ki nang dam phan.pdf

Kĩ năng đàm phán

Kỹ năng ñàm phán

Sự thành bại trong công việc ký kết hợp ñồng rất quan trọng ñối với họat ñộng doanh

nghiệp Khéo nói, gặp may và có duyên chưa hẳn làm nên một nhà ñàm phán giỏi

Các chuyên gia gợi ý một số kỹ năng "vàng" ñể ứng dụng khi ñàm phán ký kết hợp ñồng

Liệt kê lợi ích khách hàng ñược hưởng

Khi ñàm phán hợp ñồng, bạn phải luôn nhấn mạnh ñối tác sẽ ñược lợi gì sau khi ký kết

Liệt kê thành danh sách các lợi ích như tiền hoa hồng, chiết khấu, phương thức thanh

toán, hậu mãi Trình bày rõ ràng, không bỏ sót ñể gây ấn tượng mạnh cho ñối tác

Sử dụng bảng biểu, mô hình, con số

Ngày nay, người ta kong có thời gian ñể ñọc những trang báo cáo ñặc kín chữ Lập luận

trong ñàm phán của bạn cần phải trình bày dưới dạng bảng biểu, con số, mô hình, nhất là

khi gửi báo cáo qua e-mail, fax, hay thư tín Khi phải trình bày trước cử tọa ñông người,

bảng biểu và mô hình lạéang không thể thiếu

Bạn nên sử dụng Power Point, phần mềm tuyệt vời ñể mô tả vấn ñề bằng ngôn ngữ bảng

biểu

Phải biết cách nhượng bộ ñối tác dần dần

Nhà ñàm phán kinh nghiệm chỉ nhượng bộ dần dần và bạn phải tạo ấn tượng với ñối tác

rằng ñã nhượng bộ nhiều lần

Giao hàng ngay hay sau 5 ngày, 10 ngày rồi 15 ngày; thanh toán ngay hay thanh toán

trước 80% là sự nhượng bộ về ñiều kiện giao hàng và ñiều khoản thanh toán

Bất kỳ ñiểm nào trong hợp ñồng cần ñàm phán, bạn phải có phương án, ñưa ra nhiều nấc

thang nhượng bộ ñể ñạt hiệu quả cao

Phải nói nhiều trong buổi ñàm phán

Nói nhiều sé ñạt hiệu quả cao hơn nói ít ðiều này càng ñúng khi bạn và ñối tác chưa biết

nhiều về nhau, chưa có thời gian dài hợp tác Trong trường hợp này, nói ít sẽ cầm chắc

thất bại

Tất nhiên, bạn phại nói những ñiều có lý và lập luận chính xác Nói nhiều có giá trị

thuyết phục người nghe và ñiều này ảnh hưởng ñến quyết ñịnh ký kết hợp ñồng của họ

Nhà ñàm phán kinh nghiệm chỉ nhượng bộ dần dần và bạn phải tạo ấn tượng với ñối tác

rằng ñã nhượng bộ nhiều lần Giao hàng ngay hay sau 5 ngày, 10 ngày rồi 15 ngày; thanh

toán ngay hay thanh toán trước 80% là sự nhượng bộ về ñiều kiện giao hàng và ñiều

khoản thanh toán Bất kỳ ñiểm nào trong hợp ñồng cần ñàm phán, bạn phải có phương

án, ñưa ra nhiều nấc thang nhượng bộ ñể ñạt hiệu quả cao Nói nhiều sé ñạt hiệu quả cao

hơn nói ít ðiều này càng ñúng khi bạn và ñối tác chưa biết nhiều về nhau, chưa có thời

gian dài hợp tác Trong trường hợp này, nói ít sẽ cầm chắc thất bại Tất nhiên, bạn phại

nói những ñiều có lý và lập luận chính xác Nói nhiều có giá trị thuyết phục người nghe

và ñiều này ảnh hưởng ñến quyết ñịnh ký kết hợp ñồng của họ

ðể trở thành lãnh ñạo (Phần 1)

Các nghiên cứu về lãnh ñạo ñã chỉ ra rằng, khoảng 50-70% các tổ chức ñược quản lý bởi

những người không ñủ khả năng lãnh ñạo Họ ñược thuê chủ yếu là vì kiến thức về kỹ

thuật, kinh doanh và chính trị, chứ không phải dựa trên kỹ năng lãnh ñạo

Những người quản lý như vậy thường là những người truyền ñạt kém, không nhạy cảm,

không ñáng tin cậy, kiểm soát vi mô, dễ bị kích ñộng và "dễ bùng nổ" Kết quả là nhân

viên giảm sút tinh thần và xa lánh lãnh ñạo Vậy làm thế nào ñể trở thành một nhà lãnh

ñạo thực sự?

Sau ñây là các cách ñể trở thành một nhà lãnh ñạo:

1 Nhận trách nhiệm

Trở thành một nhà ñiêu khắc cho công việc và cuộc sống của bạn chứ không phải là một

bức tượng Các nhà lãnh ñạo là những người ñáng tin cậy - là những tác giả cho cuộc

sống của riêng họ Hãy nhận trách nhiệm vì sự phát triển cá nhân của bạn

Không ai có thể ñầu tư vào thành công và sự thoả mãn của bạn nhiều hơn chính bạn ðiều

khiển, bảo vệ và phát triển khả năng tiềm tàng của bạn phụ thuộc vào chính bạn Bạn

không thể bị ñộng hoặc cố ñể chấp nhận những vai trò người khác giao cho Hãy biết

những ñiều mình muốn và chuẩn bị ñể hành ñộng

2 Biết ñiểm mạnh của mình

Công việc sẽ ý nghĩa nhất và thoả mãn nhất khi có cơ hội ñể sử dụng ñiểm mạnh của

mình Việc lãnh ñạo dựa trên nền tảng cơ bản là ñặc tính Biết những ñiểm mạnh của

mình sẽ khuyến khích bạn tìm ñược cách ñể chọn môi trường làm việc và công việc mà

bạn có thể phát huy bản thân tốt nhất Ví dụ, nếu một trong những ñiểm mạnh của bạn là

trung thành và làm việc nhóm, bạn sẽ trở nên hiệu quả nhất khi là thành viên trong một

nhóm nào ñó

Nếu công bằng là một trong những ñiểm mạnh lớn nhất của bạn, bạn sẽ thất vọng và

không thoả mãn nếu không có cơ hội làm việc về những vấn ñề liên quan ñến công lý

Nếu bạn là người ham học hỏi, học tập, bạn sẽ cảm thấy buồn chán và thất vọng trừ khi

bạn tìm ñược cách ñể làm chủ những kỹ năng và kiến thức mới

Mỗi người có những ñiểm mạnh khác nhau Những nhà lãnh ñạo giỏi phát triển tài năng

bằng cách gắn kết những thế mạnh của mọi người vào công việc Họ thừa nhận sự ñóng

góp và biểu dương những thành tích ñạt ñược

Hãy bắt ñầu việc lãnh ñạo tốt bằng việc giành ñược từng thành công nhỏ Hãy nhớ rằng,

thậm chí những chiến thắng nhỏ cũng ñủ ñể xây dựng sự tự tin và phát triển khả năng

lãnh ñạo

3 Tạo ra tầm nhìn

Bắt ñầu phát triển khả năng lãnh ñạo bằng việc tạo ra tầm nhìn cá nhân Tầm nhìn của

bạn là một bức tranh về tương lai mà bạn có thể ñạt ñến Nó sẽ thể hiện giá trị, những

ñóng góp mà bạn muốn tạo ra, và cách bạn muốn sống

Không có tầm nhìn rõ ràng, rất dễ bị những mong muốn của người khác dẫn dắt mình

Hãy luôn hỏi tại sao, biết mình ñang làm gì và hướng tới mục tiêu như thế nào sẽ giúp

bạn lên kế hoạch cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp, cũng như sẽ kiên cường ñối

mặt với các chướng ngại vật

4 Lựa chọn một môi trường làm việc phù hợp

Một trong những sai lầm lớn nhất mà nhiều người mắc phải là chấp nhận giữ một vị trí

trong tổ chức mà trái ngược lại những giá trị của họ ðây là nguyên nhân dẫn ñến nhiều

biểu hiện làm việc tồi và thường xuyên thay ñổi công việc

Trong một tổ chức có những giá trị ngược với những giá trị của bản thân, bạn sẽ khó

giành ñược vị trí lãnh ñạo hơn là ở trong một tổ chức mà bạn có thể giữ nguyên ñược

những nguyên tắc của bản thân

5 Thiết lập một ban cố vấn riêng cho mình

Dù bạn là người luôn tự lực cánh sinh, sẽ có lúc bạn cần ñến sự giúp ñỡ và hỗ trợ Thậm

chí nếu bạn ñược bố trí một người cố vấn thì giống như "một cuộc hôn nhân bị sắp xếp",

bạn cũng không cảm thấy có thể ñáp ứng ñược những nhu cầu phát triển nghề nghiệp mà

bạn cho là quan trọng nhất Do ñó, thiết lập một ban cố vấn riêng có thể khuyến khích

bạn giành ñược sự ủng hộ từ những người khác

ðể xây dựng một ban cố vấn cho bản thân hiệu quả, bạn cần làm rõ các nhu cầu của

mình Xác ñịnh các kỹ năng bạn cần ñể giành ñược các mục tiêu nghề nghiệp mà bạn ñặt

ra trong một, hai năm tới Trong lúc ñó, quan sát những người bạn muốn cạnh tranh hoặc

những chuyên gia trong lĩnh vực ñó mà bạn yêu thích Hãy tìm kiếm cả ở trong cũng như

ngoài phạm vi làm việc của bạn

Những người trong ban của bạn sẽ thay ñổi khi nhu cầu học tập của bạn thay ñổi ðể phát

triển một ban cố vấn:

- Chọn những người mà bạn tin cậy

- Luôn nhớ rằng sự hợp tác giữa bạn với các cố vấn là mối quan hệ quan trọng, chiến

lược và có ý nghĩa

- Nói rõ mong muốn của mỗi người trong mối quan hệ này

- Hiểu những ñiều mà những người cố vấn cần Một số nhà cố vấn chỉ cần giúp người

khác thành công là ñủ, trong khi nhiều người khác lại cảm thấy ñược coi trọng khi bạn ñề

nghị họ hãy luôn sát cánh với họ trong công việc

ðể trở thành lãnh ñạo (phần 3)

Làm lãnh ñạo thì ai cũng muốn nhưng không phải ai cũng có ñủ khả năng ðể trở thành

một nhà lãnh ñạo ñòi hỏi phải có trách nhiệm, tầm nhìn, sự chính trực, cảm thông và

niềm tin vào những mục tiêu ñã ñặt ra

Các cách tiếp theo sau đây sẽ giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo thực sự

12 Hiểu được cảm xúc của người khác

Nền tảng cơ bản của việc lãnh đạo là quan hệ của bạn với mọi người Ở gĩc độ cá nhân,

những người khơng thể kiểm sốt được cảm xúc của mình thì khĩ lịng quản lý người

khác hiệu quả được Sẽ rất quan trọng khi nhận thức được cảm xúc của mình và diễn tả

nĩ trong những tình huống cụ thể Quản lý cảm xúc của bạn sẽ làm cho nhận thức và

phán đốn của bạn bớt u ám

Những nhà lãnh đạo hiệu quả là những người cĩ thể đọc được những dấu hiệu xúc cảm

của người khác Khả năng ảnh hưởng của bạn lên người khác phụ thuộc vào sự nhạy cảm

của bạn trước phản ứng của mọi người Hãy luyện tập khả năng "nghe" người khác -

khơng phải chỉ là nghe những lời họ nĩi mà nghe cả những điều họ khơng diễn tả bằng

lời Các nhà lãnh đạo sẽ thuyết phục hơn khi họ cĩ thể làm cho thơng điệp hồ hợp với

người nghe

13 Tự bào chữa cho mình

Nhiều luật sư rất giỏi biện hộ cho khách hàng nhưng lại khơng dám bào chữa cho chính

mình Nhưng khơng biết tự bào chữa cĩ thể mang lại rất nhiều hậu quả Hãy nhớ rằng,

những gì người ngồi trơng thấy chỉ là một phần rất nhỏ trong hành động của chúng ta

Việc thiếu thơng tin cĩ thể khiến người khác hiểu khơng đầy đủ hoặc khơng đúng về

những việc bạn làm Hãy thể hiện sự thuyết phục của bạn Việc tự biện hộ cũng rất cần

thiết trong việc tiến đến vị trí lãnh đạo Thêm vào đĩ, hãy chắc chắn rằng bạn thừa nhận

và đánh giá cao những người đã tham gia nỗ lực nhĩm Những nhà lãnh đạo cĩ thể khiến

cho nhân viên tự hào vì những đĩng gĩp của họ

14 Trở thành một nhà truyền thơng xuất sắc

Một nhà lãnh ựạo phải truyền ựạt tầm nhìn của mình theo cách tăng cường sức mạnh cho

người khác và khuyến khắch họ hành ựộng Khả năng có ựược sự hợp tác và hỗ trợ của

người khác, thông qua thoả hiệp, thuyết phục và ảnh hưởng - ựều dựa vào kỹ năng truyền

thông Thu hút sự chú ý của người nghe bằng việc nói về mục tiêu mà người nghe muốn

giành ựược, sau ựó lắng nghe ý kiến của họ Khi người nghe cảm thấy họ ựược lắng nghe,

họ cũng sẽ lắng nghe bạn

15 Thể hiện sự quan tâm ựến người khác

Các nghiên cứu ựã chỉ ra rằng ựặc ựiểm quan trọng nhất của nhà lãnh ựạo hiệu quả là sự

ựam mê, sự giáo dục, sự rộng lượng, vị tha và cảm thông Biểu hiện của nó là sự quan

tâm ựến mọi người Nếu biết quan tâm ựến người khác, bạn sẽ có ựược sự yêu quý của

họ đó là ựiều không thể thiếu ựược nếu muốn trở thành lãnh ựạo

16 Phát triển và duy trì một hệ thống hỗ trợ

Dành thời gian ựể duy trì sự hỗ trợ và liên hệ gần gũi với những người khác là việc rất

cần thiết Ở nhà bạn cần người bạn ựời gánh vác và chia sẻ công việc gia ựình Hãy nói rõ

với những người thân khác nếu bạn cần sự hỗ trợ của họ ựể ựạt ựược mục tiêu Bạn cũng

cần sự hỗ trợ của những người bạn giám sát Học cách uỷ thác bớt công việc cho những

người khác

Hãy nhớ rằng lãnh ựạo không phải là làm tất cả mọi việc Nhà lãnh ựạo giao nhiệm vụ

cho người khác dựa trên những ựiểm mạnh và tinh thần của họ Họ nói rất rõ ràng những

mong muốn của mình khi giao nhiệm vụ Cũng ựừng ựể sự cầu toàn làm hỏng việc uỷ

thác Nếu bạn thấy không thoả mãn với những sản phẩm ựã hoàn thành, ựừng tự mình

làm lại Thay vì thế, hãy giao nó lại cho người bạn ựã giao phó và chắc chắn rằng người

ựó hiểu mong muốn của bạn Bằng cách này bạn sẽ không cảm thấy gánh nặng và bạn sẽ

giúp những người khác tăng cường khả năng của riêng họ

17 Duy trì sự chắnh trực

Sự chính trực có thể ñược xem là ñặc ñiểm quan trọng nhất của việc lãnh ñạo Người ta

chịu sự lãnh ñạo của những người mà họ tin tưởng Hãy làm những ñiều bạn nói bạn sẽ

làm ðừng hứa những ñiều bạn không thể Những người không có sự chính trực có thể

vẫn có quyền lực nhưng họ không lãnh ñạo thực sự

18 Bền bỉ

Sự bền bỉ khi ñối mặt với mọi tai ương là một trong những biểu hiện của sự kiên cường

Hãy chịu trách nhiệm về số phận của chính mình Giữ vững các giá trị và mục tiêu của

bạn và duy trì những nỗ lực ñể giành ñược nó Sự bền bỉ không có nghĩa là không bao giờ

bạn cảm thấy mất ñi sự khuyến khích, mà bạn vẫn tiếp tục tập trung vào mục tiêu cho dù

ñôi lúc bạn không thể tránh khỏi cảm giác này Nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh

ñạo, giống như một vận ñộng viên marathon, hãy luôn cố gắng và tin tưởng vào những

ñiều bạn ñang làm và không bao giờ bỏ cuộc

ðể trở thành lãnh ñạo (phần 2)

"Hãy vượt lên việc chỉ biết thắch nghi với những gì xảy ựến Hãy lựa chọn và ảnh hưởng

lên hoàn cảnh hơn là phản ứng lại với hoàn cảnh do người khác tạo ra Hãy làm việc ựể

thay ựổi chắnh mình và hoàn cảnh của mình Hãy khởi ựầu con ựường lãnh ựạo bắng cách

lãnh ựạo chắnh mình" đó là một trong nhiều cách ựể trở thành một nhà lãnh ựạo thực

thụ

6 Chuyên sâu trong lĩnh vực của mình

Những biểu hiện làm việc xuất sắc là rất cần thiết, dù nó không phải là ựiều kiện ựủ cho

việc lãnh ựạo Hãy luôn ở vị trắ hàng ựầu trong sự phát triển nghề nghiệp đừng chờ cho

ựến khi tổ chức của bạn gợi ý cho bạn một khoá học về những kỹ năng bạn muốn học

Tìm cơ hội cho riêng mình

Duy trì các tiêu chuẩn cao trong công việc sẽ phản ánh sự cố gắng tắch cực Mặt khác, tự

phê bình mình quá gay gắt trước những lỗi nhỏ có thể phá hoại thành công của bạn

Những người cầu toàn dễ dàng quản lý vi mô và chỉ trắch người khác mà không cách nào

trong hai cách ựó ựược xem là hành vi lãnh ựạo hiệu quả

Thật khó ựể cố gắng làm gì ựó trừ khi bạn ựược làm cái mình yêu thắch Người ta gắn kết

với công việc vì thắch thú với nó thì sẽ kiên cường ựối mặt với các chướng ngại vật Sự

nhiệt tình và ựam mê sẽ ựộng viên bạn khi bạn gặp những việc khó khăn

Bạn càng có kiến thức và càng có kỹ năng tốt, bạn sẽ trở thành "nguồn tài nguyên" trước

những người khác Sự tinh thông trong lắnh vực nào ựó sẽ xây dựng danh tiếng của bạn,

một ựiều rất cần thiết nếu muốn giành ựược vai trò lãnh ựạo

7 Lãnh ựạo chắnh mình

để trở thành một nhà lãnh ựạo, trước tiên, bạn phải học cách lãnh ựạo chắnh mình Lựa

chọn công việc của bạn - ựừng ựể công việc chọn bạn Hãy tìm kiếm công việc mà bạn

thắch, ựể từ ựó bạn có thể học hỏi Nếu công việc không tìm ựến bạn, hãy lên kế hoạch ựể

tìm nó Liên kết với những người trong và ngoài tổ chức, họ có thể giúp bạn làm việc với

các kiểu vấn ñề và các kiểu khách hàng mà bạn thích

8 Chấp nhận thử thách

Hãy tham gia những nhóm, các hội và nhận vai trò lãnh ñạo ðây là cơ hội ñể phát triển

khả năng lãnh ñạo cũng như tăng ñược tầm nhìn ðể phá vỡ những vật cản trên con

ñường trở thành lãnh ñạo, bạn phải có ñủ tự tin ðiều ñó có nghĩa là bạn dám làm thay vì

ngồi ñợi bạn biết tất cả mọi thứ trước khi bắt tay vào làm, vì như thế thì chẳng biết ñến

bao giờ Hãy hỏi ban cố vấn của bạn những ñiều bạn cần làm ñể lấp ñầy những lỗ hổng

kiến thức

Hãy trình bày ý tưởng của bạn Nói bằng một thái ñộ thuyết phục sẽ làm lời nói của bạn

có sức mạnh và uy quyền hơn Giải thích về những ý tưởng của mình ðừng dè dặt hay

hối tiếc vì ñưa ra những ý tưởng ñó Kiểm soát cảm xúc của mình Tránh trì trích nặng nề

và luôn luôn tôn trọng phẩm giá của người khác

Không nên quá ủ ê khi mắc sai lầm Nếu chỉ mới thất vọng ở một vấn ñề nào ñó, không

có nghĩa là bạn sẽ thất bại trong sự nghiệp Hãy xem sai lầm là cơ hội ñể học hỏi Những

thành công lớn sẽ khiến mọi người quên ñi những sai lầm nhỏ của bạn Dám mạo hiểm sẽ

xây dựng sự kiên cường và tự tin ðiều này sẽ tăng lực cho bạn ñể giành ñược vị trí lãnh

ñạo

9 Luôn lạc quan

Các nhà lãnh ñạo phải luôn lạc quan Khi ñối mặt với một thử thách, người lạc quan sẽ

không có cảm giác mình thua cuộc và không nơi nương tựa Họ duy trì sự tập trung vào

những mục ñích lớn hơn, tìm cách ñể bật lên và theo ñuổi con ñường ñạt ñến mục tiêu

của mình

Người lạc quan sẽ nhìn sai lầm là cơ hội học hỏi, không phải là tai hoạ hay sự kết thúc sự

nghiệp của họ ðiều này lại khuyến khích họ chấp nhận các thử thách trên con ñường trở

thành nhà lãnh ñạo Có thể bạn từng nghĩ lạc quan là phẩm chất cá nhân và có thể người

này có còn người khác thì không Nhưng trên thực tế, các nghiên cứu ñã chứng tỏ rằng

người ta có thể học cách suy nghĩ lạc quan và cần phải có một quá trình ñể thay ñổi

10 Trở thành người không thể thay thế ñược

Tìm một vị trí ñược tổ chức ñánh giá cao và bạn thấy ñam mê Phát triển hiểu biết của

bạn trong lĩnh vực này Nếu bạn là một chuyên gia duy nhất, hoặc là một trong rất ít

những chuyên gia, bạn sẽ ñược ñánh giá cao ðiều này sẽ tăng sức mạnh và cơ hội lãnh

ñạo của bạn

11 Quan tâm ñến những mục tiêu dài hạn

Tập trung vào những mục tiêu nghề nghiệp dài hạn sẽ mở ra nhiều cơ hội trở thành lãnh

ñạo hơn Nếu mục tiêu của bạn không phù hợp với mục tiêu của tổ chức và bạn không

nhận ñược sự hỗ trợ cần thiết, thì hãy tìm cho mình một công việc khác

3 phẩm chất của CEO chuyên nghiệp

Không chỉ thiếu CEO, doanh nghiệp nhỏ và vừa VN còn yếu về hoạch ñịnh, ñiều hành,

ñánh giá

Hội nhập kinh tế với một “thế giới phẳng” nhiều cơ hội và thách thức mở ra trước mắt,

các CEO VN cần phải nắm bắt, ñối phó ñể lèo lái doanh nghiệp của mình tồn tại và phát

triển Một thực tế là nghề CEO ở VN còn khá mới mẻ và phần lớn chủ DN nhỏ và vừa

cũng chính là giám ñốc DN ñó

3 cái yếu của CEO VN

Hoah ñịnh - ñiều hành - ñánh giá là 3 hoạt ñộng rất cơ bản của một CEO chuyên nghiệp

ðối với ña số DN nhỏ và vừa ở VN, phần lớn cả 3 chức năng này ñều ñổ dồn vào một cá