Phân tích tình hình quản lý vật tư và xây dựng các biện pháp quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng.doc.DOC

Phân tích tình hình quản lý vật tư và xây dựng các biện pháp quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng.

Lời Mở Đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, công tác, hoạch định chiến lợc kinh doanh là vấn đề sống còn của doanh nghiệp Môi trờng kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn vận động theo quy luật của nó Trong khi đó mọi doanh nghiệp đều muốn chiến thắng trong cạnh tranh và dành thắng lợi trong thị trờng Muốn vậy doanh nghiệp phải củng cố và mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm là một bộ phận quan trọng trong chiến lợc sản xuất kinh doanh Trong sản xuất kinh doanh thì mục tiêu của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận Sao cho chi phí là nhỏ nhất, lợi nhuận là cao nhất Có nh vậy doanh nghiệp mới duy trì đợc hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc Nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho ngời lao động.

Để đạt mục tiêu trên doanh nghiệp phải đồng thời thực hiện các biện pháp kinh tế kỹ thuật và phải tiết kiệm đợc chi phí vừa không phải đầu t về vốn Nhất là trong nền kinh tế thị trờng nh hiện nay, các doanh nghiệp tồn tại hay không tồn tại là do công tác quả lý kém hiệu quả, qua tổng kết cho thấy 90% các nhà doanh nghiệp thành công hay thất bại là do quản lý kém Chính vì thế mà các doanh nghiệp nói chung đều phải xây dựng chiến lợc sản xuất kinh doanh Có nh vậy doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển

Qua thời gian thực tập tại Công ty May Phù Đổng em nhận thấy trong nhiều năm qua Công ty đều hoan thành kế hoạch sản lợng, kế hoạch về doanh thu nhng lợi nhuận cha cao Nguyên nhân chủ yếu là chi phí cao, dẫn lợi nhuận thấp Qua đó nói lên quản lý vật t, thiết bị, giá thành cha hợp lý Do vậy với những kiến thức đã học tại trờng và thời gian thực tập tại Công ty May Phù Đổng đợc sự hớng dẫn của thầy giáo Ngô Trần ánh và các anh chị trong Công ty May Phù Đổng đã giúp em đi sâu nghiên cứu đề tài “Phân tích tình hình quản lý vật t và xây dựng các biện pháp quản lý vật t ở Công ty May Phù Đổng “

Vật t là đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh và chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí sản xuất ở doanh nghiệp Vì vậy quản lý hiệu quả vật t

là một trong những cách thức để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Vật t là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất, nó ảnh h-ởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm đầu ra, đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty đợc tiến hành thuận lợi Đó không phải là vấn đề quá phức tạp song lại đòi hỏi trong hoạt động cung cấp vật t là cung cấp sao cho đúng yêu cầu kỹ thuật mà sản xuất yêu cầu, đúng thời gian, đúng chủng loại Nếu cung cấp vật t đạt đợc các yêu cầu đó, thì mới đảm bảo rằng có điều kiện hoàn thành kế hoạch đề ra.

Với những kiến thức còn ít ỏi và kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình làm đề tài Em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo trong khoa và các bạn đồng nghiệp cho bản đồ án hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trờng đại học Bách Khoa Hà Nội và thầy giáo hớng dẫn Ngô Trần ánh đã giúp đỡ em hoàn thành bản đồ án tốt nghiệp.

chơng I

Cơ sở lý thuyết về quản lý vật t trong doanh nghiệp

I.1.K hái niệm vật t về quản lý vật t I.1.1 Khái niệm vật t kỹ thuật :

Vật t kỹ thuật là t liệu sản xuất ở trạng thái khả năng Mọi vật t kỹ thuật đều là t liệu sản xuất, nhng không nhất thiết mọi t liệu sản xuất cũng đều là vật t kỹ thuật cả T liệu sản xuất gồm có đối tợng lao động và t liệu lao động Những sản phẩm của tự nhiên là những đối tợng lao động do tự nhiên ban cho, song trớc hết phải dùng lao động để chiếm lấy Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, những tính năng kỹ thuật nhất định Do đó không phải mọi đối tợng lao động cũng đều là sản phẩm lao động, chỉ nguyên liệu mối là sản phẩm của lao động

Vật t kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng (đ… ợc gọi tắt là vật ).

I.1.2.Phân loại vật t kỹ thuật :

Vật t kỹ thuật gồm nhiều thứ, nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao, đến những thứ, những loại thông thờng, từ những thứ có khối lợng và trọng lợng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thớc nhỏ bé, từ những thứ rất đắt tiền đến những thứ rẻ tiền Tất… cả đều là sản phẩm lao động, dùng để sản xuất Toàn bộ vật t đợc phân theo tiêu thức cơ

- Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tợng lao động; - Hệ thống thiết bị, máy móc đIũu khiển:

- Công cụ, khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất; - Các loại phụ tùng máy

- Các loại đồ trong dùng nhà xởng b)Theo tính chất sử dụng:

Vật t thông dụng gồm những vật t dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật t chuyên dùng bao gồm những loại vật t dùng cho một ngành nao đó, thậm chí một doanh nghiệp nh vật t chuyên dùng ngành đờng sắt, vật t chuyên dùng cho ngành y tế.

c)Theo tầm quan trọng của vật t :

Các loại vật t có tầm quan trọng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Một số vật t nếu bị thiếu sẽ làm tê liệt hoạt động của doanh nghiệp, một số khác quá đắt, một số khó mà có đợc Do vậy, trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật t, các doanh nghiệp cần chú ý vào những sản phẩm “quan trọng” Chúng cần phải đợc phân loại để có phơng pháp quản lý có hiệu quả.

I.1.3 Quản lý vật t :

Việc đáp ứng đầy đủ các loại vật t thiết bị kịp thời và đồng bộ là điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất, có đáp ứng các yêu cầu về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại kịp thời thì doanh nghiệp mới tồn tại và đạt đợc mục đích trong sản xuất kinh

- Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật t

I.2 : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu:I.2.1 Khái niệm và ý nghĩa

*)Khái niệm :

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lợng tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch

*)ý nghĩa :

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là nội dung quan trọng và rất cần thiết của công tác quản lý, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở của các mặt quản lý trong các doanh ngiệp nói chung

*)Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có tác dụng sau:

-Là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lợng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật t.

-Là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu, hợp lý, kịp thời cho các phân xởng bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục.

-Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở tính toán giá thành chính xác, đồng thời còn là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý.

-Là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra.

-Là thớc đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất Ngoài ra, định mức tiêu dùng nguyên, vật liệu còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong chào thi đua hợp lý hoá sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp.

I.2.2 Ph ơng pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Có nhiều phơng pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, trong thực tế các doanh nghiệp thờng dùng 3 phơng pháp cơ bản sau:

*)Sở dụng ph ơng pháp thống kê kinh nghiệm để xác định:

Căn cứ vào số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo.

-Thu nhập số liệu kỳ báo cáo: Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ báo cáo tiến hành thu nhập tài liệu cần thiết, số liệu thu nhập càng nhiều thì mức

MO: Thực chi bình quân về vật t để sản xuất ra đơn vị sản phẩm kỳ báo cáo Pi: Thực chi vật t để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm của lần quan sát thứ nhất.

qi:Là lợng sản phẩm sản xuất ra ứng với số lần quan sát *)Ph ơng pháp thí nghiệm kinh nghiệm:

Thực chất của phơng pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có kết hợp với kinh nghiệm đã thu đợc trong sản xuất kinh doanh, để xây dựng mức cho kế hoạch

(Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm và tính chất của vật t sản phẩm sản xuất ra để xác định nội dung, phạm vi thí nghiệm cụ thể )

-Thí nghiệm trong sản xuất: Sản xuất thử ngay trong điều kiện thực tế của sản xuất để thu thập và rút ra kết luận.

-Thí nghiệm trên cơ sở nghiên cứu: Tức là tiến hành sản xuất thử trong phòng thí nghiệm.

*) Yêu cầu của phơng pháp này:

Điều kiện thí nghiệm phải phù hợp với điều kiện thực tế của sản xuất Điều kiện thí nghiệm phải mang tính chất hiện đại

Sau khi đã xác định đợc mức của từng loại thì tiến hành sản xuất thử Nếu phù hợp thì sẽ ban hành định mức.

(*) Phơng pháp phân tích tính toán:

Phơng pháp này là tính mức cho từng sản phẩm dựa trên cơ sở nghiên cứu các yếu tố ảnh hởng chủ yếu đến chi phí vật t Tính toán bộ tiêu hao vật t trong sản xuất và tổng hợp mức kế hoạch Phơng pháp này phải có đủ tài liệu thống kê báo cáo về tình hình sử dụng vật t cụ thể, chi phí vật t, quản lý, công nghệ…

I.2.3.Định mức cho sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện định mức:

Khi đã xác định đợc định mức vật t cho từng loại sản phẩm hợp đồng định mức ban hành tập định mức mới và đợc ông giám đốc ký duyệt sau đó đa vào áp dụng Trong quá trình thực hiện phải có cán bộ theo dõi giám sát quá trình thực hiện nếu có gì không hợp lý phải sửa đổi.

I.2.4 Tổ chức sửa đổi định mức:

Định mức nói chung và tiêu hao vật t nói riêng luôn đòi hỏi phải thờng xuyên đợc đổi mới và hoàn thiện đảm bảo yêu cầu của sản xuất trong từng lĩnh vực Khi điều kiện sản xuất thay đổi bắt buộc định mức phải thay đổi theo cho phù hợp, việc sửa đổi định mức đợc tiến hành theo 2 hớng:

+ Các mức lạc hậu thì phải sửa đổi nâng cao + Các mức tiên tiến thì phải hạ thấp

I.3.Quá trình lập kế hoạch mua sắm vật t :

Kế hoạch mua sắm vật t đóng một vai trò rất quan trọng của kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính Chúng có mối liên quan mật thiết với nhau, tác động lẫn nhau Kế hoạch mua sắm vật t đảm bảo yếu tố về vật chất, để thực hiện kế hoạch khác Còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật t.

I.3.1.Đặc điểm của kế hoạch mua sắm

-Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật t sẽ dự kiến trực tiếp thời gian của quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp của các t liệu sản xuất sẽ phát sinh trong doanh nghiệp.

- Kế hoạch mua sắm vật t trong doanh nghiệp rất phức tạp

- Kế hoạch mua sắm vật t trong doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ

I.3.2.Nội dung mua sắm vật t :

Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp các tài liệu tính toán kế hoạch tổng hợp nhu cầu vật t Nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo đủ vật t, vật t tốt đáp ứng đợc nhu cầu cho sản xuất.

Kế hoạch mua sắm vật t có 2 nội dung cơ bản :

- Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t kỳ kế hoạch: (Vật t cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản,cho sửa chữa, cho dự trữ )

- Phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn nhu cầu trên gồm: Tồn kho nguồn tiềm năng nội bộ, nguồn mua ngoài

I.3.3.Trình tự lập kế hoạch mua sắm:

Gồm các giai đoạn sau:

*) Giai đoạn chuẩn bị :

Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lợng và nội dung của kế hoạch vật t Để làm tốt giai đoạn này thì cán bộ thơng mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau:

+ Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trờng, các yếu tố sản xuất.

+ Chuẩn bị các tài liệu về phơng án sản xuất – kinh doanh – tiêu thụ sản phẩm + Mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các công trờng, phân xởng, của doanh nghiệp

*) Giai đoạn tính toán các nhu cầu:

Để có đợc kế hoạch mua vật t chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại vật t cho sản xuất Đây là căn cứ quan trọng để xác định lợng vật t cần mua về cho doanh nghiệp

+Xác định số lợng vật t tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ của doanh nghiệp.

+Xác định số lợng vật t hành hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp

Mục tiêu của việc lập kế hoạch là làm sao số lợng vật t mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất kinh doanh Có nghĩa là tổng nhu cầu bằng tổng nguồn dự trữ nhng rất ít.

I.4 Xác định nhu cầu vật t

I.4.1.Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật t :

*) Khái niệm:

Nhu cầu vật t là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định.

*) Những đặc điểm cơ bản để xác định nhu cầu vật t :

- Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất.

- Nhu cầu đợc hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất - Tính xã hội của nhu cầu vật t kỹ thuật.

- Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật t - Tính bổ sung cho nhau về nhu cầu vật t - Tính khách quan của nhu cầu vật t.

- Tính đa dạng và nhiều vẻ của nhu cầu vật t.

Do những đặc điểm cơ bản trên mà việc nghiên cứu và xác định các loại nhu cầu vật t ở doanh nghiệp là rất phức tạp, đòi hỏi cán bộ kinh doanh phải có sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực hàng hoá công nghiệp, công nghệ sản xuất, kiến thức thơng mại…

I.4.2.Kết cấu nhu cầu vật t và các nhân tố hình thành:

*) Kết cấu nhu cầu vật t :

Trong doanh nghiệp nhu cầu vật t đợc biểu hiện toàn bộ nhu cầu trong kỳ kế hoạch đảm bảo cho việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, sửa chữa và dự trữ …

Đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 01: kết cấu nhu cầu vật t của doanh nghiệp

+Tiến bộ khoa học – kỹ thuật trong sản xuất

+Quy mô sản xuất của các ngành , các doanh nghiệp +Cơ cấu khối lợng sản phẩm sản xuất

+Quy mô thị trờng vật t tiêu dùng +Cung vật t hàng hoá trên thị trờng

I.4.3.Các ph ơng pháp xác định nhu cầu vật t :

a) Nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp vật t trực tiếp: Việc xác định nhu cầu dựa vào

mức tiêu dùng và khối lợng sản phẩm sản xuất trong kỳ

Nct: Nhu cầu vật t dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ

Qct: Số lợng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ

mct: Mức sử dụng vật t cho một đơn vị chi tiết sản phẩm *) Tính hệ số biến động :

Phơng pháp này nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật t trong năm báo cáo, phơng án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật t từ đó xác định hệ số sử dụng vật t kỳ kế hoạch so với sử dụng vật t kỳ báo cáo

Nsx = Nbc Tsx Htk Trong đó:

Nbc: Số lợng vật t sử dụng trong năm báo cáo Tsx : Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch

H tk: Hệ số tiết kiệm vật t năm kế hoạch so với năm báo cáo b) Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản phẩm dở dang:

*) Tính theo mức chênh lệch sản lợng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang

giữa năm cuối và năm đầu.

Nsx=(Qcd2- Qcd1) m

Trong đó:

Qcd2 ,Qcd1: Số lợng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang đầu năm và cuối năm kế hoạch

m: Mức sử dụng vật t cho đơn vị mức thành phẩm hàng chế biến dở dang *)Tính theo chu kỳ sản xuất:

Nsx=( Tk M ) - P

Trong đó:

Tk: là thời gian sử dụng để sản xuất bán thành phẩm (số ngày)

M: là số lợng vật t để sử dụng trong một ngày đêm để sản xuất ra bán thành

Tkh: Tỉ lệ tăng giảm giá trị tổng sản phẩm năm kế hoạch so với năm báo cáo.

b) Nhu cầu máy móc,thiết bị để lắp máy sản phẩm :

Ntb= Mtb Ksp + Tck - Tdk

ở đây:

Ntb: Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch.

Mtb: Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm

Ksp: số lợng máy sản phẩm dự kiến sản suất trong kỳ kế hoạch Tck: Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm Tdk: Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm

Ngoài ra đơn vị cần xác định các loại nhu cầu vật t cho sửa chữa thờng xuyên, định kỳ, vật t cho sửa chữa nhà xởng, nhu cầu vật t dự trữ cho xây dựng cơ bản…

I.4.4.Ph ơng pháp xác định các nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật t cho doanh

ott: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch

Nh: Lợng hàng ớc nhập từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo

X: Lợng hàng ớc xuất

b)Nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp:

- Tự tổ chức sản xuất, chế biến và thu gom hàng hoá để bổ sung nguồn hàng - Thu hồi sử dụng lại phế liệu, phế phẩm

- Tổ chức gia công lại sửa chữa lại dùng.

c)Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng:

- Biện pháp kỹ thuật sản xuất - Tổ chức quản lý

- Yếu tố con ngời

d)Nguồn hàng mua trên thị tr ờng:

- Nguồn vật t mua trong nớc - Nguồn vật t mua ngoài nớc.

I.5.Quản lý dự trữ vật t trong doanh nghiệp :I.5.1.Dự trữ cho sản xuất:

Tất cả vật t hiện ở doanh nghiệp sản xuất đang chờ đợi để bớc vào tiêu dùng sản xuất,gọi là dự trữ sản xuất

*) Dự trữ sản xuất cần thiết để :

- Xác định các loại nhu cầu hàng hoá, lợng đặt hàng, tính toán khối lợng hàng hoá nhập về trong kỳ kế hoạch.

- Điều chỉnh lợng hàng hoá nhập trong quá trình hoạt động kinh doanh và kiểm tra thực tế hàng hoá ở các kho.

- Xác định mức vốn lu động đầu t vào dự trữ sản xuất - Tính toán nhu cầu về diện tích kho hàng cần thiết.

*) Đại l ợng dự trữ sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố nh :

- Lợng vật t tiêu dùng bình quân một ngày đêm trong doanh nghiệp - Mức xuất hàng tối thiểu một lần của doanh nghiệp thơng mại - Trọng tải, tốc độ, phơng tiện vận chuyển

- Chất lợng phục vụ của doanh nghiệp thơng mại - Định kỳ sản xuất vật t của doanh nghiệp sản xuất - Tính thời vụ của sản xuất, vận tải, tiêu dùng, vật t - Thuộc tính tự nhiên của các loại vật t

*) Dự trữ bao gồm 3 bộ phận :

+ Dự trữ thờng xuyên: Để đảm bảo vật t tiêu dùng thờng xuyên liên tục giữa các kỳ cung ứng kế tiếp nhau Dự trữ này có đặc điểm là đại lợng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu.

+ Dự trữ bảo hiểm: Nó cần thiết trong các trờng hợp sau:

- Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch

- Lợng vật t nhập thực tế ít hơn so với dự kiến trong mức chu kỳ cung ứng và tiêu dùng bình quân không thay đổi

+ Dự trữ chuẩn bị: Các công việc chuẩn bị liên quan đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật t nh phân loại, ghép đồng bộ vật t, sàng lọc và sơ chế những loại vật t khác trớc khi đa và tiêu dùng sản xuất cần có sự chuẩn bị Đại lợng dự trữ chuẩn bị tơng đối cố định, ngoài đặc điểm và tính chất ảnh hởng của những thời vụ và dẫn đến cần phải gia tăng các loại dự trữ.

I.5.2 Định mức các loại sản xuất:

Trong quá trình tiến hành dự trữ vật t thiết bị Nếu dự trữ ít không đủ mức cần thiết đáp ứng cho nhu cầu sản xuất dẫn đến nguy cơ làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn Mặt khác nếu dự trữ quá nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng về vốn, vật t, gây hỏng có thể không sử dụng đợc hoặc là không cần thiết Điều này không có lợi cho doanh nghiệp Để đảm bảo đủ vật t cho sản xuất và tránh tình trạng dự trữ quá nhiều ta cần phải tiến hành định mức dự trữ sản xuất.

Định mức dự trữ sản xuất là quy định đại lợng vật t cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất của các đơn vị tiêu dùng đợc tiến hành liên tục và đều đặn.

A-Các quy tắc khi tiến hành định mức dự trữ sản xuất:

*) Quy tắc 1: Xác định đại lợng tối thiểu cần thiết có nghĩa là đại lợng dự trữ phải đủ

đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong mọi tình huống không bị gián đoạn, đồng thời tránh đợc dự trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng vật t và vốn Không nên giảm dự trữ thấp hơn mức cần thiết vì nó sẽ ảnh hởng đến sự liên tục của quá trình sản xuất.

*) Quy tắc 2: Xác định đại lợng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các nhân tố ảnh hởng

trong kỳ kế hoạch

Để xác định đúng đại lợng dữ trữ cần phải sử dụng các tài liệu liên quan nh: Định mức tiêu hao, nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu vật t cho sửa chữa và các nhu cầu khác.

*) Quy tắc 3: Tiến hành định mức từ cụ thể đến tổng hợp

*) Quy tắc 4: Quy định đại lợng dự trữ sản xuất tối đa và đại lợng dự trữ tối thiểu với

từng loại vật t

Đại lợng dự trữ tối đa = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm + Dự trữ thờng xuyên tối đa

Đại lợng dự trữ tối thiểu = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm

Dth/xmax: Đại lợng dự trữ thờng xuyên tối đa, tính theo đơn vị tính hiện vật

P: Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm

t : Chu kỳ ( khoảng cách ) cung ứng theo kế hoạch

N : là nhu cầu vật t kỳ kế hoạch

Xác định t: Tuỳ thuộc vào điều kiện sản xuất,cung ứng và tiêu dùng vật t,chu kỳ cung ứng theo kế hoạch có thể xác định đợc bằng một số phơng pháp sau:

*) Phơng pháp 1: Nếu t phụ thuộc vào mức xuất hàng tối thiểu ( Mx) của doanh nghiệp thơng mại, mức chuyển thẳng hay mức đặt hàng của doanh nghiệp sản xuất.

Mx

T = P

*) Phơng pháp 2: Nếu t phụ thuộc vào trọng tải của phơng tiện vận tải thì:

trọng tải của phơng tiện vận tải

t =

P

* )Phơng pháp 3: Căn cứ vào quy định trong hợp đồng giữa doanh nghiệp thơng

mại và doanh nghiệp sản xuất.

*) Phơng pháp 4: Dùng số liệu thực tế và số liệu cung ứng kỳ báo cáo

Dự trữ bảo hiểm là dự trữ dùng trong trờng hợp số lợng vật t dự trữ thờng xuyên trong khi đã hết mà đợi cung ứng mới cha về.

Dbh = P tbh Trong đó

Dbh: Mức dự trữ bảo hiểm

P: Mức tiêu dùng bình quân một ngày đêm Tbh: Thời gian dự trữ bảo hiểm

EHK : Dự trữ bảo hiểm đợc sử dụng IMN : Dự trữ bảo hiểm đợc bù đắp

Tác dụng của dự trữ bảo hiểm là bảo đảm vật t cho sản xuất trong mọi tình huống và chính đó là khó khăn cho việc xác định đúng đắn cho lợng dự trữ bảo hiểm

*) Dự trữ bảo hiểm tơng đối: Có thể tính theo 2 phơng pháp

*) Phơng pháp 1: Căn cứ vào thời gian cần thiết để khôi phục lại dự trữ thờng xuyên

sử dụng hết khi nhập lô hàng mới về doanh nghiệp tbh= t1+t2+t3

t1: Số ngày giờ chuẩn bị vật t ở nơi cung cấp

t2: Số ngày vận chuyển về nơi tiêu thụ

t3: Số ngày kiểm tra tiếp nhận vật t tại kho

*) Phơng pháp 2: Dựa vào các số liệu cung ứng thực tế kỳ báo cáo

∑ Chênh lệch cao hơn chu kỳ cung ng bảo quản

Di: Là lợng vật cung cấp lần thứ nhất D :Lợng vật t trung bình giữa các lần cấp

Đại lợng tơng đối của dự trữ chuẩn bị đặc biệt căn cứ vào thời gian cần thiết để chuẩn bị vật t trớc khi đa vào tiêu dùng sản xuất

Dcbi = P.tcbi Đại lợng dự trữ sản xuất :

Dsx = Dtx+Dbh+Dcb

Hoặc : Dsx = P (ttx+tbh+tcb) I.5.3: Tổ chức theo dõi sự biến động của dự trữ

Định ra đại lợng dự trữ sản xuất là cần thiết và rất quan trọng đối với công tác quản lý dự trữ cho sản xuất, khi đã định ra đợc đại lợng dự trữ thì phải tiến hành tổ chức theo dõi giám sát sự biến động của nó Đồng thời điều chỉnh kịp thời dự trữ cho thực tế phù hợp với định mức Đây là vấn đề phức tạp vì dự trữ sản xuất luôn ở tình trạng biến động Mặt khác doanh nghiệp còn sử dụng nhiều loại vật t quy cách khác nhau nên việc theo dõi giám sát phải cụ thể của từng loại vật t.

Cần phân biệt dự trữ quá mức và dự trữ thừa Dự trữ quá mức là dự trữ có số lợng cao so với dự trữ sản xuất tối đa Dự trữ thừa là dự trữ những loại vật t không cần nữa đối với sản xuất của doanh nghiệp.

I.6.Tổ chức tiếp nhận vật t : I.6.1.Tổ chức tiếp nhận vật t :

Vật t chuyển về doanh nghiệp trớc khi nhập kho phải thông qua nhận kiểm tra chất lợng, số lợng của từng loại vật t Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm tra số lợng, chất lợng vật t nhập kho cũng nh xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, những ngời có liên quan đến việc mua bán hàng.

Đặc điểm tiếp nhận vật t tuỳ thuộc vào hai bên bán và mua thoả thuận Nếu bên bán giao hàng tại bên mua thì việc kiểm tra số lợng, chất lợng tiến hành tại kho bên

mua Nếu bên mua nhận vận chuyển thì việc kiểm tra chất lợng, số lợng tại kho bên bán và khi về chuyển kho doanh nghiệp phải kiểm tra lại mới đợc nhập kho.

Để kiểm tra số lợng, chất lợng vật t nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tính chất lí hoá của từng loại vật t.

Phơng pháp kiểm tra đợc thống nhất trong hợp đồng mua bán(trong trờng hợp khi kiểm tra nếu thấy không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng 2 bên đã ký thì phải lập biên bản )

I.6.2.Tổ chức quản lí kho:

*) Xét trên góc độ kỹ thuật:

Kho là những công trình kiến trúc chứa đựng hàng hoá bảo quản trong một thời gian nhất định.Tuỳ thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp nên qui mô, kiến trúc của kho khác nhau.

*)Xét về góc độ kinh tế:

Hệ thống kho đợc xem nh đơn vị kinh tế, một bộ phận cấu trúc của quá trình sản xuất, chức năng của kho là để bảo quản dự trữ lu kho các hàng hoá vật t phục vụ cho tái sản xuất và đáp ứng mọi nhu cầu của sản xuất kinh doanh Kho cũng là một lĩnh vực kinh doanh có đầy đủ 3 yếu tố :

- Chức năng nhập xuất: Phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh - Chức năng sản xuất: Nâng cao công tác bảo quản

- Chức năng kiểm tra: Chấp hành các nội quy của kho

*) Xét về mặt sản xuất :

Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất Do vậy việc tổ chức và bảo quản kho phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:

- Thực hiện việc dự trữ và bảo quản các loại hàng hoá trong kho - Tổ chức giao nhận kịp thời chính xác.

- Thực hiện chế độ hạch toán ở kho.

*) Trong doanh nghiệp gồm các hệ thống kho sau đây:

- Kho dự trữ : dùng để dự trữ các loại vật t đáp ứng các yêu cầu

- Kho tiêu thụ : Dùng để chứa các thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất Có rất nhiều vật t khác nhau nên phải bố trí kho chứa khác nhau Đối với kho nói chung thì phải phân từng khu, để riêng từng loại hàng hoá vật t nh kho nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, thiết bị, phụ tùng, hàng gia công cơ khí…

Nếu căn cứ vào phơng pháp bảo quản thì ngời ta chia kho thành kho kín, kho nửa kín, kho lộ thiên.

Nếu căn cứ vào đặc điểm xây dựng và thiết kế ngời ta chia kho thành kho thông th-ờng, kho đặc biệt, kho độc hại, nguy hiểm

Ngoài ra còn nhiều tổn thất khác nh độ bền, điều kiện sử dụng, mức độ cơ giới hoá.

*) Nội dung quản lý kho gồm :

- Cán bộ quản lí kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi luôn nắm vững số lợng chất l-ợng, hàng tồn kho đối với từng loại vật t Kho có sơ đồ sắp xếp từng loại hàng hoá, vật t phân theo khu ( thiết bị,phụ tùng,vật t ) đúng chủng loại.…

- Bảo quản vật t theo đúng quy trình

- Xây dựng thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho.

I.6.3 Tổ chức cấp phát vật t :

Tổ chức cấp phát vật t cho các công trờng, phân xởng là khâu hết sức quan trọng của phòng vật t trong doanh nghiệp.

Tổ chức cấp phát tốt sẽ đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành nhịp nhàng không bị gián đoạn góp phần tăng năng xuất lao động của con ngời và máy, giúp tăng nhanh vòng quay của vốn nâng cao năng suất chất lợng, giảm giá thành có lợi nhuận cao và tái sản xuất.

*) Nhiệm vụ của tổ chức cấp phát vật t :

- Đảm bảo cấp phát đồng bộ, đủ về chất lợng, số lợng đúng qui cách hàng hoá vật t kịp thời.

- Chuẩn bị vật t trớc khi cấp phát để đa vào sản xuất.

- Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa, chức năng có liên quan tới việc tổ chức hậu cần vật t

- Kiểm tra việc giao vật t và sử dụng vật t ở các phân xởng

*) Tổ chức cấp phát d ới các hình thức sau :

+ Cấp phát theo yêu cầu các công trờng phân xởng

Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các công trờng, phân xởng gửi lên phòng vật t, phòng vật t căn cứ vào đó, định mức nguyên vật liệu sản xuất, số hàng hoá vật t có trong kho Phòng vật t viết phiếu xuất kho cho các công trờng phân xởng lĩnh tại kho.

*Ưu điểm:

- Gắn chặt việc cấp phát với yêu cầu sản xuất - Tạo điều kiện cho các công trờng, phân xởng.

*) Nh ợc điểm:

- Không khuyến khích các đơn vị sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật t

- Khó kiểm tra theo dõi quá trình sử dụng của các công trờng, phân xởng - Dể xảy ra dự trữ quá mức

Hình thức cấp phát này phù hợp với các đơn vị sản xuất không ổn định,các doanh nghiệp sản xuất đơn chiếc…

+)Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch)

Căn cứ vào hệ thốngđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lợng và chủng loại sản phẩm đã đợc xác định trong kế hoạch tiến độ sản xuất, phòng vật t lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất và kho Căn cứ vào phiếu đó kho chuẩn bị và định kỳ cấp phát số lợng ghi trong phiếu, nh vậy việc cấp phát theo hạn mức đợc qui định chẳng những về số lợng mà cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng nh bộ phận cấp phát…

• Ưu điểm :

Quản lý chặt chẽ vật t, hạch toán tiêu dùng vật t chính xác, tăng cờng tính chủ động trong quá trình cấp phát.

Hình thức này đợc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất ổn định có hệ thống định mức tiên tiễn.

Ngoài ra trên thực tế còn có hình thức “ Bán nguyên liệu mua thành phẩm “ Đây là bớc phát triển cao của công tác quản lý vật t nhằm phát huy đầy đủ quyền sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật t, bảo đảm hạch toán chính xác hạn chế h hỏng mất mát vật t trong quá trình sử dụng Tuy nhiên hình thức này đỏi hỏi cán bộ quản lý vật t phải có năng lực và trình độ quản lý giỏi.

*) Ph ơng pháp tính bình quân của mỗi lần nhập kho:

Căn cứ vào mỗi lần nhập kho, số tồn kho cũ ta tính đợc giá bình quân.

*)Ph ơng pháp nhập tr ớc Xuất tr– ớc :

Phơng pháp này áp dụng nếu lô hàng nào nhập trớc thì xuất trớc *) Ph ơng pháp nhập sau xuất tr ớc:

Phơng pháp này áp dụng nếu lô hàng nào nhập sau sẽ xuất trớc khi hết lô hàng đó mới xuất sang lô hàng khác.

*) Ph ơng pháp ghi theo giá hạch toán:

Phơng pháp cuối cùng xác định khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế của vật t với giá trị hạch toán vật t ( trên sổ sách) sau đó xác định giá trị vật liệu xuất kho.

Giá trị thực tế của = Giá hoạch toán ± Chênh lệch giữa giá thực tếVật liệu xuuất kho vật liệu xuất kho và giá hoạch toán

Cũng có thể tính theo giá trị của hiện vật:

Giá trị thực tế của = Giá trị của vật liệu xuất ì Hệ số giávật liệu xuất khẩu khẩu trong kỳ (tồn c.kỳ) vật liệu

Giá trị thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và vật liệu nhập trong kỳHệ số vật liệu =

Giá hoạch toán của vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý, hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại,

từng nhóm vật liệu.

Ngoài các phơng pháp trên việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho còn có thể tính theo các phơng pháp khác Tính theo giá trị thực tế bình quân.

I.6 5 Tình hình cung ứng vật t :

*) Về số l ợng : Tình hình cung ứng vật t là quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa

các nhà cung cấp và doanh nghiệp Qúa trình cung ứng phải đáp ứng đủ đúng yêu cầu giữa hai bên, đáp ứng đợc yêu cầu về số lợng và chất lợng, quy cách sản phẩm …

Doanh nghiệp xác định tình hình thực hiện các loại vật t cần nhập trong kỳ kế hoạch Xác đình mức độ hoàn thành kế hoạch cung ứng về số lợng vật t.

+Doanh nghiệp giảm hợp đồng mua bán do trong các kỳ tiết kiệm đợc vật t.

+ Doanh nghiệp giảm hợp đồng mua bán do doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính.

*) Về chất l ợng :

Quá trình cung ứng vật t doanh nghiệp phải xác định số lợng vật t cần thiết trong kỳ kế hoạch Nhng xét về mặt tiêu chuẩn chất lợng hàng hoá cũng là một yêu cầu rất cần thiết trong quá trình cung ứng Chất lợng vật t tốt hay xấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến

sản phẩm, năng xuất lao động, giá thành sản phẩm (giá mua đầu vào) và ảnh hớng đến khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng Vì vậy trong quá trình ký hợp đồng mua bán vật t giữa bên cung ứng và doanh nghiệp cần phải ghi rõ các điều khoản về số lợng, chất lợng quy cách (Cam kết chung ) trong quá trình thực hiện hợp đồng và làm cơ sở để khi xuất kho và thanh toán hợp đồng.

Gi: Đơn giá vật t tng loại theo cấp bậc chất lợng

QiL.Qio: Khối lợng vật t có chất lợng cao nhất ( loai I) *)

Hệ số loại :

Là tỷ số giữa tổng giá trị các loại vật t mua với tổng giá trị vật t mua tính theo giá vật t có chất lợng cao nhất(loại I ).

*)Về mặt hàng:

Quá trình cung ứng phải phân tích đợc theo từng loại vật t chủ yếu phân biệt giữa vật t có thể thay thế, vật t không thể thay thế.

*)Tính đồng bộ mặt hàng:

Cung ứng vật t phải đảm bảo tính đồng bộ có nh vậy mới đáp ứng đợc trong mọi điều kiện của sản xuất kinh doanh và hoàn thành các chỉ tiêu đề ra.

*) Tính kịp thời:

Để cho sản xuất đợc liên tục, nhịp nhàng thì cung ứng vật t cũng phải đáp ứng kịp thời các nhu cầu về vật t tránh tình trạng phải chờ đợi vì thiếu vật t dẫn đến ảnh hởng các khâu khác trong dây truyền sản xuất.

*) Tiến độ và nhịp điệu cung ứng vật t :

Là một trong nhng yêu cầu công việc của cung ứng là phải cung cấp vật t đúng đủ, đều đặn đúng thời hạn trong các hợp đồng mua bán (hoặc kế hoạch) Trong quá trình cung ứng, mỗi kỳ nhập đợc bao nhiêu phải tính toán số còn lại để nhập đúng vào kỳ sau.

I.6.6 Tình hình sử dụng vật t :

Trong quá trình sản xuất kinh doanh việc sử dụng vật t ảnh hởng trực tiếp đến khả năng đảm bảo vật t trong sản xuất Cùng một lợng vật t nh nhau nếu biết sử dụng hợp lý và tiết kiệm sẽ sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn Ngợc lại nếu sử dụng bừa bãi vô trách nhiệm không hợp lý thì dù kế hoạch cung ứng vật t có đầy đủ thì vẫn không đảm bảo đủ vật t trong sản xuất và còn gây lãng phí vật t dẫn đến sản phẩm ít, giá thành sản

phẩm cao dẫn đến sản xuất không đạt hiệu quả Do vậy việc sử dụng vật t trong sản xuất phải đúng mục đích và thu hồi vật t phế liệu.

Tận dụng để sử dụng vào việc khác Để việc thực hiện vật t đợc hợp lý hơn ta phải phân tích kỹ tình hình thực hiện định mức vật t của từng loại sản phẩm và hệ số sử

Hao phí vật t thực tế cho một đơn vị sản phẩm hàng năm cần phải đợc giảm xuống Trên thực tế có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tăng giảm chi phí vật t song có nguyên

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh việc đáp ứng đầy đủ các vật t phục vụ sản xuất là rất cần thiết Bên cạnh đó thì công tác quản lý vật t cũng đóng vai trò rất quan trọng, nếu quản lý tốt có khoa học thì sẽ tiết kiệm đợc chi phí và ngợc lại nếu quản lý vật t không tốt sẽ tăng chi phí giá thành sản phẩm cao và lợi nhuận thấp và sẽ xẩy ra hiện tợng lãng phí vật t, sử dụng bừa bãi không trách nhiệm đối với máy móc thiết bị gây hỏng hóc nhiều và các hiện tợng tiêu cực sẽ sảy ra.Và mục tiêu của doanh nghiệp hiện nay là tối đa hoá lợi nhuận sao cho lợi nhuận là cao nhất và chi phí là nhỏ nhất Chính vì thế bất cứ một doanh nghiệp nào thì công tác quản lý vật t thiết bị đều đợc quân tâm làm tốt, công tác này đem lại hiệu quả kinh tế nh.

- Tiết kiệm chi phí trong sản xuất

- Giá thành sản phẩm hạ dẫn đến sản xuất có hiệu quả - Tiết kiệm đợc vốn

- Đáp ứng đợc vật t theo yêu cầu của sản xuất

- Chế độ bảo dỡng cho máy tốt dấn đến tuổi thọ của máy sẽ tốt (cấp phát đúng theo định kỳ thay thế)

- Năng xuất lao động cuả ngời và máy sẽ có hiệu quả

- Việc sử dụng vật t ở các đơn vị đúng mục đích yêu cầu - Tránh lãng phí thất thoát vật t

- Ngời sử dụng vật t có ý thức chấp hành tốt hơn

- Việc theo dõi nhu cầu vật t tháng, quý, năm và việc lập kế hoạch mua sắm vật t và đến khâu cấp phát sử dụng đều hợp lý.

Phân tích tình quản lý vật t ở công ty may phù đổng

II.1.Giới thiệu khái chung về công ty may Phù Đổng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty May Phù Đổng

Tên Công ty: Công ty May Phù Đổng.

Têngiao dịch: " Phu Dong Garment Company".Tên viết tắt:" Phu Dong Garco ”

Trụ sở: Trâu Quỳ - Gia Lâm - Hà Nội Điện thoại: 04 - 8765573

* )Cơ sở pháp lý hình thành Công ty May Phù Đổng:

Công ty May Phù Đổng đợc cấp giấy phép thành lập Công ty số 3016/CP/TLDN ngày 01/01/1997 ngày thành lập Công ty CAPut!’/12/1996 Công ty có vốn góp của Công ty May 10 thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam, quyết định thành lập số 226 - CNN/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ công nghiệp nhẹ và Liên đoàn lao động huyện Gia lâm (theo quyết định số 765/TC - QĐ ngày 28/CAPut!’/1978 của Liên hiệp Công đoàn Thành phố Hà nội ) Công ty may Phù Đổng là Công ty TNHH đợc thành lập với mục đích: sản xuất, gia công và tiêu thụ các mặt hàng may mặc, ngoài ra Công ty còn kinh doanh các loại vật t, sản phẩm thuộc ngành may.

Từ ngày 19/12/1996 đến 31/05/1997, Công ty hoạt động nh một xí nghiệp thành viên trực thuộc Công ty May 10 Từ ngày 01/06/1997 đến nay Công ty sản xuất hạch toán kinh doanh độc lập Trong thời gian đầu thanh thành lập Công ty đã gặp những khó khăn nh: nguồn vốn ít, số lợng công nhân cha nhiều, tay nghề của công nhân cha cao, trình độ quản lý của đội ngũ nhân viên cha có kinh nghiệm trong việc chỉ đạo Bên cạnh đó mẫu mã sản phẩm của Công ty cha phù hợp, đa dạng hoá sản phẩm, cha đáp ứng nhu cầu khách hàng Trong nền kinh tế thị trờng Công ty cha có vị thế cạnh tranh Mục tiêu tối thiểu của Công ty là phải làm sao tiếp tục tồn tại đợc Sự yếu kém nội tại của doanh nghiệp chỉ có thể chịu đựng đợc trong một thời gian nhất định Nhng

sự xa sút vị trí so với đối thủ cạnh tranh của Công ty có thể gây nguy cơ ngay lập tức cho sự tồn tại của doanh nghiệp Kết quả làm đối thủ cạnh tranh có thể kiểm soát doanh lợi của Công ty và gây ra một tình hình nan giải, trong đó việc quản lý lành mạnh đối với một doanh nghiệp không thể tồn tại đợc nữa Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp là tiến hành sản xuất, không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất, kinh doanh , cung cấp ngày càng nhiều hàng hoá cho xã hội Trong quá trình sản xuất, để đạt đợc kết quả cao nhất doanh nghiệp phải khai thác và tận dụng năng lực sản xuất, ứng dụng khoa học kỹ thuật, tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm

Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, trớc hết đòi hỏi việc xây dựng kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp phải gắn với thị trờng Trớc tình hình đó Công ty phải đầu t máy móc thiết bị sản xuất, nâng cao tay nghề công nhân Sau đó tiến tới nâng cao chất lợng sản phẩm nhằm tìm đợc chỗ đứng trong thị trờng cạnh tranh.

+ Tổ chức bồi dỡng nâng cao trình độ quản lý của toàn bộ nhân viên Công ty.

+ Công ty phải hoạch định chiến lợc bộ phận " Khai thác khả năng tiềm tàng" thì lại phải hoạch định giải pháp thực hiện chiến lợc Xâm nhập thị trờng quốc tế nh: EU, Nhật Bản, Hàn Quốc đa dạng hoá sản phẩm, đ… a sản phẩm mới ra thị trờng để ngời tiêu dùng kiểm định.

2.1.2 :Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp :

Sản phẩm của Công ty may Phù Đổng là may mặc (áo khoác, áo sơmi nam nữ các loại, sơ mi trẻ em, bộ ngủ, quần soóc ) Công ty chủ yếu là gia công may các mẫu áo… sơ mi theo đơn đặt hàng Sản xuất theo quy cách, mẫu mã của khách hàng yêu cầu, do đó tiến độ sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào khách hàng Khi hoàn thành các hợp đồng, toàn bộ sản phẩm đợc giao cho khách hàng Công ty không trực tiếp tiêu thụ sản phẩm của mình Vì thế Công ty thờng gặp khó khăn trong quá trình sản xuất do khâu cung cấp nguyên vật liệu thờng chậm, không kịp thời, đồng thời do Công ty không có nguyên vật liệu gối đầu để sản xuất thờng bị động Một khó khăn nữa khi nhận hàng gia công của khách hàng không đồng nhất theo một mẫu mã nhất định mà thay đổi

liên tục tạo sự khó khăn cho khâu kế hoạch sản xuất Những khách hàng chính của Công ty là: Pháp, Đức, Hàn Quốc, Nhật Bản Công ty ch… a sản xuất những sản phẩm tiêu thụ trong nớc đó là những khuyết điểm lớn trong trong hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy trong 2 năm gần đây Công ty đã đạt đợc những kết quả của sản xuất kinh doanh

Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty May Phù Đổng

Bảng kết quả sản xuất kinh doanh trên trong 2 năm 2002 - 2003 ta thấy doanh thu của Công ty đã tăng 138% (tơng đơng với 1,35 tỷ đồng) Từ đó làm tổng số tiền nộp ngân sách cho nhà nớc 150% (tơng đơng với 200 triệu đồng), với lợi nhuận của Công ty 200% đời sống ngời lao động trong Công ty đợc cải thiện đáng kể với mức thu nhập đầu ngời tăng 118,75%.

2.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty may Phù Đổng.

Quy trình công nghệ của Công ty May Phù Đổng là một quy trình công nghệ chế biến có tính phức tạp, kiểu liên tục nhiều khâu, mỗi khâu đợc chia ra nhiều những công việc làm hàng thủ công nh bằng tay Bộ phận sản xuất của Công ty đợc chia thành các tổ sản xuất nhỏ, gồm 1 tổ cắt, 4 tổ may, 2 tổ là và 1 tổ đóng gói Mỗi tổ sản xuất đảm nhận một quy trình sản xuất nhất định.

+ Tổ cắt có nhiệm vụ nhận vải từ kho vật liệu về cắt thành bán thành phẩm Sau đó cung cấp cho tổ may.

+ Tổ may nhận bán thành phẩm của tổ cắt và nhận phụ kiện về để may thành

Hình1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:

+ Bộ phận giác mẫu do phòng kỹ thuật đảm nhận, có nhiệm vụ nghiên cứ thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, sau đó lắp ráp lên bìa cứng.

+ Bộ phận từ 1 đến 4: là công đoạn chuẩn bị cho sản xuất có nhiệm vụ tiếp nhận nguyên liệu từ kho về sơ chế nh kiểm tra đi đếm thân bổ vải, thân bàn cắt.

+ Bộ phận từ 5 đến 14 do các tổ sản xuất đảm nhận có nhiệm vụ cắp lắp ráp sản phẩm : là gấp, kiểm cho sản phẩm và cho vào túi PE Sau khi đã hoàn thành các công đoạn KCS may, KCS là.

+ Bộ phận 15 đến 18 do tổ đóng gói và thủ kho đảm nhận Đây là khâu cuối cùng kiểm tra đóng gói sản phẩm trớc khi xuất kho.

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty May Phù Đổng.

Hình 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty May Phù Đổng

+ Hội đồng quản trị : là cơ quan điều hành cao nhất, ra quyết định quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Đa ra những quyết sách, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, liên doanh liên kết với các doanh nghiệp khác, phân phối tiền lơng, tiền thởng, tăng giảm vốn điều lệ, quyết định bổ nhiệm, thay đổi ngời quản lý doanh nghiệp.

+ Giám đốc điều hành là ngời đại diện t cách pháp nhân của Công ty là ngời tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Công ty Tổ chức thực hiện chiến lợc kinh doanh đã đợc Hội đồng quản trị thông qua, tổ chức bộ máy quản lý sản xuất có hiệu quả, tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty, thực hiện chủ trơng chính sách pháp luật của nhà nớc Chăm lo và bảo vệ quyền lợi chính đáng của lao động.

+ Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc Công ty, đợc uỷ quyền thay mặt giám đốc để giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt Ngoài ra lập kế hoạch hoạt động cũng nh tổ chức thực hiện kế hoạch Công tác kế hoạch hoá có vị trí quan trọng trong quản lý kinh doanh.

+ Phòng sản xuất : Bao gồm các tổ sản xuất (cắt, may, tổ là, tổ đóng gói) trong khối sản xuất bao gồm 2 trởng ca, mỗi trởng ca chịu trách nhiệm quản lý sản xuất chất lợng sản phẩm; trực tiếp chỉ đạo một ca sản xuất , hớng dẫn cho các tổ sản xuất xắp xếp bố trí dây chuyền sản xuất Đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất trong ca phụ trách, đảm bảo về số lợng và chất lợng sản phẩm Tổ trởng các tổ sản xuất là ngời quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt sản xuất của tổ, trực tiếp chỉ đạo kỹ thuật và chất lợng sản phẩm của tổ.

+ PhòngTC-KT: Có nhiệm vụ tham mu giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức lao động tiền lơng Giải quyết các chế độ, chính sách của nhà nớc đối với ngời lao động, lên kế hoạch chuẩn bị cho tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho ngời lao động Ngoài ra còn tham mu cho giám đốc về việc bố trí xắp xếp hợp lý lao động trong Công ty , xây dựng định mức, đơn giá tiền lơng , lập kế hoạch quỹ tiền lơng, lập kế hoạch áp dụng các biện pháp tổ chức - kỷ luật nhằm tăng năng suất lao động, giảm tiêu hao thời gian để sản xuất một đơn vị sản phẩm , lập kế hoạch sử dụng thời gian lao động của công nhân.

+ Phòng kế hoạch : có nhiệm vụ lập kế hoạch cung ứng hợp lý, giảm tồn động vật t trong kho dài ngày làm tăng vốn lu động, có kế hoạch sử dụng vật t tiết kiệm nhất Rà soát lại các mức tiêu hao vật t cho một đơn bị sản phẩm làm căn cứ lập kế hoạch số lợng vật t cần dùng, cần mua hợp lý nhất.

+ Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ thiết kế các mẫu, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của toàn bộ máy móc thiết bị, cung cấp các thông số kỹ thuật có các bộ phận khác.

Nhìn chung mô hình tổ chức cơ cấu của Công ty đợc sắp xếp phù hợp với tính chất, đặc thù, đặc điểm sản xuất của Công ty May.

2.1.5 Tình hình lao động, tiền lơng

* Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động Công ty

Lao động là lực lợng chủ yếu trong quá trình sản xuất Công ty phải rà soát lại trình độ, cơ cấu tổ chức của đội ngũ lao động Ngời công nhân phải đợc bồi dỡng đào tạo nâng cao tay nghề thì năng lực sản xuất sẽ tăng lên.

Theo số liệu thống kê của Công ty May Phù Đổng, số lợng và chất lợng lao động đợc thể hiện qua biểu sau:

Bảng 2: Cơ cấu lao động toàn Công ty năm 2003 2 Theo tính chất và trình độ đào tạo

Lao động trực tiếp sản xuất

Lao động gián tiếp Trung cấp và sơ cấp

Là sự hình thành các loại lao động và tỷ trọng của từng loại trong tổng số: do đội ngũ lao động trực tiếp sản xuất của Công ty có tay nghề không đồng đều chủ yếu là thợ bậc 1 và bậc 2, ảnh hởng đến năng lực sản xuất, chất lợng sản phẩm

Cơ cấu lao động phụ thuộc vào: ngành nghề sản xuất, quy mô sản xuất, công nghệ sản xuất và trình độ quản lý Do đặc thù của ngành may nên số lao động nữ ở Công ty chiếm một tỷ lệ tơng đối lớn (73,8%), điều đó gây khó khăn cho Công ty khi

thực hiện chế độ với lao động nữ: nghỉ thai sản, con ốm, nghỉ sinh lý Ng… ời lao động trong ngành may luôn phải làm thêm để kịp tiến độ giao hàng.

* Quỹ lơng của Công ty May Phù Đổng đợc xây dựng trên chỉ tiêu của doanh thu Doanh thu thực tế và doanh thu kế hoạch hàng tháng của Công ty đợc tính theo công thức nh sau:

+ Doanh thu kế hoạch = số lợng dự kiến sẽ sản xuất ì giá thành sản phẩm đã thoả thuận với khách hàng.

+ Doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ đợc tính căn cứ vào giá trị tiền công ghi trong hợp đồng gia công và sản lợng sản phẩm thực hiện.

+ Việc tính lơng cho bộ phận trực tiếp sản xuất đợc tiến hành theo các bớc sau: - Căn cứ vào thời gian tiêu hao để hoàn thành công đoạn (định mức tiêu hao của từng công đoạn)

- Căn cứ vào số lợng sản phẩm mà ngời công nhân may đã hoàn thành ở công đoạn đó.

Từ đó tính tổng thời gian tiêu hao của ngời công nhân may theo công thức sau: Tổng thời gian tiêu hao của 1 công nhân = thời gian tiêu để hoàn thành công đoạn x số lợng sản phẩm làm ra trong kỳ.

Lơng sản phẩm của từng ngời = tổng thời gian tiêu hao của 1 công nhân ì 70 đồng 70 đồng là đơn giá của 1 giây sản phẩm chuẩn Trong đó quy đổi theo thời gian chế tạo theo cấp bậc công việc nh sau:

Thợ bậc 2: Thời gian quy chuẩn (dùng để tính lơng) = thời gian chế tạo ì 0,88 Thợ bậc 3: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ì 1,00

Thợ bậc 4: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ì 1,13 Thợ bậc 5: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ì 1,43

Bảng 3 :Tiền lơng sản phẩm của công nhân bộ phận may tháng 2/2003:

3 Nguyễn Thị Năm 1.58 18 11.499,6 804.972

+ Tổng thời gian quy chuẩn để tính lơng = (thời gian quy chuẩn để hoàn thành bớc công việc + phụ cấp) ì số lợng sản phẩm làm ra trong kỳ.

+ Lơng sản phẩm của công nhân = tổng thời gian quy chuẩn để tính lơng ì 70 đồng Công ty trả lơng cho ngời lao động theo sản phẩm hoàn thành hình thức trả l-ơng theo sản phẩm này có tác dụng nâng cao tinh thần ý thức trách nhiệm, tinh thần hợp tác giữa các công nhân, các bộ phận và trong toàn doanh nghiệp Bênh canh đó còn khuyến khích công nhân tự giác trong lao động, không ngừng nâng cao năng suất lao động Từ đó phát huy tính sáng tạo, tích cực chủ động nâng cao tay nghề và áp dụng các biện pháp cải tiến kỹ thuật, tận dụng đợc thời gian làm việc cho số lợng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tăng Ngoài ra ngời lao động đã đợc trả lơng theo công việc đợc giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi mức độ hoàn thành công việc và số ngày làm việc thực tế, không phụ thuộc vào hệ số mức lơng Bên cạnh đó cong một số hạn chế còn tồn tại của Công ty trả lơng Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất thì tiền lơng chỉ phản ánh số lợng cha phản ánh đợc chất lợng sản phẩm Việc xây dựng mức thời cho công đoạn may chỉ dựa vào phơng pháp bấm giờ của sản phẩm và kinh nghiệm của cán bộ làm công tác định mức cho nên mức xây dựng ra thờng không có độ chính xác cao Định mức không chính xác dẫn đến đơn giá tiền lơng không chính xác, không phản ánh hết hao phí sức lao động bỏ ra của ngời công nhân, ngoài ra còn làm ảnh hởng đến sức khoẻ và khả năng tái sản xuất sức lao động của họ.

Đồng thời tiền lơng lại phụ thuộc vào doanh thu do đó tiền lơng không ổn định vào những thời điểm Công ty ký đợc nhiều hợp đồng với khách hàng thì tiền lơng của ngời lao động tơng đối cao nhng lại phải làm thêm giờ hoặc tăng ca sản xuất Còn thời điểm ký đợc ít hợp đồng với khách hàng thì tiền lơng của công nhân lại thấp

Chính sự không ổn định này đã dẫn tới tình trạng đời sống của ngời lao động không đợc đảm bảo.

Hình thức trả lơng của Công ty may Phù Đổng chủ yếu trả lơng theo sản phẩm trực tiếp cá nhân và trả lơng theo thời gian có cải tiến Quỹ tiền lơng đợc phân phối

Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một đơn vị sản phẩm Doanh nghiệp thực hiện thử nghiệm - sản xuất : là xác định mức tiêu hao vật t trong điều kiện thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất và các điều kiện tốt nhất cho sử dụng vật t Căn cứ vào tồn đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và tồn cuối kỳ để xác định lợng, chi phí vật t thực tế chi dùng cho sản xuất sản phẩm hoàn thành trong kỳ.

Ví dụ: Vải dùng cho sản xuất áo sơmi Cung ứng hàng tháng mỗi đợt vào ngày 5, 15, 25 mỗi đợt 20.000m vải Mức tiêu dùng bình quân ngày là 2.000m vài Ngày 25/12 cung ứng 2000m vải Bắt đầu từ ngày 26 đến ngày 31 (6 ngày) hết 2000m/ngày đêm x 6 ngày đêm = 12.000m thì mức tồn cuối năm kế hoạch (năm 2003) sang năm 2004 để gối đầu 20.000mm - 12.000m = 8.000m Nếu chỉ dự trữ bảo hiểm là 4000m thì lợng vật t tồn cuối năm 2003 sẽ bằng (8000 + 4000) = 12.000m Số lợng vật t tồn đầu năm kế hoạch 2003 dựa vào kiểm kê và kế hoạch cung ứng cuối năm.

Tình hình sử dụng vật t tốt hay sấu đợc đánh giá bằng chỉ tiêu lợng tiêu hao vật t thực tế bình quân cho một sản phẩm so với định mức do việc cung cấp vật t không đầy đủ, không kịp thời, không đồng bộ dẫn đến không bảo đảm chất lợng sản phẩm do đó không tạo ra quá trình sản xuất liên tục, không tiết kiệm đợc vật t để hạ giá thành sản phẩm Chất lợng vật t thay đổi thì mức tiêu hao vật t cũng không ổn định.

+Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK phải nộp

1 Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ

7 Chi phí quản lý doanh nghiệp

8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9 Thu nhập khác

10 Chi phí khác

11 Lợi nhuận khác (40 =31 -32)

12 Tổng lợi nhuận trớc thuế(50 = 30+40) 13 Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp

14 Lợi nhuận sau thuế (60 = 50 - 51) III Các khoản phải thu

1 Phải thu của khách hàng 2 Trả trớc cho ngời bán 3 Thuế GTGT đợc khấu trừ 4 Phải thu nội bộ

- Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc - Phải thu nội bộ khác

5 Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD 6 Các khoản phải thu khác

7 Dự phòng các khoản phải thu khó đòi

1 Hàng mua đang đi trên đờng 2 Nguyên liệu, vật liệu tồn kho 3 Công cụ, dụng cụ trong kho

4 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 5 Thành phẩm tồn kho

6 Hàng hoá tồn kho 7 Hàng gửi đi bán

8 Hàng hoá kho bảo thuế

9 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*)

3 Chi phí chờ kết chuyển 4 Tài sản thiếu chờ sử lý

5 Các khoản thế chấp, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn

VI Chi sự nghiệp

1 Chi sự nghiệp năm trớc 2 Chi sự nghiệp năm nay

B Tài sản cố định và đầu t dài hạn

- Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 2 Tài sản cố định thuê tài chính

II Các khoản đầu t tài chính dài hạn 1 Đầu t chứng khoán dài hạn 2 Góp vốn liên doanh

3 Các khoản đầu t dài hạn khác

4 Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn (*) III Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 IV Các khoản ký quỹ, ký cợc dài hạn 240 3 Phải trả cho ngời bán 4 Ngời mua trả tiền trớc

5 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc 6 Phải trả công nhân viên

7 Phải trả cho các đơn vị nội bộ 8 Các khoản phải trả, phải nộp khác 9 Phải trả theo tiến độ kế hoạch HĐXD

1 Nguồn vốn kinh doanh

2 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 3 Chênh lệch tỷ giá

4 Quỹ đầu t phát triển 5 Quỹ dự phòng tài chính 6 Lợi nhuận cha phân phối

7 Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản II Nguồn kinh phí, quỹ khác

1 Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 2 Quỹ khen thởng, phúc lợi

3 Quỹ quản lý của cấp trên 4 Nguồn kinh phí sự nghiệp

- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trớc - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay

Theo nguyên tắc quản lý và sử dụng vốn, nợ ngắn hạn không nên đợc dùng để đầu t hình thành TSCĐ và đầu t dài hạn vì việc làm này luôn tạo ra áp lực trả nợ vay

rất lớn mà nguồn vốn của doanh nghiệp rất khó có thể đáp ứng (do nợ vay ngắn hạn thờng có thời gian trả nợ dới 12 tháng, trong thời gian sử dụng và chi phí trích khấu hao để trả nợ thờng là 3 đến 10 năm) Bên cạnh đó thì nợ vay dài hạn cũng không đợc khuyến khích để hình thành tài sản lu động vì việc sử dụng vốn nh vậy sẽ gây ra một sự lãng phí do phát sinh lãi vay phải trả nhiều hơn (do lãi vay dài hạn thờng lớn hơn lãi vay ngắn hạn).

Với cơ cấu tài sản, nguồn vốn hiện nay của Công ty , nguồn vốn chủ sử hữu đ-ợc sử dụng để tài trợ cho cả tài sản lu động và tài sản cố định, đảm bảo đúng nguyên tắc quản lý tài chính, đảm bảo tính an toàn, hiệu quả cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

* Cơ cấu tài sản và nguồn vốn:

Tỷ trọng tài sản lu động = Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn

Từ năm 2002, Công ty bắt đầu dịch chuyển sản xuất, giảm bớt các đơn hàng gia công và đẩy mạnh sản xuất hàng xuất khẩu Nên tài sản lu động năm 2003 tăng

lên so với năm 2002, nguyên nhân chính do giá trị hàng tồn kho ở khâu dự trữ và luân chuyển trong sản xuất đều tăng, bên cạnh đó thì các khoản phải thu của khách hàng

Tỷ suất sự tài trợ năm 2003 giảm 23,5% so với năm 2002, do tốc độ tăng vốn chủ sở hữu Nguồn vốn chủ sở hữu chủ yếu tăng do đợc bổ xung lợi nhuận Nếu khi doanh nghiệp đầu t mở rộng thởng phải tìm nguồn tài trợ bằng cách đi vay, điều này làm cho tỷ suất sự tài trợ luôn có xu hớng giảm dần cùng với việc đầu t mở rộng của * Chỉ số phản ánh phạm vi, quy mô của tài sản lu động mà doanh nghiệp có thể sử dụng để trang trải các yêu cầu của các chủ nợ, đem lại sự an toàn về khả năng bù đắp cho phần giá trị của tài sản lu động bị giảm sút Tuy nhiên nó cũng có nhiều hạn chế nh tính thời điểm của bảng cân đối kế toán Việc đánh giá luân chuyển kho hàng ở mỗi doanh nghiệp , tình hình nhập và huy động ngân quỹ và dòng lu kim tơng lai cũng nh đảm bảo của doanh nghiệp.