bài tiểu luận môn quản lý và điều hành tổ chức công_2

Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà n

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH



TIỂU LUẬN HỌC PHẦN MÔN HỌC: QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TỔ CHỨC CÔNG

GVGD: TS NGUYỄN THỊ HÀ

Tên tiểu luận: Phân tích các yếu tố cấu thành văn hoá

tổ chức công và vai trò của văn hoá tổ chức.

HỌC VIÊN: HỒ ĐẮC TRƯỜNG

LỚP: CHHCC 16M

Tháng 3 năm 2013

Theo nghĩa cổ điển: Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành của nhà nước Là công sở

có tư cách pháp nhân được điều chỉnh bằng công pháp và phụ trách quản lý một loại công việc hay một loại hoạt động dịch vụ công có tính chuyên ngành Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của nhà nước Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao

Là nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân Do đó, công sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước

Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống và lao động

Từ đó có thể hiểu: Văn hoá tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không

bị chất vấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theo khi làm việc Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị

về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có

kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh

dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội

Biểu hiện của Văn hóa tổ chức công:

Có thể thấy trong các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có tính chất bắt buộc mọi thành viên của cơ quan thực hiện, việc chuyển từ chỗ bắt buộc sang chỗ tự giác thực hiện, nó còn được thể hiện thông qua mối quan hệ qua lại giữa các thành viên trong công sở, chặt chẽ hay lỏng lẻo, đoàn kết hay cục bộ Xây dựng văn hoá công sở trên nền tảng văn hoá của dân tộc Biểu hiện

hành vi điều hành và hoạt động của công sở đó là: Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc trong công sở cao hay thấp Đây là vấn đề cần được quan tâm vì nó đánh vào ý thức của mỗi người các bộ công chức,người cán bộ phải xem công việc của cơ quan như công việc của gia đình mình và có trách nhiệm cao trong công việc Có như vậy hiệu quả làm việc mới cao được Hiện nay ở một số cơ quan, tinh thần tự quản tự giác của cán bộ công chức còn thấp, có tính ỷ lại và đùn đẩy trách nhiệm

Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành kiểm tra công việc đã thật tốt hay chưa, việc áp dụng đó như thế nào và tới đâu?

Mức độ của bầu không khí cởi mở trong công sở Ở đây đánh giá vào tâm

lí của từng cá nhân trong công sở, trên thực tế cho thấy, khi làm việc, nếu tinh thần thoải mái thì làm việc rất hiệu quả, và ngược lại Do vậy tạo bầu không khí cởi mở là vấn đề cần được chú ý tới

Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việc theo chuẩn mực cao hay thấp Có những trường hợp đề ra chuẩn mực quá cao trong khi tổ chức đó không có đủ điều kiện để thực hiện thì mức độ hoàn thành công việc cụng không cao Cho nên khi đề ra các chuẩn mực cần chú ý tới điều kiện hoàn cảnh ở trong tổ chức đó

Các xung đột nội bộ được giải quyết tốt hay không bất kì một cơ quan nào thì việc xung đột giữa các thành viên trong cơ quan chắc cắn sẽ có nhưng ở mức độ lớn hay nhỏ Tuy nhiên nếu biết nắm bắt tình hình và tâm lí của từng người thì sẽ dễ dàng giải quyết các xung đột đó

Các biểu hiện hành vi của văn hoá công sở rất đa dạng và phong phú, cần phải xem xét một cách tỉ mỷ mới có thể đánh giá hết được mức độ ảnh hưởng của chúng tới năng suất lao động quản lý, tới hiệu quả của hoạt động tổ chức công sở nói chung

Kĩ thuật điều hành tạo nên Văn hoá tổ chức công sở Đây là vấn đề có liên quan tới nề nếp làm việc, kỷ cương trong bộ máy quản lý nhà nước Nếu những

kỷ cương này được xây dựng một cách chặt chẽ thì nền văn hóa công sở sẽ được đề cao và tổ chức có điều kiện để phát triển

Thực tế cho thấy rằng, công sở là nơi phải thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp và các cơ quan cấp trên Yếu

tố cơ sở vật chất chỉ một phần, nhưng quan trọng hơn cả là yếu tố con người sẽ quyết định Văn hoá công sở Một số ví dụ cụ thể như sau: Quy định là làm 8 giờ/ ngày, nhưng công chức đã làm gì trong 8 giờ ấy? Khi câu hỏi này đặt ra thì bất cứ ai cũng có thể trả lời một cách thẳng thắn là ngồi

chơi chờ tới tháng lãnh lương Từ đó hành vi của công chức ngày càng lún sâu hơn

Vệ sinh sạch sẽ, công sở thoáng mát, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn ghế,

… quan hệ giữa lãnh đạo và công chức là quan hệ cấp trên với cấp dưới thì phải xưng hô cho phù hơp, tôi và chẳng hạn

Các vấn đề hiện nay ở công sở:

- Ngôn ngữ giao tiếp được sử dụng tại công sở: sử dụng những từ ngữ mà

ở nhà vẫn thường hay dùng dẫn đến sai nguyên tắc chung trong ứng xử giao tiếp nơi công sở cho đến những nguyên tắc ứng xử cụ thể với cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, các đối tượng khách riêng biệt

- Cách ăn mặc khi đến công sở: trang phục của cán bộ, nhân viên tại công

sở ngay cả thực tế hiện nay vẫn chưa có một quy định rõ ràng về đồng phục công sở và điều này cần phải được khắc phục Tuy nhiên, quy định về cách ăn mặc cũng phải phù hợp với từng vùng Việc ăn mặc tuỳ tiện có thể làm mất đi tính trang nghiêm nơi công sở Do vậy mỗi cơ quan phải có những quy định về cách ăn mặc đối với cán bộ, công chức khi làm việc và đối với người dân khi tới cơ quan

- Hút thuốc nơi công cộng: là hành vi không mấy thiện cảm đối với rất nhiều người đặc biệt là trong cơ quan nên cũng cần phải nghiêm túc trong vấn

đề này

- Thái độ thiếu thiện cảm của cán bộ công chức: nhũng nhiễu, hạch sách, cửa quyền khi người dân đến làm việc là thực tế không ít trong công sở hiện nay

Thời gian làm việc: Cán bộ tiếp dân cần làm việc đúng giờ niêm yết, tránh tình trạng khách đã chờ mà cán bộ, công chức còn trà nước, tán gẫu với nhau, cũng tránh tình trạng chưa hết giờ mà đã về dù không còn khách nào

* Vai trò của văn hóa công sở đối với tiến trình phát triển công sở :

Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự phát triển và tiến bộ xã hội

+ Đối với công sở, phải xây dựng được văn hóa công sở tiến bộ, văn minh, hiện đại từ đó góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của CBCC với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở

+ Tính tự giác của CBCC trong công việc sẽ đưa công sở này phát triển vượt hơn lên so với công sở khác

+ Văn hóa công sở cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên ngoài công sở, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của các thành viên Hướng các CBCC đến một giá trị chung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở Đó chính là làm cho CBCC hoàn thiện mình

+ Mỗi kiểu văn hóa có vai trò khác nhau đối với tiến trình phát triển của công sở

Kiểu văn hóa quyền lực giúp công sở có khả năng vận động nhanh, tạo nên tính bền vững trong khi theo đuổi mục tiêu của mình Kiểu văn hóa vai trò giúp công sở phát huy hết năng lực của CBCC, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt được mục tiêu của công sở

Xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh không ngừng hoàn thiện công sở giúp công sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu quả cao Thắng lợi của mỗi công sở không chỉ là mục tiêu kinh tế, chính trị hay xã hội

mà trước hết và hơn hết đó là văn hóa công sở

Con người tác động đến việc hình thành văn hóa công sở thì đồng thời văn hóa công sở với những giá trị bền vững của nó sẽ tác động trở lại đối với việc hoàn thiện nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong nó

Các yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở:

* Bên trong

- Con người: Là nhân tố cơ bản cấu thành văn hoá công sở, là nguồn lực

vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả làm việc của công sở cũng như mục tiêu chung của tổ chức, nếu cán bộ công chức nắm bắt tốt công việc thì công việc của tổ chức sẽ được thực hiện thuận lợi nhanh chóng Ngược lại nếu có nhiều cán bộ công chức ở các bộ phận khác không nắm rõ yêu cầu của công việc hoặc không có thái độ đúng đắn đối với công việc thì công việc của cơ quan sẽ gặp rất nhiều khó khăn Đặc biệt vai trò của người lãnh đạo có tính quyết định đến sự hình thành của văn hoá công sở Nhà lãnh đạo góp phần xây dựng nề nếp làm việc khoa học, kỹ cương, dân chủ là điều kiện tiên quyết để xây dựng nên văn hoá công sở

Người lãnh đạo luôn đặt ra và nêu cao tinh thần tôn trọng kỹ luật cơ quan, chính bản thân người lãnh đạo phải làm được điều đó, phải chú ý giữ danh dự của cơ quan thể hiện trong cách cư xử với mọi người Để làm được điều này, người lãnh đạo phải có sự tinh nhạy về tâm lý và khéo léo trong ứng xử Người lãnh đạo có năng lực sẽ xác định kích thích nào sẽ khơi dậy sự thích thú trong công việc của các thành viên khác và phải nhanh nhạy về tổ chức, biết đặt mỗi người vào đúng vị trí, phù hợp khả năng, nguyện vọng của từng người Luôn biết cách giữ hoà thuận và đoàn kết mọi người hướng đến mục tiêu chung

- Thể chế: Là cơ sở pháp lý để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, xác lập và quản lý nhân sự, cơ sở để xây dựng quan hệ cụ thể giữa nhà nước và tổ chức

- Văn hóa tổ chức: Văn hoá tổ chức xuất phát từ vai trò của tổ chức trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy nhà nước Như vậy văn hoá tổ chức có thể kể đến các khía cạnh sau: quan hệ giữa cán bộ công chức với nhau trong thực hiện công việc, chuẩn mực xử sự, nghi thức giao tiếp, các phương thức giải quyết mâu thuẫn trong nhân viên, ý thức chấp hành kỷ luật của cán bộ trong và ngoài công sở, ý thức lãnh đạo điều hành trong công sở

Biểu hiện của văn hoá tổ chức có thể thấy trong các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ hoạt động có tính chất bắt buộc các thành viên của công sở phải thực hiện Những đặc trưng của văn hoá của công sở đòi hỏi các quy định, các quy chế, sau một thời gian áp dụng lâu dài tại công sở phải thành thói quen,

nề nếp làm việc của cán bộ công chức

*Bên ngoài

- Môi trường chính trị: Bản chất của vấn đề chính trị là vấn đề về quyền

lực và lợi ích Ngoài lợi ích, mục tiêu chung của công sở, từng bộ phận, từng nhóm, từng cán bộ công chức cũng có những nhu cầu thoả mãn riêng Như vậy trong công sở có thể tồn tại quan điểm chính trị khác nhau với những nhóm lợi ích khác nhau và luôn gắn với quyền lực Tương xứng với nhiệm vụ, chức năng nào thì sẽ có quyền lực tương ứng để thực hiện nhiệm vụ đó Vì vậy họ có xu hướng lạm dụng quyền lực, những mâu thuẫn, bất đồng sẽ xuất hiện, những chuyển biến không tốt sẽ xuất hiện trong tổ chức

+ Ảnh hưởng tích cực: cả công sở, toàn thể cán bộ công chức cùng thống nhất về tư tưởng, đường lối quan điểm chính trị, thể hiện sự nhất quán từ trên xuống Điều đó sẽ tạo ra môi trường làm việc thoải mái, cán bộ công chức sẽ yên tâm lao động, ngày càng làm việc tốt hơn trong một môi trường ổn định

+ Ảnh hưởng tiêu cực: Môi trường chính trị không ổn định luôn chứa đựng những mâu thuẫn, những bất đồng về quan điểm sẽ tạo tâm lý không yên tâm, luôn lo lắng dẫn đến làm việc không hiệu quả

- Hệ thống cơ sở pháp luật của nhà nước: Là khung chuẩn để cán bộ công

chức dựa vào đó mà xác định những việc cần phải làm trong khuôn khổ pháp luật cho phép, đồng thời cũng xác được những gì minh không được làm Là trọng tài để phân xử những nảy sinh trong nội bộ công sở từ đó đảm bảo tính khách quan, minh bạch rõ ràng, vừa nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ công chức, vừa tránh tâm lý ghen tị, bất hoà giữa cán bộ công chức với nhau

- Các yếu tố của môi trường tự nhiên: bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khí

hậu, khung cảnh làm việc của cán bộ công chức Môi trường tự nhiên có ảnh hưởng rất cao kèm theo đó là những đòi hỏi rất cao: vị trí khung cảnh làm việc của cán bộ công chức bao gồm các yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc Điều này ảnh hưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực và năng suất lao động của cán bộ công chức Những yếu tố tạo nên khung cảnh làm việc của cán bộ công chức bao gồm:

+ Vị trí thuận lợi nằm ở trung tâm khu vực để tiện cho việc giao thông, liên lạc

+ Có diện tích phù hợp với điều kiện công việc và các phòng làm việc phải được bố trí hợp lý

+ Có môi trường trong sạch, không ô nhiễm để đảm bảo sức khoẻ của cán

bộ công chức

+ Nơi làm việc phải đủ ánh sáng

+ Trụ sở cơ quan phải phù hợp với vị trí địa lý: đảm bảo thuận lợi trong công tác quản lý hành chính nhà nước

Ngoài ra còn có các yếu tố như: Các mối quan hệ của tổ chức; các công dân tại nơi tổ chức hoạt động; văn hóa hành chính của hệ thống công vụ; tiến

độ phát triển của khoa học kỹ thuật

Những định hướng đổi mới điều hành công sở hành chính nhà nước :

-Xây dựng và áp dụng kĩ thuật điều hành và tổ chức công vụ kết hợp hiện đại và truyền thống dân tộc

Trong điều kiện hiện nay, để xây dựng kỹ thuật hành chính không thể không áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện đại

Tuy nhiên khi áp dụng các kỹ thuật hiện đại thì ta phải chú ý đến những đặc điểm của truyền thống văn hoá dân tộc

- Bảo đảm tính khoa học trong quá trình điều hành

Trong mọi trường hợp, việc điều hành công việc một cách khoa học trong các cơ quan luôn được đặt ra như một nhu cầu thực tế vì nó sẽ làm cho công việc được giải quyết nhanh chóng và chính xác Điều hành không khoa học còn còn là nguyên nhân của lãng phí nhân lực và vật lực trong một cơ quan, công

sở làm biên chế hành chính tăng lên Vì vậy, một định hướng quan trọng của việc đổi mới kỹ thuật hành chính là phải góp phần tạo ra được những thách thức điều hành khoa học cho các cơ quan Tính khoa học trong quá trình điều hành hoạt động của các cơ quan, công sở thể hiện trước hết ở chỗ mọi quyết định trong quá trình đó phải có căn cứ khoa học, có cơ sở thực tế, được tính toán một cách cẩn thận, chu đáo toàn diện, khắc phục cách làm việc tùy tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong các cơ quan, công

sở Tuy nhiên các nhà lãnh đạo quản lý của các cơ quan khác nhau, trong những điều kiện khác nhau có thể chọn cho mình những cách điều hành thích hợp Vấn đề là ở chỗ chọn cách điều hành nào cho hợp lý nhất cho hoạt động của cơ quan có thể làm cho cơ quan có điều kiện phát triển không ngừng

Tính khoa học trong kiền hành hoạt động của các cơ quan, công sở cũng đòi hỏi phải phân định thẩm quyền giữa các cơ quan, các đơn vị trong một cơ quan và giữa các cá nhân Cần phải được nghiên cứu khắc phục tình trạng phân cấp thẩm quyền hiện nay

- Tạo được sự điều hành thuận lợi, đơn giản và phù hợp

Đặc điểm của nền hành chính quan liêu là thiếu các phương thức điều hành linh hoạt đồng thời với thủ tục điều hành phức tạp Qua các bước khác nhau, nhiều khi chồng chéo, phiền hà làm cho công việc bị chẫm trễ, thậm chí không mang lại kết quả đề ra ban đầu Để quản lý nền kinh tế thị trường, phương thức điều hành cũ rõ ràng không thích hợp cần được đổi mới

Việc đổi mới kĩ thuật hành chính hiện nay phải tạo ra được những phương thức điều hành đơn giản và thuận lợi Phải nâng cao tính thiết thực của quá trình điều hành Đồng thời, đối với từng loại hình công sở khác nhau đang hoạt động trong điều kiện của nền kinh tế thị trường cần áp dụng những cách thức điều hành sao cho phù hợp với thực tế Ví dụ để truyền đạt một quyết định quản

lý, ở cơ quan này có thể bằng cách thông qua các cuộc họp với các thành phần cần thiết, nhưng ở cơ quan khác có thể phải xây dựng và ban hành những văn bản thích hợp Có trường hợp các nhà quản lý phải sử dụng một hệ thống

truyền thông khác để truyền đạt các quyết định quản lý cho đối tượng của mình Như thế, trên một chừng mực nhất định sẽ có thể hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ trong điều hành

Các thủ tục khác trong điều hành như thủ tục kiểm tra, đánh giá kết quả, thủ tục thực hiện việc phân công và hợp tác…cũng đòi hỏi phải được đổi mới theo hướng nói trên để tránh những phiền hà và chồng chéo không cần thiết Thực tế cho thấy, nhiều khi vì thủ tục phiền hà dẫn đến việc đánh giá không kịp thời nên một công việc đạt kết qủa tốt không phát huy, trong khi đó những hạn chế thiếu sót không được khắc phục Hoặc vì tính phức tạp của các phương thức được áp dụng trong quá trình điều hành mà thời gian dự định cho việc thực hiện một mục tiêu có thể bị kéo dài, thậm chí nhiều khi không thể hoàn thành được yêu cầu cần thiết

Phương thức điều hành phải luôn có sự phù hợp với đặc điểm hoạt động của cơ quan, công sở, Ví dụ như phương thức điều hành một cơ quan hành chính có thẩm quyền lập quy như một bộ hay UBND Tỉnh phải khác với phương thức điều hành một trường học hay một công sở sự nghiệp Phương thức điều hành thích hợp sẽ mang lại hiệu quả trong điều hành và ngược lại

- Giảm nhẹ được cường độ và nâng cao năng suất lao động quản lý góp phần tinh giảm biên chế hành chính các cơ quan nhà nước

Nhiều trường hợp các nhà quản lý phải sử dụng một cường độ lao động trong đó có lao động trí óc rất lớn để hoàn thành công việc Do đặc điểm này đổi mới kĩ thuật hành chính có mục tiêu giảm nhẹ cường độ lao động cho các nhà quản lý mà hiệu quả công việc vân không ngừng được nâng cao Theo định hướng này tất nhiên phải có nhiều biện pháp cần thiết Ví dụ như tăng cường các hệ thống hỗ trợ xử lý thông tin Khi đã có những biện pháp kĩ thuật hỗ trợ tích cực để hoạt động của cơ quan, công sở đạt hiệu quả cao nhất không nhất thiết bao giờ cũng đòi hỏi tăng biên chế Thậm chí khi cường độ lao động được giảm bớt, các cơ quan còn có thể thực hiện tinh giảm biên chế của mình