thực tế công tác kế toán tại công ty cổ phần máy tính sài gòn

Kế toán trưởngKế toán tổng hợp Kế toán công nợ Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012 đồng kinh tế từng tháng ,quý , năm, giúp giám đốc theo dõi đônđốc và thực hiện kế hoạchhàng ngày về mặt kỹ

Trang 1

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Trang 2

Mua các mặt hàng công ty kinh doanh

1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Sơ lược về công ty

Tên công ty viết bằng tiếng việt : CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒNTên công ty viết bằng tiếng anh: SAIGON COMPUTER CORPORATION

Tên công ty viết tắt : SACOM CORP

Địa chỉ : 74/15 Trương Quốc Dung, P.10, Q Phú Nhuận, TP.HCM

Điện thoại : (08)38445272 Fax : (08)38445271

Mã số thuế : 0302657088 do UBND Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư TPHCM cấpngày 09/07/2002

Số đăng ký kinh doanh : 4103001096

Ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bao gồm:

- Mua bán thiết bị tin học, sản phẩm điện – điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị viễnthông , thiết bị chống trộm,thiết bị báo cháy,camera quan sát…

-Lắp đặt, bảo trì, tư vấn mạng viễn thông mạng máy tính,tích hợp mạng cục bộ(Lan,Wan),thiết bị web,tư vấn chuyển giao công nghệ

Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng xuyên suốt trong quá trình hoạt động và phát triển hơn 10 năm qua củacông ty là cung cấp các sản phẩm máy vi tính và một số sản phẩm chuyên dụng khác Saukhi thành lập,Công ty đã tạo được uy tín trên thị trường.Công ty càng ngày càng nhậnđược nhiều HĐKT.Với lợi thế về quan hệ giao tiếp,với địa điểm văn phòng công ty nằmtrong thành phố,có chỗ rộng rãi để bốc dỡ hàng,giao thông thuận lợi nên tạo điều kiện tốt

Trang 3

Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế toánPhòng hành chính nhân sựPhòng mua bán hàngPhòng thầu Phòng kỹ thuậtPhòng tư vấn giải pháp

cho việc vận chuyển, kết hợp với sự hợp tác bền chặt của các khách hàng và nhà cungcấp.Trong suốt thời gian hoạt động công ty đã có một bước pháttriển nhanhchóng

Những thuận lơi và khó khăn

kỹ thuật,vận chuyển khó khăn, sự cạnh tranh của các công ty… đòi hỏi giám đốc cần phải

có một định hướng đúng đắn để công ty ngày càng phát triển hơn nữa

1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty

Sơ đồ 1.2:Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Chức năng các phòng ban:

Giám đốc : Là người quản lý công ty và chịu trách nhiệm của công ty trước Nhà

nước về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như mọi hoạt động của công ty Đựơc quyềntuyển dụng và sử dụng lao động theo nhu cầu sản xuất , quyết định nâng bậc đối với côngnhân, có quyến khen thưởng và thi hành kỷ luật dựa theo nội quy lao động của công ty vàluật lao động

Phòng Kỹ Thuật :Kỹ thuật chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc giúp giám đốc

xây dựng kế hoạch triển khai các dự án,công trình,máy móc thiết bị dựa trên các hợp

Trang 4

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ

đồng kinh tế từng tháng ,quý , năm, giúp giám đốc theo dõi đônđốc và thực hiện kế hoạchhàng ngày về mặt kỹ thuật, quản lý các loại vật tư, máy móc

Phòng kỹ thuật :Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng kỹ thuật, và có trách

nhiệm lắp đặt,thi công các đơn đặt hàng chuyển vềtừ phòng mua bán hàng ,chịu tráchnhiệm về kích cỡ số lượng,bảo hành máy móc

Phòng tư vấn giải pháp: Chịu trách nhiệm tư vấn thiết kế về công nghệ thông

tin,chọn lựa các sản phẩm phù hợp cho mỗi công trình sau đó báo với phòng muahàng.Đồng thời hỗ trợ kỹ thuật cho phòng kỹ thuật

Phòng kế toán tàichính : Phụ trách việc hoạch toán các nghiệp vụ, hoạch toán

kinh tế , giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh kỹ luật tài chính,theo dõi công nợvà đềxuất các biện pháp sử dụng vốn hợp lý.Giám sát việc kiểm tra và chấp hành chế độ quản

lý bảo vệ tài sản cho doanhnghiệp Kiểm tra các hợp đồng kinh tế và mua bán vật tưthànhphẩm , phế phẩm Có trách nhiệm kiểm soátthu chi trong doanh nghiệp

Phòng hành chính nhân sự :Phụ trách việc tính lương, đề nghị tạm ứng ,thanh

toán tạm ứng cho nhân viên trong công ty,kiểm tra việc thực hiện các nội quy công ty củacác nhân viên,quan tâm đến chế độ chính sách hỗ trợ cho nhân viên

Phòng kinh doanh: Phụ giúp giám đốc quản lý về tình hình kinh doanh,các

HĐKT,đi ngoại giao với khách hàng nhà cung cấp

Phòng thầu: Chịu sự quản lý của trường phòng kinh doanh.Kiểm soát về các hồ sơ

thầu,đấu thầu và liên hệ với các khách hàng mà công ty tham gia đấu thầu

Phòng mua bán hàng: là phòng ban phụ trách về việc tìm nguồn hàng cung cấp

cho mỗi HĐKT.Liên hệ với khách hàng nhà cung cấp về mỗi đơn hàng Phòng mua bánkiêm chức năng bộ phận kho, quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kếtoán của Công ty

Trang 5

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán tài chính Nhiệm vụ :

- Kế toán trưởng :

Tổ chức,quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán

Kiểm soát và ký duyệt các chứng từ ,sổ sách ,báo cáo trong phạm vi quyền hạn màNhà nước quy định Lập báo cáo tài chính,báo cáo quyết toán thuế theo quy định

Kế toán trưởng là chị Hà Thị Thu Hương thâm niên 9 năm làm kế toán trưởng,thamgia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 5 năm

- Kế toán tổng hợp :

Giúp kế toán trưởng về việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động chuyên môn kếtoán Hướng dẫn kiểm tra kiểm soát các công việc của kế toán chi tiết Thực hiện cáccông việc kế toán tổng hợp và kiêm nhiệm các công việc kế toán chi tiết khác như kếtoán chi tiết khác như,kế toán TSCĐ, khấu hao TSCĐ,kế toán công nợ,…

Kế toán tổng hợp là chị Lã Thị Hằng thâm niên 3 năm làm kế toán tổng hợp,thamgia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 2 năm

- Kế toán thu chi:

Thực hiện các công việc của một kế toán chi tiết như thực hiện thu chi và lập sổ quỹtrên Excel ,kiểm soát chứng từ,kế toán ngân hàng,theo dõi bảo lãnh,việc ký quỹ

Kế toán thu chi là chị Phùng Thị Cẩm Tú tham gia công tác ở công ty Cổ Phần MáyTính Sài Gòn đã được 2 năm

- Thủ Qũy :

Quản lý tiền mặt,thực hiện rút séc,phát lương,lập sổ quỹ bằng tay và có trách nhiệmkiềm tra quỹ tiền mặt hàng ngày

Thủ quỹ là chị Bùi Thị Oanh thâm niên 8 năm làm thủ quỹ,tham gia công tác ở công

ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 6 năm

1.4Chính sách kế toán áp dụng tại công ty

-Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC,ngày14/08/2006 của Bộ Tài chính

-Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức kế toán “Nhật Ký Chung”được thực hiện trên máy vi tính bằng “phần mềm kế toán ACCOS” do công ty TNHHMTV Phần mềm Cát Nam cung cấp

Trang 6

Chứng từ gốc

Sổ quỹ Nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu kiểm tra

Ghi hàng ngày

 Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến 31/12/xxxx

 Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam

 Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

 Phương pháp kế toán TSCĐ:

Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá mua

o Phương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng

o Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo thông tư 203/2009/TT-BTC

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

o Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:: theo phương pháp thực tế đích danh

o Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

 Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: dựa vào tìnhhình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng

 Phương pháp tính giá thành: Do sự thỏa thuận giá giữa hai bên mua và bán

Ghi chú

Sơ đồ 1.4:Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Trang 7

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:

(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên

sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có

mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phátsinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật

ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp

vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng,tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghivào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụđược ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối sốphát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổnghợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tàichính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối sốphát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung(hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các

sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại công ty

1111 Tiền mặt Việt Nam 3389 Bảo hiểm thất nghiệp

hạn

133 Thuế GTGT được khấu trừ 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu

1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ 421 Lợi nhuận chưa phân phối

năm trước

Trang 8

1388 Phải thu khác 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

cung cấp dịch vụ

144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 5111 Doanh thu bán hàng hóa

1561 Giá mua hàng hóa 515 Doanh thu hoạt động tài

chính

211 Tài sản cố định hữu hình 632 Giá vốn hàng bán

2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 635 Chi phí tài chính

331 Phải trả cho người bán 6411 Chi phí nhân viên

3311 Phải trả ngắn hạn 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ

333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài

3331 Thuế GTGT phải nộp 6418 Chi phí bằng tiền khác

33311 Thuế GTGT đầu ra 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

33312 Thuế GTGT hàng nhập

3333 Thuế xuất, nhập khẩu 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ

3335 Thuế thu nhập cá nhân 6425 Thuế, phí và lệ phí

334 Phải trả người lao động 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài

3341 Phải trả công nhân viên 6428 Chi phí bằng tiền khác

338 Phải trả, phải nộp khác 811 Chi phí khác

doanh

3384 Bảo hiểm y tế

Trang 9

1.5 Giới thiệu phần mềm kế toán sử dụng tại công ty cổ phần máy tính Sài Gòn

Công ty cổ phần máy tính Sài Gòn sử dụng phần mềm kế toán Accos của công ty TNHH phần mềm Cát Nam

Phần mềm Accos là phần mềm tiện dụng với nhiều phân hệ và có thể cho các doanh nghiệp lựa chọn một trong năm hình thức kế toán,và có thể lựa chọn các báo cáo tuỳ vào đơn vị mình

Phân hệ tổng hợp bao gồm các sổ sách và báo cáo thông dụng dành cho các công ty.Tùy vào loại hình và hoạt động của công ty mà sử dụng các báo cáo phù hợp.Dưới đây

là các sổ sách và báo cáo trong phân hệ kế toán tổng hợp

Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu vào

Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu ra

Sổ chi tiết các khoản chi phí

Báo cáo

Báo cáo chi tiết tài khoản

Bảng cân đối tài khoản

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo doanh thu

Báo cáo chi phí

Báo cáo dự án, công trình, khu đầu tư

Trang 10

Báo cáo chi phí quản lý

Báo cáo chi phí sản xuất

Tờ khai thuế giá trị gia tăng

Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập doanh nghiệp

Báo cáo tài khoản ngoài bảng

Báo cáo Tài chính bổ sung theo do người sử dụng định nghĩa

GIAO DIỆN CỦA HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TRÊN PHẦN MỀM

 Hình thức kế toán máy: Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, phần mềm kế

Trang 11

-Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.5:Quy trình ghi sổ kế toántheo hình thức kế toán máy

Giải thích:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làmcăn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vitính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phầnmềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toánchi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ(cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiếtđược thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,trung thực theo thông tin đã nhậptrong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáotài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo đúngquy định Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằngtay

Toàn bộ công tác kế toán của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được tiến hànhtrên máy vi tính thông qua phần mềm Accos, chính vì vậy mà công tác kế toán được tiếnhành khá nhanh chóng Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành tráchnhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người Hình thức

kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung nên các loại sổsách kế toán in ra đều dựa theo hình thức nhật ký chung

Trang 12

Trang 13

Đ

Ký duyệtBáo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

CHƯƠNG 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN

2.1 Kế toán tiền mặt.

2.1.1 Chứng từ sử dụng

 Chứng từ gốc:

-Hóa đơn GTGT-Giấy đề nghị tạm ứng

- Giấy thanh toán tạm ứng

- Bảng thanh toán tiền lương

Trang 14

Phiếu Thu (đã ký)

Thủ quỹ

Thu tiền, Ký

Phiếu Thu (đã ký)Trả tiền

Lưu đồ 2.1: Quy trình chi tiền mặt 2.1.4.2 Quy trình thu tiền:

Dựa vào chứng từ thu tiền (hóa đơn, phiếu kế toán) Kế toán thu chi sẽ kiểm tra tínhhợp lệ của chứng từ lập phiếu thu gồm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt Khiphiếu thu đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký xácnhận, , sau đó đưa phiếu thu cho khách hàng ký 2 liên Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 củaphiếu thu, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây

Trang 15

Kết thúc

Phân hệ kế toán tổng hợpNghiệp vụ

Nhật ký chungBáo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 111

Lưu đồ 2.2: Quy trìnhthu tiền mặt

Hằng ngày, kế toán thu chi có trách nhiệm lập phiếu thu,chi và mở sổ quỹ tiền mặttrên Excel, ghi chép, theo dõi hoạt động xuất nhập quỹ theo trình tự phát sinh phiếu thu,phiếu chi từ đó tính ra số tồn quỹ Sau khi hội đủ chữ ký và đã thu chi xong kế toán thuchi lấy các chứng từ gốc kèm theo mỗi từ thu chi ra tổng hợp vào sổ chứng từ và giao cho

Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS

Sơ đồ 2.1 Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt trên máy bằng phần mềm

2.1.5 Ví dụ minh họa:

Các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt:

Trang 16

Bắt đầu

a)Nhập quỹ tiền mặt từ việc rút séc của ngân hàng Nam Á chi nhánh Hoà Hưng căn cứtheo chứng từ phiếu thu số 10/12 ngày 08/12/2012:

Định khoản:

N 111 (1111) - 20.000.000

C 112 (1121NA) – 20.000.000-Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 10/12 (Phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 25,26)

Định khoản:

N 111 (1111) : 1.053.360

C 131 (1311) : 1.053.360-Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 17/12 (Phụ lục 01)

Hoá đơn GTGT số 195940 ngày 27/12/2012 (Phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8)

Sổ cái TK 1111,1311(Phụ lục 03)

Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt:

a)Chi tiền mua hàng hóa của công ty cổ phần phân phối Tân Niềm Tin theo phiếu chi

số 31/12 ngày 22/12/2012,và hóa đơn GTGT số 191874 ngày 15/12/2012:

Định khoản:

N 156 (1561) :20.176.000

N 1331 : 2.017.000

C 111 (1111) – 22.193.000-Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 31/12 (Phụ lục 01)

Hoá đơn GTGT số 191874 và biên bản giao nhận hàng hoá (Phụ lục 01)-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 13,14,15,16)

Sổ cái TK 111,1331,156 (Phụ lục 03)

b) Chi tiền cho nhân viên Nguyễn Đỗ Hoàng Lân đổ xăng xe đi công tác Vũng Tàucăn cứ theo phiếu chi số 43/12 ngày 25/12/2012 và hóa đơn xăng dầu số 4086 ngày25/12/2012

Định khoản:

N 642 (6428) : 914.472

N 1331 : 85.528

C 111 (1111)- 1.000.000-Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 43/12 (Phụ lục 01)

Trang 17

-Ủy nhiệm thu

- Ủy nhiệm chi

-TK cấp 1: 112_”Tiền gửi ngân hàng”

-TK cấp 2: 1121_”Tiền Việt Nam-NH Vietcombank”

1121_”Tiền Việt Nam - NHCông Thương VN”

1121_”Tiền Việt Nam –NH Nam Á”

1121_”Tiền Việt Nam – NH Sacombank”

1121_”Tiền Việt Nam- NH TMCP Sài Gòn”

1121_”Tiền Việt Nam- NH HSBC”

1121_”Tiền Việt Nam- NH Sài Gòn – Hà Nội”

2.2.3 Sổ kế toán sử dụng

-Sổ nhật ký chung

-Sổ kế toán chi tiết

-Sổ cái tài khoản 112

2.2.4 Quy trình kế toán tiền gửi Ngân hàng:

Căn cứ vào Phiếu Nhập Kho, giấy đề nghị thanh toán, Biên Bản nghiệm thu, Biên Bảnthanh lý hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của cấp trên, kế toán thu chi sẽ lập Ủy Nhiệm Chigồm 2 liên chuyển lên cho Kế toán trưởng duyệt Sau đó kế toán thu chi sẽ gửi Ủy NhiệmChi này cho Ngân hàng để Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán, sau đó Ngân hàng

sẽ gửi Giấy Báo Nợ về cho công ty Căn cứ vào Giấy Báo Nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổchi tiết TK 112

Trang 18

Nhập liệu Giấy báo có

Đối chiếu

Lưu đồ 2.3: Quy trình chi tiền gửi ngân hàng

Nếu khách hàng thanh toán tiền nợ cho công ty, Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Có, kếtoán sẽ hạch toán ghi vào sổ chi tiết TK 112

Trang 19

Phân hệ kế toán tổng hợpNghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu

Lưu đồ 2.4: Kế toán thu tiền gửi ngân hàng

Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng, kế toán thu chi phải kiểm tra đối chiếu với

các chứng từ gốc kèm theo, sau đó chuyển sang cho kế toán tổng hợp theo dõi nhập liệu

vào phần mềm Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế toán của công ty, giữa số liệu

trên chứng từ gốc với chứng từ của ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho Ngân hàng

để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời

Sơ đồ 2.2 Quy trình ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng trên máy bằng phần mềm

2.2.5 Ví dụ minh họa:

Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng:

a) Công ty CP EMC thanh toán công nợ cho công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn

để-thanh toán dịch vụ tư vấn căn cứ HĐ 195923 ngày 2/12/2012 và giấy báo có ngày

07/12/2012

Định khoản:

N 112 (1121NA) : 19.558.000

C 131 (1311) : 19.558.000-Chứng từ : Giấy báo có (phụ lục 01)

Trang 20

b) Kế toán trưởng Hà Thị Thu Hương nộp tiền mặt vào tài khoản của công ty tại ngânhàng Nam Á chi nhánh Quang Trung căn cứ theo phiếu chi số 24/12 và giấy báo có ngày13/12/2012 :

Định khoản:

N 112 (1121NA) : 530.000.000

C 111 (1111) : 530.000.000-Chứng từ : Giấy báo có (phụ lục 01)

Các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngân hàng:

a)Công ty chi tạm ứng 50% giá trị hợp đồng số 15112012/TM-MTSG/HDMB-2012của công ty TNHH Thiên Minh Kỹ Thuật qua tài khoản tại ngân hàng Nam Á ngày02/12/2012:

Định khoản:

N 331 (3311) : 61.162.475

N 6427 : 11.000 (Phí NH 10.000 và thuế 1.000)

C 112 (1121NA) – 61.173.475-Chứng từ : Giấy báo nợ ngày 02/12/2012 (phụ lục 01)

Uỷ nhiệm chi ngày 02/12/2012 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 9,10,11,12)

Giấy báo nợ (phụ lục 01)-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8)

Trang 21

- Hóa đơn mua hàng

- Biên lai thu tiền

- Vé cầu đường

 Chứng từ dùng để ghi sổ:

- Giấy đề nghị Tạm Ứng

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng

- Phiếu Thu, Phiếu Chi

Khi cán bộ hay công nhân viên của bộ phận nào đó có nhu cầu xin tạm ứng sẽ lập một

Tờ giấy đề nghị tạm ứng rồi đưa phòng hành chính nhân sự Phòng hành chính nhân sựkiểm tra tính hợp lệ, rồi chuyển qua kế toán thu chi Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đãduyệt kế toán thu chi lập Phiếu Chi, phiếu chi được lập thành 2 liên và chuyển cho kếtoán trưởng ký duyệt Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹtiến hành chi tiền và ký xác nhận Sau đó thủ quỹ sẽ lưu lien 2 của phiếu chi, liên 1 đượcchuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây

Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải trình những chi phí khi đi công tác như Hóa đơn, hoá đơn bán lẻ, Biên lai thu tiền, cho kế toán thu chi Nếu số tiềnthực chi lớn hơn số tạm ứng, công ty sẽ làm Phiếu chi xuất quỹ để hoàn trả cho người tạmứng Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết sẽ làm phiếu thu để nộp tiền lại quỹ hoặc sẽ tính trừ lương của người nhận tạm ứng

Trang 22

Đối chiếu Thu lại hập quỹ (trừ lương)S

Lưu đồ 2.5: Quy trình tạm ứng

Trang 23

Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Lưu sổ thu chi Nhập liệu trên Excel

Sổ quỹ tiền mặtBảng công nợ nội bộ

Hằng ngày, Kế toán thu, chi sẽ lưu tất cả chứng từ phát sinh trong sổ thu chi cùng vớigiấy tạm ứng và thanh toán tạm ứng và nhập liệu vào sổ quỹ tiền mặt trên Excel

Cuối tháng, Kế toán thu chi lập Bảng cân đối phát sinh công nợ nội bộ để theo dõi cáckhoản tạm ứng này

Quy trình ghi sổ của kế toán trên Excel:

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán tạm ứng trên máy bằng phần mềm 2.3.5 Một số nghiệp vụ phát sinh ở Công ty:

a)Chi tạm ứng cho Nguyễn Minh Thiện đi công tác Vũng Tàu đi giao hàng cho công

ty PVCIC căn cứ theo phiếu chi số 42/12 ngày 17/12/2012 :

Có TK 1111: 1.000.000

-Chứng từ : Phiếu chi 42/12 ngày 17/12/2012 (phụ lục 01)

Giấy đề nghị tạm ứng (phụ lục 01) -Sổ kế toán : Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 03)

b)Thu tiền thanh toán tạm ứng bảo trì xe của Đỗ Duy Hưng theo chứng từ phiếu thu

số 04/12 ngày 08/12/2012 và hóa đơn số 3741:

Có TK 141: 220.000

-Chứng từ : Phiếu Thu 04/12 ngày 08/12/2012 (phụ lục 01)

Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 3741(phụ lục 01) -Sổ kế toán : Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 03)

c)Thanh toán tạm ứng cho anh Nguyễn Minh Thiện đi công tác Vũng Tàu từ ngày29/10 – 31/10 căn cứ theo hóa đơn số 102311 ngày 29/10/2012 và các loại vé cầu đường :

Có TK 141: 824.000

-Chứng từ : Phiếu Chi 46/12 ngày 18/12/2012 (phụ lục 01)

Trang 24

Phiếu đề nghị thanh toán (phụ lục 01) Hoá đơn GTGT xăng dầu số 102311 (phụ lục 01) Phí cầu đường và vé tàu (Phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 03)

2.4 Kế toán các khoản phải thu

Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của công ty Nợ phải thu liên quanđến các đối tượng bên trong và bên ngoài công ty trong đó có các cơ quan chức năng củaNhà nước (chủ yếu là cơ quan Thuế)

-Bảng theo dõi công nợ

-Báo cáo tổng hợp công nợ

2.4.4 Quy trình kế toán phải thu khách hàng

Kế toán tổng hợp dựa trên điều khoản thanh toán trên HĐKT để lập Bảng kê chi tiếttheo dõi công nợ trên Excel Khi đã đến hạn thanh toán kế toán tổng hợp báo cho kế toántrưởng để kế toán trưởng thông báo về công nợ khách hàng cho kế toán thu chi Đồng thời

kế toán thu chi sẽ lập giấy đề nghị thanh toán gửi cho khách hàng Khi Ngân hàng gửiGiấy Báo Có về, kế toán tổng hợp sẽ nhập vào phần mềm và Excel để tiện theo dõi và để

Trang 25

Bộ chứng từ (hợp đồng + invoice) Kiểm tra chứng từ

Lập bảng theo dõi khách hàng

Bảng kê

Đối chiếu

Giấy báo có Ngân hàng

Kế toán tổng hợp

Bộ phận kinh doanh

phòng trường hợp mất dữ liệu Nhờ quy trình theo dõi cẩn thận về công nợ sẽ giúp kế

toán cũng như giám đốc kiểm soát tốt công nợ của công ty mình

Cuối tháng, khi khoá sổ tháng đó trên phần mềm thì phần mềm tự kết chuyển ra báo

cáo tổng hợp công nợ của từng khách hàng

Lưu đồ 2.6: Kế toán phải thu Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS

Sơ đồ 2.4 Quy trình ghi sổ kế toán phải thu trên máy bằng phần mềm

2.4.5 : Một số nghiệp vụ phát sinh ở Công ty:

a) Ngày 06/12/2012, Công ty bán hàng cho TT CNTT & LL –Xí nghiệp Liên Doanh

Vietsovpetro căn cứ theo Hóa Đơn GTGT số 195925:

Có TK 5111 : 666.614.540

Trang 26

Có TK 3331 : 66.661.454

-Chứng từ : Hoá đơn GTGT số 195925 ngày 06/12/2012 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 01,dòng 17,18,19,20)

Sổ cái tài khoản 1311,5111,3331 (Phụ lục 03)

b)Ngày 31/12/2012,Công ty TNHH TV –KT-XD-SX & TM May Mắn thanh toán100% giá trị hàng hoá theo hoá đơn 195920 ngày 01/12/2012 qua ngân hàng Nam Á :

Nợ TK 112(1121NA): 267.264.422

Có TK 1311 : 267.264.422

-Chứng từ : Hoá đơn GTGT số 195920 ngày 01/12/2010 (phụ lục 01)

Giấy báo có (Phụ lục 01)-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 02,dòng 33,34)

Sổ cái tài khoản 1311,1121NA (phụ lục 03)

Sổ chi tiết tài khoản (hay sổ phụ ngân hàng)

c) TT CNTT & LL –Xí nghiệp liên doanh Vietsovpetro phạt tiền do công ty giao hàngchậm căn cứ theo hoá đơn GTGT số 195918 và giấy thông báo của khách hàng ngày01/12/2012 :

Nợ TK 8111 : 48.321.627

Có TK 1311 : 48.321.627

-Chứng từ : Hoá đơn GTGT số 195918 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 02,dòng 37,38)

Sổ cái tài khoản 1311,811 (phụ lục 03)

2.5 Kế toán chi phí trả trước

Các khoản chi phí ứng trước của công ty rất ít xảy ra.Tiền thuê văn phòng công tytrả tiền hoặc chuyển khoản hàng tháng, các chi phí như chi phí thành lập công ty, chi phíđào tạo nhân viên phát sinh trong giai đoạn công ty mới thành lập đã phân bổ xong nêncông ty chỉ xảy ra một số nghiệp vụ phát sinh phục vụ cho quá trình hoạt động công ty

Trang 27

Sử dụng bút toán trong kỳNghệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu

Nhật ký chungBáo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 142,242

2.5.3 Sổ kế toán:

-Sổ cái tài khoản 142,242

2.5.4 Quy trình kế toán trả trước

Hàng tháng nếu không có khoản phát sinh nào lớn đề phải phân bổ thì kế toán tổng

hợp chỉ việc định kì phân bổ chi phí trả trước của các đối tượng đã phân bổ của các tháng

trước đến khi nào phân bổ hết thì thôi Còn nếu xảy ra các khoản chi phí trả trước thì kế

toán trưởng sẽ dựa trên thời gian sử dụng của mặt hàng, hóa đơn GTGT, và tình hình tài

chính của công ty để đưa ra số tháng, năm trích Sau đó kế toán trưởng báo cho kế toán

tổng hợp biết, kế toán tổng hợp lấy trị giá mặt hàng đó chia cho số năm mà kế toán trưởng

báo thì ra số tiền phân bổ hàng tháng Kế toán tổng hợp theo dõi và hàng tháng phân bổ

Phần phân bổ sẽ được nhập vào phần mềm thể hiện trong phân hệ tổng hợp dưới nghiệp

vụ bút toán trong kỳ

Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ kế toán trả trước trên máy bằng phần mềm

2.5.3 Một số nghiệp vụ phát sinh ở Công ty:

a)Ngày 25/12/2012 Mua Notebook Samsung của siêu thị điện máy Nguyễn Kim phục

vụ cho việc giải trí của CB-CNV căn cứ theo hoá đơn GTGT số 161351:

Nợ TK 242: 6.181.818

Nợ TK 1331: 618.182

Có TK 111 : 6.800.000

-Chứng từ : Hoá đơn GTGT 161351 ngày 25/12/2012 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 02,dòng 37,38)

Sổ cái tài khoản 242,1331,111 (phụ lục 03)

Trang 28

b)Cuối tháng Phân bổ Notebook Samsung phục vụ cho việc giải trí cho CB-CNV(Được phân bổ 24 tháng kể từ tháng 12/2010 đến 12/2012) kế toán định kỳ phân bổ:

Nợ TK 6423: 257.576

Có TK 242 : 257.576

-Chứng từ : Hoá đơn GTGT 161351 ngày 25/12/2012 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 03 )

Máy móc, thiết bịPhương tiện vận tải, truyền dẫnThiết bị, dụng cụ quản lý

5 – 25

5 – 76

-Sổ cái tài khoản 211,214

2.6.4 Quy trình kế toán Tài sản cố định:

2.6.4.1 Quy trình TSCĐ tăng do mua sắm:

Trước tiên, Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ sẽ báo cho phòng HCNS.Phòng HCNS sẽ

Trang 29

Lưu đồ 2.7: Quy trình tăng TSCĐ 2.6.4.2 Quy trình TSCĐ giảm do thanh lý:

Nếu một TSCĐ sau thời gian sử dụng lâu dài, bị hư hỏng hoặc trong trạng thái không

sử dụng được nữa thì Bộ phận quản lý lập Tờ trình xin thanh lý TSCĐ rồi đưa cho GĐduyệt Sau đó Tờ trình được chuyển xuống phòng Kế Toán và Kế toán trưởng sẽ xem lạiNguyên giá, Khấu hao đã trích rồi báo lại giá trị còn lại cho giám đốc, giám đốc sẽ báocho kế toán trưởng phương pháp giải quyết Kế toán trưởng sẽ báo cho kế toán tổng hợpghi giảm TSCĐ

Trang 30

Phân hệ kế toán tổng hợp Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu

Nhật ký chung Báo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 211,214

Lưu đồ 2.8: Quy trình giảm TSCĐ Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS

Sơ đồ 2.6 Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ trên máy bằng phần mềm

Do trong tháng 12/2012 không phát sinh nghiệp vụ mua TSCĐ nên chúng em khôngtìm hiểu nhiều về TSCĐ chỉ xin được một hóa đơn và hợp đồng mua xe (Phụ Lục hợpđồng), nên không có trong nhật ký chung Trong tháng cũng không phát sinh nghiệp vụgiảm TSCĐ, cuối tháng vẫn trích khấu hao về phương tiện vận chuyển và máy móc thiết

bị văn phòng

a) Mua một xe Toyota Higlander phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa của công

ty TNHH Kim Thái Anh theo chứng từ hoá đơn GTGT số 163092 ngày 28/04/2008:

Nợ TK 211: 647.272.727

Nợ TK 133: 64.727.273

Có TK 331: 712.000.000-Chứng từ : Hoá đơn GTGT số 163092 (phụ lục 01)

Phiếu thu (phụ lục 01)-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 03)

Sổ cái tài khoản 211,133,331 (phụ lục 03).b) Ngày 31/12/2012,trích khấu hao phương tiện vận tải xe Toyota Higlander vào chiphí quản lý doanh nghiệp/tài sản dùng chung:

Nợ TK 6424: 20.606.690

Có TK 2141: 20.606.690

-Chứng từ : Hoá đơn GTGT 163092(phụ lục 01)

Trang 31

-Tờ khai hải quan

-Biên bản bàn giao hàng hoá

2.7.2 Tài khoản sử dụng:

TK :156 “Hàng hóa”

2.7.3 Sổ kế toán:

2.7.4 Quy trình kế toán hàng hóa

Công ty cổ phần máy tính Sài Gòn bán hàng theo hình thức đấu thầu

Quy trình đấu thầu:

Khi trưởng phòng kinh doanh tìm được thông tin gói thầu phù hợp với hoạt động kinhdoanh của công ty thì sẽ báo cho phòng làm thầu Sau khi nhận thông tin gói thầu, phònglàm thầu gửi mail cho phòng kế toán, kế toán thu chi sẽ tiến hành nộp tiền mua hồ sơ góithầu đó theo thông tin của phòng làm thầu gửi Sau đó bên mời thầu gửi “hồ sơ mời thầu”cho phòng làm thầu.Phòng làm thầu photo một bản đưa cho phòng kế toán Phòng kế toán

sẽ gửi Fax qua cho ngân hàng để làm thư bảo lãnh mời thầu, khi có thư bảo lãnh mời thầuphòng mời thầu tiến hành tham gia đấu thầu Còn phòng kế toán thì theo dõi bảo lãnh trênmỗi hạn mức tín dụng Nếu trúng thầu thì phòng làm thầu sẽ báo cho giám đốc để tiếnhành ký hợp đồng kinh tế, sau đó phòng kế toán lưu HĐKT (hay còn gọi là hợp đồng bán)

và báo cho ngân hàng để tiến hành làm bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh bảo hành(nếu có).Ngược lại nếu không trúng thầu thì sẽ được hoàn nhập bảo lãnh

Trang 32

Hồ sơ mời thầu (bản photo)

Thư bảo lãnh Làm thư bảo lãnh

Không trrúng thầu

Tìm thông tin gói thầu

Phiếu thông tin gói thầu

Hồ sơ mời thầu

P Kinh doanh Kế toán Thu Chi

Lưu đồ 2.9: Quy trình đấu thầu

Trang 33

Quy trình bán hàng

Khi một hợp đồng kinh tế được ký và chuyển qua phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại hợp đồng, lập phiếu xuất kho (2 liên) và hóa đơn GTGT (3 liên) Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: theo mẫu năm 2010 của công ty là :

- Mẫu số 01 GTKT -3LL

-Ký hiệu hoá đơn :MY/2010N

Liên tím: Lưu tại quyển gốc không xé

Liên đỏ: giao cho Khách hàng

Liên xanh: Kế toán lưu (hay còn gọi là liên nội bộ)

Sau đó kế toán chuyển phiếu xuất kho (2 liên) cho kế toán trưởng ký duyệt và hóa đơn GTGT (3 liên) cho giám đốc ký duyệt.Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kho để tiến hành xuất hàng và ký xác nhận lên đó rồi chuyển 2 liên phiếu xuất kho cho khách hàng ký xác nhận Hóa đơn GTGT 3 liên sau khi được giám đốc ký duyệt chuyển qua bộ phận kinh doanh ký duyệt rồi đưa cho khách hàng cùng với phiếu xuất kho để khách hàng

ký xác nhận Khách hàng giữ lại phiếu xuất kho liên 2 và hóa đơn GTGT liên đỏ.Liên 1 phiếu xuất kho và liên xanh hóa đơn GTGT được lưu tại phòng kế toán

Nếu bán hàng trả chậm thì phòng kế toán căn cứ trên hợp đồng kinh tế theo dõi và ghi sổ công nợ Khi công việc thi công hoàn thành thì phòng kỹ thuật gửi cho phòng kế toán biên bản nghiệm thu do khách hàng đưa.Tùy vào mỗi điều khoản trên hợp đồng mà kế toán gửi giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng Do mỗi đơn hàng của công ty có đặc điểm khác nhau và mặt hàng điện tử rất khó bảo quản nên công ty hầu như không có hàngtồn kho, nếu có chỉ là nhập về công ty một vài hôm rồi sẽ được đưa đi thi công,

Trang 34

Hóa đơn GTGT (3liên)

Đã ký

Ký duyệt, lập BB bàn giao

Bắt đầu

HĐKT Kiểm tra, lập phiếu XK và HĐ GTGT

BB bàn giao hàng hóa (2 liên) đã ký

Trang 35

Quy trình mua hàng:

Sau khi đã trúng thầu, phòng làm thầu lập yêu cầu mua hàng gửi phòng mua bán.Căn cứ vào yêu cầu mua hàng, phòng mua bán lập yêu cầu báo giá gửi các nhà cung cấp Phòng mua hàng dựa trên các bảng báo giá đã nhận được và lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp được chọn và tiến hành ký hợp đồng kinh tế.Hợp đồng kinh tế được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản, 1 bản lưu tại phòng mua bán, 1 bản đưa cho kế toán Sau khi nhận hàng và hóa đơn GTGT, kế toán lập phiếu nhập kho gồm 2 liên, liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho phòng mua bán

Kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, nếu thanh toán ngay thì lập phiếu chi 2 liên đưa cho kế toán trưởng ký Sau đó, đưa 2 liên phiếu chi qua cho thủ quỹ ký xác nhận

và chi tiền, 1 liên lưu tại thủ quỹ và 1 liên lưu tại phòng kế toán Nếu mua hàng trả chậm thì nhập vào excel để theo dõi công nợ

Phòng kỹ thuật có trách nhiệm nhận hàng hóa khi phòng mua hàng đã nhập về và vận chuyển để thi công đơn hàng kết hợp với phòng tư vấn giải pháp hướng dẫn thi công

Trang 36

NCC P mua bán P đấu thầu Kế toán KTT Thủ quỹ

Ký duyệt

PC (đã ký)

Chi tiền, ký

PC (Đã ký) Lập PC

Thanh toán ngay

PC (2 liên)

Nhập liệu

PC (Đã ký) Yêu cầu mua hàng

Tìm NCC, yêu cầu báo giá

Chấp nhận và lập đơn mua hàng

Đơn mua hàng

HĐKT (đã ký)

Nhận hàng và HĐ

HĐ GTGT BBGNHH

Lập HĐBH, xuất hàng

Thông tin gói thầu đã trúng thầu

Lập yêu cầu mua hàng

Chưa thanh toán

Lập phiếu NK

Phiếu NK (2 liên) Bắt đầu

Trang 37

Còn về một số hàng hóa cần phải nhập khẩu từ nước ngoài thì phòng mua hàng sẽ làm tờ khai hải quan và nhập hàng Sau đó đưa tờ khai và hóa đơn các chi phí khác, cùng tờ thông báo nộp thuế cho kế toán, để kế toán theo dõi trên hợp đồng và thanh toán mọi chi phí cho đơn hàng Hình thức giao nhận là hình thức EWX, còn hình thức thanh toán công

ty sẽ ký quỹ một khoản tiền để mở L/C và khi hàng hóa đã được vận chuyển về nước thì

kế toán trưởng sẽ dùng một khoản tiền tiến hành mua ngoại tệ chuyển trả nhà cung cấp

để lấy hàng về Kế toán theo dõi mỗi đơn hàng nhập khẩu về phần giấy tờ và có trách nhiệm làm nhanh thủ tục thanh toán và nộp thuế nhập khẩu (Chú ý: Tuy nghiệp vụ mua hàng xảy ra trong tháng đó nhưng chưa thanh toán thì sẽ theo dõi trong tháng mà công ty thanh toán chứ không theo dõi trong tháng xảy ra nghiệp vụ)

-Thuế NK,ThuếTT

ĐB (nếu có)

Chi phímua hàng thực tếphát sinh

có thuế

Các khoảngiảm trừ

Trang 38

NCC P Mua bán P Đấu thầu KT tổng hợp KT trưởng Ngân hàng

Bắt đầu Thông tin gói thầu đã trúng

Lập yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng

Ủy nhiệm chi (đã ký)

Lưu đồ 2.12: Quy trình mua hàng nhập khẩu

Trang 39

Sơ đồ 2.7 Quy trình ghi sổ kế toán hàng hóa trên máy bằng phần mềm

1 Công ty mua hàng hoá của công ty TNHH MTV-TM Phương Phát Thành căn cứtheo 2 hoá đơn GTGT số 139658 và 139682 ngày 10/12/2012:

Nợ TK 1561: 1.186.457.800 (527.730.000 + 658.727.800)

Nợ TK 133: 118.645.780 (52.773.000 + 65.872.780)

Có TK 3311: 1.305.103.580

-Chứng từ : Hoá đơn GTGT 139658 và 139682 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 19,20,21,2223,24,25,26)

Sổ cái tài khoản 156,133,331 (phụ lục 03)

2 Nhập khẩu hàng hoá em đã sử dụng tờ khai sồ 3432 làm tại chi cục Hải Quan SânBay Quốc Tế Tân Sơn Nhất,công ty nhập khẩu hàng của công ty INGRAM MICROASIA LTD (Singapore)

-Chứng từ : Tờ khai hàng hoá nhập khẩu 3432 ngày 21/11/2012(phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 03)

Sổ cái tài khoản 156,133,331,3333 (phụ lục 03)

2.8 Kế toán các khoản nợ phải trả:

Trang 40

2.8.2 Tài khoản sử dụng:

- TK 311 “Vay ngắn hạn”

- TK 331 “Phải trả cho người bán (theo từng đối tượng đã được chi tiết trong sổ)

- TK334 “Phải trả người lao động”

- Sổ cái tài khoản 311,331,334,338,341

2.8.4 Quy trình kế toán nợ phải trả:

2.8.4.1 Vay ngắn hạn và dài hạn

Mỗi khi công ty cần vốn đầu tư mà trong nguồn tiền trong công ty không đủ chi trảthì Giám đốc sẽ báo cho kế toán trưởng để làm thủ tục vay tiền ngân hàng Tài sản thế chấp là các tài sản có giá trị như nhà cửa, giấy tờ đất, giấy tờ xe do giám đốc đưa xuống

Kế toán trưởng nhận và làm thủ tục vay tại những ngân hàng công ty thường giao dịch

Kế toán trưởng có nhiệm vụ theo dõi các khoản vay trên phần mềm và báo thời gian hoàn trả khoản vay cho giám đốc

2.8.4.2 Phải trả cho người bán

Sau khi kết thức quy trình mua hàng, Giám đốc hai bên ký kết hợp đồng gồm 4 bộ,mỗi công ty giữ 2 bộ, phòng mua bán lưu 1 bộ và chuyển 1 bộ cho phòng kế toán, nếu làhàng nhập khẩu thì sao in 1 bộ cho người khai hải quan giữ (đối với hợp đồng với kháchhàng ngoại) Khi kế toán tổng hợp nhận được bộ chứng từ gồm Hợp đồng kèm Invoice,

Tờ khai xuất nhập khẩu thì:

 Đối với Hợp đồng thanh toán liền (TT trả trước), phải thanh toán ngay Trường hợp hàng

về không đủ, phải thông báo với phòng mua hàng liên hệ với khách hàng để bổ sung sốhàng thiếu

 Đối với Hợp đồng thanh toán sau (TT sau), Kế toán tổng hợp sẽ theo dõi thời hạn thanhtoán, khi nhận được giấy đề nghị thanh toán do nhà cung cấp gửi thì kế toán tổng trìnhGiám Đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt Sau đó kế toán thu chi lập ủy nhiệm chi gửingân hàng

Định dạng
Số trang	85
Dung lượng	0,93 MB