quản lý điểm và quản lý kho hàng

11 thanh công cụ Table Design, Table Datasheet, Query Design, Query Datasheet, Form Design, Form View, Report Design, Print Desing, Toolbox, FomattingForm/ Report, Macro Design xuất hiện

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng tin học trong nhiều lĩnh vực khác nhau được phát triển vô cùng mạnh mẽ Máy tính và các công cụ của

nó đã trở thành nhu cầu khôgn thể thiếu được đối với các nghành khoa học

và kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế toán, trong lĩnh vực giảng dạy……… Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của máy tính là tin học văn phòng, các ứng dụng như: Word, Excel, Access đã trở nên quen thuộc với hầu hết các thư ký, kế toán, sinh viên và nhiều người sử dụng khác Cũng như ở trong trường học chúng em được học và tìm hiểu về tin học văn phòng để sau khi ra trường có thể vận dụng chúng vào công việc của mình Sau 2 năm được học và tìm hiểu về tin văn phòng để chuẩn bị cho việc ra trường chúng

em được nhận làm báo cáo với 2 đề tài:

• Access: Đề tài về quản lý kho hàng:

Đề tài về quản lý kho hàng giúp chúng em tiếp cận gần với công việc thực tế, biết lập được báo cáo quản lý kho hàng của một công ty, cuối kỳ báo cáo đựơc tình hình tồn kho cuối kỳ, nhập, xuất hàng và đưa ra báo cáo tổng kết

• Excel: Đề tài quản lý điểm:

Đề tài quản lý điểm giúp chúng em có thể quản lý tất cả các thông tin về sinh viên bao gồm: Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Quê quán, Điểm, Khoa, Môn, Học kỳ, Lần thi

A.MICROSOFT ACCESS Phần I : Lý thuyết ChươngI: Microsoft Access.

I- Giới thiệu về Access

Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ, phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ

Hiệu năng của Access cao, dễ sử dụng, có giao diện gần giống như các thành phần trong bé office

Ngoài ra Access còn phát triển hệ thống công cụ khá mạnh mẽ giúp cho các nhà quản trị có thể phát triển trọn gói một trình ứng dụng của mình

II- Tổng quan về Cơ Sở Dữ Liệu Access:

1 Có 2 cách khởi động Access :

Cách 1: Vào Start / Program / Microsoft Access

Cách2: Nhấn đúp vào biểu tượng Access trên màn hình

2 Các thành phần chính của CSDL ACCESS:

2.1 Menu chính : Các mục trong menu chính thay đổi tuỳ theo

trạng thái sử dụng Access hiện hành Mỗi mục ứng với một menu con dọc chứa các lệnh của Access : menu con File chứa các lệnh liên quan đến việc thao tác trên tệp CSDL, menu Help chứa những lệnh liên quan đến trợ giúp Nếu phía dưới menu dọc có biểu tượng mũi tên thì có thể nháy vào mũi tên để hiện tất cả các mục của menu

2.2 Các thanh công cụ:

Số lượng các nút trên một thanh công cụ, số lượng thanh công cụ hiển thị thay đổi tuỳ theo chức năng mà Access được thực hiện Các thanh công

cụ thường dùng khi làm việc với Access :

Thanh công cụ Database với các nút: New, Open, Save, File Search, Print, Print Previvew, Spelling, Cut, Copy, Undo, Office Links…….Nếu thanh công cụ chưa hiện hết các nút, ta có thể nháy vào nút mũi tên nhỏ nằm

ở cuối thanh công cụ để hiển mục Add or Remove Buttons, sau đó chọn mục Database để hiện biểu tượng và tên của tất cả các nút

11 thanh công cụ Table Design, Table Datasheet, Query Design, Query Datasheet, Form Design, Form View, Report Design, Print Desing, Toolbox, Fomatting(Form/ Report), Macro Design xuất hiện tuỳ thuộc ta làm việc với đối tượng trong CSDL và trong chế độ nào.

2.3 Thanh trạng thái:

Nằm dưới đáy cửa sổ Access hiện những thông báo, hướng dẫn ngắn gọn, trạng thái bàn phím trong khi sử dụng Access

Cửa sổ cơ sở dữ liệu:

Access hiện tất cả các đối tượng của tệp CSDL trong cửa sổ CSDL Các thành phần của cửa sổ CSDL:

-Thanh tiêu đề chứa tên của CSDL đang mở

-Thanh công cụ: Các nút trên thanh công cụ thay đổi tỳ theo đối tượng nào được chọn trên thanh Objects Nếu đối tượng Tables được chọn thì thanh công cụ có các nút: Open, Design, New, Delete, Large Icons, Small Icón, List, Details Bốn nút ở cuối thanh công cụ để lựa chọn cách hiển thị các mục trong cửa sổ

Thanh Objects nằm dọc bên trái cửa sổ để xem các đối tượng trong CSDL Trên thanh này có các mục: Tables, Queries, Foms, Reports, Pages, Macro, Modulles

Các Shortcut nằm ở khung chính cửa sổ CSDL để nhanh chóng tạo các đối tượng mới

2.4 Các thanh tác vụ.

3 Cơ sở dữ liệu trong Access

Cơ sở dữ liệu trong Access là một cơ sở dữ liệu quan hệ , tức là dữ liệu được tổ chức thành các bảng và mối quan hệ giữa các bảng Mỗi CSDL được lưu trữ trogn một tệp có đuôi là MDF (Microsoft Database) và bao gồm các loại đối tượng:

-Tables( bảng dữ liêu) dùng dể tổ chức dữ liệu thành các dòng và cột, mỗi dòng ứng với một bản ghi( Record), mỗi cột ứng với một trường( Field)

- Queries( bảng truy vấn) nhằm lấy thông tin từ một hay nhiều bảng,

có thể kèm thêm điều kiện

- Forms( biểu mẫu) dùng để trình bày dữ liệu theo các dạng mà người dùng mong muốn giống như các mẫu thông thường.

- Reports( báo biểu) dùng để tạo các báo cáo trình bày đẹp

- Pages( các trang truy nhập dữ liệu) Ttang truy cập dữ liệu là một đối tuợng gộp gồm một tệp HTML và các tệp hỗ trợ

- Macros( lệnh vĩ mô) là một tập hợp được chọn để thực hiện tự động một loạt các thao tác

- Modulles( đơn thể chương trình) là công cụ lập trình dung Microsoft Viual Base for Applications

- Groups( các nhóm) Một nhóm là tập hợp các shortcut để mở các Table, Query, Form , Report , Page, Macro hay Module cùng làm một nhiệm

vụ con nào đó của bài toán

4 Tạo, mở và đóng một cơ sở dữ liệu

Tạo một cơ sở dữ liệu mới: dùng lệnh File / New, xuất hiện Thanh tác

vụ New File bên phải màn hình, chọn mục Blank database Xuất hiện cửa sổ File New Database, chọn thư mục và vào tên tệp CSDL mới, nháy nút Create Xuất hiện cửa sổ database , sau đó ta có thể tạo các bảng CSDL

Mở một cơ sở dữ liệu đã có: dùng lệnh File / Open, xuất hiện cửa sổ Open, chọn thư mục và tệp CSDL cần mở, nháy nút Open, xuất hiện cửa sổ Database

Đóng cơ sở dữ liệu đang mở : dùng lệnh File/ Close Khi chem Dứt làm việc với CSDL nhất thiết ta phải đóng CSDL, nếu khôgn dữ liệu có thể

bị mất

Kết thúc làm việc với Access : dùng lệnh File/ Exit

Chương II: Xây dựng CSDL cho Access

Bảng (Tables):

Là nơi chứa toàn bộ dữ liệu của CSDL

Trong mét CSDL có thể có nhiều bảng , các bảng được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ các dữ liệu cần thiết

Một bảng dữ liệu trong Access bao gồm các thành phần sau:

+ Tên bảng: mỗi bảng có một tên gọi riêng

Note: Tên bảng không có dấu cách , không có ký tự đặc biệt, chữ tiếng việt có dấu

+ Field: Mỗi trường của bảng có một tên gọi và tập hợp thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó, mỗi cột trong bảng tương ứng với một trường dữ liệu

+ Bản ghi: Mỗi dòng trong bảng tương ứng với một bản ghi

Mỗi một bản ghi có một con trỏ bản ghi, con trỏ bản ghi chỉ đến đâu

ta có thể làm việc với bản ghi đó

+Trường khoá(Primary key): Trường khoá dùng để phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bản ghi

Trong bảng có thể có một trường khoá hoặc có thể có nhiều trường khoá

1 Liên kết giữa các bảng

Tác dụng: Để đảm bảo mục đích lưu trữ dữ liệu

2.Xây dựng bảng dữ liệu

B1: Khởi động trình thiết kế , cấu trúc bảng ở chế độ Design View

Ở thẻ Table /New / Design View rồi Ên OK( hoặc có thể chọn Create table in Designview ở thẻ table

B2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng

Gõ danh sách tên các trường ở cột Field Name

B3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường: bàng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data type

B4: Thiết lập trường khoá cho bảng:

Cách chọn trường khoá: dùng chuột kết hợp với Shift đánh dấu đầu dòng những trường muốn thiết lập khoá

Mở thực đơn Edit / Primarykey để thiết lập thuộc tính khoá cho các trường vừa chọn( có thể đưAccess trỏ chuột đến đầu các dòng cần thiết lập khoá rồi Ên chuột phải hộp thoại xuất hiện: Primarykey

B5: Lưu lại cấu trúc bảng: Nhấn tổ hợp phím Alt + S hoặc kích vào biểu tượng save sau đó gõ tên bảng và OK

Mỗi trường dữ liệu được khai báo đều có thể thiết lập rất nhiều thuộc tính tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu trường đó đã nhận Thuộc tính Field Size: Thiết lập kích thước dữ liệu( chỉ áp dụng cho các trường có kiểu dữ liệu là Text & Number)

Đối với các trường dữ liệu có kiểu dữ liệu là kiểu Text thì khi khai báo thuộc tính FieldSize là số tuỳ thuộc vào người thiết kế

Đối với các trường có kiểu dữ liệu dữ liệu là kiểu Number thì thuộc tính FieldSize cho biết trường đó nhận giá trị nào

-Thuộc tính Input Mark: Thiết lập mặt nạ lập dữ liệu cho các trường của bảng, kiểu thuộc tính này áp dụng cho các trường dữ liệu kiểu text, number, date time.

-Thuộc tính Default Value: Dùng để thiết lập giá trị ngầm định cho trường mỗi khi ra lệnh thêm một bản ghi mới

-Thuộc tính Caption: Thiết lập tiêu đề cho các trường có thể dùng của

dữ liệu khi được nhập vào

-Thuộc tính Valictation Rule: Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi được nhập vào

-Thuộc tính Required: Yêu cầu phải nhập dữ liệu ch trường này , nếu thiết lập là Yes khi bắt đầu nhập dữ liệu nhất thiết phải nhập dữ liệu cho trường này Còn nếu thiết lập là No thì không nhất thiết phải nhập dữ liệu chotrường này

3.Thiết lập liên kết giữa các bảng.

Để tạo liên kết cho một cặp bảng làm các bước như sau:

B1: Mở cửa sổ thiết lập liên kết vào: Tools / RelationShift

B2: Đưa các bảng tham gia liên kết thông qua hộp thoại Show tables:Chọn các bảng cần tham gia liên kết nhấn nút Add

Chọn xong toàn bộ các bảng nhấn Close

B3: Thực hiẹn tạo kết nối giữa từng cặp bảng:

Dùng chuột kéo trường cần liên kết bảng này lên trường cần liên kết ở bảng kia Khi đó hộp thoại RelationShift xuất hiện

Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access Table tự xác định kiểu liên kết giữa 2 bảng

4 Nhập dữ liệu cho bảng

4.1 Cách nhập dữ lịêu: Có 2 bước để nhập dữ liệu trực tiếp cho bảng:

B1: Mở bảng dữ liệu bằng cách: Nhấn nút lên bảng dữ liệu cần nhập

dữ liệu hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn Open

B2: Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng đang mở bằng bàn phím

4.2 Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng.

4.2.1 Xoá bản ghi: Là thao tác xoá bỏ một số bản ghi ra khối bảng.

4.2.2 Sắp xếp bản ghi:

Sắp xếp là việc thay đổi thứ tự hiển thị một bản ghi theo trật tự nào

đó, kết quả của việc sắp xếp giúp người dùng quan sát được tốt hơn dữ liệu trên bảng

Cách sắp xếp dữ liêu trên bảng đang mở như sau:

Các bước lọc dữ liệu:

B1: Nhấn chuột phải lên trường cần lọc dữ liệu: 1 menu xuất hiệnB2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn , có nhiều cách xác định điều kiện lọc:

Muốn lọc các bản ghi có cùng giá trị hãy chọn mục Filter by selection

Muốn lọc các bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó , gõ điều kiện lên mục Filter for.

5 Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu.

B1: Lần lượt xác định cấu trúc của từng bảng trong CSDL, với mỗi bảng dữ liệu khi khai báo cấu trúc cần giải quyết:

+Khai báo danh sach trường của bảng ở cột Field Name

+Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho các trường ở cột Data Type

+Thiết lập trường khoa cho bảng

+Thiết lập các thuộc tính cho trường

B3: Khai báo nhữnh thông tin cần thiết cho query:

+Field: Là nơi khai báo danh sách các thông tin của bảng kết quả, muốn hiển thị trường nào lên query, nhấn đúp chuột lên trường đó hoặc dùng chuột kéo truờng đó từ các bảng lên dòng Field

B4: Sử dụng Query vừa tạo

Kích hoạt query để lấy kết quả bằng cách: Nhấn đúp chuột lên queries vừa tạo Nếu màn hình thiết kế queries đang ở chế độ Designview thì nhấn view trên thanh công cụ và chọn Data sheet view

1 số thiết lập khác cho queries:

Sort: Dùng để thiết lập thứ tự sắp xếp dữ liệu trên queries, muốn sắp xếp dữ liệu trường nào, thiết lập thuộc tính sort cho trường Êy

Show: Để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường ra bảng kết quả

Lọc dữ liệu:

Để lọc dữ liệu phải thiết lập điều kiện lọc trên vùng criteria

Các điều kiện nằm trên cùng một dòng criteria sẽ nối với nhau bởi toán tử And, mỗi dòng criteria sẽ nối với nhau bởi toán tử OR

Một số hàm thường dùng khi thiết lập thuộc tính lọc: Các hàm xử lý ngày giờ: Date ( ) trả lại ngày hệ thống

Time ( ) trả lại giờ hệ thống

Now ( ) trả lại ngày, giờ hệ thống

Len( biểu thức chuỗi, n): trả lại độ dài của biểu thức chuỗi

Ltrim( biểu thức chuỗi): cắt những khoảng trống ở bên trái biểu thức chuỗi

Rtrim ( biểu thúc chuỗi): cắt những khoảng trống ở bên phải biểu thức chuỗi

Total query:

Các bước để tạo một total query:

B1: tạo một select query với đầy đủ các thông tin

B2: kích hoạt tuỳ chọn total query bằng cách: View/ total or click vào trên thanh công cụ

B3: thiết lập các tuỳ chọn total cho các trường

Một số hàm dùng trong total query:

Tạo Tables query bằng SQR:

Công thức tạo query bằng câu lệnh SQR

Select < danh sách trường>

From < danh sách các bảng>

[where < điều kiện>]

Trong đó: < danh sách trường>: là danh sách các trường của bảng cần hiển thị dữ liệu, tên các trường cách nhau bởi dấu ‘,’

< danh sách bảng>: là danh sách các bảng dữ liệu có trong CSDL cần lấy

<điều kiện>: là các điều kiện để hiển thị dữ liệu

Thiết kế giao diện Form:

Giới thiệu về form:

*Khi sử dụng một ứng dụng, người sử dụng làm việc trên các hộp thoại, trên cửa sổ, 2 phần này gọi là form

*Có 2 cách định nghĩa form:

Đối với người sử dụng: form là giao diện để sử dụng phần mềm

Đối với những nhà phát triển phần mềm: form là những cái mà họ phải nghĩ, thiết kế sao cho người dùng cảm thấy thoải mái phù hợp và dễ dàng

*Có 2 môi trường dùng tạo form cho access:

+Sử dụng trình wizard: đây là cách đơn giản, nhanh chóng, dễ dùng giúp tạo nhanh mét form, tuy nhiên không gần gũi với người sử dụng

+Sử dụng trình design view: công cụ này tương đối hoàn chỉnh để tạo

ra các form đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của người sử dụng

*.Sử dụng trình wizard

Form wizard là công cụ trên Access giúp người dùng nhanh chóng và

dễ dàng tạo một form dùng làm giao diện đựng dữ liệu cho các bảng trong CSDL

B1: kích hoạt trình tạo form wizard: bằng cách ở thẻ form / new/ form wizard

/ok Lúc này trình tạo form wizard xuất hiện

B2: chọn các thông tin cần đưa lên form Đây là bước quan trọng để khai báo những trường dữ liệu của form có thể nhập dữ liệu thông qua form đang tạo:

- Ở hộp table / queries: là nơi chứa các bảng dữ liệu hay các query dùng để đưa dữ liệu qua form

Available fields: là nơi chứa các trường dữ liệu của bảng dữ liệu hay query đã chọn ở hộp table / queries Lúc này, trong hộp thoại available field

sẽ xuất hiện các trường

Hộp select fields: nơi chứa các trường dữ liệu sẽ được nhập dữ liệu cho bảng dữ liêu

: dùng để đưAccess từng trường ở hộp available fields sang nhập select fields

: dùng để đưa tất cả các trường từ họp available fields sang hộp select fields

: dùng để đưa trở lại từng trường ở hộp select fields sang hộp available fields

: dùng để đưa tất cả các trường ở hộp select fields sang hộp available fields

Tiếp theo kích vào Next để tiếp tục

B3: chọn bố cục cho form: có một số bố cục cho form chọn một số bố cục và xem kết quả tuỳ theo yêu cầu bài toán mà người sử dụng sẽ chọn những bố cục tương ứng, nhấn Next

B4: chọn kiểu dáng cho form: có một danh sách các kiểu dáng: chọn cho form một kiểu dáng phù hợp với yêu cầu của ứng dụng và người sử dụng, chọn xong nhấn Next để tiếp tục

B5: hoàn thành công việc : bạn có thể gõ vào tên gọi cũng như tiêu đề cho form ở hộp thoại:

What tile do you want for your form?

Chọn 1 tiêu đề phù hợp cho form của bạn sau đó kích OK

Sử dông form đã tạo vào việc nhập dữ liệu

Tại mỗi thời điểm, form nhập dữ liệu chỉ hiển thị giá trị của 1 bản ghi Bạn có thể nhập, sửa trực tiếp các trường của bản ghi trên form này Thanh định hướng sẽ giúp xử lý một số thao tác trên form

*.Sử dụng trình desing view.

Các bước để sử dụng việc tạo form bằng desing view:

*Kích hoạt trình tạo form desing view bằng cách: ở thẻ form nhấn nút new /desing view ( hoặc có thể nhấn đúp chuột vào Creat form in desing view)

Lúc này màn hình thiết kế form desing view xuất hiện, có 3 thành phần quan trọng trong việc xây dựng và thiết kế form ở chế độ desing view.

+ Cửa sổ form : là nơi xây dựng và thiết kế các thông tin cần thiết theo yêu cầu bài toán, cấu trúc của cửa sổ form bao gồm 3 phần:

Form header: là phần tiêu đề đầu cho mỗi form

Form footer: là phần tiêu đề cuối mỗi form

Detail: là phần thân của mỗi form

+Thanh công cụ ( toolbox): là nơi chứa những đối tượng, công cụ có thể đưa lên form với mục đích thiết kế giao diện và điều khiển dữ liệu theo bài toán

* Một số công cụ cơ bản trên thanh công cụ toolbox:

Lable (Aa): công cụ này dùng làm tiêu đề thay nhãn trên form

Textbox ( ab): đây là ô text dùng để nhập dữ liệu

Combobox: Là nơi chứa 1 chuỗi các giá trị mà người thiết kế có thể lựa chọn một trong số các giá trị đó

Listbox: là nơi chứa đa gias trị trên form

Command: công cụ này có tác dụng điều khiển form

Line: công cụ này có tác dụng tạo ra những đối tượng trên form

Image: công cụ này có tác dụng đưa hình ảnh từ bên ngoài lên form

Page break: công cụ này có tác dụng ngắt trang.

* Một số thuộc tính của các công cụ khi thiết kế trên form:

+Name: thuộc tính này ký hiệu cho tên công cụ

+Thuộc tính caption: thuộc tính này dùng làm tiêu đề cho mỗi công cụ thiết kế trên form

+Font: thuộc tính này có tác dụng cho biết kiểu chữ của đối tượng.+ Font size: thuộc tính này có tác dụng cho biết độ lớn của đối tượng.+Row source: thuộc tính này cho biết đối tượng lâý nguồn dữ liệu từ query hay table

+Control source: thuộc tính này có tác dụng điểu khiển nguồn dữ liệu.+Align left: thuộc tính này có tác dụng căn đối tượng về bên trái

+Align right: thuộc tính này có tác dụng căn đối tượng về bên phải.+ Center: căn đối tượng vào giữa

Tinh chỉnh cấu trúc form:

*Sửa thuộc tính form:

+Lable ( nhãn): Là dòng ghi chú trên form, dòng ghi chú này được nhập trực tiếp từ bàn phím Gía trị hiển thị trên nhãn chính là thuộc tính caption Chỉnh sửa thuộc tính nhãn chính là chỉnh sửa thuộc tính caption

+Chỉnh sửa màu nền ( backcolor): Có thể thay đổi màu nền cho một đối tượng bằng cách ở thuộc tính fill/ back color Khi đó có thể chọn một trong các nền cho đối tượng.

+ Thay đổi kích thước, thuộc tính cho đối tượng (resize) : ở trên form mỗi đối tượng có một kích thước riêng biệt Độ cao của đối tượng thể hiện ở thuộc tính Height và độ rộng thể hiện ở thuộc tính width Để thay đổi kích thước của đối tượng kích con trỏ chuột vào đối tượng khi đó trên đối tượng xuất hiện các núm Dùng con trỏ chuột đặt vào các núm và thay đổi kích thước của đối tượng theo ý muốn

+Thay đổi màu chữ của đối tượng: Có thể thiết lập cũng như thay đổi màu chữ cho một đối tượng bằng cách: Vào Font / Fore Color Lúc đó bạn

có thể thay đổi màu, chữ của đối tượng theo yêu càu của bài toán

*Các bước tạo một SubForm:

B1: Thiết kế Form chính ở chế độ Design View: ở thuộc tính Record Source thiết lập nguồn dữ liệu cho form bằng cách kích chuột vào nút “ .”

sẽ xuất hiện màn hình thiết kế Query Sau khi thiết kế ngườn dữ liệu cho form thì đặt tên cho Form Lúc này chúng ta đã tạo được một trình thoả mãn yêu cầu của bào toán

B2: Thiết kế Form phụ ở chế độ Design View: ở nút Record source trong Form phụ kích vào “ “ để lấy nguồn dữ liệu cho Form phô khi đó ta

đã tạo được một dữ liệu cho Form con

Ở thuộc tính Default View thiết lập thuộc tính cho Data sheet cho Form con su khi đã hoàn thành các công việc đặt tên cho Form con

B3: Nối Form chính với Form phụ: Mở Form chính ở chế độ Design View, sử dụng nút Sub Form / Sub Report trên thanh Tool box, thì khi đó một hộp thoại xuất hiện Lúc này chọn Form phụ cần đưa lên Form chính, sau đó kích vào nút Finish Tablesạo một Sub Form đã hoàn chỉnh.

Thiết kế báo cáo (Report)

Các khái niệm về Report:

Cấu tróc Report:

+Report Header: Là phần đầu của mỗi báo cáo Mỗi báo cáo chỉ có nhiều nhất một Report header, một báo cáo có thể có hoặc không có phần Report header này

+ Report Footer: Là phần cuối cùng của báo cáo trong một báo cáo chỉ

có duy nhất một Report footer Trong khi thiết kế có thể có hoặc không có phần Report footer

+Page Footer: Là phần cuối cùng của báo cáo Phần này có thể có hoặc không có Information tuỳ vào Designer (người thiết kế)

+ Detail: Là phần thân của mỗi báo cáo, nơi hiển thị các giá tri của bản ghi Phần này sẽ bị thay đổi tuỳ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm đó

* Môi trường làm việc Report

Dùng để thiết lập báo cáo, người sử dụng Report sẽ không làm thay đổi các giá trị trong CSDL Thông thường mỗi Report sẽ in dữ liệu từ một bảng hay mét Query

Tạo Report bằng Wizard:

B1: Khởi động trình thiết kế Wizard bằng cách ở thẻ Report / New/ Report wizard ( hoặc kích chọn Crate Report by using Wizard

B2: Chọn dữ liệu cần in lên Report ở hộp thoại:

Ở hộp thoại Tables/ Queries nơi chứa nguồn dữ liệu cần đưa lên Report

Ở hộp thoại Available Fields nơi chứa các trường dữ liệu đã có sẵn của nguồn dữ liệu đã được xác định ở trên

Ở hộp thoại Selected fields: Nơi chứa các nguồn dữ liệu đựoc lựa chọn để đưa lên Report

Sau khi lựa chọn các thông tin cần thiết để đưa lên Report kích vào nút Next để tiếp tục

B3: Chọn kiểu hiển thị dữ liệu cho Report Có một số hiển thị lên Report đã đượcdựng sẵn Chọn kiểu hiển thị dữ liệu phù hợp cho báo cáo của mình chọn xong kích vào nút lệnh Next để tiếp tục

B4: Thiết lập nhóm dữ liệu cần thiết: Trong Report đã thiết lập sẵn một số nhóm các dữ liệu Hãy chọn nhóm dữ liệu phù hợp cho báo cáo của mình chọn xong kích vào Next để tiếp tục.

B5: Chọn bố cục cho Report : Có một số bố cục có sẵn, chọn cho Report một bố cục phù hợp, chọn xong nhấn Next để tiếp tục

B6: Chọn kiểu dáng cho Report: Có một số kiểu dáng đã được dựng sẵn, chọn một kiểu dáng phù hợp cho Report của mình, chọn xong kích vào nút Next để tiếp tục

B7: Hoàn thiện công việc: một hộp thoại xuất hiện yêu càu bạn gõ tiêu

đề vào cho Report của mình ở hộp thoại: What tile do you want for your Report ?Sau đó kích vào nút Finish để hoàn thành việc tạo báo cáo bằng trìnhwizard

6.Tạo Report bằng Design

Các bước tạo Report bằng Design:

B1: Khởi động trình tao Report bằng Design

Ở thẻ Report chon New/Design view hoặc (Create Report In DesignView)

Trình thiết kế Report bằng Design view xuất hiện, có 3 thành phần quan trọng trong trình thiết kế Report bằng Design view này:

+.Cửa sổ thiết kế Report : Là nơi thiết kế nội dung cần in báo cáo

+ Thanh công cụ Tool box: Là nơi chứa các đối tượng cần đưa thông tin lên Report Chức năng và cách làm việc của thanh Toolbox này gần giống với thanh Toolbox ở Form

+Cửa sổ Properties

B2: Đưa các nguồn dữ liệu cần thiết lên Report

Ở thuộc tính Report Source kích vào nút “ …” xuất hiện màn hình thiết kế Query

B3: Đưa các thông tin lên Report: Startử dụng các đối tượng trên thanh công cụ Toolbox để đưa các thông tin cần thiết lên Report

+Sử dông Label: Dùng để gõ tiêu đề cho Report

+Text box: Dùng để hiển thị dữ liệu của các trường

+ Combobox: Dùng để lựa chọn các dữ liệu cần đưa lên Report

+Line: Dùng kẻ bảng biểu

+Image: Dùng để đưa hình ảnh lên Report

VI-LẬP TRÌNH VBA:

1.Môi trường lập trình VBA:

1.1.Hệ thống thực đơn và thanh công cụ:

Trong môi trường lập trình VBA chứa hệ thống thực đơn và thanh công cụ Dùng để chứa các lệnh để gọi , để thi hành hoặc thiết lập các điều kiện cần thiết

1.2.Cửa sổ : Project Exploer.

Là cây phân cấp các đối tượng chứa mã lệnh VBA, đồng thời giúp người lập trình dễ dàng trong việc giải mã lệnh cũng như quản lý các mã lệnh VBA đã viết

Cưả sổ viết lệnh

Là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA mỗi cửa sổ sẽ chứa toàn bộ mã lệnh cho một đối tượng Form, Report , Module trong cửa sổ có thể có nhiều phần được viết lệnh Mỗi phần có thể là nội dung của một khai báo, một trình con hay một thủ tục đáp ứng điều kiện

Cửa sổ Intermediate

Là nơi ghúp người thi hành trực tiếp một câu lệnh rất hưũ dụng trong việc gỡ rối phần mềm.

Kiểu dữ liệu và khai báo

Kiểu dữ liệu cơ bản:

+Kiểu Boolean: Là kiểu dữ liệu Logic, chỉ nhận giá trị True hoặc False ( hay Yes hoặc No) Kiểu dữ liệu này chiếm 2 byte bộ nhớ

+ Kiểu Byte: Là kiểu dữ liệu nguyên dương nhận giá trị từ 0 – 255 Kiểu dữ liệu này chiếm 1 byte bộ nhớ

+ Kiểu Integer Là kiểu dữ liệu nguyên lấy giá trị từ – 32768 …

32767 Kiểu dữ liệu này chiếm 2 byte bộ nhớ

+ Kiểu Single: Là kiểu dữ liệu số thực, chiếm 4 byte trong bộ nhớ.+ Kiểu Double: Là kiểu dữ liệu số thực lớn hơn kiểu Single và chiếm

8 byte trong bộ nhớ

+Kiểu Currency: Là kiểu dữ liệu tiền tệ, chiếm 8 byte trong bộ nhớ Kiểu dữ liệu này luôn có dấu $ đi kèm

+ Kiểu String: Là kiểu xâu ký tự, độ lớn tối đa 5 byte

+ Variant: Là kiểu dữ liệu không tường minh, có thể nhận bất kỳ giá trị nào

Biến và cách sử dụng biến

a.Biến và cách khai báo đơn giản:

+ Biến là một thành phần của ngôn ngữ lập trình, giúp xử lý dữ liệu một cách mềm dẻo

+Trong lập trình VBA mỗi biến có thể định kiểu ( được khai báo), hoặc không được định kiểu ( không được khai báo)

+ Biến có thể đựơc khai báo bất kỳ ở đâu trong phần viết lệnh VBA.+Cú pháp khai báo biến:

Dim < tên biến> AS < kiểu dữ liệu>

b.Phạm vi biến:

Mỗi biến sau khi được khai báo sẽ nhận một kiểu dữ liệu trong phạm

vi đã được chỉ định

*Biến cục bộ: Được khai báo sau từ khoá Dim, nó có tác dụng trong

một chương trình con, cục bộ và một Form hay mét Modul nào đó

Biến cục bộ chỉ có tác dụng su từ kháo Dim

*Biến toàn cục: Được khai báo sau từ khoá Public, nó có tác dụng

trong toàn bộ chương trình

Ghi chó: Trong tệp Access không được khai báo trùng tên biến toàn cục, tuy nhiên biến toàn cục vẫn được khai báo trùng tên biến cục bộ Khi đó biến cục bộ sẽ ưu tiên được sử dụng trước

1.3.Hằng và cách sử dụng hằng.

+ Hằng là đại lượng có giá trị xác định và không thay đổi trong bất cứ hoàn cảnh nào Tương ứng với từng kiểu dữ liệu sẽ có hằng tương ứng

+ Cú pháp khai báo hằng:

Const tên biến hằng = kiểu dữ liệu

+Phạm vi hằng: Hằng được khai báo trong thủ tục nào, hoặc cục bộ trong Form, Report, Moduel sẽ tác dụng trong phạm vi đó

+ Muốn khai báo biến hằng ở dạng toàn cục thì khai báo biến hằng đó sau từ khoá Puclic

Cấu trúc lệnh: IF … End IF

Cú pháp: IF <điều kiện> Then

Nếu thoả mãn điều kiện thì thực hiện < thủ tục 1>, còn ngược lại sẽ thực hiện <thủ tục 2 >.

Phần nằm trong dấu ngoặc [] có thể có hoặc không có trong cấu trúc lệnh

Cấu tróc For … Next

Cú pháp: For biến chạy = < giá trị 1> to < giá trị 2 > [ Step (n)]

<thủ tục 1>

[ Exit For]

Next

Giải thích:

Biến chạy là kiểu dữ liệu vô hướng:

<giá trị 1>: là một kiểu dữ liệu đầu mà biến chạy có thể nhận

<giá trị 2>: Là một kiểu giá trị cuối mà biến chạy có thể nhận

Step (n): Là bước nhảy vòng lặp

Các dòng lệnh nằm trong [] có thể có hoặc không có trong cấu trúc lệnh

Cấu tróc While… (Wend)

Cú pháp: While <biểu thức>

<thủ tục>

Wend Giải thích: Khi biểu thức còn thoả mãn thì sẽ thực hiện thủ tục

Cấu tróc Select case… End Select

Cú pháp: Select case <biểu thức>

Ac Report: Đóng báo cáo

Ac Query: Đóng câu nghi vấn

Ac Tables: Đóng các bảng dữ liệu

+ Opject Name: Là tên đối tượn sẽ được đóng

+ Save Option: Chỉ định các tuỳ chọn để ghi lại cấu trúc

Save No: Đóng đối tượng mà không ghi lại cấu trúc

Save Yes: Đóng đối tượng và ghi lại cấu trúc

Save Pronrt: Hiển thị hộp thoại, nhắc nhở có ghi lại cấu trúc hay không?

Dùng để mở đối tượng:

Do cmd Open Form:

hệ CSDL Trong Access đó là ngôn ngữ lập trình VBA.

DAO: được phát triển khá sớm, gần đây nhất là các phiên bản 3.5 và 3.51 dùng cho Access 97, còn đối với Access 2000, Access XP chóng ta dùng DAO 3.6

Để nạp thư viện DAO 3.6 ta làm như sau:

B1: Mở cửa sổ lập trình VBA

B2: Vào tool / References / Microsoft DAO 3.6 Opject Library

B3: Kích chọn OK để hoàn thành nạp thư viện

+ Tầng ứng dụng : Bao gồm những giao diện người sử dụng cũng như những công cụ đơn giản, mà người lập trình có thể dùng được xử lý dữ liệu của bài toán

+ Tablesầng kết nối: Bao gồm tập hợp các công cụ, phương thức để kết nối những dữ liệu cần làm việc trong CSDL Tablesầng kết nối bao gồm các chuẩn của Microsoft jet 4.0 và các lớp đối tượng DAO

+ Tầng CSDL : Bao gồm các bảng , các câu truy vấn trong CSDL.Như vậy để lập trình trên CSDL phải sử dụng các đối tượng , phương thức ở tầng kết nối như là các công cụ để có thể truy nhập vào CSDL

Lớp đối tượng DAO

Cây phân lớp DAO:

+Work space: Định nghĩa tập hợp các vùng làm việc , đây có thể coi

là vùng làm việc cao nhất

+Data bases: Định nghĩa tập hợp các cơ sở dữ liệu cần làm việc trên một dự án

+ Record set: Định nghĩa tập hợp các bản ghi cần làm việc

+ Query Defs: Định nghĩa tập các câu truy vấn

+ Talbe Defs: Định nghĩa tập hợp các bảng cần làm việc

1.2 Đối tượng Data bases:

Data bases: là đối tượng dùng làm việc với một cơ sở dữ liệu

Cách khai báo đối tượng Data bases

Cú pháp: Dim tên biến AS Databases

Khi không làm việc với csdl, có thể ra lệnh đóng để giải phóng bộ nhớ bằng cách:

Tên biến Close

1.3 Đối tượng Record set

Record set là đối tượng dùng để miêu tả tập hợp các bản ghi của một bảng, một Query hoặc tập hợp các bản ghi của một kết quả khi thi hành một câu lệnh SQL nào đó

Một số thuộc tính của Recordset

+ Record count: là trả về số bản ghi của một bảng trong csdl

+ EOF: đưa con trỏ trở về bản ghi cuối cùng trong csdl

+ Fields: dùng để tham chiếu đến các trường trên tập hợp các bản ghi

mà Recordset trở về

+ Close: dùng để đóng recordset và giải phóng bộ nhớ

+ Move fist: dùng để chuyển con trỏ bản ghi về bản ghi đầu

+ Move next: chuyển con trỏ bản ghi về sau bản ghi hiện tại

+ Move previous: đưa con trỏ bản ghi về kề trước bản ghi hiện tại.+ Add new, update: để thêm mới một bản ghi vào recordset

Phương thức Edit, update: dùng để sửa bản ghi trên recordset Để sửa một bản ghi trên recordset ta tiến hành các bước sau:

B1: Truy xuất đến các bản ghi cần sửa

CHƯƠNG II: TRÌNH BÀY VỀ ĐỀ TÀI QUẢN LÝ ĐIỂM

GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI.

Trình bày các giao diện trong đề tài quản lý điểm

Trình bày về các bảng ( table):

a.Bảng 1: Sinh viên.

Chức năng: chứa toàn bộ thông tin về sinh viên bao gồm: mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, nơi sinh, mã lớp Trong đó trường

mã sinh viên là trường khoá chính

b Bảng 2: Khoa

Chức năng: chứa toàn bộ thông tin về khoa bao gồm: Mã khoa , tên khoa Trong đó mã khoa là trường khóa chính

c Bảng 3 líp

Chức năng: chứa thông tin về lớp bao gồm: mã lớp , tên lớp, mã khoa, năm vào, khoa Trong đó mã lớp là trường khoá chính.

d.Bảng 4 Môn:

Chức năng: bao gồm thông tin về môn học : Mã môn, tên môn, sdvht, giáo viên Trong đó Mã môn là trường khoá chính

e.Bảng 5

* Chức năng : Bảng Điểm bao gồm các thôgn tin về điểm của sinh

viên: mã sinh viên, mã môn, học kỳ, điểm thi, lần thi

Mối liên kết giữa các bảng:

+Tblkhoa – tbllop: Quan hệ 1- nhiều

+Tbllop – tblsinhvien: Quan hệ 1- nhiều

+Tblmon – tbldiêm: Quan hệ 1- nhiều

+Tblsinhvien - tbldiem: Quan hệ 1- nhiều

+Tblquyen – tbllogin: Quan hệ 1- nhiều

Sau khi đã tạo liên kết giữAccess Access bảng ta thực hiện nhập dữ liệu cho bảng một trước sau đó nhập dữ liệu cho bảng nhiều sau Ta bắt đầu nhập trình tự cho từng bảng

*Bảng sinh viên:

Ta nhập bảng sinh viên trước, ta nhập như hình vẽ sau:

*Bảng líp : ta nhập như bảng sau:

*Bảng Khoa:

* Bảng Môn:

*Bảng Điểm:

* Bảng Quyền:

*Bảng Login:

2.Trình bày các FORM.

Các form về sinh viên:

Form quản lý sinh viên:

Chức năng: Dùng để quản lý sinh viên thông qua các thông tin về sinh viên được liên kếtvới nhau qua 3 nút : thêm, sửa , xoá.

Chức năng của từng nút :

+ Nút lệnh Thêm: dùng để thêm thông tin sinh viên

Lập trình VBA cho nút thêm:

Private Sub cmdthem_Click()

DoCmd.OpenForm "them sv"

End Sub

Lập trình VBA cho nút sửa:

Private Sub cmdSua_Click()

DoCmd.OpenForm "sua sv"

End Sub

Lập trình VBA cho nút xoá:

Private Sub cmdXoa_Click()

DoCmd.OpenForm "xoasv"

End Sub

Lập trình nút VBA cho nút thoát:

Private Sub cmdthoat_Click()

End Sub

Form Thêm thông tin Sinh viên:

Chức năng của nút thêm: cho phép thêm thông tin sinh viên:

Phần viết cốt cho cbo mã sinh viên:

Private Sub cbomasv_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

Dim rs As Recordset

Dim db As Database

Set db = CurrentDb()

Set rs = db.OpenRecordset(" select* from sinhvien where masinhvien

= '" & cbomasv & "'")