hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh may xuất khẩu dha

Cũng như trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu tại công tycũng mang các đặc điểm chung là: là tài sản dự trữ thuộc tài sản ngắn hạn, là đốitượng lao động một trong ba y

Trang 1

TRƯờNG ĐạI HọC KINH Tế QuốC DÂN

khoa kế toán - -

Trang 2

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

1.3.2.1 Phòng kỹ thuật với công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên

Trang 3

1.3.2.2 Phòng kinh doanh với công tác thu mua nguyên vật liệu 20

1.3.2.3 Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra nguyên vật liệu .21 1.3.2.4 Các phân xưởng và phòng ban với việc sử dụng nguyên vật liệu 22

1.3.2.5 Kế toán và công tác hạch toán nguyên vật liệu 22

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 24

2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 24

2.1.1 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu 24

2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 24

2.1.1.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 33

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 38

2.1.2.1 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 38

2.1.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho 39

2.1.2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán 42

2.2 KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 46

2.2.1 Phương pháp hạch toán và hình thức ghi sổ tổng hợp 46

2.2.2 Tài khoản sử dụng 47

2.2.3 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu 48

2.2.4 Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu 61

2.2.5 Công tác kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu 70

CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 73

3.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN 73

3.1.1 Ưu điểm 74

3.1.1.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 74

Trang 4

3.1.1.2 Về hệ thống chứng từ, phương pháp hạch toán và tính giá nguyên vật

liệu 75

3.1.1.3 Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 76

3.1.1.4 Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 76

3.1.2 Nhược điểm 76

3.1.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 76

3.1.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá 77

3.1.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 77

3.1.2.4 Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 77

3.1.2.5 Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 78

3.1.2.6 Về báo cáo liên quan đến vật liệu 78

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu 78

3.1.3.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu 78

3.1.3.2 Phương phướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu 79

3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 80

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 81

3.2.2 Về tài khoản sử dụng 83

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 84

3.2.4 Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu 86

3.2.5 Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 86

3.2.6 Về báo cáo liên quan đến vật liệu 88

3.2.7 Điều kiện thực hiện các giải pháp 90

KẾT LUẬN 91

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 5

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

NVL : Nguyên vật liệuGTGT : Giá trị gia tăngSXKD : Sản xuất kinh doanhPXSX : Phân xưởng sản xuấtGVHB : Giá vốn hàng bánBTC : Bộ Tài chínhTGNH : Tiền gửi ngân hàngQLDN : Quản lý doanh nghiệp

BCTC : Báo cáo tài chính

Trang 6

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 2.1: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho 24

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho 33

Sơ đồ 2.3 : Trình tự kế toán chi tiết NVL 38

Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp NVL-CCDC 47

Bảng 3.1 : Mẫu bảng đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu 89

Bảng 3.2 : Mẫu bảng đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu 89

Biểu 2.1: Mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng 26

Biểu 2.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư 27

Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho 28

Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 31

Biểu 2.5: Mẫu phiếu nhập kho 32

Biểu 2.6: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư 34

Biểu 2.7: Mẫu phiếu xuất kho 35

Biểu 2.8: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư 36

Biểu 2.9: Mẫu phiếu xuất kho 37

Biểu 2.10: Mẫu thẻ kho của công ty 40

Biểu 2.11: Mẫu thẻ kho công ty 41

Biểu 2.12: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu 43

Biểu 2.13: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu 44

Biểu 2.14: Mẫu bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu 45

Biểu 2.15: Mẫu bảng kê nhập vật tư 50

Biểu 2.16: Mẫu chứng từ ghi sổ 51

Biểu 2.17: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán 52

Biểu 2.18: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán 53

Trang 7

Biểu 2.22: Mẫu sổ chi tiết tạm ứng 57

Biểu 2.25: Mẫu sổ chi tiết quỹ tiền mặt 60

Biểu 2.26: Mẫu bảng kê xuất vật tư 62

Biểu 2.32: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 68

Biểu 2.33: Mẫu sổ Cái TK 152 – Nguyên vật liệu 69

Biểu 2.34: Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho 71

Biểu 3.1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu 82

Biểu 3.2: Mẫu phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 85

Biểu 3.3: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ 86

Trang 8

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm gần đây, trong nền kinh tế mở cạnh tranh diễn ra gay gắt và quyếtliệt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước Công ty TNHH may xuất khẩuDHA là một trong những doanh nghiệp phục vụ trong ngành may mặc tại ViệtNam, một thành viên trong môi trường cạnh tranh đó Để tồn tại và phát triển doanhnghiệp luôn cố tập trung mọi cố gắng vào hai mục tiêu quan trọng đó là: kinh doanh

có lợi và đảm bảo khả năng thanh toán

Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA cũng như các doanh nghiệp sản xuấtkhác, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu Nó là cơ sở vậtchất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới Một doanh nghiệp muốn tiến hànhsản xuất thì nhất thiết phải có nguyên vật liệu Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu cóchiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và có ảnh hưởng lớn đến chấtlượng sản phẩm đầu ra Nhận thức được ý nghĩa của chi phí nguyên vật liệu trongtổng chi phí sản xuất cũng như vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, trongthời gian thực tập tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, em đã chọn đề tài: “

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA” làm

chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Nội dung của chuyên đề thực tập gồm ba chương:

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA.

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA.

Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA.

Trong quá trình thực tập và hoàn thiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp này em

đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Lê Kim Ngọc và các anh chị ở phòng

kế toán của Công ty TNHH may xuất khẩu DHA Em xin chân thành cảm ơn!

Trang 9

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA

1.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA.

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA.

Hiện nay, dệt may là một trong những ngành có kim ngạch xuất khẩu lớn củaViệt Nam Sự kiện Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã tạođiều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ, nhưng cũng đồng thờitạo sự cạnh tranh gay gắt hơn Đây là một cơ hội tốt cho hàng Việt Nam có thể cạnhtranh khẳng định vị thế về mẫu mã và chất lượng của mình, tuy vậy cũng là sự đedọa đối với các doanh nghiệp Việt Nam, sẽ có nguy cơ phá sản nếu sản phẩm của

họ không đứng vững được trên thị trường

Công ty TNHH may xuất khẩu DHA là một trong những doanh nghiệp phục

vụ trong ngành dệt may tại Việt Nam Sản phẩm của công ty chủ yếu là các loại sảnphẩm gia công phục vụ cho xuất khẩu như: áo thun, áo khoác, áo jacket, quần 2lớp… ví dụ một số nhãn hàng của công ty như: Columbia (áo jacket), Alo, Bella,Mango, Old Navy (áo quần thể thao)… Bên cạnh đó, công ty cũng sản xuất mặthàng chăn, ga, gối, đệm phục vụ cho xuất khẩu và thị trường trong nước Hiện nay,công ty đang cố gắng phát triển thị trường trong nước với sản phẩm chăn, ga, gối,đệm mang thương hiệu Newmoon Do đặc điểm sản phẩm của công ty đa dạng,phong phú về chủng loại, kích cỡ nên doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệukhác nhau, rất đa dạng và cũng nhiều chủng loại với quy cách khác nhau Ví dụ nhưcác loại vải, các loại chỉ, các loại khuy, bông, mex,… để sản xuất các loại sản phẩm

có quy cách, mẫu mã khác nhau

Nguyên vật liệu tại công ty không những đa dạng về chủng loại và quy cách

mà hơn nữa do đặc thù trong ngành may mặc nên vật liệu tại công ty như các loại

Trang 10

vải, chỉ, khuy… còn đa dạng về màu sắc Với từng dòng sản phẩm khác nhau và tùytheo đơn đặt hàng của khách hàng mà nhu cầu về màu sắc sản phẩm là khác nhau,

từ đó cần những nguyên liệu phù hợp

Cũng như trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu tại công tycũng mang các đặc điểm chung là: là tài sản dự trữ thuộc tài sản ngắn hạn, là đốitượng lao động một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ( đốitượng lao động, tư liệu lao động và lao động sống) là cơ sở vật chất hình thành nênsản phẩm mới

Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm tại Công ty TNHH mayxuất khẩu DHA thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất ( 65 – 75% tổnggiá thành), đặc biệt là nguyên liệu chính Do vậy, khi có biến động nhỏ về chi phínguyên vật liệu thì sẽ có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của công ty

Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty TNHH may xuất khẩu DHA nói riêng vàcủa ngành may mặc nói chung không gây khó khăn cho quá trình bốc dỡ, vậnchuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển và bảo quản không tốt cũng gâyảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật sẽgây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu ra của công ty Do đó, công tycần có các biện pháp quản lý, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từng loại nguyênvật liệu, tránh hư hỏng mất mát làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của công ty

Ví dụ: bông, vải, chỉ khi vân chuyển và bảo quản cần đảm bảo độ ẩm phù hợp vàtránh để quá lâu nếu không chúng rất dễ bị mốc, ố, bục, mủn… không đảm bảo yêucầu chất lượng cho công tác sản xuất sản phẩm

Bên cạnh đó, do đặc thù mỗi loại sản phẩm là khác nhau, việc sử dụng cácnguyên liệu, các loại vải là khác nhau Với mỗi đơn đặt hàng, doanh nghiệp muanguyên vật liệu cần thiết để phục vụ cho sản xuất đơn hàng đó, các nguyên liệuchính đặc biệt là các loại vải ít khi được dùng lại cho đơn đặt hàng tiếp theo Dovậy, việc cung ứng vật tư được công ty rất coi trọng Để vừa đảm bảo cung cấp đầy

đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng mua nhiều làm tồn đọng trong kho, gây

Trang 11

vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu độnglàm cho việc sản xuất kinh doanh của công ty kém hiệu quả Do đó, việc tính toánđịnh mức và kế hoạch thu mua phải phù hợp, quá thừa hoặc thiếu nguyên vật liệucũng không tốt cho việc sản xuất kinh doanh của công ty.

Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Công tymay xuất khẩu DHA có những nét riêng biệt và khó hạ thấp chi phí nguyên vật liệu.Việc sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thànhthành phẩm góp phần không nhỏ vào nâng cao hiệu quả sản xuất Vì vậy, cần phảiquản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thumua, bảo quản, sử dụng, dự trữ và vận chuyển vật liệu đặc biệt là đối với nguyênvật liệu chính

1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA.

Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA cũng như tất cả các doanh nghiệp sảnxuất khác, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là vô cùng quantrọng Trong quá trình tạo ra sản phẩm thì nguyên vật liệu đóng vai trò là nhân chủyếu không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Vì quá trình sản xuất làquá trình kết hợp giữa sức lao động với tư liệu lao động để tạo ra các sản phẩmphục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và thị hiếu của khách hàng Giai đoạn này một mặtdoanh nghiệp bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và các yếu tố có liên quan để tiếnhành sản xuất, mặt khác doanh nghiệp lại thu được một lượng kết quả sản xuất baogồm thành phẩm và sản phẩm dở dang

Nguyên vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong quá trình tạo ra sản phẩm, không

có nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ngừng sản xuất Mà trongcác doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH may xuất khẩu DHA, gián đoạntrong sản xuất là điều tối kị Và hơn nữa, chất lượng nguyên vật liệu cũng ảnhhưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra Vì thế nên công tác thu mua, bảoquản và giám sát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào luôn được chú trọng tại doanhnghiệp đảm bảo làm sao đủ vật liệu đúng tiêu chuẩn chất lượng để đưa vào sản xuất

Trang 12

Từ đó ta nhận thấy, nguyên vật liệu tại Công ty DHA còn là một trong các nhân tốgóp phần giúp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra bình thường.

Mục đích cuối cùng của các doanh nghiêp sản xuất kinh doanh đó chính là lợinhuận Tuy nhiên để đảm bảo bù đắp được chi phí và có lãi đòi hỏi doanh nghiệpphải áp dụng mọi biện pháp để tăng lượng kết quả thu được, giảm lượng chi phí chi

ra mà trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao nhất Vì thế giảm được chiphí nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanhnghiệp Song để đạt được điều này không phải đơn giản mà điều kiện tiên quyết củadoanh nghiệp là phải hạch toán nguyên vật liệu một cách rõ ràng hợp lý phù hợp vớitừng thời điểm cụ thể mà doanh nghiệp đang sản xuất Nếu công tác kế toán nguyênvật liệu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết trong quá trình sản xuất sẽ giúp cho cácnhà quản lý doanh nghiệp đưa ra được các chiến lược kinh doanh hiệu hơn

1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA.

Trong công ty TNHH may xuất khẩu DHA nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ,nhiều chủng loại khác nhau Chúng khác nhau về công dụng, tính năng lý hóa, quycách, phẩm cấp, chất lượng Hơn nữa nguyên vật liệu lại là loại tài sản thườngxuyên biến động Do đó, để phục vụ tốt cho việc quản lý và hạch toán nguyên vậtliệu của công ty cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu

Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vât liệu trong quá trình sản xuấtkinh doanh của công ty DHA, toàn bộ nguyên vật liệu tại đây được phân ra thànhcác loại sau:

Vật liệu chính

Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sởvật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm: vải, chỉ, khuy, bông,vải lót mex, chun, khóa… Trong mỗi loại nguyên vật liệu chính đó lại chia thànhnhiều thứ khác nhau Ví dụ như:

+ Vải gồm: vải bò, vải thô, vải kaki, skavi ( blue, black, white,…), vải cotton( 100%, 60% ), satank, vải chéo, vải bay, vải màu Royal…

Trang 13

+ Chỉ cũng gồm nhiều loại: chỉ 50C2 ( black, blue, white,…), chỉ 60C3, chỉ30C3, chỉ mạ non,…

+ Khuy cũng có nhiều loại: khuy đồng, khuy nhựa 14 ly, khuy 12ly đen, khuy15ly mạ non,…

Vật liệu phụ

Tuy không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, nguyên vậtliệu phụ chỉ là những vật liệu có tác dụng phụ phục vụ trong quá trình sản xuất tạonên sản phẩm của công ty, nhưng khi được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệuchính nó có tác dụng làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng

để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ chonhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý Ví dụ như: phấn may, giấy gói hàng, phấn bột,nẹp sắt,…

Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là các loại vật liệu trang bị cho công tác quản lý, hành chính

ở các phòng, ban khác nhau trong công ty Văn phòng phẩm tại công ty TNHH mayxuất khẩu DHA bao gồm: bút bi, bút chì, hồ dán, mực, giấy các loại,…

Phụ tùng thay thế

Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữamáy móc, thiết bị sản xuất trong doanh nghiệp như: kim may, vít bắt chân vịt máykhâu, trụ tự động máy, ắc quy, răng cưa mặt nguyệt, thoi, suốt,

Nguyên vật liệu khác

+ Nhiên liệu: là những loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệtlượng cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sảnphẩm diễn ra liên hoàn Gồm có: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen,…

+ Nguyên vật liệu khác: vải thừa, bông vụn… được tận dụng để trang trí thêmcho sản phẩm

1.1.4 Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA.

Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị củaNVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất

Trang 14

Tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vậtliệu được diễn ra thường xuyên, với mỗi lần nhập giá cả nguyên vật liệu lại có sựkhác nhau Do đó việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu nhập hay xuất dùng

là rất cần thiết Hiện nay, thực tế công ty đang sử dụng giá thực tế để đánh giánguyên vật liệu trong quá trình hoạt động

Đối với nguyên vật liệu công ty nhận may gia công ( nguyên vật liệu do bênthuê gia công cung cấp) thì công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không theo dõi

về giá trị của những loại vật liệu đó

Đối với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty toàn bộ được muangoài từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu, được công ty theo dõi cả về

số lượng và giá trị trong quá trình nhập và xuất dùng cho sản xuất sản phẩm

Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do giám đốccông ty quyết định

Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu là được mua từ bên ngoài về nhập kho Giátrị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau:

Chiphí thu

Thuế nhậpkhẩu (nếucó)

_

Chiết khấuthương mại,giảm giáhàng bánTrong đó:

+ Giá mua ghi trên hóa đơn: Công ty hạch toán thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ nên giá mua đây là giá chưa có thuế GTGT

+ Chi phí thu mua: Bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình thu muaNVL như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ,…

+ Thuế nhập khẩu: Với các loại NVL phải nhập khẩu phục vụ cho sản xuấtcông ty phải chịu thêm khoản thuế nhập khẩu

+ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Khi mua NVL với số lượng lớn

Trang 15

tiêu chuẩn chất lượng như đã thỏa thuận, công ty được giảm giá thì những khoảnnày đều được giảm trừ vào giá trị NVL đầu vào.

Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07/02/2012 công ty mua vải của

Thuế suất thuế GTGT 10%

Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHH dệtmay Tấn Thành chi trả Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trênhóa đơn

Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, giá xuất kho NVL được áp dụng làphương pháp “ giá thực tế đích danh” Vật liệu của công ty được quản lý theo từng

lô hàng riêng rẽ, áp dụng phương pháp tính giá xuất kho giá thực tế đích danh, khixuất kho vật liệu của lô hàng nào thì tính theo giá thực tế đích danh nhập của lôhàng đó

Ví dụ: Ngày 11/02/2012, theo nhu cầu sử dụng của phân xưởng sản xuất I,

công ty xuất kho 800 m vải Royal và 400 m vải kẻ AT phục vụ cho sản xuất Số

Trang 16

NVL này xuất từ lô hàng nhập ngày 07/02/2012 của công ty dệt may Tấn Thành( hóa đơn số 0013047) – lô hàng nhập trong ví dụ phía trên.

Khi đó giá trị NVL xuất kho là: 800 x 47.000 + 400 x 35.500 = 51.800.000đồng

1.2 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA.

1.2.1 Thu mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, theohợp đồng, do vậy tùy yêu cầu của từng đơn hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành thu muanguyên vật liệu phù hợp phục vụ cho sản xuất Ngoài một số đơn hàng có yêu cầuđặc biệt phải nhập vật liệu từ nước ngoài phục vụ cho sản xuất, còn lại hầu hết cácvật liệu của công ty đều được mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nước Còn đốivới các hợp đồng mà công ty nhận may gia công cho các doanh nghiệp khác thìnguyên vật liệu sẽ do bên thuê máy gia công cung cấp

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguồn nhập nguyên vật liệu đầu vào chosản xuất sản phẩm, hàng hóa của mình là rất quan trọng, vì thế công ty TNHH mayxuất khẩu DHA luôn tìm kiếm các nhà cung cấp sao cho mua được vật liệu với giáthành phải chăng mà vẫn đảm bảo được chất lượng và nguồn cung kịp thời cho sảnxuất Bên cạnh đó, công ty cũng cố gắng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhàcung cấp thông qua việc tạo dựng lòng tin đối với các đối tác trong kinh doanh Với vị trí địa lý thuận lợi, gần đường quốc lộ ( quốc lộ 21B) và tập trung đôngdân cư, nên đã tạo được thuận lợi cho việc vận chuyển nguyên vật liệu cũng nhưđưa hàng hóa đi tiêu thụ

Các phương thức thu mua nguyên vật liệu hiện nay của công ty bao gồm:

+ Nhập khẩu vật liệu từ nước ngoài: Đối với các đơn hàng có những yêu cầuđặc biệt về nguyên liệu hay nguyên liệu cần sản xuất sản phẩm của đơn hàng trênthị trường trong nước không cung cấp, hoặc chất lượng không đảm bảo thì đòi hỏidoanh nghiệp phải nhập vật liệu từ nước ngoài Phương thức thu mua này thường

Trang 17

nhà cung cấp nước ngoài của công ty: Công ty Wadoo- Đài Loan, công ty Mỹ,…

+ Nhập vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước: Chủ yếu các loại vật liệu củacông ty đều được mua vào từ các nhà cung cấp trong nước Với phương thức thumua này có nhiều thuận lợi hơn so với nhập khẩu giá thành thường thấp hơn, việcvận chuyển vật liệu cũng dễ dàng hơn và không phải thông qua các thủ tục hải quan.Việc này giúp công ty rút ngắn thời gian trong khâu thu mua Một số nhà cung cấpchính trong nước của công ty là: công ty dệt Nam Định, công ty Việt Tiến, Công tyTNHH dệt may Tấn Thành, Công ty cổ phần Phong Phú,…

Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty khá thuận lợi doviệc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý Mặt khác,các loại nguyên vật liệu công ty cần mua đều có sẵn trên thị trường không trong tìnhtrạng khan hiếm hay giá cả không ổn định

1.2.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA

Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất không nhữngcần thu mua các nguyên liệu đảm bảo chất lượng mà còn cần có sự bảo quản hợp lýtránh hư hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty

Hiện nay, hệ thống kho của công ty TNHH may xuất khẩu DHA bao gồm haikho chính trong đó có một kho dùng để bảo quản nguyên vật liệu còn kho còn lạidùng để chứa thành phẩm đã sản xuất được Bên cạnh hai kho chính đó tại mỗi phânxưởng đều có kho riêng lấy vật liệu từ kho chính sau đó đem về và để phân bổ dầncho các tổ sản xuất

Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng sau đóđược đưa vào nhập kho để quản lý Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuốicùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệu của công ty đượctuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung Với diện tích kho nguyên vậtliệu tại công ty là 500m2 được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy,đảm bảo độ thông thoáng Nguyên vật liệu được sắp xếp khoa học theo ngăn, theo

Trang 18

thứ tự đảm bảo cách nền và tường tương ứng là 25- 30cm để chống ẩm thấp đảmbảo độ thông thoáng tránh tình trạng ẩm gây nên mốc và gỉ sét lẫn không bị ố vải Trong quy trình luân chuyển vật liệu tại công ty, hầu hết các vật liệu đều đượclưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, chỉ có một phần íttrong số đó là được đưa thẳng vào sử dụng, sản xuất mà không qua kho Chính vìvậy công quản lý, bảo quản vật liệu tại kho là rất quan trọng Các cán bộ, nhân viêntrong công ty đảm nhận trách nhiệm này luôn luôn cần chú ý theo dõi tình hìnhnhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế Đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểutình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu trong công ty.

1.2.3 Sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA

Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát sinh cácnhu cầu về nguyên vật liệu Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa trêntình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng về chủng loại,

số lượng… Từ đó lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kế toán Sau khi đượcduyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật liệu của công ty Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng, các bộ phận luôn phải chú ýđến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả Quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng được ghichép đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng Trong các phân xưởng sản xuất việc sửdụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà phòng kỹthuật đề ra Mỗi cá nhân, thành viên trong công ty khi sử dụng nguyên vật liệu đềuphải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả trên sự giám sát củaquản lý từng bộ phận

1.3 TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA.

1.3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuốicùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuậnngày càng được quan tâm Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm

Trang 19

cũng vậy với tỷ trọng nguyên vật liệu chiếm khoảng 65-75% trong tổng giá thànhsản xuất sản phẩm, do đó nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt để đem lại hiệuquả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyênvật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và sản phẩm làm ra có chất lượng tốt mà giáthành lại hạ tạo sẽ tạo mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường.Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Vớivai trò như vậy nên trong công ty yêu cầu quản lý nguyên vật liệu được được đặt ratrong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.

+ Trong khâu thu mua: do công ty TNHH may xuất khẩu DHA phải thườngxuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuấtsản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp Vì vậy, trong khâu thu mua phảiquản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả hơn nữa là phải kịpthời cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệugây gián đoạn hoạt động trong doanh nghiệp

+ Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dựtrữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được

dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồng thời phải thực hiệnđầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu giảm thiểu tình trạngnguyên vật liệu bị hư hỏng, mất mát, giảm chất lượng

+ Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thờigiá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy trong quá trình sửdụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụngnguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh phải đảm bảo sử dụng sao cho tiết kiệm,hiệu quả

1.3.2 Các bộ phận trong công ty TNHH may xuất khẩu DHA và công tác quản lý nguyên vật liệu

1.3.2.1 Phòng kỹ thuật với công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quátrình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu Công ty thường xuyên quan tâm đến công

Trang 20

tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Do đặc điểm sản xuất của công ty

là sản xuất nhiều loại hàng hóa, nhiều chủng loại sản phẩm với kích cỡ khác nhauchủ yếu phục vụ cho xuất khẩu, ngoài ra còn nhận các hợp đồng sản xuất cho cácđơn vị trong nước và phục vụ nhu cầu tiêu thụ nội địa Do vậy hệ thống định mứccủa công ty đã được xây dựng và đưa vào sử dụng với nhiều loại định mức khácnhau phù hợp với đặc điểm, quy cách, phẩm chất của từng loại sản phẩm góp phầnnâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty Bên cạnh đó, công ty khôngngừng phấn đấu giảm lượng nguyên vật liệu tiêu hao trên cơ sở vẫn đảm bảo chấtlượng sản phẩm đã quy định

Việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuấtkhẩu DHA do phòng kỹ thuật đảm nhận và trực tiếp thực hiện Công tác xây dựngđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên các căn cứ sau:

+ Căn cứ vào định mức của ngành

+ Căn cứ vào thành phần, chủng loại, quy cách của sản phẩm

+ Căn cứ vào việc thực hiện định mức các kỳ trước

+ Tham khảo kinh nghiệm của các công nhân sản xuất

Dựa vào các căn cứ trên, phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng hệ thống địnhmức tiêu dùng nguyên vật liệu phù hợp với thực tiễn sản xuất của công ty Để tăngcường công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất mọt cách chặt chẽ,sau khi phòng kỹ thuật đã xây dựng xong định mức giám đốc công ty xem xét lại và

ký duyệt bảng định mức vật liệu dùng cho sản xuất Trên cơ sở định mức, các cán

bộ thiết kế, sản xuất tại phân xưởng sẽ thiết kế sản phẩm sao cho đảm bảo theo địnhmức hoặc cố gắng giảm bớt định mức nhằm đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệunhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩm theo quy định

Công ty TNHH may xuất khẩu DHA hiện nay không những nhận các hợp đồngsản xuất mà còn nhận cả hợp đồng may gia công Đối với các hợp đồng sản xuất sảnphẩm mà công ty phải lo tất cả khâu đầu vào thì công tác xây dựng định mức sẽ dophòng kỹ thuật của công ty xây dựng trên cơ sở đặc điểm, quy cách sản phẩm mà

Trang 21

nhưng vẫn đảm bảo về chất lượng như hợp đồng quy định Còn đối với các hợpđồng công ty nhận may gia công thì định mức sẽ do khách hàng ( bên thuê máy giacông) quy định Nhưng công ty cũng phải xem xét lại tính hợp lý để đảm bảo lượngnguyên liệu khách hàng giao cho đủ để sản xuất số sản phẩm như hợp đồng đã kýkết Nếu trường hợp khách hàng đưa ra định mức là thấp quá so với định mức củacông ty thì công ty sẽ thương lượng với khách hàng để tăng định mức ở mức độ phùhợp Nếu không được chấp nhận thì hợp đồng sẽ không được ký kết.

Nhìn chung, trong công tác quản lý nguyên vật liệu, phòng kỹ thuật của công

ty là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu saocho phù hợp với đặc điểm, quy cách phẩm chất của từng loại sản phẩm

1.3.2.2 Phòng kinh doanh với công tác thu mua nguyên vật liệu

Với một doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH may xuất khẩu DHAnguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng Thiếu nguyên vật liệu sẽ dẫn tới hoạt độngsản xuất bị gián đoạn, do vậy công tác thu mua nguyên vật liệu đáp ứng cho quátrình sản xuất rất được công ty chú trọng Đảm nhiệm công việc này là bộ phậnphòng kinh doanh của công ty DHA

Phòng kinh doanh của công ty TNHH may xuất khẩu DHA có nhiệm vụ là chủđộng tìm kiếm bạn hàng, nguồn hàng và trực tiếp ký kết hợp đồng, các đơn đặt hàngvới các đối tác có nhu cầu, hoàn thành các thủ tục giấy tờ xuất nhập khẩu để thựchiện đơn hàng Để thực hiện nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu phòng kinh doanhcủa công ty có lập một tổ là tổ cung ứng, tổ này chính là bộ phận trực tiếp thực hiệncông tác thu mua nguyên vật liệu

Với nhiệm vụ của mình, tổ cung ứng thường gồm các công việc sau:

Từ các đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất mà công ty ký kết tổ tiến hành xác địnhcác nguyên vật liệu cần dùng, tính toán số lượng nguyên vật liệu cần sử dụng

Sau khi xác định các loại nguyên liệu và số lượng cũng như yêu cầu về chấtlượng vật liệu, tổ cung ứng tiến hành tìm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu củacông ty

Trang 22

Thực hiện các giao dịch, thương lượng về giá cả, số lượng vật liệu cần cung ứng

và thời gian, phương thức giao hàng

Đặc biệt để đảm bảo vật liệu đầu vào đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, trongquá trình thu mua bộ phận cung ứng đặc biệt chú ý theo dõi và kiểm tra chất lượngvật tư mua vào Do vậy, hầu hết các loại vật liệu trước khi nhập kho nguyên liệu,hay trước khi giao nhận đều được kiểm nghiệm chất lượng trước thông qua một bankiểm nghiệm

Bên cạnh đó tổ cung ứng cũng phải theo dõi thường xuyên tình hình thực hiệncác đơn đặt hàng ( đơn đặt hàng mua vật liệu) và tình hình thanh toán cho các nhàcung cấp

Tóm lại, với nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu, tổ cung ứng phải đảm bảo saocho vật liệu luôn được đáp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất đầy đủ về số lượng

và đạt tiêu chuẩn về chất lượng Nhưng cũng phải đảm bảo sao cho nguyên liệu thumua không quá dư thừa, bởi với đặc điểm của vật liệu tại công ty, việc tồn khonguyên liệu trong thời gian dài sẽ dẫn đến tình trạng vật liệu như vải, chỉ bị mốc, ố,bục, mủn,… không còn đảm bảo chất lượng cho sản xuất Điều đó sẽ gây tổn thấtcho công ty làm giảm hiệu quả hoạt động của công ty

1.3.2.3 Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra nguyên vật liệu

Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, kho là nơi chứa đựng, bảo quản tất cảnguyên vật liệu cho công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị Do vậy, cần tổ chứctốt công tác quản lý tại kho Hiện nay, bộ phận kho NVL của công ty có hai nhânviên bao gồm một thủ kho và một nhân viên kho nhận trách nhiệm quản lý Chứcnăng và nhiệm vụ đặt ra của bộ phận là:

+ Chịu trách nhiệm về toàn bộ số vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị,tài sản cố định và hàng hoá do mình quản lý

+ Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,hàng quý, hàng năm

+ Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ

Trang 23

Thực hiện tốt công tác quản lý tại kho sẽ giúp công ty giảm thiểu tình trạnghao hụt, hư hỏng nguyên vật liệu đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty.

1.3.2.4 Các phân xưởng và phòng ban với việc sử dụng nguyên vật liệu

Tại các phân xưởng và các phòng ban của công ty TNHH may xuất khẩuDHA, hàng tháng theo kế hoạch sản xuất hay khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, các

bộ phận cần lập giấy đề nghị xuất vật tư Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ

sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất và sử dụng của từng bộ phận.Nếu giấy đề nghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽtrở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho

Dựa trên giấy đề nghị xuất kho đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếuxuất kho và ghi số lượng yêu cầu Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hànhxuất vật liệu Sau khi nhận vật liệu về sử dụng tại mỗi phòng ban và đặc biệt là tạicác phân xưởng sản xuất NVL sử dụng đều được giám sát tránh tình trạng mất máttrong sản xuất và đảm bảo quá trình sử dụng NVL được tiết kiệm

Từ quy trình sử dụng NVL như trên có thể thấy công tác quản lý NVL trongquá trình sử dụng tại các phân xưởng sản xuất, các phòng ban của công ty là kháchặt chẽ Việc này giúp đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh của công ty

1.3.2.5 Kế toán và công tác hạch toán nguyên vật liệu

Với vị trí quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất, việc hạch toán NVLcần cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL tạicông ty

Công tác kế toán NVL của công ty hiện nay do kế toán viên NVL – CCDC đảmnhận Với công việc của mình kế toán NVL có các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giátrị thực tế của từng loại, từng thứ NVL nhập-xuất-tồn kho, sử dụng tiêu hao cho sảnxuất

Trang 24

+ Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ.Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu vềNVL.

+ Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL Phân bổ hợp lýgiá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SX – KD

+ Phát hiện kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để công ty cóbiện pháp xử lý kịp thời

Thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ góp phần giúp quá trìnhquản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung hay quản lý nguyênvật liệu nói riêng được thực hiện tốt hơn tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanhcho công ty

Trang 25

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA

2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA

2.1.1 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu

2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công ty TNHHmay xuất khẩu DHA được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho.

Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tại công ty TNHH mayxuất khẩu DHA sử dụng các chứng từ như: hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp),biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,…

Bộ phận cung ứng vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêuthụ sản phẩm của công ty từ đó để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựa chọnnhà cung cấp vật liệu Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vậnchuyển về công ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng

Ban kiểm nghiệm

Cán

bộ cung ứng

Phụ trách phòng KHSX

Thủ kho

Người

giao

hàng

Kế toán vật tư

Kiểm nhận hàng

Ký phiếu nhập kho

Ghi sổ

Kiểm tra ghi biên bản kiểm tra

Bảo quản

và lưu trữ

Nghiệp

vụ

nhập

kho

Trang 26

Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khitiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trước khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ đượckiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cáchthực tế của vật liệu.

Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng

kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tư và người giao hàng Cơ sở để kiểm nhận là hóađơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trường hợp chưa có hóa đơn phảicăn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bên giao hàng để kiểm nhận).Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu saiquy cách, kém phẩm chất thì phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân Nếunguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giáhoặc từ chối không nhận số vật liệu đó

Sau khi kiểm nhận, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập “ Biên bảnkiểm nghiệm vật tư”

Ví dụ: Ngày 07/02/2012 công ty TNHH may xuất khẩu DHA mua của Công ty

TNHH dệt may Tấn Thành 20 cây vải Royal (100m/cây) với đơn giá 47.000 đ/m và

30 cây vải kẻ AT (100m/cây) với đơn giá 35.500 đ/m, thuế GTGT là 10%, công tythanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vậnchuyển sẽ do công ty TNHH dệt may Tấn Thành chi trả Do vậy, giá trị của số NVLnày chỉ bao gồm giá ghi trên hóa đơn

Khi nhập hàng, có hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê được lập như sau:

Trang 27

Biểu 2.1: Mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng

Địa chỉ: Đa Sỹ - Kiến Hưng – Hà Đông – Hà Nội

Điện thoại:0433828605 Số tài khoản: xxxxxxxxxx

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Việt Cường

Tên đơn vị: Công ty TNHH may xuất khẩu DHA

Mã số thuế: 0500432914

Địa chỉ: Bích Hòa – Thanh Oai – Hà Nội

Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản: xxxxxxxxxx

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 20.050.000

Tổng cộng tiền thanh toán 220.550.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mươi triệu, năm trăm năm mươi nghìn đồng

Người mua hàng

(đã ký)

Người bán hàng(đã ký)

Trang 28

Biểu 2.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư của Công ty

CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU

DHAĐịa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội

Mẫu số: 03 – VT

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Ngày 07 tháng 02 năm 2012

Số:38

- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2012 của công ty

TNHH dệt may Tấn Thành

Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/Bà: Nguyễn Thị Mai – phòng kế hoạch – Trưởng ban

+ Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên

+ Ông/Bà: Nguyễn Xuân Thành - Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

Phươngthứckiểmnghiệm

Đơnvịtính

Sốlượngtheochứngtừ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghichú

Số lượngđúng quycách,phẩm chất

Số lượngkhông đúngquy cách,phẩm chất

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải Royal và vải kẻ AT, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và được đem vào nhập kho

Đại diện kỹ thuật

Trang 29

Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm đạt đủ điều kiện cho nhập khoNVL thì các bộ phận mới tiến hành cho nhập kho

Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy nguyên vật liệu đủtiêu chuẩn cho phép nhập kho thì cán bộ cung ứng, thủ kho và bên giao hàng tiếnhành thủ tục cho nhập kho NVL

Phiếu nhập kho được cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biên bảnkiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng của người cung cấp hoặc hợp đồng mua hàng

mà công ty đã ký kết Phiếu nhập kho tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA đượclập làm ba liên:

Liên1: Lưu tại quyển gốc

Liên2: Giao cho người giao hàng

Liên3: Lưu chuyển để ghi thẻ kho và vào sổ kế toán

Với nghiệp vụ nhập vật liệu như trên, phiếu nhập kho sẽ được lập như sau:

Trang 30

Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho của Công ty

CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA

Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: 01 – VT

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 07 tháng 02 năm 2012

Có: 331

- Họ và tên người giao: Nguyễn Xuân Thành

- Theo hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2012 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành

Nhập tại kho: Vật liệu

Đơ

n vịtính

Số lượng

Đơngiá Thành tiền

Theochứngtừ

Thựcnhập

Trang 31

Như đã nói ở trên, các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài và hầu hếtđều được kiểm nghiệm chất lượng trước khi nhập kho thông qua một bộ phận là bankiểm nghiệm vật tư Điều đó có nghĩa là, bên cạnh những NVL luôn được kiểm trachất lượng chặt chẽ thông qua ban kiểm nghiệm thì vẫn còn có một số NVL đượcnhập kho không thông qua ban kiểm nghiệm theo quy trình như trên Khi đó, quytrình nhập kho nguyên vật liệu sẽ chỉ thông qua sự kiểm tra của cán bộ cung ứng màkhông phải là ban kiểm nghiệm Những nguyên vật liệu nhập kho không qua kiểmtra của ban kiểm nghiệm thường là những NVL phụ, văn phòng phẩm hay là NVLnhập từ các nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín luôn đảm bảo chất lượng NVLtrong những lần nhập trước.

Ví dụ: Ngày 10/02/2012 Công ty TNHH may xuất khẩu DHA có nghiệp vụ

mua chỉ của Công ty cổ phần Phong Phú như sau:

Ngày 10/02/2012 để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty TNHHmay xuất khẩu DHA đã nhập một số loại chỉ tại chi nhánh công ty cổ phần PhongPhú: Chỉ 60C3 các màu đen, vàng cam, xanh rêu, trắng mỗi loại 500 cuộn đơn giá là12.750 đồng/cuộn Thuế GTGT 10%, tổng số tiền thanh toán là 28.050.000 đồng,Công ty chưa thanh toán Số NVL này do công ty cổ phần Phong Phú chịu tráchnhiệm vận chuyển đến theo như thỏa thuận giữa hai bên, vì vậy giá nhập kho NVLnày cũng chính là giá mua ghi trên hóa đơn

Vì Công ty cổ phần Phong Phú là doanh nghiệp chuyên cung cấp chỉ may trênthị trường, hơn nữa lại là nhà cung cấp thường xuyên của Công ty DHA nên cán bộthu mua sau khi kiểm tra đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã và số lượng NVL màcông ty cổ phần Phong Phú giao đến thì tiến hành cho nhập kho và lập phiếu nhậpkho mà không cần thông qua kiểm tra của ban kiểm nghiệm như sau:

Trang 32

Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

Địa chỉ: 378 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại: 0438624831 Số tài khoản: xxxxxxxx

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà

Tên đơn vị: Công ty TNHH may xuất khẩu DHA

Mã số thuế: 0500432914

Địa chỉ: Bích Hòa – Thanh Oai – Hà Nội

Hình thức thanh toán: xxxxxxx Số tài khoản: xxxxxxxx

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.550.000

Tổng cộng tiền thanh toán 28.050.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tám triệu không trăm năm mươi nghìn đồng

Người mua hàng

(đã ký)

Người bán hàng(đã ký)

Trang 34

Biểu 2.5: Mẫu phiếu nhập kho

Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội

- Họ và tên người giao: Lê Quang Trường

- Theo hóa đơn GTGT số 0007182 ngày 10/02/2012 của chi nhánh Tổng công ty cổphần Phong Phú

Nhập tại kho: Vật liệu

Đơnvịtính

Số lượng

Đơngiá Thành tiền

Theochứngtừ

Thựcnhập

n

06.375.000

n

06.375.000

n

06.375.000

500 12.75

06.375.000

Trang 35

nhu cầu nhập)

(đã ký)

Trang 36

2.1.1.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHHmay xuất khẩu DHA được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho.

Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, hàng tháng hay khi có nhu cầu về vậtliệu, bộ phận sử dụng lập giấy đề nghị xuất vật tư Giấy đề nghị xuất vật tư được lậptrên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất từng bộ phận Nếugiấy đề nghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ trởthành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho

Dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếuxuất kho và ghi số lượng yêu cầu Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất vật tư vàghi số lượng thực xuất vào phiếu Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ở công

ty cũng được lập thành ba liên:

Liên1: Lưu tại quyển gốc

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán

Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

Thủ trưởng,

kế toán trưởng

Bộ phận cung ứng

Thủ kho

Người

có nhu

cầu

Kế toán vật tư

Xuất kho Ghi sổ

Duyệt lệnh xuất

Bảo quản

và lưu trữ

Nghiệp

vụ xuất

kho

Trang 37

Ví dụ: Ngày 09 tháng 02 năm 2012, tại PXSX I phát sinh nhu cầu sử dụng vải

phục vụ cho sản xuất sản phẩm Khi đó bộ phận sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư theomẫu như sau:

Biểu 2.6: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư.

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ

Kính gửi: Phòng kế toán

Tên tôi là: Đỗ Thị Hương – tổ trưởng PXSX I

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đềnghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau:

Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra

Trang 38

Biểu 2.7: Mẫu phiếu xuất kho.

Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: 02 – VT

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 11 tháng 02 năm

2012Số: 67

Nợ: 621

Có: 152

- Họ và tên người nhận: Đỗ Thị Hương Bộ phận: PXSX I

- Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất đơn hàng Zara1067

- Xuất tại kho: Vật liệu

Đơnvịtính

(Đã ký)

Thủ kho

(Đã ký)

Kế toántrưởng

(Đã ký)

Giám đốc

(Đã ký+đóng dấu)

Trang 39

Ví dụ: Ngày 11/02/2012 tại phân xưởng sản xuất II có nhu cầu thay mới suốt,

kim may cho máy khâu phục vụ hoạt động sản xuất Khi đó bộ phận lập giấy đề nghị xuất vật tư Sau khi được duyệt, giấy đề nghị xuất vật tư này sẽ là một chứng

từ mệnh lệnh để tiến hành xuất NVL

Biểu 2.8: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư.

GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ

Kính gửi: Phòng kế toán

Tên tôi là: Lê Thị Thảo – tổ trưởng PXSX II

Căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công tycấp cho PX tôi những loại vật liệu sau:

Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra

Trang 40

Biểu 2.9: Mẫu phiếu xuất kho.

Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: 02 - VT

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 11 tháng 02 năm