QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG HyunDai Parts and Services Company CRM System (HPS_CRM_System) Phiên bản 1.0 Ngày phát hành : Người thực hiện : Điện thoại : Địa chỉ : Email : Xem xét dự án và chấp thuận Các đối tác bảo trợ cho dự án ký tên dưới đây đã chứng tỏ sự đồng ý với bản miêu tả dự án này và chấp thuận hỗ trợ cho dự án bằng cách hướng dẫn, quyết định kịp thời, bảo đảm cung cấp đầy đủ các nguồn lực và bảo vệ cho dự án khi cần thiết. Ông Ông Người nhận tài liệu Tài liệu này sẽ được gởi tới những người có trách nhiệm sau: Bộ phận Họ Tên Số ĐT Địa chỉ Quá dưỡngnh sửa đổi tài liệu Phiên bản Mô tả thay đổi Người thực hiện Ngày Tình trạng 1.0 Phiên bản đầu tiên Phác thảo Trang 2 / 97 MỤC LỤC Trang 3 / 97 TÓM TẮT DỰ ÁN Theo yêu cầu của Hyundai Vina Motor về việc thiết kế và phát triển chương dưỡngnh quản lý thông tin khách hàng cho Công ty nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc theo dõi, quản lý thông tin khách hàng và đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin giữa các cấp quản lý và nhân viên bán hàng. MÔ HÌNH …. Trang 4 / 97 MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG Hệ thống quản lý thông tin khách hàng có các phân mục chính được liệt kê dưới đây, chi tiết các chức năng này được mô tả dựa trên các tài liệu do Huỳnh Đạt Hùng cung câp. I. QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG I.1 Tổng Quan I.1.1 Sơ đồ tổng quan các chức năng của phân hệ I.1.2 Mô tả tổng quan chức năng của phân hệ Chức năng này cho phép quản lý tất cả thông tin liên quan tới khách hàng.  Tìm kiếm khách hàng : Người sử dụng có thể tìm khách hàng qua tiêu chí họ tên, mã khách hàng, số điện thoại  Xem thông tin khách hàng : từ danh sách khách hàng để xem được thông tin liên quan đến khách hàng bằng cách chọn nút xem và chọn loại thông tin cần xem tương ứng đã được nhóm lại như o Thông tin chung ( gồm thông tin ban đầu và thông tin bổ sung) o Người giới thiệu/ quyết định o Quá trình tiếp xúc o Xe khách hàng quan tâm/ đang có o Lịch hẹn khách hàng  Thêm mới khách hàng :Tương ứng với một khách hàng sẽ thêm những thông tin như sau : o Thông tin chung, đồng thời thêm mới :  người giới thiệu  người quyết định o Quá trình tiếp xúc Trang 5 / 97 o Sản phẩm khách hàng quan tâm o Sản phẩm khách hàng đang có o Lịch hẹn khách hàng  Sửu thông tin khách hàng o Thông tin chung, đồng thời sửa :  Người giới thiệu  Người quyết định. o Quá trình tiếp xúc o Sản phẩm khách hàng quan tâm o Sản phẩm khách hàng đang có o Lịch hẹn khách hàng  Xóa thông tin khách hàng : xóa toàn bộ thông tin liên quan tới khách hàng. I.1.3 Các luật đặc biệt của phân hệ khách hàng  Dữ liệu khách hàng có hai loại o Khách hàng của hệ thống : chỉ những khách hàng đã được duyệt và có mã chính thức theo qui định o Khách hàng của nhân viên : chỉ có mã tạm  Tình trạng của một khách hàng (thông tin khách hàng) o Chưa chuyển duyệt o Chuyển duyệt (đang chuyển duyệt) o Duyệt o Không duyệt Các tình trạng này có ý nghĩa như sau : o Khi NVBH thêm mới một thông tin khách hàng thì họ có thể không chuyển duyệt (chưa chuyển duyệt) hoặc chuyển duyệt (đang chuyển duyệt). o Nếu NVBH không chuyển duyệt thì thông tin khách hàng chỉ có NVBH tạo ra được thấy. o Nếu NVBH chọn chuyển duyệt thì lúc này ngoài NVBH có thể thấy được thông tin khách hàng do mình tạo ra còn có các cấp quản lý sẽ thấy thông tin khách hàng cần duyệt và chức năng duyệt o Nếu thông tin khách hàng đã được duyệt tại một cấp nào đó thì chức năng duyệt không còn tác dụng trên thông tin đó o Nếu thông tin khách hàng không được duyệt (không duyệt) thì sau khi đó các cấp quản lý sẽ không còn thấy thông tin của khách hàng này mà chỉ NVBH thấy được thông tin khách hàng này với tình trạng là (không duyệt)  Luật xem thông tin khách hàng và duyệt khách hàng Tình trạng Xem thông tin Duyệt Chưa chuyển duyệt - NVBH Trang 6 / 97 Chuyển duyệt (đang duyệt) - NVBH - Trưởng nhóm (trực tiếp của chính NVBH) - Cấp quản lý 2, 3 cùng trung tâm (cùng vùng) - Cấp tổng - - Trưởng nhóm (trực tiếp của chính NVBH) - Cấp quản lý 2, 3 cùng trung tâm (cùng vùng) - Cấp tổng Duyệt - NVBH - Trưởng nhóm (trực tiếp của chính NVBH) - Cấp quản lý 2, 3 cùng trung tâm - Cấp tổng Không duyệt - NVBH  Luật trùng khách hàng o Trùng 2 trong 4 thông tin : họ tên, điện thoại, địa chỉ, họ tên người quyết định o Các bước xét trùng dữ liệu : Bước xét duyệt Thêm mới Sửa - (cập nhật chọn duyệt cho các trường hợp chưa chuyển duyệt và không duyệt) Sửa 1 - Trùng khách hàng chính mình (chưa chuyển duyệt, đang chuyển duyệt, không duyệt Thông báo cho chính nhân viên nhập liệu 2 - Trùng khách hàng hệ thống (duyệt, đang chuyển duyệt,trùng) Thông báo cho các cấp quản lý theo luật duyệt mô tả ở bảng sau Thông báo cho các cấp quản lý theo luật duyệt mô tả ở bảng sau  Luật nhận thông báo khi có khách hàng trùng o Trùng khách của chính mình : thông báo, nhắc nhân viên cập nhật thông tin khách hàng. o Trùng với khách hàng của hệ thống: Trường hợp này phải gửi mail thông báo cho các cấp quản lý Trang 7 / 97 Trùng khách hàng Danh sách nhận email thông báo trùng Cấp có quyền duyệt trùng khách hàng Trùng trong nhóm - Trưởng nhóm, cấp quản lý (trưởng/ phó phòng, trưởng/ phó trung tâm, cấp phó tổng) - Trưởng nhóm, cấp quản lý Trùng giữa các trong trung tâm - Trưởng nhóm, cấp quản lý - Cấp quản lý Trùng giữa các nhóm khác trung tâm - Cấp tổng, cấp quản lý - Cấp tổng  Luật sửa thông tin khách hàng o Nếu thông tin khách hàng đã được duyệt bởi cấp quản lý thì người dùng không được quyền sửa thông tin đã có, chỉ được quyền cập nhật thêm thông tin chưa có (disable những text của trường dữ liệu đã có thông tin, chỉ cho phép nhập các ô dữ liệu chưa có thông tin)  Luật xem thông tin khách hàng o NVBH chỉ được quyền xem, thao tác trên thông tin khách hàng của mình. o Trưởng nhóm chỉ được quyền xem/ thao tác trên thông tin khách hàng của các NVBH mình quản lý o Các cấp quản lý chỉ được quyền xem/ thao tác trên thông tin khách hàng của các NVBH trong cùng trung tâm (vùng). I.2 Chi tiết các chức năng I.2.1 Thêm mới/sửa thông tin khách hàng I.2.1.1. Giao diện Trang 8 / 97 Trang 9 / 97 Trang 10 / 97 [...]... tới thông qua form quản lý thông tin khách hàng I.2.4.2.1  Thêm mới lịch hẹn khách hàng Từ tab Lịch hẹn khách hàng trên form QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG nhấn Thêm mới để chuyển tới form THÊM MỚI LỊCH HẸN KHÁCH HÀNG  Các thông tin bắt buộc nhập : ngày hẹn, nội dung công việc I.2.4.2.2  Sửa lịch hẹn khách hàng Từ tab Lịch hẹn khách hàng trên form QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG nhấn Sửa để chuyển tới form SỬA LỊCH HẸN KHÁCH... thông tin khách hàng  Nếu khách hàng không được duyệt thì hiển thị thêm phần thông tin lý do không duyệt I.2.6.2.2.1  Thông tin chung Tab Thông tin chung hiển thị thông tin ban đầu và thông tin bổ sung của khách hàng I.2.6.2.2.2  Thông tin người giới thiệu/ quyết định Tab Người giới thiệu/ Người quyết định hiển thị thông tin người giới thiệu/ người quyết định của khách hàng I.2.6.2.2.3  Thông tin. .. NVBH chọn Chuyển duyệt thì phải xét khách hàng trùng (xem luật trùng khách hàng) và thông báo Nếu NVBH không chọn Chuyển duyệt thì không cần xét trùng I.2.1.2.2 Sửa thông tin khách hàng  Chức năng này chỉ được sử dụng và gọi tới thông qua form quản lý thông tin khách hàng  Nhấn link Sửa trên lưới dữ liệu ở form QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG sẽ chuyển đến form SỬA THÔNG TIN KHÁCH HÀNG Trên form này user có thể tùy... giữa các tab, chỉnh sửa thông tin ở các tab rồi nhấn Lưu để lưu thông tin ở cả 4 tab  Nếu thông tin khách hàng đã được chuyển duyệt thì check box Chuyển duyệt được chọn và disabled  Khi đang chuyển duyệt thông tin khách hàng, nếu NVBH sửa thông tin khách hàng thì phải kiểm tra lại việc trùng khách hàng (xem luật trùng khách hàng)  Lưu ý phần thông tin người giới thiệu và thông tin bổ sung chỉ cập nhật... Sửa và Phân loại khách hàng không hiển thị cùng lúc Link Sửa chỉ hiển thị nếu người dùng là nhân viên bán hàng Link Phân loại khách hàng hiển thị khi người dùng là trưởng nhóm hoặc các cấp quản lý ( NVBH không có quyền duyệt thông tin khách hàng nên không thấy link Phân loại khách hàng ) o Nếu trưởng nhóm/ cấp quản lý không duyệt thông tin khách hàng thì tình trạng thông tin khách hàng là không duyệt... hẹn khách hàng I.2.6.2.3 Sửa dữ liệu I.2.6.2.3.1  Sửa thông tin khách hàng Nhấn Sửa trên lưới dữ liệu ở form QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG để chuyển tới form SỬA THÔNG TIN KHÁCH HÀNG I.2.6.2.3.2  Sửa thông tin quá dưỡngnh tiếp xúc đã có Nhấn Sửa ở tab Quá dưỡngnh tiếp xúc trên form QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG để liên kết tới form SỬA QUÁ DƯỡNGNH TIẾP XÚC I.2.6.2.3.3  Sửa thông tin xe quan tâm, xe đang có, lịch hẹn khách. .. I.2.1.2.1  Thêm mới thông tin khách hàng Trên form THÊM MỚI KHÁCH HÀNG user phải có thể thêm mới: thông tin ban đầu, thông tin bổ sung, người quyêt định, người giới thiệu  Thông tin ban đầu và thông tin người quyết định bắt buộc phải nhập và tối thiểu phải có các thông tin sau : o Họ tên khách hàng o Địa chỉ khách hàng : số nhà + đường + phường/xã + Quận/Huyện+ TP/Tỉnh o Điện thoại khách hàng : mã+số điện... cập nhật nếu trước đó đã có thông tin và thêm mới nếu trước đó không có thông tin  Khi nhấn nút lưu phải kiểm tra ràng buộc như phần thêm mới thông tin bổ sung và thông tin người giới thiệu  Nếu thông tin khách hàng đã được duyệt bởi cấp quản lý thì người dùng không được quyền sửa thông tin đã có, chỉ được quyền cập nhật thêm thông tin chưa có (xem luật sửa thông tin khách hàng) I.2.1.3 Từ điển dữ liệu... khách hàng  Chức năng này chỉ được sử dụng và gọi tới thông qua form quản lý thông tin khách hàng trong phần quá dưỡngnh tiếp xúc của khách hàng  Đánh giá cho từng quá dưỡngnh tiếp xúc của nhân viên bán hàng với khách hàng  Từ tab Quá dưỡngnh tiếp xúc trên form QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG nhấn Phân loại khách hàng để chuyển tới form THÊM MỚI PHÂN LOẠI KHÁCH HÀNG  Nếu cấp user chưa phần loại: thì hiển thị form... nhập thương hiệu và loại xe Sửa thông tin xe quan tâm, xe đang có Từ các tab SP quan tâm, SP đang có trên form QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG nhấn Sửa để chuyển tới form SỬA XE QUAN TÂM, SỬA XE ĐANG CÓ  Nếu thông tin khách hàng đã được duyệt bởi cấp quản lý thì người dùng không được quyền sửa thông tin đã có, chỉ được quyền cập nhật thêm thông tin chưa có (xem luật sửa thông tin khách hàng)  I.2.3.3 Các ràng buộc . PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG HyunDai Parts and Services Company CRM System (HPS_ CRM_ System) Phiên bản 1.0 Ngày phát hành : Người thực hiện : Điện thoại : Địa chỉ : Email. vcuststate_name bảng tbl_custstate - Tham khảo trường ID bảng tbl_custstate 23 Số lần mua xe tại HPS - tsaletimes - Kiểu integer 24 Thời gian tiếp xúc thuận lợi nhất - vcontacttime - Tối đa 200