Căn cứ vào hóa đơn số 0000150 số kế toán lập chứng từ ghi sổ số 16
+ Sổ chứng từ ghi sổ:
Đơn vị: Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh Địa chỉ: TK 4-Vạn Hà-Thiệu Hoá-T.Hoá
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số : 16
Từ ngày 01 đến ngày 31 tháng 12 năm 2012 Ngày 25/12/2012
Đơn vị tính: VNĐ
Trích yếu Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú Nợ Có
- Chi tiền mặt thanh toán nợ cho Công ty TNHH TM và DV Hùng Cường. - …… 331 111 15.400.000 Cộng 15.400.000 Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Ngƣời lập Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn số 0000009 kế toán lập chứng từ ghi sổ số 17
+ Sổ chứng từ ghi sổ:
Đơn vị: Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh Địa chỉ: TK 4-Vạn Hà-Thiệu Hoá-T.Hoá
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số : 17
Từ ngày 01 đến ngày 31 tháng 12 năm 2012 Ngày 29/12/2012
Đơn vị tính: VNĐ
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
- Mua nguyên vật liệu của công ty TNHH XD và TM Khánh Phượng.
- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. - ……. 152 133 331 331 85.000.000 8.500.000 Cộng X X 93.500.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Ngƣời lập Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Từ chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ đăng kí chứng tà ghi sổ: Đơn vị: Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh
Địa chỉ: TK 4-Vạn Hà-Thiệu Hoá-T.Hoá
Mẫu số: S02b – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12/2012. Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng A B 1 A B 1 16 17 25/12 29/12 15.400.000 93.500.000 - Cộng tháng - Cộng lũy kế từ đầu quý - Cộng tháng
- Cộng lũy kế từ đầu quý
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang .... - Ngày mở sổ: ... Ngày 31 tháng 12 năm 2012. Ngƣời lập sổ (Ký, tên họ) Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, tên họ) (Ký, tên họ)
+ Sổ cái TK 331:
Đơn vị: Công ty TNHH XD và TM Minh Thịnh
Địa chỉ: TK 4-Vạn Hà-Thiệu Hoá-T.Hoá SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Năm: 2012
Tên tài khoản: Phải trả cho ngƣời bán Số hiệu: 331
Mẫu số: S02c1 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK ĐƢ Số tiền Ghi chú
Số hiệu Ngày hang Nợ Có
A B C D E 1 2 G 25/12 29/12 14 15 26/12 29/12 - Số dƣ đầu năm: - …….
-Thanh toán nợ cho công ty Hùng Cường - Mua NVL của công ty Khánh Phượng - Thuế GTGT - …… 111 156 133 15.400.000 16.128.000 85.000.000 8.500.000 - Cộng số phát sinh: X 2.735.439.285 2.826.561.285 - Số dƣ cuối năm: X 107.250.000
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang …
Ngày 31 tháng12 năm2012
CHƢƠNG 4
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƢỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH XD
& TM MINH THỊNH
4.1. Đánh giá về công tác kế toán nợ phải thu khách hàng, phải trả ngƣời bán. 4.1.1. Ƣu điểm.
Về hệ thống sổ sách kế toán cụng ty sử dụng trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp với đặc điểm của công ty. Với hệ thống sổ sách đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý. Phần sổ sách kế toán công nợ tại công ty tương đối tốt, kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản công nợ theo từng đối tượng nên thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
- Về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán công ty thực hiện đúng theo qui định của Bộ tài chính. Sổ sách đầy đủ các hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
+ Kế toán phải thu cũng mở các sổ chi tiết theo từng khách hàng tạo điều kiện thuận lợi trong việc đối chiếu công nợ.
+Kế toán nợ phải trả người bán cũng mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
- Công ty chỉ giao dịch bán và mua hàng với những khách hàng trong nước nên không có tài khoản chi tiết cho khách hàng nước ngoài.
4.1.2. Nhược điểm.
-Sổ chi tiết các khoản phải thu và phải trả chưa theo dõi được các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn chiết khấu, mà chỉ theo dõi được số dư đầu kì, số phát sinh trong kì và số dư cuối kì. Điều nay dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn của khách hàng và nhà cung cấp, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn.
-Các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán của công ty không phân thành ngắn hạn, dài hạn dẫn đến việc khó khăn trong việc đối chiếu công nợ.
Thực tế không phải lúc nào các khoản nợ phải thu cũng thu hồi đựợc. Các khoản nợ không đòi được sẽ được hạch toán vào chi phí có liên quan (TK 642) làm giảm lợi
nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi với các khoản phải thu lớn, số dư các tài khoản lớn. Công ty đã không tuân thủ nguyên tắc thận trọng và phù hợp trong kế toán.
4.2. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng phải trả ngƣời bán.
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu. 1. Giải pháp 1: Phân loại nợ phải thu khách hàng. 1. Giải pháp 1: Phân loại nợ phải thu khách hàng.
Đối với các khoản phải thu khách hàng mà thời hạn thanh toán trong vòng một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh thì xếp vào khoản phải thu khách hàng ngắn hạn. Ngược lại mà lớn hơn một năm hoặc sau một chu kỳ kinh doanh thì xếp vào khoản phải thu khách hàng dài hạn. Việc phân loại này tiện cho việc lập BCTC cũng như dễ dàng theo dõi khách hàng để có biện pháp xử lý phù hợp.
2. Giải pháp 2: Hoàn thiện sổ sách kế toán
Quy định thời hạn thanh toán cụ thể trong hợp đồng. Đối với các khoản phải thu
cần phải theo dõi thời hạn được chiết khấu, thời hạn thanh toán, qúa hạn.
Trong sổ sách chỉ thể hiện được số tiền mà khách hàng còn phải trả nợ công ty mà chưa biết được khi nào khách hàng sẽ thanh toán, dẫn đến tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn ảnh hưởng đến quá trình lưu chuyển vốn của công ty. Do đó công ty cần thiết kế lại mẫu sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và lập bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng cho phù hợp để dễ dàng trong việc quản lý các khoản phải thu khách hàng nhằm phân loại được các khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng như các khoản không có khả năng thu hồi để từ đó có biện pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cụ thể.Vậy em kiến nghị một mẫu sổ chi tiết thanh toán với người mua như sau:
Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Đối tƣợng: Khách hàng: Công ty TNHH Ngọc Mƣời Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thời hạn đƣợc chiết khấu Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có 27/12 05 Bán hàng cho công ty Ngọc Mười 511.3 3331 41.364.400 Từ 15/12 đến 20/12 Chưa thanh toán 28/12 … :
Sổ chi tiết tài khoản 131 theo dõi cho từng khách hàng. Mỗi trang sổ dành cho một khách hàng và theo dõi từng tháng. Mỗi khách hàng được theo dõi chi tiết về thười hạn chiết khấu, thời hạn thanh toán, nợ qúa hạn là bao nhiêu.
Tài khoản 131 ghi nợ các tài khoản khác dùng để thanh toán của khách hàng. Cộng số nợ của TK 131 sau đó lập lên bảng theo dõi phải thu khách hàng
BẢNG THEO DÕI CÁC KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG:
Khách hàng Số dƣ nợ phải thu Trong hạn thanh toán Quá hạn từ 1 đến 30 ngày Quá hạn từ 31 đến 60 ngày Quá hạn từ… Công ty Miền Trung 134.640.000 84.950.000 49.690.000 … Tổng
Để tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu quá mức, kế toán cần xác định giưới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu. Công thức được xác định như sau:
Hệ số nợ phải thu = Nợ phải thu khách hàng Doanh thu bình quân
Công ty cần áp dụng các biện pháp kịp thời để thu hồi nợ và bảo tàn vốn. Cụ thể: - Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán. Nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn bằng văn bản, sử dụng các dịch vụ thu nợ chuyên nghiệp và có thể cần đến sự can thiệp của tòa án nếu cần.
- Chủ động trong việc thu hồi các khoản nợ quá hạn bằng các biện pháp tích cực và phù hợp. Cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp xử lý hiệu quả. Có thể chia nợ quá hạn thành nhiều giai đoạn để có biện pháp thu hồi nợ phù
3. Giải pháp 3: Tiến hành lập dự phòng đối với các khoản nợ phải thu khó đòi vào mỗi kỳ kế toán theo quy định hiện hành.
Dựa vào bảng phân loại nợ phải thu kế toán tiến hành trích lập dự phòng
Thời hạn thanh toán Số dƣ Số dự phòng(%) Mức lập dự phòng
Trong hạn thanh toán 84.950.000 Từ 3 tháng đến dưới 1 năm 91.054.400 30% 27.316.320 Quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm Tổng 27.316.320
4. Giải pháp 4: Hoàn thiện công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng
- Kế toán thường xuyên theo dõi chặt chẽ, cung cấp đầy đủ thông tin khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ khi khách hàng cần và quản lý các khoản phải thu khách hàng một cách hợp lý.
- Quy định rõ thời hạn thanh toán, nếu mua hàng trả chậm thì số dư nợ tối đa là 20% trên doanh thu, thời gian nợ trong vòn 1 năm phải thanh toán nếu quá hạn thì phải chịu lãi suất theo lãi suất ngân hàng tại thời điểm thanh toán.
Đối chiếu, kiểm tra định kỳ các khoản phải thu phát sinh, số đã thu, số còn phải thu, đặc biệt là đối với khách hàng có giao dịch thường xuyên, có số dư phải thu lớn.
Sở dĩ cuối mỗi niên độ, thậm chí cuỗi mỗi kỹ kế toán bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu với từng đối tượng để tránh nhầm lẫn, đồng thời kịp thời phát hiện hững sai sót để sữa chữa. Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ kế toán hoàn chỉnh, đầy đủ
Công ty nên tăng cường tìm kiếm hợp đồng của khách hàng, điều tra về tình hình tài chính cũng như khả năng thanh toán của khách hàng trước khi kí kết hợp đồng.
4.2.2.Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải trả người bán. 1. Giải pháp 1: Phân loại nợ phải trả người bán
Nên phân loại nợ phải trả người bán thành nợ dài hạn và ngắn hạn để tiện cho việc theo dõi tình hình công nợ, từ đó có biện pháp thanh toán nợ hợp lý.
Đối với các khoản phải trả người bán mà thời hạn thanh toán trong vòng một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh thì xếp vào khoản phải trả người bán ngắn hạn. Ngược lại mà lớn hơn một năm hoặc sau một chu kỳ kinh doanh thì xếp vào khoản phải trả người bán dài hạn.
2. Giải pháp 2: Hoàn thiện sổ sách kế toán
Cần theo dõi chi tiết thời hạn thanh toán của từng khoản nợ từ đó lập kế hoạch thanh toán phù hợp và kịp thời đảm bảo uy tín của công ty. Đồng thời cũng tận dụng được tối đa khả năng hưởng chiết khấu thanh toán.
Nhà cung cấp: Công ty TNHH XD & TM Khánh Phượng Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số tiền Thời hạn đƣợc chiết khấu Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có 29/12/ 2012 17 Mua gạch công ty Khánh Phượng 152 1331 85.000.000 8.500.000 Từ 29/12/2012 đến 15/01/2013 Chưa thanh toán 31/01/20 13 …
Bảng theo dõi khoản phải trả người bán
Tên người bán Số tiền Chưa hết hạn Đúng hạn Quá hạn
Công ty Khánh Phượng
93.500.000 93.500.000
…
Tổng 93.500.000 93.500.000
Từ mẫu sổ trên công ty có thể theo dõi được số phải trả người cung cấp, ngày đến hạn, từ đó xác định được khoản nợ nào đến hạn, quá hạn để có hướng trả nợ đúng hạn và hợp lý tránh tình trạng làm mất uy tín của công ty.
3. Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác thanh toán nợ với nhà cung cấp.
- Kế toán nợ phải trả người bán cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các sổ sách liên quan đến khoản phải trả người bán.
- Xây dựng đội ngũ nhân viên có đủ trình độ và năng lực, đáp ứng yêu cầu công tác quản trị công nợ phải thu.
-Công ty thường xuyên theo dõi các khoản nợ chưa thanh toán và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đã đến hạn thanh toán hoặc quá hạn để có hướng chi trả kịp thời, đảm bảo uy tín cho công ty.
-Tìm hiểu xem khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn thanh toán để chủ động thanh toán. Nếu nợ đến hạn mà chưa có khả năng thanh toán, công ty nên có thông báo sớm với nhà cung cấp, để cùng thương lượng, gia hạn thêm thời gian thanh toán.
- Đối chiếu kiểm tra định kỳ các khoản nợ phải trả phát sinh, số dã trả, số còn nợ, đặc biệt là đối với khách hàng có giao dịch thường xuyên, có số dư lớn.
Với điều kiện hiện nay, vốn là rất cần thiết trong quá trình kinh doanh nên việc quản lý khoản nợ phải trả hợp lý và khoa học sẽ giúp công ty tận dụng được số tiền mà nhà cung cấp giảm do thanh toán sớm.
4.2.3. Một số giải pháp khác để hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán phải trả người bán
kế toán nhằm cung cấp thông tin báo cáo nhanh và chính xác nhất, từ đó sẽ tiết kiệm được thời gian và nhân công rất nhiều nguồn nhân lực.
- Xây dựng đội ngũ nhân viên có đủ trình độ và năng lực, đáp ứng yêu cầu công tác quản trị công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán. Điều này đồi hỏi công ty phải xây dựng hệ thống các quy định, quy trình kiểm soát nợ phải thu, phải trả phù hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất
KẾT LUẬN
Hiện nay nước ta đang trong quá trình chuyển đổi kinh tế mạnh mẽ sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, công tác quản lý kinh tế đang đứng trước yêu cầu và nội dung quản lý có tính chất mới mẻ, đa dạng và phức tạp. Chính vì lẽ đó công ty TNHH XD & TM Minh Thịnh phải có chiến lược cũng như biện pháp đúng đắn trong hướng đi của mình để chung tay cùng đất nước để góp phần đẩy mạnh sự phát triển kinh tế. Công tác kế toán là một điều quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào đặc biệt là kế toán phải thu khách hàng phải trả người bán, bởi doanh nghiệp nào hoạt động cũng vì mục đích tối đa hóa lợi nhuận. Mặt khác, tình hình thanh toán các khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán là một trong những chỉ tiêu phản ánh