Thời điểm kiểm kê: ngày 31 tháng 12 năm 2011 Ban kiểm kê gồm có:
+ Ông/Bà: Nguyễn Quang Hải– phòng kinh doanh– Trưởng ban + Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên
+ Ông/Bà: Lê Thị Mai – kế toán NVL - Ủy viên Đã kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu:
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng tồn Sổ sách Thực tế 1 Vải nỉ black M 405 405 0 2 Vải kẻ AT M 231 231 0 3 Vải màu HI M 125 125 0 … …… … …. …. … 23 Chỉ màu 50C3 Cuộn 45 45 0 24 Chỉ cỏ úa Cuộn 12 12 0 Mốc … ……… … …. ….. … Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc ( Đã ký) Kế toán trưởng ( Đã ký) Thủ kho (Đã ký)
Trưởng ban kiểm kê
Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu.
Trường hợp kiểm kê phát hiện ra thiếu, bị hư hỏng hay mất mát NVL, căn cứ vào biên bản kiểm kê của công ty TNHH may xuất khẩu DHA, kế toán ghi tăng trực tiếp vào TK giá vốn hàng bán mà không ghi qua TK 138.
Nợ TK 632 : Phần hư hỏng, mất mát Có TK 152:
Ví dụ: Sau khi nhận được biên bản kiểm kê NVL ( biểu 2.34), đối chiếu lại với bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL, vật liệu “ Chỉ cỏ úa” số lượng kiểm kê đúng với số lượng trên sổ sách, tồn cuối kỳ là 12 cuộn ( với giá trên sổ sách là 174.000 đồng) nhưng đã bị mốc do bảo quản không tốt, số vật liệu này không đảm bảo chất lượng cho sản xuất sản phẩm tại công ty. Do đó được duyệt hủy bỏ và giá trị số vật liệu này được ghi tăng vào TK giá vốn hàng bán trong kỳ:
Nợ TK 632 : 174.000 Có TK 152: 174.000
Tuy nhiên, trong thực tế các nghiệp vụ như vậy ít khi xảy ra, số lượng kiểm kê thường khớp với sổ sách và các loại vật liệu vẫn đảm bảo chất lượng.