hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán tại công ty tnhh xây dựng và thương mại minh thịnh

Công ty Minh Thịnh là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên vấn đề công nợ là một trong những vấn đề quan trọng mà công ty luôn luôn chú trọng đến.N

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

CƠ SỞ THANH HÓA – KHOA KINH TẾ

XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI MINH THỊNH

GIÁO VIÊN HD : TH.S VÕ THỊ MINH SINH VIÊN TH : LÊ THỊ HÀ

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập tại trường Đại học Công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh, thầy cô đã truyền đạt cho em rất nhiều kiến thức bổ ích trong sách vở cũng như thực

tế, giúp em có được những kĩ năng cần thiết để có thể vận dụng vào công việc sau này

Em xin gửi cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới cô “ Võ Thị Minh” – người trực tiếp

hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập cùng các thầy cô trong nhà trường đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo để em có thể hoàn thành tốt được đề tài

Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh đã tạo mọi điều kiện cho em được làm việc và học hỏi kinh nghiệm trong suốt thời gian thực tập tại công ty, giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập của mình

Là sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế kèm theo sự hiểu biết còn nhiều thiếu sót, thời gian thực tập có hạn nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình làm chuyên đề Vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo cũng như đóng góp ý kiến từ các thầy cô cùng toàn thể bạn bè để em có thể hoàn thiện được đề tài này

Thanh Hóa, ngày 25 tháng 05 năm 2014

Sinh viên

Lê Thị Hà

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI

TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH XD & TM MINH THỊNH 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục đích nghiên cứu 1

1.3 Đối tượng nghiên cứu 2

1.4 Phạm vi nghiên cứu 2

1.5 Phương pháp nghiên cứu 2

1.6 Kết cấu của đề tài 3

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 4

2.1.Một số vấn đề chung về phải thu khách hàng và phải trả người bán 4

2.1.1.Khái quát về phải thu khách hàng 4

2.1.1.1 Khái niệm 4

2.1.1.2 Bản chất và nguồn gốc 4

2.1.1.3.Đặc điểm 5

2.1.1.4 Phân loại 5

2.1.1.5 Nguyên tắc hạch toán 5

2.1.2 Khái quát về dự phòng nợ phải thu khó đòi 6

2.1.2.1 Khái niệm 6

2.1.2.2 Bản chất 6

2.1.2.3 Điều kiện ghi nhận 6

2.1.2.4 Nguyên tắc hạch toán 7

2.1.2.5 Phương pháp lập dự phòng 8

2.1.2.6 Thời gian trích lập dự phòng 8

2.1.2.7 Xử lý khoản dự phòng 9

2.1.3 Khái quát về phải trả người bán 9

2.1.3.1 Khái niệm 9

2.1.3.2.Đặc điểm 9

2.1.2.3 Phân loại 9

2.2.1.1 Kế toán chi tiết phải thu khách hàng 11

2.2.1.2 Kế toán chi tiết phải trả người bán 11

2.2.2 Kế toán tổng hợp 12

2.2.2.1 Kế toán tổng hợp phải thu khách hàng 12

2.2.2.2 Kế toán tổng hợp phải trả người bán 15

2.3.2.Sơ đồ hạch toán 18

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM MINH THỊNH 19

3.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh 19

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 19

3.1.1.1 Tên công ty: 19

3.1.1.2 Vốn điều lệ 19

3.1.1.3 Quyết định thành lập: 19

3.1.1.4 Ngành nghề kinh doanh: 20

3.1.1.5 Quá trình phát triển của Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh: 20

3.1.1.6 Những thuận lợi, khó khăn, định hướng phát triển của Công ty: 21

3.1.2 Tình hình tổ chức của công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh: 22

3.1.2.1 Cơ cấu chung: 22

3.1.2.2 Cơ cấu phòng kế toán: 23

3.1.3 Chính sách kế toán áp dụng của công ty 24

3.1.3.1 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: 24

3.1.3.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: 25

3.1.3.3 Phương pháp nộp thuế GTGT: 26

3.1.3.4 Tổ chức báo cáo tài chính: 26

3.1.3.5 Một số chế độ kế toán áp dụng tại công ty: 26

3.2 Thực trạng về kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán tại công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh 27

3.2.1 Kế toán phải thu khách hàng 27

3.2.1.1 Kế toán chi tiết phải thu khách hàng 27

3.2.1.1.1 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi sổ kế toán 27

3.2.1.1.2 Sổ kế toán sử dụng 31

3.2.1.2 Kế toán tổng hợp phải thu khách hàng 34

3.2.1.2.1 Chứng từ sử dụng 34

3.2.1.2.3 Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán 36

3.2.1.2.4 Sổ kế toán 37

3.2.2 Kế toán phải trả người bán 41

3.2.2.1 Kế toán chi tiết phải trả người bán 41

3.2.2.1.1 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh 41

3.2.2.1.2 Sổ kế toán 45

3.2.2.2 Kế toán tổng hợp phải trả người bán 48

3.2.2.2.1 Chứng từ sử dụng 48

3.2.2.2.2 Quy trình hạch toán phải trả người bán 48

3.2.2.2.3 Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán 49

3.2.2.2.4 Sổ kế toán sử dụng: 50

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH XD & TM MINH THỊNH 54

4.1 Đánh giá về công tác kế toán nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán 54

4.1.1 Ưu điểm 54

4.1.2 Nhược điểm 54

4.2 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng phải trả người bán 55

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu 55

4.2.2.Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải trả người bán 58

4.2.3 Một số giải pháp khác để hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán 61

KẾT LUẬN 63

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức điều hành trong Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh 22

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán trong công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh 24

Sơ đồ 3.3: Sơ đồ hình thức kế toán áp dụng trong Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh 25

Sơ đồ 3.3 – Kế toán Nợ phải thu 35

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG

VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH XD & TM

MINH THỊNH

1.1 Lý do chọn đề tài

Xã hội ngày càng phát triển kèm theo đó là sự phát triển của các doanh nghiệp

Sự ra đời của các doanh nghiệp sẽ góp phần thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước

Một câu hỏi được đặt ra là: “Các doanh nghiệp phải làm như thế nào để tồn tại và cạnh trạnh trong thị trường mở cửa như hiện nay?”

Để tồn tại và phát triển bền vững đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình được một kế hoạch hoạt động có hiệu quả và cách sử dụng vốn như thế nào cho hợp lý Bất kì công ty hay doanh nghiệp nào sự tồn tại và phát triểnluôn đi kèm với sự tồn tại của công nợ, nó phản ánh được khả năng thanh toán cũng như tình hình công

nợ, và cũng là một yếu tố quan trong để các nhà đầu tư xem xét trước khi quyết định

nên hay không đầu tư vào các công ty và doanh nghiệp Một doanh nghiệp ngoài việc

phải thanh toán các khỏan nợ cho khách hàng nhằm để có được chữ tín với khách hàng

ra còn phải thu hồi được các khỏan nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp

Công ty Minh Thịnh là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên vấn đề công nợ là một trong những vấn đề quan trọng mà công

ty luôn luôn chú trọng đến.Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em đã

chọn nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán Nợ phải thu khách hàng và

Phải trả người bán” tại công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh

1.2 Mục đích nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác kế toán phải thu khách hàng phải trả người bán trong các doanh nghiệp nói chung

người bán tại công ty

- Đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán tại công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

1.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là “ Công tác kế toán phải thu khách hàng

và phải trả người bán tại công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh”

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Tại công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh

- Thời gian: Số liệu được thu thập trong tháng 12 năm 2012

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này em đã sử dụng các phương pháp:

Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: Phương pháp này chủ yếu lấy những số liệu thu thập lần đầu, chưa qua xử lý và thu thập trực tiếp từ các đơn vị tổng thể nghiên cứu thông qua cuộc điều tra thống kê Số liệu sơ cấp có thể thu thập bằng cách quan sát, ghi chép hoăc tiếp xúc trực tiếp với đói tượng điều tra, cũng có thể sử dụng phương pháp thử nghiệm để thu thập

Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp:Phương pháp này thu thập những dữ liệu

đã được sưu tập sẵn, đã công bố, có thể là các số liệu nội bộ của công ty hoặc ở bên ngoài( báo cáo, tin tức…)

Một số phương pháp cụ thể:

+ Phương pháp thu thập trực tiếp: là phương pháp hỏi trực tiếp những người cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này sử dụng trong giai đoạn thu thập những thông tin cần thiết và những số liệu thô có liên quan đến đề tài

+ Phương pháp thống kê: là phương pháp liệt kê thống kê những thông tin, dữ liệu thu thập được phục vụ cho việc lập các bảng phân tích

+ Phương pháp phân tích kinh doanh: là phương pháp dựa trên những số liệu sẵn

có để tiến hành so sánh đối chiếu về số tương đối vầ tuyệt đối, thường là so sánh giữa

2 năm liền kề để tìm ra sự tăng giảmcủa giá trị nào đó, giúp cho quá trình phân tích kinh doanh cũng như các quá trình khác

+ Phương pháp so sánh: là phương pháp sử dụng chứng từ, tài khoản sổ sách để

hệ thống hóa và kiểm soát thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Đây

là phương pháo trọng tâm sử dụng chủ yếu trong hạch toán kế toán

+ Một số phương pháp khác

1.6 Kết cấu của đề tài

Gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về phải thu khách hàng và phải trả người bán

tạ công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán trong doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán tại công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh

Chương 4:Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng phải trả người bán tại công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh

CHƯƠNG 2:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG

VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP

2.1.Một số vấn đề chung về phải thu khách hàng và phải trả người bán

2.1.1.Khái quát về phải thu khách hàng

2.1.1.1 Khái niệm

Phải thu khách hàng là khoản phải thu do khách hàng mua sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa trả tiền Ngoài ra còn là khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành

Phải thu khách hàng là một phần tài sản của doanh nghiệp, thể hiện quyền của doanh nghiệp trong việc nhận tiền, sản phẩm hàng hóa từ khách hàng, các tổ chức cá nhân khác trong quá trình kinh doanh

2.1.1.2 Bản chất và nguồn gốc

- Thực chất khoản phải thu khách hàng là khoản tiền mà doanh nghiệp cho khách hàng vay hay nói cách khác doanh nghiệp tài trợ cho khách hàng Khách hàng có thể dựa vào nguồn tài trợ này thông qua hình thức bán hàng trả chậm của các doanh nghiệp để có hàng hoá, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất Hình thức bán hàng trả chậm này là nguồn tài trợ ngắn hạn quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp và đặc biệt là đối với các công ty thương mại

- Nguồn gốc của khoản phải thu khách hàng: Trong nền kinh tế phát triển người mua thường được mua hàng hóa dịch vụ mà có thể trả tiền ngay hoặc có thể trả chậm trong một thời gian theo sự cho phép của người bán Còn người bán hàng là người bán hàng hóa, dịch vụ có thể thu được tiền hoặc phải đợi một thời gian Người bán thường

mở rộng chính sách tín dụng hơn so với các tổ chức tài chính đó là hình thức cấp tín dụng cho khách hàng Vậy một khoản phải thu khách hàng được hình thành khi doanh nghiệp cấp tín dụng cho khách hàng

Chính sách tín dụng là công cụ tác động mạnh mẽ đến độ lớn cũng như hiệu quả của khoản phải thu trên cơ sở cân nhắc rủi ro và tính sinh lời, do vậy việc thiết lập một

chính sách tín dụng hợp lý sẽ giúp cho việc quả lý khoản phải thu khách hàng được hữu hiệu hơn

2.1.1.3.Đặc điểm

- Hình thành do chính sách tín dụng của doanh nghiệp đối với khách hàng

- Là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ khoản nợ phải thu của doanh nghiệp

- Là tài khoản lưỡng tính: vừa là tài sản vừa là nguồn vốn

- Số dư chi tiết từng đối tượng của tài khoản 131cuối kỳ nếu nằm bên Nợ => được đưa lên BCĐKT bên Tài sản ở chỉ tiêu “ Phải thu khách hàng”

- Số dư chi tiết từng đối tượng của tài khoản 131 cuối kỳ nếu nằm bên Có => được đưa lên BCĐKT bên Nguồn vốn, phần Nợ phải trả ở chỉ tiêu “ Khách hàng ứng trước tiền cho doanh nghiệp”

2.1.1.4 Phân loại

Theo thời hạn thanh toán: nợ phải thu khách hàng được chia làm 2 loại

+ Phải thu khách hàng ngắn hạn: là khoản phải thu mà thời hạn thanh toán trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh

+ Phải thu khách hàng dài hạn: là khoản phải thu mà đơn vị cho phép khách hàng được thanh toán sau 1 năm hoặc sau 1 chu kỳ kinh doanh Đó là các khoản thu do khách hàng mua sắm hàng hóa, tài sản …mà đơn vị cho phép trả chậm, trả góp trong nhiều năm

Theo quan hệ giữa đơn vị và khách hàng, phải thu khách hàng được chia làm 2 loại: phải thu khách hàng bên ngoài và phải thu khách hàng nội bộ (giữa chi nhánh với tổng công ty hoặc giữa các chi nhánh trong cùng tổng công ty với nhau…)

2.1.1.5 Nguyên tắc hạch toán

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán

- Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về

Ngân hàng)

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch

vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao

2.1.2 Khái quát về dự phòng nợ phải thu khó đòi

2.1.2.1 Khái niệm

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị có thể bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán

2.1.2.2 Bản chất

Là khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trị hoặc thời gian Việc trích lập dự phòng được hiểu là việc ghi nhận vào chi phí của doanh nghiệp các chênh lệch nhỏ hơn của giá trị của tài sản của doanh nghiệp tại thời điểm lập BCTC và giá trị của các tài sản này tại thời điểm mua, hoặc ghi nhận một khoản dự phòng tương ứng với các khoản nợ phải trả (trên cơ sở đưa ra một ước tính đáng tin cậy), vì nó là các nghĩa vụ

về nợ phải trả hiện tại và c hắc chắn sẽ làm giảm sút các lợi ích kinh tế để thanh toán các nghĩa vụ về khoản nợ phải trả đó

2.1.2.3 Điều kiện ghi nhận

Căn cứ Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 của Bộ Tài Chính Chi phí trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được ghi nhận vào chi phí hợp lý tính thuế

TNDN nếu thỏa mãn các điều kiện sau:

Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết

nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác

Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất

Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay

nợ hoặc các cam kết nợ khác

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết

- Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy

về các khoản nợ phải thu khó đòi (Khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn

về tài sản, nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi

nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ) Theo quy định hiện hành thì các khoản phải thu được coi là khoản phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu dưới đây:

+Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi;

+ Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ

- Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là:

+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay

nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được;

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thụ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định khách nợ thực sự không còn khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể phải làm các thủ tục bán nợ cho Công ty mua, bán nợ và tài sản tồn đọng hoặc xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán Nếu làm thủ tục xoá nợ thì đồng thời phải theo dõi chi tiết ở TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán) Việc xoá các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (Nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp Số nợ này được theo dõi trong thời hạn quy định của chính sách tài chính, chờ khả năng có điều kiện thanh toán số tiền thu được về nợ khó đòi đã xử lý Nếu sau khi đã xoá nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ đã xử lý (Được theo dõi trên TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”) thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào Tài khoản 711 “Thu nhập khác”

2.1.2.5 Phương pháp lập dự phòng

Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Trong đó:

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

2.1.2.6 Thời gian trích lập dự phòng

Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối kỳ kế toán năm Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng năm tài chính

khác với năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm) thì thời

điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính

2.1.2.7 Xử lý khoản dự phòng

- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập

dự phòng theo quy định; nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp không phải trích lập

- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch

- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

2.1.3 Khái quát về phải trả người bán

2.1.3.1 Khái niệm

Phải trả người bán là khoản phải trả cho người bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu

tư, TSCĐ, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng đã kí và phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ

Phải trả người bán là một phần của nợ phải trả của doanh nghiệp

2.1.3.2.Đặc điểm

- Là tài khoản lưỡng tính: vừa là tài sản vừa là nguồn vốn

- Số dư chi tiết từng đối tượng của tài khoản 331cuối kỳ nếu nằm bên Có => được đưa lên BCĐKT bên Nguồn vốn ở chỉ tiêu “ Phải trả nhà cung cấp”

- Số dư chi tiết từng đối tượng của tài khoản 331 cuối kỳ nếu nằm bên Nợ=> được đưa lên BCĐKT bên Tài sản, phần Nợ phải thu ở chỉ tiêu “ Ứng trước tiền cho nhà cung cấp”

2.1.2.3 Phân loại

Theo thời hạn thanh toán: nợ phải trả người bán được chia làm 2 loại

+ Phải trả nhà cung cấp ngắn hạn: là khoản nợ nhà cung cấp mà đơn vị phải

thanh toán sau 1 năm hoặc sau 1 chu kỳ kinh doanh Đó là các khoản nợ nhà cung cấp

do mua sắm hàng hóa, tài sản …mà đơn vị được phép trả góp trong nhiều năm

Theo quan hệ giữa đơn vị và nhà cung cấp, phải trả nhà cung cấp được chia làm 2 loại: phải trả nhà cung cấp bên ngoài và phải trả nhà cung cấp nội bộ (giữa chi nhánh với tổng công ty hoặc giữa các chi nhánh trong cùng tổng công ty với nhau…)

2.1.2.4 Nguyên tắc hạch toán

- Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến

hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời

- Kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải trả phát sinh, số đã trả; số còn phải trả; đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải trả lớn

- Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đối theo đồng tiền Việt Nam Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế

- Phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đã quý Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế

- Phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo

từng đối tượng để có biện pháp thanh toán

- Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của các tài khoản phải trả

để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được

bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau

2.2 Kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán

2.2.1 Kế toán chi tiết

Kế toán chi tiết là việc phán ánh và giám đốc một cách chi tiết tỉ mỉ từng loại tài sản, nguồn vốn, các đối tượng kế toán khác theo yêu cầu quản lý cụ thể của bản thân đơn vị (số lượng, đơn giá, quy cách công suất, thời gian, nơi sử dụng…) Kế toán chi tiết được thực hiện trên tài khoản cấp 2, 3 và trên sổ chi tiết

Sổ chi tiết là hình thức kế toán chi tiết số liệu đã được phản ánh trên các tài khoản cấp 1, cấp 2, sử dụng thước đo bằng tiền, bằng hiện vật, thời gian lao động và một số chỉ tiêu cần thiết liên quan Sổ chi tiết mở theo yêu cầu của nhà quản lý của

DN, nhà nước không quy định thống nhất các danh mục Ghi sổ chi tiết phải đồng thời

ghi vào tài khoản cấp 1, cấp 2

2.2.1.1 Kế toán chi tiết phải thu khách hàng

a) Chứng từ kế toán

- Phiếu chi: Mẫu số: 02-TT

- Hóa đơn: Mẫu số: 01GTKT3/001

- Phiếu xuất kho: Mẫu số:02 - VT

- Phiếu nhập kho: Mẫu số:01- VT

b) Tài khoản sử dụng

Tài khoản 1311- Phải thu khách hàng ngắn hạn

Tài khoản 1312- Phải thu khách hàng dài hạn

c) Sổ kế toán

- Sổ chi tiết thanh toán với người mua: Mẫu số S13- DNN

- Bảng tổng hợp công nợ với người mua

d) Quy trình kế toán chi tiết phải thu khách hàng

2.2.1.2 Kế toán chi tiết phải trả người bán

a) Chứng từ kế toán

- Hóa đơn GTGT: Mẫu số: 01GTKT3/001

- Phiếu thu: Mẫu số: 01- TT

- Phiếu chi: Mẫu số: 02-TT

- Phiếu nhập kho: Mẫu số: 01-VT

b) Tài khoản sử dụng

Tài khoản 3311- Phải trả người bán ngắn hạn

Tài khoản 3312- Phải trả người bán dài hạn

Bảng tổng hợp công nợ với người mua

c) Sổ kế toán

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Mẫu số S13- DNN

- Bảng tổng hợp công nợ với người bán

d) Quy trình kế toán chi tiết phải trả người bán

e)

2.2.2 Kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp là việc ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản cấp 1 có liên quan để phản ánh và giám đốc một cách tổng quát từng đối tượng

kế toán cụ thể Trong kế toán tổng hợp chỉ sử dụng thước đo duy nhất bằng tiền

2.2.2.1 Kế toán tổng hợp phải thu khách hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành

a) Chứng từ sử dụng:

• Phiếu thu: Mẫu số: 01- TT

• Phiếu chi: Mẫu số: 02- TT

• Phiếu xuất kho: Mẫu số 02- VT

thu, phiếu chi, hóa

đơn, phiếu nhập kho,

…)

Sổ chi tiết thanh toán với người bán

Bảng tổng hợp công nợ với người bán

 Kết cấu:

TK 131

-SDĐK:

-Số tiền phải thu của khách hàng về

sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ

đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác

- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua

-SDCK:

Số tiền còn phải thu của khách hàng

Tài khoản này có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”

c) Sơ đồ hạch toán

511 TK131 111,112

(1) (2)

3331

635

711 (3) (4b)

515 331

(4a) (5)

139,642 413 (8)

(6)

004

(7)

Ghi chú:

(1) Bán hàng chưa thu tiền

(2) Thu nợ khách hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

(3) Thu nhập do thanh lý nhượng bán chưa thu tiền

(4) Chiết khấu thanh toán cho khách hàng

(5) Bù trừ công nợ

(6) Chênh lệch tỉ giá tăng khi đánh giá lại khoản mục phải thu khách hàng

có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ (7) Chênh lệch tỉ giá giảm khi đánh giá lại khoản mục phải thu khách hàng

có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ

(8) Xử lý xóa sổ nợ khó đòi

d) Sổ kế toán sử dụng

- Sổ cái tài khoản 131: Mẫu số S02c1- DNN

- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ: Mẫu số S02b- DNN

2.2.2.2 Kế toán tổng hợp phải trả người bán

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ

a) Chứng từ sử dụng:

• Phiếu chi

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

• Hóa đơn bán hàng của bên bán

• Hóa đơn GTGT

• Biên bản đối chiếu bù trừ công nợ

• Biên bản kiểm kê

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng

hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu

xây lắp;

- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung

cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận

được vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản

phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá

hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương

mại được người bán chấp thuận cho doanh

nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người

bán;

- Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm

chất khi kiểm nhận và trả lại người bán

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền

đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở Tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên

“Nguồn vốn”

- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay

- Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán

- Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán

Ghi chú:

(1) Mua vật tư hàng hóa chưa trả tiền người bán

(2) Số tiền phải trả cho người nhận thầu

(3) Mua chứng khoán chưa trả tiền người bán

(4) Trả tiền cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu

(5) Vật tư hàng hóa trả lại cho người bán, hàng giảm giá

(6) Thuế GTGT của hàng giảm giá, trả lại

(7) Chênh lệch giảm giá Thu nhập khác

(8) Trả tiền cho người bán, người cung cấp

d) Sổ kế toán sử dụng

- Sổ cái tài khoản 331: Mẫu số: S02c1- DNN

- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ: Mẫu số S02b- DNN

2.3 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi

- Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi

- Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

-SDCK:

Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện

có cuối kỳ

(2) Hoàn nhập dự phòng nếu số dự phòng cần trích lập kỳ kế toán này nhỏ hơn số trích lập dự phòng kỳ kế toán trước

(3) Xóa nợ các khoản phải thu khó đòi

(4) Những khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa nợ, nay thu hồi lại được

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH

XDVÀ TM MINH THỊNH

3.1 Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

3.1.1.1 Tên công ty:

Tên công ty: Công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Thịnh

Địa chỉ: Tiểu khu 4- Thị trấn Vạn Hà- huyện Thiệu Hoá- Tỉnh Thanh Hoá

Giá trị vốn góp (Tr/đồng)

Phần vốn góp (%)

Số chứng minh nhân dân

Nay công ty xin đổi đăng ký kinh doanh thành giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 2800791234 và được Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thanh Hoá cấp thay đổi vào ngày 15/07/2010

3.1.1.4 Ngành nghề kinh doanh:

Công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Thịnh có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh thương mại dịch vụ với các ngành nghề kinh doanh đã đăng ký,

cụ thể như:

- Cho thuê máy xây dựng, xây dựng nhà các loại

- Thương mại, kinh doanh đồ điện tử điện lanh, đồ gia dụng

- Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi vừa và nhỏ

- Vận tải đường bộ, san lấp mặt bằng, đào đắp nền đường

- Cung ứng vật tư, vật liệu xây dựng và cấu kiện bê tông đúc sẵn

Công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Thịnh là Công ty TNHH có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán kế toán độc lập, tự chủ về tài chính và có nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước

Công ty tổ chức hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nước và điều lệ riêng của công ty Công ty cũng đã góp phần giải quyết việc làm cho người lao động trong xã hội

3.1.1.5 Quá trình phát triển của Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh:

Từ ngày thành lập Công ty đã trang bị hệ thống thiết bị hiện đại và có đội ngũ công nhân viên mạnh mẽ đủ khả năng thi công công tác công trình quy mô lớn, yêu cầu kỹ thuật cao của trung ương, của địa phương đạt kết quả tốt nhất

Sau 9 năm thành lập Công ty đã có nhiều kinh nghiệm trong thi công công trình giao thông thuỷ lợi, Công ty đã xây dựng các công trình với chất lượng cao, tiến độ nhanh, được chủ thầu tín nhiệm như: đường GTNT xã Thiệu Thành, công trình trạm bơm Thiệu Duy, rãnh thoát nước QL 45 T.trấn Vạn Hà, các nhà văn hoá thôn xã Thiệu Đô… Và các công trình đang xây dựng dở dang trong năm 2013 như: đường giao thông liên xã Thiệu Viên, Thiệu Hoà, Thiệu Chính…

Trong quá trình hoạt động công ty đã không ngừng đổi mới về mọi mặt Công ty

đã tích cực đầu tư mua nhiều chủng loại thiết bị phù hợp, tuyển dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ có năng lực, đúc kết kinh nghiệm và tiếp thu các thành tựu khoa học kỹ

thuật hiện đại, công nghệ tiên tiến để đáp ứng trình độ và công nghệ thi công ngày một cao Công ty luôn luôn coi trọng việc giữ chữ tín đối với khách hàng, mở rộng các mối quan hệ đối với đơn vị bạn, cạnh tranh lành mạnh để đứng vững và vươn lên trên thị trường, tham gia đấu thầu các dự án thi công trong nước

3.1.1.6 Những thuận lợi, khó khăn, định hướng phát triển của Công ty:

a) Thuận lợi:

Công tác kế toán được Ban Giám Đốc đầu tư và quan tâm kịp thời.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty Hệ thống kế toán theo dõi, báo cáo luân chuyển nhịp nhàng phục vụ cho công tác vận hành tài chính của Công ty Các quy định kế toán được kiểm soát và thực hiện nghiêm túc, tuân thủ quy định đề ra

Có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù với đặc điểm và quy mô hoạt động của công ty, cơ cấu tổ chức có tính phân nhiệm cao phản ánh kịp thời thông tin phục vụ công tác quản lý, mang lại hiệu quả cao trong lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh

Bô máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gọn nhẹ và khoa học phù hợp với tình hình thực tế công ty, đáp ứng được yêu cầu của công việc, phát huy được khả năng chuyên môn và sáng tạo của từng người theo kịp được những thay đổi mới về các chế độ kế toán hiện hành, tham mưu đắc lực cho Ban Giám Đốc Công tác kế toán được tiến hành cập nhật thường xuyên liên tục phản ánh kịp thời tình hình hoạt động sản xuất động kinh doanh, kiểm tra công tác kế toán chặt chẽ

và có hệ thống đã khẳng định tầm quan trọng và vai trò của kế toán trong Công ty Cùng với những sự quan tâm của các cấp lãnh đạo công tác kế toán tại Công ty ngày một hoàn thiện hơn đáp ứng được nhu cầu phát triển chung của nền kinh tế xã hội

Cán bộ kế toán tuổi đời còn trẻ có trình độ, năng lực, chịu khó học hỏi thường xuyên cập nhật chế độ chính sách, các quy định mới về chế độ kế toán

b) Khó khăn:

Do chế độ kế toán tuổi đời còn non trẻ nên còn hạn chế trong kinh nghiệm thực

tế, công việc đôi lúc còn bị gián đoạn

c) Định hướng phát triển:

Trong cơ chế thị trường mở rộng, để có thể tồn tại và đứng vững, Công ty đã không ngừng nỗ lực phấn đấu phát huy ưu thế của mình để từng bước phát triển, khẳng định chỗ đứng của mình trong nền kinh tế, khắc phục khó khăn, từng bước chủ động trong sản xuất kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ nhân viên

Từng bước Công ty đang kiện toàn bộ máy kế toán một cách hợp lý, để giúp Công ty hoạt động có hiệu quả, chú trọng đào tạo chuyên môn cho đội ngũ kế toán, sắp tới Công ty sẽ đưa các phần mềm ứng dụng vào phục vụ công tác kế toán hoàn thiện, giúp Công ty hoạt động ngày một hiệu quả

3.1.2 Tình hình tổ chức của công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh:

3.1.2.1 Cơ cấu chung:

Tồn tại và phát triển trong điều kiện kinh tế nhiều thành phần dưới sự quản lý của giám đốc công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Thịnh đã từng bước tổ chức lại bộ máy quản lý cũng như săp xếp lại lao động cho phù hợp với yêu cầu hiện tại, đổi mới các phương thức kinh doanh để đảm bảo sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao

Trong doanh nghiệp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc, giúp việc cho ban giám đốc là ba phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng đều liên quan chặt chẽ đến nhau về mặt công tác kinh doanh và quản lý của mặt hàng Cơ cấu bộ máy tổ chức của doanh nghiệp được thể hiện như sau:

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức điều hành trong Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG KẾ TOÁN

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

 Giám đốc: Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, quản lý toàn

bộ Công ty, đồng thời là người đưa ra các quyết định cuối cùng về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Bên cạnh đó còn chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Có quyền bổ nhiệm

và cách chức tất cả các thành viên trong công ty

 Phòng kinh doanh:Tham mưu cho giám đốc trong việc xác định kế hoạch sản

xuất kinh doanh và đôn đốc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty Tham mưu và chịu trách nhiệm pháp lý trước giám đốc trong việc ký kết hợp đồng kinh tế, các bản giao khoán công việc làm tốt công việc giới thiệu sản phẩm theo dõi chặt chẽ việc bán hàng, chủ động đề xuất các biện pháp thúc đẩy việc bán hàng của công ty Định kỳ làm các báo cáo về kế hoạch và thực hiện kế hoạch sản xuất

kinh doanh đối với cấp trên kịp thời, chính xác

 Phòng kế toán: Giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời điểm

kinh doanh, quản lý vốn của toàn doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo quyết toán của đại lý, cửa hàng thuộc doanh nghiệp, thực hiện các nghiệp vụ kế toán thiết lập các sổ sách, chứng từ theo đúng yêu cầu của Bộ Tài Chính ban hành, thường xuyên thông tin kinh tế giúp ban giám đốc quyết định mọi hoạt động kinh tế

trong doanh nghiệp về mặt tài chính

3.1.2.2 Cơ cấu phòng kế toán:

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung Ở công ty có phòng kế toán đối với các đơn vị xí nghiệp, đội trực thuộc, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu, lập sổ sách kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng sự hướng dẫn của kế toán trưởng công ty, định kỳ gửi lên phòng kế toán công ty, phòng kế toán công ty thực hiện tổng hợp các số liệu cho các đơn vị báo cáo tiến hành xác định lỗ lãi toàn Công ty

* Chức năng của bộ máy kế toán:

Phòng kế toán có chức năng thông tin và kiểm tra Giám Đốc, thu thập và xử lý tổng hợp một cách kịp thời, chính xác bằng hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ

* Nhiệm vụ của bộ máy kế toán:

Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép phản ánh, cung cấp đầy đủ toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị nhằm giúp Giám Đốc Công ty điều hành

và quản lý hoạt động kinh tế tài chính có hiệu quả

Từ những chức năng nhiệm vụ như trên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán trong công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung,xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh,tổ chức quản lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ kế toán tại công ty Đây là một hình thức mà đơn vị kế toán chỉ mở một bộ sổ kế toán,tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành

3.1.3 Chính sách kế toán áp dụng của công ty

Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày ngày

14 tháng 09 năm 2006 của Bộ tài chính

Niên độ kế toán (kỳ kế toán năm): bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép là Đồng Việt Nam: (VNĐ)

3.1.3.1 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm quản lý, hiện nay công ty TNHH xây dựng và thương mại Minh Thịnh đang áp dụng hình thức sổ kế toán

các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ, sổ cái, sổ kế toán chi tiết Hình thức sổ này đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, dễ hiểu thuận lợi cho việc phân công kế toán và áp dụng kế

3.1.3.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

 Phương pháp tính giá thực tế hàng tồn kho: Tính theo trị giá gốc (Giá thực tế) + Tính giá nhập: Là giá mua ghi trên hoá đơn GTGT không bao gồm có thuế đầu

Sổ quỹ

Chứng từ gốc (Phiếu nhập, xuất kho.) Hóa đơn GTGT)

Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại

Sổ kế toán chi tiết 152…

Sổ cái 111, 112,…

Chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

 Khấu hao tài sản cố định:Theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính của tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao hàng năm được thực hiện phù hợp với các quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài

chính về việc thực hiện chế độ quản lý và trích khấu hao tài sản cố định

+ Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Nhập trước – Xuất trước

+ Phương hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

3.1.3.3 Phương pháp nộp thuế GTGT:

Công ty đã đăng ký kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

3.1.3.4 Tổ chức báo cáo tài chính:

Hệ thống báo cáo tài chính của công ty đang áp dụng theo quyết định 48/2009/QĐ - BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ tài chính.Báo cáo tài chính gồm:

+ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DNN

+ Báo cáo kết quả HĐSXKD: Mẫu số B02 – DNN

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DNN

+ Thuyết minh BCTC: Mẫu số B09 – DNN

3.1.3.5 Một số chế độ kế toán áp dụng tại công ty:

*Niên độ kế toán:

Niên độ kế toán thống nhất áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc 31/12 theo năm dương lịch, sử dụng đơn vị Việt Nam đồng để ghi chép, nếu có phát sinh bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố

*Chế độ chứng từ:

Các chứng từ kế toán của công ty được thực hiện theo đúng biểu mẫu do Bộ Tài Chính quy định, theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTCvà các văn bản sửa đổi bổ sung

*Chế độ tài khoản:

Hệ thống tài khoản công ty đang áp dụng được ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của BTC cùng các văn bản sửa đổi bổ sung Do công ty có những đặc điểm riêng nên trong quá trình vận dụng có một số điểm khác cho tiện sử dụng và đơn giản hơn

3.2 Thực trạng về kế toán phải thu khách hàng và phải trả người bán tại công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh

3.2.1 Kế toán phải thu khách hàng

3.2.1.1 Kế toán chi tiết phải thu khách hàng

Hàng ngày, khi bán hàng chưa thu tiền căn cứ hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho…Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua theo từng đối tượng khách hàng

Đối với hàng hóa bán ra, kế toán phải theo dõi doanh thu bán hàng và tình hình công nợ trên báo cáo bán hàng Cuối tháng kế toán gửi bộ chứng từ gốc cho kế toán trưởng ký duyệt Căn cứ vào hóa đơn, phiếu xuất kho, kế toán lên sổ chi tiết thanh toán với người mua

 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 131_NM - Phải thu công ty TNHH Ngọc Mười

Tài khoản 131_MT - Phải thu công ty CP Miền Trung

3.2.1.1.1 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi sổ kế toán

+ Nghiệp vụ 1: Ngày 15/12 bán cát nền cho công ty TTHH Ngọc Mười MST

2801028339, hoá đơn số 0002907, số lượng 553m3, giá chưa thuế 68.000đồng/m3, thuế GTGT 10%, giá xuất kho 55.000 đồng/m3 chưa thu được tiền, khách hàng chấp nhận thanh toán

Kế toán định khoản

Nợ TK 131-NM: 41.364.400

Có TK 511.3: 37.604.000

Có TK 3331: 3.760.400 Đồng thời:

Nợ TK 632: 30.415.000

Có TK 155_cát: 30.415.000

-Mẫu thực tế tại công ty:

- Phiếu xuất kho số 46 ngày 15/12 (Phụ lục 01)

- Hóa đơn GTGT số 0002907 ngày 15/12 (Phụ lục 01)

- Bảng kê theo dõi khách hàng kiêm phiếu nợ

Đơn vị: Công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh

Địa chỉ: TK4- TT.Vạn Hà- Thiệu Hóa- Thanh Hóa

BẢNG KÊ THEO DÕI KHÁCH HÀNG KIÊM PHIẾU NỢ

Đối tượng: Công ty Ngọc Mười