Luận văn Tình hình kinh doanh của công ty cổ phần máy tính sài gòn

Luận vănĐề tài: Tình hình kinh doanh của công ty cổ phần máy tính Sài Gòn CHƯƠNG 1GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công tySơ lược về công tyTên công ty viết bằng tiếng việt : CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒNTên công ty viết bằng tiếng anh: SAIGON COMPUTER CORPORATIONTên công ty viết tắt : SACOM CORPĐịa chỉ : 7415 Trương Quốc Dung, P.10, Q. Phú Nhuận, TP.HCMĐiện thoại : (08)38445272 Fax : (08)38445271Mã số thuế : 0302657088 do UBND Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư TPHCM cấp ngày 09072002Số đăng ký kinh doanh : 4103001096Email:sacomsacomtech.vnVốn điều lệ : 10.000.000.000 đ (Mười tỷ đồng)Quyết định thành lậpCông Ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số ĐKKD 4103001096 ngày 09072002 và có thay đổi ngày 21082010 do ông NGUYỄN NHẬT MINH làm giám đốc.Các cổ đông chỉ cùng chia lợi nhuận trên số cổ phần chứ không tham gia điều hành hoạt động công ty.Ngành nghề kinh doanhNgành nghề kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bao gồm: Mua bán thiết bị tin học, sản phẩm điện – điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị viễn thông , thiết bị chống trộm,thiết bị báo cháy,camera quan sát…Lắp đặt, bảo trì, tư vấn mạng viễn thông mạng máy tính,tích hợp mạng cục bộ (Lan,Wan),thiết bị web,tư vấn chuyển giao công nghệ.Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài GònChức năng và nhiệm vụChức năng xuyên suốt trong quá trình hoạt động và phát triển hơn 10 năm qua của công ty là cung cấp các sản phẩm máy vi tính và một số sản phẩm chuyên dụng khác. Sau khi thành lập,Công ty đã tạo được uy tín trên thị trường.Công ty càng ngày càng nhận được nhiều HĐKT.Với lợi thế về quan hệ giao tiếp,với địa điểm văn phòng công ty nằm trong thành phố,có chỗ rộng rãi để bốc dỡ hàng,giao thông thuận lợi nên tạo điều kiện tốt cho việc vận chuyển, kết hợp với sự hợp tác bền chặt của các khách hàng và nhà cung cấp.Trong suốt thời gian hoạt động công ty đã có một bước pháttriển nhanhchóng.Những thuận lơi và khó khăna. Thuận lơi :Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế đặc biệt là việc bùng nổ của ngành công nghệ thông tin,máy móc thay thế dần hoạt động tay chân của con người. Nhờ có sự năng động và nhạy bén của giám đốc cũng như các phòng ban, đặc biệt một đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm và nhiệt tình đã đưa công ty ngày một lớn mạnh.b. Khó khăn :Bên cạnh những thuận lợi trên còn có các nhân tố tác động gây ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanhnhư : mặt hang đa dạng nên cũng rất khó khăn trong việc chọn lựa về mặt kỹ thuật,vận chuyển khó khăn, sự cạnh tranh của các công ty… đòi hỏi giám đốc cần phải có một định hướng đúng đắn để công ty ngày càng phát triển hơn nữa .1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công tySơ đồ 1.2:Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lýChức năng các phòng ban:Giám đốc : Là người quản lý công ty và chịu trách nhiệm của công ty trước Nhà nước về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như mọi hoạt động của công ty. Đựơc quyền tuyển dụng và sử dụng lao động theo nhu cầu sản xuất , quyết định nâng bậc đối với công nhân, có quyến khen thưởng và thi hành kỷ luật dựa theo nội quy lao động của công ty và luật lao động.Phòng Kỹ Thuật :Kỹ thuật chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc giúp giám đốc xây dựng kế hoạch triển khai các dự án,công trình,máy móc thiết bị dựa trên các hợp đồng kinh tế từng tháng ,quý , năm, giúp giám đốc theo dõi đônđốc và thực hiện kế hoạch hàng ngày về mặt kỹ thuật, quản lý các loại vật tư, máy móc.Phòng kỹ thuật :Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng kỹ thuật, và có trách nhiệm lắp đặt,thi công các đơn đặt hàng chuyển vềtừ phòng mua bán hàng ,chịu trách nhiệm về kích cỡ số lượng,bảo hành máy móc.Phòng tư vấn giải pháp: Chịu trách nhiệm tư vấn thiết kế về công nghệ thông tin,chọn lựa các sản phẩm phù hợp cho mỗi công trình sau đó báo với phòng mua hàng.Đồng thời hỗ trợ kỹ thuật cho phòng kỹ thuật.Phòng kế toán tàichính : Phụ trách việc hoạch toán các nghiệp vụ, hoạch toán kinh tế , giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh kỹ luật tài chính,theo dõi công nợvà đề xuất các biện pháp sử dụng vốn hợp lý.Giám sát việc kiểm tra và chấp hành chế độ quản lý bảo vệ tài sản cho doanhnghiệp. Kiểm tra các hợp đồng kinh tế và mua bán vật tư thànhphẩm , phế phẩm. Có trách nhiệm kiểm soátthu chi trong doanh nghiệp.Phòng hành chính nhân sự :Phụ trách việc tính lương, đề nghị tạm ứng ,thanh toán tạm ứng cho nhân viên trong công ty,kiểm tra việc thực hiện các nội quy công ty của các nhân viên,quan tâm đến chế độ chính sách hỗ trợ cho nhân viên.Phòng kinh doanh: Phụ giúp giám đốc quản lý về tình hình kinh doanh,các HĐKT,đi ngoại giao với khách hàng nhà cung cấp.Phòng thầu: Chịu sự quản lý của trường phòng kinh doanh.Kiểm soát về các hồ sơ thầu,đấu thầu và liên hệ với các khách hàng mà công ty tham gia đấu thầu.Phòng mua bán hàng: là phòng ban phụ trách về việc tìm nguồn hàng cung cấp cho mỗi HĐKT.Liên hệ với khách hàng nhà cung cấp về mỗi đơn hàng. Phòng mua bán kiêm chức năng bộ phận kho, quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kếtoán của Công tySơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán tài chínhNhiệm vụ : Kế toán trưởng :Tổ chức,quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng kế toánKiểm soát và ký duyệt các chứng từ ,sổ sách ,báo cáo trong phạm vi quyền hạn mà Nhà nước quy định .Lập báo cáo tài chính,báo cáo quyết toán thuế theo quy định.Kế toán trưởng là chị Hà Thị Thu Hương thâm niên 9 năm làm kế toán trưởng,tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 5 năm. Kế toán tổng hợp :Giúp kế toán trưởng về việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động chuyên môn kế toán .Hướng dẫn kiểm tra kiểm soát các công việc của kế toán chi tiết .Thực hiện các công việc kế toán tổng hợp và kiêm nhiệm các công việc kế toán chi tiết khác như kế toán chi tiết khác như,kế toán TSCĐ, khấu hao TSCĐ,kế toán công nợ,…Kế toán tổng hợp là chị Lã Thị Hằng thâm niên 3 năm làm kế toán tổng hợp,tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 2 năm. Kế toán thu chi:Thực hiện các công việc của một kế toán chi tiết như thực hiện thu chi và lập sổ quỹ trên Excel ,kiểm soát chứng từ,kế toán ngân hàng,theo dõi bảo lãnh,việc ký quỹKế toán thu chi là chị Phùng Thị Cẩm Tú tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã được 2 năm. Thủ Qũy :Quản lý tiền mặt,thực hiện rút séc,phát lương,lập sổ quỹ bằng tay và có trách nhiệm kiềm tra quỹ tiền mặt hàng ngày.Thủ quỹ là chị Bùi Thị Oanh thâm niên 8 năm làm thủ quỹ,tham gia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 6 năm1.4Chính sách kế toán áp dụng tại công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 482006QĐBTC,ngày 14082006 của Bộ Tài chính.Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức kế toán “Nhật Ký Chung” được thực hiện trên máy vi tính bằng “phần mềm kế toán ACCOS” do công ty TNHH MTV Phần mềm Cát Nam cung cấp.Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 0101xxxx đến 3112xxxxĐơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừPhương pháp kế toán TSCĐ:Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá mua.oPhương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng.oTỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo thông tư 2032009TTBTC.Phương pháp kế toán hàng tồn kho.oPhương pháp tính giá trị hàng tồn kho:: theo phương pháp thực tế đích danhoPhương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng.Phương pháp tính giá thành: Do sự thỏa thuận giá giữa hai bên mua và bán.Ghi chúSơ đồ 1.4:Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chungTrình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại công tyTKTên tài khoảnTKTên tài khoản111Tiền mặt3388Phải trả, phải nộp khác1111Tiền mặt Việt Nam3389Bảo hiểm thất nghiệp112Tiền gửi Ngân hàng341Vay dài hạn1121Tiền Việt Nam3411Vay dài hạn1122Ngoại tệ3414Nhận ký quý, ký cược dài hạn131Phải thu khách hàng352Dự phòng phải trả1311Phải thu ngắn hạn411Nguồn vốn kinh doanh133Thuế GTGT được khấu trừ4111Vốn đầu tư của chủ sở hữu1331Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ421Lợi nhuận chưa phân phối138Phải thu khác4211Lợi nhuận chưa phân phối năm trước1388Phải thu khác4212Lợi nhuận chưa phân phối năm nay142Chi phí trả trước511Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ144Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn5111Doanh thu bán hàng hóa156Hàng hóa5113Doanh thu cung cấp dịch vụ1561Giá mua hàng hóa515Doanh thu hoạt động tài chính211Tài sản cố định hữu hình632Giá vốn hàng bán2111Nhà cửa, vật kiến trúc635Chi phí tài chính2112Máy móc, thiết bị641Chi phí bán hàng331Phải trả cho người bán6411Chi phí nhân viên3311Phải trả ngắn hạn6414Chi phí khấu hao TSCĐ333Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước6417Chi phí dịch vụ mua ngoài3331Thuế GTGT phải nộp6418Chi phí bằng tiền khác33311Thuế GTGT đầu ra642Chi phí quản lý doanh nghiệp33312Thuế GTGT hàng nhập khẩu6421Chi phí nhân viên quản lý3333Thuế xuất, nhập khẩu6423Chi phí đồ dùng văn phòng3334Thuế thu nhập doanh nghiệp6424Chi phí khấu hao TSCĐ3335Thuế thu nhập cá nhân6425Thuế, phí và lệ phí334Phải trả người lao động6427Chi phí dịch vụ mua ngoài3341Phải trả công nhân viên6428Chi phí bằng tiền khác338Phải trả, phải nộp khác811Chi phí khác3383Bảo hiểm xã hội911Xác định kết quả kinh doanh3384Bảo hiểm y tế1.5Giới thiệu phần mềm kế toán sử dụng tại công ty cổ phần máy tính Sài GònCông ty cổ phần máy tính Sài Gòn sử dụng phần mềm kế toán Accos của công ty TNHH phần mềm Cát Nam.Phần mềm Accos là phần mềm tiện dụng với nhiều phân hệ và có thể cho các doanh nghiệp lựa chọn một trong năm hình thức kế toán,và có thể lựa chọn các báo cáo tuỳ vào đơn vị mình.Phân hệ tổng hợp bao gồm các sổ sách và báo cáo thông dụng dành cho các công ty.Tùy vào loại hình và hoạt động của công ty mà sử dụng các báo cáo phù hợp.Dưới đây là các sổ sách và báo cáo trong phân hệ kế toán tổng hợp.Sổ sách Sổ nhật ký chung Sổ cái chi tiết tài khoản Sổ cái tổng hợp Nhật ký chứng từChứng từ ghi sổ Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu vào Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu ra Sổ chi tiết các khoản chi phíBáo cáoBáo cáo chi tiết tài khoản Bảng cân đối tài khoảnBảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chínhBáo cáo lưu chuyển tiền tệBáo cáo doanh thuBáo cáo chi phí Báo cáo dự án, công trình, khu đầu tưBáo cáo chi phí quản lýBáo cáo chi phí sản xuấtTờ khai thuế giá trị gia tăng Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệpQuyết toán thuế thu nhập doanh nghiệpTờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệpQuyết toán thuế thu nhập doanh nghiệpTờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập doanh nghiệpBáo cáo tài khoản ngoài bảngBáo cáo Tài chính bổ sung theo do người sử dụng định nghĩa.GIAO DIỆN CỦA HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TRÊN PHẦN MỀM Hình thức kế toán máy: Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, phần mềm kế toán Accos. Hình thức này có sơ đồ như sau:Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm traSơ đồ 1.5:Quy trình ghi sổ kế toántheo hình thức kế toán máyGiải thích:Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết liên quan.Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo đúng quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằng tay.Toàn bộ công tác kế toán của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được tiến hành trên máy vi tính thông qua phần mềm Accos, chính vì vậy mà công tác kế toán được tiến hành khá nhanh chóng. Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành trách nhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người. Hình thức kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung nên các loại sổ sách kế toán in ra đều dựa theo hình thức nhật ký chung. CHƯƠNG 2THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN2.1 Kế toán tiền mặt.2.1.1 Chứng từ sử dụngChứng từ gốc:Hóa đơn GTGTGiấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Bảng thanh toán tiền lương Chứng từ dùng để ghi sổ:Phiếu thu Phiếu chi2.1.2 Tài khoản sử dụngTK cấp 1: 111_”Tiền mặt”TK cấp 2: 1111_”Tiền mặt Việt Nam”2.1.3 Sổ kế toán sử dụngSổ nhật ký chungSổ quỹ tiền mặt Sổ cái tài khoản 111 Sổ chứng từ kế toán2.1.4 Quy trình ghi sổ kế toán :2.1.4.1 Quy trình chi tiền:Bộ phận có nhu cầu thanh toán chi tiền lập Giấy đề nghị. Kế toán thu chi sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và Giấy đề nghị rồi lập phiếu chi gồm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền và ký xác nhận, sau đó đưa phiếu chi cho khách hàng ký 2 liên. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của phiếu chi, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây. Lưu đồ 2.1: Quy trình chi tiền mặt2.1.4.2 Quy trình thu tiền:Dựa vào chứng từ thu tiền (hóa đơn, phiếu kế toán). Kế toán thu chi sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ lập phiếu thu gồm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Khi phiếu thu đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký xác nhận, , sau đó đưa phiếu thu cho khách hàng ký 2 liên.. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của phiếu thu, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây.Lưu đồ 2.2: Quy trìnhthu tiền mặtHằng ngày, kế toán thu chi có trách nhiệm lập phiếu thu,chi và mở sổ quỹ tiền mặt trên Excel, ghi chép, theo dõi hoạt động xuất nhập quỹ theo trình tự phát sinh phiếu thu, phiếu chi từ đó tính ra số tồn quỹ. Sau khi hội đủ chữ ký và đã thu chi xong kế toán thu chi lấy các chứng từ gốc kèm theo mỗi từ thu chi ra tổng hợp vào sổ chứng từ và giao cho kế toán tổng hợp.Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền . Hằng ngày kiểm kê số tồn quỹ tại công ty kết hợp cùng với kế toán thu chi để quản lý dòng tiền tại công ty chặt chẽ hơn.Cuối mỗi tháng kế toán thu chi lại tập hợp lại các phiếu thu chi đối chiếu với thủ quỹ. Sau cùng sẽ tạo một file chứng từ thu chi của từng tháng.Kế toán tổng hợp khi nhận các chứng từ gốc sẽ nhập liệu vào phần mềm ACCOS thực hành trong phân hệ kế toán tổng hợp.Vì phần mềm thực hiện các bút toán tự động nên các dữ liệu tự kết chuyển vào nhật ký chung, sổ cái 111 và các tài khoản đối ứng,cuối cùng là báo cáo.Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS Sơ đồ 2.1 Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt trên máy bằng phần mềm2.1.5 . Ví dụ minh họa:Các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt:a)Nhập quỹ tiền mặt từ việc rút séc của ngân hàng Nam Á chi nhánh Hoà Hưng căn cứ theo chứng từ phiếu thu số 1012 ngày 08122012:Định khoản:N 111 (1111) 20.000.000C 112 (1121NA) – 20.000.000Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 1012 (Phụ lục 01)Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 25,26)Sổ cái TK 111,112(Phụ lục 03)Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối của hàng tháng) (Phụ lục 03)b)Thu tiền mặt từ việc thu hồi công nợ của CN công ty CP tích hợp hệ thống quốc gia ADG nhập quỹ tiền mặt theo phiếu thu số 1712 ngày 27122012 và hóa đơn GTGT số 195940:Định khoản:N 111(1111) : 1.053.360C 131 (1311) : 1.053.360Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 1712 (Phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 195940 ngày 27122012 (Phụ lục 01)Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8)Sổ cái TK 1111,1311(Phụ lục 03) Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt:a)Chi tiền mua hàng hóa của công ty cổ phần phân phối Tân Niềm Tin theo phiếu chi số 3112 ngày 22122012,và hóa đơn GTGT số 191874 ngày 15122012:Định khoản:N 156 (1561) :20.176.000N 1331: 2.017.000C 111 (1111) – 22.193.000Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 3112 (Phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 191874 và biên bản giao nhận hàng hoá (Phụ lục 01)Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 13,14,15,16)Sổ cái TK 111,1331,156 (Phụ lục 03)b) Chi tiền cho nhân viên Nguyễn Đỗ Hoàng Lân đổ xăng xe đi công tác Vũng Tàu căn cứ theo phiếu chi số 4312 ngày 25122012 và hóa đơn xăng dầu số 4086 ngày 25122012.Định khoản:N 642 (6428) : 914.472N 1331 : 85.528C 111 (1111) 1.000.000Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 4312 (Phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 4086 (Phụ lục 01) Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 01)Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 31,32,33,34)Sổ cái TK 111,1331,6428 (Phụ lục 03)2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng2.2.1 Chứng từ sử dụngChứng từ gốc:Ủy nhiệm thu Ủy nhiệm chiSéc Lệnh chuyển tiền Chứng từ dùng để ghi sổ: Giấy báo nợ Giấy báo có2.2.2 Tài khoản sử dụngTK cấp 1: 112_”Tiền gửi ngân hàng”TK cấp 2: 1121_”Tiền Việt NamNH Vietcombank” 1121_”Tiền Việt Nam NHCông Thương VN”1121_”Tiền Việt Nam –NH Nam Á” 1121_”Tiền Việt Nam – NH Sacombank” 1121_”Tiền Việt Nam NH TMCP Sài Gòn”1121_”Tiền Việt Nam NH HSBC”1121_”Tiền Việt Nam NH Sài Gòn – Hà Nội”2.2.3 Sổ kế toán sử dụngSổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ cái tài khoản 1122.2.4. Quy trình kế toán tiền gửi Ngân hàng:Căn cứ vào Phiếu Nhập Kho, giấy đề nghị thanh toán, Biên Bản nghiệm thu, Biên Bản thanh lý hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của cấp trên, kế toán thu chi sẽ lập Ủy Nhiệm Chi gồm 2 liên chuyển lên cho Kế toán trưởng duyệt. Sau đó kế toán thu chi sẽ gửi Ủy Nhiệm Chi này cho Ngân hàng để Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán, sau đó Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Nợ về cho công ty. Căn cứ vào Giấy Báo Nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết TK 112.Chương 1: giới thiệu thổng quan về công ty cổ phần máy tính sài gòn​Chương 2: Thực tế kế toán tại công thu cổ phần máy tính sai gòn​Chương 3: Nhận xét đề nghị​tình hình kinh doanh của công ty cổ phần kinh đô×phân tích tình hình kinh doanh của công ty bibica×phân tích tình hình kinh doanh của công ty×tình hình kinh doanh của công ty×cổ phần máy tính sài gòn×luận văn kinh doanh×Từ khóatình hình kinh doanh của công ty cổ phần kinh đôphân tích tình hình kinh doanh của công ty bibicaphân tích tình hình kinh doanh của công tymo hinh kinh doanh cua cong ty co phan go hoang anh gia laiphân tích tình hình tài chính của công ty cổ phần giám định đại tây dươngphân tích tình hình tài chính của công ty cổ phần chứng khoán maybankchuyên đề nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty cổ phần máy và phụ tùng ngành dệtphân tích tình hình tài chính của công ty cổ phần xây dựng 47phân tích tình hình họat động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ huyền anh

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Luận văn

Đề tài: Tình hình kinh doanh của công ty cổ phần máy tính

Sài Gòn

Mua các mặt hàng công ty kinh doanh

Sơ lược về công ty

Tên công ty viết bằng tiếng việt : CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒNTên công ty viết bằng tiếng anh: SAIGON COMPUTER CORPORATIONTên công ty viết tắt : SACOM CORP

Địa chỉ : 74/15 Trương Quốc Dung, P.10, Q Phú Nhuận, TP.HCMĐiện thoại : (08)38445272 Fax : (08)38445271

Mã số thuế : 0302657088 do UBND Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư TPHCM cấpngày 09/07/2002

Số đăng ký kinh doanh : 4103001096E-mail: sacom@sacom-tech.vn

Vốn điều lệ : 10.000.000.000 đ (Mười tỷ đồng)

Quyết định thành lập

Công Ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được thành lập theo giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh công ty cổ phần số ĐKKD 4103001096 ngày 09/07/2002 và có thay đổi ngày21/08/2010 do ông NGUYỄN NHẬT MINH làm giám đốc.Các cổ đông chỉ cùng chia lợinhuận trên số cổ phần chứ không tham gia điều hành hoạt động công ty

Ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bao gồm:

- Mua bán thiết bị tin học, sản phẩm điện – điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị viễnthông , thiết bị chống trộm,thiết bị báo cháy,camera quan sát…

-Lắp đặt, bảo trì, tư vấn mạng viễn thông mạng máy tính,tích hợp mạng cục bộ(Lan,Wan),thiết bị web,tư vấn chuyển giao công nghệ

Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn

Giám đốc

Phòng kinh doanh

Phòng kế

toán tài

chính

Phòng kỹ thuật

Phòng kế

toán

Phòng hành chính nhân sự

Phòng mua bán hàng

Phòng thầu

Phòng

kỹ thuật

Phòng

tư vấn giải pháp

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng xuyên suốt trong quá trình hoạt động và phát triển hơn 10 năm qua củacông ty là cung cấp các sản phẩm máy vi tính và một số sản phẩm chuyên dụng khác Saukhi thành lập,Công ty đã tạo được uy tín trên thị trường.Công ty càng ngày càng nhậnđược nhiều HĐKT.Với lợi thế về quan hệ giao tiếp,với địa điểm văn phòng công ty nằmtrong thành phố,có chỗ rộng rãi để bốc dỡ hàng,giao thông thuận lợi nên tạo điều kiện tốtcho việc vận chuyển, kết hợp với sự hợp tác bền chặt của các khách hàng và nhà cungcấp.Trong suốt thời gian hoạt động công ty đã có một bước pháttriển nhanhchóng

Những thuận lơi và khó khăn

kỹ thuật,vận chuyển khó khăn, sự cạnh tranh của các công ty… đòi hỏi giám đốc cần phải

có một định hướng đúng đắn để công ty ngày càng phát triển hơn nữa

1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Sơ đồ 1.2:Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Chức năng các phòng ban:

Giám đốc : Là người quản lý công ty và chịu trách nhiệm của công ty trước Nhà

nước về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như mọi hoạt động của công ty Đựơc quyềntuyển dụng và sử dụng lao động theo nhu cầu sản xuất , quyết định nâng bậc đối với côngnhân, có quyến khen thưởng và thi hành kỷ luật dựa theo nội quy lao động của công ty vàluật lao động

Phòng Kỹ Thuật :Kỹ thuật chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc giúp giám đốc

xây dựng kế hoạch triển khai các dự án,công trình,máy móc thiết bị dựa trên các hợp đồngkinh tế từng tháng ,quý , năm, giúp giám đốc theo dõi đônđốc và thực hiện kế hoạch hàngngày về mặt kỹ thuật, quản lý các loại vật tư, máy móc

Phòng kỹ thuật :Chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng phòng kỹ thuật, và có trách

nhiệm lắp đặt,thi công các đơn đặt hàng chuyển vềtừ phòng mua bán hàng ,chịu tráchnhiệm về kích cỡ số lượng,bảo hành máy móc

Phòng tư vấn giải pháp: Chịu trách nhiệm tư vấn thiết kế về công nghệ thông

tin,chọn lựa các sản phẩm phù hợp cho mỗi công trình sau đó báo với phòng muahàng.Đồng thời hỗ trợ kỹ thuật cho phòng kỹ thuật

Phòng kế toán tàichính : Phụ trách việc hoạch toán các nghiệp vụ, hoạch toán

kinh tế , giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh kỹ luật tài chính,theo dõi công nợvà đềxuất các biện pháp sử dụng vốn hợp lý.Giám sát việc kiểm tra và chấp hành chế độ quản

lý bảo vệ tài sản cho doanhnghiệp Kiểm tra các hợp đồng kinh tế và mua bán vật tưthànhphẩm , phế phẩm Có trách nhiệm kiểm soátthu chi trong doanh nghiệp

Phòng hành chính nhân sự :Phụ trách việc tính lương, đề nghị tạm ứng ,thanh

toán tạm ứng cho nhân viên trong công ty,kiểm tra việc thực hiện các nội quy công ty củacác nhân viên,quan tâm đến chế độ chính sách hỗ trợ cho nhân viên

Phòng kinh doanh: Phụ giúp giám đốc quản lý về tình hình kinh doanh,các

HĐKT,đi ngoại giao với khách hàng nhà cung cấp

Phòng thầu: Chịu sự quản lý của trường phòng kinh doanh.Kiểm soát về các hồ sơ

thầu,đấu thầu và liên hệ với các khách hàng mà công ty tham gia đấu thầu

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán công nợ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Phòng mua bán hàng: là phòng ban phụ trách về việc tìm nguồn hàng cung cấp

cho mỗi HĐKT.Liên hệ với khách hàng nhà cung cấp về mỗi đơn hàng Phòng mua bánkiêm chức năng bộ phận kho, quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kếtoán của Công ty

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu phòng kế toán tài chính

Nhiệm vụ :

- Kế toán trưởng :

Tổ chức,quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng kế toán

Kiểm soát và ký duyệt các chứng từ ,sổ sách ,báo cáo trong phạm vi quyền hạn màNhà nước quy định Lập báo cáo tài chính,báo cáo quyết toán thuế theo quy định

Kế toán trưởng là chị Hà Thị Thu Hương thâm niên 9 năm làm kế toán trưởng,thamgia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 5 năm

- Kế toán tổng hợp :

Giúp kế toán trưởng về việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động chuyên môn kếtoán Hướng dẫn kiểm tra kiểm soát các công việc của kế toán chi tiết Thực hiện các

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

công việc kế toán tổng hợp và kiêm nhiệm các công việc kế toán chi tiết khác như kếtoán chi tiết khác như,kế toán TSCĐ, khấu hao TSCĐ,kế toán công nợ,…

Kế toán tổng hợp là chị Lã Thị Hằng thâm niên 3 năm làm kế toán tổng hợp,thamgia công tác ở công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 2 năm

- Kế toán thu chi:

Thực hiện các công việc của một kế toán chi tiết như thực hiện thu chi và lập sổ quỹtrên Excel ,kiểm soát chứng từ,kế toán ngân hàng,theo dõi bảo lãnh,việc ký quỹ

Kế toán thu chi là chị Phùng Thị Cẩm Tú tham gia công tác ở công ty Cổ Phần MáyTính Sài Gòn đã được 2 năm

- Thủ Qũy :

Quản lý tiền mặt,thực hiện rút séc,phát lương,lập sổ quỹ bằng tay và có trách nhiệmkiềm tra quỹ tiền mặt hàng ngày

Thủ quỹ là chị Bùi Thị Oanh thâm niên 8 năm làm thủ quỹ,tham gia công tác ở công

ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn đã 6 năm

1.4Chính sách kế toán áp dụng tại công ty

-Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC,ngày14/08/2006 của Bộ Tài chính

-Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức kế toán “Nhật Ký Chung”được thực hiện trên máy vi tính bằng “phần mềm kế toán ACCOS” do công ty TNHHMTV Phần mềm Cát Nam cung cấp

 Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến 31/12/xxxx

 Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam

 Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

 Phương pháp kế toán TSCĐ:

Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá mua

o Phương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng

o Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo thông tư 203/2009/TT-BTC

 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

o Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:: theo phương pháp thực tế đích danh

o Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

Chứng từ gốc

Sổ quỹ Nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu kiểm tra

Ghi hàng ngày

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

 Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: dựa vàotình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng

 Phương pháp tính giá thành: Do sự thỏa thuận giá giữa hai bên mua và bán

Ghi chú

Sơ đồ 1.4:Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung:

(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên

sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có

mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phátsinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật

ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp

vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng,tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghivào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụđược ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối sốphát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổnghợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tàichính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối sốphát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung(hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các

sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Hệ thống tài khoản kế toán đang áp dụng tại công ty

hạn

133 Thuế GTGT được khấu trừ 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu

1331 Thuế GTGT được khấu trừ 421 Lợi nhuận chưa phân phối

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

của hàng hóa dịch vụ

138 Phải thu khác 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

1388 Phải thu khác 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

142 Chi phí trả trước 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 5111 Doanh thu bán hàng hóa

chính

211 Tài sản cố định hữu hình 632 Giá vốn hàng bán

2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 635 Chi phí tài chính

331 Phải trả cho người bán 6411 Chi phí nhân viên

333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài

3331 Thuế GTGT phải nộp 6418 Chi phí bằng tiền khác

33311 Thuế GTGT đầu ra 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 6421 Chi phí nhân viên quản lý

3333 Thuế xuất, nhập khẩu 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ

3335 Thuế thu nhập cá nhân 6425 Thuế, phí và lệ phí

334 Phải trả người lao động 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài

3341 Phải trả công nhân viên 6428 Chi phí bằng tiền khác

338 Phải trả, phải nộp khác 811 Chi phí khác

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

3383 Bảo hiểm xã hội 911 Xác định kết quả kinh doanh

3384 Bảo hiểm y tế

1.5 Giới thiệu phần mềm kế toán sử dụng tại công ty cổ phần máy tính Sài Gòn

Công ty cổ phần máy tính Sài Gòn sử dụng phần mềm kế toán Accos của công ty TNHH phần mềm Cát Nam

Phần mềm Accos là phần mềm tiện dụng với nhiều phân hệ và có thể cho các doanh nghiệp lựa chọn một trong năm hình thức kế toán,và có thể lựa chọn các báo cáo tuỳ vào đơn vị mình

Phân hệ tổng hợp bao gồm các sổ sách và báo cáo thông dụng dành cho các công ty.Tùy vào loại hình và hoạt động của công ty mà sử dụng các báo cáo phù hợp.Dưới đây

là các sổ sách và báo cáo trong phân hệ kế toán tổng hợp

Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu vào

Bảng kê thuế Giá trị gia tăng đầu ra

Sổ chi tiết các khoản chi phí

Báo cáo

Báo cáo chi tiết tài khoản

Bảng cân đối tài khoản

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo doanh thu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Báo cáo chi phí

Báo cáo dự án, công trình, khu đầu tư

Báo cáo chi phí quản lý

Báo cáo chi phí sản xuất

Tờ khai thuế giá trị gia tăng

Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Tờ khai thuế Thu nhập Doanh nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập doanh nghiệp

Báo cáo tài khoản ngoài bảng

Báo cáo Tài chính bổ sung theo do người sử dụng định nghĩa

GIAO DIỆN CỦA HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TRÊN PHẦN MỀM

-Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

 Hình thức kế toán máy: Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, phần mềm kế

toán Accos Hình thức này có sơ đồ như sau:

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.5:Quy trình ghi sổ kế toántheo hình thức kế toán máy

Giải thích:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làmcăn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vitính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phầnmềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toánchi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ(cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiếtđược thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,trung thực theo thông tin đã nhậptrong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáotài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo đúngquy định Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và sổ kế toán ghi bằngtay

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Toàn bộ công tác kế toán của công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn được tiến hànhtrên máy vi tính thông qua phần mềm Accos, chính vì vậy mà công tác kế toán được tiếnhành khá nhanh chóng Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hành tráchnhiệm nhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người Hình thức

kế toán áp dụng là kế toán máy vi tính dựa theo hình thức nhật ký chung nên các loại sổsách kế toán in ra đều dựa theo hình thức nhật ký chung

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

CHƯƠNG 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH SÀI GÒN

- Giấy thanh toán tạm ứng

- Bảng thanh toán tiền lương

2.1.4 Quy trình ghi sổ kế toán :

2.1.4.1 Quy trình chi tiền:

Bộ phận có nhu cầu thanh toán chi tiền lập Giấy đề nghị Kế toán thu chi sẽ kiểm tratính hợp lệ của chứng từ và Giấy đề nghị rồi lập phiếu chi gồm 2 liên và chuyển cho kếtoán trưởng ký duyệt Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹtiến hành chi tiền và ký xác nhận, sau đó đưa phiếu chi cho khách hàng ký 2 liên Sau đóthủ quỹ sẽ lưu liên 2 của phiếu chi, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây

Phiếu Chi

Chi tiền,Ký

m traChứng từ Chi tiền

Lưu đồ 2.1: Quy trình chi tiền mặt

2.1.4.2 Quy trình thu tiền:

Dựa vào chứng từ thu tiền (hóa đơn, phiếu kế toán) Kế toán thu chi sẽ kiểm tra tínhhợp lệ của chứng từ lập phiếu thu gồm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt Khiphiếu thu đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành thu tiền và ký xácnhận, , sau đó đưa phiếu thu cho khách hàng ký 2 liên Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 củaphiếu thu, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây

Phiếu Thu (đã ký)

Thủ quỹ

Thu tiền, Ký

Phiếu Thu (đã ký)Trả tiền

Lưu đồ 2.2: Quy trìnhthu tiền mặt

Hằng ngày, kế toán thu chi có trách nhiệm lập phiếu thu,chi và mở sổ quỹ tiền mặttrên Excel, ghi chép, theo dõi hoạt động xuất nhập quỹ theo trình tự phát sinh phiếu thu,phiếu chi từ đó tính ra số tồn quỹ Sau khi hội đủ chữ ký và đã thu chi xong kế toán thuchi lấy các chứng từ gốc kèm theo mỗi từ thu chi ra tổng hợp vào sổ chứng từ và giao cho

kế toán tổng hợp

Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền Hằng ngày kiểm kê số tồn quỹ tạicông ty kết hợp cùng với kế toán thu chi để quản lý dòng tiền tại công ty chặt chẽ hơn

Phân hệ kế toán tổng hợpNghiệp vụ

Nhật ký chung

Bá

o cáo

Truy xuất ra sổ cái TK 111

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Cuối mỗi tháng kế toán thu chi lại tập hợp lại các phiếu thu chi đối chiếu với thủ quỹ.Sau cùng sẽ tạo một file chứng từ thu chi của từng tháng

Kế toán tổng hợp khi nhận các chứng từ gốc sẽ nhập liệu vào phần mềm ACCOS thựchành trong phân hệ kế toán tổng hợp.Vì phần mềm thực hiện các bút toán tự động nên các

dữ liệu tự kết chuyển vào nhật ký chung, sổ cái 111 và các tài khoản đối ứng,cuối cùng làbáo cáo

Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS

Sơ đồ 2.1 Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt trên máy bằng phần mềm

2.1.5 Ví dụ minh họa:

Các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt:

a)Nhập quỹ tiền mặt từ việc rút séc của ngân hàng Nam Á chi nhánh Hoà Hưng căn cứtheo chứng từ phiếu thu số 10/12 ngày 08/12/2012:

Định khoản:

N 111 (1111) - 20.000.000

C 112 (1121NA) – 20.000.000-Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 10/12 (Phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 25,26)

Định khoản:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

N 111 (1111) : 1.053.360

C 131 (1311) : 1.053.360-Chứng từ : Phiếu thu tiền mặt số 17/12 (Phụ lục 01)

Hoá đơn GTGT số 195940 ngày 27/12/2012 (Phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8)

Sổ cái TK 1111,1311(Phụ lục 03)

Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt:

a)Chi tiền mua hàng hóa của công ty cổ phần phân phối Tân Niềm Tin theo phiếu chi

số 31/12 ngày 22/12/2012,và hóa đơn GTGT số 191874 ngày 15/12/2012:

Định khoản:

N 156 (1561) :20.176.000

N 1331 : 2.017.000

C 111 (1111) – 22.193.000-Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 31/12 (Phụ lục 01)

Hoá đơn GTGT số 191874 và biên bản giao nhận hàng hoá (Phụ lục 01)-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 13,14,15,16)

Sổ cái TK 111,1331,156 (Phụ lục 03)

b) Chi tiền cho nhân viên Nguyễn Đỗ Hoàng Lân đổ xăng xe đi công tác Vũng Tàucăn cứ theo phiếu chi số 43/12 ngày 25/12/2012 và hóa đơn xăng dầu số 4086 ngày25/12/2012

Định khoản:

N 642 (6428) : 914.472

N 1331 : 85.528

C 111 (1111)- 1.000.000-Chứng từ : Phiếu chi tiền mặt 43/12 (Phụ lục 01)

Hoá đơn GTGT số 4086 (Phụ lục 01)

Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 31,32,33,34)

Sổ cái TK 111,1331,6428 (Phụ lục 03)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

2.2.1 Chứng từ sử dụng

 Chứng từ gốc:

-Ủy nhiệm thu

- Ủy nhiệm chi

-TK cấp 1: 112_”Tiền gửi ngân hàng”

-TK cấp 2: 1121_”Tiền Việt Nam-NH Vietcombank”

1121_”Tiền Việt Nam - NHCông Thương VN”

1121_”Tiền Việt Nam –NH Nam Á”

1121_”Tiền Việt Nam – NH Sacombank”

1121_”Tiền Việt Nam- NH TMCP Sài Gòn”

1121_”Tiền Việt Nam- NH HSBC”

1121_”Tiền Việt Nam- NH Sài Gòn – Hà Nội”

2.2.3 Sổ kế toán sử dụng

-Sổ nhật ký chung

-Sổ kế toán chi tiết

-Sổ cái tài khoản 112

2.2.4 Quy trình kế toán tiền gửi Ngân hàng:

Căn cứ vào Phiếu Nhập Kho, giấy đề nghị thanh toán, Biên Bản nghiệm thu, Biên Bảnthanh lý hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của cấp trên, kế toán thu chi sẽ lập Ủy Nhiệm Chigồm 2 liên chuyển lên cho Kế toán trưởng duyệt Sau đó kế toán thu chi sẽ gửi Ủy NhiệmChi này cho Ngân hàng để Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán, sau đó Ngân hàng

sẽ gửi Giấy Báo Nợ về cho công ty Căn cứ vào Giấy Báo Nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổchi tiết TK 112

Ủy nhiệm chi (đã ký)

Giấy báo Nợ

Nhập liệu

Lập Giấy báo NợThanh toán cho KH

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Lưu đồ 2.3: Quy trình chi tiền gửi ngân hàng

Nếu khách hàng thanh toán tiền nợ cho công ty, Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Có, kếtoán sẽ hạch toán ghi vào sổ chi tiết TK 112

Giấy báo có

Bộ chứng từ

Đ

Nhập liệuGiấy báo có

Đối chiếuBáo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Lưu đồ 2.4: Kế toán thu tiền gửi ngân hàng

Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng, kế toán thu chi phải kiểm tra đối chiếu vớicác chứng từ gốc kèm theo, sau đó chuyển sang cho kế toán tổng hợp theo dõi nhập liệuvào phần mềm Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế toán của công ty, giữa số liệutrên chứng từ gốc với chứng từ của ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho Ngân hàng

để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời

Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm ACCOS

Phân hệ kế toán tổng hợpNghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu

Nhật ký chungBáo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 112

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Sơ đồ 2.2 Quy trình ghi sổ kế toán tiền gửi ngân hàng trên máy bằng phần mềm

2.2.5 Ví dụ minh họa:

Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi ngân hàng:

a) Công ty CP EMC thanh toán công nợ cho công ty Cổ Phần Máy Tính Sài Gòn

để-thanh toán dịch vụ tư vấn căn cứ HĐ 195923 ngày 2/12/2012 và giấy báo có ngày

07/12/2012

Định khoản:

N 112 (1121NA) : 19.558.000

C 131 (1311) : 19.558.000-Chứng từ : Giấy báo có (phụ lục 01)

b) Kế toán trưởng Hà Thị Thu Hương nộp tiền mặt vào tài khoản của công ty tại ngân

hàng Nam Á chi nhánh Quang Trung căn cứ theo phiếu chi số 24/12 và giấy báo có ngày

13/12/2012 :

Định khoản:

N 112 (1121NA) : 530.000.000

C 111 (1111) : 530.000.000-Chứng từ : Giấy báo có (phụ lục 01)

Phiếu chi 24/12 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 33,34)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

Sổ cái TK 112,1111 (Phụ lục 03)

Sổ kế toán chi tiết(còn gọi là sổ phụ ngân hàng lấy vào ngày cuối của hàng tháng) (Phụ lục 03)

Các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngân hàng:

a)Công ty chi tạm ứng 50% giá trị hợp đồng số 15112012/TM-MTSG/HDMB-2012của công ty TNHH Thiên Minh Kỹ Thuật qua tài khoản tại ngân hàng Nam Á ngày02/12/2012:

Định khoản:

N 331 (3311) : 61.162.475

N 6427 : 11.000 (Phí NH 10.000 và thuế 1.000)

C 112 (1121NA) – 61.173.475-Chứng từ : Giấy báo nợ ngày 02/12/2012 (phụ lục 01)

Uỷ nhiệm chi ngày 02/12/2012 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 9,10,11,12)

Giấy báo nợ (phụ lục 01)-Sổ kế toán : Nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 01,dòng 7,8)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2012

 Chứng từ gốc:

- Hóa đơn mua hàng

- Biên lai thu tiền

- Vé cầu đường

 Chứng từ dùng để ghi sổ:

- Giấy đề nghị Tạm Ứng

- Giấy thanh toán tiền tạm ứng

- Phiếu Thu, Phiếu Chi

Khi cán bộ hay công nhân viên của bộ phận nào đó có nhu cầu xin tạm ứng sẽ lập một

Tờ giấy đề nghị tạm ứng rồi đưa phòng hành chính nhân sự Phòng hành chính nhân sựkiểm tra tính hợp lệ, rồi chuyển qua kế toán thu chi Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đãduyệt kế toán thu chi lập Phiếu Chi, phiếu chi được lập thành 2 liên và chuyển cho kế toántrưởng ký duyệt Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiếnhành chi tiền và ký xác nhận Sau đó thủ quỹ sẽ lưu lien 2 của phiếu chi, liên 1 đượcchuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây

Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải trình những chi phí khi đi công tác như Hóa đơn, hoá đơn bán lẻ, Biên lai thu tiền, cho kế toán thu chi Nếu số tiềnthực chi lớn hơn số tạm ứng, công ty sẽ làm Phiếu chi xuất quỹ để hoàn trả cho người tạmứng Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết sẽ làm phiếu thu để nộp tiền lại quỹ hoặc sẽ tính trừ lương của người nhận tạm ứng

Đối chiếu Thu lại hập quỹ (trừ lương)S

Lưu đồ 2.5: Quy trình tạm ứng

Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu

trên Excel

Lưu sổ thu chi

Sổ quỹ tiền mặtBảng công nợ nội bộ

Hằng ngày, Kế toán thu, chi sẽ lưu tất cả chứng từ phát sinh trong sổ thu chi cùng vớigiấy tạm ứng và thanh toán tạm ứng và nhập liệu vào sổ quỹ tiền mặt trên Excel

Cuối tháng, Kế toán thu chi lập Bảng cân đối phát sinh công nợ nội bộ để theo dõi cáckhoản tạm ứng này

Quy trình ghi sổ của kế toán trên Excel:

Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán tạm ứng trên máy bằng phần mềm 2.3.5 Một số nghiệp vụ phát sinh ở Công ty:

a)Chi tạm ứng cho Nguyễn Minh Thiện đi công tác Vũng Tàu đi giao hàng cho công

ty PVCIC căn cứ theo phiếu chi số 42/12 ngày 17/12/2012 :

Có TK 1111: 1.000.000-Chứng từ : Phiếu chi 42/12 ngày 17/12/2012 (phụ lục 01)

Giấy đề nghị tạm ứng (phụ lục 01) -Sổ kế toán : Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 03)

b)Thu tiền thanh toán tạm ứng bảo trì xe của Đỗ Duy Hưng theo chứng từ phiếu thu

số 04/12 ngày 08/12/2012 và hóa đơn số 3741:

Có TK 141: 220.000

-Chứng từ : Phiếu Thu 04/12 ngày 08/12/2012 (phụ lục 01)

Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 01) Hoá đơn GTGT số 3741(phụ lục 01) -Sổ kế toán : Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 03)

c)Thanh toán tạm ứng cho anh Nguyễn Minh Thiện đi công tác Vũng Tàu từngày 29/10 – 31/10 căn cứ theo hóa đơn số 102311 ngày 29/10/2012 và các loại vécầu đường :

Có TK 141: 824.000

-Chứng từ : Phiếu Chi 46/12 ngày 18/12/2012 (phụ lục 01)

Phiếu đề nghị thanh toán (phụ lục 01) Hoá đơn GTGT xăng dầu số 102311 (phụ lục 01) Phí cầu đường và vé tàu (Phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 03)

2.4 Kế toán các khoản phải thu

Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của công ty Nợ phải thuliên quan đến các đối tượng bên trong và bên ngoài công ty trong đó có các cơquan chức năng của Nhà nước (chủ yếu là cơ quan Thuế)

Phải thu khách hàng

2.4.1 Chứng từ sử dụng

 Chứng từ dùng để ghi sổ:

-Phiếu thu-Phiếu chi-Giấy báo có của ngân hàng

2.4.2 Tài khoản sử dụng:

TK cấp 1 :131 “Phải thu khách hàng”

TK cấp 2 :1311 “Phải thu ngắn hạn”

Bộ chứng từ(hợp đồng + invoice) Kiểm tra chứng từ

Lập bảng theo dõi khách hàng

Bảng kê

Đối chiếu

Giấy báo cóNgân hàng

Kế toán tổng hợp

Bộ phận kinh doanh

2.4.3 Sổ kế toán:

-Sổ nhật ký chung

-Bảng theo dõi công nợ

-Sổ cái tài khoản 131

-Báo cáo tổng hợp công nợ

2.4.4 Quy trình kế toán phải thu khách hàng

Kế toán tổng hợp dựa trên điều khoản thanh toán trên HĐKT để lập Bảng kêchi tiết theo dõi công nợ trên Excel Khi đã đến hạn thanh toán kế toán tổng hợpbáo cho kế toán trưởng để kế toán trưởng thông báo về công nợ khách hàng cho kếtoán thu chi Đồng thời kế toán thu chi sẽ lập giấy đề nghị thanh toán gửi chokhách hàng Khi Ngân hàng gửi Giấy Báo Có về, kế toán tổng hợp sẽ nhập vàophần mềm và Excel để tiện theo dõi và để phòng trường hợp mất dữ liệu Nhờ quytrình theo dõi cẩn thận về công nợ sẽ giúp kế toán cũng như giám đốc kiểm soát tốtcông nợ của công ty mình

Cuối tháng, khi khoá sổ tháng đó trên phần mềm thì phần mềm tự kết chuyển rabáo cáo tổng hợp công nợ của từng khách hàng

Phân hệ kế toán tổng hợpNghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu

Nhật ký chung

Báo cáo

Truy xuất ra sổ cái TK 131

Lưu đồ 2.6: Kế toán phải thu Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm

ACCOS

Sơ đồ 2.4 Quy trình ghi sổ kế toán phải thu trên máy bằng phần mềm

2.4.5 : Một số nghiệp vụ phát sinh ở Công ty:

a) Ngày 06/12/2012, Công ty bán hàng cho TT CNTT & LL –Xí nghiệp Liên Doanh

Vietsovpetro căn cứ theo Hóa Đơn GTGT số 195925:

Nợ TK 1311: 733.275.994

Có TK 5111 : 666.614.540

Có TK 3331 : 66.661.454-Chứng từ : Hoá đơn GTGT số 195925 ngày 06/12/2012 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 01,dòng 17,18,19,20)

Sổ cái tài khoản 1311,5111,3331 (Phụ lục 03)

b)Ngày 31/12/2012,Công ty TNHH TV –KT-XD-SX & TM May Mắn thanh toán

100% giá trị hàng hoá theo hoá đơn 195920 ngày 01/12/2012 qua ngân hàng Nam Á :

Nợ TK 112(1121NA): 267.264.422

Có TK 1311 : 267.264.422-Chứng từ : Hoá đơn GTGT số 195920 ngày 01/12/2010 (phụ lục 01)

Giấy báo có (Phụ lục 01)-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 02,dòng 33,34)

Sổ cái tài khoản 1311,1121NA (phụ lục 03)

Sổ chi tiết tài khoản (hay sổ phụ ngân hàng)

c) TT CNTT & LL –Xí nghiệp liên doanh Vietsovpetro phạt tiền do công ty giao hàngchậm căn cứ theo hoá đơn GTGT số 195918 và giấy thông báo của khách hàng ngày01/12/2012 :

Nợ TK 8111 : 48.321.627

Có TK 1311 : 48.321.627-Chứng từ : Hoá đơn GTGT số 195918 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 02,dòng 37,38)

Sổ cái tài khoản 1311,811 (phụ lục 03)

2.5 Kế toán chi phí trả trước

Các khoản chi phí ứng trước của công ty rất ít xảy ra.Tiền thuê văn phòngcông ty trả tiền hoặc chuyển khoản hàng tháng, các chi phí như chi phí thành lậpcông ty, chi phí đào tạo nhân viên phát sinh trong giai đoạn công ty mới thành lập

đã phân bổ xong nên công ty chỉ xảy ra một số nghiệp vụ phát sinh phục vụ choquá trình hoạt động công ty

Sử dụng bút toán trong kỳNghệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu

Nhật ký chungBáo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 142,242

2.5.4 Quy trình kế toán trả trước

Hàng tháng nếu không có khoản phát sinh nào lớn đề phải phân bổ thì kế toán

tổng hợp chỉ việc định kì phân bổ chi phí trả trước của các đối tượng đã phân bổ

của các tháng trước đến khi nào phân bổ hết thì thôi Còn nếu xảy ra các khoản chi

phí trả trước thì kế toán trưởng sẽ dựa trên thời gian sử dụng của mặt hàng, hóa

đơn GTGT, và tình hình tài chính của công ty để đưa ra số tháng, năm trích Sau

đó kế toán trưởng báo cho kế toán tổng hợp biết, kế toán tổng hợp lấy trị giá mặt

hàng đó chia cho số năm mà kế toán trưởng báo thì ra số tiền phân bổ hàng tháng

Kế toán tổng hợp theo dõi và hàng tháng phân bổ Phần phân bổ sẽ được nhập vào

phần mềm thể hiện trong phân hệ tổng hợp dưới nghiệp vụ bút toán trong kỳ

Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm

ACCOS

Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ kế toán trả trước trên máy bằng phần mềm

2.5.3 Một số nghiệp vụ phát sinh ở Công ty:

a)Ngày 25/12/2012 Mua Notebook Samsung của siêu thị điện máy Nguyễn

Kim phục vụ cho việc giải trí của CB-CNV căn cứ theo hoá đơn GTGT số 161351:

Nợ TK 242: 6.181.818

Nợ TK 1331: 618.182

Có TK 111 : 6.800.000-Chứng từ : Hoá đơn GTGT 161351 ngày 25/12/2012 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 02,dòng 37,38)

Sổ cái tài khoản 242,1331,111 (phụ lục 03)b)Cuối tháng Phân bổ Notebook Samsung phục vụ cho việc giải trí cho CB-

CNV (Được phân bổ 24 tháng kể từ tháng 12/2010 đến 12/2012) kế toán định kỳ

phân bổ:

Nợ TK 6423: 257.576

Có TK 242 : 257.576 -Chứng từ : Hoá đơn GTGT 161351 ngày 25/12/2012 (phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (phụ lục 02,trang 03 )

Sổ cái tài khoản 6423,242 (phụ lục 03)

Máy móc, thiết bịPhương tiện vận tải, truyền dẫnThiết bị, dụng cụ quản lý

5 – 25

5 – 76

-Sổ cái tài khoản 211,214

2.6.4 Quy trình kế toán Tài sản cố định:

2.6.4.1 Quy trình TSCĐ tăng do mua sắm:

Trước tiên, Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ sẽ báo cho phòng HCNS.PhòngHCNS sẽ lập tờ trình xin mua TSCĐ và nộp cho Giám Đốc duyệt Sau khi được sựchấp nhận của Giám Đốc,bộ phận mua hàng sẽ tiến hành mua TSCĐ về và nộp bộchứng từ gồm: Phiếu Nhập, Hóa đơn, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, giấy

đề nghị thanh toán… cho Phòng kế toán Kế toán trưởng sẽ kiểm tra tính hợp lệcủa bộ chứng từ, sau đó sẽ lưu bộ gốc và photo 1 bộ chuyển sang cho kế toán thuchi Kế toán thu chi nhập liệu vào máy tính và hàng tháng tiến hành trích khấu haotheo sự hướng dẫn của kế toán trưởng

Lưu đồ 2.7: Quy trình tăng TSCĐ 2.6.4.2 Quy trình TSCĐ giảm do thanh lý:

Nếu một TSCĐ sau thời gian sử dụng lâu dài, bị hư hỏng hoặc trong trạng tháikhông sử dụng được nữa thì Bộ phận quản lý lập Tờ trình xin thanh lý TSCĐ rồiđưa cho GĐ duyệt Sau đó Tờ trình được chuyển xuống phòng Kế Toán và Kế toántrưởng sẽ xem lại Nguyên giá, Khấu hao đã trích rồi báo lại giá trị còn lại cho giám

Ghi giảm TSCĐ

Đã duyệt

Phân hệ kế toán tổng hợpNghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Nhập liệu

Nhật ký chungBáo cáo Truy xuất ra sổ cái TK 211,214

đốc, giám đốc sẽ báo cho kế toán trưởng phương pháp giải quyết Kế toán trưởng

sẽ báo cho kế toán tổng hợp ghi giảm TSCĐ

Lưu đồ 2.8: Quy trình giảm TSCĐ Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính sử dụng bằng phần mềm

ACCOS

Sơ đồ 2.6 Quy trình ghi sổ kế toán TSCĐ trên máy bằng phần mềm

2.6.5 Một số nghiệp vụ phát sinh ở Công ty:

Do trong tháng 12/2012 không phát sinh nghiệp vụ mua TSCĐ nên chúng em

không tìm hiểu nhiều về TSCĐ chỉ xin được một hóa đơn và hợp đồng mua xe

(Phụ Lục hợp đồng), nên không có trong nhật ký chung Trong tháng cũng khôngphát sinh nghiệp vụ giảm TSCĐ, cuối tháng vẫn trích khấu hao về phương tiện vậnchuyển và máy móc thiết bị văn phòng

a) Mua một xe Toyota Higlander phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa của công

ty TNHH Kim Thái Anh theo chứng từ hoá đơn GTGT số 163092 ngày 28/04/2008:

Nợ TK 211: 647.272.727

Nợ TK 133: 64.727.273

Có TK 331: 712.000.000-Chứng từ : Hoá đơn GTGT số 163092 (phụ lục 01)

Phiếu thu (phụ lục 01)-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 03)

Sổ cái tài khoản 211,133,331 (phụ lục 03).b) Ngày 31/12/2012,trích khấu hao phương tiện vận tải xe Toyota Higlandervào chi phí quản lý doanh nghiệp/tài sản dùng chung:

Có TK 2141: 20.606.690

-Chứng từ : Hoá đơn GTGT 163092(phụ lục 01)

-Sổ kế toán : Sổ nhật ký chung (Phụ lục 02,trang 02,dòng 21,22)

Sổ cái tài khoản 214,6424 (phụ lục 03)

-Tờ khai hải quan

-Biên bản bàn giao hàng hoá

2.7.2 Tài khoản sử dụng:

TK :156 “Hàng hóa”

2.7.3 Sổ kế toán:

-Sổ nhật ký chung

-Sổ cái tài khoản 156

2.7.4 Quy trình kế toán hàng hóa

Công ty cổ phần máy tính Sài Gòn bán hàng theo hình thức đấu thầu

Quy trình đấu thầu:

Khi trưởng phòng kinh doanh tìm được thông tin gói thầu phù hợp với hoạtđộng kinh doanh của công ty thì sẽ báo cho phòng làm thầu Sau khi nhận thông tingói thầu, phòng làm thầu gửi mail cho phòng kế toán, kế toán thu chi sẽ tiến hànhnộp tiền mua hồ sơ gói thầu đó theo thông tin của phòng làm thầu gửi Sau đó bênmời thầu gửi “hồ sơ mời thầu” cho phòng làm thầu.Phòng làm thầu photo một bảnđưa cho phòng kế toán Phòng kế toán sẽ gửi Fax qua cho ngân hàng để làm thưbảo lãnh mời thầu, khi có thư bảo lãnh mời thầu phòng mời thầu tiến hành thamgia đấu thầu Còn phòng kế toán thì theo dõi bảo lãnh trên mỗi hạn mức tín dụng.Nếu trúng thầu thì phòng làm thầu sẽ báo cho giám đốc để tiến hành ký hợp đồngkinh tế, sau đó phòng kế toán lưu HĐKT (hay còn gọi là hợp đồng bán) và báo chongân hàng để tiến hành làm bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh bảo hành(nếu có).Ngược lại nếu không trúng thầu thì sẽ được hoàn nhập bảo lãnh

Hồ sơ mời thầu (bản photo)

Thư bảo lãnhLàm thư bảo lãnh

P Kinh doanh Kế toán Thu Chi

Lưu đồ 2.9: Quy trình đấu thầu

Quy trình bán hàng

Khi một hợp đồng kinh tế được ký và chuyển qua phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại hợp đồng, lập phiếu xuất kho (2 liên) và hóa đơn GTGT (3 liên) Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: theo mẫu năm 2010 của công ty là :

- Mẫu số 01 GTKT -3LL

-Ký hiệu hoá đơn :MY/2010N

Liên tím: Lưu tại quyển gốc không xé

Liên đỏ: giao cho Khách hàng

Liên xanh: Kế toán lưu (hay còn gọi là liên nội bộ)

Sau đó kế toán chuyển phiếu xuất kho (2 liên) cho kế toán trưởng ký duyệt và hóa đơn GTGT (3 liên) cho giám đốc ký duyệt.Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kho để tiến hành xuất hàng và ký xác nhận lên đó rồi chuyển 2 liên phiếu xuất kho cho khách hàng ký xác nhận Hóa đơn GTGT 3 liên sau khi được giám đốc ký duyệt chuyển qua bộ phận kinh doanh ký duyệt rồi đưa cho khách hàng cùng với phiếu xuất kho để khách hàng

ký xác nhận Khách hàng giữ lại phiếu xuất kho liên 2 và hóa đơn GTGT liên đỏ.Liên 1 phiếu xuất kho và liên xanh hóa đơn GTGT được lưu tại phòng kế toán

Nếu bán hàng trả chậm thì phòng kế toán căn cứ trên hợp đồng kinh tế theo dõi và ghi sổ công nợ Khi công việc thi công hoàn thành thì phòng kỹ thuật gửi cho phòng kế toán biên bản nghiệm thu do khách hàng đưa.Tùy vào mỗi điều khoản trên hợp đồng mà kế toán gửi giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng Do mỗi đơn hàng của công ty có đặc điểm khác nhau và mặt hàng điện tử rất khó bảo quản nên công ty hầu như không có hàngtồn kho, nếu có chỉ là nhập về công ty một vài hôm rồi sẽ được đưa đi thi công,

Hóa đơn GTGT (3liên)

Đã ký

Ký duyệt, lập BB bàn giao

Bắt đầu HĐKT Kiểm tra, lập phiếu XK và HĐ GTGT

Hóa đơn GTGT (3liên)

BB bàn giao hàng hóa (2 liên) đã ký

Hóa đơn GTGT (3liên)

Quy trình mua hàng:

Sau khi đã trúng thầu, phòng làm thầu lập yêu cầu mua hàng gửi phòng mua bán.Căn cứ vào yêu cầu mua hàng, phòng mua bán lập yêu cầu báo giá gửi các nhà cung cấp Phòng mua hàng dựa trên các bảng báo giá đã nhận được và lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp được chọn và tiến hành ký hợp đồng kinh tế.Hợp đồng kinh tế được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản, 1 bản lưu tại phòng mua bán, 1 bản đưa cho kế toán Sau khi nhận hàng và hóa đơn GTGT, kế toán lập phiếu nhập kho gồm 2 liên, liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho phòng mua bán

Kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, nếu thanh toán ngay thì lập phiếu chi 2 liên đưa cho kế toán trưởng ký Sau đó, đưa 2 liên phiếu chi qua cho thủ quỹ ký xác nhận

và chi tiền, 1 liên lưu tại thủ quỹ và 1 liên lưu tại phòng kế toán Nếu mua hàng trả chậm thì nhập vào excel để theo dõi công nợ

Phòng kỹ thuật có trách nhiệm nhận hàng hóa khi phòng mua hàng đã nhập về và vận chuyển để thi công đơn hàng kết hợp với phòng tư vấn giải pháp hướng dẫn thi công