Quản lý học viên tại trung tâm ngoại ngữ

Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không còn xa lạ với chúng ta. Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh cho đến lình vực quản lý.Ngày nay khi nước ta đã mở cửa giao lưu với nhiều nước trên thế giới thì ngoại ngử là vấn đề thiết yếu. Các trung tâm ngoại ngữ mọc lên ồ ạt, lượng học viên cũng tăng đáng kể. Điều đó đã dẫn đến nhu cầu tạo ra một phần mềm để quản lý các học viên của trung tâm một cách hiệu quả và nhanh chóng.Hiện tại, chúng em xin trình báy đồ án “Quản lý học viên trung tâm ngoại ngữ” để cải tiến cách quản lý học viên của các trung tâm ngoại ngữ.Trong khuôn

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU……… …… 1

Mục lục……… 2

Phần I Khảo sát hiện trạng và thu thập yêu cầu……… 2

I Mô tả đồ án……… 2

II Khảo sát hiện trạng và thu thập yêu cầu:……… 2

III Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống……… 3

IV Phát hiện thực thể và mô hình ERD……… 4

1 Phát hiện thực thể:……… 4

2 Mô tả thực thể:……… 5

V Biễu diễn mô hình quan hệ ER:……… 8

VI Chuyển đổi sang mô hình ERD:……… 9

VII Các mô hình xử lý:……… 11

Mô hình DFD:……… 11

Mô hình MERISE……… 13

VIII Thiết kế giao diện:……… 19

Menu chuong trình;……… 19

Form của chương trình:……… 20

IX Nhận xét - đánh giá ……… 30

LỜI NÓI ĐẦU

Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đãkhông còn xa lạ với chúng ta Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng,chính xác đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh cho đếnlình vực quản lý

Ngày nay khi nước ta đã mở cửa giao lưu với nhiều nước trên thế giới thìngoại ngử là vấn đề thiết yếu Các trung tâm ngoại ngữ mọc lên ồ ạt, lượnghọc viên cũng tăng đáng kể Điều đó đã dẫn đến nhu cầu tạo ra một phầnmềm để quản lý các học viên của trung tâm một cách hiệu quả và nhanhchóng

Hiện tại, chúng em xin trình báy đồ án “Quản lý học viên trung tâm ngoạingữ” để cải tiến cách quản lý học viên của các trung tâm ngoại ngữ

Trong khuôn khổ thời gian cho phép để làm 1 đồ án môn học, chúng em chưahoàn tất được đầy đủ các chức năng của hệ thống Sau này nếu điều kiện chophép, đồ án này có thể phát triển rộng hơn về quy mô hoạt động sao cho hoànchỉnh và có thể ứng dụng vào quản lý

Tài liệu này gồm 2 phần:

Mô tả đồ án, khảo sát hiện trạng-thu thập yêu cầu và ràng buộc cho hệthống

Triển khai thực hiện đồ án

Trong đồ án của môn học này em có tham khảo mô hình MERISE choviệc xử lý

Chúng em xin cảm ơn thầy TS Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt chochúng em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng

em hoàn thành đồ án này

Nhóm sinh viên thực hiện

Nguyễn Huỳnh Phúc Duy

-0411084Nguyễn Bảo Nam - 0411101

PHẦN 1: Khảo sát hiện trạng– thu thậpYêu cầu

I Mô tả đồ án

Trung tâm ngoại ngữ CEF có các lớp Anh văn tổng quát , Anh văn giao tiếp

và TOEIC, số lượng học viên đông, nên trung tâm cần phát triển một hệ thốngtinhọc để việc quản lý các lớp học và học viên hiệu quả hơn Nghiệp vụ củatrung tâm như sau :

II Khảo sát hiện trạng và thu thập yêu cầu:

- Tiếp nhận học viên :

Mỗi năm trung tâm có 4 đợt khai giảng cho tất cả các lớp, mỗi khóa

học kéo dài 3 tháng (12 tuần) Mỗi loại lớp được chia thành các cấp lớp ứngvới trình độ học viên từ thấp đến cao Học phí khác nhau tùy vào loại lớp vàcấp lớp (cấp lớp cao thì học phí có thể cao hơn)

Trước mỗi đợt khai giảng khoảng một tháng, bộ phận giáo vụ

bắt đầu nhận học viên mới

Khi đến đăng ký học, học viên sẽ chọn giờ học (mỗi loại lớp sẽ có

một số giờ học nhất định để học viên lựa chọn) và loại lớp muốn học (Anhvăn tổng quát, Anh văn giao tiếp hay TOEIC) Học viên sẽ đóng học phítương ứng với cấp học thấp nhất của loại lớp đó , nếu sau khi thi xếp lớp họcviên được vào học cấp lớp cao hơn với học phí cao hơn thì sẽ đóng bổ sung.Nhân viên trung tâm ghi nhận thông tin học viên, thu tiền và lập biênn lai thuhọc phí, đồng thời hẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp

Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa

sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu sẽ đăng ký họclại) Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thi xếplớp

- Tổ chức thi xếp lớp

Thông thường mỗi đợt khai giảng trung tâm sẽ tổ chức khoảng 3

đợt thi xếp lớp, nếu học viên không có yêu cầu nào khác thì đợt thi của họ sẽđược xếp theo thứ tự đăng ký Đề thi xếp lớp được ra theo hình thức trắcnghiệm, dựa vào số điểm mà học viên đạt được trung tâm sẽ xếp họ vào cấplớp phù hợp

Sau khi đã có kết quả thi xếp lớp (đã phân học viên vàp các cấp lớp

phù hợp), giáo vụ sẽ dựa trên giờ học mà học viên đăng ký để mở lớp Nếu cómột giờ học mà có quá ít học viên thuộc cùng một cấp lớp (dưới 12 học viên)thì sẽ không mở lớp Khi đó, giáo vụ xem lại điểm thi của sinh viên để quyếtđịnh cho sinh viên học lên hoặc xuống một cấp nếu có lớp Nếu vẫn không

sẽ hoàn trả học phí cho học viên Một lớp có tối đa 25 học viên, nếu vượt hơnthì phải tách thành 2 lớp.

Ví dụ : lớp TOEIC giờ học 17h30 đến 19h thứ 2-4-6 có 50 học viên

đăng ký (kể cả học viên mới và học viên cũ), trong đó có 21 học viên cấp lớp

1, 19 học viên cấp lớp 2, 10 học viên cấp lớp 3, khi đó trung tâm sẽ không mởlớp cấp 3 vào giờ này mà xem xét chuyển 10 học viên này xuống cấp lớp 2nếu có thể (học viên không là học viên cũ đã học xong lớp cấp 2, điểm thi củahọc viên không quá cao) hoặc đề nghị với học viên giờ học khác

Sau khi đã mở các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả

xếp lớp và phòng học Học viên bắt đầu khóa học mới

- Tổ chức thi cuối khóa:

Thi cuối khóa sẽ không tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ tự cho

lớp thi vào tuần cuối cùng Sau đó, giáo viên gởi điểm cho giáo vụ, giáo vụghi nhận lại kết quả thi cuối khóa vào hồ sơ học viên

Học viên học lại do thi không đạt sẽ được giảm 50% học phí Học

viên có kết quả thi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp sẽ được giảm 20% học phí,xếp thứ 2 được giảm 10% học phí Học viên chỉ được xét giảm nếu đăng kýhọc ngay đợt khai giảng kế tiếp Khi đóng học phí học viên vẫn đóng đủ, và

sẽ nhận lại phần được giảm sau khi đã học được một tuần

III Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống

Phân tích và thiết kế hệ thống theo đặc tả trên, với các yêu cầu sau

- Quản lý thông tin học viên : thông tin cá nhân, đợt thi xếp lớp,

kết quả thi xếp lớp, các lớp họ đã học và kết quả thi cuối khóa

của các lớp đó

- Quản lý thông tin về các lớp được mở trong mỗi đợt và các thông

tin liên quan

- Ghi nhận một số thông tin khác : việc đóng bổ sung học phí, trả

lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng,

trong một năm; Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ,…

IV Phát hiện thực thể và mô hình ERD

1 Phát hiện thực thể:

1.1 Thực thể: LOAILOP

1 - Mỗi thực thể tượng trưng cho loại lớp học

2 - Các thuộc tính: MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc

0 1.2 Thực thể: LOP

3 - Mỗi thực thể tượng trưng cho một lớp học

4 - Các thuộc tính: MaLop, TenLop, SiSo

5 1.3 Thực thể: BIENLAI

6 - Mỗi thực thể tượng trưng cho bien lai cua một học viên

0 - Các thuộc tính: MaBienLai, TienHocPhi

7 1.4 Thực thể: CAPLOP

8 - Mỗi thực thể tượng trưng cho một cấp bậc của một lớp học

9 - Các thuộc tính: MaCapLop, TenCapLop

10 1.5 Thực thể: KHOAHOC

11 - Mỗi thực thể tượng trưng cho một khóa học

12 - Các thuộc tính: NienHoc, HocKy

13 1.6 Thực thể: HOSOHV

14 - Mỗi thực thể tượng trưng cho một hồ sơ của học viên

15 - Các thuộc tính: MaHoSo, DiemThi,KetQua

16 1.7 Thực thể: HOCVIEN

17 - Mỗi thực thể tượng trưng cho một học viên

18 - Các thuộc tính: MaHocVien, TenHocVien, DiaChi, NgaySinh, GioiTinh

19 1.8 Thực thể: DOTTHI

20 - Mỗi thực thể tượng trưng cho một đợt thi

21 Các thuộc tính: MaDotThi, NgayThi

Tên của loại lớp họcGiờ học của loại lớp

CCTimedate

not nullnot nullnot nullnot null

họcNgày học của loạilớp học

Số học viên thamgia

CCint

not nullnot nullnot null

not nullnot nullnot null

Tên của cấp lớp học

CC

not nullnot null

CC

not nullnot null

Họ và tên học viênNgày sinh của học viên

Giới tính học viênĐịa chỉ học viên

CCDateCC

not nullnot nullnot nullnot null

4 kí tự

50 ký tự

10 ký tự

1 ký tự

80 ký tự

Điểm thi của họcviên

Kết quả học tập củahọc viên

CintC

Ngày thi

Cdate

not nullnot null

4 kí tự

10 kí tự

VI Chuyển đổi sang mô hình ERD:

Mối kết hợp:

1 Giữa HOCVIEN & LOP

Dangky(MaHocVien, MaLop)

2 Giữa HOCVIEN & DOTTHI

Thi(MaDotThi, MaHocVien, Diem)

3 Giữa HOCVIEN & HSHV

Luu(MaHocVien, MaHoSo)

4 Giữa LOP & HSHV

Cua(MaLop, MaHoSo)

5 Giữa DOTTHI & KHOAHOC

Thuoc(MaDotThi, NienHoc, KhoaHoc)

6 Giữa KHOAHOC & LOP

Cua(NienHoc, KhoaHoc, MaLop)

7 Giữa LOAILOP & LOP

Thuoc(MaLoaiLop, MaLop)

8 Giữa LOP & CAPLOP

Thuoc(MaLop, MaCapLop)

9 Giữa BIENLAI & DangKy

Cua(MaBienLai, MaHocVien, MaLop, )

Mô Hình Quan Hệ :

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )

LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)

BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, MaHocVien, MaLop )

KHOAHOC (NienHoc, HocKy)

HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )

HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )

DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, NienHoc, KhoaHoc)

DANGKY( MaHocVien, MaLop, MaBienLai)

DIEMTHI(MaHocVien, MaDotThi, Diem)

Mô hình quan hệ cải tiến

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )

LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)

BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, DK_ID )

KHOAHOC (KH_ID,NienHoc, HocKy)

HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )

HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )

DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, KH_ID)

DANGKY( DK_ID,MaHocVien, MaLop, MaBienLai)

DIEMTHI(DT_ID,MaHocVien, MaDotThi, Diem)

VII Các mô hình xử lý:

1 Mô hình DFD:

1.1 Cấp 1:

1.2 Cấp 2:

1.2 Cấp 2:

2 Mô hình MERISE:

2.1 Mô tả hệ thống con của quy trình:

9 Thông tin học viên

10 Điểm thi cuối kỳ

11 y êu cầu thống kê

12 kết quả thống kê

13

14

2.3 Các sơ đồ các biến cố:

2.4 Mô hình xử lý quy trinh MERISE cho việc phân lớp:

Vịtrí Thời gian thực hiện

1 Kiểm tra học viên Xác định Tự NV Sau khi có kết quả

có thi xếp lớp hay

không ?

hoc viên cóthi xếp lớp ?

2 Ghi nhận cấp lớp Phân cấp

lớp theođiểm thi

Tựđộng

NV Sau khi có kết quảthi

3 Kiểm tra giờ học

và số lượng để lập

lớp

Phân lớptheo giờ học

và số lượnghọc viên

Tựđộng

NV Sau khi có kết quảthi

4 Chia học viên làm

hai

Tách thànhhai lớp

Tựđộng

NV Sau khi có kết quảthi

5 Xữ lý điểm thi Nâng hay

giảm điểmthi

Tựđộng

NV Sau khi có kết quảthi

6 Ghi nhận thong tin

lớp học cho học

viên

Ghi thongtin về lớphọc

Tựđộng

NV Sau khi có kết quảthi

2.5 Mô hình xử lý MERISE cho việc tiếp nhận học viên:

Vịtrí Thời gian thực hiện

1 Kiểm tra biên lai Xác định

biên lai

Tựđộng

NV Khi có học viênđăng ký

2 Kiểm tra biên lai So khớp

biên lai củahọc viên

Thủcông

NV Khi có học viênđăng ký

3 Lưu thong tin

đăng ký

Ghi nhậnthong tinhọc viênđăng ký

Tựđộng

NV Khi có học viênđăng ký

4 Xác định thông tin

đăng ký

Xác địnhthong tinhọc viênđăng ký

Tựđộng

NV Khi có học viênđăng ký

5 Lập biên lai In biên lai Tự NV Khi có học viên

động đăng ký

6 Lập biên lai Gởi biên lai

cho họcviên

Thủcông

NV Khi có học viênđăng ký

VIII Thiết kế giao diện:

1 Menu chuong trình;

2 Form của chương trình:

Form đăng nhập:

Ý nghĩ hoạt động

1 - Khi nhân viên kích hoạt chương trình, hệ thống đòi hỏi phải có quyền hạn sử dụng chương trình Nhân viên phải nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá nhân vào mới sử dụng được Vì những thay đổi của nhân viên này lên hệ thống đều được lưu trữ lại

Qui tắc hoạt động

1 - Dành riêng cho nhân viên giáo vụ sử dụng Nếu cố tình đăng nhập vào khi không có thẩm quyền, sau 3 lần nhập sai, chương trình sẽ tự động thoát và lưu trữ sự kiện này lại

Các thao tác màn hình

1 - Nhập mã số nhân viên và mật khẩu cá nhân vào sau đó bấm nút login

Hệ thống menu chính của chương trình;

Trên menu chính là các chức năng hính của chương trình

Menu chính:

Ý nghĩa hoạt động:

- Đây là menu chính quản lý toàn bộ chương trình

- Hiển thị tên người đăng nhập ở góc trên bên trái

- Màn hình gồm có 5 modules để người dùng sử dụng

- Hệ thống menu tương ứng với từng chức vụ của nhân viên đăng nhập vào hệthống

2.3 Menu tiếp nhận học viên:

Menu tiếp nhận học viên:

- Xem lịch học

- Lập biên lai

2.4 Menu kết quả học viên

Menu tiếp ghi kết quả học viên:

- Ghi kết quả thi xếp lớp

- Ghi kết quả thi cuối khóa

2.6Form Thong tin học viên:

2.7Form ghi điểm thi xếp lớp:

2.8Form ghi điểm thi cuối khóa;

2.10 Thiết kế hệ thống:

a Mô tả hệ thống con:

thật đầy đủ, còn nhiều thiếu xót Nếu có điều kiện chúng em sẽ tiếp tục hoàn thiện chuong trình trong thời gian tới.

Ưu điểm

1 - Đã xây dựng được các mô hình của chương trình

2 - Xây dựng một số chức năng thỏa mãn yêu cầu đặt ra ban đầu

Khuyết điểm

1 - Chưa thật sự hoàn chỉnh, còn có những thiếu xót đáng kể

2 - Giao diện chưa đẹp

3 - Thuật giải chưa chi tiết