Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án doc

Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án  Thu thập và đánh giá hiện trạng  Tổ chức họp  Quản lý cấu hình  Kiểm soát thay đổi  Quản lý chất lượng  Quản lý rủi ro  Lập lại kế hoạch 1.Thu thập và đánh giá hiện trạng Dùng mọi phương sách để xác định xem các công việc (nói riêng) và toàn bộ dự án (nói chung) hiện nay đang tiến triển thế nào. Các bước  Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1 hoặc hai tuần). Công bố cho cán bộ tổ dự án biết  Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của tổ dự án.  Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu. (Cần phân tích kỹ lưỡng)  Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các tài liệu, báo cáo điện tử) Mục đích của đánh giá  Làm rõ sự khác biệt Dự kiến và Thực tế  Khác biệt có thể là xấu hoặc tốt.  Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng trường hợp cụ thể)  Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch - Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại  Sai biệt ngân sách  Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế Nhiệm vụ của PM  Phải trả lời câu hỏi:  Nguyên nhân của sự khác biệt?  Sự khác biệt là tốt hay xấu?  Có cần những hành động phù hợp nhằm điều chỉnh dự án hay không?  Nếu có, thì đó là gì? Một số nguyên nhân dự án sai kế hoạch  Vượt kế hoạch ( Có vượt kế hoạch thực sự?)  Phạm vi giảm mà không có sự phê chuẩn/ nhiệm vụ kết thúc không có kế hoạch thời gian cho những công việc này  Các tiêu chuẩn không được tuân theo  ước tính về các dự đoán để hoàn thiện không đúng  Bỏ qua việc duyệt lại Một số nguyên nhân dự án sai kế hoạch  Sau kế hoạch  Không giải quyết các vấn đề kỹ thuật  Các vấn đề về nguồn bên ngoài  Thực hiện các thành viên nhóm  Tận dụng các nguồn thấp  Phạm vi/mục tiêu dự án không rõ ràng  Những thay đổi về phạm vi không được thông qua Một số hoạt động khắc phục  Xác định khi nào xảy ra các vấn đề trong một dự án tương tự  Rà xét việc kiểm soát các sự kiện và thay đổi để xác định các vấn đề tiềm ẩn trong công việc sắp tới  Có khuôn mẫu nào không nhìn thấy được không?  Thời gian cho việc kết thúc tăng lên  Quá trình sửa lỗi tăng lên Một số hoạt động khắc phục  Có các công cụ đặc biệt được yêu cầu để hoàn thành các công việc sắp tới không.  Đánh giá các lựa chọn đối với công việc của các nhiệm vụ sắp tới?  Các cuộc họp nhóm để giải quyết các sự kiện, điểm mạnh, điểm yếu Lập báo cáo & kiểm soát dự án  Thiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạng  Kế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều hành  Các phương pháp trình bày đa dạng thích hợp với từng đối tượng và công việc được giao  Yêu cầu môi trường hỗ trợ về truyền thông [...]... người => thực hiện theo Ghi lại biên bản, kết quả cuộc họp Có đầy đủ các thành phần, thực hiện công bằng dân chủ Nếu phải họp trên 1 giờ => tìm cách thư giãn Nên tránh:   Họp không hiệu quả, quá dài, không tập trung, bị vài cá nhân chi phối Ghi lại kết quả không đầy đủ Khuôn khổ kiểm soát dự án Công việc kiểm soát Báo cáo Mức kiểm soát kế hoạch quản lý B/c Ban chỉ đạo Ban chỉ đạo B/c quản lý dự án kế... hoạch quản lý KH CV chi tiết kế hoạch công việc chi tiết danh mục nhiệm vụ quản lý dự án B/c trưởng nhóm trưởng nhóm nhóm B/c thành viên nhóm Chu kỳ kiểm soát dự án  Nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạng  Xác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức điều hành, quản lý, nhóm  Thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với từng mức BC hiện trạng... từng mức BC hiện trạng của quản lý dự án 1 Rà xét các biên bản cuộc họp trước  thống nhất nội dung, các hoạt động thực hiện 2 Rà xét tóm tắt thực trạng dự án tổng hợp  thay đổi, ngày kết thúc, tận dụng, đường dẫn quan trọng 3 Rà xét thực trạng dự án của từng cá nhân  những thay đổi chủ yếu, hiện trạng các nhiệm vụ quan trọng, ngày kết thúc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án 4 Tóm tắt trưởng nhóm... cầu chức năng Quản lý cấu hình kiểm soát phiên bản Mô hình kiểm tra Văn bản kỹ thuật Tài liệu đào tạo Kế hoạch dự án Quy trình hoạt động Phần mềm trọn gói Văn bản hệ thống Đặc tả nâng cấp Tài liệu triển khai Đặc tả giao diện Kiểm soát phiên bản phải được thực hiện đối với từng kết quả bàn giao Đặc tả phần cứng Các kết quả bàn giao nằm trong phạm vi quản lý cấu hình Kiểm soát phiên bản 0.1 0.2 0.n 1.1... dự án Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án  Ví dụ:   Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi người tài trợ) Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần mềm (gây ra bởi khách hàng) Thay đổi nhỏ  Không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án  Ví dụ:   Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía chủ nhà - khách hàng) Dự án. .. quy trình quản lý sự thay đổi và sự kiện Theo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát và truyền thông  bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện Các tác nhân gây ra thay đổi       Khách hàng Các cơ quan/đơn vị liên quan Tổ dự án Người tài trợ Chính PM v.v Các nguồn tạo thay đổi            Xuất hiện nhà cung cấp phần mềm mới Chuyển đổi Rà xét kiểm soát chất... BC hiện trạng của quản lý dự án 5 Rà xét các ghi chép sự kiện  các sự kiện được giải quyết 6 thảo luận tận dụng nguồn  hiện trạng kế hoạch cho thuê, các ảnh hưởng chính 7 Khái quát công việc của những tuần tới  các kết quả bàn giao chính được hoàn thành, những khó khăn 8 Các thảo luận khác BC hiện trạng của ban điều hành        Tóm tắt thực trạng Kế hoạch quản lý cập nhật Phân tích dự án, ... Các vấn đề về hoạt động quản lý Các điểm lưu ý về quản lý Các mốc hoàn thành trong suốt giai đoạn Các mốc phải hoàn thành giai đoạn tới 3 Quản lý cấu hình Quan niệm về Quản lý cấu hình  Mọi người thường nghĩ đây là vấn đề về LANs, WANs vv… Đây là các hoạt động mang tính kỹ thuật cao và nó liên quan rất ít đến quản lý dự án Mục đích    Thực hiện hai chức năng chính cung cấp việc truy cập an toàn và... các kết quả bàn giao đã được thông qua kiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa các kết quả này Các chức năng quản lý cấu hình Trả lại mục đó cập nhật Bàn giao sản phẩm (4) (3) Khôi phục / cập nhật (2) Kho quản lý cấu hình Bổ sung khoản mục mới (1) Kiểm soát báo cáo (6) Lưu giữ (5) Vai trò  Các kết quả bàn giao của dự án là tài sản có giá trị mà đã đầu tư... sung hoặc khắc phục  Ví dụ:   Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm trong tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi (do PM hoặc tổ dự án đề nghị) Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do khách hàng phát hiện ra) Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổi    Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng, lường trước Thay đổi: . Quản lý, kiểm soát việc thực hiện dự án  Thu thập và đánh giá hiện trạng  Tổ chức họp  Quản lý cấu hình  Kiểm soát thay đổi  Quản lý chất lượng  Quản lý rủi ro  Lập. Khuôn khổ kiểm soát dự án Công việc kiểm soát Mức kiểm soát Báo cáo Ban chỉ đạo quản lý dự án trưởng nhóm nhóm B/c Ban chỉ đạo B/c quản lý dự án B/c trưởng nhóm B/c thành viên nhóm kế hoạch quản. cáo & kiểm soát dự án  Thiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạng  Kế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều hành  Các phương