I. Khái niệm về các loại công nợ :
3.Các khoản phải thu, phải trả khác :
- Các khoản phải thu khác là khoản phải thu ngoài những khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như : giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền; các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng làm mất mát vật tư, hàng hoá … đã được xử lý bồi thường; …
- Các khoản phải trả khác là những khoản phải trả ngoài khoản phải trả người bán, phải trả công nhân viên, phải nộp nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như : giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân; trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ; … có tính chất tạm thời.
4. Các khoản tạm ứng :
- Khoản tạm ứng là 1 khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.
II. Những yêu cầu về quản lý công nợ :1. Các khoản phải thu: 1. Các khoản phải thu:
- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng lần thanh toán; kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa, khê đọng.
- Khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu bằng hàng (trường hợp đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc phải xử lý các khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như: biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số nợ thất thu. - Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này.
2. Các khoản phải trả :
- Nợ phải trả cho người bán , người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Số tiền đã ứng trước cho ngườii cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng phải trả đã nhận trước.
- Các khoản chiết khấu thanh toán giảm giá hàng bán của người bán người cung cấp ngoài hoá đơn muahàng, phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu.
III. Nhiệm vụ :
1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng :
- Phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán.
- Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, thường xuyên đôn đốc kiểm tra thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn.
- Cuối tháng kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.
2. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán :
- Kế toán phải tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải trả người bán theo từng đối tượng.
- Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải trả và từng lần thanh toán.
IV. Nguyên tắc hạch toán :1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng : 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng :
- Khoản phải thu được phản ánh ở bên trái của BCĐKT, thường có SD bên Nợ, số phát sinh tăng được ghi vào bên Nợ, số phát sinh giảm được ghi vào bên Có.
- Khi các nghiệp vụ bán vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ thu chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên Nợ TK 131 và đối ứng bên Có của TK liên quan. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán phản ánh vào bên Có của TK 131 đối ứng với bên Nợ của các TK liên quan.
- Các khoản nợ phải thu được phản ánh theo giá trị thuần trên báo cáo tài chính năm (giá trị ghi sổ kế toán của các khoản phải thu trừ (-) giá trị khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được xác định vào cuối năm tài chính).
- Tại thời điểm phát sinh, thanh toán khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán bằng ĐVN.
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh nợ phải thu và thanh toán nợ phải thu phát sinh trong kỳ và chênh lệch đánh giá lại các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố.
2. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải trả người bán :
- Khoản phải trả người bán được phản ánh bên phải BCĐKT, thường có số dư bên có, số phát sinh tăng được ghi vào bên có và số phát sinh giảm được ghi vào bên nợ. - Khi các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả chậm phát sinh thì kế toán phản ánh bên có TK 331 và đối ứng bên nợ của TK liên quan. Khi thanh toán tiền cho người bán, kế toán phản ánh vào bên nợ của TK 331 và đối ứng bên có của các TK liên quan.
- Các khoản phải trả cho người bán trong trường hợp đã nhận vật tư, hàng hoá, dịch vụ nhưng chưa đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ trị giá các khoản phải trả và hàng nhập chưa có hóa đơn này và phải điều chỉnh giá thực tế khi nhận được hoá đơn thông báo giá chính thức của người bán.
- Nợ phải trả bằng vàng bạc đá quý được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị theo giá quy định.
- Các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ phải được kế toán chi tiết cho từng chủ nợ theo nguyên tệ và bằng ĐVN theo tỷ giá quy định.
- Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải trả bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VN công bố.
- TK phải trả cho người bán có thể có SD bên Nợ là số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy SD chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở TK này để ghi 2 chi tiêu bên Tài sản và bên Nguồn vốn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
B. Kế toán công nợ :
I. Kế toán công nợ hoạt động tự doanh : 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng : 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ phải thu khách hàng :
1.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ : Kiểm soát nội bộ hữu hiệu về nợ phải thu khách hàng, thường đòi hỏi sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận phụ trách. Quy trình các bước công việc trong bán chịu có thể trình bày tóm tắt như sau :
- Lập lệnh bán hàng : căn cứ vào đơn đặt hàng và xác định khả năng cung ứng của mình để lập lệnh bán hàng.
- Phê chuẩn việc bán chịu : căn cứ vào đơn đặt hàng và nguồn thông tin trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y.
- Xuất kho hàng hoá: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách gửi hàng.
- Bộ phận gửi hàng : sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng – chứng từ gửi hàng làm cở sở lập hoá đơn. Khi xuất hàng, ngoài việc kiểm tra thủ kho và người nhận thì bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát lượng hàng giao.
- Lập và kiểm tra hóa đơn : hoá đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng – bộ phận này có trách nhiệm: đánh số thứ tự chứng từ chuyển hàng, so sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh, ghi giá vào hoá đơn trên cơ sở bảng giá hiện hành của đơn vị, tính ra tiền cho từng loại và cho cả hoá đơn. Từng hoá đơn được sử dụng để ghi vào sổ chi tiết để giúp theo dõi công nợ với khách hàng.
- Theo dõi thanh toán: để tiện theo dõi trong thanh toán thì cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi, từ đó lập chương trình thu nợ do bộ phận phụ trách bán chịu đảm nhận. Ngoài ra cần phân công cho 2 nhân viên khác phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp theo dõi, đối chiếu số liệu để giảm thiểu các sai phạm.
- Chuẩn y hàng bán bị trả lại và giảm giá: doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về tiếp nhận xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản công nợ có liên quan đến số hàng sai quy cách hay kém phẩm chất bị trả lại.
Ngoài ra còn xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi – làm căn cứ ghi sổ kế toán. Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua kiểm tra hổ tương giữa các phần hành trong khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau.
1.2.1. Chứng từ sử dụng : Hợp đồng, hoá đơn bán hàng, PXK hoặc PXK kiêm hoá đơn, phiếu thu, GBC ngân hàng, biên bản bù trừ công nợ, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng.
1.2.2. Tài khoản sử dụng :- TK 131 – phải thu khách hàng. - TK 131 – phải thu khách hàng.
- Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình khách hàng thanh toán các khoản nợ tiền mua sản phẩm, hàng hoá hoặc nợ tiền lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp, lao vụ, thu tiền ngay .
TK 131 Sdđk : xxx
- Doanh thu của khối lượng thành phẩm hàng hoá xuất bán, lao vụ, dịch vụ cung cấp xác định là tiêu thụ. - Số tiền khách hàng thanh toán - Số tiền ứng trước, trả trước của khách hàng. - Doanh thu của số hàng đã bán bị trả lại.
- Số tiền giảm giá trong doanh thu của số hàng đã bán.
Sdck : xxx
Số tiền còn phải thu khách hàng
Thuế GTGT (PPKT) Giảm nợ phải thu do CKTM hàng bị trả lại, giảm giá 5 11 521,532, 531 111,112,1 13 133 (1331) Thu nợ hoặc khách hàng ứng tiền trước Thu nợ bằng vật tư hàng hoá 152,153,156 (611)
Thuế VAT trương ứng với giảm giá hàng bán, DT hàng bán bị trả lại 333(333 11) 1.2.3. Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 131 Doanh thu bán chịu sản phẩm 333(33 11) 515, 711 Thuế GTGT Doanh thu hoạt động TC TN khác phát sinh phải thu
139 /642 Bù trừ công nợ hoặc trả
cho vay
Xử lý khoản nợ không thu hồi (đồng thời ghi đơn nợ TK 004)
1.3. Kế toán nghiệp vụ phải thu khách hàng nước ngoài :
1.3.1. Chứng từ sử dụng : HĐKT, Invoice, Packing list, Specification, Bill of Lading, hoá đơn xuất hàng, GBC ngân hàng.
1.3.2. Tài khoản sử dụng : - TK sử dụng : 131
1.3.3. Trình tự hạch toán :
- Căn bản giống phải thu khách hàng trong nước. Nhưng do quan hệ với khách hàng ngoại nên sẽ thêm phí ngân hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
111,112 3333 511 131,1122
khi nộp thuế thuế XK phải doanh thu XK nộp (nếu có) xuất khẩu 641
chi phí xuất hàng
- Phải theo dõi thêm TK 007 “ ngoại tệ các loại “ để ghi gốc nguyên tệ. Theo nguyên tắc ghi đơn Nợ : ghi tăng, Có : ghi giảm.
2. Kế toán công nợ nghiệp vụ phải trả người bán : 2.1. Thủ tục kiểm soát nội bộ :
Để nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này, trước hết cần nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và trả tiền. Có thể mô tả 1 quy trình mẫu cho công việc này như sau :
- Lập phiếu đề nghị mua hàng : kho hàng hoặc bộ phận kiểm soát hàng tồn kho sẽ chuẩn bị và lập phiếu đề nghị mua hàng để gửi cho bộ phận mua hàng.
- Bộ phận mua hàng : căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét về nhu cầu và chủng loại hàng cần mua, đồng thời khảo sát về các nhà cung cấp, chất lượng và giá cả … sau đó, phát hành đơn đặt hàng được đánh số liên tục và lập thành nhiều liên. - Lập phiếu nhập kho : khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng lô hàng và cân đong đo đếm … sau đó lập phiếu nhập kho có chữ ký của người hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho …
- Kiểm tra chứng từ : bộ phận kế toán nợ phải trả đóng dấu ngày nhận các chứng từ và đánh số thứ tự liên tục các chứng từ đó trước khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, người thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình.
- Theo dõi thanh toán : việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho người bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách rời giữa 2 chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán với xét duyệt chi quỹ để thanh toán sẽ là 1 biện pháp hữu hiệu. Người ký duyệt chi quỹ phải đánh dấu các chứng từ để chúng không bị tái sử dụng.
- Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu sổ chi tiết người bán với sổ cái.
- Ngoài ra, để tăng cường kiểm soát nội bộ đối với việc thu nợ có thể thực hiện thủ tục : hàng tháng gửi cho các khách hàng 1 bảng kê các hoá đơn đã thực hiện trong tháng, các khoản đã trả và SD cuối tháng.
2.2. Kế toán nghiệp vụ phải trả người bán trong nước :
2.2.1. Chứng từ sử dụng : Hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng.
2.2.2. Tài khoản sử dụng : - TK 331 phải trả người bán.
- Tài khoản 331 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Không phản ảnh vào tài khoản 331 các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trả tiền ngay.
TK 331
- Số tiền đã trả cho người bán cung cấp lao vụ, dịch vụ người nhận thầu XDCB.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu nhưng chưa nhận được hàng hoá lao vụ.
- Số tiền được giảm giá của số
hàng hoặc lao vụ đã giao theo hợp
Sdđk : xxx
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ dịch vụ và người nhận thầu XDCB.
- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, lao
Mua chịu vật tư hàng hoá 111,112, 311 151,152,156,(611), (133) 2412,2413 (133) Phải trả người nhận thầu về XDCB hay SCL TSCĐ Phải trả người cung cấp dịch 627,641,642,…. (133) 211,213,2411,(133) Mua chịu TSCĐ 5 15
- TK này có thể có SD bên nợ, phản ánh trả tiền trước cho người bán
2.2.3. Trình tự hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 331
Sdck : xxx
Số tiền còn phải trả người bán,
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});