slikr bài giảng quản trị dự án - thạc bình cường chương 4 các công cụ phục vụ quản lý dự án

Quản lý Dự án IT Thạc Bình Cường Nội dung Khoá học Bài Giới thiệu chung  Bài Xác định dự án  Bài Lập kế hoạch thực dự án  Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án  Bài Quản lý, kiểm soát việc thực dự án  Bài Kết thúc dự án  Các công cụ phục vụ quản lý dự án Giới thiệu Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Hồ sơ quản lý dự án Các biểu mẫu (Forms) Văn phòng dự án (Project Office) MS Project - Tool Các công cụ phục vụ quản lý dự án Giới thiệu Mục tiêu phần Giúp học viên hiểu biết về:  Nắm thủ tục  Hiểu ý nghĩa loại tài liệu chủ yếu  Các công việc thường ngày phận văn phịng quản lý dự án Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án Tổ dự án Các thủ tục dự án PM cần phải xây dựng số thủ tục làm việc dự án  Mỗi thủ tục quy định/nội quy bắt buộc thành viên dự án phải tuân theo  Mỗi thủ tục viết rõ ràng, phát cho anh em, khơng nói lời  Bài 4: Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Phải chọn phần mềm thích hợp  Phải học sử dụng phần mềm thành thạo  Nên sử dụng phần mềm cho:  – tất máy tính dự án – tất cơng việc đáp ứng  Phần mềm trợ giúp, thay Các công cụ phục vụ quản lý dự án Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án Dữ liệu phải thường xuyên cập nhật  Người cập nhật tốt Người xem nhiều tốt  Biết sử dụng thành thạo biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm  Trong thực tế nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng  Nên kết hợp thêm với phần mềm Word, EXCEL, Email  Các công cụ phục vụ quản lý dự án Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý Vì phải áp đặt thủ tục Tạo chuẩn mực để trao đổi, làm việc nhóm cách hiệu  Tập trung suy nghĩ, hành động thành viên tổ theo hướng  Tăng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không thời gian hỏi nhau)  Chỉ nên đặt thủ tục cho nội dung chính, quan trọng (PM định)  Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Nên xây dựng thủ tục cho Kiểm soát thay đổi  Sử dụng thiết bị  Dùng biểu mẫu  quy chế báo cáo  Trách nhiệm số người dự án  Họp hành  Mua sắm vật tư, thiết bị  Mỗi thủ tục phải trả lời câu hỏi: Ai, gì, nào, đâu, nào, Tại  Bài 4: Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Luồng công việc (WorkFlow) Lập danh sách công việc biểu đồ mạng Xác định công việc cịn chưa bắt đầu hay chưa hồn tất tới ngày Có Cơng việc hồn thành 100%? Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án Ghi hoàn thành 100% Không Ghi ngày bắt đầu thực tế Xác định người tiếp xúc để biết trạng công việc Thu thập trạng công việc Ghi ngày hồn thành thực tế Thủ tục quản lý cơng việc Ghi phần trăm hoàn thành 10 Tổ dự án Hồ sơ giúp kiểm sốt dự án  KÕt qu¶ bàn giao đáp ứng tiêu chuẩn Tối thiểu hoá rủi ro dự án Kế hoạch xây dựng phù hợp với mẫu Tiến trình đo lường, ghi chép báo cáo Các trở ngại xác định Cỏc cụng c phc vụ quản lý dự án 18 Tổ dự án Quy trình báo cáo Kiểm sốt  Theo dâi & xem xét liệu mục tiêu Rà xét kết bàn giao Báo cáo phân tích tiến trình Tỏi nh hng dự án cần thiết Lựa chọn phần mềm quản lý dự ¸n Các công cụ phục vụ quản lý dự án 19 Tổ dự án Các biểu mẫu tài liệu dự án  PM cần quy định số biểu mẫu cho số báo cáo, đề nghị, tờ trình, Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 20 Các biểu mẫu Vì cần biểu mẫu Thống cách trình bày vấn đề  Dễ theo dõi, xử lý  Các công cụ phục vụ quản lý dự án 21 Các biểu mẫu Ví dụ số biểu mẫu             Mô tả công việc Ước lượng thời gian công việc Bản ghi trạng cơng việc Kiểm sốt thay đổi Bổ nhiệm nhân viên Dự kiến chi phí Vấn đề nảy sinh Đơn mua hàng Theo dõi sử dụng lao động (chấm cơng) Bản ghi chi phí sử dụng tài ngun thực tế Đồ hình tài ngun … Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 22 Các biểu mẫu Lưu ý Nên soạn biểu mẫu máy tính (chia sẻ thơng báo rộng rãi)  Có hướng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng)  Thiết kế thoáng, nhiều chỗ trống  Chỉ yêu cầu viết đủ thông tin cần thiết, tránh viết dài, thừa  Biểu mẫu nên thiết kế cho dễ khai, thời gian để khai  Các công cụ phục vụ quản lý dự án 23 Các biểu mẫu Báo cáo Báo cáo: loại Biểu mẫu (Form), thiết kế để cấp báo cáo lên cấp  Form cho báo cáo thiết kế đa dạng, phong phú (lời văn, hình vẽ, bảng biểu, ) Cố gắng cho báo cáo tạo máy tính  Ví dụ  Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 24 Báo cáo Một số ví dụ báo cáo dùng dự án bao gồm Biểu đồ mũi tên  Sơ đồ  Biểu đồ việc trước  Lịch biểu việc trước - sau  Lịch biểu dự án  Tóm tắt trạng thái dự án  Chi phí tài nguyên  Việc sử dụng tài ngun đến ngày  Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 25 Báo cáo Các biên Là loại tài liệu thiếu  Là dạng ghi lại thống nhất, cam kết  Theo dõi quản lý họp kiện dự án  Ví dụ  Ví dụ  Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 26 Các bien Lưu ý Biên cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài  Nói trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- trang)  Cấu trúc logic, hợp lý  Nên tập trung vào điểm thỏa thuận, thống  Các công cụ phục vụ quản lý dự án 27 Các bien Thư viện dự án (Trợ lý PM quản lý) Các ấn riêng quan  Sách  Báo chí, tin tức  Hồ sơ, tài liệu dự án  Các thủ tục dự án  Tài liệu kĩ thuật  Ví dụ  Các công cụ phục vụ quản lý dự án 28 Thư viện dự án Văn phòng dự án (Project Office) Trung tâm huy kiểm soát dự án Phần lớn hoạt động định quản lí dự án xuất văn phịng dự án  Nơi cung cấp tài nguyên dự án  Nơi tổ chức họp quan trọng  Nơi làm việc thức Ban quản lý dự án PM  Các công cụ phục vụ quản lý dự án 29 Văn phòng dự án Nhiệm v ca phũngsơd chức ỏn đồ tổ lập bảng biểu hướng dẫn lập kế hoạch phân tích xu hướng theo dõi lịch trình lập báo cáo thực trạng đưa giải pháp đưa kết không cần thẩm định trì kế hoạch sử dụng nguồn giám sát thời gian ngân sach dự án lập báo cáo theo thời gian kiểm soát thay đổi dịch thuật lập thư viện văn tài liƯu Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án 30 Tổ dự án Lưu ý    Dự án lớn => Văn phòng dự án lớn Lập Văn phòng dự án sớm tốt Văn phòng dự án cần có – Phần mềm quản lí dự án tự động – Tài liệu dự án – Hồ sơ quản lý dự án – Thư viện dự án Các công cụ phục vụ quản lý dự án 31 Văn phòng dự án Kết luận Từ quan liêu liên quan đến Văn phịng Tuy nhiên khơng có tài liệu khó nói tới thành cơng dự án  Tài liệu bao gồm: Các ghi nhớ, mô tả Thủ tục dự án, Luồng công việc, Tài liệu dự án, Hồ sơ dự án  Bạn cần vị trí chung để cất giữ tài liệu gọi Thư viện  Các công cụ phục vụ quản lý dự án 32 Tổ dự án ... phục vụ quản lý dự án Giới thiệu Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án Các thủ tục dự án Hồ sơ quản lý dự án Các biểu mẫu (Forms) Văn phòng dự án (Project Office) MS Project - Tool Các công cụ phục. .. học Bài Giới thiệu chung  Bài Xác định dự án  Bài Lập kế hoạch thực dự án  Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án  Bài Quản lý, kiểm soát việc thực dự án  Bài Kết thúc dự án  Các công cụ phục. .. Văn phòng dự án sớm tốt Văn phòng dự án cần có – Phần mềm quản lí dự án tự động – Tài liệu dự án – Hồ sơ quản lý dự án – Thư viện dự án Các công cụ phục vụ quản lý dự án 31 Văn phòng dự án Kết luận