kế toán nghiệp vụ công nợ tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư imexco

Nhiệm vụ : - Trong hoạt động xuất nhập khẩu tổng hợp : nghiên cứu thị trường, phát triển các khả năng và cơ hội giao dịch, tổ chức thực hiện XNK theo nhu cầu của tình hình sản xuất kinh

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô trường Đại học Kinh Tế, đặc biệt là Thầy Cô trong khoa Kế Toán Kiểm Toán đã tận tâm truyền đạt kiến thức quý báu cho em trong thời gian học tập tại trường

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của Thầy Bùi Văn Trường đã giúp em hoàn thành tốt báo cáo thực tập này

Qua đây em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty IMEXCO và các cô chú, anh chị Phòng Kế Toán Tài Vụ của Công Ty, các Đơn Vị Nội Bộ, đặc biệt em xin cảm ơn chú Trung, chú Châu đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành tốt báo cáo thực tập và giúp em có thêm nhiều kiến thức thực tế về công tác kế toán

Qua thời gian học tập ở trường và thời gian thực tập ở công ty, em đã được trang bị một lượng kiến thức và những kinh nghiệm bổ ích giúp em trở thành nhân viên kế toán thực thụ trong tương lai

Trong báo cáo này sẽ có nhiều thiếu sót, em rất mong sự góp ý của Thầy Bùi Văn Trường và các cô chú, anh chị Phòng KTTV để em hoàn thiện báo cáo này

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế

hàng hóa nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước đã có những bước tiến đáng kể Sự đổi mới này đã giúp cho nền kinh tế của đất nước thoát khỏi trì trệ và từng bước đi lên vững chắc Nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn để hòa nhập chung cùng sự phát triển của đất nước

Sự cạnh tranh quyết liệt của nền kinh tế thị trường đã làm cho các doanh nghiệp nói chung, Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp và Đầu Tư IMEXCO nói riêng phải thường xuyên đổi mới nhằm khẳng định mình trên thương trường

Đối với một doanh nghiệp nói chung vấn đề vốn để hoạt động sản xuất kinh

doanh là vô cùng quan trọng Đối với một công ty hoạt động trong linh vực thương mại như Công ty IMEXCO thì yếu tố này lại càng quan trọng hơn Là một công ty thương mại hoạt động kinh doanh chính là buôn bán, do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ là chủ yếu Giải quyết tốt vấn đề công nợ là một cách tích cực để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển

Vậy công ty đã giải quyết vấn đề công nợ ra sao để có thể quay nhanh đồng vốn, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển là cả một chiến lược mà tập thể Ban Giám Đốc công ty IMEXCO đã và đang hoàn thiện.

Với lý do trên, trong thời gian thực tập tại công ty em đã chọn đề tài : “Kế toán nghiệp vụ công nợ tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư IMEXCO“

cho báo cáo thực tập của mình

PHẦN 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY IMEXCO

I Lịch sử hình thành và phát triển :

1 Giới thiệu sơ lược về công ty :

- Tên công ty : Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp & Đầu Tư TPHCM

- Tên giao dịch : General Import Export And Investment Corporation Of HCM City

- Tên viết tắt : IMEXCO

- Trụ sở chính : 111 Trần Quốc Thảo Quận 3 TPHCM

- Lĩnh vực kinh doanh : xuất nhập khẩu, dịch vụ, đầu tư trong và ngoài nước

- Hình thức sở hữu vốn : Công ty cổ phần

- Tình hình vốn kinh doanh :

+ Vốn điều lệ : 30.000.000.000 chia thành 300.000 cổ phần, MG = 100.000

Trong đó : vốn SHNN : 6.000.000.000 chiếm 20%.

vốn của các cổ đông CB.CNV của Cty: 18.064.500.000 chiếm 60,125%

vốn của cổ đông khác : 5.935.500.000 chiếm 19,785%

- Tổng số công nhân viên : 893 người

- Các đơn vị trực thuộc :

+ Xí nghiệp may VITEXCO

+ Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng XK

+ Xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản XK

+ Xí nghiệp Nông – Hải sản, thực phẩm XK

+ Chi nhánh IMEXCO tại Hà Nội

+ Chi nhánh IMEXCO tại Bình Thuận

2 Quá trình hình thành và phát triển :

- Tiền thân Công Ty Xuất Nhập Khẩu Tổng hợp và Đầu tư TPHCM (IMEXCO) là Công ty IMEX SÀI GÒN trực thuộc Uy Ban Nhân Dân TPHCM, được thành lập vào ngày 25/11/1982 theo quyết định số 298/QĐ-UB của UBND TPHCM

- Ngày 01/06/1983 UBND TPHCM đã có quyết định số QĐ 77/QĐ-UB chuyển công ty IMEX Sài Gòn thành công ty xuất nhập khẩu TPHCM, là đơn vị xuất nhập khẩu trực tiếp lớn nhất của thành phố lúc bấy giờ

- Những năm đầu tiên do kiêm nhiệm nhiều chức năng vừa kinh doanh vừa quản lý vừa phải thực hiện những chiến lược mậu dịch của nhà nước Cũng chính thời kỳ này đã để lại cho công ty một hậu quả hết sức nặng nề đó là số nợ nước ngoài và sự

thâm hụt khá lớn trong cán cân thanh toán quốc tế Khó khăn này đã tồn đọng và kéo dài đến ngày hôm nay và mới được giải quyết dứt điểm.

- Năm 1986 IMEX Sài Gòn mất dần thế độc quyền, 14 công ty con dần tách ra khỏi

hệ thống công ty mẹ thành các công ty xuất nhập khẩu trực tiếp của nhà nước

- Ngày 04/02/1986 tổng công ty được bổ sung thêm chức năng đầu tư theo quyết định số 45/QĐ-UB của UBND TPHCM và chính thức đổi tên thành tổng công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư TPHCM (IMEXCO)

- Cuối năm 1994, căn cứ nghị định số 388/HDBT, tổng công ty đã được tách ra và đổi tên thành công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM theo quyết định số 09/QĐ-UB của UBND TPHCM ngày 10/12/1994

- Đến năm 2003 UBND TP có QĐ số 3375/QĐ-UB ngày 18/8/2003 về việc chuyển DNNN Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM (IMEXCO) thành Công ty Cổ phần XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM

- Theo đề nghị của Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn tại công văn số

1393/TCT-TC ngày 18/11/2003 và Trưởng Ban Tổ chức chính quyền TP tại tờ trình số 151/TCCQ ngày 28/11/2003

II Chức năng và nhiệm vụ :

1 Chức năng :

- Theo quyết định thành lập lại doanh nghiệp nhà nước số 09/QĐ-UB của UBND TPHCM, IMEXCO có quan hệ kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước Những ngành nghề kinh doanh :

+ Thu mua, gia công, chế biến và kinh doanh các mặt hàng nông, lâm, thuỷ hải sản, công nghệ phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ để XK và tiêu thụ nội địa

+ NK và kinh doanh đồ dùng cá nhân và gia đình, vật tư, nguyên liệu, máy móc, phương tiện vận tải.

+ Liên doanh hợp tác đầu tư

+ Kinh doanh địa ốc khi được phép của Bộ Xây Dựng cho phép và kinh doanh kiều hối theo quy định của Ngân hàng Nhà nước

Bổ sung: + Sản xuất, mua bán các sản phẩm ngành may (trừ tẩy nhuộm)

+ Đầu tư xây dựng, kinh doanh kết cấu hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư

+ Mua bán thực phẩm chế biến (trừ kinh doanh dịch vụ ăn uống)

+ Kinh doanh nhà, cho thuê kho, xưởng, mặt bằng phục vụ mục đích kd

2 Nhiệm vụ :

- Trong hoạt động xuất nhập khẩu tổng hợp : nghiên cứu thị trường, phát triển các khả năng và cơ hội giao dịch, tổ chức thực hiện XNK theo nhu cầu của tình hình sản xuất kinh doanh tại TPHCM và các tỉnh lân cận theo phương thức :

- Trong hoạt động đầu tư : hợp tác, liên doanh với các đơn vị kinh tế của TPHCM

và các tỉnh trong khu vực trong việc giao dịch, xúc tiến việc thu hút vốn đầu tư nước ngoài vào các dự án sản xuất kinh doanh trong nước, theo phương thức :

+ Nắm vững chương trình kinh tế của TP và các tỉnh trong khu, cùng các đơn vị kinh tế trong nước để liên doanh với nước ngoài.

+ Hợp tác với các đơn vị có triển vọng để xây dựng phương án khả thi

+ Khảo sát thị trường nước ngoài, nghiên cứu, tìm kiếm các nhà đầu tư có triển vọng

- Trong quan hệ đối ngoại : IMEXCO hướng vào các hoạt động chủ yếu sau:

+ Thực hiện việc mua bán hàng hoá XNK tổng hợp theo sự chủ động của mỗi bên + Hợp tác đầu tư với nước ngoài theo chương trình sản xuất hàng xuất khẩu

+ Làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách NN

+ Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý XNK và thực hiện các cam kết trong hợp đồng

+ Quản lý sử dụng hợp lý các nguồn vốn

III Tổ chức bộ máy của công ty IMEXCO :

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của toàn công ty :

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368

Đại Hội Đồng Cổ Đông

Hội Đồng Quản Trị

Ban Kiểm Sát Tổng

Giám Đốc Phó Tổng

Giám Đốc

Phó Tổng Giám Đốc

Các phòng chức năng

Các đơn vị trực tiếp sản xuất

T C-HC

P hòng

K TTV

Phòng

K HKD

X N K D C B l âm

X

N nông h

ải sản t hực p hẩm

X N C B C Ư h àng

XN may

XK VITEX C O

NBình Thuận

C N H à N ội

- Khối quản lý : Đại Hội Đồng Cổ Đông, Hội Đồng Quản Trị, Ban Kiểm Sát, Ban Tổng giám đốc gồm 1 Tổng giám đốc và 2 Phó tổng giám đốc.

- Khối các phòng chức năng : gồm 4 phòng chính : Phòng tổ chức hành chánh, Phòng kế toán tài vụ, Phòng kế hoạch kinh doanh, Phòng đầu tư – phát triển Tổ kiều hối do phòng kế toán tài vụ phụ trách và quản lý

- Khối các đơn vị nội bộ : gồm 4 đơn vị hạch toán nội bộ : xí nghiệp may VITEXCO, xí nghiệp chế biện cung ứng hàng xuất khẩu, xí nghiệp nông hải sản thực phẩm xuất khẩu, xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu 2 chi nhánh: chi nhánh Hà Nội và chi nhánh Bình Thuận

2 Chức năng và nhiệm vụ :2.1 Ban Tổng giám đốc :

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động đầu tư của công ty, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước theo luật định

- Điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của nhà nước

2.2 Khối các phòng ban :

X N K D C B l âm s ản

X

N nông h

ải sản t hực p hẩm X K

X N C B C Ư h àng X K

- Phòng tổ chức hành chính :

+ Tổ chức bộ máy kinh doanh và bố trí nhân sự

+ Quản lý lao động và các chế độ liên quan đến người lao động, đảm bảo quyền lợi cho người lao động

+ Thực hiện lưu trữ tài liệu, quản lý các công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu của công ty

+ Lưu trữ các chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty

+ Liên hệ giao dịch với Ngân hàng, cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế

+ Thực hiện các chế độ thống kê và lập báo cáo, các mẫu biểu qui định nộp từng

+ Thực hiện các thủ tục, các chứng từ phục vụ cho quá trình thực hiện hợp đồng

- Phòng đầu tư – phát triển :

+ Vạch hướng kinh doanh trong thời gian tới.

+ Nghiên cứu thị trường để tìm kiếm những khách hàng đầu vào cũng như đầu ra, nghiên cứu sản phẩm, thành phẩm, hàng hoá cũng như nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu thị trường

+ Tham mưu, tư vấn cho khách hàng

2.3 Khối các đơn vị nội bộ : 4 xí nghiệp và 2 chi nhánh

- Công ty sẽ ra quyết định bổ nhiệm BGĐ Về hợp đồng lao động đối với cán bộ CNV tại các ĐVNB thì công ty sẽ uỷ quyền cho các ĐVNB

- Chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị được quy định cụ thể trong điều lệ hoạt động của từng đơn vị.Nếu hợp đồng nhỏ đơn vị có thể thương lượng với đối tác một mình trước khi trình BTGĐ công ty Đối với những hợp đồng lớn thì đơn vị cần phối hợp với

các phòng nghiệp vụ của công ty trong quá trình bàn bạc với khách hàng, lập hợp đồng trình BTGĐ ký

- Công ty chỉ đạo toàn diện khâu sản xuất kinh doanh và vốn tại các ĐVNB Công

ty có quyền điều vốn giữa các ĐVNB để đầu tư vào thương vụ lớn

3 Phạm vi hoạt động của công ty và đơn vi nội bộ :3.1 Văn phòng công ty :

- Ngành nghề hoạt động: sản xuất, kinh doanh XNK tổng hợp và đầu tư

- Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu : XNK tổng hợp, đầu tư, dịch vụ kiều hối và kd địa ốc.3.2 Xí nghiệp may Vitexco :

- Ngành nghề hoạt động : sản xuất, gia công hàng may mặc để XK và tiêu thụ nội địa.

- Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : sản phẩm may mặc các loại, dịch vu uỷ thác

3.3 Xí nghiệp chế biến và cung ứng hàng xuất khẩu:

- Ngành nghề hoạt động : sản xuất, gia công, chế biến các loại sản phẩm bột xương, bột cá, lông vũ

- Sản phẩm chủ yếu : bột xương, bột cá, lông vũ

3.4 Xí nghiệp kinh doanh và chế biến lâm sản xuất khẩu:

- Ngành nghề hoạt động: sản xuất, kinh doanh hàng lâm sản để XK và tiêu thụ nội địa

- Sản phẩm, dịch vụ chủ yếu: các loại sản phẩm gỗ

3.5 Xí nghiệp nông- hải sản, thực phẩm xuất khẩu:

- Ngành nghề hoạt động : thu mua, gia công, chế biến hàng nông hải sản, rau quả và thực phẩm để XK và tiêu thụ nội địa

- Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : thuỷ hải sản khô, bánh tráng,… dịch vụ uỷ thác XK, rau quả và thực phẩm

3.6 Chi nhánh tại Hà Nội :

- Ngành nghề hoạt động: kinh doanh XNK, dịch vụ, đại lý trên địa bàn phía Bắc

- Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : tổng hợp

3.7 Chi nhánh Bình Thuận :

- Ngành nghề hoạt động : chế biến bột cá

- Sản phẩm dịch vụ chủ yếu : bột cá

4 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển :4.1 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của công ty :

- Hàng xuất khẩu của công ty rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã

- Ban Tổng giám đốc công ty và các phòng ban là những cán bộ có nhiều kinh nghiệm, cùng với toàn thể CBCNV cùng nhau góp hết sức mình để góp phần vào sự tồn tại và phát triển của công ty

Khó khăn :

- Tình hình biến động giá cả bất lợi trên thị trường thế giới trong những năm qua đã gây khó khăn cho việc kinh doanh XNK, nhất là những việc nông sản, thuỷ sản

- Khó khăn về tài chính phải vay vốn

- Cơ chế chính sách quản lý của công ty còn chưa thực sự khuyến khích người lao động gắn bó với thành quả công việc Còn ỷ lại vào sự giúp đỡ của Nhà nước

4.2 Những thuận lợi và khó khăn về tình hình tài chính và công nợ :

- Công nợ thời kì bao cấp : Vào cuối năm 1999 tình hình tài chính của công ty về cơ bản đã tạm ổn Tuy nhiên các khoản nợ tồn động thời kì bao cấp vẫn chưa được giải quyết dứt điểm do 1 số khách hàng là chủ nợ lớn không chấp nhận tỷ lệ bán nợ của

Ngân hàng Được sự giúp đỡ tích cực của UBNDTP, NH Ngoại Thương, đến ngày 30/12/2000 công ty đã thanh toán được số nợ LC bảo lãnh thời kì bao cấp như sau: trị giá gốc 8.669.943 USD, lãi phát sinh 6.219.432 USD Như vậy với số nợ LC bảo lãnh thời kì 1985-1986 trên sổ sách hiện còn 3.462.798 USD của 3 công ty : VELK, Thái Bình và YUSIN Công ty cổ phần sau này sẽ tiếp tục theo dõi và giải quyết.

- Công nợ trong nước : Ngoài các khoản nợ luân chuyển trong kinh doanh, hiện nay còn 1 số công nợ còn tồn đọng của các năm trước để lại như: công nợ của EDC, UPA Đồng Nai, … công ty đã xử lý bằng biện pháp thu hồi công nợ bằng hàng hoá, đất đai, … và đưa vụ việc qua toà án Viện kiểm sát nhân dân TP và phòng cảnh sát điều tra CATPHCM Đối với 1 số công nợ tồn đọng không có khả năng thu hồi do các đơn vị này đã giải thể, công ty đã lập quỹ dự phòng để thanh toán (tổng số dự phòng nợ khó đòi đến ngày 31/12/2000 là 7.927.860.296)

4.3 Phương hướng phát triển :

Mục tiêu phát triển :

- Từng bước củng cố, nâng cao và kiện toàn bộ máy tổ chức nhân sự của công ty

- Tạo thị trường trong nước và ngoài nước, thiết lập tốt mối quan hệ cung-cầu trong liên kết sản xuất kinh doanh

- Tiếp tục phát huy tiềm lực xuất khẩu của công ty

- Tiếp tục củng cố các đơn vị trực thuộc công ty, sắp xếp lại ngành nghề cho phù hợp

- Tận dụng và khai thác mọi tiềm năng hiện có của công ty

- Phát huy nội lực và coi trọng hợp tác sản xuất, kinh doanh dưới nhiều hình thức

- Không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty về mọi mặt, tạo việc làm

ổn định và nâng cao thu nhập cho người lao động, lợi tức cho cổ đông và tăng nguồn thu cho NSNN

Định hướng về chiến lược phát triển:

- Về thị trường xuất khẩu:

+ Công ty đã có chính sách tốt đối với thương nhân và thị trường, bảo vệ uy tín của mình với khách hàng Khách hàng ngày càng được chọn lọc, có độ tin cậy nhất

là khả năng tài chính

+ Duy trì quan hệ với KH truyền thống nhưng phải quan tâm khai thác thêm những thị trường triển vọng như các nước Châu Au, Bắc

- Về dịch vụ xuất nhập khẩu :

+ Công ty làm rất tốt dịch vụ này, góp phần tăng thu nhập cho đơn vị

+ Có uy tín đối với KH nước ngoài, quyết tâm nâng cao thu nhập dịch vụ XNK trong thời gian tới, góp phần tăng lợi nhuận mà không cần vốn đầu tư

- Liên doanh đầu tư trong và ngoài nước :

+ Tìm đối tác để liên doanh đầu tư trong và ngoài nước nhưng còn khá khiêm tốn Trong thời gian sắp tới cần đẩy mạnh công tác này, đầu tư cũng là biện pháp tăng nguồn vốn mở rộng sản xuất kinh doanh

+ Liên doanh trong nước, xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, mặt bằng, thiết bị để tổ chức sản xuất mặt hàng thiết yếu phục vụ cho XK cũng như tiêu dùng

+ Liên doanh nước ngoài trên cơ sở vật chất hiện có của đơn vị để tạo ra hàng XK bằng nguyên liệu lao động trong nước cộng thiết bị kĩ thuật, quy trình công nghệ và

+ Cần phải chọn đúng đối tác, đúng sản phẩm, đúng thị trường Không đầu tư tràn lan, không xác định mục tiêu trước mắt và lâu dài.

+ Phải thận trọng tiếp nhận thiết bị kỹ thuật tránh tiếp nhận thiết bị kĩ thuật lạc hậu

IV Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty :

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty :

2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận : 2.1 Phòng KTTV : hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở VPCT, các nghiệp vụ có tính chất chung toàn công ty Đồng thời hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ở các ĐVNB và cuối kỳ tổng hợp số liệu kế toán ở tất cả các đơn vị vào báo cáo quyết toán toàn cty

2.2 Trưởng phòng, phó phòng :

- Trưởng phòng : giúp Ban Tổng giám đốc quản lý, kiểm tra mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong toàn công ty, cũng như công tác hạch toán kế toán tại công ty

Trưởng phòng KTTV Phó phòng

KTTV

Phó phòng KTTV

Tổ thuế - TSCĐ - HH

Tổ kiều hối

Tổ tổng hợp

Tổ thanh toán

Tổ công nợ

Đ VNB

- Phó phòng : gồm 2 phó phòng, 1 phụ trách tổ công nợ, 1 phụ trách tổ kiều hối, tham mưu cho Trưởng phòng các biện pháp quản lý tài chính một cách hiệu quả 2.3 Tổ thanh toán : có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán, tình hình tài chính,

tổ chức quản lý thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

2.4 Tổ hàng hoá : phụ trách hạch toán hàng hoá XNK, hàng hoá ký gửi, hàng hoá tiêu thụ nội địa và hàng hoá khác Tổ có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tình hinh Nhập-Xuất-Tồn kho hàng hoá bằng Đồng Việt Nam và ngoại tệ Theo dõi giá vốn và doanh số hàng bán

2.5 Tổ công nợ : theo dõi tình hình công nợ và khả năng thanh toán, thường xuyên đối chiếu công nợ với kế hoạch, đôn đốc thu hồi nợ và theo dõi tình hình liên doanh

2.6 Tổ kiều hối : làm nhiệm vụ môi giới trong việc chuyển và gửi đồng ngoại tệ trong nước và ngoài nước, hạch toán doanh thu từ việc hưởng hoa hồng dịch vụ 2.7 Tổ tổng hợp và quản lý : hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh còn lại nằm ngoài các tổ nghiệp vụ trên, lập báo cáo định kỳ và đột xuất Quản lý việc hạch toán ở các ĐVNB và tài sản cố định toàn công ty, đưa tất cả chứng từ số liệu phát sinh vào máy tính

* Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên, các tổ trong phòng kế toán, các phòng ban khác nhau trong công ty, cụ thể là các bộ phận thường xuyên đối chiếu

số liệu với nhau, đảm bảo số liệu được đầy đủ, chính xác, nếu có sai sót thì kịp thời chỉnh sửa, bổ sung

3 Công tác kế toán tại văn phòng công ty :

- Việc tổ chức công tác kế toán tại IMEXCO phải tuân thủ theo quy chế tổ chức công tác kế toán do công ty ban hành theo quyết định số 2079/QĐCty ngày 27/12/1995 của Công ty XNK Tổng hợp và Đầu tư TPHCM Kế toán tại VP Công

ty có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty, đồng thời quản lý, hướng dẫn và kiểm tra hạch toán, kiểm toán tại các đơn vị nội bộ

- Quy chế tổ chức công tác kế toán tại công ty, quy định văn phòng công ty và các ĐVNB hạch toán 1 cách thống nhất :

+ Các đơn vị phải sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do nhà nước ban

+ Các đơn vị phải tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sơ đồ hạch toán đã được phòng kế toán tài vụ thiết lập

+ Mở hệ thống sổ sách kế toán theo hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết do công

ty quy định

+ Lập báo cáo quyết toán định kỳ, theo hệ thống báo cáo tài chính ban hành trong quy chế Riêng các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo công ty hoặc các cơ quan quản lý sẽ có biểu mẫu và hướng dẫn cho mỗi đợt báo cáo

4 Công tác kế toán tại các đơn vị nội bộ :

- Các ĐVNB hạch toán toàn phần và song song với công ty để nắm được hiệu quả SXKD và luân chuyển vốn tại công ty

- Các ĐVNB hạch toán thống nhất theo sơ đồ hạch toán của công ty đề ra trên cơ sở

hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành và tình hình thực hiện theo yêu cầu điện toán hoá công tác kế toán tại công ty

- Về công tác chứng từ : các ĐVNB tự lập, phát hành và kí tắt trên một số chứng từ như : hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho và các chứng từ

liên quan đến tình hình SXKD tại các ĐVNB; được uỷ quyền kí trên một số chứng

từ như phiếu thu, phiếu chi tiền mặt Những chứng từ liên quan đến đơn vị do công

ty phát hành, phòng Kế toán của công ty gửi cho ĐVNB bản sao để đơn vị theo dõi

và hạch toán song song Riêng những chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng của ĐVNB trong tài khoản công ty thì phải do công ty lập, kí và phát hành, đơn vị sẽ nhận được bản sao để hạch toán Đối với chứng từ thu chi tiền gửi ngân hàng có liên quan đến nhiều ĐVNB thì công ty sẽ cung cấp cho đơn vị bảng phân tích ngoại tệ

- Các ĐVNB phải tập hợp số liệu về VP công ty trước ngày 20 của tháng sau, bao gồm số liệu chi tiết và tổng hợp tất cả các tài khoản Trước khi tập hợp số liệu về công ty, các ĐVNB phải đối chiếu số liệu TK 136 và 336 của VP công ty thông qua bảng kê chi tiết các TK này, đối chiếu có lập văn bản

- Hàng tháng ĐVNB phải nộp về VP công ty : BCĐSPS, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết hàng hoá tồn kho cuối tháng Riêng sổ chi tiết tài sản cố định nộp vào cuối tháng 6 và cuối năm

5 Mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng khác :

- Phòng KTTV sẽ tiếp nhận chứng từ từ phòng KH-KD để hạch toán, phối hợp cùng nhau thảo luận, đề xuất những biện pháp, quy trình SXKD có hiệu quả

+ Nghiệp vụ mua hàng : phòng KH-KD căn cứ vào tờ trình (mặt hàng gì, bán bao nhiêu, hình thức thanh toán, …) làm lệnh nhập kho chuyển sang phòng KTTV để kiểm tra lệnh (thủ tục, hợp đồng, … ) rồi trình lên BTGĐ duyệt, sau đó thì phòng nghiệp vụ mới làm phiếu nhập kho Phiếu nhập kho này được chuyển đến phòng

KTTV và sau đó được chuyển tiếp xuống kho sau khi có chữ ký của người uỷ quyền của phòng nghiệp vụ ký thay.

+ Nghiệp vụ bán hàng : căn cứ vào tờ trình của phòng nghiệp vụ làm lệnh xuất kho

và chuyển sang phòng KTTV kiểm tra hình thức lẫn nội dung sau đó đưa cho BTGĐ duyệt, tiếp theo bộ phận nghiệp vụ làm hợp đồng tài chính ký thay thủ trưởng đơn vị, sau đó kho xuất hàng

- Phòng KTTV cùng với phòng TC-HC theo dõi tình hình nguồn vốn kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn của toàn công ty, phối hợp với phòng TC-HC, phòng KH-KD

về các vấn đề lương bổng, nộp trích bảo hiểm theo các chế độ, mua sắm trang thiết

bị, máy móc, công cụ lao động, giải quyết các thủ tục, giấy tờ về nhà đất, phân xưởng và việc thanh lý tài sản, công cụ

V Chế độ kế toán áp dụng :

1 Hệ thống tài khoản áp dụng : 1.1 Hệ thống tài khoản :

- Công ty sử dụng hệ thống TK do BTC ban hành kèm theo bản sửa đổi, bổ sung 1

số TK theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của BTC và áp dụng thống nhất trong toàn công ty ngày 01/01/2003

- Để tiện việc theo dõi, quản lý và đề phòng khi có yêu cầu sử dụng, công ty mở thêm 1 số TK cấp 2 và cấp 3, chi tiết TK cấp 3

- Công ty và ĐVNB có cùng số hiệu TK cấp 1, cấp 2, số hiệu TK cấp 3 có khác nhau Tài khoản cấp 3 có số hiệu là 6 thì được dùng cho ĐVNB, ở VPCT thì sử dụng các số hiệu còn lại (riêng TK cấp 3 của TK 136 và 336 được dùng chung cho VPCT và ĐVNB)

1.2 Các sơ đồ hạch toán :

- Để thuận tiện cho việc hướng dẫn nghiệp vụ kế toán, kiểm tra và ghi sổ, phòng KTTV đã thiết lập các sơ đồ hạch toán hệ thống hoá, tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại công ty.

- Sơ lược về sơ đồ hạch toán tại VPCT :

+ Hạch toán chi phí đầu tư xây dựng cơ bản và các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ + Hạch toán nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

+ Thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vay và trả nợ vay

+ Hạch toán cho nghiệp vụ kinh doanh và dịch vụ

+ Hạch toán các nghiệp vụ tính thuế và nộp thuế vào ngân sách

+ Hạch toán tiêu thụ hàng XNK tự doanh

+ Hạch toán tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm trong nội địa

+ Hạch toán tiêu thụ hàng ký gởi

+ Hạch toán tiêu thụ hàng XNK uỷ thác, uỷ thác gia công, nhận ký gởi

+ Hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

+ Hạch toán các nghiệp vụ hoạt động của bộ phận kiều hối

+ Hạch toán các nghiệp vụ liên doanh đầu tư các nghiệp vụ tài chính khác

+ Hạch toán chênh lệch tỷ giá và đánh giá lại tài sản

+ Hạch toán các nghiệp vụ phân phối lợi nhuận

2 Nguyên tắc kế toán áp dụng :

- Niên độ kế toán áp dụng từ ngày 01/02/2004 đến ngày 31/12/2004

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán : Đồng Việt Nam

- Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : các ngoại tệ quy ra USD theo tỷ giá thống kê của Ngân hàng, USD quy ra ĐVN theo tỷ giá hạch toán

- Hình thức sổ kế toán áp dụng : nhật biên.

- Phương pháp kế toán TSCĐ :

+ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : nguyên giá

+ Phương pháp khấu hao cơ bản : khấu hao theo quy định tại BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài Chính

QĐ206/2003/QĐ Phương pháp kế toán hàng tồn kho :

+ Nguyên tắc đánh giá : hàng nhập kho được xác định theo giá thực tế mua vào, xuất theo giá bình quân gia quyền

+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì : theo giá BQGQ

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng: theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002

- Công tác kế toán ở VPCT đã được điện toán hoá, toàn công ty sử dụng chung các

bộ mã điện toán gồm: bộ mã khách hàng, bộ mã hàng hoá, bộ mã thanh toán, bộ mã

lý do xuất nhập kho, bộ mã các kho do công ty soạn thảo và áp dụng từ ngày 01/01/1993

- Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các loại chứng từ chưa được mã hoá hoặc các bút toán điều chỉnh, kết chuyển … khi hạch toán nhân viên kế toán hạch toán lên chứng từ ghi sổ

C hứng từ

Sổ quỹ, thẻ kho

Sổ, thẻ

- Ở phòng máy điện toán : khi nhận được chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ do phòng

kế toán chuyển qua, nhân viên điện toán sẽ nhập dữ liệu vào nhật biên Theo các chứng từ có sẵn, máy sẽ cho ra bảng kê, các sổ chi tiết, sổ Nhật biên Cuối tháng máy sẽ tổng hợp các số phát sinh trên Nhật biên để cho ra Sổ cái tổng hợp Từ các

sổ các tổng hợp, cuối quý máy sẽ chạy ra BCĐKT Cuối niên độ kế toán, từ BCĐTK và các sổ chi tiết, máy sẽ giúp cho kế toán tổng hợp lập các báo biểu kế toán theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu quản lý của công ty

- Sử dụng các bảng kê, các chứng từ ghi sổ trong hình thức này có tác dụng liệt kê các chứng từ đã lập nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu, tránh mất mát, thất lạc chứng

từ, đảm bảo công tác kế toán của công ty ngày càng hiệu quả

3.2 Hệ thống sổ sách kế toán : sổ sách kế toán theo hình thức sổ sách kế toán Nhật biên được chia làm 2 phần: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết Ngoài ra, công ty phải mở rộng sổ quỹ để ghi chép toàn bộ nghiệp vụ thu, chi hàng ngày làm

cơ sở theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ để đối chiếu với sổ TK tiền mặt

- Sổ kế toán tổng hợp : gồm sổ nhật biên tài khoản, sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ này mở theo tài khoản cấp 3 và theo tháng, cột số tiền đều được chi tiết thành gốc đồng VN, gốc USD và đồng VN quy đổi Sổ nhật biên tài khoản có dạng như các nhật kí chung nhưng nó vừa theo dõi bên nợ vừa theo dõi bên có của

TK, theo dõi cả gốc ngoại USD, gốc ĐVN và USD quy đổi Sổ kế toán tổng hợp của công ty và các ĐVNB đều phải mở đầy đủ và mở sổ cái, sổ nhật kí chứng từ theo tài khoản cấp 3

- Sổ chi tiết: công ty mở sổ chi tiết tương đối đầy đủ gồm :

+ Sổ theo dõi TSCĐ, thẻ TSCĐ

+ Sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá, thành phẩm, nguyên vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ … (sổ chi tiết hàng hoá), thẻ chi tiết từng mặt hàng (thẻ mặt hàng).

+ Sổ theo dõi tình hình công nợ, thẻ theo dõi công nợ đối với từng khách hàng (thẻ khách hàng)

+ Sổ theo dõi tình hình bán hàng, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng (sổ doanh thu bán hàng)

+ Sổ theo dõi tình hình tiền gửi, tiền vay tại Ngân hàng, thẻ theo dõi tình hình tiền vay, tiền gửi Ngân hàng

+ Sổ theo dõi từng khoản thuế, lệ phí phải nộp, đã nộp

4 Hệ thống báo cáo tài chính :

- Như quy định hiện nay của Nhà nước, hệ thống báo cáo tài chính áp dụng tại công

ty và ĐVNB gồm 4 biểu chính :

+ Bảng cân đối kế toán

+ Bảng kế quả hoạt động kinh doanh

+ Bảng lưu chuyển tiền tệ

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

- Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu kiểm tra của các cơ quan quản lý, công ty còn yêu cầu bộ phận kế toán lập các bảng bảo biểu bổ sung như:

+ Bảng cân đối số phát sinh

+ Tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn công ty

+ Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ toàn công ty

+ Báo cáo chi tiết chi phí xây dựng cơ bản dở dang.

+ Báo cáo chi tiết chi phí phải trả

+ Báo cáo chi tiết chi phí trả trước dài hạn

+ Báo cáo chi tiết tồn kho hàng hoá, thành phẩm, vật tư toàn công tư

+ Báo cáo chi tiết số dư công nợ toàn công ty

+ Báo cáo chi tiết nợ phải thu khó đòi

+ Báo cáo chi tiết dự phòng nợ phải thu khó đòi

PHẦN 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN

A Những vấn đề chung về kế toán công nợ :

I Khái niệm về các loại công nợ :

1 Các khoản phải thu khách hàng :

- Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà đơn vị đã bán sản phẩm hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền

2 Các khoản phải trả người bán :

- Các khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ … phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị đã nhận của người bán nhưng chưa thanh toán tiền

3 Các khoản phải thu, phải trả khác :

- Các khoản phải thu khác là khoản phải thu ngoài những khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như : giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền; các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng làm mất mát vật

tư, hàng hoá … đã được xử lý bồi thường; …

- Các khoản phải trả khác là những khoản phải trả ngoài khoản phải trả người bán, phải trả công nhân viên, phải nộp nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như : giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân; trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ; … có tính chất tạm thời

4 Các khoản tạm ứng :

- Khoản tạm ứng là 1 khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt

II Những yêu cầu về quản lý công nợ :

1 Các khoản phải thu:

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán; kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa, khê đọng

- Khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu bằng hàng (trường hợp đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc phải xử lý các khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu

- Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này

2 Các khoản phải trả :

- Nợ phải trả cho người bán , người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Số tiền đã ứng trước cho ngườii cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải trả đã nhận trước

- Các khoản chiết khấu thanh toán giảm giá hàng bán của người bán người cung cấp ngoài hoá đơn muahàng, phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có

liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu

III Nhiệm vụ :

1 Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng :

- Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán

- Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn

- Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ

2 Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán :

- Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải trả người bán theo từng đối tượng

- Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả và từng lần thanh toán

IV Nguyên tắc hạch toán :

1 Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng :

- Khoản phải thu được phản ánh ở bên trái của BCĐKT, thường có SD bên Nợ, số phát sinh tăng được ghi vào bên Nợ, số phát sinh giảm được ghi vào bên Có

- Khi các nghiệp vụ bán vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ thu chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên Nợ TK 131 và đối ứng bên Có của TK liên quan Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán phản ánh vào bên Có của TK 131 đối ứng với bên Nợ của các TK liên quan

- Các khoản nợ phải thu được phản ánh theo giá trị thuần trên báo cáo tài chính năm (giá trị ghi sổ kế toán của các khoản phải thu trừ (-) giá trị khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được xác định vào cuối năm tài chính).

- Tại thời điểm phát sinh, thanh toán khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ phải được ghi

sổ kế toán bằng ĐVN

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh nợ phải thu và thanh toán nợ phải thu phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố

2 Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán :

- Khoản phải trả người bán được phản ánh bên phải BCĐKT, thường có số dư bên

có, số phát sinh tăng được ghi vào bên có và số phát sinh giảm được ghi vào bên nợ

- Khi các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên có TK 331 và đối ứng bên nợ của TK liên quan Khi thanh toán tiền cho người bán, kế toán phản ánh vào bên nợ của TK 331 và đối ứng bên có của các TK liên quan

- Các khoản phải trả cho người bán trong trường hợp đã nhận vật tư, hàng hoá, dịch

vụ nhưng chưa đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi

sổ trị giá các khoản phải trả và hàng nhập chưa có hóa đơn này và phải điều chỉnh giá thực tế khi nhận được hoá đơn thông báo giá chính thức của người bán

- Nợ phải trả bằng vàng bạc đá quý được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị theo giá quy định

- Các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ phải được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ và bằng ĐVN theo tỷ giá quy định.

- Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố

- TK phải trả cho người bán có thể có SD bên Nợ là số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy SD chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở TK này để ghi 2 chi tiêu bên Tài sản và bên Nguồn vốn

B Kế toán công nợ :

I Kế toán công nợ hoạt động tự doanh :

1 Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng :

1.1 Thủ tục kiểm soát nội bộ : Kiểm soát nội bộ hữu hiệu về nợ phải thu khách hàng, thường đòi hỏi sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận phụ trách Quy trình các bước công việc trong bán chịu có thể trình bày tóm tắt như sau :

- Lập lệnh bán hàng : căn cứ vào đơn đặt hàng và xác định khả năng cung ứng của mình để lập lệnh bán hàng

- Phê chuẩn việc bán chịu : căn cứ vào đơn đặt hàng và nguồn thông tin trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y

- Xuất kho hàng hoá: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách gửi hàng

- Bộ phận gửi hàng : sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng – chứng từ gửi hàng làm cở sở lập hoá đơn Khi xuất hàng, ngoài việc kiểm tra thủ kho và người nhận thì bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát lượng hàng giao.

- Lập và kiểm tra hóa đơn : hoá đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán

và bộ phận bán hàng – bộ phận này có trách nhiệm: đánh số thứ tự chứng từ chuyển hàng, so sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh, ghi giá vào hoá đơn trên cơ sở bảng giá hiện hành của đơn vị, tính

ra tiền cho từng loại và cho cả hoá đơn Từng hoá đơn được sử dụng để ghi vào sổ chi tiết để giúp theo dõi công nợ với khách hàng

- Theo dõi thanh toán: để tiện theo dõi trong thanh toán thì cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi, từ đó lập chương trình thu nợ do bộ phận phụ trách bán chịu đảm nhận Ngoài ra cần phân công cho 2 nhân viên khác phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp theo dõi, đối chiếu số liệu để giảm thiểu các sai phạm

- Chuẩn y hàng bán bị trả lại và giảm giá: doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về tiếp nhận xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản công nợ có liên quan đến số hàng sai quy cách hay kém phẩm chất bị trả lại

Ngoài ra còn xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi – làm căn cứ ghi sổ kế toán Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua kiểm tra hổ tương giữa các phần hành trong khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau

1.2 Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng trong nước :

1.2.1 Chứng từ sử dụng : Hợp đồng, hoá đơn bán hàng, PXK hoặc PXK kiêm hoá đơn, phiếu thu, GBC ngân hàng, biên bản bù trừ công nợ, biên bản đối chiếu công

- Doanh thu của khối lượng

thành phẩm hàng hoá xuất bán, lao

vụ, dịch vụ cung cấp xác định là tiêu

thụ.

- Số tiền khách hàng thanh toán

- Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng.

- Doanh thu của số hàng đã bán bị trả lại.

- Số tiền giảm giá trong doanh thu của số hàng đã bán.

Sdck : xxx

Số tiền còn phải thu khách

hàng

111,112,1 13

133 (1331) 331,311,

Thu nợ hoặc khách hàng ứng tiền trước

Thu nợ bằng vật tư hàng hoá

152,153,156 (611)

Thuế VAT trương ứng với giảm giá hàng bán,

DT hàng bán bị trả lại

333(333 11)

Thuế GTGT

Doanh thu hoạt động TC

TN khác phát sinh phải thu

139 /642

Bù trừ công nợ hoặc trả cho vay

Xử lý khoản nợ không thu hồi (đồng thời ghi đơn nợ TK 004)

1.3 Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng nước ngoài :

1.3.1 Chứng từ sử dụng : HĐKT, Invoice, Packing list, Specification, Bill of Lading, hoá đơn xuất hàng, GBC ngân hàng

khi nộp thuế thuế XK phải doanh thu

XK nộp (nếu có) xuất khẩu

641

chi phí xuất hàng

- Phải theo dõi thêm TK 007 “ ngoại tệ các loại “ để ghi gốc nguyên tệ Theo

nguyên tắc ghi đơn Nợ : ghi tăng, Có : ghi giảm

2 Kế toán công nợ nghiệp vụ phải trả người bán :

2.1 Thủ tục kiểm soát nội bộ :

Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này, trước hết cần nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và trả tiền Có thể mô tả 1 quy trình mẫu cho công việc này như sau :

- Lập phiếu đề nghị mua hàng : kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng

- Bộ phận mua hàng : căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng và giá

cả … sau đó, phát hành đơn đặt hàng được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên

- Lập phiếu nhập kho : khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đong đo đếm … sau đó lập phiếu nhập kho có chữ ký của người hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho …

- Kiểm tra chứng từ : bộ phận kế toán nợ phải trả đóng dấu ngày nhận các chứng từ

và đánh số thứ tự liên tục các chứng từ đó trước khi sử dụng Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình

- Theo dõi thanh toán : việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện Sự tách rời giữa 2 chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán với xét duyệt chi quỹ để thanh toán sẽ là 1 biện pháp hữu hiệu Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng

- Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ cái

- Ngoài ra, để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ có thể thực hiện thủ tục : hàng tháng gửi cho các khách hàng 1 bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và SD cuối tháng.

2.2 Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán trong nước :

2.2.1 Chứng từ sử dụng : Hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng

2.2.2 Tài khoản sử dụng :

- TK 331 phải trả người bán

- Tài khoản 331 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch

vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Không phản ảnh vào tài khoản 331 các nghiệp

vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả tiền ngay

- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, lao

Mua chịu vật tư hàng hoá

111,112,

311

151,152,156,(611), (133)

2412,2413 (133)

Phải trả người nhận thầu

về XDCB hay SCL TSCĐ

Phải trả người cung cấp dịch vụ

627,641,642,… (133)

211,213,2411,(133) Mua chịu

TSCĐ

5

15

- TK này có thể có SD bên nợ, phản ánh trả tiền trước cho người bán

2.2.3 Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP

331

Sdck : xxx

Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB.

Trả nợ hay ứng trước cho người bán

11

Số tiền chiết khấu thanh

Xử lý nợ vắng chủ

2.3 Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán nước ngoài :

2.3.1 Chứng từ sử dụng : HĐKT, giấy xin mở L/C, hoá đơn nhận hàng, giấy thông báo nộp thuế, biên bản nộp thuế NK, GBN ngân hàng

ký quỹ mở L/C (1a) trả tiền hàng (2) hàng về nhập kho (3) CLTG (413) CLTG (413)

II Kế toán công nợ hoạt động uỷ thác :

1 Kế toán công nợ nghiệp vụ XK uỷ thác :

1.1 Khái niệm :

- Xuất khẩu uỷ thác là 1 hoạt động kinh tế mà bên A (bên uỷ thác) nhờ bên B (bên nhận uỷ thác) xuất khẩu hộ hàng hoá Bên A chịu trách nhiệm thu gom hàng, bên B chịu trách nhiệm ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng nước ngoài Hoạt động này bên B chỉ hưởng hoa hồng uỷ thác Hoa hồng uỷ thác có thể là 1 khoản nhất định hoặc là 1 tỷ lệ phần trăm trên giá trị lô hàng được thoả thuận trước

- Ký hợp đồng kinh tế trực tiếp với khách ngoại, lập các hoá đơn chứng từ có liên quan.

- Phản ánh các nghiệp vụ kịp thời, đầy đủ và chính xác

- Kế toán chỉ phản ánh vào TK doanh thu của đơn vị về hoa hồng uỷ thác Nếu có trường hợp bên uỷ thác nhờ thu tiền của khách ngoại, khi nhận giấy báo có của ngân hàng về việc thanh toán của khách ngoại thì phải ghi có TK 338

1.3 Tổ chức công tác kế toán :

- Chứng từ sử dụng: giống như xuất khẩu trực tiếp, ngoài ra còn có hợp đồng kinh

tế với bên uỷ thác

- Trình tự hạch toán :

+ Đơn vị giao uỷ thác

* Tài khoản sử dụng : TK 338 (3388) phải trả nộp thuế khác.

Giá vốn hàng giao cho

Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ (2b)

Đơn vị nhận Thuế XK phải

57

Bù trừ khoản phải trả đơn vị UTXK (5)