải thu so với các khoảnphải trả của doanh nghiệp Nó bằng tổng số nợ phải thu chia cho phải trả

Tỷ lệ khoản phải

thu so với phải trả =

Tổng số nợ phải thu Tổng số nợ phải trả

Tỷ lệ này càng lớn chứng tỏ đơn vị bị các tổ chức khác chiếm dụng vốncàng nhiều và ngược lại tỷ lệ này càng nhỏ thì chứng tỏ đơn vị đã sử dụng vốncủa đơn vị khác nhiều

- Số vòng luân chuyển các khoản phải thu.

Chỉ tiêu này cho biết tốc độ luân chuyển của các khoản phải thu Số vòng luânchuyển các khoản phải thu được tính bằng tổng số doanh thu bán chịu

thực chia cho bình quân các khoản phải thu

Số vòng luân chuyển các

khoản phải thu =

Tổng doanh số bán chịu được Bình quân các khoản phải thu

Qua chỉ tiêu này chúng ta thấy được mức hợp lý của số dư các khoảnphải thu và hiệu quả của việc thu hồi nợ Nếu phải thu nhanh thì số vòng luânchuyển các khoản phải thu sẽ cao và công ty ít bị chiếm dụng vốn Tuy nhiênnếu chỉ tiêu này quá cao thì cũng không tốt vì nó sẽ ảnh hưởng tới khối lượnghàng tiêu thụ do phương thức thanh toán quá chặt chẽ sẽ thu hẹp mạng lướikhách hàng, sẽ có ít khách hàng đáp ứng được mức yêu cầu tín dụng mà doanhnghiệp đưa ra

Như vậy nhà tài chính sẽ phải phân tích chặt chẽ hơn, kết hợp giữachính sách bán chịu và quản lý các khoản phải thu để tính toán được số vòngluân chuyển các khoản phải thu một cách hợp lý

- Phân tích tuổi của các khoản phải thu

Phương pháp phân tích này dựa trên thời gian biểu về tuổi của cáckhoản phải thu, cung cấp cho nhà quản trị sự phân bố về tuổi của các khoảnbán chịu Sự phân tích theo phương pháp này có tác dụng rất hữu hiệu, nhất làkhi các khoản phải thu được xem xét dưới giác độ sự biến động về mặt thờigian Bởi vậy nó có thể tạo ra một phương thức theo dõi hiệu quả đối với cáckhoản phải thu

Tuy nhiên phương pháp này chịu sự chi phối rất mạnh mẽ của doanh sốbán theo mùa - vụ Hay nói cách khác nếu doanh số bán thay đổi thất thường thìbiểu thời gian sẽ cho thấy sự thay đổi rất lớn dù rằng mô hình thanh toán

không thay đổi.

c Tổ chức công tác quản lý thu nợ

Tổ chức công tác quản lý thu nợ theo chính sách thu nợ đã đề ra ở trongchính sách tín dụng của doanh nghiệp Việc thu hồi nợ này nên được giao chonhững người chuyên trách để công việc có hiệu quả hơn

Như vậy công tác quản lý các khoản phải thu rất khó khăn phức tạp bởi nó liênquan tới rất nhiều yếu tố, nhiều biến số kinh tế Tuy nhiên việc quản lý tốtcác khoản phải thu sẽ tránh cho các doanh nghiệp tình trạng phải giải quyết cáckhoản phải thu khó đòi Khi xuất hiện các khoản phải thu khó đòi các doanhnghiệp phải nhanh chóng xử lý và việc xử lý các khoản phải thu này em xinđược đề cập ở phần sau đây

1.2.2.2 Quản lý phải thu quá hạn của doanh nghiệp ( Nợ khó đòi)

Nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển thì các quan hệ tín dụngngày càng trở nên đa dạng và phức tạp Sư phát sinh nợ là một yếu tố tất nhiêntrong hoạt động kinh doanh, trong đó bao gồm cả tín dụng ngân hàng và tíndụng thương mại Tình trạng nợ nần và việc kiểm soát nợ cần được nhìn nhận

từ cả hai góc độ: bên cung cấp tín dụng và bên đi vay

Nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với rủi ro tín dụng rất cao, trong

đó rủi ro về tổn thất nợ khó đòi là một trong những nhân tố cần được kiểmsoát chặt chẽ Trong nhiều trường hợp tổn thất nợ tồn đọng trong doanhnghiệp gia tăng làm giảm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp thậm chí cókhi dẫn tới nguy cơ phá sản Chính vì thế mà mục tiêu xử lý nợ tồn đọngtrong các doanh nghiệp chủ yếu là xoá các khoản nợ khó đòi tránh gây tổn thất

nợ khó đòi ảnh hưởng tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;Làm trong sạch hoá tình hình tài chính của doanh nghiệp; Giảm bớt chi phíquản lý do phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi để có thêm một khoản tiềnđầu tư vào sản xuất kinh doanh

Việc xử lý nợ khó đòi cần phải được tiến hành theo qui trình sau:

* Kiểm tra nguyên nhân xuất hiện nợ khó đòi

Công ty có khoản phải thu khó đòi phải tiến hành rà soát lại các khoản khóđòi và lên phương án xử lý khoản nợ khó đòi đó Công ty phải xem xét kỹkhoản nợ và các yếu tố xung quanh khoản nợ đó Khoản nợ đó vì sao khó đòi?Nguyên nhân từ đâu? Từ phía doanh nghiệp hay từ phía đối tác hay do điềukiện chính sách pháp luật thay đổi? Nếu nguyên nhân từ phía doanh nghiệp thìcần phải tiến hành xem xét lại các tiêu chuẩn tín dụng của doanh nghiệp, cácchính sách bán hàng, thái độ làm việc của nhân viên….Từ đó đưa ra nhưng kiếnnghị để chấn chỉnh sao cho phù hợp và có thể thu hồi được những khoản nợkhó đòi

Nếu nguyên nhân từ phía khách hàng (thường nguyên nhân từ phíakhách hàng nhiều hơn) thì doanh nghiệp càng cần phải tìm hiểu kỹ nguyênnhân khách hàng không trả tiền là do đâu? Có phải là do khách hàng khôngmuốn trả hay do điều kiện kinh doanh không như mong muốn mà khách hàngkhông thể trả được khoản nợ cho doanh nghiệp? Nếu do khách hàng khôngmuốn trả thì vì sao họ không muốn trả? Vì họ muốn giữ mối quan hệ đối tácvới công ty, vì họ muốn giữ khoản vốn có giá rẻ này để đầu tư vào hàng hoádịch vụ khác hay vì vấn đề đạo đức nghề nghiệp mà họ không muốn trả nợ…Người làm tài chính của công ty cần phải xem xét kỹ nguyên nhân

để có những biện pháp thu hồi hợp lý Muốn đưa ra những biện pháp thu hồi

nợ thì người quản lý công nợ phải thu phải tiếp xúc với khách hàng, phải đốcthúc khách hàng trả nợ cho công ty, hoặc tuỳ từng hoàn cảnh của kháchhàng để đưa ra những chính sách thu hồi nợ cần thiết Còn nếu do kháchhàng không thể trả được thì vì sao? Khách hàng đã không trả được thì thường

do công ty khách hàng làm ăn thua lỗ, họ không bán được hàng của công tymình nên chưa thu hồi được tiền để trả nợ Khi đó người làm tài chính cần phân

tích khả năng của khách hàng khi kinh doanh để ra quyết định nên tiếp tụcbán chịu cho họ để họ tiếp tục kinh doanh thu hồi lại vốn trả nợ cho công

ty trong trường hợp khách hàng có những chính sách mới, thay đổi phươngpháp kinh doanh phù hợp với điều kiện môi trường kinh doanh trong tương laihay bằng mọi cách thu hồi nợ về nếu xét thấy khách hàng không còn khả năngkinh doanh tiếp

Người làm tài chính sẽ phải tính đến khả năng khách hàng trả nợ xemkhách hàng trả được bao nhiêu và cả chi phí để thu hồi nợ Nếu chi phí quá lớn

mà khoản thu về lại nhỏ không đáng kể thì công ty phải có biện pháp khác, cóthể xoá nợ cho khách hàng đồng thời hạch toán vào chi phí kinh doanh hoặc sửdụng một số những biện pháp khác theo đúng chế độ xử lý nợ khó đòi mà Nhànước đã ban hành

* Xây dựng quy trình quản lý

Sau khi xem xét và đốc thúc khách hàng trả nợ nhưng không được thìkhoản nợ đó đã trở thành khoản nợ khó đòi và đến cuối niên độ kế toán, kếtoán viên phải tiến hành trích lập dự phòng cho những khoản nợ của nhữngkhách hàng có khả năng không trả được nợ nhằm xác định đúng giá trị thuầncủa các khoản phải thu trong Báo cáo tài chính và khoản dự phòng đó đượctính vào chi phí kinh doanh Để đi sâu tìm hiểu về qui trình xử lý nợ khó đòichúng ta cần hiểu thế nào là dự phòng nợ phải thu khó đòi? Cách trích lập nhưthế nào? Xử lý các khoản dự phòng ra sao?

Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệpphải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối đế toán trong thờihạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi được

nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ,doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác

1.2.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới việc quản lý nợ phải thu

Quản lý nợ hiệu quả sẽ giảm thiểu các khoản nợ khó đòi, khi xuất hiện cáckhoản nợ khó đòi thì việc xử lý nợ khó đòi tốt sẽ lành mạnh hoá tình hình tàichính của doanh nghiệp Tuy nhiên môi trường hoạt đông kinh doanh khôngphải lúc nào cũng thuận lợi cho doanh nghiệp Có những nhân tố ảnh hưởng rấtlớn tới công tác quản lý công nợ phải thu trong doanh nghiệp đặc biệt làcông tác xử lý nợ khó đòi Khi đi vào hoạt động doanh nghiệp nào cũng mongmuốn doanh nghiệp mình không có các khoản nợ khó đòi Khi đã xuất hiện nợkhó đòi thì đương nhiên doanh nghiệp đó sẽ phải có những biện pháp xử lý.Nhưng việc xử lý nợ khó đòi không phải là chuyện một sớm một chiều vàkhông phải là việc đơn giản Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải có những biện pháp

xử lý thật hiệu quả mà không ảnh hưởng tới các mối làm ăn của doanh nghiệpcũng như các khoản doanh thu doanh nghiệp có được khi vẫn giữ được nhữngmối làm ăn đó Việc xử lý nợ phải thu khó đòi thường phụ thuộc vào cácnhân tố sau:

- Sự phức tạp của nợ khó đòi: Nó là các khoản nợ lòng vòng giữa các tổchức kinh tế với nhau, phát sinh từ lâu và đã quá hạn thanh toán nhiều năm,thiếu hồ sơ tài liệu pháp lý…Các khoản nợ khó đòi đã phải đem ra xử lýthường là các khoản nợ thuộc diện khó đòi (quá hạn từ 2-3 năm trở lên), phátsinh từ nhiều loại quan hệ khác nhau như quan hệ tín dụng hay quan hệ muabán hang hoá, dịch vụ…và chủ yếu là không có tài sản đảm bảo nên việc đánhgiá khả năng thu hồi gặp khó khăn do phụ thuộc hoàn toàn vào thái độ hợp táccủa bạn hàng trong việc cung cấp thông tin về năng lực tài chính và khả năngtrả nợ Khó khăn ở đây là phần lớn khách nợ không có thái độ hợp tác tích cựchoặc không cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho người thẩm định ởdoanh nghiệp nên người xử lý nợ thường thiếu thông tin để đánh giá Điều đólàm tăng độ rủi ro của nợ khó đòi

- Từ doanh nghiệp khách nợ: việc xử lý nợ tồn đọng phụ thuộc rất nhiều

vào thái độ hợp tác của khách nợ Những khách nợ đã để cho các khoản phải trảcủa mình quá hạn thanh toán để doanh nghiệp là chủ nợ phải tiến hành xử lý nợkhó đòi tức là khách nợ đó đã không có khả năng trả nợ hoặc khách nợ đókhông có ý muốn trả nợ nữa để chiếm dụng vốn Chính vì thế mà hy vọng vào

sự hợp tác của khách nợ là vô cùng nhỏ kể cả khách nợ là những doanh nghiệpNhà nước Do tình hình tài chính khó khăn nên những khách nợ này luôn cốtình tránh gặp các chủ nợ hay các tổ chức xử lý nợ để bàn về việc mua bán,thanh toán nợ Một nguyên nhân nữa khiến các khách nợ này không chịu hợptác là do tâm lý chây ỳ không chịu trả nợ để chờ nhà nước xoá nợ

- Từ phía doanh nghiệp chủ nợ: Xử lý các khoản nợ khó đòi thường làmgiảm doanh thu của doanh nghiệp hoặc nếu giao bán nợ thì rất khó để bán đượcvới giá cao vì các khoản nợ này từ lâu đời và rất khó đòi Chính và thế giao bán

nợ với giá thấp sẽ làm doanh nghiệp tổn thất nhiều, số tiền giao bán nợ đódoanh nghiệp hạch toán vào chi phí kinh doanh làm giảm lợi nhuận thu được

Vì thế mà các doanh nghiệp thường rất ngại xử lý nợ khó đòi, đặc biệt là cácdoanh nghiệp Nhà nước

- Từ cơ chế của Nhà nước: Nhà nước cần phải đưa ra được cơ chế hợp lý

để xử lý nợ khó đòi Nhưng thực tế hiện nay thấy cơ chế của Nhà nước banhành về việc xử lý nợ vẫn còn nhiều bất cập

Ngoài ra việc xử lý nợ còn chịu ảnh hưởng của các rào cản thông tin tạo ranhững thông tin không cân xứng gây khó khăn cho tổ chức xử lý nợ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NỢ PHẢI THU CỦA CÔNG TY

MAY I HẢI DƯƠNG.

2.1 Khái quát tình hình đơn vị thực tập

2.1.1 Giới thiệu về công ty

- Tên công ty: Công ty Cổ phần May I Hải Dương

- Địa chỉ: Số 120 Chi Lăng – Phường Nguyễn Trãi – Hải Dương

- Điện thoại: (84-320)3852209 3852289

- Fax: (84-320) 3853624

- Vốn điều lệ: 15.000.000.000(Việt Nam đồng)

- Người đại diện theo pháp luật của công ty: Bùi Thị Bình Chức danh:Giám đốc công ty

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

- Công ty may I được thành lập theo quyết định ngày 10 tháng 12 năm

1969 của UBND tỉnh Hải Hưng với tên gọi ban đầu là: Xí nghiệp may mặc HảiHưng

- Nhiệm vụ chính của xí nghiệp là cắt may quần áo may sẵn phục vụ ngườitiêu dùng trong nước Số cán bộ công nhân lúc đó là 350 người

- Từ tháng 5/1990 do việc sát nhập gia công may mặc và được đổi tên là:

“ Xí nghiệp cắt may gia công vải sợi số I Hải Hưng” và số cán bộ công nhânlúc này là 620 người

- Từ những năm 1985- 1990 xí nghiệp phát triển mạnh hàng gia công choLiên Xô cũ theo hiệp định 19/8 Đó là những năm sản xuất phát triển mạnh, sốlượng cán bộ công nhân viên tăng lên tới 988 người

- Vào đầu thập kỷ 90 đã có sự biến động ở Liên Xô cũ và các nước Đông

Âu, hàng cắt may theo hiệp định bị giảm dần dẫn đến xí nghiệp phải thu hẹpsản xuất, đầu tư thay thế máy móc, trang thiết bị và đặc biệt xí nghiệp đã chútrọng nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân viên nhằm sử dụng thành thạo

và phát huy năng lực sản xuất Đồng thời xí nghiệp cũng tiến hành tổ chức lạisản xuất, giảm quy mô nên đã giảm được các đầu mối trung gian tăng cườngtrách nhiệm của trừng cá nhân tạo một chu trình quản lý khép kín từ khâu sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm Nhờ đó mà các sản phẩm hỏng, sai quy cách đượcphát hiện và xử lý ngay tránh được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm Xí nghiệp đisâu vào tìm kiếm thị trường Đầu năm 1992 xí nghiệp đổi tên thành: “ Xínghiệp may I Hải Hưng ” thuộc sở Công nghiệp và tiểu thủ Công nghiệp HảiHưng

- Năm 1993 công ty Venture ( Công Hoà Liên Bang Đức ) thuê của xínghiệp 2000m2 nhà xưởng và 500 lao động Đến năm 1994 xí nghiệp đổi tênthành “ Công Ty May I Hải Hưng” Năm 1997 do việc tách tỉnh Hải Hưng vàtỉnh Hải Dương được tái lập Công ty May I Hải Hưng được đổi tên là Công tyMay I Hải Dương

- Đến ngày 12/7/2004 theo quyết định của UBND tỉnh Hải Dương về việcphê duyệt giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước Công tyMay I Hải Dương

2.1.2 Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý và bộ máy kế toán của công ty

2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận

 Đại hội cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn

đề của Công ty theo luật DN và điều lệ Công ty Đại hội cổ đông là cơ quanthông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn phát triển công ty, quyết định

cơ cấu vốn bầu ra cơ quan quản lý điều hành và sản xuất kinh doanh

 Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty có toàn quyền nhân danh

Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan mục đích và quyền lợi công ty, trừnhững vấn đề thuộc đại hội cổ đông quyết định

 Ban kiểm soát: Do đại hội cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi

hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty

 Ban Giám đốc: Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động

hàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh phương ánđầu tư Bổ nhiệm miễn nhiệm các chức danh quản lý công ty trừ các chức danhHội đồng quản trị bổ nhiệm miễn nhiệm

 Các phòng nghiệp vụ:

* Phòng Tổ chức - Hành Chính:

Chức năng: Quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ tuyển dụng, nghỉviệc, bổ bãi nhiệm, quản lý lao động tiền lương, nghiên cứu xây dựng các địnhmức lao động, quản lý công tác thanh tra, bảo vệ cơ quan, công tác an ninh.Trách nhiệm và quyền hạn : Phòng tổ chức có trách nhiệm soạn thảo cácvăn bản :

- Thành lập giải thể sát nhập các tổ chức bộ máy quản lý sản xuất

- Bổ nhiệm, sắp xếp, điều động, thuyên truyển tiếp nhận nâng bậc lương,

kỹ thuật cán bộ công nhân viên

- Các quy chế quy định, nội quy công ty, đơn giá tiền lương

* Phòng kế hoạch vật tư:

Chức năng: Xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hang năm và định hướngphát triển công ty, vạch kế hoạch cải tạo nguồn vốn, mua sắm vật tư, tiêu thụ

thành phẩm, tiếp thị và nghiên cứu thị trường, lập phương án sản xuất kinhdoanh, chỉ đạo điều hành các khâu sản xuất kinh doanh.

Trách nhiệm và quyền hạn:

- Khai thác hang hoá, thiết bị, sản phẩm phục vụ nhu cầu sản xuất kinhdoanh của công ty và nhu cầu khách hàng

- Làm tốt công tác quảng cáo và tiếp thị các sản phẩm nội địa các loại vật

tư do do công ty sản xuất nhận đại lý khai thác tổ chức bán vật tư do Công tysản xuất khai thác

- Bảo quản kho hàng hoá của công ty

- Kiểm kê thanh quyết toán các loại thiết bị vật tư theo định kỳ

- Lập các hợp đồng mua bán hàng hoá nguyên phụ liệu phục vụ sảnxuất kinh doanh

* Phòng kỹ thuật

Chức năng : Là bộ phận tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tácthiết kế, công tác kỹ thuật và công nghệ sản xuất

Trách nhiệm và quyền hạn:

- Khảo sát thiết kế các công trình điện các sản phẩm chuyên ngành

- Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn định mức kỹ thuật về các công việc:quản lý bảo trì hệ thống điện chiếu sáng, thiết lập dự toán tham gia quyết toáncông trình, nghiên cứu cải tiến trang thiết bị hợp lý sản xuất và áp dụng côngngh ệ tiên tiến hiện đại trong quản lý hệ thống điện chiếu sáng và sản xuất

- Theo dõi kế hoạch sản xuất công ty.

- Loại bỏ các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn của công ty

- Yêu cầu các đơn vị liên quan sửa chữa các sản phẩm không phù hợp

* Phòng xuất nhập khẩu

Chức năng: Mở tờ khai hoá đơn chứng từ về hàng xuất hàng nhập, khaibáo Hải quan số lượng hàng nhập xuất

Bộ máy kế toán của công ty gồm:

Kế toán trưởng: có nhiệm vụ hạch toán kế toán và hướng dẫn kế toán

viên thực hiện nhiệm vụ giám sát đồng tiền gíam sát mọi hoạt động của đơn vị,xây dựng kế hoạch tài chính, tham mưu cho giám đốc về đường lối kinh doanh

và sử dụng vốn hiệu quả

Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu ngân và trả tiền tại quỹ theo các chứng từ

thanh toán chịu trách nhiệm trực tiếp về tính an toàn và đủ quỹ

Kế toán thanh toán: Theo dõi phản ánh số liệu hiện có và tình hình tăng

giảm các loại quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kiểm tra các chứng từ thu chi,theo dõi vay, thanh toán công nợ tạm ứng, hướng dẫn người có liên quan về cácchứng từ thanh toán tính và thanh toán lương khối văn phòng

Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm

người có liên quan công tác tiêu thụ Theo dõi công nợ đối khách hàng

Kế toán tính giá thành sản phẩm và tổng hợp tiền lương: Xây dựng

giá thành sản phẩm, hướng dẫn thống kế các báo cáo có liên quan giá thành sảnphẩm, tính giá thành sản phẩm và tổng hợp tiền lương

Kế toàn tài sản cố định: Theo dõi quản lý sử dụng TSCĐ và công cụ lao

động, báo cáo sử dụng tài sản, lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ cho các bộphận

Kế toán vật liệu và huy động vốn: Theo dõi tính toán việc xuất nhập

tồn kho nguyên vật liệu nhận và thanh toán các khoản huy động vốn Hướngdẫn mọi người gửi tiết kiệm và thủ tục chế độ tại đơn vị có liên quan đến việchuy động vốn

Kế toán tài vụ: Quản lý các nguồn tài chính vật tư tài sản, quỹ lương

công ty tổ chức phân tích hoạt động kinh tế sản xuất kinh doanh.Tổ chức ghichép tình hình luân chuyển sử dụng tài sản vật tư tiền vốn quá trình kết quảhoạt động sản xuất kinh doanh Tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kêphù hợp tổ chức sản xuất kinh doanh

1.1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của công ty cổ phần may I HảiDương là doanh nghiệp sản xuất, gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu làthông qua đơn đặt hàng, nguyên liệu chủ yếu do bên đặt hàng cung cấp vớinhững thông số kĩ thuật Nhóm kĩ thuật sẽ tiến hành chế sản phẩm Sau đó sảnphẩm chế thử sẽ chuyển cho bộ phận duyệt mẫu gồm các chuyên gia bên phíađặt hàng kiểm tra, góp ý về sản phẩm làm thử

- Nguyên vật liệu chính: Gồm các loại nguyên vật liệu tham gia trực tiếp

vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm là vải, bo ,mex… Nguyên vật liệuchính gồm có các loại sau:

+ Vải: là loại vật liệu chính Hiện nay công ty sản xuất chủ yếu là vảiOngood, Vải lót 190T Kaki navy, vải lưới kaki Navy…

+ Bo: Công ty chủ yếu sử dụng loại Bo BT02

- Vật liệu phụ : Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản

phẩm nhưng nguyên liệu phụ có tác dụng hhỗ trợ nhất định và cần thiết cho quátrình sản xuất các loại sản phẩm bao gồm: chỉ may, khóa, hộp phấn, bút chì, túiPE……

- Phụ tùng nhiên liệu: Là những thứ dùng để thay thế , sửa chữa máy móc,

phương tiện, thiết bị vận tải: Chân vịt các loại, dao máy vắt sổ… và những thứ

có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụcông nghệ sản xuất như : Xăng , dầu…

2.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây.

Công ty cổ phần may I Hải Dương là công ty hoạt động trong lĩnh vựcmay mặc Công ty chủ yếu là gia công hàng may mặc và các dịch vụ liên quan

Để có một cái nhìn khái quát nhất về tình hình của công ty trước khi đi sâuphân tích tình hình quản trị nợ phải thu, chúng ta cần xem xét kết quả hoạt độngsản xuất của công ty trong hai năm 2011 và 2012 gần đây, từ đó chúng ta cómột cái nhìn tổng thể về tình hình hoạt động của công ty, đánh giá được xu thếphát triển của Công ty, và cũng phần nào chúng ta đánh giá được khả năng, tổchức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

BẢNG 1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

Chúng ta nhận thấy các chỉ tiêu phản ánh doanh thu lợi nhuận của công ty

đa số đều tang, nó phản ánh sự cố gắng rõ rệt của công ty trong giai đoạn nhưkinh tế hiện nay, cụ thế:

Về doanh thu thuần năm 2012 đạt 32.569 triệu đồng tăng so với năm 2011

là 586 triệu đồng ( tăng 1.83% ), lợi nhuận sau thuế của công ty trong năm 2012cũng được gia tăng Tuy tốc độ tăng không đáng kể nhưng cũng cho thấy được

sự nỗ lực của công ty trong bối cảnh khó khăn lúc bấy giờ

Về chi phí cấu thành nên sản phẩm, giá vốn hàng bán của công ty năm

2012 đạt 19.562 triệu đồng giảm 2.3% so với năm 2011 Làm cho lợi nhuận

gộp của công ty trong năm 2012 tăng 1.040 triệu đồng tức tăng 8.7% Giảm giávốn hàng bán tăng lợi nhuận cũng là những mục tiêu đối với các doanh nghiệp.Qua đó cho thấy sự đáng khích lệ đối với công ty

Đối với khoản chi phí quản lý kinh doanh thì trong năm 2012 so với năm

2011 tăng 736 triệu đồng (6.9%) Chi phí tăng lên do công ty mở rộng cácchính sách bán hàng, tăng sản lượng sản phẩm

Qua những kết quả đạt được cho thấy sự nỗ lực của công ty trong nhữngnăm kinh tế đang khó khăn Vì vậy vấn đề đặt ra là phải tìm cách duy trì sựtăng trưởng này và không ngừng nâng cao hiệu quả đồng vốn mà công ty bỏ ra

Để tìm câu trả lời cho vấn đề này thì trước tiên cần phải biết giai đoạn hiện naycông ty đang gặp phải những khó khăn và thuận lợi gì, đồng thời phải có sự đisâu phân tích đánh giá một cách cụ thể về tình hình tổ chức vốn và hiệu quả sửdụng vốn kinh doanh của công ty trong thời gian vừa qua Để nắm bắt sát thực

và đơn giản thì chỉ xét tình hình tổ chức và hiệu quả sử dụng vốn kinh doanhcủa công ty qua 2 năm 2011 và 2012 Qua đó để thấy được những thành tích màcông ty đã đạt được và đưa ra giải pháp duy trì và nâng cao hơn nữa nhữngthành tích đó Đồng thời có thể rút ra những nguyên nhân làm giảm hiệu quả sửdụng VKD để đưa ra những giải pháp khắc phụ nhằm gòp phần đẩy mạnh hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty nói chung và công tác tổ chức, sử dụngVKD nói riêng trong những năm tới

2.2 Thực trạng về tổ chức và sử dụng vốn của công ty may I Hải Dương.

2.2.1 Thuận lợi và khó khăn của công ty trong những năm gần đây 2.2.1.1 Thuận lợi

Công ty Cổ Phần May I Hải Dương là một doanh nghiệp có truyền thốngphát triển lâu dài và bền vững Tuy những sản phẩm của công ty giai đoạn trướcchưa đa dạng về mẫu mã và chủng loại nhưng hiện nay khoa học kỹ thuật tiêntiến hiện đại cùng với xu thế này công ty đã không ngừng đổi mới cải tiến côngnghệ nhằm đa dạng sản phẩm nâng cao chất lượng sản phẩm để hướng vào xuấtkhẩu Đối với công ty chiến lược sản phẩm là mấu chốt luôn đặt lên vị trí hàngđầu và khởi nguồn cho mọi quy trình sản xuất sau này thông qua việc nghiêncứu thăm dò thị trường thị hiếu của người tiêu dùng Do thị hiếu của người tiêudùng hiện nay đòi hỏi chất lượng mẫu mã vì vậy công ty đã chú trọng đầu tưcho việc thiết kế mẫu mã nhằm thu hút khách hàng đáp ứng kịp thời Với những

cố gắng trong công tác kinh doanh công ty không ngừng lớn mạnh về quy môhiệu quả kinh tế Điều này có thể thấy rõ một số mặt dưới đây:

Thị trường dệt may phát triển:

Trong những năm qua ngành dệt may ngày càng phát triển và từng bướcđưa nước ta trở thành một trong 10 quốc gia có ngành dệt may phát triển trênthế giới Hàng may mặc của Việt Nam ngày càng khẳng định được uy tín chấtlượng và được ưa chuộng tại nhiều nước trên thế giới

Cổ đông gắn bó với công ty:

Hầu hết cán bộ công nhân viên đều là cổ đông công ty chỉ có một cổ đôngngoài là Tổng công ty Đầu tư vốn kinh doanh nhà nước, nên rất hiểu thực tếcông ty Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát thực hiện các nghịquyết của HĐQT hay đóng góp ý kiến xây dựng phát triển sản xuất kinh doanh

Về công tác kế toán:

- Được bố trí nhân sự và phân công lao động phù hợp làm cho quá trình xử

lý thông tin kế toán được phối hợp nhịp nhàng như kế toán thanh toán với kếtoán tiêu thụ, .giúp cho bộ phận kế toán được phát huy tối đa

- Áp dụng đúng các chuẩn mực kế toán và quyết định do Bộ Tài Chính banhành

2.1.1.2 Khó khăn

Tình hình cạnh tranh gay gắt:

Là một doanh nghiệp nhỏ chủ yếu sản xuất hàng gia công Công ty gặpphải sự cạnh tranh rất gay gắt từ phía các đối thủ cạnh tranh Thực hiện cổ phầnhoá từ năm 2004 mặc dù đã có nhiều nỗ lực sắp xếp đổi mới nhưng năng lựccạnh tranh công ty vẫn còn yếu Đó là hệ thống máy móc còn lạc hậu, vốn nhỏ,trình độ người lao động còn nhiều hạn chế chưa xây dựng được những sảnphẩm nhãn hiệu riêng mình

Vị trí giao thông không thuận lợi:

Vị trí công ty nằm sâu trong thành phố nằm trên trục đường cấm các loại

xe tải nên giao thông khó khăn, chi phí vận chuyển cao, ảnh hưởng đến kết quảsản xuất kinh doanh

Sự không ổn định về nguồn lao động :

Sự cạnh tranh lao động trên địa bàn rất lớn một bộ phận lớn công nhân cótay nghề cao đã bỏ sang làm cho công ty nước ngoài và công ty khác Sự thiếuhụt lao động đột ngột đã làm cho nhiều đơn hàng của công ty với đối tác nướcngoài bị chậm và chất lượng sản phẩm kém

Về tình hình kế toán:

- Về công nợ:

Đối với khách hàng truyền thống công ty sẽ chấp nhận bán hàng theo hìnhthức trả chậm nên tiền hàng thực tế chưa thu được nguồn vốn này đang bịchiếm dụng khiến cho sự quay vòng của tiền kém hiệu quả phương thức bánhàng này đem lại rủi ro tổn thất

- Về hạch toán nguyên vật liệu:

Hệ thống danh điểm NVL còn đơn giản, chưa khoa học việc kiểm tra đốichiếu còn khó khăn, không thuận tiện cho công tác quản lý NVL

2.1.3.1 Tình hình biến động tài sản của Công ty:

BẢNG 2: BẢNG PHÂN TÍCH CƠ CẤU VÀ BIẾN ĐỘNG CỦA TÀI SẢN Bảng cân đối kế toán công ty cổ phần may I Hải Dương

2.2 Thực trạng tổ chức và sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của công ty 2.2.1 Tình hình tổ chức vốn và nguồn vốn của công ty

Đối với mỗi công ty tình hình tổ chức vốn sản xuất kinh doanh và nguồn

hình thành vốn kinh doanh có những đặc điểm riêng, nó phụ thuộc vào đặcđiểm sản xuất kinh doanh Tương ứng với một quy mô kinh doanh là mộtlượng vốn nhất định.Mỗi lượng vốn lại có những nguồn hình thành khác nhautuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể

Qua bảng cân đối kế toán ( trang bên) ta thấy tình hình vốn kinh doanh

và nguồn hình thành vốn kinh doanh:

Tính đến cuối năm 2012 tổng VKD của công ty đạt 43.126 triệu đồng.Trong đó VCĐ đạt 30.345 triệu đồng và VLĐ là 12.781 triệu đồng

Tổng số vốn này được hình thành từ 2 nguồn:

Vốn chủ sở hữu là 28.199 triệu đồng chiếm 65.4% trong tổng số nguồnvốn

Nợ phải trả là 14.927 triệu đồng chiếm tỷ trọng 34.6%

Để phân tích chi tiết tình hình tổ chức nguồn vốn của công ty, chúngphân tích

BẢNG 4: CƠ CẤU NGUỒN VỐN KINH DOANH

%

Số tiền

Tỷ trọng

2012 tăng ko nhiều (0.77%), tăng từ 27.984 triệu đồng lên đến 28.199 triệuđồng Tuy nhiên trong năm 2012 tỷ trọng của vốn chủ sở hữu giảm từ 66.6%xuống còn 65.4% Có thể thấy rằng sự độc lập về tài chính của công ty là rấtcao.

Để thấy rõ hơn tình hình công nợ và khả năng thanh toán của công ty

chúng ta xem xét các chỉ tiêu khả năng thanh toán của công ty qua sau:

BẢNG 5: CÁC CHỈ TIÊU VỀ KHẢ NĂNG THANH TOÁN

Hệ số khả năng thanh toán hiện thời 0.9 0.856 -0.044