quản lý điểm và quản lý kho hàng

Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, việc ứng dụng tin học trong nhiều lĩnh vực khác nhau được phát triển vô cùng mạnh mẽ. Máy tính và các công cụ của nó đã trở thành nhu cầu khôgn thể thiếu được đối với các nghành khoa học và kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế toán, trong lĩnh vực giảng dạy………. Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của máy tính là tin học văn phòng, các ứng dụng như: Word, Excel, Access đã trở nên quen thuộc với hầu hết các thư ký, kế toán, sinh viên và nhiều người sử dụng khác. Cũng như ở trong trường học chúng em được học và tìm hiểu về tin học văn phòng để sau khi ra trường có thể vận dụng chúng vào công việc của mình. Sau 2 năm được học và tìm hiểu về tin văn phòng để chuẩn bị cho việc ra trường chúng em được nhận làm báo cáo với 2 đề tài: • Access: Đề tài về quản lý kho hàng: Đề tài về quản lý kho hàng giúp chúng em tiếp cận gần với công việc thực tế, biết lập được báo cáo quản lý kho hàng của một công ty, cuối kỳ báo cáo đựơc tình hình tồn kho cuối kỳ, nhập, xuất hàng và đưa ra báo cáo tổng kết. • Excel: Đề tài quản lý điểm: Đề tài quản lý điểm giúp chúng em có thể quản lý tất cả các thông tin về sinh viên bao gồm: Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Quê quán, Điểm, Khoa, Môn, Học kỳ, Lần thi. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập A.MICROSOFT ACCESS Phần I : Lý thuyết ChươngI: Microsoft Access. I- Giới thiệu về Access Access là một hệ quản trị CSDL quan hệ, phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ . Hiệu năng của Access cao, dễ sử dụng, có giao diện gần giống như các thành phần trong bé office. Ngoài ra Access còn phát triển hệ thống công cụ khá mạnh mẽ giúp cho các nhà quản trị có thể phát triển trọn gói một trình ứng dụng của mình. II- Tổng quan về Cơ Sở Dữ Liệu Access: 1. Có 2 cách khởi động Access : Cách 1: Vào Start / Program / Microsoft Access . Cách2: Nhấn đúp vào biểu tượng Access trên màn hình. 2. Các thành phần chính của CSDL ACCESS: 2.1 Menu chính : Các mục trong menu chính thay đổi tuỳ theo trạng thái sử dụng Access hiện hành. Mỗi mục ứng với một menu con dọc chứa các lệnh của Access : menu con File chứa các lệnh liên quan đến việc thao tác trên tệp CSDL, menu Help chứa những lệnh liên quan đến trợ giúp. Nếu phía dưới menu dọc có biểu tượng mũi tên thì có thể nháy vào mũi tên để hiện tất cả các mục của menu. 2.2 Các thanh công cụ: Số lượng các nút trên một thanh công cụ, số lượng thanh công cụ hiển thị thay đổi tuỳ theo chức năng mà Access được thực hiện. Các thanh công cụ thường dùng khi làm việc với Access : Thanh công cụ Database với các nút: New, Open, Save, File Search, Print, Print Previvew, Spelling, Cut, Copy, Undo, Office Links…….Nếu thanh công cụ chưa hiện hết các nút, ta có thể nháy vào nút mũi tên nhỏ nằm ở cuối thanh công cụ để hiển mục Add or Remove Buttons, sau đó chọn mục Database để hiện biểu tượng và tên của tất cả các nút. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập 11 thanh công cụ Table Design, Table Datasheet, Query Design, Query Datasheet, Form Design, Form View, Report Design, Print Desing, Toolbox, Fomatting(Form/ Report), Macro Design xuất hiện tuỳ thuộc ta làm việc với đối tượng trong CSDL và trong chế độ nào. 2.3 Thanh trạng thái: Nằm dưới đáy cửa sổ Access hiện những thông báo, hướng dẫn ngắn gọn, trạng thái bàn phím trong khi sử dụng Access . Cửa sổ cơ sở dữ liệu: Access hiện tất cả các đối tượng của tệp CSDL trong cửa sổ CSDL. Các thành phần của cửa sổ CSDL: -Thanh tiêu đề chứa tên của CSDL đang mở. -Thanh công cụ: Các nút trên thanh công cụ thay đổi tỳ theo đối tượng nào được chọn trên thanh Objects. Nếu đối tượng Tables được chọn thì thanh công cụ có các nút: Open, Design, New, Delete, Large Icons, Small Icón, List, Details. Bốn nút ở cuối thanh công cụ để lựa chọn cách hiển thị các mục trong cửa sổ. Thanh Objects nằm dọc bên trái cửa sổ để xem các đối tượng trong CSDL. Trên thanh này có các mục: Tables, Queries, Foms, Reports, Pages, Macro, Modulles. Các Shortcut nằm ở khung chính cửa sổ CSDL để nhanh chóng tạo các đối tượng mới. 2.4 Các thanh tác vụ. 3. Cơ sở dữ liệu trong Access Cơ sở dữ liệu trong Access là một cơ sở dữ liệu quan hệ , tức là dữ liệu được tổ chức thành các bảng và mối quan hệ giữa các bảng. Mỗi CSDL được lưu trữ trogn một tệp có đuôi là MDF (Microsoft Database) và bao gồm các loại đối tượng: -Tables( bảng dữ liêu) dùng dể tổ chức dữ liệu thành các dòng và cột, mỗi dòng ứng với một bản ghi( Record), mỗi cột ứng với một trường( Field). - Queries( bảng truy vấn) nhằm lấy thông tin từ một hay nhiều bảng, có thể kèm thêm điều kiện. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập - Forms( biểu mẫu) dùng để trình bày dữ liệu theo các dạng mà người dùng mong muốn giống như các mẫu thông thường. - Reports( báo biểu) dùng để tạo các báo cáo trình bày đẹp. - Pages( các trang truy nhập dữ liệu). Ttang truy cập dữ liệu là một đối tuợng gộp gồm một tệp HTML và các tệp hỗ trợ. - Macros( lệnh vĩ mô) là một tập hợp được chọn để thực hiện tự động một loạt các thao tác. - Modulles( đơn thể chương trình) là công cụ lập trình dung Microsoft Viual Base for Applications. - Groups( các nhóm). Một nhóm là tập hợp các shortcut để mở các Table, Query, Form , Report , Page, Macro hay Module cùng làm một nhiệm vụ con nào đó của bài toán. 4. Tạo, mở và đóng một cơ sở dữ liệu Tạo một cơ sở dữ liệu mới: dùng lệnh File / New, xuất hiện Thanh tác vụ New File bên phải màn hình, chọn mục Blank database. Xuất hiện cửa sổ File New Database, chọn thư mục và vào tên tệp CSDL mới, nháy nút Create. Xuất hiện cửa sổ database , sau đó ta có thể tạo các bảng CSDL. Mở một cơ sở dữ liệu đã có: dùng lệnh File / Open, xuất hiện cửa sổ Open, chọn thư mục và tệp CSDL cần mở, nháy nút Open, xuất hiện cửa sổ Database. Đóng cơ sở dữ liệu đang mở : dùng lệnh File/ Close. Khi chem. Dứt làm việc với CSDL nhất thiết ta phải đóng CSDL, nếu khôgn dữ liệu có thể bị mất. Kết thúc làm việc với Access : dùng lệnh File/ Exit. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập Chương II: Xây dựng CSDL cho Access Bảng (Tables): Là nơi chứa toàn bộ dữ liệu của CSDL. Trong mét CSDL có thể có nhiều bảng , các bảng được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ các dữ liệu cần thiết. Một bảng dữ liệu trong Access bao gồm các thành phần sau: + Tên bảng: mỗi bảng có một tên gọi riêng. Note: Tên bảng không có dấu cách , không có ký tự đặc biệt, chữ tiếng việt có dấu + Field: Mỗi trường của bảng có một tên gọi và tập hợp thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó, mỗi cột trong bảng tương ứng với một trường dữ liệu. + Bản ghi: Mỗi dòng trong bảng tương ứng với một bản ghi. Mỗi một bản ghi có một con trỏ bản ghi, con trỏ bản ghi chỉ đến đâu ta có thể làm việc với bản ghi đó. +Trường khoá(Primary key): Trường khoá dùng để phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bản ghi. Trong bảng có thể có một trường khoá hoặc có thể có nhiều trường khoá. 1. Liên kết giữa các bảng Tác dụng: Để đảm bảo mục đích lưu trữ dữ liệu. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập Liên kết 1-1: Mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một bản ghi của bảng kia. Liên kết 1- ∞: Mỗi trường của bản ghi một sẽ có thể liên kết xới một hoặc nhiều bản ghi của bảng nhiều. Ngược lại mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất một trường của bảng 1. 2.Xây dựng bảng dữ liệu B1: Khởi động trình thiết kế , cấu trúc bảng ở chế độ Design View. Ở thẻ Table /New / Design View rồi Ên OK( hoặc có thể chọn Create table in Designview ở thẻ table. B2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng Gõ danh sách tên các trường ở cột Field Name. B3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường: bàng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data type. B4: Thiết lập trường khoá cho bảng: Cách chọn trường khoá: dùng chuột kết hợp với Shift đánh dấu đầu dòng những trường muốn thiết lập khoá. Mở thực đơn Edit / Primarykey để thiết lập thuộc tính khoá cho các trường vừa chọn( có thể đưAccess trỏ chuột đến đầu các dòng cần thiết lập khoá rồi Ên chuột phải hộp thoại xuất hiện: Primarykey. B5: Lưu lại cấu trúc bảng: Nhấn tổ hợp phím Alt + S hoặc kích vào biểu tượng save sau đó gõ tên bảng và OK Mỗi trường dữ liệu được khai báo đều có thể thiết lập rất nhiều thuộc tính tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu trường đó đã nhận. Thuộc tính Field Size: Thiết lập kích thước dữ liệu( chỉ áp dụng cho các trường có kiểu dữ liệu là Text & Number). Đối với các trường dữ liệu có kiểu dữ liệu là kiểu Text thì khi khai báo thuộc tính FieldSize là số tuỳ thuộc vào người thiết kế. Đối với các trường có kiểu dữ liệu dữ liệu là kiểu Number thì thuộc tính FieldSize cho biết trường đó nhận giá trị nào. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập -Thuộc tính Input Mark: Thiết lập mặt nạ lập dữ liệu cho các trường của bảng, kiểu thuộc tính này áp dụng cho các trường dữ liệu kiểu text, number, date time. -Thuộc tính Default Value: Dùng để thiết lập giá trị ngầm định cho trường mỗi khi ra lệnh thêm một bản ghi mới. -Thuộc tính Caption: Thiết lập tiêu đề cho các trường có thể dùng của dữ liệu khi được nhập vào. -Thuộc tính Valictation Rule: Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi được nhập vào. -Thuộc tính Required: Yêu cầu phải nhập dữ liệu ch trường này , nếu thiết lập là Yes khi bắt đầu nhập dữ liệu nhất thiết phải nhập dữ liệu cho trường này. Còn nếu thiết lập là No thì không nhất thiết phải nhập dữ liệu chotrường này. 3.Thiết lập liên kết giữa các bảng. Để tạo liên kết cho một cặp bảng làm các bước như sau: B1: Mở cửa sổ thiết lập liên kết vào: Tools / RelationShift . B2: Đưa các bảng tham gia liên kết thông qua hộp thoại Show tables: Chọn các bảng cần tham gia liên kết nhấn nút Add. Chọn xong toàn bộ các bảng nhấn Close. B3: Thực hiẹn tạo kết nối giữa từng cặp bảng: Dùng chuột kéo trường cần liên kết bảng này lên trường cần liên kết ở bảng kia. Khi đó hộp thoại RelationShift xuất hiện . Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access Table tự xác định kiểu liên kết giữa 2 bảng. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập 4. Nhập dữ liệu cho bảng 4.1. Cách nhập dữ lịêu: Có 2 bước để nhập dữ liệu trực tiếp cho bảng: B1: Mở bảng dữ liệu bằng cách: Nhấn nút lên bảng dữ liệu cần nhập dữ liệu hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn Open. B2: Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng đang mở bằng bàn phím. 4.2. Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng. 4.2.1. Xoá bản ghi: Là thao tác xoá bỏ một số bản ghi ra khối bảng. Cách xoá: B1: Chọn những bản ghi cần xoá: Dùng chuột đánh dấu đầu dòng những bản ghi cần chọn. B2: Ra lệnh xoá: Mở thực đơn: Edit / Delete Record. Bấm chuột phải lên bản ghi đã chọn và nhấn Delete Record xuất hiện hộp thoại chọn Yes nếu đồng ý xoá. Chọn No nếu huỷ bỏ việc xoá bản ghi. 4.2.2. Sắp xếp bản ghi: Sắp xếp là việc thay đổi thứ tự hiển thị một bản ghi theo trật tự nào đó, kết quả của việc sắp xếp giúp người dùng quan sát được tốt hơn dữ liệu trên bảng. Cách sắp xếp dữ liêu trên bảng đang mở như sau: B1: Chọn trường ( cột) muốn sắp xếp. B2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ. 4.2.3. Lọc dữ liêu: Lọc dữ liệu là lọc ra những bản ghi có cùng một số giá trị, kết quả của việc lọc dữ liệu sẽ giúp người dùng làm việc hệu quả trên tập hợp các bản ghi mà họ mong muốn. Các bước lọc dữ liệu: B1: Nhấn chuột phải lên trường cần lọc dữ liệu: 1 menu xuất hiện B2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn , có nhiều cách xác định điều kiện lọc: Muốn lọc các bản ghi có cùng giá trị hãy chọn mục Filter by selection. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập Muốn lọc các bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó , gõ điều kiện lên mục Filter for. 5. Quy trình xây dựng cơ sở dữ liệu. B1: Lần lượt xác định cấu trúc của từng bảng trong CSDL, với mỗi bảng dữ liệu khi khai báo cấu trúc cần giải quyết: +Khai báo danh sach trường của bảng ở cột Field Name. +Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho các trường ở cột Data Type +Thiết lập trường khoa cho bảng. +Thiết lập các thuộc tính cho trường. +Đặt tên cho bảng. B2: Thiết lập liên kết giữa các bảng ở cửa sổ Relation Shift. B3: Nhập dữ liệu cho bảng. Truy vấn dữ liệu (QUERY) select Query: Cách tạo : Select Query là câu truy vấn dùng để trịh lọc hiển thị dữ liệu ở nhiều nguồn khác nhau trong CSDL ra một bảng dữ liệu. B1: Ra lệnh tạo một Select query mới bằng cách: Kích hoạt thẻ queries / Create query in design view. B2: Chọn bảng dữ liệu lên màn hình thiết kế query từ cửa sổ Show table: Chọn các bảng có liên quan. Chọn xong nhấn Add, sau khi chọn xong toàn bộ các bảng chọn nút Close, màn hình thiết kế query xuất hiện. B3: Khai báo nhữnh thông tin cần thiết cho query: +Field: Là nơi khai báo danh sách các thông tin của bảng kết quả, muốn hiển thị trường nào lên query, nhấn đúp chuột lên trường đó hoặc dùng chuột kéo truờng đó từ các bảng lên dòng Field. B4: Sử dụng Query vừa tạo Kích hoạt query để lấy kết quả bằng cách: Nhấn đúp chuột lên queries vừa tạo. Nếu màn hình thiết kế queries đang ở chế độ Designview thì nhấn view trên thanh công cụ và chọn Data sheet view. Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B [...]... thông tin về khoa bao gồm: Mã khoa , tên khoa Trong đó mã khoa là trường khóa chính c Bảng 3 líp Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ Báo cáo thực tập Chức năng: chứa thông tin về lớp bao gồm: mã lớp , tên lớp, mã khoa, năm vào, khoa Trong đó mã lớp là trường kho chính d.Bảng 4 Môn: Chức năng: bao gồm thông tin về môn học : Mã môn, tên môn, sdvht, giáo viên Trong đó Mã môn là trường kho chính... TRÌNH BÀY VỀ ĐỀ TÀI QUẢN LÝ ĐIỂM GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI Trình bày các giao diện trong đề tài quản lý điểm Trình bày về các bảng ( table): a.Bảng 1: Sinh viên Chức năng: chứa toàn bộ thông tin về sinh viên bao gồm: mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, nơi sinh, mã lớp Trong đó trường mã sinh viên là trường kho chính Nguyễn Thị Phương Thắm TT2B Trường KTKT HOA LƯ b Bảng 2: Khoa Báo cáo thực... tượng thể hiện ở thuộc tính Height và độ rộng thể hiện ở thuộc tính width Để thay đổi kích thước của đối tượng kích con trỏ chuột vào đối tượng khi đó trên đối tượng xuất hiện các núm Dùng con trỏ chuột đặt vào các núm và thay đổi kích thước của đối tượng theo ý muốn +Thay đổi màu chữ của đối tượng: Có thể thiết lập cũng như thay đổi màu chữ cho một đối tượng bằng cách: Vào Font / Fore Color Lúc đó bạn... kiểu Single và chiếm 8 byte trong bộ nhớ +Kiểu Currency: Là kiểu dữ liệu tiền tệ, chiếm 8 byte trong bộ nhớ Kiểu dữ liệu này luôn có dấu $ đi kèm + Kiểu String: Là kiểu xâu ký tự, độ lớn tối đa 5 byte + Variant: Là kiểu dữ liệu không tường minh, có thể nhận bất kỳ giá trị nào Biến và cách sử dụng biến a.Biến và cách khai báo đơn giản: + Biến là một thành phần của ngôn ngữ lập trình, giúp xử lý dữ liệu... Moduel sẽ tác dụng trong phạm vi đó + Muốn khai báo biến hằng ở dạng toàn cục thì khai báo biến hằng đó sau từ kho Puclic Cấu trúc lệnh VBA: Cấu trúc lệnh VBA cũng giống như bất kỳ cấu trúc lệnh của một ngôn ngữ nào đều thể hiện 3 yếu tố sau: + Có cấu trúc: Nghĩa là có từ kho bắt đầu và từ kho kết thúc + Thực hiện tuần tự + Có thể lồng nhau Cấu trúc lệnh: IF … End IF Cú pháp: IF Then . báo cáo quản lý kho hàng của một công ty, cuối kỳ báo cáo đựơc tình hình tồn kho cuối kỳ, nhập, xuất hàng và đưa ra báo cáo tổng kết. • Excel: Đề tài quản lý điểm: Đề tài quản lý điểm giúp. năm được học và tìm hiểu về tin văn phòng để chuẩn bị cho việc ra trường chúng em được nhận làm báo cáo với 2 đề tài: • Access: Đề tài về quản lý kho hàng: Đề tài về quản lý kho hàng giúp chúng. triển vô cùng mạnh mẽ. Máy tính và các công cụ của nó đã trở thành nhu cầu khôgn thể thiếu được đối với các nghành khoa học và kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế toán, trong lĩnh vực giảng