Đang tải... (xem toàn văn)
Kĩ năng điều hành cuộc họp
DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT DỰ ÁN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ ĐỒNG HỚI COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM HỢP TÁC VIỆT NAM-THỤY SỸ TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH Điều hành họp Tháng 11, 2003 Dựa theo tài liệu trường Harvard Business www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Tổ chức thành công họp cơng việc mà người lãnh đạo có lực cần phải có khả thực Đây việc khơng dễ dàng Các họp nên tổ chức nào? làm để biết chắn người tham dự đến giờ? Truyền đạt cho người nào? Tổ chức thực công việc sau họp sao? Trong tài liệu này, bạn học cách xây dựng mục tiêu cho họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với người khác họp, lập kế hoạch để biến định thành hành động Loại hình mục đích họp Có thể tổ chức họp với nhiều mục đích Loại hình họp phân chia thành ba lĩnh vực sau: • Cuộc họp để giải vấn đề • Cuộc họp để đưa định • Các loại hình khác: Truyền đạt, báo cáo họp để tiếp nhận ý kiến phản hồi 14 bước lập kế hoạch, triển khai thực theo dõi Đảm bảo họp thực cần thiết Triệu tập họp khi: • bạn cần nhóm cung cấp thông tin tư vấn Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp • bạn muốn Nhóm tham gia đưa định giải vấn đề • bạn muốn làm rõ vấn đề mà trao đổi với người không mang lại kết • bạn muốn chia thơng tin, thành cơng quan tâm đến nhóm Khơng nên tổ chức họp nếu: • liên quan đến vấn đề cá nhân • bạn khơng có thời gian chuẩn bị • có cách khác hiệu nhắc nhở, thư điện tử điện thoại • vấn đề giải • nội dung họp khơng hữu ích người Xác định làm rõ mục tiêu tiến trình họp • Dựa vào mục tiêu cụ thể họp bạn định người bạn muốn mời đến dự họp nên tổ chức (để thông báo, giải vấn đề, khuyến khích người đóng góp ý kiến đến kết luận?) • Mục tiêu họp cần phải cụ thể, rõ ràng khả thi • Phân cơng vai trị trách nhiệm đảm bảo vai trò quan trọng đảm nhiệm chu đáo: o lãnh đạo: nên điều khiển họp giải thích rõ mục đích, mục tiêu, khó khăn phạm vi quyền hạn Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thực sau họp o chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thơng qua thảo luận, giải vấn đề trình đưa định Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp họp Đóng góp kiến thức chun mơn u cầu Có thể chịu trách nhiệm công việc hậu cần trước sau họp o thư ký: ghi lại nội dung, ý kiến định họp Thư ký dự thảo biên ghi chép sau họp o người cộng tác: tham gia cách tích cực vào họp cách đóng góp ý kiến thảo luận hướng • Xác định rõ người định • Xác định cách thức đưa định nào: lãnh đạo, bỏ phiếu nhóm, thống ý kiến chung • Xây dựng nội dung họp sử dụng danh mục kiểm tra để xây dựng nội dung cụ thể (Xem mục 2.4) Thu hút tham gia người cần thiết Cuộc họp nên bao gồm người sau tham gia: • người đưa định cuối • có quyền lực việc ủng hộ ngăn cản định • cung cấp nguồn thơng tin liên quan • cam kết giải vấn đề thực định • trình bày quan điểm bên tham gia quan trọng Mời thành viên chủ chốt tham gia vào họp cách: • mời riêng người tổ chức họp phù hợp với thời gian họ • trao cho họ vai trị chủ động khai thác lợi ích họ tham gia họp Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp Cung cấp trước chương trình họp Đưa vào chương trình nội dung thích hợp sau: • mục đích họp • kết mục tiêu đặt • ngày, địa điểm • đối tượng tham gia • vai trị người tham gia • nội dung cơng việc với trách nhiệm cá nhân bố trí thời gian thực • tài liệu họp kế hoạch chuẩn bị • thời gian họp Nội dung thảo luận bao gồm vấn đề mà nhóm thực khoảng thời gian cho phép Đối với họp kéo dài hai tiếng đồng hồ nên thảo luận khơng qúa năm vấn đề chính, họp kéo dài 30 phút nên thảo luận vấn đề Trình tự nội dung thảo luận: • tìm nhân tố có ảnh hưởng lẫn • tách ý kiến thuộc loại chia sẻ thông tin với ý kiến cần phải thảo luận giải • từ vấn đề dễ đến vấn đề phức tạp gây tranh cãi Thăm dò trước ý kiến người tham dự Bạn chuẩn bị họp tốt bạn: Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp • Biết trước ý kiến người tham dự họp vấn đề quan trọng • thảo luận với họ ý kiến mà bạn muốn họ chia sẻ với người tham gia khác Bạn chọn lựa để điều chỉnh nội dung họp bạn dựa thông tin từ người tham gia cung cấp cho bạn trước họp Chuẩn bị cho thảo luận định đưa • Thu thập tài liệu liệu liên quan • Nói chuyện với người tham gia ý kiến mục tiêu họ • Động viên người tham gia phát huy vai trị cho họ thấy bạn quan tâm đến ý kiến họ • Tóm tắt nội dung họp với lãnh đạo cấp bạn, người tham gia họp quan tâm đến kết họp • Phân phát chương trình thơng tin liên quan Nêu rõ mục đích mục tiêu họp Nếu bạn trình bày rõ mục đích mục tiêu họp vào đầu họp, bạn giảm thiểu việc lạc đề tránh đề cập đến vấn đề khơng liên quan Để tất người có hội phát biểu • Điều chỉnh mức độ đóng góp bạn để đảm bảo bạn khơng q áp đặt Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp • Kiểm sốt người hay cắt ngang người hay áp đảo họp; tạo hội cho người nói tham gia ý kiến • Cần có thái độ tích cực động viên vấn đề mà người phát biểu • Can thiệp có người phê bình cơng kích ý kiến người khác • Ghi lại ý kiến đóng góp vào tờ giấy khổ rộng để người nhìn thấy • Khi bạn cảm thấy có nhiều ý kiến muốn đóng góp cho vấn đề, cần quan sát lắng nghe tất ý kiến người muốn đóng góp • Hỏi người tham gia xem họ nghĩ Yêu cầu người chưa đóng góp ý kiến phát biểu • Chia thành nhóm hai ba người yêu cầu nhóm có báo cáo trở lại • Đừng q vội vàng bỏ phiếu hay đưa định Có kết luận cho vấn đề Khi định, nhóm bỏ phiếu dung hồ ý kiến (hai bên thống nhất) người lãnh đạo tự đưa định: • Bỏ phiếu cho bạn kết nhanh • Dung hồ ý kiến thường khó nhiều thời gian Trong dung hồ ý kiến, khơng phải tất người đồng ý với định trí ủng hộ định Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp • Quyết định lãnh đạo thường tốn thời gian Khi áp dụng phương pháp này, điều quan trọng tất thành viên cảm thấy quan điểm họ lắng nghe 10 Kết thúc họp với Kế hoạch hành động truyền đạt Các họp kết thúc khơng có kế hoạch hành động truyền đạt không đề hành động sau họp kết thúc Một kế hoạch hành động truyền đạt cần có ba yếu tố: • Những định kết cụ thể đạt họp công việc cần thực sau họp? • Ai chịu trách nhiệm nhiệm vụ này? • Khi nhiệm vụ hoàn thành? 11 Biên họp Một biên bao gồm: • Danh sách người tham gia • Mục tiêu họp • Các chủ đề thảo luận • Các định đưa • Các bước kế hoạch hành động • Thời gian họp chương trình theo dõi tiếp Một biên cho họp giải vấn đề bao gồm: Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp • Xác định vấn đề cần giải • Phương pháp phân tích • Các giải pháp • Tiêu chí để đưa định • Quyết định đưa • Ai theo dõi vào thời gian • Kết mong đợi Sau họp kết thúc, hoàn chỉnh biên kế hoạch hành động, sau gửi cho tất người tham gia họp, người không tham gia họp, cần thông báo Các kế hoạch hành động có nhiều khả thực xem thuộc trách nhiệm thực tế, bổn phận hợp đồng 12 Tổ chức họp khơng thức với người chưa nghe khơng hài lịng với kết họp Trong trình họp, cần ý đến dấu hiệu khơng hài lịng thành viên định cần tìm gặp họ sau họp Các trao đổi sau họp cung cấp cho bạn nhiều đóng góp quý báu tránh làm vấn đề đơn giản trở nên phức tạp không cần thiết 13 Cung cấp đủ nguồn lực hứa Cần đảm bảo thành viên cung cấp nguồn lực họ cần để đạt nhiệm vụ đựợc giao Trong trường hợp khơng thể cung cấp được, cần giải thích Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp 14 Thực định bạn Thực định đưa họp sớm tốt Điều cho thấy hiệu làm việc bạn với tư cách người chủ trì họp Cuối cùng, bạn đánh giá thông qua bạn làm nhiều thơng qua bạn nói Các gợi ý cho việc chuẩn bị tổ chức họp • Chỉ mời người cần phải tham dự người đóng góp để đạt mục tiêu họp • Nếu làm việc với nhóm lớn, cần chuẩn bị nhiều phương thức • Chọn lựa khơng gian họp thích hợp cần kiểm tra địa điểm họp thiết bị cần thiết • Chuẩn bị chương trình họp Một họp khơng có chương trình đội qn tìm kiếm khơng có đồ • Lên kế hoạch thời gian từ 30 phút đến họp cho nhóm nhỏ thường nên dự tính thấp khối lượng cơng việc nhóm hồn thành • Tổ chức họp thời gian tốt đạt mục tiêu họp • Thu thập thông tin tài liệu liên quan đến họp • Bắt đầu kết thúc họp • Bắt đầu với vấn đề đơn giản Những thành công buớc đầu thường tạo thuận lợi cho thành công Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp • Biên họp: Ghi lại tất vấn đề xảy họp • Yêu cầu người cung cấp tài liệu Các gợi ý cho việc kết thúc họp • Ghi lại bước xây dựng chương trình hành động phổ biến để thơng báo cho người tham gia bên liên quan khác • Kết thúc họp đạt mục tiêu, họp không tiến triển hết thời gian • Tóm tắt vấn đề thảo luận họp: vấn đề hồn thành • Đảm bảo việc theo dõi • Củng cố tầm quan trọng quan điểm ý tưởng chia sẻ cam kết góp phần cho họp tổ chức thành cơng • Cám ơn tham gia nhiệt tình người Các gợi ý để giải với hành vi gây khó khăn Các thành viên đến muộn • Bắt đầu họp • Tìm hiểu khiến người đến muộn tham dự • Giao cho người hay đến muộn cơng việc phải làm họp • Sau họp có người, hỏi người lại đến muộn Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 10 www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp Những thành viên sớm • Tìm hiểu người thường sớm • Khi bắt đầu họp, hỏi xem liệu người lại dự họp kết thúc không Nếu không, cần xem xét điều chỉnh lại thời gian họp Các thành viên lặp lặp lại vấn đề • Ghi ý kiến đóng góp người lên giấy lật • Nói cho họ biết bạn nghe ý kiến họ • Để vấn đề lại thảo luận sau Các thành viên làm việc riêng họp • Đặt câu hỏi yêu cầu người trả lời • Điểm danh giải lao • Nhắc lại nội quy bắt đầu họp Nói chuyện riêng • u cầu người tập trung câu hỏi “liệu tổ chức cuọc họp khơng”? • Hỏi người nói chuyện riêng liệu họ chia sẻ nói chuyện cho người nghe họ tiếp tục câu chuyện sau họp kết thúc • Trong nghỉ giải lao, hỏi xem chuyện xảy Những thành viên ln tỏ họ biết tất • Ghi nhận hiểu biết họ • Yêu cầu họ kiên nhẫn lắng nghe ý kiến người khác Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 11 www.Beenvn.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp Các bước để thảo luận vấn đề Khi thành viên tham gia họp gặp phải vấn đề khó khăn, đặt câu hỏi dẫn dắt sau: Các thành viên hiểu vấn đề này? Vấn đề xảy bao lâu? vấn đề diễn nào? Thống cách xác định vấn đề Các nguyên nhân vấn đề gì? Có giải pháp cho vấn đề này? Những hậu xảy vấn đề không giải quyết? Chúng ta chọn lựa giải pháp nào? Các nhân tố thời gian, nguồn lực, tài chính, giá trị v.v Thống giải pháp Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới 12 www.Beenvn.com Muốn biết thêm thông tin tài liệu: ELECTROWATT-INFRA VIETNAM Dự án Phát triển Đô thị Đông Hới 19 Quang Trung – Đồng Hới, Quảng Bình ĐT: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn Dự án Phát Triển Đô thị Đồng Hới Cơ quan Hợp tác Phát triển Thuỵ Sỹ tài trợ www.Beenvn.com ... cơng kích ý ki? ??n người khác • Ghi lại ý ki? ??n đóng góp vào tờ giấy khổ rộng để người nhìn thấy • Khi bạn cảm thấy có nhiều ý ki? ??n muốn đóng góp cho vấn đề, cần quan sát lắng nghe tất ý ki? ??n người... cách đóng góp ý ki? ??n thảo luận hướng • Xác định rõ người định • Xác định cách thức đưa định nào: lãnh đạo, bỏ phiếu nhóm, thống ý ki? ??n chung • Xây dựng nội dung họp sử dụng danh mục ki? ??m tra để xây... tố có ảnh hưởng lẫn • tách ý ki? ??n thuộc loại chia sẻ thông tin với ý ki? ??n cần phải thảo luận giải • từ vấn đề dễ đến vấn đề phức tạp gây tranh cãi Thăm dò trước ý ki? ??n người tham dự Bạn chuẩn