slikr bài giảng quản trị dự án - thạc bình cường chương 5 quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án

Quản lý Dự án CNTT Quản lý Dự án CNTT Thạc Bình Cường 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 2 Nội dung Khoá học Nội dung Khoá học  Bài 1. Giới thiệu chung  Bài 2. Xác định dự án  Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án  Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án  Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án  Bài 6. Kết thúc dự án 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 3 Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án thực hiện dự án 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng 2. Họp 3. Quản lý cấu hình 4. Kiểm soát thay đổi 5. Quản lý chất lượng 6. Quản lý rủi ro 7. Lập lại kế hoạch 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 4 Các mục tiêu của phần này Các mục tiêu của phần này Sau khi kết thúc phần này, bạn sẽ hiểu:  Kiểm soát là gì ? và tại sao sự thành công của dự án phụ thuộc vào nó  Những việc thiết lập và các nhiệm vụ kế tiếp nào cần được thực hiện để triển khai kiểm soát được hiệu quả 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 5 1. Thu thập và đánh giá hiện 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng trạng  Thu thập hiện trạng là: Dùng mọi phương sách để xác định xem các công việc (nói riêng) và toàn bộ dự án (nói chung) hiện nay đang tiến triển thế nào. 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 6 Các bước Các bước  Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1 hoặc hai tuần). Công bố cho cán bộ tổ dự án biết Ví dụ  Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án.Ví dụ  Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu. (Cần phân tích kỹ lưỡng)  Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các tài liệu, báo cáo điện tử) 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 7 Mục đích của đánh giá Mục đích của đánh giá  Làm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tế  Khác biệt có thể là xấu hoặc tốt.  Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng trường hợp cụ thể) – Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch – Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại – Sai biệt ngân sách – Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 8 V V í dụ: í dụ: Hi Hi ện trạng dự án ện trạng dự án Gửi tới: Từ: Copy: tuÇn kÕt thóc: kÕ ho¹ch dù ¸n: tr ëng nhãm Mô tả các công việc được phân công trong tuần Số hiệu công việc Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế Số giờ thực tê Số giờ còn lại Tổng Số giờ dự tính cho tuần Ghi chó Số hiệu công việc Mô tả các công việc được phân công trong tuần Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 9 Ví dụ: Phân công nhiệm vụ Ví dụ: Phân công nhiệm vụ tªn dù ¸n: ngµy: Tªn/sè nhiÖm vô: tªn kÕt qu¶ bµn giao: m« t¶ kÕt qu¶ bµn giao: Người ® îc giao nhiÖm vô ký (To be signed off by lead team member upon completion) tªn ngµy ghi chó Người sử dụng ký (To be signed off by designated user representative) tªn ngµy ghi chó Quản lý chất lượng ký (To be signed off by person(s) appointed for quality review) tªn ngµy ghi chó Trưởng nhóm ký (To be signed off by the team leader only when deliverable has been satisfactorily completed and quality is acceptable) tªn ngµy ghi chó Nếu không kèm theo sản phầm, ghi nơi lưu trữ: Dành riêng cho văn phòng dự án Đã nhận sản phẩm? YES/NO Ghi chú: Thời gian dành thêm= 0 YES/NO Ghi chú : Công việc đã kết thúc? YES/NO Ghi chú: 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 10 V V í dụ: í dụ: Kết quả bàn giao - mốc Kết quả bàn giao - mốc thực hiện thực hiện Dù ¸n: XXXXX ngµy b¸o c¸o: dd/mm/yy Mèc hoµn thµnh ngµy kÕt thóc hiÖn tr¹ng ghi chó sù kiÖn# xanh vµng ®á Baseline lÞch Xxxxx xxx N [...]... thc trng - th xu hng kế hoạch so với thực tế nhiệm vụ, nỗ lực, hay chi phí 60 50 40 30 kế hoạch hiện tại thực tế hiện nay 20 tổng ớc tính cuối cùng 10 0 10/4 24/4 8 /5 22 /5 5/6 19/6 3/7 17/7 31/7 14/8 28/8 11/9 tuần kết thúc Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 11 10/24/14 K hoch vi thc t hon thnh 35 120 30 100 25 80 20 Nhim v 60 15 40 10 20 5 0 0 7/6 14/6 21/6 28/6 5/ 7 12/7 19/7 26/7 2/8 nhiệm vụ thực tế... thoi Nu phi hp trờn 1 gi => tỡm cỏch th gión Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 33 10/24/14 Khuụn kh kim soỏt d ỏn mức kiểm soát công việc kiểm soát Ban ch o kế hoạch quản lý kế hoạch quản lý KH CV chi tiết kế hoạch công việc chi tiết báo cáo B/c Ban ch o B/c quản lý dự án quản lý dự án B/c trởng nhóm trởng nhóm danh mục nhiệm vụ Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn nhóm B/c thành viên nhóm 34 10/24/14 Chu... variance (CPI) = EV / AV (SPI) = EV / PV Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 24 10/24/14 Phõn tớch tr giỏ thu c 300 Hin ti 250 200 Gi 150 100 50 0 1/6 8/6 15/ 6 22/6 29/6 6/7 13/7 20/7 27/7 3/8 Thi gian số giờ theo kế hoạch Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn số giờ thu đợc số giờ thực tế 25 10/24/14 Nhim v ca PM: tr li cõu hi Ti sao cú s khỏc bit? S khỏc bit l tt hay xu? Cú cn nhng hnh ng un nn, iu chnh... so vi k hoch (vt ngõn sỏch) hoc lõu hn so vi k hoch (chm so vi k hoch lm vic) Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 20 10/24/14 Figure 7-4 Tớnh toỏn giỏ tr kim c sau 5 thỏng cho mt d ỏn 1 nm Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 21 10/24/14 Hỡnh 7 -5 Biu giỏ tr thu c i vi d ỏn trong 5 thỏng Nu c tớnh ti thi im hon thnh D toỏn khi hon thnh Giỏ tr d tớnh (PV) Chi phớ thc t Giỏ tr thu c (EV) Qun lý kim soỏt vic thc... Phi, xut s dng phng phỏp ny c tớnh giỏ tr thu c Vớ d, n cui tun 1, cụng vic ci t mỏy ch ó hon thnh mt na T l thc hin l 50 % (50 /100) bi vỡ ht tun 1, lch trỡnh theo k hoch l cụng vic ny phi hon thnh 100%, nhng thc t ch hon thnh c 50 % Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 17 10/24/14 Bng 7-4 Tớnh toỏn giỏ tr thu c sau 1 tun hot ng 1 Hot ng Tun Giỏ tr thu c (EV) Giỏ tr d tớnh (PV) Chi phớ thc t (AC) Bin ng... chi phớ Vi mt c s - baselines (k hoch ban u v thay i c chp nhn), bn cú th xỏc nh c d ỏn t c mc ớch ca nú mc no Bn phi nhp nh k thụng tin thc t dựng EVM Ngy cng nhiu t chc trờn th gii dựng EVM kim soỏt chi phớ d ỏn Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 15 10/24/14 Cỏc thut ng qun lý giỏ tr thu c Giỏ tr d tớnh (PV), trc õy c gi l chi phớ d toỏn cho cỏc cụng vic ó c lờn lch (BCWS), cng gi l d toỏn,... i chi phớ (CV) = EV - AV thay i lch trỡnh (SV) = EV PV ch s chi phớ thc hin (CPI) = EV / AV ch s lch trỡnh thc hin (SPI) = EV / PV Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 23 10/24/14 Phõn tớch cụng thc BCWS: Ngõn sỏch cho tin cụng vic (PV) ACWP: Ngõn sỏch cho khi lng cụng vic t c (Thc t) (AV) BCWP: Ngõn sỏch cho khi lng cụng vic thc hin (D tớnh) (EV) SV = CV = BCWP-BCWS BCWP-ACWP Schedule variance... 28/6 5/ 7 12/7 19/7 26/7 2/8 9/8 16/8 23/8 30/8 6/9 13/9 20/9 27/9 4/10 11/10 18/10 Thi gian Cụng vic bt Cụng vic bt u k hoch u thc t Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn Cụng vic hon thnh k hoch Cụng vic hon thnh thc t 13 10/24/14 Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 14 10/24/14 Qun lý giỏ tr thu c (EVM) EVM l phng phỏp ỏnh giỏ hot ng d ỏn, nú tớch hp cỏc d liu v phm vi, thi gian v chi phớ Vi mt c s - baselines... tr thu c (EV) Giỏ tr d tớnh (PV) Chi phớ thc t (AC) Bin ng chi phớ (CV) Bin ng lch trỡnh (SV) Ch s thc hin chi phớ (CPI) Ch s thc hin lch trỡnh (SPI) Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 18 10/24/14 Bng 7 -5 Cụng thc tớnh giỏ tr thu c Thut ng Cụng thc Giỏ tr thu c Bin ng chi phớ Bin ng lch trỡnh Ch s thc hin chi phớ Ch s thc hin lch trỡnh c lng ti thi im hon thnh Thi gian c tớnh hon thnh Qun lý kim soỏt... 10/24/14 Chu k kim soỏt d ỏn nờu rừ rng chu k cỏc s kin cho vic lp bỏo cỏo thc trng xỏc nh cỏc thụng tin thụng thng c yờu cu vi cỏc mc iu hnh, qun lý, nhúm thit lp thi gian biu cho vic lp bỏo cỏo yờu cu i vi tng mc Qun lý kim soỏt vic thc hin d ỏn 35 10/24/14 BC hin trng ca qun lý d ỏn 1 r xột cỏc biờn bn cuc hp trc thng nht ni dung hin cỏc hot ng thc 2 R xột túm tt thc trng d ỏn tng hp thay i tn . thực hiện dự án 3 Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án thực hiện dự án 1. Thu thập và đánh giá hiện trạng 2. Họp 3. Quản lý cấu hình 4. Kiểm soát.  Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự án  Bài 4. Các công cụ phục vụ quản lý dự án  Bài 5. Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án  Bài 6. Kết thúc dự án 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực. 18/10 0 20 40 60 80 100 120 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 14 10/24/14 Quản lý kiểm soát việc thực hiện dự án 15 Quản lý giá trị thu được (EVM) Quản lý giá trị thu được (EVM)  EVM là phương pháp đánh giá